OFFERTFÖRFRÅGAN FÖR TOMELILLA KOMMUN Tomelilla kommun avser att handla upp ny webbplats. Våra krav och behov återfinns i denna offert på en generell nivå. Tillsammans med vald leverantör avser vi utveckla dem vidare. Vi har valt att inte göra en lång specifikation med skall- och bör-krav, utan istället forma kraven tillsammans med den leverantör vi väljer. Det innebär vidare att vi nu söker den leverantör som vi tror är rätt för oss som organisation utifrån verksamhet, storlek med mera. Om upphandlingsprocessen Denna förfrågan har skickats ut till ett antal av oss utvalda presumtiva leverantörer. Utöver detta kommer den att publiceras på vår nuvarande webbplats. Detta sker under vecka 40, 2013. Utifrån inkomna offerter avser vi att gå vidare under början av november 2013 och där träffa den eller de leverantörer vi valt ut. Notera därför vänligen att vi inte avser träffa några leverantörer innan offertinlämnandet. Innan november månads utgång önskar vi ha ett avtal klart med vald leverantör, för att sedan påbörja projektet direkt. Mål är att ha en ny webbplats i drift senast till mars 2014. I första skedet gäller denna upphandling vår webbplats www.tomelilla.se men vi driver även turistwebben www.visittomelilla.se, det kommunala bostadsbolaget www.osterlenhem.se samt ett intranät. Även om dessa kommer i ett andra skede vill vi i denna upphandling försäkra oss om att våra tankar kring bland annat ett socialt intranät går att genomföra med valt verktyg och vald leverantör. Mål och syfte med en ny webbplats och nytt webbverktyg Tomelilla kommun har främst två syften som ska uppnås genom en ny webbplats. 1) Att få en webbplats som blir tillgänglig i alla media Då allt fler når vår webbplats via surfplattor och smartphones vill vi nu modernisera vår webb och ser då responsiv webb som den väg vi vill gå. 2) Att genom webbplatsen tydliggöra vårt uppdrag och våra tjänster Att skapa en enkel, tydlig och modern webbplats där våra medborgare, besökare och näringsidkare så enkelt som möjligt kan hitta relevant information samtidigt som vi marknadsför Tomelilla kommun som en plats att bo och verka i. Att tydligt på webbplatsen kunna erbjuda våra olika typer av tjänster, både till medborgare och till näringsidkare. En viktig del här är att det ska vara möjligt att skapa formulärbaserade tjänster som kan skickas in med signering genom e-id. 1
Mål och syfte med nytt webbverktyg - CMS 1) Att genom extern och intern webbplats öka vår produktivitet genom effektiviseringar av ett antal administrativa processer. Vi vill genom den uppgradering vi nu tänker oss, dels integrera e-tjänster i cms-verktyget, enligt ovan, men även skapa en plattform som vi på sikt kan utveckla till ett socialt intranät. Vad gäller ovanståenden punkter så finns flera idéer här och dessa önskar vi prioritera tillsammans med vald leverantör utifrån ett kostnad/effekt-perspektiv, dvs ett agilt hanterande. Struktur och funktioner Vi har anammat den menystruktur som tagits fram i ett samarbete med FunkaNu och tänker behålla denna, så därför hänvisar vi till vår struktur på nuvarande webbplats, www.tomelilla.se. Webbplatsen ska kunna hantera funktioner för bilder, bildarkiv/bildsamlingar, filmer, kalender, nyhetspublicering, formulär, dokumenthantering (även databaslagrad sådan) samt sökning både på hela webbplatsen samt bland kommunens anställda. Objekt och sidor ska kunna tidsstyras och redigeringar ska kunna backas (versionshantering). Vi önskar ett system där man flexibelt kan arbeta med sidornas layout och i minsta möjliga mån blir beroende av konsulter för det dagliga arbetet. Vi önskar naturligtvis behålla den funktionalitet som för närvarande finns på hemsidan och utöka med ny. Tag därför gärna del av