Projektplan Europeiska flyktingfonden Europeiska återvändandefonden Projektplanen ska lämnas tillsammans med ansökan om medfinansiering från Europeiska flyktingfonden III eller Europeiska återvändandefonden och ska följa dispositionen i denna blankett. Samtliga avsnitt ska vara ifyllda för att projektplanen ska vara fullständig. Läs fondhjälpredan och följ de detaljerade anvisningarna och hjälpfrågorna som framgår av den. Europeiska flyktingfonden Europeiska återvändandefonden Ursprunglig version 2013-03-11 Reviderad version nummer 1 den 2013-05-20 Projektets namn: Stärkt kvalitet i arbetet med ensamkommande asylsökande barn i Södermanland EF-nummer: 1. Bakgrund och syfte Syftet med projektet är att ytterligare förbättra och öka mottagandet av ensamkommande asylsökande barn och ungdomar i Södermanlands län med utgångspunkt i ett stärkt kvalitetsarbete. Detta ska möjliggöras genom kompetensutveckling av skolpersonal, gode män, socialsekreterare och boendepersonal samt genom att nya former av samarbeten skapas mellan länets kommuner. Migrationsverket rapporterar att bristen på platser för ensamkommande asylsökande barn i Sverige är akut. Under 2012 anlände cirka 3 600 ensamkommande barn till landet och prognosen för de närmaste åren är cirka 4 000 per år. Bristen på kommunplatser resulterade i att drygt 800 ensamkommande barn inte kunde anvisas till någon kommun under 2012. De blev istället kvar i de kommuner där de sökt asyl eller först givit sig till känna. Ett långsiktigt integrationsarbete då kan försvåras och barnets bästa, enligt barnkonventionen, har inte blivit tillgodosett. I Södermanlands län har fem av nio kommuner en överenskommelse om mottagande av ensamkommande asylsökande barn och ungdomar. Migrationsverkets och länsstyrelsernas gemensamma målsättning är att alla landets kommuner ska ha en överenskommelse om mottagande. För att möta behovet har länsstyrelserna nu uppdraget att förhandla fram dubbelt så många platser för ensamkommande asylsökande barn än vad som finns idag. På länsnivå i Södermanland innebär den nya målsättningen att nära en fyrdubbling av dagens platser behövs; idag finns 17 platser för asylsökande ensamkommande barn och ungdomar och länsmålet är 63. Flera av länets kommuner signalerar att problem och behov av stöd finns i arbetet med ensamkommande barn inom olika verksamheter. Framförallt gäller detta skolan, som är en viktig aktör i mottagandeprocessen, i överförmyndarnas arbete med gode män samt i vissa delar av socialtjänsten, där bland annat familjehemsenheterna har haft stora problem med att rekrytera och stödja familjehem för ensamkommande barn. Inom flera verksamheter i länet finns ett stort behov av samverkan och utbildningsinsatser. Flera bra 1
initiativ har också tagits, som det flyktingfondsfinansierade projektet i Eskilstuna kommun Mottagande av ensamkommande asylsökande barn med barnet i fokus, som avslutades i januari 2013. Där har en ambitiös förändring i arbetssätt gjorts och projektet är nu införlivat i ordinarie verksamhet. Kontakt har skapats med projektledaren i detta projekt och förhoppningen är att ett utbyte och samarbete ska kunna ske. Behovet av samverkan och utbildningsinsatser i landets kommuner är även något som SKL uppmärksammar i den kartläggning som legat till grund för det flyktingfondsfinansierade projektet Ensamkommande barn lokalt och regionalt utvecklingsstöd. SKL har i samarbete med bland andra Migrationsverket sedan flera år arbetat inom detta område med stöd av flyktingfonden för att kunna skapa nationella utbildningsramar, processtöd och former för regional samverkan som ska kunna användas av Sveriges län och kommuner i deras arbete för att öka kvaliteten i mottagandet av ensamkommande barn och ungdomar. I samråd med processledaren i projektet Ensamkommande barn lokalt och regionalt utvecklingsstöd har konstaterats att Södermanland har mycket att vinna på att använda sig av de utbildningsramar och former för samverkan som skapats i detta projekt. Processledaren uttrycker även att de i största möjliga mån vill samarbeta med projektet i Södermanland för att stötta, ge