2017-01-11 Avdelningen för kvalitetsutveckling Jöran Rehn Minnesanteckningar från kvalitetsrådets internatmöte på Sigtunahöjden 11-12 januari 2017 Närvarande: Anders Malmberg, t f ordförande, bitr universitetsdirektör Therese Iveby Gardell, Per Andersson (t o m pkt 4), Christer Betsholtz (t o m pkt 4), Erik Björk, Anneli Edman, Kristina Edström, Karin Hellström, Åsa Kassman Rudolphi, Joakim Nivre (fr o m pkt 5), lärarrepresentanter, Lisa Johansson (fr o m pkt 4), Katharina Rudisch, studeranderepresentanter, Åsa Kettis, huvudföredragande, Jöran Rehn, sekreterare. Frånvarande: Torsten Svensson, vicerektor, Eva Forsberg, lärarrepresentant, Amanda Winberg, studeranderepresentant, Olle Jansson, adjungerad. Onsdag 11 januari, 13:00-17:30 1. Inledning Anders hälsade välkommen till detta det tredje internatet med kvalitetsrådet och meddelade att rådets nästa internat planeras till hösten 2017 och då är tänkt att utgöra en start på den nya mandatperioden för rådets ledamöter och studeranderepresentanter. Anders informerade sedan om bytet av ordförande. Ny ledamot och ordförande i rådet (fr o m 1 januari) är professor Torsten Svensson, vicerektor vid universitetsledningen. Tyvärr har Torsten fått förhinder att närvara p g a förkylning så Anders fungerar som t f ordförande under detta internat. Därefter välkomnade Anders också biträdande universitetsdirektör Therese Iveby Gardell som ersätter universitetsdirektör Katarina Bjelke i rådet. En kort presentationsrunda följde på detta. Anders presenterade slutligen internatets program och tankarna bakom detta, varpå Åsa Kettis meddelade att Lars Geschwind, som enligt det preliminära programmet skulle medverka senare under eftermiddagen, inte lyckades komma loss. Han kommer dock gärna vid annat tillfälle. 2. KoF17 - lägesrapport Anders erinrade om uppdraget och styrgruppens sammansättning samt gav en lägesrapport från arbetet med KoF17. Enkätsvaren (3 800 svar = 58 %) är nu sammanställda i form av resultatrapporter på institutionsnivå och utsända till institutionerna tillsammans
2016-11-09 2 (7) med en instruktion och underlag för en självvärdering. Varje institution/utvärderingsenhet ska sedan reflektera över och analysera forskningen och forskningsmiljön för att få bra underlag för fortsatt kvalitetsutveckling. Deadline för självvärderingen är satt till 17 mars. I vecka 19/20 kommer sedan panelbesök att äga rum mer om detta senare. 3. UU:s självvärdering Jöran gav en kort bakgrund till UKÄ:s tematiska utvärdering av lärosätenas arbete med att främja en hållbar utveckling. Rektor har för detta ändamål utsett en arbetsgrupp, med Jöran som sammankallande, bestående av representanter för områdeskanslierna och planeringsavdelningen, representanter för SWEDESD respektive studentkårerna samt sakkunniga från enheten för kvalitet och utvärdering respektive enheten för pedagogisk utveckling/cemus. Uppdraget är att till rektor inkomma med förslag till självvärdering enligt UKÄ:s vägledning och mall. Kvalitetsrådet utgör referensgrupp för arbetet. Tidsplanen är snäv UKÄ:s deadline är 7 mars men arbetet har kommit igång bra. Arbetsgruppen har haft två möten och insamling av underlag i form av bidrag till, och konkreta exempel på, utbildning för hållbar utveckling samt utvecklingsbehov pågår inom vetenskapsområdena. Därtill har preliminära texter om aspektområdet Organisation och styrning respektive verksamheten vid CEMUS tagits fram. Vidare ska en workshop för studenter anordnas 24 januari för insamling av studenternas exempel på utbildning för hållbar utveckling samt deras synpunkter på delaktighet i arbetet med att främja hållbar utveckling vid UU. Nästa möte i arbetsgruppen infaller 2 februari då sammanställning av inkomna underlag kan påbörjas. Någon vecka därefter ska kvalitetsrådet ges tillfälle att lämna synpunkter på förslaget till självvärdering, innan det går vidare till ledningsråd och rektor. Föreslogs att för detta ändamål utnyttja kvalitetsrådets gruppyta i Medarbetarportalen (Forumfunktionen). Vidare att rådets övergripande fokus bör vara att bevaka dels huruvida självvärderingen ger en rättvisande bild, dels att den är användbar för fortsatt utveckling. 