Styrelsens FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE 2018-2019 Styrelsen har under förvaltningsåret bestått av : Elisabeth Bergström, ordförande Magnus Solum kassör Inga-Lill Söderlund, sekreterare Tomas Hedlund, ledamot Therese Karlsson, suppleant Tobias Eklund, suppleant - *Mats Eklund, ledamot, avgick strax efter årsmötet.
1 (7) STYRELSENS FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE, SÄLGSJÖNS STUG OCH VÄGSAMFÄLLIGHETSFÖRENING 2017-2018 Sammanfattning Verksamhetsåret 2017-18 har varit ett väldigt tufft år för styrelsen. En erfaren ledamot avgick mycket snabbt efter årsmötet vilket gjorde att vi inte hade en chans att ärva dennes frågor. En erfaren suppleant meddelade tidigt att det skulle bli svårt för honom att delta i någon högre grad. Samtidigt landade många mycket tunga frågor i vårt knä. Vi blev remissinstans för Trafikverket, vi uttalade oss i det Regionalpolitiska programmet i Gävleborg, vi överraskades av att nya fastigheter plötsligt tillkom, och naturligtvis den komplicerade och stora frågan om den kommande grävningen och de problem som vi måste lösa i samband med det. Vi har också stött på en del juridiska problem som vi varit tvungna att gå till botten med, en sådan är frågan om avsättning till fond. Vi har dock växt mycket under året och har lärt oss mycket. Ett stort stöd i arbetet har varit att kassören varit erfaren och vår nya ordförande är mycket kunnig i frågorna. Vi har tillvaratagit de resurser som redan finns i styrelsen, exempelvis har en av suppleanterna stor kunskap i frågan om sjön. De kunskaper vi inte haft har vi jobbat hårt för att skaffa oss. Vi är på intet sätt färdiga. Möten Två öppna möten för medlemmar. 1 extrastämma 5 möten med Gästrike Vatten. 14 Styrelsemöten Ett möte med Kultur & Fritid, för att diskutera sjösanering. Vi bevistade Trafikverkets öppna möte. Dessutom har vi haft ett oräkneligt antal telefonmöten med Gästrike Vatten, lantmäteriet, Trafikverket, Nordea, Samhällsbyggnadsnämden Gävle kommun, REVriks, Kultur o Fritid. Hemsidan. Hemsidan, vår viktiga kanal inom föreningen och ansiktet utåt, har misskötts i början av verksamhetsperioden. Det hänger samman med att den var svår att lära sig och att ingen av oss riktigt orkade med den. Detta är nu åtgärdat under senhösten och den uppdateras regelbundet nu.
2 (7) Vi har också öppnat den med möjligheter för medlemmarna att uttrycka sig genom en ny flik Forum. På styrelsesidan har vi börjat publicera styrelsens att göra lista för att alla ska kunna se vad som åtgärdas. Vi har i slutet av förvaltningsperioden provat att skriva blogg på fredagar. Detta ska utvärderas och utvecklas fortlöpande. Inventeringar Vi har under hösten 2017 inventerat diken och trummor i byn. Vi kan konstatera att avledning av vatten saknas helt på många sträckor, vilket inte är förenligt med väghållningslagen. Många trummor är gamla och behöver bytas ut. Det innebär en risk för samfälligheten då vi är skadeståndsskyldiga om de går sönder och vatten svämmar ut och förstör fastigheter. Vi har också inventerat vägarna inför införsel av kommunalt vatten och avlopp. Våra gamla vägar är i grunden i mycket gott skick, de är ordentligt hårdgjorda. Ytskikten är dock bedrövliga vilket vi tror kan härledas till att vattnet inte avleds korrekt. Vattensamlingarna skapar s.k potthål. Kantskärning utfördes inte under hösten då styrelsen beslöt att det var bortkastade pengar eftersom vägarna ska grävas upp under 2018 för VA. Vissa delar av vägarna rörs inte av Gästrike Vatten. De delarna behöver grävas om för att stabiliseras, säkra avrinningen och vi behöver kanske dika vissa avsnitt för att leda undan vattnet. Anbud och avtal Styrelsen har knutit avtal med: Snöröjning, sandning, vägskrapning dammbindning: Avtal har skrivits med Rosendahls Entreprenad. Offertförfrågan gick ut till 11 möjliga entreprenörer. Vi har gjort offertförfrågningar till tre vägkonsulter och kontrollerat referenser. Vi har slutligen gjort ett val och avser att denne ska presenteras på årsmötet. Vi har efter hårda och långa förhandlingar skrivit på ett avtal med Gestrikevatten. Vi förkastade det ursprungliga avtalet men har i slutänden fått ett rätt så bra avtal. Några frågor kvarstår, till exempel brunnarnas placering. De får inte utgöra hinder för plogning och hyvling. Vi har undertecknat ett avtal med Gävle Energi som säkerställer att vi har dubbla system med el i byn så vid avbrott tar det andra systemet vid.