www.tomelila.se och www.visittomelilla.se för att bilda er en uppfattning om nuvarande funktioner. Intressenter/målgrupper för webbplatsen Webbplatsens intressenter och målgrupper är i första hand våra medborgare, företagare och besökare, även om vi sedan våren 2013 startat www.visittomelilla.se för denna grupp. Dessutom besöks vi frekvent av press/media samt bevakas av andra myndigheter. Gränssnitt och design Webbplatsens gränssnitt ska följa vår grafiska profil, som tillhandhålls till vald leverantör då en ny version arbetas fram just nu. Webbplatsen ska vidare ha en responsiv design för att fungera på mobila enheter. Därutöver ska webbplatsen följa de vanligaste tillgänglighetskraven och ha en design som inte stänger ute sökmotorerna för att kunna indexera webbplatsen. Webbplatsen ska fungera med de vanligaste webbläsarna i form av Internet Explorer, Firefox, Safari och Chrome, såväl på PC som Mac samt i Android och Iphone. Ange ert förslag på vilka versioner som kan stödjas på ett kostnadseffektivt sätt. 2
Publicering och innehåll Det ska vara enkelt att arbeta med webbplatsens innehåll, att uppdatera och lägga till utan att en större utbildningsinsats i det specifika verktyget krävs. Därtill önskar vi att uppdatering kan ske från såväl pc och mac-datorer som mobila surfplattor. Vi önskar kunna arbeta med textinnehåll och gärna kunna klippa in text direkt från Microsoft Office-programmen utan att deras egen formatering följer med. Därtill önskar vi kunna arbeta med bildbibliotek för publicering av bilder och direkt i webbplatsen kunna redigera bilderna främst vad gäller upplösning och beskärning. Därutöver önskar vi även arbeta med filmer på webbplatsen. Vanligt förekommande redigeringar bör redaktörerna kunna göra i ett frontend gränssnitt. All redigering behöver vara behörighetsstyrd. I webbprojektet ser vi att det är vi själva som tillhandhåller texter och bilder för webbplatsens innehåll samt svarar för materialinmatningen utöver vad som nedan sägs om konvertering. Konvertering Vi har för närvarande ca 2000 publicerade sidor, 3000 publicerade nyheter i vårt nyhetsarkiv, samt en mängd länkar till pdf-filer i våra filarkiv. Att på nytt skapa detta innehåll kommer att ta mycket lång tid i anspråk och en konvertering av befintligt publicerat material till ny plattform är önskvärt. Val av CMS / publiceringsverktyg Vi har inte gjort något val av ett specifikt publiceringsverktyg i dagsläget utan önskar ert förslag där. Dock har vi som krav att arbeta med ett standardverktyg där vi inte blir leverantörsberoende. Då vår budget är begränsad tror vi att verktyg med kostnader per domän, blir för kostsamma i relation till hela budgeten. Övriga systemlösningar att ta hänsyn till Tomelilla kommun använder idag ett antal andra programvaror som det är viktigt att webbplatsen kan arbeta tillsammans med/integreras med för att uppnå ökad produktivitet/effektivitet: a) Integration AD. Vi har för närvarande en integration med SSO från vårt Ad till vårt intranät, samt från intranätet en export av användardata till extern webb, detta för att där kunna söka kontaktuppgifter avseende anställda. Denna integration är viktig inte minst för våra framtida planer på ett socialt intranät, med möjlighet till personalisering. b) Integration Evolution. Vi använder Essvisions program Evolution som ärendehanteringsprogram och därifrån hämtar/uppdaterar vi vissa dokument till hemsidan. En Webservice finns utvecklad av Essvision som möjliggör detta, och denna behöver implementeras i systemet. c) Vi använder oss av vissa specialskrivna små applikationer skrivna i php. Vi behöver därför en metod att integrera php-genererat innehåll på våra sidor. 3
