Kallelse/Underrättelse Sammanträde med Vård- och äldreomsorgsnämndens arbetsutskott Tid: Plats: Måndagen den 13 April 2015, kl16:00 Kungsgatan 9 Vård- och äldreomsorgsförvaltningen lokal Carl-Gustav Information och överläggningar A/ Fördjupning i socialtjänstlagen, forts. Ann Cajvert B/ Förvaltningschefens information. Catharina Johansson Ajournering av mötet för gruppvisa överläggningar Ärendelista Val av justerare och tid för justering 1. Riktlinjer för dokumentation 2. Drift av Ginstgården 3. Redovisning av klagomål och synpunkter helår2014 4. Ej verkställda beslut 2015 kvartal 1 Anders Sandberg (S) Ordförande Brita Enbom Sekreterare Tel: 0322-61-66-86 E-post: brita.enbom@alingsas.se
Ärende 1 Riktlinjer för dokumentation
Datum: 2015-04-01 Handläggare: Christine Sjökvist SAS Direktnr: 616219 Beteckning: Riktlinjer för dokumentation Riktlinjer för dokumentation - tillägg Ärendebeskrivning Vård -och äldreomsorgsnämnden har fastställt riktlinjer för dokumentation inom vård och äldreomsorgsförvaltningen. Riktlinjerna gäller inom socialtjänstens område och hälso -och sjukvårdens område. Riktlinjerna grundar sig på de lagar och föreskrifter som gäller inom området. Beredning Socialstyrelsen har fastställt nya föreskrifter gällande Dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS i SOSFS 2014:5. Föreskriften trädde i kraft 2015-01-01 och innehåller bland annat krav om att de begrepp som används i dokumentationen så långt det är möjligt ska vara entydiga. Föreskriften lyfter också fram individen och ställer krav på att den enskildes delaktighet och inflytande framgår av dokumentationen. I de riktlinjer för dokumentation som gäller nu uppfylls flera av de krav som ställs i SOSFS 2014:5. Övriga krav har lagts till i riktlinjer för dokumentation. Tilläggen i dokumentet har markerats med grå färg. Se bilaga. Förslag till beslut Vård- och äldreomsorgsnämnden antar förvaltningens förslag till tillägg i Riktlinjer för dokumentation inom socialtjänstens område, som föreslås gälla from 2015-05-01. VÅRD- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Catharina Johansson Christine Sjökvist Förvaltningschef Socialt ansvarig samordnare, SAS Alingsås kommun, Vård och äldreomsorgsförvaltningen Postadress: 441 81 Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 våning 2 Telefon: 0322-61 60 00, Fax: 0322-124 58 vard.aldreomsorg@alingsas.se, www.alingsas.se
i Riktlinjer för Dokumentation enligt Socialtjänstlagen och Patientdatalagen inom Vård och äldreomsorgsförvaltningen i Alingsås kommun Dokumenttyp: Riktlinjer Dokumentet gäller för, personalkategori: Alla Fastställelsedatum, nämnd, paragraf: 2015-04-27 Vård och äldreomsorgsnämnden Diarienummer: Dokumentansvarig, befattning och namn: SAS, Christine Sjökvist Senast uppdaterat: 2015-03-15 Uppdateras nästa gång: Inom två år eller vid nya lagkrav, författningar 1
1Dokumentation... 4 1.1Inledning varför dokumentera?... 4 1.2Organisation och ansvar i Alingsås kommun... 4 1.3Verksamhetssystem... 5 2Lagar som styr dokumentation... 5 2.1Förvaltningslagen, FL (1986:223)... 5 2.2Patientdatalag, SFS (2008:355)... 5 2.3Socialtjänstlagen, SoL (2001:453)... 5 3Dokumentation i hälso- och sjukvård... 5 3.1Den legitimerade personalens dokumentation... 5 3.1.1Vad gör legitimerad personal... 5 3.1.2Patientjournal... 5 3.1.3Syfte och innehåll... 6 3.1.4Sjuksköterskans dokumentation... 6 3.1.5Arbetsterapeutens och fysioterapeutens dokumentation... 6 4Social dokumentation... 7 4.1Dokumentation i handläggningen... 7 4.2Biståndshandläggarens dokumentation... 7 4.2.1Vad gör biståndshandläggare... 7 4.2.2Den enskildes integritet... 7 4.2.3Samtycke... 7 4.2.4Personakt... 7 4.2.4.1Avslutar personakt... 7 4.2.5Ansökan och beslut om bistånd... 7 4.2.6Överlämningsdokument/beställning... 8 4.2.7Journalanteckningar... 8 4.2.8Uppföljning... 8 4.3Boendesamordnarens dokumentation... 8 4.3.1Vad gör samordnare... 8 4.3.2Verksamhetsanteckningar... 9 5Dokumentation i genomförandet... 9 5.1Enhetschefens dokumentation... 9 5.1.1Vad gör enhetschef... 9 5.1.2Personakt... 9 5.1.3Den enskildes integritet... 9 5.1.4Samtycke... 9 5.1.4.1Syfte och innehåll social dokumentation... 9 5.1.5Genomförandeplan... 9 5.1.5.1Vem ansvarar för att genomförandeplanen upprättas... 10 5.1.5.2Syfte med genomförandeplan... 10 5.1.5.3När ska genomförandeplanen upprättas... 10 5.1.5.4Förändringar i genomförandeplanen... 10 5.1.5.5Uppföljning och utvärdering... 10 5.1.5.6Revidering av genomförandeplan... 10 5.1.6Verksamhetsanteckningar... 10 5.1.7Ankomstsamtal... 10 2
5.1.8Verkställighet... 11 5.1.9Genomförandeanteckningar... 11 5.2Vårdpersonalens dokumentation... 11 5.2.1Vad gör vårdpersonal... 11 5.2.2Den enskildes integritet... 11 5.2.2.1Syfte och innehåll social dokumentation... 11 5.2.3Levnadsberättelse... 11 5.2.4Genomförandeplan... 11 5.2.4.1Vem ansvarar för att genomförandeplanen upprättas... 11 5.2.4.2Syfte med genomförandeplan... 12 5.2.4.3När ska genomförandeplanen upprättas... 12 5.2.4.4Förändringar i genomförandeplanen... 12 5.2.4.5Uppföljning och utvärdering... 12 5.2.4.6Revidering av genomförandeplan... 12 5.2.5Anteckningar... 12 5.2.6Vad ska inte dokumenteras... 12 5.2.7Hur ska man dokumentera?... 13 5.2.8Hur ska man inte dokumentera... 13 5.2.9Anteckningar hälso- och sjukvård... 13 5.2.10Signeringslista... 13 6Referenser... 13 3