3 (7) Styrelsen skickade också ut offertförfrågan till åtta entreprenörer för gemensamprivatgrävning. När detta var gjort överlämnade vi frågan till en arbetsgrupp. Vägarnas skötsel Styrelsen missade att dammbinda under våren då tidigare väghållningsansvarig avgick mycket snart efter årsmötet. Innan styrelsen hann reda ut vad vi hade att göra var våren förbi. Styrelsen har vidtagit åtgärder för att så inte ska kunna ske igen. Se rutiner. Vi har också beställt grus och placerat ut det för att fylla igen potthålen med. Vi har i år avtal med en ny snöröjningsfirma. Vi fick ju en svår vinter med mycket snö men den nya firman har varit mycket lätt att samarbeta med. Uppskattat har varit att de tar bort det värsta från våra fastighetsinfarter när de plogar och att de släpper fram fordon och barnvagnar. En miss som styrelsen får ta på sig ansvaret för är att vägarna inte har plogats tillräckligt breda när det blev så väldiga mängder snö. Om det satts ut reflexkäppar hade detta kunnat undvikas. Kostnaden för varje enskild plogning har minskat med 25 30 procent, men eftersom det varit en vinter med väldigt stora snömängder blir den totala summan högre än tidigare år. Grönområdenas skötsel Styrelsen har gjort försök att få fastighetsägarna att dela på ansvaret för gräsklippning. Gensvaret har varit dåligt. En medlem i förening tog dock på sig att sköta gräsklippning mot att han kunde klippa sin egen gräsmatta. Styrelsen ansåg att det var en utmärkt lösning sommaren 2017 då det var för sent att anlita entreprenör. Denna medlem blev dock väldigt illa bemött av en annan fastighetsägare och kommer inte att ställa upp igen. Vi har också insett att vi har att sköta större områden än förstått tidigare. Vi har inte haft möjlighet att utreda vad vi borde göra åt dessa områden, exempelvis strandområdet. Vi har dikesklippt längs cykelleden juni 2017 för att ta bort sly som växt upp. Vilket bör ske vart fjärde år. Badplatsen tillhör samfällighetens skötselområde. Vi har även i år ansökt om muddring via LONA-bidrag, om detta beviljas planerar vi att ta upp de vassa stora stenar som sticker fram kring piren. Vi har målat de stenar som finns på stranden med signalfärg för att inte gräsklipparen ska skadas, samt satt reflexer på vägbommen. Förrådet Förrådet har byggts om så att det finns en dold ingång.
4 (7) Lokalen Styrelsen har konstaterat att en väg och stugförening inte kan hålla på med uthyrning. Vi har däremot beslutat ta en förslitnings och förbrukningsavgift då någon vill använda lokalen. På det sättet har vi kunnat emotta 8 000 kronor av Gästrike Vatten för att de haft tillgång till lokalen. Avgiften är densamma som samfälligheten tar ut av medlemmar som vill ordna en privat fest. Under året tog vi kontakt med en brandmästare och kontrollerade vilka åtgärder som är nödvändiga. Det räckte med att vi kompletterade med brandvarnare som nu är uppsatta. Vi har också budgeterat för en genomgång av elen inför nästa förvaltningsperiod. Detta arbete bör göras skyndsamt. Det bör också läggas en elslinga i luftvärmepumpen så det inte bildas is i den som kan slå sönder motorn. Styrelsen har lagt in upprustning av lokalen i sin femårsplan. Kurser Tre medlemmar av styrelsen har gått en kurs i vägförvaltning. Kursen var delad i två tillfällen, ett tillfälle i Bollnäs och ett tillfälle i Borlänge. Vi har också köpt in aktuella böcker om vägförvaltning till hela styrelsen. Dessa böcker går i arv till kommande styrelser. Böckerna används bland annat som studiecirkelmaterial vid de styrelsemöten vi har tid. Alla händelser under förvaltningsåret har dock gjort att det inte blivit så ofta som vi önskat. Uppvaktningar Vi har uppvaktat trafikverket ang väg 56 Vi har uppvaktat regionfullmäktige ang väg 56 Hastighetsbegränsningar Under året har vi ansökt om att få sänka trafikhastigheten i byn till 20 km /h, men då förlorar vi vägbidrag så vi drog tillbaka ansökan. Vi har undersökt olika väghinder och framlägger ett förslag till årsmötet. Vi har också köpt in varningsskyltar för gropig väg, dels för att förhindra fordonsskador men också för att få besökare att sänka hastigheten. Dessa placeras ut vid de bägge infarterna. Media Vi medverkade i P4 den angående den Regionalpolitiska planen 2018.
