Doknr. i Barium Dokumentserie Giltigt fr o m Version 13006 su/adm 2017-12-01 4 Innehållsansvarig: Linda Kullenberg, IT-strateg, Kommunikationsavdelning (linku2) Godkänd av: Lars Rydhede, Personaldirektör, HR och säkerhet (larry1) Denna rutin gäller för: Sahlgrenska Universitetssjukhuset Denna rutin gäller för Denna rutin gäller för samtliga verksamheter inom Sahlgrenska Universitetssjukhuset. Revideringar i denna version Denna rutin ersätter Mål och riktlinjer för Sahlgrenska Universitetssjukhusets intranät som trädde i kraft 2010-04-29 enligt verkställighetsbeslut SD 19/2010. Syfte Denna rutin syftar till att skapa en gemensam syn kring syfte, mål och övergripande struktur för Sahlgrenska Universitetssjukhusets intranät. Verksamhetschefen ansvarar för att det som definieras i denna rutin efterföljs. Intranätets syfte Sahlgrenska Universitetssjukhusets (SUs) intranät, intra.sahlgrenska.se, ska i huvudsak: Mål Förse medarbetarna med aktuell information för att sprida vetskap om den löpande verksamheten och få medarbetarna att känna delaktighet. Förenkla för medarbetarna att snabbt hitta uppdaterad, korrekt och relevant information anpassad för honom/henne i sitt arbete. Erbjuda medarbetarna arbetsverktyg genom att vara ett gränssnitt mot organisationens ITsystem för att förenkla och effektivisera hantering och förmedling av uppgifter. Främja kunskapsutbytet mellan medarbetarna. Målet för intranätet är att underlätta för medarbetarna att sträva mot samma mål och åstadkomma resultat med hög kvalitet. Det är också ett mål att intranätet ska vara en kanal där sjukhusledningen effektivt kan nå samtliga medarbetare i organisationen. Vi ska arbeta för en hög tillgänglighet till information och arbetsverktyg. Intranätets målgrupp SUs interna webbplats riktar sig till medarbetarna på Sahlgrenska Universitetssjukhuset. Kvalitetssäkring Det är mycket viktigt att informationen på SUs intranät är korrekt och aktuell. Varje enskild webbsida på SUs intranät ska kontrolleras minst en gång per år för att få finnas publicerad. Webbredaktören ansvarar för att kontrollen görs. Närmaste linjechef har informationsansvar för de enskilda sidorna på intranätet. Namnet på den som har informationsansvar ska framgå av sidfoten på varje sida. Standardiserad startsida i webbläsare Alla SUs medarbetare ska ha startsidan för SUs gemensamma intranät som startsida i sin webbläsare. Anledningen till detta är att var och en ska kunna nås av SU-övergripande information och nyheter som presenteras på den gemensamma startsidan. Startsidan och navigationen på intranätet är anpassad så att varje medarbetare snabbt ska kunna komma till önskat område och vidare till eventuellt verksamhetsområde. Varje medarbetare ska också få till sig aktuell information från de nivåer han/hon passerar. Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia 1 (av 6)
Att startsidan för SUs gemensamma intranät är startsida i varje webbläsare inom sjukhuset, ligger till grund för hur intranätet i övrigt är organiserat. Det är en förutsättning för att kunna renodla information och tjänster på områdes- och verksamhetsnivå och undvika onödigt dubbelarbete då samma sak publiceras parallellt på flera ställen. Definitioner och nomenklatur SU har ett samlat intranät som nås via adressen intra.sahlgrenska.se. Inom intranätet finns en rad interna webbplatser, bland annat för ämnen, områden och enskilda verksamhetsområden. Nedan förklaras de begrepp som används för att beteckna och rubricera delar av intranätet och dess innehåll: En webbplats är en webbsida eller en mängd sammanlänkade webbsidor som kännetecknas av att de innehåller information och tjänster med ett samlat fokus eller för en samlad målgrupp och har samma utgivare. En startsida är en första ingångssida för en samling webbsidor som utgör en webbplats. En genväg är en intern länk inom SUs intranät eller en länk till en applikation. Genvägar till webbsidor ska inte öppnas i nya fönster medan genvägar till applikationer och dokument ska öppnas i nya fönster. Externa länkar är länkar som går till andra webbplatser utanför SUs intranät. Länkar till övriga webbplatser inom Västra Götalandsregionen ska också behandlas som externa länkar. Externa länkar ska öppnas i nya fönster. En banner är ett länkat grafiskt element som bör bestå av en kombination av en bild/illustration och en text. En banner ska endast användas under en begränsad period. En knapp är ett länkat grafiskt element som kan bestå av en bild/illustration, en text eller en kombination av