information och dela med sig av de strukturer för kompetensutveckling och samarbete som de byggt upp. På så sätt blir projektet Stärkt kvalitet i arbetet med ensamkommande barn i Södermanland en plattform för att testa och implementera projektet Ensamkommande barn lokalt och regionalt utvecklingsstöd i en regional kontext. Utifrån förutsättningarna i Södermanland och de slutsatser som dragits i SKL:s projekt kommer detta projekt att fokusera på insatser för kategorierna skolpersonal, gode män, socialsekreterare samt boendepersonal. Projektet ligger helt rätt i tiden för Södermanlands län som just har bildat ett länsövergripande integrationsråd där landshövdingen är sammankallande. Landstinget, Regionförbundet, Migrationsverket, Arbetsförmedlingen samt kommunstyrelsens ordförande från alla länets kommuner medverkar. Ett av de områden som rådet har bestämt sig för att samarbeta kring är mottagandet av ensamkommande barn. De länsövergripande aktiviteter som projektet innehåller kommer att kunna sanktioneras och få stöd av rådet. Tanken är också att detta projekt ska bli en del i ett långsiktigt utvecklingsarbete på området i Södermanland och att medel från flyktingfondens nästa programperiod då ska sökas för nästa steg. En struktur för hur ett långsiktigt arbete skulle kunna se ut kan då skapas, baserad på de erfarenheter som görs under detta projekt. Förankring av arbetet kan ske i integrationsrådet. Strukturen kan till exempel bestå av fortsatt samarbete för kontinuerlig kompetensutveckling av personal, utformning av konkreta samarbeten kring mottagande av ensamkommande asylsökande barn och ungdomar och mer direkta insatser för att till exempel tillgodose behovet av studiehandledning på modersmål i skolan för alla kommuner. De ensamkommande asylsökande barnen och ungdomarna som finns i Södermanlands län, eller som kan tänkas komma till länet, är projektets slutliga målgrupp. Det är mottagandet av dem och den verksamhet som bedrivs för dem som projektet syftar till att stärka och därigenom möjliggöra en ökning av mottagandet. Nyckeln till detta är att arbeta med kvaliteten och kapaciteten för mottagande i kommunernas olika verksamheter. Detta är utgångspunkten för projektets val av aktiviteter och deltagare/direkt målgrupp, som är kommunala tjänstemän och andra som möter ensamkommande asylsökande barn i sin yrkesroll. Projektet tillhör kommissionens prioriteringsområde 1, då det är ett utvecklingsprojekt som syftar till att stärka verksamheterna och mottagandet samt i förlängningen bereda fler platser med hög kvalitet för de ensamkommande asylsökande barn och ungdomar som finns i eller kommer till Södermanland. 2. Projektmål och förväntat resultat Projektet ska vara ett led i den långsiktiga målsättningen att öka antalet platser för 2
ensamkommande asylsökande barn och ungdomar i Södermanlands läns kommuner. Detta ska ske genom att följande delmål med inriktning på kvalitet uppnås under projekttiden: 1. Genom regionala utbildningar och konferenser har kunskapsnivån höjts hos de deltagare som ingår i projektet och som möter ensamkommande asylsökande barn och ungdomar i sina respektive roller. 2. Samverkan i länet har stärkts genom att nya former av samarbete och nätverk har skapats eller planeras för mellan skolpersonal, gode män, socialsekreterare och boendepersonal som möter ensamkommande asylsökande barn och ungdomar. Det förväntade resultatet av projektet är att den ökade kunskapen och det stärkta stödet på de områden som efterfrågas ska öka kommunernas vilja och förmåga att ta emot fler ensamkommande asylsökande barn och ungdomar. De två delmålen skapar ett ökat utbyte och ett tätare samarbete mellan kommunernas tjänstemän på området och andra former av samarbeten kring mottagandet av ensamkommande asylsökande barn kan då möjliggöras. 