5 (7) Vatten och avlopp Gästrike vatten har hållit fem öppna möten i lokalen. Arbetsgrupp Det uppkom önskemål om gå ihop om en gemensam upphandling av entreprenör inför de privata grävningarna. Styrelsen var behjälplig på så sätt att vi gick ut med offertförfrågningar, kallade till möte och hjälpte en frivillig grupp att komma igång. Därmed avslutades styrelsens medverkan. Rutiner Styrelsen har infört en del rutiner för att säkerställa dokumentation och göra det lättare för kommande styrelser. Vi har infört en styrelsepärm i lokalen där kontakter, att göra lista mm förvaras. Den finns på synlig plats och är tillgänglig för medlemmar. - Vi har infört ett årshjul där man kan följa vad som ska göras och när år från år. - Att göra- lista som följer upp samtliga beslut. - Kallelser skickas hem till dem som inte bor i byn. Några har lämnat e-mailadresser. - Vi har gjort ett förslag till femårsplan inför årsmötet för att ha bättre framförhållning och för att få stabilitet. Undersökning av vattensituationen i byn Fråga uppstod ganska snabbt i styrelsen om vad som händer när vi inte längre tar upp grundvatten ur brunnarna. Vi har därför haft möten med Gästrike vatten om saken samt ställt fråga till kommunfullmäktig om ansvarsfrågan. Vi har tillsammans med de experter som finns kommit fram till att det inte borde vara risk för overflow. Däremot har vi fått bekräftat att vi är skyldiga att avvattna vägarna. Till yttermera visso kalkylerar idag alla myndigheter för effekterna av miljöförändringarna. Exempelvis planerar Gästrike Vatten för att det är troligt att vi måste kunna handskas med översvämningar. Vår slutsats är att det är brådskande med dikesgrävning och avledning för att inte våra fastigheter ska riskera att förstöras. Vi behöver nya diken och vi behöver förbättra en del befintliga. Ett bakslag var att vi inte hinner detta innan Gestrikevatten gräver för avloppsrör, vilket kan göra ansvarsfråga besvärlig om det händer våra vägar något. Vi har dock diskuterat saken med Gästrike Vatten och på deras rekommendation grävs vägarna upp först, även om
6 (7) det varit önskvärt att våra åtgärder varit färdiga först. Det faktum att vi diskuterat sakenmed Gästrike vatten bör åtminstone stärka vår ställning om vi hamnar i tvist senare Styrelsen har varit i kontakt med Trafikverket för att säkerställa vad som behövs för att få bidrag. Vi uppfyller inte kraven helt. Styrelse arbetar med att anlitat en konsult för att klargöra vilka åtgärder som behövs. Extrastämma Då tre av styrelsemedlemmarna var på REVriks kurser uppmärksammades vi på att en översyn pågår om vägsamfälligheterna i landet. Det har läckt ut viss information om vad som pågår i utredningen och en av läckorna handlar om att det var ett långt gånget förslag om att möjligheten att låna utan att fastighetsägarna står som borgenärer skulle tas bort. REVRiks som i december 2016 fick igenom just ett sådant medlemsavtal med Nordea hade påbörjat protester och uppmanade oss att om vi hade planer som innebar lånekostnader så borde vi snabba på. Medlemsavtalet kom till stånd därför att det inte fanns en samsyn på vägsamfälligheter bland bankerna, många medlemssamfälligheter har vittnat om väldigt höga räntor och ofödelaktiga lån, med hög risk för medlemmarna. Idag ser det ut som att det beryktade förslaget aldrig kommer att bli officiellt, men det vet vi inget om. Detta förslag diskuteras tillsammans med ett förslag om andelsavgifterna ska bestämmas centralt, vilket skulle kunna försämra vår ekonomi. Idag kan vi själva ta beslut om andelsavgiften, så länge den är kopplad till