bild och text. En knapp kan användas som ersättning för en genväg av särskilt viktig karaktär och ska vara bestående i utformning och placering. En flik är en länk i toppmenyn. Block är byggstenar som kan användas på startsidor och i högerkolumner på övriga sidor. Block kan ha speciell funktionalitet och presentera nyhetslistor, kalenderhändelser etc. eller också bara innehålla statiskt redaktionellt innehåll. Struktur och navigation Färger ska användas för att skapa igenkänning inom webbplatser på olika nivåer. Sjukhusövergripande gemensamma delar av intranätet kännetecknas av en blå färg som används i sidhuvud, i menyer och andra grafiska inslag i webbsidan. Områdesnivåerna kännetecknas av avvikande färg som är unik för respektive område. Verksamhetsområdenas webbplatser ska färgmässigt följa det område till vilket verksamhetsområdet tillhör. Färgteman och övergripande stilmallar får endast justeras av eller på uppdrag från webbförvaltningsgruppen. Navigationen på SUs intranät sker i huvudsak via länkar i en vågrät toppmeny (1) och en lodrät vänstermeny (4). Länkar för navigation kan till viss del också förekomma i block (2), i en högerkolumn (5) och på själva sidan (3). Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia. Sida 2 (av 6)
1 2 3 Toppmeny (1) Inom SUs intranät är det bara en begränsad uppsättning toppmenyer som får förekomma; en för de sjukhusövergripande gemensamma delarna och en för vardera område. Länkarna i toppmenyn ska gå till startsidor för ämnesstyrda webbplatser inom intranätet. Vänstermeny (2) Vänstermenyer ska innehålla länkar till sidor inom en och samma webbplats. Länkar till andra webbplatser, dokument eller andra delar inom SUs intranät ska alltså inte förekomma i vänstermenyn. Användaren ska alltså kunna gå igenom samtliga länkar i vänstermenyn utan att nya fönster öppnas eller att toppmenyn eller vänstermenyn ersätts med andra menyer. Högerkolumn (3) Webbsidor inom SUs intranät bör generellt utformas så att det på varje sida finns en högerkolumn. I högerkolumnen bör information och länkar som relaterar till innehållet på sidan placeras. Högerkolumnen kan också användas för placering av bilder och för att skapa igenkänning mellan sidor inom en webbplats. Intranätets startsida Intranätets startsida ska generellt vara av föränderlig karaktär och ge en översiktsbild över vad som är aktuellt inom sjukhuset. Innehållet ska rikta sig till alla SUs medarbetare eller vara av särskilt stor vikt för en betydande mängd av medarbetarna. Startsidan ska också erbjuda tydliga ingångar till de viktigaste och/eller mest frekvent använda sjukhusövergripande tjänsterna samt tydliga länkar till krisinformation. Startsidor för ämnen Länkarna i toppmenyn går till startsidor för ämnen som är av allmänt intresse för medarbetarna i sitt arbete på sjukhuset. Länkarna ska inte spegla organisationen. För innehållet på startsidorna ansvarar Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia. Sida 3 (av 6)
medarbetare som dagligen arbetar med det specifika ämnet. Ämnesstartsidan ska vara aktuell, levande och uppfattas som den naturliga platsen att söka sjukhusövergripande information i det specifika ämnet. Områdesspecifik information i samma ämne publiceras på områdesnivå. Interna webbplatser för områden Varje område inom SU ska ha en egen webbplats som samlar information och tjänster som är gemensamma och specifika för området. Den primära målgruppen för områdets webbplats ska vara de egna medarbetarna. SU-gemensam information ska generellt sett inte upprepas på områdets sidor. Det är särskilt viktigt att sjukhusövergripande riktlinjer och styrdokument inte förekommer som kopior på områdets webbplats. Strukturen på områdenas interna webbplatser ska påminna om strukturen för SUs gemensamma intranät och följa den mall för områdenas interna webbplatser som finns i sin senast uppdaterade form direkt i EPiServer (Sidans id: 258436). Mallen revideras kontinuerligt efter överenskommelse i SUs webbförvaltningsgrupp. Ändringar av menystrukturer och disposition av startsida samt tillägg som inte är uppenbart områdesspecifika ska behandlas i webbförvaltningsgruppen innan de implementeras. Områdeschefen har informationsansvar för områdets interna webbplats. Områdets infomaster har huvudansvaret för strukturen och det praktiska arbetet med att uppdatera övergripande innehåll eller tillse att detta görs i enlighet med gällande riktlinjer. sfrågor behandlas särskilt i dokumentet Roller och ansvar i Sahlgrenska Universitetssjukhusets