3. Indikatorer Följande indikatorer kommer att användas för att mäta måluppfyllelse och resultat: Delmål 1 Den självskattade kunskapsnivån inom relevanta områden kommer att mätas med en enkät riktad mot de grupper som är deltagare i projektets aktiviteter. En sådan enkät kommer att skickas ut vid projektets start och vid projektets slut. Indikator, ingångsvärde: Den ännu ej kända självuppskattade kunskapsnivån inom relevanta områden hos projektets deltagare. Indikator, utgångsvärde: Den självuppskattade kunskapsnivån hos projektets deltagare efter genomfört projekt. I slutrapporten och redovisning av resultat kommer uppgift finnas om antal personen som deltagit i kartläggningen av självskattad kunskapsnivå, hur stor svarsfrekvensen var samt utfallet angivet i antal och procent. Delmål 2 I dag sker samverkan i länet bland annat genom ett nätverk för boendechefer. Målet är att fler ska samverka. Vid projektets ingång kommer läget gällande samverkan på lokal och regional nivå att kartläggas av projektledaren för att detta ska kunna jämföras med hur samverkan ser ut i länet efter projektets slut. Indikator, ingångsvärde: De ännu ej helt kända konkreta samarbeten i nätverk och annat som idag sker i länet. Indikator, utgångsvärde: De konkreta samarbeten i nätverk och annat som efter projektets genomförande sker i länet eller planeras ske. 4. Genomförande av projektet Projektet kommer att genomföras i följande steg: 1. Projektstart (planering/kartläggning/förankring) 2. Genomförande A: skolpersonal 3. Genomförande B: gode män, socialsekreterare och boendepersonal 3
1. Projektstart Projektet kommer att kunna starta sin planerings- och kartläggningsfas i juni 2013, då projektledare är rekryterad. En styrgrupp bestående av personer med beslutsmandat från de aktuella verksamhetsområdena i länets inrättas. En kartläggning av befintlig samverkan och upplevda behov hos projektdeltagarna genomförs av projektledarna inom respektive område. Projektets mål och planerade aktiviteter kommuniceras med deltagare. Samarbetet med det befintliga SKL-projektet Ensamkommande barn lokalt och regionalt utvecklingsstöd definieras. Detaljerad tidsplan för projektets genomförande tas fram. 2. Genomförande A Kompetens- och utvecklingsarbete för skolpersonal är ett av projektets fokus, eftersom efterfrågan bedöms som stor. Detta gäller inte i första hand svenska som andraspråkslärare, som redan har utbildning på området, utan främst andra grupper av skolpersonal som ämneslärare, klasslärare, studiehandledare osv. Enligt Skolverkets allmänna råd (Skolverket 2008) bör alla lärare som undervisar nyanlända elever ha grundläggande kunskaper om andraspråksinlärning, vilket i sin tur bör leda till ett språkoch kunskapsutvecklande arbetssätt i alla ämnen. Det finns också behov hos personalen av mer kunskap om gruppen ensamkommande asylsökande barn och ungdomar. Det handlar om ansvarsområden för olika aktörer i mottagandet, lagar och regler samt konkreta frågor som hur man tar reda på vem barnets gode man är. Den delprojektledare som anställs för att utföra denna del av projektet ska ha den kompetens som krävs för att identifiera relevant innehåll till aktiviteterna genom kartläggning i länet och se till att dessa blir genomförda. Med inspiration från ett pågående framgångsrikt skolprojekt i Västmanlands län med samma målgrupp, Ensamkommande barn i Västmanlands län, är ett antal aktiviteter planerade: Studiecirklar i språk- och kunskapsutvecklande arbetssätt för de skolor som arbetar med ensamkommande asylsökande; en metod för ämneslärare och andra att arbeta efter så att elevernas kunskaper i språket och ämnet kan utvecklas parallellt. Tre till fem träffar à två till tre timmar enligt överenskommelse med deltagarna. Föreläsningar om nyanlända elevers skolgång för de skolor som arbetar med ensamkommande asylsökande. Tre föreläsningar där nationella experter bjuds in med fokus på de områden som bedöms som mest relevanta utifrån kartläggningen i länet. Workshop för skolor i länet som arbetar med ensamkommande asylsökande. Syftet är att dela erfarenheter i länet och föra samtal om hur länet kan gå vidare, till exempel genom regionala nätverk för skolpersonal. Utvecklingsbehov och samarbetsmöjligheter kommer att stå i centrum. 