WEBBMÖTES- GUIDEN lyckas med webbmöten
Innehåll Innehåll 2 Varför distansmöten? 3 Distansmöten fram till nu 4 Telefon 4 Videokonferens 4 Distansmöten idag och i framtiden 5 Webbmöten 5 Vad är viktigt att tänka på? 6 AudicomPendax-metoden 6 AuPx cloud 7 Arbetssätt för olika typer av miljöer 8 Proffesionellt utfomat 9 Full collaboration 10 Snärtigt namn 12 Flexibelt för fyra 14 Interaktivt designrum 16 Hur du uppfattas och ser ut 18 Mötesdiciplin 19 Boka mötet 20 World Clock Meeting Planner 20 Doodle 21 Spela in mötet? 23 Webkameraguiden 24 Index 26 Syftet med denna guide är att på ett snabbt och enkelt sätt hjälpa alla som skall börja arbeta med distansmöten, vill utveckla och optimera sitt användande av distansmöten, hitta rätt lösning för sina önskade arbetssätt och säkerställa att investeringar i distansmötesteknik får avsedd effekt. 2015 AudicomPendax AB Flygfältsgatan 34 Skarpnäck 08-555 369 00 www.aupx.com
Varför distansmöten? Med möten på distans undviks kostnader för resor och logi. De används därför av många företag för att spara pengar. Eftersom långa resor inom affärsvärlden och den internationella diplomatin ofta sker med flyg förespråkar även många distansmöten på grund av den miljöförstörning persontransporter med flyg medför. Säkerheten är en annan aspekt som många ser som en stor fördel med att slippa resa. Dessutom ökar man effektiviteten genom att mötas via video, då det går betydligt snabbare att få till ett distansmöte och mötet i sig blir oftast mer koncentrerat. Videomöten är inte bara till för att spara pengar på resor och ersätta traditionella möten, utan även för att ersätta telefonsamtal så att man kan tyda ansiktsuttryck och kroppsspråk och på det sättet undvika eventuella missförstånd. 3
Distansmöten fram till nu Telefon Telefonen som arbetsverktyg har funnits länge och har använts flitigt för alla sorters kontakter och möten. Deltagarna i en telefonkonferens kan antingen sitta var och en för sig, eller så kan en grupp sitta tillsammans och via en högtalar- eller konferenstelefon ha kontakt med andra grupper eller individer. Numera används ofta datanäten för telefonkonferenser, åtminstone för att ge deltagarna möjlighet att utväxla dokument under mötet, varvid skillnaden mellan telefonkonferens, videokonferens och webmöten blivit mindre. och bildskärm. Den styrs sedan med hjälp av en fjärrkontroll eller ett styrsystem. Den mest exklusiva videokonferensen kallas för telepresence och ger en större närvarokänsla. En telepresence-anläggning försöker så långt det är möjligt simulera ett verkligt möte med bland annat särskilt utformad miljö, komplett med möbler och bildskärmar där motparten visas i naturlig storlek. En annan variant är mjukvarulösningar av olika slag. De är oftast mer krävande för användaren att hantera, samt förstås mer instabila då de installeras på Mac eller PC-datorer tillsammans med många andra mjukvaror. Generellt är de billigare och har betydligt sämre kvalitet än hårdvarulösningarna. Kvaliteten hänger oftast ihop med kamerans och datorns prestanda. Videokonferens Videokonferens (även längre tillbaka kallat telebild) innebär att man har lagt till en rörlig bild på motparten/motparterna vid mötet. Idag finns det färdiga lösningar som är väldigt användarvänliga och driftsäkra. De kallas för codec och är en hårdvaruenhet. De använder olika sätt att kommunicera med varandra. Bland annat via ISDN (H320) (gammalt), IP (H323) eller IP(SIP). Till codecen kopplas på olika sätt kamera 4
