Gemensam nämnd för samverkan kring socialtjänst och vård H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R 2015-03-05 SOVIS15-0012 6 Verksamhetsberättelse 2014 för Hjälpmedelscentralen Nämndens för socialtjänst och vård beslut 1. Nämnden för socialtjänst och vård beslutar att godkänna verksamhetsberättelse 2014 för Hjälpmedelscentralen och överlämnar den för kännedom till landstingsstyrelsen och respektive kommunstyrelse Ärendebeskrivning Ett av VOHJS nämndens ansvarsområden är hjälpmedelsförsörjningen i länet. Här redovisas verksamhetsberättelsen 2014 för hjälpmedelsförsörjningen och Hjälpmedelscentralen framtagen enligt gällande mall i planeringsprocessen. Bilaga: 1. Verksamhetsberättelse 2014 för Hjälpmedelscentralen Protokollsutdrag Landstingsstyrelsen Samtliga kommunstyrelser Ekonomienheten Akten Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR 232100-0032 Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\sovis\nsv nämnd\(1) 5-6 mars\ 6 Verksamhetsberättelse 2014 för Hjälpmedslcentralen\(1) 6 SID 1(1) Verksamhetsberättelse 2014 för Hjälpmedslcentralen.docx Utskriftsdatum: 2015-02-18 10:08
Diarienummer: SOVIS15-0012 Verksamhetsberättelse 2014 Nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård Helår 2014 Hjälpmedelscentralen Ett öppet och hållbart landsting för jämlik hälsa, mångfald och valfrihet
Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2014 2(26)
Inledning Sammanfattande analys Medborgarperspektivet Sörmlänningar med långvariga eller bestående funktionsnedsättningar erhåller hjälpmedel via förskrivare i landstinget och länets kommuner. Hjälpmedelscentralens roll är att vara länets expertfunktion avseende hjälpmedelsförsörjning och är således en servicefunktion gentemot befolkning och förskrivare. Antalet förskrivningar samt brukare som erhåller hjälpmedel fortsätter att öka. Brukare som haft personlig kontakt med verksamheten är nöjda med såväl service som bemötande. Även bland förskrivare är nöjdheten hög. Personalperspektivet Personalläget är fortsatt stabilt med en viss personalomsättning och låga sjuktal. Återbesättning av två sektionschefer samt IT-koordinator har genomförts under året. Förvaltningens arbete med "Arbetsglädje och stolthet" och de identifierade utvecklingsområdena (ledarskap, medarbetarskap, kommunikation, uppdrag och mål samt hälsofrämjande arbetsplats) har pågått under hela 2014. Hjälpmedelscentralen har under hösten haft tyngdpunkt på konkreta mål för verksamheten och sektionerna samt att medarbetare ska se sin del i helheten. I december samlades alla medarbetare i förvaltningen för att tillsammans summera "Arbetsglädje och Stolthet", engagera och diskutera förvaltningens värdeord delaktighet, respekt och ansvar samt skapa förutsättningar för fortsatt gemensamt arbete för ökad arbetsglädje och stolthet. Medarbetarenkäten är ett sätt att arbeta systematiskt med arbetsmiljö och för förvaltningen ett viktigt mått på hur arbetet med "Arbetsglädje och Stolthet" fortskrider. Resultatet från 2014 års enkät visar att vi har lyft oss inom alla våra utvecklingsområden (ledarskap, målkvalitet och delaktighet) vilket är en glädjande indikator på att vi är på rätt väg. Process- och förnyelseperspektivet Lagerprojektet etapp 2 har avslutats. Projektets huvudmål har varit att säkerställa en kostnadseffektiv lagerhantering av kundlager. Nya rutiner har införts i syfte att säkerställa respektive parts ansvar och uppgifter samt minimera de inventeringsdifferenser som uppstått. Väntetiden till utprovning av hjälpmedel där personal från Hjälpmedelscentralen medverkar understiger med enstaka undantag två månader. Miljöperspektivet Miljömedvetenheten inom verksamheten är god. Samarbete sker med miljösamordnaren vid planering av verksamhet och aktiviteter inom miljöområdet. Energideklaration är genomförd och den visar på besparingspotential inom framför allt elområdet. Ekonomiperspektivet Hjälpmedelscentralens ekonomi är fortsatt stabil. Resultatmarginalen (bruttovinsten) är 40 %, vilket motsvarar målnivån. Soliditeten har, som en följd av den amortering av långfristigt lån till landstinget som finansierats genom att disponera del av eget kapital, sjunkit till 18 %. Verksamheten redovisar ett underskott på 2,0 mnkr, vilket är 1,0 mnkr Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2014 3(26)
sämre än planerat. Orsaken är den resultatreglering avseende 2013 års överskott som nämnden beslutat om. Hjälpmedelscentralen har under de senaste åren varit inne i ett intensivt skede av utvecklings- och förändringsarbete. Implementering av ny prismodell från och med 2014-01-01 har utgjort en grund för såväl prissättning som ekonomisk styrning. Under hösten 2014 genomfördes en väsentlig värderingsprincipförändring som innebar en positiv resultateffekt på ca 4 mkr. Värdering av begagnade rekonditionerade funktionsdugliga hjälpmedel värderas nu till anskaffningsvärde. Översyn av lager - etapp 2 kundlager - har också genomförts under 2014. Nya rutiner med stärkt intern kontroll har successivt införts för samtliga ca 70 kundlager. Omställningen har inneburit resultateffekter då en hel del hjälpmedel som funnits på dessa lager kasserats bl a på grund av sortimentsförändringar. Sammantaget har 2014 års utvecklings- och förändringsarbete skapat goda förutsättningar för en stabil ekonomisk planering och en god intern kontroll inför 2015. Framtidsanalys/ Omvärldsanalys En ny patientlag börjar gälla första januari 2015. Den syftar till att stärka patientens ställning genom att främja patientens integritet, självbestämmande och delaktighet. Ett fokusområde är möjligheten att fritt välja utförare av öppen specialiserad vård och primärvård i andra landsting. Det kommer att finnas möjlighet för alla medborgare att söka öppen vård och därmed även erhålla hjälpmedel, med de begränsningar som anges i gällande riksavtal, i ett annat landsting. Brukare från andra län kan komma att få sitt hjälpmedelsbehov bedömt av förskrivare i Sörmland och då erhålla hjälpmedel från Hjälpmedelscentralen på hemlandstingets bekostnad. Hur den nya lagen kommer att påverka hjälpmedelsförsörjningen i Sörmland är svårt att uppskatta i nuläget, men i planeringen framöver måste hänsyn tas till förändrade patientströmmar