Doknr. i Barium Dokumentserie Giltigt fr o m Version 15857 su/med 2018-02-01 5 Innehållsansvarig: Elisabeth Luts, Enhetschef, Administrativ enhet (elilu5) Godkänd av: Mona Andersson Palmqvist, Verksamhetschef, Verksamhetsledning (monpa7) Denna rutin gäller för: Verksamhet Geriatrik Lungmedicin och Allergologi Denna rutin gäller för Verksamhetsområde geriatrik, lungmedicin och allergologi Revideringar i denna version Tillägg: Vid kanslistens frånvaro lämnas blå lådan av sekreterare enligt planering. Adress till Arkiv och informationsstruktur ändrad till Torggatan 5, Mölndal. Tillägg angående röntgensvar till Lungmedicin: Om röntgen är gjord precis innan besök som varit, läggs röntgensvaret till den läkare patienten varit hos. Tillägg av Utgående post Allergimottagningen. Angående inkommande och utgående post från avdelning 604 hänvisas till samma information som för avdelning 19 i avvaktan på besked om lokalisering av avdelning 34. Syfte Patientsäker hantering av post och dokument. Arbetsbeskrivning Blå lådorna Bruna stråket 11, Sahlgrenska sjukhuset Blå lådan ska lämnas på central uppsamlingsplats (skyddsrummet suterrängplan huvudbyggnad, mittemot städzon 1) plomberad i god tid innan hämtning. Blå lådan avhämtas där vardagar kl 8:00 av Närservice. Blå lådan står på plan 99 på Elevhemmet. Kanslist på Elevhemmet lämnar lådan varje dag sen eftermiddag eller senast kl. 07:50 påföljande morgon till central uppsamlingsplats enligt ovan. Vid kanslistens frånvaro lämnas blå lådan av sekreterare enligt planering. Avd 19, avd 34, ASIH, avd 603, avd 604, KOL-centrum och Externa Rehabiliteringsprogram Patchade dokument skickas av sekreterare till Arkiv och Informationsstruktur, Skanning, Torggatan 5, Mölndal. Elevhemmet och Allergimottagningen Dokument från Allergimottagningen som ska patchas hämtas av patchansvarig kanslist. Dokument från Elevhemmet plan 00 som ska patchas hämtas av patchansvarig kanslist. Lungmottagningen Dokument som ska patchas lämnas till kanslist i kassan på Lungmottagningen för patchning. Lungmedicinsk diagnostik Dokument som ska patchas skickas till patchansvarig kanslist/sekreterare på Elevhemmet. Lungonkologen Dokument som ska patchas lämnas till kanslist i kassan på Lungmottagningen för patchning. Lunginfektionsmottagningen Dokument som ska patchas skickas till patchansvarig kanslist/sekreterare på Elevhemmet. Cystisk fibrosmottagning Dokument som ska patchas hämtas från brevkorg Till skanning, som finns på CF, av Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia 1 (av 7)
administrationsansvarig kanslist/sekreterare på CF och lämnas till postfack för patchansvarig kanslist/sekreterare plan 99 på Elevhemmet. Utredningsmottagningen Dokument som ska patchas lämnas till kanslist i kassan på Lungmottagningen för patchning alternativt så hämtar kanslisten papperna som ska patchas i facket signerade provsvar på URMexpeditionen. De patchade dokumenten lämnas till Blå lådan på Elevhemmet alternativt lämnas de direkt på den centrala uppsamlingsplatsen. KOL-centrum Dokument som ska patchas skickas till patchansvarig kanslist/sekreterare på Elevhemmet. Inkommande post All post öppnas, förutom post till linjechefer, ankomststämplas och delas ut i respektive postfack. Post till linjechefer öppnas ej men ankomststämplas på kuvertet och läggs direkt i respektive chefs postfack. För förteckning över linjechefer, se verksamhetens hemsida. Post som kommit fel skickas vidare direkt till rätt enhet. Använd internpost där det går. Inkommande post till Elevhemmet Inkommande post kommer varje dag cirka kl. 10:00 och kl. 14:00 till plan 00 på Elevhemmet och tas om hand av postansvarig kanslist/sekreterare eller, vid kanslists frånvaro, av