3. Genomförande B När det gäller samverkan och kompetensutveckling för de andra grupperna i länet ansvarar projektledaren för planering och genomförande. Tanken är att detta i förlängningen ska möjliggöra en struktur för långsiktigt utvecklingsarbete i länet. Det arbete som genomförs ska kunna fortsätta även efter projektets slut och ska då vara inriktat mot att skapa en hållbar struktur för samverkan inom/mellan kommunerna. Att det skapas tydliga beslutsprocesser i länsgemensamma frågor och forum för samverkan är då viktiga faktorer. I denna del av projektet kommer ett nära samarbete med SKL:s projekt Ensamkommande barn lokalt och regionalt utvecklingsstöd att ske. Planerade aktiviteter: Regional utbildning för god man, där SKL-projektets utbildningsram används. Uppdraget som god man för ensamkommande asylsökande är mycket komplext. Det har saknats nationella riktlinjer för utbildning av denna grupp och ofta får de endast minimal utbildning. Nu har dock SKL-projektet utvecklat en nationell ram 4
för en sådan utbildning och tanken är att med stöd av SKL använda denna i Södermanland. Målet för utbildningen är att öka rättsäkerheten för ensamkommande asylsökande barn och ungdomar och klargöra gode mannens uppdrag. Efter en fråga till länets alla överförmyndare (2013-03-04) vet vi att en majoritet av länets kommuner har ett starkt intresse för att delta i en sådan utbildning. Utbildningen genomförs vid totalt fem tillfällen à tre timmar på olika teman. Regionala utbildningar för socialsekreterare och boendepersonal. Även här finns utbildningsramar att använda sig av som skapats av tidigare SKL-projekt, men här kommer en grundligare kartläggning att göras av projektledaren för att undersöka vilka behov som finns och vilka utbildningsformer som efterfrågas. Teman kan exempelvis vara socialtjänstens ansvar, redskap för utredning och uppföljning, bemötande och förhållningssätt samt psykisk hälsa. Möte kommer hållas för att diskutera behov och möjliga former för länssamverkan inom och mellan de aktuella deltagarna. I de lokaler som utbildningarna och workshoparna hålls, samt på det material och de trycksaker som delas ut vid dessa tillfällen, kommer synlighetskravet att vara tillgodosett. Detta innebär att skyltar kommer finnas i lokalerna som informerar om att det är ett EUfinansierat projekt samt att EU-logon kommer att finnas synlig på allt tryckt material. 5. Aktivitets- och tidsplan Aktivitet Tid Ansvarig Koppling till finansplanen Utlysning av tjänster: projektledare och delprojektledare April 2013 Personalansvarig Länsstyrelsen rekryteras Juni 2013 Rubrik A Styrgruppsmöten inleds Juni 2013 Kartläggning av behov i länet för Juni augusti 2013 Rubrik A deltagarna i projektet (skolpersonal, gode män, socialsekreterare, boendepersonal) Kartläggning av befintliga konkreta Juni augusti 2013 Rubrik A samarbeten i nätverk och annat på området i länet Kontakt med SKL:s projekt för att Vår 2013 Rubrik A fastslå ungefärlig tidsplan för gemensamma aktiviteter Processutvärderare upphandlas och Vår 2013 Rubrik C börjar arbeta Eventuellt upphandlas tjänsten som ekonom/administratör av revisionsfirma Vår 2013 Personalresurs Länsstyrelsen Rubrik C Delprojektledare och ekonom/administratör anställs och börjar arbeta September 2013 Rubrik A + C Webbplatsen utvecklas Löpande Rubrik C Detaljerad tidsplan för projektet fastslås Processutvärderare presenterar kontinuerligt utvärdering för styrgrupp och projektledare September 2013 Rubrik A Löpande Extern utredare Rubrik C 5
Tre till fem studiecirklar á två till tre timmar för skolpersonal genomförs Tre föreläsningar om nyanlända elevers skolgång i samarbete med nationella experter Hösten/vintern 2013 Delprojektledare Vinter 2013/ vår 2014 Delprojektledare Rubrik F Rubrik F Workshop för skolor i länet Vår 2014 Delprojektledare Rubrik F Regional utbildning för god man, Höst 2013 Rubrik F enligt SKL-projektets ram Regional utbildning för Vinter 2013 Rubrik F socialsekreterare Regional utbildning för Vår 2014 Rubrik F boendepersonal Möte för att diskutera behov och Vår 2014 Rubrik F möjliga samverkansformer i länet inom och mellan projektdeltagande grupper Författande av slutrapport April juni 2014 Rubrik A Utvärderingsresultat och rapport presenteras för styrgrupp