in och ut ur länet. Lagen innebär även ett förtydligat krav på information till patienten vilket innebär ett gemensamt ansvar mellan vårdgivaren, hemlandstinget och vårdlandstinget att försäkra sig om att patienten blivit informerad om bland annat de hjälpmedel som finns att tillgå. Det ökade fokuset på brukarens rättigheter visar sig också via ändringar i diskrimineringslagen från första januari 2015. Otillgänglighet för personer med funktionsnedsättning blir därmed en diskrimineringsgrund. Enligt regeringsförklaringen i oktober 2014 ska personer med funktionsnedsättning ha möjlighet att verka i vardagen på lika villkor vad gäller delaktighet och tillgänglighet. Det föreslås också att ett nationellt regelverk och ett samlat huvudmannaskap för hjälpmedel ska finnas. Tekniska lösningar i vår vardag fortsätter att öka och tekniken används alltmer för olika vardagsärenden. En utmaning är att säkerställa att samhällstjänster som digitaliseras är tillgängliga för alla. Den nya tekniken skapar möjligheter, till exempel utveckling av hjälpmedel samt information och stöd på nätet. En snabb utveckling inom området medför ett behov av att bibehålla hög kompetensnivå hos medarbetarna och ökat stöd till förskrivare. Medelåldern hos medborgarna ökar och det gäller även personer med funktionsnedsättning. Ett ökat antal äldre innebär också fler människor med funktionsnedsättning. En ökning av förskrivna hjälpmedel kan ses och förväntas öka ännu mer. Kraven på snabbare och effektivare service kommer att kräva utveckling av både arbetssätt, system och teknik. Detta kan medföra ökade investeringar men också en effektivare och automatiserad ärendehantering på Hjälpmedelscentralen. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2014 4(26)
Hjälpmedelscentralen planerar en flytt av filialen i Nyköping. Den aktuella nya lokalen innebär bättre anpassning till verksamhetens behov och möjlighet att erbjuda en bättre service. Medborgarperspektivet Medborgarperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Medborgarna får tjänster av god kvalitet, känner sig delaktiga och blir respektfullt bemötta Åtagande: Våra tjänster utgår från brukarens behov och en professionell bedömning. En funktionsnedsättning, långvarig eller bestående, som uppstår till följd av skada eller sjukdom ökar risken för inaktivitet och begränsad delaktighet. En effektiv hjälpmedelsförsörjning som präglas av lyhördhet och respekt för brukaren och som utgår från brukarens behov bidrar till ökad aktivitet och delaktighet för individen. Hjälpmedelscentralen tillhandahåller hjälpmedel till sörmlänningarna genom förskrivare i kommunerna och landstinget. Vid behov deltar företrädare från Hjälpmedelscentralen i själva utprovningen. All service och reparation genomförs av Hjälpmedelscentralen. Brukares nöjdhet med Hjälpmedelscentralens service och bemötande mäts årligen via enkätundersökningar. Av de drygt 1300 enkäter som skickades ut under våren hade 58% haft personlig kontakt med HMC under de senaste tre åren. De vanligast förekommande kontaktorsakerna är utlämning/hämtning av hjälpmedel, reparation/service eller utprovning. Sammantaget är länets brukare mycket nöjda med verksamhetens service och bemötande. Högst betyg ges för service och bemötande i samband med reparation och service. Betyget 6 eller högre (på en 10-gradig skala) betraktas som nöjd. Från och med 2015 skärps kraven så att brukare som givits betyget 7 eller högre betraktas som nöjd. Motsvarande enkätundersökning för brukare som förskrivs inkontinenshjälpmedel kommer att genomföras under 2015. Under året har två brukarråd genomförts, vid vilka intresseföreningarna givits möjlighet att lämna synpunkter, ställa frågor och bli informerade om verksamheten. Indikator Utfall Målvärde Kommentar Andel brukare som är nöjda med den service som har getts. 95,4% 95 % Avser 435 av 456 brukare som svarat att de haft kontakt med HMC. Utfall 2013 93% Åtagande: I vår verksamhet bemöts brukaren med respekt. Indikator Utfall Målvärde Kommentar Andel brukare som är nöjda med HMC:s bemötande. 96,2% 97 % Avser 435 av 452 brukare som svarat på enkät. Utfall 2013 96 % Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2014 5(26)
Åtagande: Våra betalande kunder är nöjda med våra insatser/tjänster utifrån de överenskommelser vi träffat. Verksamhetens målsättning är att efter bästa förmåga svara upp mot förskrivares önskemål och behov av verksamhetens tjänster. Två enkäter har genomförts under året, en till förskrivare av tekniska hjälpmedel, en till förskrivare av inkontinenshjälpmedel. Sammantaget är länets förskrivare nöjda med verksamhetens tjänster. Sedan föregående mätning har en förbättring skett avseende tillgänglighet och bemötande, medan en förbättringspotiental har identifierats inom områdena service och leveranskvalitet. Såväl förbättrad servicenivå som leveranskvalitet är två av de fokusområden som verksamheten nu arbetar aktivt med för att identifiera aktiviteter och nyckeltal för löpande uppföljning. Indikator Utfall Målvärde Kommentar Andel förskrivare som är nöjda med de insatser/ tjänster som getts. 92,8% 90 % Avser en sammanvägning av svar på frågor om tillgänglighet, service och bemötande till förskrivare av tekniska hjälpmedel, 244 svaranden. Utfall 2012 89,9% Strategiskt mål: Landstingets verksamheter arbetar för att uppnå jämlikhet i hälsa för länets invånare Åtagande: Våra insatser/tjänster ökar förutsättningarna för livskvalitet och ett aktivt liv. I Hjälpmedelscentralens uppdrag ingår att regelbundet informera och utbilda förskrivare och övrig vårdpersonal om olika typer av hjälpmedel, deras användningsområden och möjlig anpassning. Ett antal utbildningstillfällen, öppna visningar samt studiebesök har genomförts under året med drygt 300 deltagare. Utvärderingar från genomförda utbildningar visar hög grad av nöjdhet hos deltagarna. Indikator Utfall Målvärde Kommentar Andel nöjda kursdeltagare vid kunskapshöjande aktiviteter riktade till medarbetare inom andra verksamheter. 98,6% 95 % Svarsfrekvens 93 % Utfall 2013 100 % Åtagande: Brukare i länet ska erbjudas likvärdiga tjänster. Genom Hjälpmedelscentralen i Eskilstuna och filialerna i Nyköping och Katrineholm har brukare möjlighet att besöka verksamheten inom ett avstånd av maximalt fem mil. De mest frekventa hjälpmedlen lagerhålls i de kundlager som finns på vårdcentraler, sjukhus och i de kommunala verksamheterna runt om i länet, med möjlighet till påfyllnad varje vecka. Därutöver sker leveranser och hämtningar av skrymmande hjälpmedel direkt till och från brukaren med verksamhetens egna distributionsbilar. Den kartläggning av resursfördelning utifrån geografi, kön och ålder som planerats har skjutits på framtiden med anledning av den resursåtgång som krävts för införande av ny prismodell samt effektivisering av lagerhanteringen. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2014 6(26)