1 Dokumentation 1.1 Inledning varför dokumentera? Dokumentation och handläggning av ärende som rör den enskilde är en central uppgift i den kommunala verksamheten och regleras i olika lagar. Dokumentation är en skyldighet enligt gällande lagstiftning. Det ska alltid finnas ett syfte med det som dokumenteras och dokumentationen ska ses som ett redskap för att planera, genomföra, följa upp och utveckla verksamheten. Dokumentation är viktigt för att visa att insatserna är individuellt utformade utifrån den enskildes behov och önskemål: som underlag för planering av vård/omsorg möjliggöra att se och följa det arbetssätt och förhållningssätt personalen har och utifrån det utveckla arbetsmetoder upprätthålla en kontinuitet i arbetet verksamhetsplanering, statistik och kvalitetssäkring möjliggöra den enskildes rätt till insyn i sitt ärende alla inblandade parters rättssäkerhet uppföljning och omprövning i ärendet underlättar för förvaltningen och nämnd att följa upp sin verksamhet möjliggör för tillsynsmyndigheter att göra tillsyn. en förutsättning för att inhämta data för forskning inom området. 1.2 Organisation och ansvar i Alingsås kommun Vård och äldreomsorgsförvaltningens verksamhet innefattar sociala, medicinska och rehabiliterande insatser. Förvaltningen är organiserad i en planeringsavdelning och en myndighetsavdelning. Verksamheten är organiserad i en avdelning för kvar/hemtjänst och en avdelning för äldre samt en avdelning för Hälso- och sjukvård med fysioterapeut, arbetsterapeut, sjukgymnast samt sjuksköterska, i detta dokument kallad legitimerad personal. Hemtjänst och delegerad hälso- och sjukvård utförs även av privata utförare inom ett valfrihetssystem. Några särskilda n drivs på entreprenad där ansvaret för hälso- och sjukvård ingår helt eller delvis i deras ansvar. 1.3 Verksamhetssystem Samtliga yrkeskategorier dokumenterar i ett gemensamt verksamhetssystem men i olika kategorier. Externa utförare av hemtjänst och särskilda som drivs på entreprenad dokumenterar i kommunens verksamhetssystem dock inte utförare som utför mindre är 1200 timmar per månad. 2 Lagar som styr dokumentation 2.1 Förvaltningslagen, FL (1986:223) Förvaltningslagen innehåller grundläggande regler om hur förvaltningsmyndigheter i kommunen ska handlägga ärenden och sköta kontakter med allmänheten. Förvaltningslagens syfte är att tillgodose den enskildes rättssäkerhet. Lagen innehåller bland annat regler om myndighetens serviceskyldighet, om snabb handläggning av ärenden, om enkelt myndighetsspråk och om muntliga inslag i handläggningen. 2.2 Patientdatalag, SFS (2008:355) Patientdatalagen anger att all legitimerad personal har skyldighet att föra journal. I patientdatalagen föreskrivs när och i vilken omfattning patientuppgifter ska dokumenteras. Vid vård av patienter inom hälso- och sjukvården ska patientjournal föras. Socialstyrelsen har gett ut föreskrifter SOSFS 2008:14 om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården. 4
2.3 Socialtjänstlagen, SoL (2001:453) Av socialtjänstlagen 11 kap. 5-6 framgår vilka krav som ställs om hur och i vilken omfattning dokumentation ska föras. Skyldigheten att dokumentera omfattar både handläggningen och genomförandet. Kravet på att använda gemensamma begrepp, individuell planering och individinriktat synsätt återfinns i lagstiftningen, föreskrifter och allmänna råd. Socialstyrelsen har gett ut föreskrifter SOSFS 2014:5 Dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS. 3 Dokumentation i hälso- och sjukvård 3.1 Den legitimerade personalens dokumentation 3.1.1 Vad gör legitimerad personal ansvarar för att personuppgifterna (huvudbilden) i verksamhetssystemet är aktuella upprättar patientjournal dokumenterar i patientjournalen tar del av aktuella genomförandeanteckningar 3.1.2 Patientjournal I patientjournalen samlas handlingar som rör en patient. Patientjournalen innehåller anteckningar som görs i samband med vård och behandling liksom handlingar som upprättas eller inkommer med uppgifter om en patients hälsotillstånd, andra personliga förhållanden samt vårdåtgärder. För att säkerställa att patienten får en god och säker vård finns en lagstadgad skyldighet att föra patientjournal över de bedömningar som har gjorts och som ligger till grund för olika beslut. Såväl den planerade som den genomförda vården måste finnas dokumenterad i patientjournalen. Även råd i telefon ska dokumenteras. En väl förd patientjournal utgör dessutom grunden till utvärdering och uppföljning och kan därigenom också förbättra vården för den enskilde patienten. Med patientjournal avses alla de handlingar och anteckningar som innehåller uppgifter om patientens tillstånd och de åtgärder som genomförts eller planeras. Som journalhandling räknas allt material som innehåller information om vården, exempelvis signeringslistor, laboratorieuppgifter, remisser, remissvar, röntgensvar, foton och epikriser från andra vårdgivare. Patientjournalen avslutas när den inte är aktuell, all dokumentation ska skrivas ut och bifogas akten. Akten lämnas till administrationen för arkivering. 3.1.3 Syfte och innehåll Patientjournalens syfte Syftet med att föra en patientjournal är i första hand att bidra till en god och säker vård av patienten. En patientjournal är även en informationskälla för patienten uppföljning och utveckling av verksamheten tillsyn och rättsliga krav uppgiftsskyldighet enligt lag forskning Patientjournalens innehåll uppgifter om aktuellt hälsotillstånd och medicinska bedömningar uppgifter om ordinationer av t.ex. läkemedel och olika behandlingar uppgifter om förskrivningsorsak vid ordination av läkemedel undersökningsresultat uppgifter om överkänslighet för läkemedel eller vissa ämnen uppgifter om vårdhygienisk smitta epikris och andra sammanfattningar av genomförd vård Anvisningar för hur hälso- och sjukvårdsdokumentationen ska utföras inom vård- och äldreomsorgsförvaltningen finns inlagt i verksamhetssystemet. 5