webborganisation. Interna webbplatser för verksamheter Varje verksamhetsområde inom SU bör ha en egen webbplats som samlar information och tjänster som är gemensamma och specifika för verksamhetsområdet. Den primära målgruppen för verksamhetsområdets interna webbplats ska vara de egna medarbetarna. SU-gemensam information ska liksom gemensam områdesinformation generellt sett inte upprepas på verksamhetsområdets interna webbplats. Det är särskilt viktigt att sjukhus- eller områdesövergripande riktlinjer och styrdokument inte förekommer som kopior på verksamhetsområdets webbplats. Strukturen på verksamhetsområdenas interna webbplatser ska följa den mall för verksamhetsområdenas interna webbplatser som finns i sin senast uppdaterade form direkt i EPiServer (Sidans id: 255968). Mallen revideras kontinuerligt efter överenskommelse i SUs webbförvaltningsgrupp. Toppmenyn ska vara densamma som det egna områdets. Ändringar av vänstermeny och disposition av startsida samt tillägg som inte är uppenbart specifika för verksamhetsområdet ska behandlas i webbförvaltningsgruppen innan de implementeras. Verksamhetschefen har informationsansvar för verksamhetsområdets interna webbplats. Webbredaktören med verksamhetsområdesansvar har huvudansvaret för strukturen och det praktiska arbetet att uppdatera övergripande innehåll eller tillse att detta görs i enlighet med gällande riktlinjer. sfrågor behandlas särskilt i dokumentet Roller och ansvar i Sahlgrenska Universitetssjukhusets webborganisation. Interna webbplatser för enheter Varje enhet inom SU kan ha en egen webbplats som samlar information och tjänster som är gemensamma och specifika för enheten. Den primära målgruppen för enhetens interna webbplats ska vara de egna medarbetarna. SU-gemensam information ska liksom gemensam områdesinformation och verksamhetsområdesinformation generellt sett inte upprepas på Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia. Sida 4 (av 6)
enhetens interna webbplats. Det är särskilt viktigt att sjukhus- eller områdesövergripande riktlinjer och styrdokument inte förekommer som kopior på enhetens webbplats. Specifika riktlinjer för strukturen på enheternas webbplatser saknas. Toppmenyn på enhetens webbplats ska vara densamma som det egna områdets. Enhetschefen har informationsansvar för enhetens interna webbplats. Webbredaktören på enheten har huvudansvaret för strukturen och det praktiska arbetet att uppdatera övergripande innehåll eller tillse att detta görs i enlighet med gällande riktlinjer. sfrågor behandlas särskilt i dokumentet Roller och ansvar i Sahlgrenska Universitetssjukhusets webborganisation. Banners och knappar En banner eller en knapp ska inte ersätta vilken länk som helst. Ämnet ska ha en viss dignitet, något som bedöms utifrån något eller några av följande kriterier: Målgruppens storlek Ju fler som berörs desto större anledning att ha en banner eller en knapp. Hur ofta ingången ska användas Ju oftare en ingång ska användas desto större anledning att ha en banner eller en knapp. Strategisk betydelse Ju viktigare det är att en ingång verkligen hittas desto större anledning att ha en banner eller en knapp. Vid tillfälliga händelser/aktiviteter/projekt/kampanjer är det lämpligt att använda en banner för att på exempelvis en startsida fånga uppmärksamhet och länka vidare till webbsidan som beskriver händelsen/aktiviteten/projektet/kampanjen. Är den länk man vill ersätta av permanent karaktär bör man istället använda en knapp. Utseende för banners och knappar En banner ska vara en länkad bild eller designad textruta. Den ska anpassas i storlek till sidan där den ska ligga. Bannern ska alltid tillföra något mer än vad en vanlig textlänk kan göra och helst bestå av både text och grafiska element (bild/symbol) som tydliggör vart bannerns länk leder. Utseendet bör upprepas på sidan som bannern leder till så att användaren direkt kan se att banner och webbplats hör ihop. En knapp ska vara en länkad bild eller designad textruta som anpassas i storlek och utseende till webbplatsen där den placeras. Knappar inom en och samma webbplats ska ha ett enhetligt utseende. Uppföljning och utvärdering Sahlgrenska Universitetssjukhusets kommunikationschef ansvarar för uppföljning av innehållet i rutinen. Relaterad information Verkställighetsbeslut, SD 19/2010 EPiServer-sidor med id: 258436 respektive 255968 på http://intra.sahlgrenska.se Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia. Sida 5 (av 6)
Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia. Sida 6 (av 6)