Strategiskt mål: Landstingets verksamheter bedriver ett aktivt arbete i syfte att vara ett öppet landsting för alla oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning, ålder eller social tillhörighet Åtagande: Vi är medvetna om människors olikheter och förutsättningar. Därför arbetar vi aktivt för att ingen människa ska diskrimineras. Förvaltningens systematiska arbete med värdegrundsfrågor har fortgått under 2014. Värdegrundsarbetet som utgår från människovärdesprincipen med värdeorden delaktighet, respekt och ansvar omfattar verksamheternas förhållningssätt till såväl brukare som personal. I de spelregler som slagits fast ska medarbetare; ha ett respektfullt förhållningssätt till brukare, skapa möjlighet för brukaren att vara aktiv och delaktig i sin utveckling, samt använda sin och andras kunskaper, erfarenheter och olikheter för ökad brukarnytta. Varje sektion har under året också konkretiserat spelreglerna utifrån sektionens uppdrag. Medborgarperspektivet - Övrig analys Antalet brukare som erhåller hjälpmedel fortsätter att öka. Under året har nästintill 16 000 brukare försetts med hjälpmedel från Hjälpmedelscentralen, vilket är en ökning om 2,5 %. Den största ökningen ses på barnsidan där antalet barn som erhållit hjälpmedel ökat med 11 %. De hjälpmedels sektorer där förskrivningarna ökat respektive minskat mest framgår av tabell nedan. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2014 7(26)
Personalperspektivet Personalperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget är en attraktiv arbetsgivare med kompetenta och engagerade medarbetare Indikator Utfall Målvärde Kommentar Andel av personalen som är nöjd med sin sysselsättningsgrad Index för Hållbart medarbetarengagemang (HME) 87,7% 100 % Utfall 2013 saknas 78 % 90 % Utfall 2013 saknas Åtagande: Förvaltningen ska arbeta utifrån en sammanhållen personalpolitik där de personalpolitiska grunderna ska vara väl kända. Förvaltningens arbete med "Arbetsglädje och Stolthet" och de identifierade utvecklingsområdena (ledarskap, medarbetarskap, kommunikation, uppdrag och mål samt hälsofrämjande arbetsplats) har pågått under hela 2014. Medarbetarenkäten har i det arbetet varit en viktig indikator på om vi är på rätt väg och 2014 års resultat visar att vi på förvaltningsnivå har lyft oss inom alla ovanstående utvecklingsområden. Under 2015 ska enkäten utvärderas och förbättringsområden vaskas fram för att ytterligare stärka de fina resultaten. I december samlades alla medarbetare i förvaltningen där vi tillsammans summerade "Arbetsglädje och Stolthet", våra värdeord delaktighet, respekt och ansvar samt banade väg för att under 2015/2016 utveckla det "stolta ledarskapet" och det "stolta medarbetarskapet", Under året har två nya sektionschefer och en IT-koordinator rekryterats. Resursförstärkning har genomförts på rekonditioneringsavdelningen i samband med förändring att ombesörja alla transporter och all rekonditionering i egen regi. Indikator Utfall Målvärde Kommentar Andelen medarbetare som skulle rekommendera andra att söka till arbetsplatsen Andelen utannonserade tjänster som avser heltid 87,5% Minst 85 % 100 % 100 % Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2014 8(26)
Strategiskt mål: Landstingets personal upplever en god arbetsmiljö som bidrar till personlig utveckling, delaktighet och arbetsglädje Åtagande: Förvaltningen arbetar med ständiga förbättringar av arbetsmiljön ur alla dess aspekter enligt författningen om systematiskt arbetsmiljöarbete med särskilt fokus på det hälsofrämjande perspektivet. Hälsofrämjande arbetsplats är ett utvecklingsområde inom "Arbetsglädje och Stolthet" och är ett arbete som pågått under hela 2014. En god arbetsmiljö kräver ett gemensamt ansvarstagande från såväl chef som medarbetare. Förvaltningens värdeord är framtagna och definierade i alla verksamheter De behöver fortsätta utvecklas parallellt med ledar- och medarbetarutveckling för att vara en grund i alla våra möten i vardagen. Medarbetarenkäten är ett sätt att arbeta systematiskt med den psykosociala arbetsmiljön och för förvaltningen ett viktigt mått på hur våra utvecklingsområden utvecklas. Sjukfrånvaron är glädjande fortsatt låg på Hjälpmedelscentralen. I relation till det borde frisknärvaron (högst fem sjukdagar) vara högre och det behöver ytterligare analyseras. Landstinget har under 2014 infört ett systemstöd i Heroma för sjuktal och rehabilitering som förhoppningsvis kommer att underlätta för chefer att ha bra kontroll över sjukfrånvaron. På Hjälpmedelscentralen har fyra medarbetare utsetts till Hälsoinspiratörer under 2014 och de har redan kommit igång med många olika aktiviteter. Indikator Utfall Målvärde Kommentar Andelen medarbetare som nyttjat friskvårdsbidraget Sjukfrånvarotid i relation till ordinarie arbetstid. Andel anställda som haft högst fem sjukdagar under de senaste 12 månaderna. Sparad arbetstid genom att videooch telefonkonferenser används. 61,6% 50 % Utfall 2013 saknas 2,9 % Max 3 % Utfall 2013 2,5 % 55 % Minst 90 % 537,1 timmar Utfall 2013 saknas 250 h Utfall 2013 saknas Strategiskt mål: Landstingets personal deltar aktivt i utvecklingen av verksamheten och ser sin roll i helheten Åtagande: Förvaltningen ska förankra landstingets vision, de strategiska målen och den gemensamma värdegrunden för personalfrågor till sina medarbetare. Som en del i förvaltningens värdegrundsarbete under 2014 har diskussioner i alla arbetsgrupper förts, bland annat utifrån de strategiska målen. Målsättningen är att detta ska resultera i konkreta mål för verksamheten och enheterna samt att alla medarbetare ska se sin del i helheten. På Hjälpmedelscentralen har detta skett vid dels stormöte när alla medarbetare har deltagit och dels via sektionsvisa "workshops" där målet har varit att prioritera aktiviteter som bidrar till att de strategiska målen nås. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2014 9(26)