3.1.4 Sjuksköterskans dokumentation En patientjournal ska innehålla en tydlig omvårdnadsdokumentation. Omvårdnadsdokumentationen ska, utifrån patientens individuella behov, beskriva vårdens planering, genomförande och resultat. Dokumentationen ska utformas så att den bidrar till att trygga patientens säkerhet och ger ett underlag för fortlöpande utvärdering och revidering av omvårdnadsinsatserna. Omvårdnadsåtgärderna ska sammanfattas i en omvårdnadsepikris i samband med utskrivningen av patienten. Dokumentationen förs i verksamhetssystemet enligt VIPS modellen, som är en modell för dokumentation av omvårdnad i patientjournalen med hjälp av sökord. Till varje sökord finns hjälptext som vägledning för innehållet och för att dokumentationen ska föras in under det mest lämpliga sökordet. Dokumentationen ska innehålla anamnes omvårdnadsstatus, omvårdnadsdiagnos omvårdnadsmål, omvårdnadsplan omvårdnadsresultat omvårdnadsepikris 3.1.5 Arbetsterapeutens och fysioterapeutens dokumentation Arbetsterapeuter och sjukgymnaster dokumenterar i verksamhetssystemet utifrån en sökordsmodell. Till varje sökord finns hjälptext och anvisningar för vad som ska dokumenteras var. Dokumentationen ska innehålla anamnes funktionsstatus bedömning, funktionell diagnos mål åtgärd resultat 4 Social dokumentation 4.1 Dokumentation i handläggningen 4.2 Biståndshandläggarens dokumentation 4.2.1 Vad gör biståndshandläggare ansvarar för att personuppgifterna (huvudbilden) i verksamhetssystemet är aktuella upprättar personakt dokumenterar i journalanteckningar och verksamhetsanteckningar registrerar upprättade och inkomna handlingar avslutar akten då ärendet upphör och lämnar den till arkivering 4.2.2 Den enskildes integritet Handlingar som upprättas och gäller den enskilde ska begränsas till uppgifter som bedöms vara tillräckliga, väsentliga och ändamålsenliga i förhållande till vad saken gäller. 4.2.3 Samtycke Den enskildes samtycke ska alltid dokumenteras, av dokumentationen ska det framgå: vilka myndigheter som får kontaktas och i vilket syfte om närstående får kontaktas och i vilket syfte vilka sakkunniga som får kontaktas och i vilket syfte när samtycket lämnats när samtycket återkallats 6
4.2.4 Personakt Personakt upprättas när ett nytt ärende startar och förvaras på myndighetsavdelningen. Personakten utgör grunden för all dokumentation i ett enskilt ärende. Alla handlingar som rör den enskilde samlas här. Inkomna handlingar som rör ärendet ska förvaras i akten. En förteckning över inkomna och upprättade handlingar ska finnas längst fram i personakten. 4.2.4.1 Avslutar personakt Akten avslutas när ärendet upphör. Då ska all dokumentation (verksamhetsanteckningar, journalanteckningar och anteckningar SOL) skrivas ut och bifogas akten. Akten lämnas för arkivering. 4.2.5 Ansökan och beslut om bistånd ansökan och anmälan ska alltid dokumenteras vad ansökan och anmälan avser ska framgå när en utredning inte inleds ska det dokumenteras i förhandsbedömning en allsidig utredning ska göras enligt 11 kap. socialtjänstlagen. Det som är av betydelse för att ett korrekt beslut ska kunna fattas ska alltid dokumenteras samt vem som lämnat uppgifterna uppgifter ska inhämtas från specialister inom verksamhetsområdet för att bedöma den enskildes förmåga till fysisk, psykisk eller social rehabilitering samt vid behov från andra myndigheter biståndshandläggare beslutar om insatser enligt 4 och 5 kap. socialtjänstlagen rätten till bistånd ska utformas utifrån socialtjänstlagen 3 kap. 5 och utifrån Riktlinjer för bistånd som antagits av vård och äldreomsorgsnämnden. När särskilda skäl finns kan avsteg från riktlinjerna göras. Detta ska då framgå av utredningen och beslutas av arbetsutskottet utredningen som ligger till grund för beslut ska alltid kommuniceras före beslut och avslag ska alltid kommuniceras och meddelas skriftligt. Information om besvärshänvisning ska lämnas vid behov ska biståndshandläggaren bistå den enskilde vid överklagan yttrande till domstol fastställs av arbetsutskottet Av utredningen ska framgå: om standardiserade bedömningsmetoder har använts i utredningen ska det dokumenteras den bedömning som gjorts av den enskildes behov den enskildes förmåga att själv kunna tillgodose sina behov eller få dem tillgodosedda på annat sätt hur den enskilde uppfattar sina behov och hur dessa kan tillgodoses, uttrycker den enskilde inte hur han/hon uppfattar sina behov ska detta dokumenteras vilka andra insatser som övervägts tillsammans med den enskilde vilka faktiska omständigheter och händelser som ligger tillgrund för bedömningen mål med insatserna 4.2.6 Överlämningsdokument/beställning Av överlämningsdokument/beställning ska följande framgå: den bedömning som gjorts av den enskildes behov hur uppföljningen ska genomföras vad som ingår i uppdraget vilket eller vilka mål om gäller för insatserna 4.2.7 Journalanteckningar Dokumentationen ska göras i nära anslutning till när informationen har kommit till biståndshandläggarens kännedom. Dokumentationen utformas med respekt för den enskildes integritet och ska vara skriven på ett lättbegripligt språk så att de som berörs utan hinder kan ta del av innehållet. Dokumentation förs i journalanteckningar. Följande ska framgå av dokumentationen: 7