Slutrapport överlämnas till styrgruppen för spridning Slutrapport överlämnas till Europeiska flyktingfonden Rubrik A Extern utredare Mitten av juni 2014 Rubrik A Juni 2014 Styrgrupp Rubrik A 6. Målgrupp Projektets slutliga målgrupp är ensamkommande asylsökande barn och ungdomar som finns i Södermanlands län eller som kan tänkas komma till länet. Det är denna grupp som på sikt kommer att kunna få del av projektets resultat genom stärkt kvalitet i länets mottagande och fler platser i länets kommuner. Ensamkommande asylsökande barn är definierade som särskilt utsatta inom fondens målgrupper. Deltagare i projektet och direkt målgrupp, vars kunskapsnivå och samverkan ska stärkas genom projektets aktiviteter, är tjänstemän och andra som på olika sätt är involverade i mottagandet av ensamkommande asylsökande barn och ungdomar i länet. Här ingår: skolpersonal gode män socialsekreterare boendepersonal Vid vissa tillfällen, till exempel när frågor om samverkan och behov diskuteras, kommer även chefer från respektive verksamhet samt kommunernas överförmyndare vara självklara deltagare. 7. Projektorganisation Olika kompetenser och erfarenheter behövs för att projektet ska bli framgångsrikt. De två utförande funktionerna, projektledaren och delprojektledaren, behöver specifika kompetenser. n har även en ledande funktion och behöver erfarenheter och kompetens som möjliggör detta. Dessa specificeras under respektive rubrik. Styrande i projektet är styrgruppen som ska bestå av representanter från relevanta verksamheter i länet med beslutsmandat i sin organisation. 6
Projektägare Länsstyrelsen i Södermanlands län. Styrgrupp Styrgruppen ska bestå av representanter från relevanta verksamheter i länet med beslutsmandat i sin organisation. Exakta personer utses innan projektstart och kan till exempel vara en skolchef, en chef för mottagandet av ensamkommande barn, en överförmyndare samt en representant från Länsstyrelsens integrationsverksamhet. Styrgruppens uppgift är att styra och leda projektet mot uppställda mål och besluta om eventuella förändringar i projektets verksamhet eller budget. Medlemmarna i styrgruppen ansvarar för att säkerställa att projektets resultat förs vidare till respektive organisationer. Referensgrupp Det har beslutats att någon referensgrupp inte ska utses i detta projekt. Detta av flera skäl. Dels är projekttiden mycket kort och utrymme för större förändringar av projektet finns inte och dels baseras de flesta av projektets aktiviteter på befintliga projekt som i sin tur noga utrett, förankrat och bedömt sina insatser genom referensgrupper. Projektgrupp för projektet är stabschef Agneta Wikblom på Länsstyrelsen i Södermanlands län, som har tidigare erfarenhet av att driva EU-finansierade projekt. Hon har personalansvar för projektgruppen och är arbetsledare för projektledaren vilket innebär en handledande och stödjande funktion. har även budgetansvar. ska ha relevant kompetens och erfarenhet av utvecklingsarbete på regional nivå. En stor fördel är erfarenhet av arbete med frågor som rör ensamkommande barn, gärna på länsnivå. Kontaktnät och kunskaper om läget i Södermanland är avgörande för att snabbt kunna komma igång med genomförandet av projektet. Den projektansvarige ska: genomföra kartläggning av behov i länet inför Genomförande B genomföra de projektaktiviteter som ingår i Genomförande B (rubrik 4) samordna, leda och fördela arbetet i projektgruppen ansvara för att projektet når målen och håller tidsplanen ansvara för att hålla kontakt med fondenheten och den externa utvärderaren rapportera till och sammankalla styrgruppen ansvara för slutrapport föra processdagbok och ansvara för projektets dokumentation hålla kontakt med interna och externa samarbetspartners ansvara för webbplats/utveckling Delprojektledare Delprojektledaren ska ha relevant kompetens och erfarenhet av utvecklingsarbete för nyanlända inom skolans värld. Delprojektledaren ska: kartlägga och bjuda in de skolor som ska delta i projektets Genomförande A genomföra de projektaktiviteter som ingår i Genomförande A (rubrik 4) föra processdagbok Ekonom/Administratör Ekonom/administratör ska vara högskoleekonom eller motsvarande med erfarenhet av ekonomisk administration av EU-finansierade projekt. Befintlig personal från Länsstyrelsens ekonomienhet kan komma att fungera som ekonom/administratör i projektet. Om detta skulle vara omöjligt kommer tjänsten att upphandlas av extern 7