Indikator Utfall Målvärde Kommentar Index för målkvalitet index 59,9 index 70 Utfall 2013 saknas Åtagande: Förvaltningen karaktäriseras av engagemang, arbetsglädje och stolthet. Professionalism, delaktighet samt utvecklingsvilja kännetecknar förvaltningen där ett tydligt och engagerat ledarskap utgör en viktig förutsättning. Under 2014 genomgick förvaltningens samlade ledning ett ledarutvecklingsprogram i form av "Klart ledarskap". Syftet med utvecklingsprogrammet är att ge chefer och nyckelpersoner verktyg och förhållningssätt som bidrar till förbättrad kommunikation och ökad arbetsglädje och stolthet i förvaltningen genom att: - skapa ett gemensamt språk, gemensamma begrepp och ett gemensamt förhållningssätt. - ge förutsättningar för förvaltningens ledare att utveckla sig själva och sina relationer till kollegor och medarbetare i organisationen. - ge ledarna förutsättningar att använda verktyg och färdigheter från "Klart ledarskap" vid arbete med värdegrund, förändringsarbete och övrig medarbetarutveckling. Nästa steg under 2015 är att sprida kunskaper från ovanstående ledarutvecklingsprogram till alla medarbetare i förvaltningen. Indikator Utfall Målvärde Kommentar Andelen medarbetare som upplever att de deltar aktivt i utvecklingen av verksamheten. 73,8 % Minst 80 % Utfall 2013 71 % Personalperspektivet - Övrig analys Anställda Hjälpmedelscentralen har vid årets slut 73 anställda och det är en ökning med totalt två personer sedan föregående period. De vakanser som har uppkommit under året har tillsatts. Under året har också ytterligare en chaufför anställts liksom resursförstärkningar på rekonditioneringsavdelningen i samband med förändringen till att ombesörja alla transporter och all rekonditionering i egen regi. Arbetade timmar och frånvarotimmar Den arbetade tiden har ökat och det stämmer väl överens med den resursförstärkning som är genomförd på logistikenheten. Den totala frånvaron har ytterligare minskat något sedan samma tid förra året. Sjukfrånvaron har ökat något medan föräldraledigheten har minskat. Kostnaden för den arbetade tiden Kostnadsökning har skett mellan åren. Månadslönekostnaden har ökat med 5,8 %. Om avräkning sker för 2014 års löneavtal och en måttfull löneglidning har kostnaderna ökat med ca 2,8 % vilket förklaras av att den arbetade tiden har ökat. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2014 10(26)
Process- och förnyelseperspektivet Process- och förnyelseperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget bedriver, genom tydlig ledning och styrning, ett kontinuerligt och systematiskt kvalitetsarbete med effektivitet, kvalitet, långsiktighet och tillgänglighet som ledord Åtagande: Förvaltningen arbetar aktivt med ständig förbättring som syftar till att ha kundorienterade, standardiserade och enkla processer I januari 2014 implementerades en ny prismodell med syfte att säkerställa en prissättning gentemot huvudmännen enligt principen självkostnad och en ekonomisk ansvarsfördelning som harmoniserar med respektive huvudmans förbrukning per produktområde. Införandet har medfört en del inkörningsproblem men de fel som uppstått har kunnat rättas till under hand. Projektet "Ny teknik" har avslutats och en slutrapport är framtagen. Redovisning av projektet är genomförd i beredningsgrupp, länsstyrgrupp samt i VOHJS-nämnden. Beslut om eventuellt utökat åtagande för Hjälpmedelscentralen ska fattas i Landstingsstyrelsen under 2015 på grund av att det är landstingsfinansierade hjälpmedel. Ett nytt schema som garanterar leveranser av hjälpmedel varje vecka, även de veckor som innehåller helgdagar, har arbetats fram. Lagerprojektet etapp 2 avslutades i december. Projektets huvudmål har varit att säkerställa en kostnadseffektiv lagerhantering av kundlager. Nya rutiner har införts i syfte att säkerställa respektive parts ansvar och uppgifter samt minimera de inventeringsdifferenser som uppstått. Förskrivare i kommun och landsting efterfrågar i särskilt svåra ärenden fördjupad kunskap om olika typer av hjälpmedel och deras funktion. Förskrivarna kan i dessa situationer få stöd av verksamhetens hjälpmedelskonsulenter och tekniker. Verksamhetens målsättning är att väntetiden för en sådan utprovning inte ska överskrida två månader. Från oktober och framåt mäts antal påbörjade utprovningsärenden per månad och hur många av dessa som väntat kortare än 2 månader. Siffrorna för hela 2014 är ändrade efter detta sätt att mäta. Utfallet var i oktober 58 %, november 93 % och december 96 %. Avvikelsehantering Sammanställning av avvikelser i landstingets avvikelsehanteringssystem Synergi 500 för 2014 visar 197 st rapporterade avvikelser som Hjälpmedelscentralen ansvarar för. Antalet avvikelser har ökat från 191 stycken under 2013. Under 2014 har åtgärder vidtagits för att förbättra återkopplingen framförallt mot kommuner som inte har tillgång till Synergi. Förhoppningsvis leder detta till att fler avvikelser fångas upp och rapporteras. De vanligaste avvikelserna handlar om att hjälpmedel inte levererats enligt beställning. Näst vanligast är något fel på själva hjälpmedlet. Åtgärder som vidtagits är informationsinsatser, utbildning samt översyn och revidering av rutiner. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2014 11(26)
