Sammanträdesprotokoll

Sammanträdesprotokoll VALNÄMNDEN Plats och tid Stadshuset, Avesta, klockan 14:00-15:05 Beslutande Lilian Palm (S), ordförande Lars Levahn (S) Monica Andersson (S) Kristina Ohls (C) Ulf Bengtsson (S), ersättare för Stig Lindqvist (S) Göran Edström (S), ersättare för Laila Borger (S) Anders Eriksson (S), ersättare för Henrik Hästbacka (M) Övriga deltagande Christina Hardyson, kanslisekreterare, sekreterare Utses att justera Kristina Ohls (C) med Anders Eriksson (S) som ersättare Justeringens plats och tid Kommunkansliet fredag 6 april 2018 klockan 14:00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 1-6 Ordförande Justerande Sammanträde ANSLAG Datum Anslag sätts upp 2018-04-06 Anslag tas ner 2018-04-28 Protokollets förvaring Kommunkansliet Christina Hardyson

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 2 ÄRENDELISTA 1 Information 3 2 Röstningslokaler 2018 6 3 Vallokaler 2018 8 4 Post Nords erbjudande om tjänster vid valet 10 5 Delgivningar 12 6 Övriga frågor 13

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 3 1 Information Sveriges Kommuner och Landstings utbildning i Alvesta 30 januari 2018 Val 2018 utmaningar och möjligheter Lars Levahn (S) och Christina Hardyson deltog. - Förändringar inför valet Valmyndigheten informerade. Förändrad vallag Generationsskifte i valadministrationen Nytt politiskt landskap Hot/hat/våld Ökad förtidsröstning Medias bevakning Påverkan Partisymbol på valsedlar. Krav på samtycke från de som står på lista Alla röstmottagare ska utbildas Ambulerande röstmottagare, kommunen organiserar, tid och omfattning Budröstning kvar men ej kommunala bud Tillgänglighet har företräde när vallokaler beslutas Förtidsröstning alla dagar fr om 22/8 9/9. - Goda exempel och erfarenhetsutbyte Helsingborgs stad och Göteborgs stad informerade. Stora kommuner: I Helsingborg jobbar fem personer med valet, 150 personer utbildas per kväll. I Göteborg jobbar 2500 röstmottagare. - Påverkan mot valet 2018 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap presenterade sin analys av risken för att valet 2018 utsätts för påverkan Större krav på säkerhet, medvetenhet minskar effekten. Christina Hardyson och Max Rupla (risk- och säkerhetssamordnare) åker på workshop om säkerskyddsanalys 3 maj 2018 på Länsstyrelsen i Falun. - Utbildningsmaterial och förberedelser Valmyndigheten informerade. Info om valdatasystemet, handböcker, handledningar, manualer, nyhetsbrev www.val.se ny sida sedan februari 2018 Hur man kan informera: Röstkort, TV, Radio, Annonser, val.se, hemsida, m m