sekreterare enligt planering. Alla sekreterare som arbetar med patientdokumentation har egna postfack på Elevhemmet, som måste hanteras varje vardag. Vid ordinarie sekreterares frånvaro ansvarar den sekreterare som bemannar akuttelefonen för tömning och åtgärdande av patientrelaterad post i respektive sekreterares postfack. Post till Administrativa enheten för externa rehabiliteringsprogram (Remitteringssekretariatet) ankomststämplas på kuvertet och Skickas till Högsbo sjukhus, B1, Tunnlandsgatan 2A, 400 43 Göteborg, med internpost. Inkommande intygskopior (från enheter inom Vo GLA) till intygsansvarig sekreterare läggs i postfack intyg på plan 99, Bruna Stråket 11 B. OBS! Stämpla kopia på intygskopian om detta inte redan gjorts. Allergologi All post till personalen på Allergimottagningen sorteras och läggs i respektives postfack på Allergimottagningen eller Elevhemmet. Interna dietistremisser från Allergimottagningen läggs i dietisternas fack på Allergimottagningen. Vid ordinarie läkares semester, enligt notering på postfacken, läggs provsvar och övriga patientärenden i konsultlådan på skrivbordet i rummet där postfacken finns på Allergimottagningen. Lungmedicin Provsvar Läggs i ordinerande läkares postfack plan 00, (träfack samt brevbackar i plast för randande läkare), enligt uppgift på provsvaret. Röntgensvar Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia. Sida 2 (av 7)
Vid hantering av röntgensvar, titta i ELVIS och Melior. Om patienten ska komma på efterföljande besök, läggs svaret till den läkare patienten ska till enligt ELVIS. Om röntgen är gjord precis innan besök som varit, läggs svaret till den läkare patienten varit hos. Om patienten varit på akutmottagningen eller subakut besök på lungmottagningen (se Melior) och inte har efterföljande besök inbokat, läggs svaret till PAL. Om patienten inte är inbokad på besök till lungmedicin läggs röntgensvaret till den läkare som skrivit remissvar till inremitterande (se Melior). Om patienten går på utredningsmottagningen, lungonkologiska mottagningen eller lunginfektionsmottagningen (se Melior) skickas remissvaret till respektive mottagning. Om patienten är inlagd eller nyligen varit inlagd på avd 19/32 skickas prov-/röntgensvaret dit. Provsvar och röntgensvar som ska signeras av läkare tjänstgörande på KOL-centrum skickas till KOL-centrum, Vita stråket 12, Sahlgrenska sjukhuset. Signerade dokument för patchning Signerade dokument för patchning läggs i postfack för patchning plan 00 på Elevhemmet. Remisser Dietistremisser, externa samt interna, från lungmedicin läggs i särskilt postfack på plan 01. Geriatrik All patientrelaterad post (post med patientuppgifter som provsvar, journalkopior, brevsvar, remissvar etc.) kontrolleras av postansvarig kanslist/sekreterare var patienten senast vårdats eller fortfarande vårdas och vidarebefordras dit. Ej patientrelaterad post till geriatrikunderläkare läggs i gemensamt fack för geriatrikunderläkare på plan 01. Remisser till Palliativa sektionen (ASIH och avdelning 604) faxas till Högsbo sjukhus, fax nr: 031-45 91 12. Alla övriga inkommande remisser för geriatrik och palliativ vård läggs i Remissenhetens fack, plan 01. Inkommande post till Lungmottagningen, Utredningsmottagningen Inkommande post kommer varje dag cirka kl. 10:00 och kl. 14:00 och läggs i facket inkommande post utanför lungmottagningens kassa. Posten tas om hand av kassapersonalen. All post som det står utredningsmottagningen på läggs i URM facket på vänster sida om dörren i kassarummet. Övrig post sorteras till respektive mottagning/läkare/sköterska och skickas sedan till respektive mottagning alternativt Elevhemmet. Post till syrgassköterska, LINF-sköterska, utemottagningssköterska (Lungmottagningen, endast provsvar som sjuksköterskan vill se innan de skickas vidare till läkaren) läggs i respektive fack till vänster innanför dörren i kassarummet. För all post som ska till läkare på lungmottagningen kontrollerar man vilken läkare som ska träffa patienten eller som har träffat patienten alternativt vem som ordinerat prover/röntgen mm. och skriver läkarens namn om det ej redan står samt stryker över med märkpenna innan man skickar det till Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia. Sida 3 (av 7)
Elevhemmet som sedan delar ut det i respektive läkares fack. Inkommande post till KOL-Centrum Post kommer varje vardag cirka kl. 10:00 och Posten läggs i trådback innanför entrédörren till KOL-centrum. Posten tas om hand av medicinska sekreterare samt fördelar till mottagningens personal. Inkommande post till Lungonkologisk mottagning, Posten inkommer varje helgfri vardag cirka kl. 10:00 och kl. 14:00 till postfack uppsatt utanför sjuksköterskeexpeditionen. Sjuksköterska och undersköterska ansvarar för att inkommande post öppnas och sorteras ut till rätt yrkeskategori. Inkommande remisser registreras i ELVIS av sjuksköterska eller sekreterare innan de läggs till läkare för bedömning. Inkommande post till Lungmedicinsk diagnostik Posten inkommer varje helgfri vardag cirka kl. 10:00 och kl. 14:00 och hämtas av personal på diagnostiken mitt emot lungonkologisk mottagningsexpedition. Inkommande post till Lunginfektionsmottagningen/TB Posten kommer varje dag cirka kl. 10:00 och Den post som är adresserad direkt till Lunginfektionsmottagningen hamnar i postfacket mitt emot receptionen på Klinisk fysiologimottagning, Vita stråket 12. Posten stämplas och tas om hand av sjuksköterska på Lunginfektionsmottagningen. Post som är adresserad till Lungmottagningen, men där man kan utläsa i texten att posten ska till Lunginfektionsmottagningen ankomststämplas av kanslist i lungkassan och läggs i fack markerat LINF inne på lungkassan. Posten hämtas då av sjuksköterska på Lunginfektionsmottagningen. Inkommande post till Sömnmedicinsk enhet Inkommande post kommer varje dag (i postfack innanför dörren till avdelningen) cirka kl. 10:00 och kl. 14:00 till Sömnmottagningen och tas om hand av personalen där. Det som kommer från Sömnmottagningen till Elevhemmet är mestadels patch och olika intyg. Läggs till ansvarig sekreterare. Inkommande post till Cystisk fibrosmottagning Posten inkommer varje vardag kl. 8:40 10:40 och kl. 13:10 15:10 till postlådan utanför mottagningen som man måste ha postnyckel till för att kunna öppna. Denna låda behöver öppnas när man hämtar post men dock inte när man lägger på post i denna postlåda. Inkommande post tas om hand av kanslist/sjuksköterska. Därefter sorteras posten till respektive mottagare på enheten. Inkommande post till avdelning 19 Kommer varje dag cirka kl. 10:00 och kl. 14:00, fack precis utanför entrédörren till avdelning 19. Posten tas om hand av sekreterare och läggs i läkarlådan på expeditionen. Inkommande post till avdelning 34 Kommer varje dag cirka kl. 10:00 och kl. 14:00, fack precis utanför entrédörren till avdelning 34. Posten tas om hand av sekreterare och läggs i läkarlådan på expeditionen. Inkommande post till avdelning 603 Inkommande post kommer varje dag cirka kl. 10:00 och kl. 14:00 till plan 2, byggnad 1, Högsbo sjukhus, och tas om hand av sekreterare och läggs i läkarlåda på expeditionen. Inkommande post till avdelning 604 I avvaktan på besked om lokalisering av avdelningen hänvisas till avdelning 19. Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia. Sida 4 (av 7)