samtycke som har lämnats önskemål om utförare när och hur beställning har lämnats till utförare behov av kommunikationsstöd förordnande av god man eller förvaltare har den enskilde skyddade personuppgifter när och av vilka skäl insatserna avslutas samt i vilken utsträckning målet eller målen uppnåtts 4.2.8 Uppföljning Dokumentation i samband med uppföljning. Följande ska dokumenteras: när och på vilket sätt följs det upp att den enskilde får den beviljade insatsen utförd vilken bedömning som har gjorts av om insatsen har genomförts enligt beslut åtgärder som vidtas för att följa upp insatsen mot fastställda mål och den planering som gjorts med den enskilde på vilket sätt har insatsen följts upp hur den enskilde uppfattar insatsen i förhållande till sina behov om standardiserade bedömningsmetoder som en del i uppföljningen har använts och i så fall vilka vilken bedömning har gjorts av den enskildes situation om några behov av åtgärder har identifierats vid uppföljningen har den enskilde framfört klagomål på handläggningen 4.3 Boendesamordnarens dokumentation 4.3.1 Vad gör samordnare ansvarar för att personuppgifterna (huvudbilden) i verksamhetssystemet är aktuella dokumenterar i verksamhetsanteckningar registrerar upprättade och inkomna handlingar 4.3.2 Verksamhetsanteckningar Verksamhetsanteckningar ska föras vid fördelning av särskilt, korttids och växelvård 5 Dokumentation i genomförandet 5.1 Enhetschefens dokumentation 5.1.1 Vad gör enhetschef ansvarar för att personuppgifterna (huvudbilden) i verksamhetssystemet är aktuella beslutar om insatser i det särskilda t och korttidst dokumenterar datum för verkställighet ansvarar för att genomförandeplan upprättas, följs upp och är aktuell dokumenterar i verksamhetsanteckningar tar löpande del av anteckningar 5.1.2 Personakt Personakten utgör grunden för all dokumentation i ett enskilt ärende. Alla handlingar som rör den enskilde samlas här. Personakten upprättas och förvaras på myndighetsavdelningen. Handlingar som ska förvaras i akten är ansökningar, beslutsunderlag och beslut, verksamhetsanteckningar, genomförandeplan, handlingar som upprättas i genomförandet, handlingar och brev som inkommer, eventuellt expertutlåtande, t ex läkarutlåtande, samt uppgifter om planerade och genomförda insatser. 8
5.1.3 Den enskildes integritet Handlingar som upprättas och gäller den enskilde ska begränsas till uppgifter som bedöms vara tillräckliga, väsentliga och ändamålsenliga i förhållande till vad saken gäller. 5.1.4 Samtycke Den enskildes samtycke ska alltid dokumenteras, av dokumentationen ska det framgå: vilka myndigheter som får kontaktas och i vilket syfte vilka myndigheter som får kontaktas och i vilket syfte om närstående får kontaktas och i vilket syfte vilka sakkunniga som får kontaktas och i vilket syfte när samtycket lämnats när samtycket återkallats 5.1.4.1 Syfte och innehåll social dokumentation Syftet med social dokumentation är att tydliggöra det omsorgsarbete som ska bedrivas utifrån beviljat bistånd och tydliggöra den enskildes behov, önskemål och upplevelser av sin situation. Säkerställa att den enskilde får den hjälp och det stöd som beviljats och säkerställa att insatserna är av god kvalitet och leder till förbättringar för den enskilde. Kunna utvärdera och följa upp den enskildes uppfattning om den hjälp och det stöd som ges. Dokumentationen ska även innehålla följande: 5.1.5 Genomförandeplan Genomförandeplanen är en del av dokumentationen, fortsättning och utveckling av biståndsbeslutet. Den enskilde ska ha inflytande över hur hjälpen ges och genomförandeplanen ska upprättas tillsammans med den enskilde. Den enskildes rätt att få bevara sin särprägel, sina vanor och sin identitet ska värnas och framgå av dokumentationen. Kan den enskilde inte delta i upprättandet erbjuds närstående/god man att delta istället. Information från tidigare utförare av hemtjänst, korttid, dagverksamhet ska inhämtas inför upprättandet av genomförandeplanen. Beställningar överförs till genomförandeplanen. 5.1.5.1 Vem ansvarar för att genomförandeplanen upprättas Enhetschefen ansvarar för att en genomförandeplan upprättas för alla som har insatser, detta kan delegeras till kontaktperson/vårdpersonal. Har den enskilde enbart trygghetslarm upprättas ingen genomförandeplan, en plan upprättas av larmorganisationen i det system som hanterar trygghetslarm. Vald utförare ansvarar för att genomförandeplan upprättas. Den enskilde kan tacka nej till att delta i upprättandet av genomförandeplanen, då upprättar utföraren en genomförandeplan utifrån den kunskap och kännedom som finns om den enskilde. På korttids upprättas en tillfällig genomförandeplan. 