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 4 1 (forts) - Insatser för att öka valdeltagandet vad är valnämndernas roll Sveriges Kommuner och Landsting och Valmyndigheten informerade Partierna, medierna, föreningarna, valnämnden (var, när, hur på olika språk Underlätta förtidsröstningen, stärka skolans demokratiuppdrag. Länsstyrelsen Dalarnas läns valinformation i Borlänge 22 februari 2018 Valinformation inför RKL-valet 2018 Laila Borger (S), Kristina Ohls (C), Maria Hellgren, Helene Eriksson och Christina Hardyson deltog. - s arbete - Valportalen - Ambulerande röstmottagare, budröstning - Risk- och sårbarhetsanalys. Valmaterialbeställning Den stora valmaterialbeställningen är gjord (valsedlar, valkuvert, fönsterkuvert och annat material som kommer från Valmyndigheten). Mindre kompletteringar kan göras. Valmyndigheten står för detta material. Ytterligare beställning av uppsamlingslådor till förtidsröstning, valurnor m m tillkommer, bekostas av valnämnden. Skrivare har köpts in till några förtidsröstningsställen eftersom dubblettröstkort måste skrivas ut på plats får eventuellt inte skickas per fax och ej heller per e-post. Hushålltidningen Innehåller bl a en liten information om kommande val och möjligheter att rösta i höst. (utrymmet är begränsat). Information om kommunens målområden och hur man som medborgare kan påverka t ex genom olika råd eller genom medborgarförslag.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 5 1 (forts) Delad röstlängd Röstlängden kan beställas delad. Därmed finns möjlighet för två personer att samtidigt pricka av väljare i röstlängderna samtidigt t ex en för personlig röstning och en för förtidsrösternas avprickning. Sekreteraren har frågat ordförande och vice ordförande i valdistrikten. De flesta tyckte inte att det skulle underlätta så mycket i arbetet med förtidsröster. De uppmanas att ha denna möjlighet i åtanke vid höstens val, inför kommande val. Statistik Följande statistik utdelas: - Antal röstberättigade i valdistrikten 2018-03-01 - Antal som förtidsröstade under förtidsröstningsperioden samt antal röstande och förtidsröster i de olika valdistrikten 2014.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 6 2 Röstningslokaler 2018 Sekreteraren anför följande: gav vid sammanträdet 16 oktober 2017 sekretariatet i uppdrag att lämna förslag, med 2014 års val som grund, på lämpliga röstningslokaler för bl a förtidsröstning och institutionsrösting (som också är en form av förtidsröstning) efter avstämning med Avesta HSO (Handkappföreningarnas samarbetsorgan). Förtidsröstningen startar 18 dagar före valdagen. Det måste i alla kommuner finnas minst en röstningslokal öppen varje dag som förtidsröstning kan ske. Lokalens placering och öppettider kan dock variera. Det innebär att förtidsröstningen börjar onsdagen den 22 augusti och ska pågå varje dag fram till och med valdagen, den 9 september. Från valet 2018 gäller dessutom att det i alla kommuner måste finnas minst en röstningslokal öppen på valdagen den 9 september under samma tid som vallokalerna, det vill säga kl 8:00 20:00. Lämpliga lokaler ska användas som röstningslokaler och som i fråga om lokalisering, tillgänglighet och öppethållande ger väljarna goda möjligheter att rösta. Lokal för röstmottagning får inte ha anknytning till en viss politisk sammanslutning och bör inte ha sådan anknytning till en viss religiös sammanslutning eller ett visst företag som kan påverka väljaren i samband med röstningen. I fråga om lokaler som t ex har anknytning till en viss religiös sammanslutning har kravet på god tillgänglighet företräde. Alla lokaler där man kan rösta ska vara tillgängliga. Vid valet 2014 ordnade valnämnden även förtidsröstning söndagen före valdagen på de 4 större äldreboendena i kommunen. s sekretariat har utgått från 2014 års röstningslokaler och kontrollerat alla vallokaler utifrån tillgänglighet m m. Skriftligt information har dessutom skickats till Avesta HSO (Handikappföreningarnas samarbetsorgan) och till kommunala handikapprådet med information om förslaget till vallokaler med uppmaning om skriftligt svar på hur de ser på tillgängligheten och vid behov, förslag på åtgärder. Något svar från dem har ännu inte kommit. Kommunfullmäktiges partier Biblioteken Vård och omsorg, Tallbacken, Balders, Framnäs och Björkhagen Skogsgläntan, Centrumgården

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 7 2 (forts) Sekreterarens förslag - Följande tio röstningslokaler föreslås under förtidsröstningsperioden onsdag 22 augusti söndag 9 september 2018: - Avesta bibliotek (onsdagar, torsdagar, fredagar och måndagar kl 9-18, lördagar kl 10-14 samt tisdagar kl 11-20). - Krylbo bibliotek (onsdagar kl 8-12 och kl 13-17, fredagar kl 9-14 samt måndagar kl 13-18). - Fors bibliotek (torsdagar kl 9-13 och kl 14-18 samt måndagar kl 9-14). - Horndals bibliotek (onsdagar kl 14-20, torsdagar kl 9-13, fredagar kl 10-13, måndagar kl 14-18 samt tisdagar kl 13-16). - Tallbacken (söndag 2 september kl 10-11:30) - Balders (söndag 2 september kl 14-15:30) - Framnäs (söndag 2 september kl 10-11:30) - Björkhagen (söndag 2 september kl 14-15:30) - Skogsgläntan (måndag 3 september fredag 7 september, kl 14-17) - Centrumgården (söndag 26 augusti och söndag 2 september kl 14-16 samt söndag 9 september kl 8-20). Beredning - Kommunkansliets skrivelse 28 mars 2018. s beslut - Röstningslokalerna för förtidsröstningen vid valet 2108 godkänns. Kommunfullmäktiges partier Biblioteken Vård och omsorg, Tallbacken, Balders, Framnäs och Björkhagen Skogsgläntan, Centrumgården