Distansmöten idag och i framtiden Webbmöten Webbmöten möjliggör möten med rörlig bild på distans via Internet. Det finns ett flertal programvaror för detta på marknaden. Webbkonferenser fungerar så att flera kan prata samtidigt med varandra (via dator, telefon eller surfplatta, videokonferens eller en kombination av allihop). Deltagarna ser alla samma sak på sina respektive skärmar; varandras ansikte via webbkameror, en presentation, ett program eller en websida. Historiskt har videokvaliten på den här typen av möte varit dålig men i takt med att programmen, hårdvaran och infrastrukturen utvecklats går det idag att genomföra webmöten med mycket hög videomöteskvalitet. Det som är avgörande för att lyckas med riktigt hög videomöteskvalitet vid webbmöten är att göra en noggrann behovsanalys av hur man praktiskt önskar arbeta och sedan optimera de olika delarna. Se illustration nedan. Detta gör att lösningen används och blir en lyckad investering. Programvara (webbklient) Hårdvara (dator, webbkamera, högtalare, mikrofon) Videomöteskvalitet Infrastruktur (Internetuppkoppling, nätverk) 5
Vad är viktigt att tänka på? Förenklat fungerar den enligt följande: För att hjälpa er att uppnå ert mål med investeringen arbetar vi vid vår kostnadsfria behovsanalys efter något som vi kallar AudicomPendax-metoden. AudicomPendaxmetoden 1. Vilka är de fysiska förutsättningarna i era lokaler? I vilka ytor skall möten kunna genomföras, personlig enhet, mötesrum, fikarum, matsal m.m, vad har de olika ytorna för möblering samt fysiska mått. Längd, bredd, takhöjd, placering på fönster, dörrar osv. 2. Vilken typ av möten skall kunna genomföras? Kundmöten, ledningsmöten, brainstormingmöten, utbildning, avdelningsmöten osv. 3. Vilka är arbetssätten för de olika mötestyperna och användarna? Alltså hur går de olika mötena till rent praktiskt. Skall man enbart prata och se varandra, vill man skriva på en skrivtavla så att folk lokalt i rummet ser och även de på distans, vill man göra datapresentationer osv. För att säkerställa att inget missas när det gäller de olika arbetssätten är det extremt viktigt att de personer som är med vid 6 behovsanalys tillfället/tillfällena har bra kunskap om de olika arbetssätten. När era olika arbetssätt är kartlagda erhåller ni budgetförslag med alternativa arbetssätt som fungerar för alla era önskade arbetssätt. När ni slutgiltigt valt önskat arbetsätt ligger dessa till grund för att rummen förbereds med rätt kanalisation,it samt kraft. Detta är det alltid bäst att göra så fort som möjligt för att undvika extra bygg kostnader eller förseningar. Oavsett om ni renoverar/flyttar eller bygger ett nytt hus måste dessa besked lämnas mycket tidigt så att informationen kommer med i byggprojekteringen. Den exakta tidpunkten för detta får ni enkelt från er fastighetsägare eller byggprojektledare. AudicomPendax AV-konsulter producerar kompletta ritningsunderlag baserade på era önskade arbetssätt redo att lämnas över till byggprojekteringen, och vill ni är vi mer än gärna med er på byggmöten och säkerställer att denna del fungerar smärtfritt och att önskat slutmål uppnås.