5.1.5.2 Syfte med genomförandeplan Genomförandeplanen ger den enskilde möjlighet att framföra sina önskemål, synpunkter och vad som är viktigt för att få ett värdigt liv och känna välbefinnande. Det tydliggör för den enskilde hur och när insatserna ska utföras. Genomförandeplanen är också ett arbetsredskap för personalen där det tydligt framgår vad som ska utföras, hur det ska utföras, när det ska utföras samt vilka mål den enskilde har. 5.1.5.3 När ska genomförandeplanen upprättas Det första planeringsmötet ska genomföras så snart som möjligt efter inflyttning/beställning av insats. Senast två veckor efter inflyttning/beställning ska en genomförandeplanen vara upprättad. Den enskilde ska skriva under genomförandeplanen och få en kopia. Om den enskilde inte vill skriva under genomförandeplanen trots att man är överens ska detta dokumenteras. Kan den enskilde inte skriva under kan en närstående eller god man skriva under. Kan inte genomförandeplanen skrivas under av någon ska detta dokumenteras. Ett exemplar ska skickas till biståndshandläggaren senast två veckor efter beställning/inflyttning på. Korttidst skickar inte in genomförandeplanen. 5.1.5.4 Förändringar i genomförandeplanen Genomförandeplanen ska alltid vara aktuell. Behov av förändringar i genomförandeplanen ska göras omgående. När mindre förändringar görs på genomförandeplanen behöver inte den enskilde skriva 9
under den, men det ska dokumenteras att man kommit överens med den enskilde om förändringarna och varför de görs. 5.1.5.5 Uppföljning och utvärdering Enhetschefen ansvarar för att uppföljning och utvärdering görs var tredje månad och dokumenteras. Vidtagna åtgärder i samband med utvärdering ska framgå av dokumentationen. Om standardiserade bedömningsmetoder som en del i uppföljningen har använts och i så fall vilka ska det dokumenteras. 5.1.5.6 Revidering av genomförandeplan Revidering av genomförandeplan ska göras vid behov dock minst en gång per år. Vid revidering ska den enskilde delta om det är möjligt och om den enskilde vill. Närstående/god man, legitimerad personal, demenssjuksköterska, med flera kan delta om det är relevant. Alla yrkesgrupper kan initiera behov av revidering. 5.1.6 Verksamhetsanteckningar Verksamhetsanteckningar förs löpande under genomförandet. Dokumentationen ska innehålla tillräcklig, väsentlig och korrekt information. Av dokumentationen ska det framgå: vilken hänsyn som tagits till den enskildes synpunkter och önskemål när och hur genomförandeplanen ska följas upp om det inträffat händelser som medfört att insatsen helt eller delvis inte har kunnat genomföras som planerat åtgärder som vidtagits behov av kommunikationsstöd förordnande av god man eller förvaltare har den enskilde skyddade personuppgifter 5.1.7 Ankomstsamtal Det ska framgå när ankomstsamtal på särskilt genomförts och vad som framkommit, detta dokumenteras under rubrik Ankomstsamtal. 5.1.8 Verkställighet Enhetschefen fyller alltid i datum för verkställighet i verksamhetssystemet samt skriver i verksamhetsanteckningar datum för inflyttning på och korttids samt datum när insatserna påbörjas i hemtjänst. 5.1.9 Genomförandeanteckningar Enhetschefen tar löpande del av vårdpersonalens anteckningar. 5.2 Vårdpersonalens dokumentation 5.2.1 Vad gör vårdpersonal ansvarar för att personuppgifterna (huvudbilden) i verksamhetssystemet är aktuella upprättar levnadsberättelse när det är möjligt och lämpligt dokumenterar i genomförandeplanen, på uppdrag av enhetschef dokumenterar i anteckningar, SoL gör en sammanfattning inför uppföljning av korttids för signeringslista vid delegerade uppgifter antecknar i anteckningar hälso- och sjukvård 5.2.2 Den enskildes integritet Handlingar som upprättas och gäller den enskilde ska begränsas till uppgifter som bedöms vara tillräckliga, väsentliga och ändamålsenliga i förhållande till vad saken gäller. 10
5.2.2.1 Syfte och innehåll social dokumentation Syftet med social dokumentation är att tydliggöra det omsorgsarbete som ska bedrivas utifrån beviljat bistånd och tydliggöra den enskildes behov, önskemål och upplevelser av sin situation. Säkerställa att den enskilde får den hjälp och det stöd som beviljats och säkerställa att insatserna är av god kvalitet och leder till förbättringar för den enskilde. Kunna följa upp och utvärdera. 5.2.3 Levnadsberättelse Kontaktpersonen ansvarar för att en levnadsberättelse upprättas om den enskilde vill medverka till det. Levnadsberättelsen underlättar för personalen att se den enskilde som en individ och är av stort värde särskilt i arbetet med personer med demenssjukdomar. 5.2.4 Genomförandeplan Genomförandeplanen är en del av dokumentationen, fortsättning och utveckling av biståndsbeslutet. Den enskilde ska ha inflytande över hur hjälpen ges och genomförandeplanen ska upprättas tillsammans med den enskilde. Den enskildes rätt att få bevara sin särprägel, sina vanor och sin identitet ska värnas och framgå av dokumentationen. Kan den enskilde inte delta i upprättandet erbjuds närstående/god man att delta istället. Information från tidigare utförare av hemtjänst, korttid, dagverksamhet ska inhämtas inför upprättandet av genomförandeplanen. Beställningar överförs till genomförandeplanen. 