faktiska inkomster och utgifter. Vi ansåg att det var fördelaktigt att åtgärda de vägar som inte berörs av Gästrike Vattens arbete samtidigt som de gräver i sina vägavsnitt. Vi skulle t.ex kunna skriva fördelaktiga avtal med de entreprenörer som ändå gräver i området. Trafikverket ger i dagsläget 70 % i bidrag till genomgripande vägförbättringar. Detta förmånliga bidrag kommer inte att finnas kvar i evighet, även Trafikverket behöver se om sin ekonomi. Vi har idag, till skillnad från flera andra kommuner, driftbidrag för att sköta våra vägar. Eftersom vi bor i en kommun så genomför hårda besparingsåtgärder på en mängd områden så ser vi det som en risk att det försvinner eller försämras även här. Av de orsakerna kallade vi till extrastämma. De medlemmar som kom till mötet röstade emot våra förslag. Det innebär inte att vi kan bortse från vissa åtgärder, besluten innebar att vi inte ska vidta åtgärderna nu. Styrelse har dock utvecklat förslagen och har med de mest tvingande åtgärderna i sin femårsplan. Styrelsen har fått kritik för missledande uppgifter i kallelsen till extrastämman. Styrelsen medger att vi formulerade orsaken till kallelsen illa. Det blev fort och fel när vi gjorde kallelsen.
7 (7) Ekonomi Styrelsen har uppmärksammat att medel inte avsatts till en vägfond. Det står i stadgarna att avsättning till fond ska ske. Åtgärder i väg är dyra och medel finns inte avsatta. Styrelsen började hösten 2017 undersöka om möjligheter till lån från Nordea, den enda bank som idag beviljar lån till vägföreningar utan att fastighetsägarna står som borgenär. Revriks uppmärksammade oss på ett kommande lagförslag som försvårar för vägföreningar att låna pengar på bank. Vi har därför brådskande inlett förhandlingar med Nordea om lån. Dessa förhandlingar avbröts då extrastämman avslog vår begäran att ansöka om lån men förberedelserna är klara i händelse av att vi vill söka lån senare. Vi har en stående punkt på dagordningen som heter kassörens rapport så vi har kunnat följa med i ekonomin. Vår bokföringsfirma är mycket dyr. Under detta förvaltningsår har vi inte mäktat med att undersöka billigare alternativ. Bokföringsfirman kan ligga var som helst i landet så urvalet är stort. Vi har också diskuterat alternativet att sköta bokföring själv då det idag finna enkla bokföringsprogram. Sammanfattning Det har varit ett turbulent och svårt år. Som styrelse har vi fått jobba hårt och samtidigt blivit konsekvent motarbetade av vissa i byn. Det har kommit till vår kännedom att vissa uppmanat bybor att inte hjälpa till med den gemensamma skötsel som styrelsen naturligtvis uppmanar till. Detta är väldigt anmärkningsvärt då det på intet sätt skadar styrelsen utan samfälligheten och dess medlemmar, då vi måste budgetera för entreprenörer i stället.. Vi har fått hånfulla SMS och mötts av tillmälen och attityder. Många har haft åsikter och kunskap som de använt till att tala illa om oss i stället för att hjälpa oss. Eftersom vi huvudsakligen är en ny styrelse har vi självklart gjort misstag. Men vi har försökt lösa problemen som uppstått så gott vi kan och vi menar att vi på flera sätt lyckats med våra intentioner. Vi har jobbat för en öppen ledarstil och hoppas att det vi planterat i år ska bära frukt under nästkommande år. Vi har också varit en styrelse med högt i tak, intensiva diskussioner och med ett jävlar anamma. Vi vill tacka dem som stöttat oss under året och som hjälpt till med skötseln av samfälligheten. I den bästa av världar hade vi haft fler öppna möten och fått fart på hemsidan snabbare. Vi är trots allt fler som vill samarbeta.