Indikator Utfall Målvärde Kommentar Inventeringsdifferenser i egna lager i förhållande till lagervärdet. Andel brukare som erbjuds utprovning inom två månader. Mindre än 2 % Mindre än 5 % Inventeringsdifferenser i interna lager är 1,3 % av totala lagervärdet. 86 % 100 % Ny mätmetod 2014 Åtagande: Vår information och våra lokaler är tillgängliga och anpassade för våra målgrupper. Hjälpmedelscentralen har anpassade lokaler för människor med olika funktionsnedsättningar. Genom väntrumsenkäter inhämtas synpunkter på bland annat tillgängligheten och funktionaliteten i Hjälpmedelscentralens lokaler. En sammanfattning av betyg och synpunkter är att brukarnas nöjdhet är hög. Nämnden har under året fattat beslut om att egenvårdsprodukter inte längre ska hanteras av Hjälpmedelscentralen. Diskussioner pågår med en extern aktör för att öppna en hjälpmedelsbutik med fokus på egenvårdsprodukter i Hjälpmedelscentralens lokaler i Eskilstuna. I samband med detta kommer utställningen att göras om. Åtagande: Vi arbetar systematiskt med kvalitet och utveckling utifrån evidens och beprövad erfarenhet Under året har fler hjälpmedel blivit möjliga att förskriva via webben. Målet är att effektivisera rutinerna då så många förskrivningar som möjligt kan ske i samma system. Åtagande: Vi styr och leder verksamheten för att möta framtidens krav och utmaningar. Hjälpmedelscentralen är en av fyra aktörer som deltar i projektet "Innovationslust i Sörmland", vilket drivs av FoU i Sörmland med hjälp av extern finansiering. Syftet är dels att hjälpa medarbetare kanalisera sina ideér till nya lösningar och produkter och dels till att stimulera medarbetarna till att komma med förslag på förändringar och förbättringsförslag i verksamheten. Idécaféer har genomförts och många förbättringsidéer samt några "produktidéer" har kommit fram hittills. Strategiskt mål: Landstinget utgör en aktiv part i en regional utveckling som är ekonomiskt, ekologiskt och socialt långsiktigt hållbar Åtagande: Vi initierar och deltar aktivt i samverkan för utveckling på olika nivåer. Hjälpmedelscentralen samarbetar med övriga hjälpmedelsverksamheter inom regionen. Främst gäller samarbetet samordning och uppföljning av upphandlingar, diskussioner med leverantörer och diskussioner gällande verksamhetsutveckling. Under slutet av 2014 påbörjades ett samarbete med Eskilstuna kommun vilket innebär att en grupp personer med funktionsnedsättningar hämtar och lämnar hjälpmedel hos brukare. Åtagande: Vi arbetar aktivt för att marknadsföra och tydliggöra verksamhetens uppdrag. Hjälpmedelscentralen har påbörjat ett arbete för att tydliggöra uppdrag och mål för verksamheten tillsammans med alla medarbetare. Tre fokusområden har identifierats; förbättra leveranskvalitet, förbättra servicenivå och sänka kapitalet som är bundet i lager. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2014 12(26)
Miljöperspektivet Miljöperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget bedriver ett hållbart och effektivt miljöarbete Åtagande: Förvaltningen bedriver ett effektivt miljöarbete genom att följa aktuellt miljöledningssystem Hjälpmedelscentralen samarbetar med förvaltningens miljösamordnare vid verksamhetsplanering och aktiviteter inom miljöområdet. Förvaltningens ledningsgrupp, där verksamhetschefen för HMC ingår, har haft en genomgång av lagar på miljöområdet tillsammans med miljösamordnaren. Strategiskt mål: Landstinget fokuserar på att minimera negativ klimatpåverkan Åtagande: Förvaltningen arbetar kontinuerligt och systematiskt med klimatpåverkande miljöaspekter En utökad användning av videomöten har inneburit besparingar av restid och minskade utsläpp. Under senhösten har en Energideklaration genomförts som visar på stor besparingspotential främst på elsidan. Diskussioner med fastighetsägaren skall snarast påbörjas för genomförande av åtgärder. Timers har under senhösten installerats på motorvärmarna för tjänstebilar, en åtgärd som beräknas spara bortåt 10 000 kwh/månad under den kalla årstiden. Indikator Utfall Målvärde Kommentar Sparade mil vid genomförda telefon- och videokonferenser. 2 129 mil 2 000 mil Strategiskt mål: Landstinget säkerställer att de kemikalier och läkemedel som används ger minsta möjliga miljöpåverkan Åtagande: Förvaltningen arbetar kontinuerligt och systematiskt med att förebygga och minska miljöpåverkan vid användning av kemikalier och läkemedel Verksamheten har behov av kemikalier för bl.a. service och rekonditionering av hjälpmedel. En genomgång av samtliga kemikalier som används är gjord och alla miljöfarliga kemikalier, där det finns miljövänligare alternativ, har tagits bort. Inköp av kemikalier görs via Kronans droghandel och Würth, vilka bägge är miljöcertifierade. Indikator Utfall Målvärde Kommentar Volym kemikalier, kemikalielista Antal kemikalier som används, kemikalielista Kemikalielista är upprättad Kemikalielista är upprättad Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2014 13(26)
Ekonomiperspektivet Ekonomiperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget uppnår och behåller en ekonomi i balans som är långsiktigt ekonomiskt hållbar Åtagande: Nämnden har en stabil ekonomi med en ändamålsenlig användning av resurser. För 2014 års verksamhet redovisas ett bokföringsmässigt underskott på 2,0 mnkr. En viktig orsak till underskottet är den beslutade regleringen på 3,5 mnkr avseende 2013 års resultat som verkställts under året. Den nya prismodellen som infördes 2014-01-01 är en viktig förutsättning för ekonomisk styrning. Uppföljning av priserna har skett två gånger under året, varav en har lett till en prisjustering. 2014-05-01 reviderades priserna inom samtliga 17 sektorer. Företrädesvis sänktes priserna på manuella och eldrivna rullstolar samt sängar och synhjälpmedel. Prishöjningar skedde på rollatorer, kommunikation, kognition och hörselhjälpmedel. Under året har i övrigt ett antal förändringar i form av ändrade redovisningsprinciper och utvecklingsprojekt av olika art genomförts, vilka fått resultatpåverkande effekter. Förändringarna har sammantaget inneburit ökad kvalitet i verksamhetens ekonomiska redovisning och flöden och utgör nu grund för en stabil ekonomisk planering inför 2015. De mest betydande förändringarna är: 1. Ändrad redovisningsprincip för rollatorer 2. Ändrad värderingsprincip för omsättningstillgångar i form av lagerförda försäljningshjälpmedel och tillbehör och reservdelar 3. Översyn av samtliga ca 70 kundlager och ändrade rutiner för lagerpåfyllnad med ökad kvalitet i den interna kontrollen som följd 4. Översyn av redovisningsprinciper för internt bevakningslager 5. Diverse kvalitetsförbättringar i och omkring ekonomiska flöden i verksamhetssystemet Sesam Den dåvarande VOHJS-nämnden fattade beslut om att amortera av 10 mnkr av det långfristiga lånet till landstinget genom att disponera det egna kapitalet. Transaktionen innebär att soliditetens målnivå