Inkommande post till Palliativt centrum Inkommande post kommer varje dag cirka kl. 10:00 och kl. 14:00 till plan 2, byggnad 1, Högsbo sjukhus. Gemensamt ansvar av personal i den korridoren att kontrollera postkorgen, ta hand om och sortera ut i personalens postfack. Inkommande post till ASIH Inkommande post kommer varje dag cirka kl. 10:00 och kl. 14:00 till plan 01 byggnad 1, Högsbo sjukhus och tas om hand av sekreterare samt läggs i fack till respektive läkare. Remisser registreras först av sekreterare och läggs sedan i respektive områdes fack. Alla sekreterare inom ASIH har ett gemensamt postfack som måste hanteras varje vardag. Inkommande post till Administrativa enheten för externa rehabiliteringsprogram Inkommande post kommer varje dag cirka kl. 10:00 och kl. 14:00 till plan 00 byggnad 1, Högsbo sjukhus, och tas om hand av sekreterare. Utgående post Brev och remisser Utskrivna brev, remisser m.m. läggs av sekreteraren till läkaren för påskrift. Dokument dit journalkopia eller annan bilaga ska bifogas, läggs av läkaren åter i utskrivande sekreterares fack efter läkarens påskrift och signering av journalanteckningen i Melior. Sekreteraren postar dokumentet efter komplettering med bilagor. Om anteckning ej är signerad skickas kopia som stämplas med text Osignerad anteckning. Dokument, dit journalkopia eller bilaga inte ska bifogas, postas direkt av läkaren. Intyg Utskrivna intyg läggs av sekreteraren till läkaren för påskrift. Kopia av intyg läggs i postfack intyg på plan 99, Elevhemmet, av intygsutfärdande eller sekreterare alternativt skickas till Intygsansvarig sekreterare, Administrativa enheten, Bruna stråket 11b, plan 99, Sahlgrenska sjukhuset innan påskrift/alternativt skickas debiteringsunderlag märkt med personnummer av intygsutfärdande eller sekreterare. Originalintyg skickas av intygsutfärdande eller sekreterare enligt särskild rutin. Vid behov bifogas meddelande om att faktura kommer i separat försändelse. Se rutin Intyg - information till patient och administrativ handläggning. Allergimottagning Utgående dietistremisser till Allergimottagningen läggs i dietistens postfack på Allergimottagningen. Utgående post från Elevhemmet Utgående post läggs av alla medarbetare i där för avsedda postkorgar på väggen innanför dörrarna till trapphuset på plan 99 och 00 samt i trapphuset på plan 01. De töms varje vardag cirka kl. 10:00 och Utgående post från Allergimottagningen Utgående post läggs av alla medarbetare i där för avsedd postkorg. Den töms varje vardag cirka kl. 10:00 och Utgående post från Lungmottagningen, Utredningsmottagningen Utgående post läggs i fack utanför dörren till kassan på lungmottagningen. Posten töms där varje dag cirka kl. 10:00 och Efter sista tömningen kan man vid behov av att få iväg post samma dag Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia. Sida 5 (av 7)
lägga posten i den vita brevlådan som finns mellan lungmottagningen och KOL-centrum på höger sida i den långa korridoren mot huvudentrén. Den postlådan töms kl.16:00 varje vardag. Utgående post från KOL-Centrum Utgående post läggs i trådback innanför entrédörren till KOL-centrum. Posten töms varje dag cirka kl. 10:00 och Efter sista tömningen kan man vid behov lägga utgående post i den vita brevlådan i korridoren snett emot KOL-centrum. Denna postlåda töms kl 16:00 varje vardag. Utgående post från Lungonkologisk mottagning Lämnas i postfack markerat UT mitt emot lungonkologisk mottagningsexpedition. Posten hämtas cirka kl. 10:00 och Utgående post från Lungmedicinsk diagnostik Lämnas i postfack markerat UT mitt emot lungonkologisk mottagningsexpedition. Posten hämtas cirka kl. 10:00 och Utgående post från Lunginfektionsmottagningen/TB Posten lämnas i facket Utgående post mitt emot receptionen på Klinisk