d) Visst innehåll hämtas från externa siter, för närvarande genom Simple HTML DOM parser för integration på våra sidor. Någon form av parser/proxy-server behövs för detta ändamål. e) Koppling till Outlook. Vi hämtar data från kalendern i Outlook för att på vårt intranät spegla bokade möten. Dessa visas även på infoskärm i vår reception. I en vidare utveckling vill vi även kunna hämta personrelaterat innehåll till vårt intranät, tex; mina olästa mail, dagens bokningar etc. f) För närvarande använder vi Cooppermine som bildbank, men ser gärna att detta kan ersättas med liknande funktonalitet i ett kommande CMS. Sökmotor/sökfunktion Med den mängd information en kommun har på sina webbplatser är en bra sökmotor av största vikt. För närvarande kan vi söka sidinnehåll, nyheter och kontakter (speglat från AD), med separerade sidor för sökträffar. Vi kan även med nyckelord tvinga vissa sidor att bli första svarsalternativet. Vi önskar naturligvis motsvarande funktioner som minimum i ett nytt förslag. Drift av webbplatsen Vi driftar för vår närvarande egen webbserver i virtuell miljö, men har övervakning, teknisk support och backup-tagning genom externa konsulter, men har ni andra alternativ så redogör för dessa. Support och förvaltning Redogör för hur ni kan stötta löpande med hantering av support- och förvaltning och organisation samt arbetsform för detta. Redogör även för om och hur ni kan ansvara för säkerhet, övervakning och backup av vår server. Leverantörsansvar Vi önskar en ansvarig leverantör av hela lösningen, från grafiskt utseende och funktionalitet, ansvar och support av cms till drift och support enligt ovanstående, även om ni naturligtvis kan arbeta med partners eller underkonsulter. Om Tomelilla kommun Information om oss och vår verksamhet finner ni på vår nuvarande webbplats. http://www.tomelilla.se 4
Utformning av ert svar Vi önskar ert svar senast den 25:e oktober per e-post till kommun@tomelilla.se Ert svar ska innehålla i nämnd ordning: 1) Ett överskådligt, ej detaljerat, lösningsförslag där ni bemöter våra presenterade önskemål och behov enligt ovan inklusive förhållandesättet till konvertering samt övriga programvaror och system. 2) Val av publiceringsverktyg och motivering till detta inklusive fullständiga kostnader för installation, licenser etc. 3) Ert förslag på budget för projektet inklusive era timpriser och affärsvillkor 4) Referenser på webbplatser från de senaste två åren som ni anser passar att lyfta fram 5) Förslag på organisation för genomförande i form av kompetenser och personer. 6) Bemötande kring vår presenterade tidsplan 7) Beskrivning om hur ni kan stötta oss löpande vid support och förvaltning samt form för det samt form för drift, övervakning, teknisk support och övriga tjänster. 8) Övriga synpunkter, eventuella exkluderingar från våra önskemål/behov ovan eller annat ni önskar lyfta fram 9) En företagspresentation av ert företag 10) Kontaktperson samt vägar för kontakt Kriterier för utvärdering Tomelilla kommun kommer att utvärdera inkomna offerter enligt följande kriterier (utan inbördes rangordning): Specifik kompetens att utföra uppdraget Tjänstens utformning (förståelse för vad uppdraget innebär) Funktioner och användarvänlighet i det föreslagna verktyget Leveranskapacitet Referensuppdrag Budgetförslag och timpriser Hur detta kommer att bedömas och viktas delger vi de leverantörer vi ämnar träffa för vidare diskussioner. 5
Frågor Har ni frågor är ni välkomna att ställa dessa per e-post till jonas.ekelund@tomelilla.se senast den 11:e oktober. Samtliga frågor besvaras därefter och frågorna med tillhörande svar skickas till samtliga frågeställare. Tomelilla, 2013-09-25 Välkommen med er offert/lösningsförslag! Tomelilla kommun Ann Ekvall Kommunikations- och servicechef 6