sänks från tidigare 30 % till 19 %. Sammantaget innebär 2014 års resultat en soliditet på 18 %. Under 2012 beslutades inom landstinget att balansräkning inte skulle upprättas på verksamhetsnivå utan endast på landstingsnivå. I och med detta beslut förändrades en del redovisningsprinciper på koncernnivå, bl a redovisning av finansiella poster, såsom likvida medel. För att kunna beräkna soliditeten för HMC, har en till viss del fiktiv balansräkning upprättats, vilken finns som bilaga till verksamhetsberättelsen. I allt väsentligt är balansräkningens tillgångssida baserad på faktiskt utfall. Det fiktiva beloppet redovisas i posten checkkredit som uppgår till 35 mnkr. Anläggningstillgångarnas värde har ökat med 10,6 mnkr under 2014. Det beror i huvudsak på förändrad debiteringsprincip för rollatorer som tidigare redovisats som omsättningstillgång, men numera redovisas som anläggningstillgång. Den Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2014 14(26)
värdeförändringen tillsammans med en översyn av avskrivningstiderna utgör ca 5,3 mnkr av den totala ökningen. Dessutom har anläggningsvärdet för landstingshjälpmedel ökat på grund av volymökningar i balans med förkortade avskrivningstider inom vissa hjälpmedelssegment med drygt 3 mnkr. Drygt 2 mnkr är hänförbart till anskaffning av ny rekonditioneringsutrustning för hjälpmedel. Under 2014 har en väsentlig värderingsprincip för omsättningstillgångar ändrats. Värdering av lager för återtagna fullt funktionsdugliga försäljningshjälpmedel och tillbehör och reservdelar sker från och med 2014-12-01 till aktuellt anskaffningsvärde till skillnad mot tidigare princip då dessa värderades till 50 % av aktuellt anskaffningsvärde. Den förändrade principen som nu tillämpas för värdering av omsättningstillgångar bygger på god redovisningssed och de anvisningar som landstinget i övrigt tillämpar. Värderingen av omsättningstillgångarna enligt denna princip speglar det reella värdet på begagnade och rekonditionerade och fullt funktionsdugliga hjälpmedel på ett mer rättvisande sätt jämfört med tidigare, då berörda hjälpmedel kan betraktas som helt jämförbara med nya hjälpmedel. Dessutom ökar kvaliteten på lagervärdering som helhet då det med tidigare modell var svårbedömt vid tex inventeringar vad som var nytt respektive rekonditionerat hjälpmedel, vilket ofta kunde leda till godtyckliga bedömningar. Värderingsförändringen innebar en lagervärdesökning på 4,0 mnkr. Lagervärdet har samtidigt minskat med ca 0,5 mnkr med anledning av att rollatorer från 2014-01-01 nu redovisas som anläggningstillgång. Kortfristiga fordringar ökar - företrädesvis med anledning av ökade volymer. Vid årsskiftet hade ca 1,2 mnkr av de totala kundfordringarna förfallit till betalning. Bevakning av dessa fordringar sker via Sörminkasso och en osäker fordran har enligt anvisningar bokförts i bokslutet. Efter ovan nämnda amortering av det långfristiga lånet uppgår det egna kapitalet efter årets resultat uppgår till knappt 20 mnkr samtidigt som det långfristiga lånet uppgår till drygt 32 mnkr. Övriga kortfristiga skulder har ökat med 6 mnkr företrädesvis på grund av ökade leverantörsskulder. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2014 15(26)
Indikator Utfall Målvärde Kommentar Avvikelse mot budgeterat resultat i tkr Soliditeten ska ligga på angiven målnivå. -996 tkr 0 Avvikelse mot målvärde högre än förväntat med anledning av beslut om resultatreglering motsvarande 3 500 tkr avseende 2013. Utfall 2013: 3 517 tkr. 18 % 30 % Beslut i VOHJS att amortera 10 mkr på det långfristiga lånet till landstinget genom att disponera motsvarande belopp av det egna kapitalet. Nämnden fattade beslut om ny målnivå på 19 %. Utfall 2013: 34 %. Resultatmarginal 40 % 40 % Resultatmarginal enligt målvärde. Utfall 2013: 42 %. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2014 16(26)
Ekonomiperspektivet - Övrig analys Resultatanalys Resultaträkning - tabell Tkr Utfall 2014 Utfall 2013 Budget 2014 Verksamhetens intäkter Försäljning/uthyrning hjälpmedel 152 389 139 919 145 232 Övriga intäkter 2 614 2 509 2 604 Summa verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader 155 003 142 428 147 836 Personalkostnader -35 877-33 725-35 293 Hjälpmedelskostnader -62 131-51 132-59 756 Lokalkostnader -9 456-8 530-9 486 Övriga kostnader -22 433-17 183-17 210 Avskrivningar -26 681-27 392-26 091 Summa verksamhetens kostnader -156 578-137 962-147 836 Finansiella intäkter 136 3 800 Finansiella kostnader -557-951 -1 800 Årets resultat -1 996 3 518-1 000 Resultat och budgetavvikelse För 2014 budgeterades ett underskott på 1,0 mnkr beroende på beslutad övergångsregel för rollatorer i samband med förändrad debiteringsform från att vara försäljning med retur till att utgöra hyreshjälpmedel. Årets resultat blev -2,0 mnkr, vilket är 1,0 sämre än planerat. En viktig orsak till underskottet är den beslutade regleringen på 3,5 mnkr avseende 2013 års resultat som verkställts under året. Det uppvägs delvis av den extraordinära kostnadsminskningen som uppstått som en konsekvens av förändrad värderingsprincip för lagerförda omsättningstillgångar. Årets resultat har i övrigt påverkats av såväl extraordinära intäkter som kostnader som en följd av det omfattande utvecklingsarbete som genomförts under året och som beskrivits ovan. Syftet med detta utvecklingsarbete har varit att stärka den interna kontrollen, anpassa sortiment och volymer i lager till efterfrågan samt höja informationskvaliteten i den ekonomiska planeringen av verksamheten inför 2015 och framledes. Den ekonomiska konsekvensen 2014 redovisas främst som extraordinära kassationskostnader och utrangering av individmärkta hjälpmedel. Inventeringsdifferenserna har glädjande nog minskat till en mycket låg nivå vad avser Hjälpmedelscentralens interna lager. Där kan nu konstateras att god intern kontroll råder. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2014 17(26)