fysiologimottagning, Vita stråket 12. Posten hämtas vardagar cirka kl. 10:00 och Utgående post från Sömnmedicinsk enhet Utgående post läggs i märkt låda innan för dörren till avdelningen, lådan töms cirka kl. 10:00 och kl. 14:00. Utgående post från Cystisk fibrosmottagning Utgående post läggs på postlåda utanför mottagningen. Hämtas varje dag kl. 8:40 10:40 och kl. 13:10 15:10. Utgående post från avdelning 19 Lämnas i postfacket precis utanför entrédörren till avdelning 19. Hämtas varje dag cirka kl. 10:00 och Utgående post från avdelning 34 Lämnas i postfacket precis utanför entrédörren till avdelning 34. Hämtas varje dag cirka kl. 10:00 och Utgående post från avdelning 603 Utgående post läggs av alla medarbetare i avsedda postkorgar. De töms varje dag cirka kl. 10:00 och Utgående post från avdelning 604 I avvaktan på besked om lokalisering av avdelningen hänvisas till avdelning 19. Utgående post från Palliativt centrum Utgående post läggs av alla medarbetare i avsedda postkorgar. De töms varje dag cirka kl. 10:00 och Utgående post från ASIH Utgående post läggs av alla medarbetare i där för avsedda postkorgar. De töms varje vardag cirka kl. 10:00 och Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia. Sida 6 (av 7)
Utgående post från Administrativa enheten för externa rehabiliteringsprogram Utgående post läggs av alla medarbetare i där för avsedda postkorgar. De töms varje vardag cirka kl. 10:00 och Patchning Patchning utförs av patchansvarig, se sida 1 under inkommande post. Alla dokument ska vara signerade innan de lämnas för patchning. Ansvar Alla medarbetare ansvarar för att utföra arbetsuppgifterna enligt följande rutin. Ansvar för spridning och implementering har enhetschefen, sektionscheferna samt vårdenhetscheferna. Verksamhetschefen ansvarar för att rutinen finns och följer gällande författningar/lagar. Uppföljning, utvärdering och revision Medvetet avsteg från rutinen dokumenteras i Melior om rutinen är kopplad till patient. Övriga orsaker till avsteg från rutinen rapporteras i MedControlPRO, där aktuell linjechef ansvarar för utredning, åtgärd och uppföljning. Utvärdering och revidering av rutindokumentet ska ske vid behov, dock senast två år efter godkännande. Ansvar för revidering har enhetschefen eller av denne utsedd person. Relaterad information Styrande dokument SU, administrativ rutin Post styckena Ingen post får ligga oöppnad samt Tjänstepost privatpost. Lokal administrativ rutin Intyg, information till patient och administrativ handläggning Granskare/arbetsgrupp Framtagen av: Elisabeth Luts, enhetschef, Åse Petersen, sektionsledare, Gertraud Carlsson, vårdadministratör, Susanne Aronsson, läkarsekreterare, Administrativa enheten, Vo GLAS. Denna version reviderad av: Elisabeth Luts, enhetschef, Linda Sherafat-Hosseiny, sektionsledare, Susanne Aronsson, vårdadministrativ sekreterare Granskat av Elisabeth Luts, enhetschef administrativa enheten, Jane Andersson, t f vårdenhetschef öppenvården Maria Eriksson, enhetschef DiKuLo Lena Källqvist, vårdenhetschef avd 34 Natasha Ghirmai och Camilla Ramnekrok, vårdenhetschef avd 19 samt t f vårdenhetschef avd 604 Ia Nilsson, vårdenhetschef avd 603 Catharina Dellborg, sektionschef lungmedicin, Monica Arvidsson, sektionschef allergologi, Simina Gherman, sektionschef geriatrik, Anders Ullman, sektionschef KOL-centrum Hans Gunnarsson, sektionschef Palliativa sektionen Verksamhetsområde Geriatrik, lungmedicin och allergologi, Område 6, Sahlgrenska Universitetssjukhuset. Spridningslista Verksamhetschefen via linjen, verksamhetsområde Geriatrik, lungmedicin och allergologi, Område 6, Sahlgrenska Universitetssjukhuset. Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia. Sida 7 (av 7)