4. Kvalitetsaspekter på kompetensförsörjning Anders inledde med kort presentation av olika nationella och lokala utredningar som följt efter Macchiarini-affären. Dels om hanteringen av Macchiarini vid universitet och sjukhus, dels om generella principer och regelverk gällande forskning och sjukvård. Han tog sedan upp några frågor med direkt UU-relevans; hantering av oredlighetsmisstankar (en nämnd för utredning av oredlighet i forskning har tillsatts vid UU), gränslandet mellan forskning och sjukvård, kvalitetskultur, etik, ledningsstruk-
2016-11-09 3 (7) tur och forskningspolitik samt rekryteringsprocessen för gästprofessorer och generellt (har vi system för att fånga upp varningsklockor?). a) Kompetensförsörjningsplaner presentation av pågående arbete Anders redovisade nuläget vid UU; professorsprogram, satsning på meriteringsanställningar och gästprofessorer, dimensionering av forskarutbildning, halvårsvisa diskussioner vid rektors områdesdialoger. Därefter presenterade han hur man tänker sig ett framtida läge; helhetstänk på strategisk kompetensförsörjning på alla nivåer omfattande all akademisk personal, långsiktig bemanningsperspektiv (5 år), kompetensförsörjningsplan integrerad med verksamhetsplanen samt vidareutvecklade rekryteringsprocesser. Vidare redogjorde han kort om hur arbetet med en ny kompetensförsörjningsplan nu bedrivs centralt och ute på områdena. Syftet är att inrätta ett gemensamt verktyg för att stimulera till strategiska diskussioner på alla nivåer i organisationen. Som utgångspunkt används bl a statistik över fördelningen av helårsarbetskrafter på olika akademiska befattningskategorier vid UU, antal forskarstuderande områdesvis, andelen kvinnor i olika befattningskategorier, beräknade pensionsavgångar m m. b) Kvalitet i rekryteringsarbetet Anders presenterade kort vad som gäller vid UU (och några andra lärosäten) för sakkunnigas uppgifter, rekryteringsgruppens uppgift, prefektens roll. Vidare vad som gäller för tagande av referenser och kallelse av person till anställning. Därefter diskuterades hur våra rekryteringsprocesser kan utvecklas, om anställningsberedningen bara ska föreslå en toppgrupp, om prefekten ska få delta i anställningsberedningens beslut, om personliga egenskaper ska påverka rekryteringen, om referenstagning ska ingå samt huruvida kallelse ska tillämpas i högre utsträckning. Även behov av bättre utbildning av rekryteringsgruppers ledamöter diskuterades. c) Tenure track; modell för karriärstöd till biträdande universitetslektorer (BUL) och unga forskare Åsa Kettis föredrog kortfattat bakgrunden till universitetsdirektörens uppdrag att ta fram ett förslag till modell för karriärstöd för biträdande universitetslektorer 1 (d v s Larheds rapport Karriärvägar och meriteringsanställningar ) och redovisade arbetsgruppens sammansättning samt hur arbetet bedrivits. Bl a har en behovsanalys och inventering genomförts med fokus på vad som finns av stöd för karriärutveckling, centralt och lokalt, samt vad som saknas/efterfrågas. Åsa presenterade därefter resultaten av inventering, intervjuer och enkäter och tillade att man under arbetets gång utökat målgruppen till att omfatta även unga forskare. 1 Gruppen BUL omfattar (ht 2016) 53 personer vid UU.