Vad avser inventeringsdifferenser i kundlager kan konstateras att differenserna även under 2014 är höga och till med har ökat kraftigt. Orsaken är bristande rutiner, med följd att registreringar i verksamhetssystemet vid förskrivningar av hjälpmedel glöms bort. En översyn av dessa lager har skett, nya rutiner har införts och anpassningar av lagren har successivt skett under hösten. Hjälpmedelscentralens bedömning är nu att förutsättningar finns för att en god intern kontroll ska råda för hanteringen av länets c:a 70 kundlager. En avgörande förutsättning är dock fortfarande att länets samtliga förskrivare av hjälpmedel följer anvisade rutiner. Avskrivningskostnader på hyreshjälpmedel utgör en tung post i såväl resultaträkningen som i prissättningen. Inför 2014 har samtliga avskrivningstider genomlysts och anpassats till planenlig livslängd, vilket fått betydande genomslag i prissättningen. Genomlysningen har sammantaget resulterat i längre avskrivningstider och därmed lägre avskrivningskostnader för kommunala hjälpmedel och kortare avskrivningstider och därmed högre avskrivningskostnader för landstingshjälpmedel. Verksamhetens intäkter Kommunernas andel av kostnaderna för inkontinenshjälpmedel redovisas fr o m 2014-01- 01 inom ramen för Hjälpmedelscentralens räkenskaper. Förändringen innebär att såväl intäkter som kostnader ökat i jämförelse med 2013. Bortsett från detta är verksamhetens intäkter i jämförelse med 2013 nära nog oförändrade. Den nya prismodellen har, tillsammans med ändrad debiteringsform för rollatorer, planenligt bidragit till en sammantaget oförändrad intäktsnivå. Hyreshjälpmedel utgör den dominerande intäktsposten med 59 % av omsättningen, följt av försäljning med retur 7 % och försäljningshjälpmedel med 5 %. Intäkter för inkontinenshjälpmedel utgör 23 % av omsättningen. Volymökningar har skett inom sektorerna medicinska behandlingshjälpmedel samt kommunikation, kognition och hörselhjälpmedel. Intäkterna för försäljning med retur har ökat med 4 mnkr jämfört med budget och förklaras av att efterfrågan ökat mer än beräknat. Landstinget står för 50 % av omsättningen, länets kommuner för 46 % och privatpersoner för 4 %. Utvecklingen framgår av nedanstående grafer. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2014 18(26)
Fakturerade hjälpmedel fördelar sig per invånare enligt följande: Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2014 19(26)
Det är invånarantalet den 31 oktober 2014 som använts. En konsekvens av den nya prismodellen är att proportionerna mellan landstingshjälpmedel och kommunhjälpmedel jämnats ut, vilket kunde förutses redan i planeringsarbetet. Den totala hjälpmedelskostnaden har minskat med 20 kr per invånare jämfört med 2013. Den största minskningen har skett i Oxelösund, Nyköping och Trosa. Endast i Gnesta kan en ökning konstateras. Eskilstuna har fortfarande länets lägsta relativa andel av kommunala hjälpmedelskostnader. Nyköping, Oxelösund och Flen har den högsta andelen. Beträffande landstingshjälpmedel har såväl Nyköping som Oxelösund den lägsta andelen - Eskilstuna och Katrineholm den högsta. Personalkostnader Den totala personalkostnaden har ökat med 6,4 % jämfört med föregående år. Orsaken till ökningen är i första hand hänförbar till 2013 och 2014 års löneökningar. Eftersom all rekonditionering och alla transporter numera utförs i egen regi inom logistikenheten, har personalförstärkningar också skett, vilket naturligt gett höjda personalkostnader. Å andra sidan har kostnaderna för köpta tjänster minskat av samma anledning. Personalkostnaderna utgör 23 % (22 % föregående år) av omsättningen. Lokalhyror mm Lokalkostnaderna har ökat med 3,5 % jämfört med föregående år, om man bortser från den omdefiniering av kostnadsgruppen som skett mellan åren. Orsaken till kostnadsökningen är att verksamheten under 2013 en längre period hade lägre kostnader för intern hyra i Nyköping beroende på renoveringsarbeten. I övrigt står orsaken att finna i stigande elkostnader. Totala hyreskostnaden utgör 6,1 % (5,3 % föregående år) av den totala omsättningen. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2014 20(26)
Köp av verksamhet och tjänster Köp av verksamhet och tjänster utgör 40,1 % (35,9 % föregående år) av den totala omsättningen. Inköpskostnaden för inkontinenshjälpmedel och kostnad för såld vara avseende försäljningshjälpmedel, reservdelar samt tillbehör, utgör de dominerande kostnadsposterna. Inom avsnittet redovisas också de kassationskostnader och inventeringsdifferenser som är hänförbara till försäljningshjälpmedel, reservdelar och tillbehör. Denna kontogrupp påverkas också av att länets kommuners intäkter och kostnader för inkontinenshjälpmedel numera redovisas inom ramen för Hjälpmedelscentralens resultaträkning. Tidigare år redovisades endast landstingets del. På våren 2014 investerade hjälpmedelsverksamheten i en ny tvättkabin för att rekonditionera återlämnade, begagnade hjälpmedel i egen regi. I motsvarande grad minskade tjänsteköpen av rekonditionering, för att helt upphöra i december 2014. Begagnade hjälpmedel rekonditioneras nu av HMC och det har medfört en uppskattad kostnadsminskning på 250 tkr under 2014. Kassationskostnader Under 2014 redovisas en kassationskostnad avseende försäljningshjälpmedel, reservdelar och tillbehör på 5,7 mnkr - en ökning med 2 mnkr jämfört med 2013. Huvuddelen (58 %) av detta utgörs av en sk teknisk kassation. Med det menas utrangering av icke individmärkta hjälpmedel, reservdelar och tillbehör, på grund av att dessa är defekta eller slitna och ej återanvändbara. En ny kassationsrutin som bygger på en annan administrativ hantering vid återtagning av hjälpmedel och som ej skapar onödiga bokföringsmässiga kostnader är under införande. Avsikten med den nya kassationsrutinen är att endast reella kassationer fortsättningsvis ska bokföras. Totala kassationskostnaden fördelas enligt följande: 1. Teknisk kassation 3,3 mnkr 2. Kassation "hyllvärmare" 1,1 mnkr 3. Kassation omregistrering rollatorer 0,7 mnkr 4. Kassation utgående artiklar och sortimentsförändringar 0,5 mnkr 5. Återföring av inkuransavdrag 2013-0,5 mnkr 6. 3 % generellt inkuransavdrag 2014 0,6 mnkr Summa bokförd kassationskostnad 5,7 mnkr Av den totala kassationskostnaden utgör kassation av "hyllvärmare" 1,1 mnkr. Definitionen för "hyllvärmare" är hjälpmedel, tillbehör och reservdelar som ej efterfrågats på minst 24 månader. Arbetet med att utrangera "inkuranta" artiklar har varit eftersatt sedan tidigare vilket gör att kostnaden 2014 är ackumulerad sedan flera år. Ökad precision med inköpsprognoser är ett sätt att minimera hyllvärmare, vilket är ett utvecklingsarbete som påbörjats 2014. Förändringen av debiteringsform avseende rollatorer har i samband med omsättning av rollatorer inneburit en kassation av administrativ karaktär som påverkar två kostnadskonton i resultaträkningen men som kostnadsmässigt balanserar ut varandra. Därmed är inte denna typ av kassationer resultatpåverkande i sin helhet. Av de 5,7 mnkr ovan utgör denna Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2014 21(26)