konsultfirma. I detta fall kommer Länsstyrelsen att ta hänsyn till LOU. Ekonomen/administratören ska: ansvara för all fakturering, budgetuppföljning och analys ansvara för den administration som inte måste skötas av projektledaren eller delprojektledaren sköta ekonomisk redovisning samt viss administrativ redovisning till Flyktingfonden 8. Riskanalys Risk Sannolikhet Åtgärd Ansvarig Svårt att rekrytera rätt Medel Utlysa tjänster i god kompetens tid och inventera Svårt att frigöra tid till projektets aktiviterer för projektdeltagarna, främst lärarna Stor kontaktnät i länet Tidig kommunikation med verksamheterna för att kunna planera in utbildningar etc. Budgeten håller inte Medel Noggrann uppföljning för att tidigt upptäcka problem. Utgifter får anpassas efter tillgängliga medel. Någon/flera i projektgruppen slutar eller blir sjuka Liten Projekttiden är kort och risken därför mindre Delprojektledare Ekonom/administratör Styrgrupp Styrgrupp 9. Uppföljning och rapportering Projektets genomförande och resultat kommer att dokumenteras löpande i processdagböcker som både projektledare och delprojektledare ansvarar för. Processdagböcker, tidsplan och budget stäms av regelbundet i projektgruppen och styrgruppen. En processutvärderare kommer att följa projektet löpnade och kunna rapportera till projektledare och styrgrupp om hur tidsplan och verksamhet fungerar. Projektets ekonomi kommer att skötas, dokumenteras och rapporteras av ekonomen/administratören. Denne rapporterar regelbundet till projektledare och styrgrupp. Måluppfyllelse kommer att mätas utifrån de enkäter som deltagarna får fylla i före och efter projektet samt genom att projektledaren och delprojektledaren kartlägger situationen när det gäller samverkan i länet före och efter projektet. Projektets aktiviteter och resultat kommer att dokumenteras i en slutrapport som projektledaren ansvarar för. I rapporten kommer synlighetskravet att vara tillgodosett med tydlig EU-logo på framsidan. 10. Utvärdering Projektet kommer att anlita en extern utvärderare från en revisionsfirma för att genomföra en kontinuerlig processutvärdering under projektets gång och även en utvärderingsrapport efter projektets slut. Länsstyrelsen kommer vid upphandling att ta hänsyn till LOU. I 8
utvärderingen kommer synlighetskravet att vara tillgodosett med tydlig EU-logo. Avrapportering sker fortlöpande i både projekt- och styrgrupp och ska kunna spegla läget i projektet och hur måluppfyllelsen fungerar. 11. Överlämnande och införlivande Projektet kommer att bli en del i en större plan för utvecklingen av mottagandet av ensamkommande asylsökande barn och ungdomar i Södermanlands län. Tanken är att medel från flyktingfonden ska sökas för nästa programperiod för att gå vidare med att utveckla verksamheterna i länet. En modell för hur ett långsiktigt utvecklingsarbete på området skulle kunna se ut ska då skapas för Södermanland. Formerna för detta ska komma ur de behov som finns hos kommunerna och de personer som möter ensamkommande asylsökande barn och ungdomar i sin yrkesroll. Förankring av ett sådant arbete kan ske i det länsövergripande integrationsrådet. 12. Erfarenhets- och resultatspridning Erfarenhetsspridning kommer att ske kontinuerligt genom projektets aktiviteter i länet och genom de deltagare som tar del av dessa. Länsstyrelsen kommer att aktivt sprida projektets resultat och arbetssätt i sina nationella nätverk, till exempel LIN-nätverket (länsstyrelsernas integrationsnätverk). Erfarenhets- och resultatspridning kommer även att ske via projektets webbplats och genom att styrgruppens medlemmar sprider resultaten i sina organisationer. Webbplats och trycksaker från projektet kommer att uppfylla synlighetskravet med tydlig EU-logo på startsida och förstasidor av rapporter och dylikt. 9