2016-11-09 4 (7) Åsa redovisade sedan arbetsgruppens preliminära förslag till modell för karriärstöd. Som ramverk för förslaget har arbetsgruppen nyttjat The Researcher Development Framework och dess beskrivning av kunskaper och kompetenser som behöver utvecklas för att nå framgång inom akademin. Åsa visade även en liknande modell utvecklad inom FESTA-projektet. Huvudkomponenterna i arbetsgruppens preliminära förslag är Mentors- och karriärvägledning, Ledarskapsutveckling, Vetenskaplig utveckling och Pedagogisk utveckling. Av förslaget framgick även hur olika insatser inom dessa fält kan fördelas på institutions- respektive fakultets/områdesnivå samt central nivå och kombineras med webbresurser. I den efterföljande diskussionen togs frågor upp om hur tid ska garanteras för att kunna ta del av de olika insatserna, bl a de kurser som erbjuds vid UP och Kompetensforum. Vidare hur löst eller paketerat utbudet ska vara för att kunna anpassas till, de sannolikt individuellt mycket varierande, behoven/önskemålen. Och hur dimensioneringen ska se ut; erbjudande för alla eller selektivt för biträdande universitetslektorer? Ett finalt förslag kommer att distribueras av Åsa till rådets ledamöter för kännedom och eventuella synpunkter innan det överlämnas till uppdragsgivare Katarina Bjelke. Torsdag 12 januari, 08:30-12:00 5. Utvärderings- och utvecklingsarbete inom utbildning, forskning och administration Åsa inledde med en tillbakablick på hur utvärderingslandskapet utvecklats från (högskolereformen) 1992 fram till 2015. Peer review på individnivå i forskningen och kursvärderingar inom grundutbildningen var de instrument som i huvudsak användes fram till 1992. Forskningsutvärderingar (á la KoF), lärosätesutvärderingar av utbildning (typ KrUUt), alumnutvärderingar samt ett flertal nationella utvärderingssystem (t ex UKÄ:s utbildningsutvärderingar) är exempel på utvärderingsverksamhet som tillkommit sedan dess. Och idag är ett nytt nationellt system för kvalitetssäkring av högre utbildning beslutat och på väg att implementeras nationellt och lokalt. Utöver detta förekommer nu mer av internationell ackreditering av utbildning (á la EQUIS) och en modell för utvärdering av samverkansuppgiften har utvecklats av Vinnova. Under 2017 tillkommer dessutom nationell forskningsutvärdering (regeringsuppdrag till UKÄ), lokalt drar vi igång med utbildningsutvärderingar och nationellt genomför UKÄ piloter av lärosätesgranskningar och tematiska utvärderingar av utbildning (hållbar utveckling). Vad gäller samverkan anger forskningspropositionen att resurstilldelning kommer att göras utifrån Vinnovas utvärdering. Här följde en diskussion om problemen
2016-11-09 5 (7) med utvärderingen av samverkansuppdraget och dess koppling till resurstilldelning. Det borde istället kopplas till UKÄ:s utvärdering av forskning och utbildning. Åsa presenterade också en sammanfattande bild av UU:s kvalitetssäkringssystem för grundutbildning från skapandet av bra förutsättningar för utbildning, via olika kursvärderingsinstrument, till olika former av uppföljningar och mer övergripande utbildningsutvärderingar samt motsvarande bild av kvalitetssäkringssystemet för forskarutbildning. Därefter följde en diskussion utifrån frågeställningarna: 1. Hur få utvecklings- och utvärderingsarbete att ge mer än det tar? 2. Hur samordna interna och externa utvärderingar? 