5.2.4.1 Vem ansvarar för att genomförandeplanen upprättas Enhetschefen ansvarar för att en genomförandeplan upprättas för alla som har insatser, detta kan delegeras till kontaktperson/vårdpersonal. Har den enskilde enbart trygghetslarm upprättas ingen genomförandeplan, en plan upprättas av larmorganisationen i det system som hanterar trygghetslarm. Vald utförare ansvarar för att genomförandeplan upprättas. Den enskilde kan tacka nej till att delta i upprättandet av genomförandeplanen, då upprättar utföraren en genomförandeplan utifrån den kunskap och kännedom som finns om den enskilde. På korttids upprättas en tillfällig genomförandeplan. 5.2.4.2 Syfte med genomförandeplan Genomförandeplanen ger den enskilde möjlighet att framföra sina önskemål, synpunkter och vad som är viktigt för att få ett värdigt liv och känna välbefinnande. Det tydliggör för den enskilde hur och när insatserna ska utföras. Genomförandeplanen är också ett arbetsredskap för personalen där det tydligt framgår vad som ska utföras, hur det ska utföras, när det ska utföras samt vilka mål den enskilde har. 5.2.4.3 När ska genomförandeplanen upprättas Det första planeringsmötet ska genomföras så snart som möjligt efter inflyttning/beställning av insats. Senast två veckor efter inflyttning/beställning ska en genomförandeplanen vara upprättad. Den enskilde ska skriva under genomförandeplanen och få en kopia. Om den enskilde inte vill skriva under genomförandeplanen trots att man är överens ska detta dokumenteras. Kan den enskilde inte skriva under kan en närstående eller god man skriva under. Kan inte genomförandeplanen skrivas under av någon ska detta dokumenteras. Ett exemplar ska skickas till biståndshandläggaren senast två veckor efter beställning/inflyttning på. Korttidst skickar inte in genomförandeplanen. 5.2.4.4 Förändringar i genomförandeplanen Genomförandeplanen ska alltid vara aktuell. Behov av förändringar i genomförandeplanen ska göras omgående. När mindre förändringar görs på genomförandeplanen behöver inte den enskilde skriva under den, men det ska dokumenteras att man kommit överens med den enskilde om förändringarna och varför de görs. 5.2.4.5 Uppföljning och utvärdering Enhetschefen ansvarar för att uppföljning och utvärdering görs var tredje månad och dokumenteras. Vidtagna åtgärder i samband med utvärdering ska framgå av dokumentationen. Om standardiserade bedömningsmetoder som en del i uppföljningen har använts och i så fall vilka ska det dokumenteras. 11
5.2.4.6 Revidering av genomförandeplan Revidering av genomförandeplan ska göras vid behov dock minst en gång per år. Vid revidering ska den enskilde delta om det är möjligt och om den enskilde vill. Närstående/god man, legitimerad personal, demenssjuksköterska, med flera kan delta om det är relevant. Alla yrkesgrupper kan initiera behov av revidering. 5.2.5 Anteckningar Anteckningar SoL är det som dokumenteras utifrån genomförandeplan och beställning. Både positiva och negativa avvikelser från genomförandeplanen och viktiga händelser dokumenteras. Anteckningar är dokumentation vilket innebär att de inte kan raderas eller ändras. Anteckningar förs löpande under genomförandet och ska innehålla tillräcklig, väsentlig och korrekt information. Tillräcklig dokumentation innebär att nyanställd personal ska kunna utföra sina arbetsuppgifter med stöd av det som finns dokumenterat i genomförandeplan och anteckningar Väsentlig dokumentation innebär att det är väsentligt för genomförandet. Det ska inte vara onödigt detaljerat exempelvis inte innehålla dagliga rutiner utan det som avviker från det vanliga och det som är planerat. Korrekt dokumentation innebär krav på den enskildes rätt till integritet, det ska vara sakligt och inte innehålla ovidkommande omdömen av allmänt nedsättande eller kränkande karaktär. Ingen dokumentation om tredje man. 5.2.6 Vad ska inte dokumenteras Det är inte meningen att det ska dokumenteras dagligen ex om den enskildes humör, att man utför planerade insatser, att anhöriga kommer på besök eller annat som bedöms som vanligt förekommande och inte påverkar den enskilde eller insatsens utförande. Det som inte ska dokumenteras kan vara viktig information som ska förmedlas till kollegor i arbetslaget eller till natten/nattpatrull och från natten/nattpatrull till dagpersonalen. Denna information lämnas via meddelarfunktionen i verksamhetssystemet alternativt via telefon. 5.2.7 Hur ska man dokumentera? Dokumentationen ska föras med respekt för den enskildes integritet dvs. inga värderande omdömen. Beskriv korrekt och sakligt det som hänt tänk foto vad såg jag. Använd enkelt språk så att den som berörs utan hinder kan ta del av innehållet. Beskriv person och händelser på det sätt som du själv skulle vilja bli beskriven. Ställ dig frågan Skulle jag vilja att någon skrev så här om mig? För vems skull skriver jag detta? 5.2.8 Hur ska man inte dokumentera Exempel på hur man inte dokumenterar NN har gapat och skrikit så jag har fått ont i huvudet, har varit jobbig, dessa beskrivningar utgår från personalens arbetssituation och inte om den enskildes situation. Beskriv istället vad du iakttagit under dagen. Ex på hur du kan beskriva händelsen. NN har gått fram och tillbaka i korridoren och bankat i väggen och ropat under stora delar av dagen. Verkar förvirrad det är en tolkning som någon gjort, beskriv istället vilka iakttagelser du gjort, ex på hur du kan skriva NN har vid flera tillfällen under dagen talat osammanhängande och kunde inte minnas var han bor. Har ätit jättebra vad är jättebra? Beskriv istället fakta exempel vad personen har ätit 5.2.9 Anteckningar hälso- och sjukvård Händelser som är kopplade till det som är beställt av legitimerad personal antecknas här. Anteckningar är löpande händelser av vikt, anteckningar om hur beviljade insatser har kunnat genomföras, hur det har fungerat samt både positiva och negativa avvikelser. Exempel på vad som ska antecknas enligt HSL; förändringar i hälsotillstånd uppföljning av vård och behandling uppföljning av rehabiliterande insatser och hjälpmedel 12