AuPx cloud För er som inte har en webmötesmjukvara går det utmärkt att använda AuPx cloud. Denna tjänst tecknas på månadsbasis. Du laddar kostnadsfritt ner klienten eller kör tjänsten direkt i webbläsaren på den enhet du redan har. Det går lika bra med telefon, surfplatta, dator och så vidare. Månadskostnaden styrs av hur många samtida användare ni är. Tveka inte att kontakta oss för en kostnadsfri demonstration. AuPx cloud-plattformen för samman video-, telefoni och webbmöten och integreras med befintliga teknologier, såsom Microsoft Lync, Cisco Jabber m.fl. Lync-upplevelsen med chatt, närvarostatus, drag and drop och delat innehåll. Med WebRTC kan man klicka på en länk i sin webbläsare och anslutas direkt till mötet. I och med att man använder WebRTC som redan finns inbyggd i webläsaren slipper man installera plug-ins eller tillägg. Det är en stor fördel eftersom många större organisationer inte givit sina användare sådana administrationsrättigheter. På en smartphone är det bara att ringa ett nummer. Användare träffas i virtuella mötesrum, så kallade cospaces, genom att använda de klienter och enheter som de redan är bekväma med. Alla enheter är välkomna, till exempel datorer, ipads, smarta telefoner och videokonferenssystem samt Lync, Skype och Jabber-klienter. Liksom vid ett telefonsamtal behöver AuPxcloud-användare inte veta vilken produkt de andra deltagarna använder. AuPxcloud för samman Microsoft Lync-användare med andra miljöer utan att förändra den ursprungliga 7
Arbetssätt för olika typer av miljöer Alla har sin egen bild av ett webmöte. Vi skapar den förstås efter våra unika förutsättningar och förhoppningar. Någon ser sig sittande på en brygga i solen med en ipad i knät. En annan tänker sig rapportera in läget under en trädfällning i en brinnande skog eller förbereda kirurgen från en tjutande ambulans på väg till akuten. Hur ser du ett webmöte framför dig? Vilka möjligheter har just ni? Det här är en av de saker som leder oss in på det centrala avsnittet i den här guiden som handlar om arbetssätt. I exemplen här innan används samma webmötesteknologi på olika sätt. Tekniken är densamma i de tre fallen men allting runt omkring skiljer sig åt. Det andra är frågan hur vi ska kvalitetssäkra våra webmöten och resultaten av dem. Hur säkrar vi att vi når målet med investeringen? När vi ska ha riktigt bra webmöten behöver vi ett riktigt mötesrum som är utformat efter uppgiften. De som ansluter till i mötet externt må vara i ett annat rum, på en brygga eller i en ambulans. 8
Proffesionellt utfomat Bilderna här på sidan visar ett mötesrum för åtta personer. På frontväggen sitter en skrivtavla med infälld skärm och webkamera. Det finns även en uppfällbar hylla för en laptopdator. En av finesserna med detta arrangemang är att all kabeldragning är i den vägghängda enheten. Man behöver således inte dra kablar kors och tvärs genom rummet. Kabelvägarna blir korta och fina så att det inte blir några störningar i signalerna. Allt du har läst hittills på den här sidan handlar om lösningen vi rekommenderade den här kunden. Den bygger hur de beskrev för oss hur de vill arbeta: Vi behöver ett mötesrum för upp till åtta personer. Det ska vara snyggt och prydligt utan en massa kablar att snubbla över och passa i den färdiga lokalen här borta. Vi ska kunna ha distansmöten där vi gör presentationer med en dator. Om kunden varit tvungen att själv lösa uppgiften utan vår kunskap och våra lösningar - vad tror du resultatet hade blivit i ledtid, kostnad och kvalitet? 9
Full collaboration 10 I det här arbetssättet sitter webbkameran Connecto HD Pro Web USB 2.0 inuti en Connecto Mini installationskanal placerad på väggen under en LED-skärm. Detta arrangemang är förstås praktiskt eftersom alla kablar då kan gå, från datorn
på hyllan, inuti installationskanalen så att det ser snyggt och prydligt ut. Dessutom kan installationskanalen Connecto Mini förses med valfria uttag för USB, 230 volt, HDMI och enkla Micro Styrsystem med mera. Vi har försett motstående 11 vägg med en DesignLine skrivtavla som kameran kan zooma in optiskt så att även distansdeltagare kan hänga med. AV-list, mörkläggning och stolar med hjul gör rummet flexibelt och mångsidigt.
Styrelsen 12 I det här arbetssättet använder vi samma grunder som i det på förra uppslaget. Kameran är denna gång inbyggd i ett DesignLine konferensskåp med LED-tv och färgade glasdörrar som kan skjutas åt sidorna. Detta blir ett exklusivt sätt
att dölja kameran och skärmen när de inte används. Datorn sitter bakom konferensskåpets svarta ram och styrs med en mus och ett tangentbord via bluetooth. Vill du koppla in en laptop finns kontakter att tillgå inuti luckan. 13 Stolarna, Capo di capo, här förstås hjul - och stil!