hantering av rollatorer 0,7 mnkr. Nettokostnaden uppgår till endast 41 tkr. Sedan ett antal år bakåt i tiden har det enligt redovisningssed bokförts ett generellt inkuransavdrag på 5 % av bokfört lagervärde på bokslutsdagen. Mot bakgrund av ovanstående förbättringsområde i kombination med förbättrade inventerings- och övriga rutiner runt lagerhantering har 2013 och 2014 års inkuransavdrag reducerats till 3 %, vilket innebär att 0,6 mnkr kostnadsförts på 2014. Inventeringsdifferenser Inventeringsdifferenserna avseende hjälpmedel icke inventarier, reservdelar och tillbehör är på oförändrad totalnivå jämfört med föregående år. Differenserna har dock minskat väsentligt i Hjälpmedelscentralens interna lager samtidigt som det ökat i motsvarande grad i de externa kundlagren. Under 2014 uppgår den totala differensen till 1,7 mnkr, varav 1,4 utgör differensen i kundlager. Övriga kostnader Övriga kostnader exklusive avskrivningar och finansiella kostnader/intäkter samt resultatreglering 2013 har, jämfört med föregående år, ökat med 14,2 %. (Även denna kostnadsgrupp har påverkats av omdefinieringen av lokalkostnader.) Den huvudsakliga orsaken till kostnadsökningen är översyn av hanteringen av utredningslager. Det administrativa arbetet med lagret har varit eftersatt och större volymer har ackumulerats i lagret. I samband med översyn gjordes utrangering av administrativ karaktär av hjälpmedel placerade i utredningslagret. Den bokförda kostnaden 2014 avser en längre period än räkenskapsåret 2014. Övriga kostnadsposter som avviker från budget är konsultarvoden relaterade till utveckling av efterkalkyl till prismodellen samt anskaffning av övrigt förbrukningsmaterial. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2014 22(26)
Avskrivningarna har totalt sett minskat med 2,7 % eller 0,7 mnkr, varav avskrivningar på kommunala hjälpmedel minskat med 26 % och avskrivningar på landstingshjälpmedel ökat med nästan 4 %. Räntenettot har även det minskat med 55 %. Orsaken till detta är lägre räntekostnader. Avskrivningskostnaden för kommunala hjälpmedel blev 1,1 mnkr lägre än budgeterat och 1,7 mnkr lägre än året innan. I samband med prismodellsarbetet under 2013 gjordes även en översyn av avskrivningstiderna. Som resultat av översynen förlängdes avskrivningstiderna på flera sektorer, huvudsakligen på kommunala hjälpmedel. Avskrivningskostnaden minskade företrädesvis avseende manuella rullstolar och sängar. En annan förklaring till minskad kommunal avskrivningskostnad är omregistreringen av rollatorer från omsättningstillgångar till anläggningstillgångar. Hanteringen gav motsvarande kostnadsminskning på c:a 700 tkr (2014). Kostnaden finns under kassation. Avskrivningskostnaden på landstingshjälpmedel steg från 2013 med 778 tkr och avvek från budget med 1,9 mnkr. Dels förkortades avskrivningstiderna på landstingshjälpmedel i samband med översyn och dels har volymökningar påverkat kostnadsökningen. Företrädesvis ökade kostnaden avseende madrasser (771 tkr) och medicinska behandlingshjälpmedel (648 tkr). Avskrivningarnas utveckling i relation till fakturerade intäkter framgår av nedanstående graf. Investeringar Totala investeringar i hjälpmedel och övriga inventarier överstiger anvisad ram med ca 6,5 mnkr. Beräknat överskridande har rapporterats i delårsrapport 2 2014 och investeringsramen för 2015-2017 har anpassats till den högre nivån som en följd av denna rapportering. Investeringar i landstingshjälpmedel överstiger anvisad ram med 3,9 mnkr och Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2014 23(26)
investeringar i kommunala hjälpmedel överstiger med 3,3. Orsaken till att investeringar i landstingshjälpmedel ökar är investeringar i dyrbarare hjälpmedel, företrädesvis eldrivna rullstolar och medicinska behandlingshjälpmedel samt volymökningar avseende hyreshjälpmedel. Orsaken till ökningen av kommunala hjälpmedel är i huvudsak att rollatorer från 2014-01-01 överförts från att redovisas som omsättningstillgång till anläggningstillgång. Under 2014 har en ersättningsinvestering i form av ny rekonditioneringsutrustning för begagnade hjälpmedel på 2,1 mnkr skett inom ramen för anvisat utrymme. 0,7 mnkr av anvisat investeringsutrymme för övriga inventarier har ej använts. Detaljerad investeringsspecifikation framgår av bilaga till verksamhetsberättelsen. Intern kontroll Syftet med internkontroll är att säkerställa att det finns rutiner samt att kontrollera om rutinerna följs för respektive kontrollområde. Det ingår också att granska om rutinerna är relevanta. Det innebär att kontrollen inte syftar till att bedöma om målen uppnås, utan om systemet med rutiner fungerar för att mäta och nå målet. Internkontrollen utgör en del i Hjälpmedelscentralens kvalitetsarbete med ständiga förbättringar där åtaganden och indikatorer i verksamhetsplanen också ingår. Metod De övergripande perspektiven i landstingets budget ligger som bas och kontrollområdena har sorterats efter perspektiven. För miljöperspektivet sker kontrollarbetet i miljöledningssystemet med interna revisioner som ersätter internkontrollen. Förvaltningens chefer har deltagit i framtagande och formulering av kontrollområden. För att prioritera mellan tänkbara kontrollområden har en bedömning gjorts av vilka områden som är mest angelägna att ta med i planen. Bland annat har en riskanalys gjorts där sannolikhet respektive konsekvens av att rutiner inte följs har bedömts. För genomförandet av kontrollen har enhetscheferna engagerats i kontrollarbetet genom att de granskat varandras verksamheter, utanför sina ordinarie verksamhetsgränser. Detta är ett etablerat arbetssätt inom förvaltningen sedan flera år. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2014 24(26)