iakttagelser, kontroller och mätningar effekter och biverkningar av läkemedel och behandlingar riskbedömningar (risk för undernäring/fall/trycksår) munvård nutrition infektioner och hygien 5.2.10 Signeringslista Den som tagit emot en delegering från legitimerad personal tillhör hälso- och sjukvårdspersonal och har ett ansvar att dokumentera utförd insats på signeringslista. Signeringslistor kan även förekomma vid uppgifter som inte är delegerade. 6 Referenser Ehnfors, M., Ehrenberg, A. & Thorell-Ekstrand, I. 2000, VIPS-boken. Om en forskningsbaserad modell för dokumentation av omvårdnad i patientjournalen, FoU 48, Vårdförbundet, Stockholm. ISBN 91-7043-045-4 Nilsson, A & Carlsson, T. 2004 Dokumentera mera. Social dokumentation inom omsorgen om äldreoch funktionshindrade. Nilsson, A & Carlsson, T. 2009 Social Dokumentation ett steg till Nilsson, A & Carlsson, T. 2012 Social dokumentation i praktiken Norström, C. & Thunved, A. Nya sociallagarna, med kommentarer, lagar och författningar som den lyder 1 januari, 2005 Patientdatalagen SFS 2008:355 Socialstyrelsens föreskrifter om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården, SOSF 2008:14 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om delegering av arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvård och tandvård, SOSF 1997:14 Socialstyrelsen 2015. Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten. Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, SOSFS 2014:5 Socialstyrelsen föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för kvalitet i verksamheten SOSFS 2011:9 13
Ärende 2 Drift av Ginstgården
Datum: 2015-04-01 Vård- och äldreomorgsnämnden Handläggare: Catharina Johansson Direktnr: 0322-616649 Beteckning: Tjänsteskrivelse Drift av Ginstgårdens äldre Ärendebeskrivning Driften av äldret Ginstgården har genom beslut i vård- och äldreomsorgsnämnden 15 april 2003 28 varit utlagd på entreprenad sedan starten 2004-10-01. Den första avtalsperioden löpte under sex år och verksamheten drevs då av Attendo Care. Den nuvarande avtalsperioden startade den 1 oktober 2010 med Bräcke Diakoni som ansvarig för att driva verksamheten. Den avtalade perioden om fyra år löpte ut 30 september 2014 men gav möjlighet till ytterligare två års förlängning. Vård- och äldreomsorgsnämnden beslöt 2013-09-24 att utnyttja möjligheten till förlängning av nuvarande avtal till och med 2016-09-30 då avtalet upphör. Beredning Det finns beslut från vård- och äldreomsorgsnämnden om att verksamheten vid Ginstgården ska drivas på entreprenad. Det är förvaltningens uppfattning att Ginstgården även fortsättningsvis bör drivas på entreprenad. Om förvaltningens förslag antas följer ett omfattande arbetet för att utforma förfrågningsunderlag. Erfarenheter från arbetet 2013-2014 med förfrågningsunderlag för drift av äldrena Ängabogården och Kaptenen visade att risken för överprövningar av den här typen av upphandlingar är stor och att processen drar ut på tiden. Arbetet med en förnyad upphandling bör därför skyndsamt starta upp och arbetet med att ta fram underlag för upphandling påbörjas, för att säkra att ett överlämnande kan ske då nuvarande avtal löper ut 2016-09-30. Förvaltningen föreslår att underlaget utformas som en kvalitetsupphandling, men att frågan om fast pris avgörs under arbetets gång med hänsyn tagen till det ekonomiska läge som råder. Att frågor som fast pris eller kvalitetsupphandling och bästa pris eller andra strategiska avvägningar ska återkopplas och avgöras av vård- och äldreomsorgsnämnden innan upphandling genomförs. Alingsås kommun, Vård och äldreomsorgsförvaltningen Postadress: 441 81 Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 våning 2 Telefon: 0322-61 60 00, Fax: 0322-124 58 vard.aldreomsorg@alingsas.se, www.alingsas.se 1 (2)
Förslag till beslut 1. Vård-och äldreomsorgsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att utarbeta förfrågningsunderlag för upphandling av driften vid Ginstgårdens äldre. 2. Vård- och äldreomsorgsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att genomföra upphandling av Ginstgårdens äldre efter att förvaltningen återkommit till nämnden med underlag för beslut i strategiska avvägningar. 3. Nytt avtal för entreprenaddrift av Ginstgården ska gälla från 2016-10-01 VÅRD- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Catharina Johansson Förvaltningschef 2 (2)
Ärende 3 Redovisning av klagomål och synpunkter 2014
Ärende 4 Ej verkställda beslut 2015