3. Hur balansera lokala och gemensamma initiativ inom universitet? Av diskussionen framkom bl a följande: - Ge vetenskapsområden, fakulteter och institutioner stöd i form av underlag, rekommendationer, modeller, datasammanställningar etc för att möjliggöra fokus på reflektion och analys i den lokala miljön. - Skapa en positiv kultur till utvärdering och kvalitetsutveckling genom att tydliggöra nyttan och återkoppla resultat, sprida goda exempel etc. - Ha en forskande ansats till utvärderingar, se det som en del av den akademiska verksamheten. - Se till att optimera utvärderingsarbetet över tid genom att utvärdera utvärderingarna, så att endast det som verkligen ger något behålls (exemplet St Andrews i Skottland). Minimera dokumentation. - Ha en genomtänkt periodicitet utifrån behov, händelseutveckling, kontinuitet och resurser. Överanvänd inte utvärderingsinstrumentet och koppla det tydligare till åtgärder. - Informera och planera med god framförhållning utifrån kända tidsplaner och syften med externa utvärderingar och uteslut internt sådant som ändå utvärderas av andra aktörer (ett centralt ansvar vid UU). - Göra mer utifrån gemensamma initiativ men i grundlig dialog mellan alla nivåer 6. Långsiktig planering av rådets arbete En individuell skriftlig utvärdering av rådets förutsättningar och arbetssätt under året genomfördes och redovisades kort muntligt. Av utvärderingen framkom: Bra: - Storlek, sammansättning (kompletterande kompetenser), mötesfrekvens, diskussionsklimat, välorganiserat
2016-11-09 6 (7) - Relevanta frågeställningar och diskussioner, känns som att vi bidrar till kvalitetsarbete, lärorikt om kvalitetsfrågorna mycket att föra ut till verksamheten - Att rådet ger stöd/återkoppling till pågående utvecklingsarbeten och utvärderingar (referensgruppsfunktionen) - Kombinationen möten och seminarier, givande seminarier - Internaten för fördjupade diskussioner och stärkt helhetsperspektiv Mindre bra: - Osäkerhet om effekten av vårt arbete är vi till nytta för ledningen? - Otydligt vilka uppgifter vi har som referensgrupp, styrgrupp etc till olika projekt - Ofta för många ärenden på vanliga möten stressigt med både presentationer och diskussioner, kommer alla till tals? - Bilagor till möten kommer ofta sent - Ibland avsaknad av, eller otydligt, studentperspektiv - Alltför kort mandatperiod för studentrepresentanterna - För kort planeringshorisont för seminarierna, dålig seminarienärvaro Förslag till förbättringar/utveckling: - Mer tydliga referensuppgifter från ledningen, tydligare målbild - Ett förlängt möte (halvdag) de terminer vi inte har internat, färre punkter på övriga möten och därmed mer tid för diskussion - Genomläsning av underlag inför möten, minimal föredragning och rejält utrymme för diskussion (filmad föredragning i förväg?) - Underlag skickas ut med bättre framförhållning (när så är möjligt) - Inhämta förslag på ärenden från studentrepresentanterna - Presentationer av resultatet av undersökningar/utvärderingar - Mer om forskning, mer om kvalitetsbegreppet (forskningsbakgrund) - Grupp för planering av seminarier ledamöter engageras mera Anders framhöll därefter betydelsen av rådets roll och bidrag till kvalitetsarbetet vid universitetet i allmänhet och som viktig instans i beredningsarbetet inför olika rektorsbeslut i synnerhet. Att rådet kvalitetssäkrar och granskar det universitetsövergripande kvalitetsarbetet är viktigt för rektor.
2016-11-09 7 (7) Åsa meddelade sedan att till nästa kvalitetsrådsseminarium planeras att bjuda in en ansvarig för utbildningsutvärderingar vid Gents universitet. Diskussionen om en modell för framtida kvalitetsrådsseminarier skjuts upp till nästa kvalitetsrådsmöte (1 mars) då Torsten Svensson förväntas kunna deltaga som ny ledamot och ordförande. Åsa avslutade diskussionen med att ta tillfället i akt och avtacka Anders Malmberg för hans föredömliga ledning av rådets arbete; ett ordförandeskap präglat av engagemang, resonerande dialog, gediget kunnande samt en skön förening av öppenhet och fast hand. Tack Anders! Anders tackade i sin tur rådets ledamöter för gott och lärorikt samarbete, önskade lycka till med det fortsatta, viktiga, arbetet i rådet och avslutade därefter mötet.