Flexibelt för fyra eller fler 14 Arbetssättet för er som trivs bäst i öppna kontorslandskap. Vagnen innehåller all teknik som krävs för webbmötet. LED-skärm, kamera, styrsystem och alla anslutningar är inbyggda och paketerade i en mobil lösning som vi skräddarsyr för
er verksamhet och profil så att det passar övrig inredning som ni omsorgsfullt har valt. Vagnen kan rullas in under bordet så att skärmen kommer så nära mötesdeltagarna som möjligt. Eftersom det inte finns några utstickande delar 15 bakåt kan vagnen även ställas med baksidan direkt mot en vägg. I det fall landskapet inte är fullt så öppet.
Interaktivt designrum 16 I det här arbetssättet har vi en interaktiv projektor på väggen till vänster. Den skjuter mot en DesignLine skrivtavla med en AV-list i toppen. Distansdeltagare följer med via kameran som är infälld under LED-skärmen i skrivtavlan på den
högra väggen. En utfällbar laptophylla gör att det blir lätt att koppla in datorn för mötet och presentationer. Kameran kan som vanligt visa alla deltagare eller zooma in skrivtavlan där den interaktiva presentationen eller de skrivna 17 anteckningarna visas.
Hur du uppfattas och ser ut Vi är vana att se människor i bild på TV och på film. Professionella fotografer, ljussättare och sminkare har skapat referensramar åt oss när vi bedömer hur vi och andra tar oss ut i bild. Med medvetenheten om att bildkvaliteten och bildupplösningen med professionell utrustning är mycket hög kommer även tankar kring detta. En arbetsdag med viktigare möten är kanske inte mycket annorlunda än vanliga arbetsdagar men många av oss stannar ändå upp framför spegeln och funderar på hur vi kommer uppfattas av de vi möter. Vilket intryck vill vi göra? Det slutar inte sällan med en hel del pyssel för att vi ska vara nöjda med hur vi ser ut. AudicomPendax webkameror har generellt en varm och naturlig ton i färgåtergivningen vilket gör att du inte ska behöva tänka annorlunda de dagar du ska vara med i just ett webmöte. I ett arbetssätt där du sitter framför en datorskärm med en webkamera blir du till stor del belyst av datorskärmen. Det är inte alltid en belysning som är till fördel. Om du har glasögon eller smycken kan ljuset från skärmen även synas i dem som skarpa reflektioner. Enklare webkameror kompenserar det skarpa ljuset med att göra resten av bilden mörkare. I ett webmöte i ett mötesrum kommer vi en bit ifrån kameran och får mer hjälp av omgivningsljuset vilket faktisk ger oss en ordentlig fördel rent utseendemässigt. En webkamera med videokonferenskvalitet har här optimala förutsättningar att ge omvärlden samma bild av dig som du har av dig själv. Webkamerans jobb underlättas om det inte finns så många olika sorters ljus i rummet med olika temperatur. Ett invändigt solskydd för fönstren underlättar. Huvudsaken är att ljuset är ganska starkt och kommer från rätt håll. 18
Mötesdiciplin Alla skrivna och oskrivna regler som gäller vid ett vanligt fysiskt möte gäller givetvis även vid ett webmöte. Till att börja med ska du vara i tid och förberedd. För dig som har lite utvecklingspotential på det här området finns inte några bilköer eller tågstopp att skylla på. På den överenskomna tiden ska din tekniska utrustning vara kollad och påslagen och du ska ha målet med mötet klart för dig. Om det är du som kallat till mötet förväntas du hålla i både agenda, gärna utskickat redan med inbjudan, ordförandeskapet och distribution av mötets protokoll. Om du är säljare och använder webmöten som arbetsredskap gäller alltid detsamma som det du lärt dig om samtalsbalans med mera. Till skillnad mot fysiska möten är det i ett webbmöte för en gångs skull, av naturliga orsaker, förstås okej att ha med sig påslagna mobiltelefoner och datorer. Planera ditt möte till att var så kort och strukturerat som möjligt. Gärna en kvart om möjligt. 19