Datum: 2015-04-01 Vård och äldreomsorgsnämnden Handläggare: Ann Cajvert/H Direktnr: 0322-617076 Beteckning: Rapportering ej verkställda beslut Ej verkställda beslut enligt 4 kap 1 och rapportering enligt 16 kap 6f socialtjänstlagen 2015 kvartal 1 Bakgrund En rapporteringsskyldighet införs 2006-07-01 i socialtjänstlagen 16 kap. 6 f-h. Rapporteringen gäller ej verkställda gynnande beslut enligt 4 kap. 1 socialtjänstlagen. Rapporteringen skall ske till IVO, kommunens revisorer och kommunfullmäktige. Genom ändringen i socialtjänstlagen (SoL) ska en kommun som inte inom skälig tid tillhandahåller bistånd enligt 4 kap. 1 SoL som någon är berättigad till, enligt beslut från kommunen, åläggas att betala en särskild avgift, en så kallad. sanktionsavgift. Till fullmäktige ska nämnden lämna en statistikrapport över hur många gynnande beslut enligt 4 kap. 1 SoL som inte verkställts inom tre månader från beslutsdatum. I rapporten ska anges vilka typer av bistånd dessa beslut gäller samt hur lång tid som förflutit från dagen för respektive beslut. Uppgifterna i rapporten sak vara avidentifierade. Det ska således inte gå att härleda uppgifterna i rapporten till enskilda personer. Inte heller ska nämnden ange skälen till varför de rapporterade besluten inte är verkställda. Meningen är inte att skapa en diskussion kring enskilda ärenden. Däremot ska det framgå hur stor del av de ej verkställda besluten som gäller kvinnor respektive män. Rapporteringen ska göras en gång per kvartal. Beredning Vid rapporteringstillfälle 2015-03-31 (innefattande kvartal 1) har vård och äldreomsorgsförvaltningen redovisat 32 individrapporter till IVO. 20 är återrapporteringar från förra rapporteringstillfället (av dessa har 13 personer flyttat in på särskilt ) och 12 är nya. Av de 32 individrapporter som är inrapporterade till socialstyrelsen är alla personer erbjudna särskilt. Statistikrapport se bilaga 1. Alingsås kommun, Vård och äldreomsorgsförvaltningen Postadress: 441 81 Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 våning 2 Telefon: 0322-61 60 00, Fax: 0322-124 58 vard.aldreomsorg@alingsas.se, www.alingsas.se
Förslag till beslut 1. Vård och äldreomsorgsnämnden antar förvaltningens kvartals- och individrapport som sitt svar till socialstyrelsen och revisorerna. 2. Vård och äldreomsorgsnämnden beslutar att överlämna upprättad statistikrapport till kommunfullmäktige. VÅRD OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN Catharina Johansson Förvaltningschef Ann Cajvert/H Chef för myndighetsavdelningen Alingsås kommun, Vård och äldreomsorgsförvaltningen Postadress: 441 81 Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 våning 2 Telefon: 0322-61 60 00, Fax: 0322-124 58 vard.aldreomsorg@alingsas.se, www.alingsas.se
Alingsås kommun, Vård och äldreomsorgsförvaltningen Postadress: 441 81 Alingsås Besöksadress: Kungsgatan 9 våning 2 Telefon: 0322-61 60 00, Fax: 0322-124 58 vard.aldreomsorg@alingsas.se, www.alingsas.se
Rapporteringsskyldighet enligt 16 kap 6f socialtjänstlagen År Kvartal Rapporteringstillfälle Ärende ej verkställda inom 3 månader från beslutsdatum Typ av bistånd 2015 1 150331 1 Särskilt 2 Särskilt 3 Särskilt 4 Särskilt 5 Särskilt 6 Särskilt 7 Särskilt 8 Särskilt 9 Särskilt 10 Särskilt 11 Särskilt Kön MA RK Man AS MN BE A-GP Man BW IN NvW Man AP VH Tid från beslutsdatum till inrapporteringstillfället Erbjuden inom 3 månader Kommentar 730 Ja Erbjuden 2 ggr/ nej 460 Ja Erbjuden 4 ggr/ Ja Inflyttning 150203 315 Ja Erbjuden 4ggr/ ja Inflyttning 150209 279 Ja Erbjuden 2 ggr/ ja Inflyttning 150211 343 Ja Erbjuden 2 gång/nej 267 Ja Erbjuden 3 ggr/nej Återtag av ansökan 279 Ja Erbjuden 3 ggr/ ja Inflyttning 150119 270 Ja Erbjuden 3 ggr/ ja Inflyttning? 314 Ja Erbjuden 2 ggr/ nej 264 Ja Erbjuden 3 ggr/ nej Återtag av ansökan 179 Ja Erbjuden 1 gång/ ja Inflyttning 150126
År Kvartal Rapporteringstillfälle Ärende ej verkställda inom 3 månader från beslutsdatum Typ av bistånd 2015 1 150331 12 Särskilt 13 Särskilt 14 Särskilt 15 Särskilt 16 Särskilt 17 Särskilt 18 Särskilt 19 Särskilt 20 Särskilt Kön Man RL HW IK MS EE MB R-MB AF UR Tid från beslutsdatum till inrapporteringstillfället Erbjuden inom 3 månader Kommentar 183 Ja Erbjuden 3 gånger/ ja Inflyttning 150129 143 Ja Erbjuden 2 gånger/ ja Inflyttning 150207 160 Ja Erbjuden 3 gånger/ ja Inflyttning 150308 242 Ja Erbjuden 2 ggr/nej 179 Ja Erbjuden 2 ggr/ ja Inflyttning 150211 218 Ja Erbjuden 2 gång/ ja Inflyttning 150414 215 Ja Erbjuden 1 gång nej 205 Ja Erbjuden 1 gång/nej 182 Ja Erbjuden 1 gång/nej
År Kvartal Rapporteringstillfälle Ärende ej verkställda inom 3 månader från beslutsdatum Typ av bistånd 2015 1 150331 21 Särskilt 22 Särskilt 23 Särskilt 24 Särskilt 25 Särskilt 26 Särskilt 27 Särskilt 28 Särskilt 39 Särskilt 30 Särskilt 31 Särskilt Kön Man VH Man RB AA GF MG Man PG S Man LO BA CG Man LO MCN Tid från beslutsdatum till inrapporteringstillfället Erbjuden inom 3 månader Kommentar 167 Ja Erbjuden 2 ggr/ nej 140 Ja Erbjuden 2 ggr/ nej Återtag skickat 111 Ja Erbjuden 3 gånger/ nej 106 Ja Erbjuden 2 gånger/ nej 174 Ja Erbjuden 1 gång/ nej 172 Ja Erbjuden 2 gånger/ nej 158 Ja Erbjuden 1 gång/ nej 152 Ja Erbjuden 1 gång/ nej 144 Ja Erbjuden 1 gång/ nej 123 Ja Erbjuden 1 gång/ nej 118 Ja Erbjuden 1 gång/ nej
År Kvartal Rapporteringstillfälle Ärende ej verkställda inom 3 månader från beslutsdatum Typ av bistånd 2015 1 150331 32 Särskilt Kön Man BL Tid från beslutsdatum till inrapporteringstillfället Erbjuden inom 3 månader Kommentar 98 Ja Erbjuden 1 gång/ nej