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 8 3 Vallokaler 2018 Sekreteraren anför följande: gav vid sammanträdet 16 oktober 2017 sekretariatet i uppdrag att lämna förslag, med 2014 års val som grund, på lämpliga vallokaler efter avstämning med Avesta H S O (Handkappföreningarnas samarbetsorgan). Avesta kommun består av 12 valdistrikt dit väljare hör. 12 vallokaler ska vara öppna på valdagen mellan kl 8-20. En vallokal ska vara värdeneutral och får inte ha anknytning till en viss politisk sammanslutning. Vallokalen bör inte ha någon anknytning till en visst religiöst sammanslutning eller till ett visst företag som kan påverka väljaren i samband med röstningen. Det är inget hinder att använda lokaler som tillhör en annan huvudman. Kravet på god tillgänglighet ges företräde. s sekretariat har utgått från 2014 års vallokaler och kontrollerat alla vallokaler utifrån tillgänglighet m m. Skriftligt information har dessutom skickats till Avesta HSO (Handikappföreningarnas samarbetsorganisation) och till kommunala handikapprådet med information om förslaget till vallokaler med uppmaning om skriftligt svar på hur de ser på tillgängligheten och vid behov, förslag på åtgärder. Något svar från dem har ännu inte kommit. Sekreterarens förslag - Följande tolv valdistrikt har nedanstående vallokaler på valdagen den 9 september 2018: - Avesta N-Högbo: Avesta församlingsgård - Avesta C: Markusskolans matsal - Avesta V-Bengtsbo-Nyhyttan: Samlingslokalen Kolan (Prästgatan 35) - Avesta S: Avesta Brandstation, räddningscentralen - Horndal: Kulturforums foajé - By: Solbacka Bystuga - Folkärna: Folkärna församlingsgård - Fors: Fors skolas matsal - Krylbo: Krylbo församlingsgård - Karlbo: Karlbo skolas matsal - Skogsbo N-Rutbo-Grytnäs: Klockarskolans matsal - Skogsbo C-Grytnäs gärde: Skogsbo skolas matsal Kommunfullmäktiges partier Respektive vallokal

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 9 3 (forts) Beredning - Kommunkansliets skrivelse 28 mars 2018. s beslut - Vallokalerna vid valet 2108 godkänns. Kommunfullmäktiges partier Respektive vallokal

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 10 4 Post Nords erbjudande om tjänster vid valet Sekreteraren anför följande: gav vid sammanträdet 16 oktober 2017 sekretariatet i uppdrag att undersöka om det finns fler intressenter på marknaden som erbjuder samma typer av tjänster för förtidsrösthantering och transporter som PostNord, kommunens transporttjänst samt Landstingsservice erbjudit tidigare valår. Kontakt har tagits med kommunens upphandlingsenhet där man gjort en mindre marknadsundersökning och den visar på två alternativ; egen regi eller PostNord när det gäller transport, sortering och förvaring av förtidsröster. Detta med anledning av uppdragets särart. har goda erfarenheter av PostNords tjänster vid valen 2014. När det gäller transport av annat valmaterial (valskärmar, boxar, valsedlar m m) till och från röstningslokalerna (förtidsröstning) och till och från vallokalerna (valdagen) så finns nu återigen möjligheten att ordna detta via kommunens tekniska service. s ordförande och sekretariat har träffat företrädare för PostNord som redovisat sina tjänster och kostnader för uppdraget med hanteringen av förtidsröster. - Tranporten kommer att kosta 495:-/timme. - Uppskattat pris per förtidsröst är 8:-/styck. Avtal bör tecknas med PostNord innan april månads utgång. Sekreterarens förslag - Avesta kommun tecknar avtal med PostNord för transport, sortering och förvaring av förtidsrösterna vid valet 2018. - Avesta kommun, teknisk service, får i uppdrag att transportera valskärmar, boxar, valsedlar m m till och från röstningslokalerna och vallokalerna vid valet 2018. Beredning - Kommunkansliets skrivelse 28 mars 2018. Kommunsekreteraren Post Nord Teknisk service

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 11 4 (forts) s beslut - Avesta kommun tecknar avtal med PostNord för transport, sortering och förvaring av förtidsrösterna vid valet 2018. - Avesta kommun, teknisk service, får i uppdrag att transportera valskärmar, boxar, valsedlar m m till och från röstningslokalerna och vallokalerna vid valet 2018. Kommunsekreteraren Post Nord Teknisk service

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 12 5 Delgivningar 1. Arvoden och ersättningar i samband med valen 2018 och 2019. Handling utdelas

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 13 6 Övriga frågor - Sekreteraren meddelar att rekrytering av alla röstmottagare och ordförande och vice ordförande inför höstens val, pågår. - Nytt möte för valnämnden planeras före sommaren.