Boka mötet Bjud bara in de som verkligen behöver vara med på mötet. Antalet inbjudna deltagare är inte ett mått på mötets betydelse. Andra kan få en kopia av protokollet efteråt. Med smarta webmötessystem kan du skicka kallelser till möten via din kalender. Med ett meddelande skickas då både tid och en länk till deltagarna så att de enkelt kan ansluta sig när det är dags. För att hitta tider som passar för mötet kan man använda sig av webtjänster som exempelvis: World Clock Meeting ( http://www.timeanddate.com/ worldclock/meeting.html) Planner Med Timeanddate s verktyg för mötesplanering (se bild nedan) kan du välja olika platser i världen och få förslag på tider som, förhoppningsvis, passar alla deltagare. Resultatet kommer upp som ett färgkodat schema över det valda dygnet som är mycket lätt att överblicka. Du väljer förstås en tid som är på dagtid för de andra deltagarna om möjligt. 20
(http://doodle.com/sv/) Doodle På Doodle kan du registrera ett gratiskonto och tillsammans med de du vill bjuda in hitta rätt tid och dag för webmötet. Alla inbjudna fyller i de tider som passar dem och du som administratör har full koll. Du kan bland annat exportera resultatet som ett excelark om ni är många. Doodle passar,som bonus, också för den som vill hitta en tid för att gå ut med vänner på restaurang med mera... 21
22
Spela in mötet? Det är inte lagligt att i hemlighet, olovligen, spela in samtal. Dett gäller alla samtal oavsett om det är på telefon, vid ett webmöte eller ett traditionellt fysiskt möte. Undantag är att man fått en särskild tillåtelse eller att man själv är med i samtalet. Om en inspelning man gör är digital, vilket den ju oftast är, berörs den av personuppgiftslagen (PUL). Det är viktigt att väga vikten av att göra inspelningen mot deltagarnas personliga integretet. Det är alltså av betydelse om samtalet handlar om känsliga privata uppgifter eller om det är ett vanligt jobbmöte eller säljuppdrag. Enkelt uttryckt får man inte spela in samtal mellan andra i smyg. Om du själv är med, eller minst en av de inspelade vet om inspelningen, går det däremot alldeles utmärkt. 23
Webkameraguiden Bild från Connecto Pro HD. Vitbalans = 10 (neutral/varm) Skärpedjup = 10 Kontrast = 10 (Ljusa partier tydliga, sofforna naturligt bruna) Bildvinkel Max = 90 grader (Övrigt: Kameran inbyggd i skrivtavlan ger extra bildvinkel ) 24
Bild från kamera inbyggd i laptop-dator. Vitbalans = 6 (blå/kall) Skärpedjup = 8 Kontrast = 8 (Ljusa partier urblekta, sofforna rödbruna) Bildvinkel Max = 72 grader (Övrigt: Tydligt mörkare bild längs kanterna tyder på enklare optik) 25
Bild från Logitech CC3000. Vitbalans = 7 (blå/kall) Skärpedjup = 10 Kontrast = 7 (Ljusa partier urblekta, sofforna för mörka) Bildvinkel Max = 90 grader (Övrigt: - ) 26
Bild från Cisco Precision. Vitbalans = 9 (neutral/varm) Skärpedjup = 9 Kontrast = 7 (Ljusa partier urblekta, sofforna för mörka) Bildvinkel Max = 45 grader (Övrigt: Onaturligt förstärkta färger ger rödmosiga ansikten) 27
Index A AuPx cloud 7 Autofokus 24 B Bildformat 24 Bildkvalitet 24 Bildvinkel 24 C Cisco 7 Codec 4 ConferenceCam 24 D Doodle 2, 21 F FaceVision 24 flyg 3 H H320 4 H323 4 Hastighet 24 I Inspelning 23 Integretet 23 IP 4 ISDN 4 28 J Jabber 7 L LifeCam Studio 24 Logitech 24 Lync 7 M Mac 4 Miljöförstörning 3 Mötesplanering 20 O Optisk Zoom 24 P PC 4 Personuppgiftslagen 23 R Resor 3 S Sekretess-skydd 24 SIP 4 Skype 7 Smartphone 7 Styrsystem 4 T
Telebild 4 Telefon 4 Telepresence 4 U Upplösning 24 V Videomöteskvalitet 5 Webbkonferenser 5 Webbmöten 5 WebRTC 7 29
Dynamisk Funktion