Stadsarkivet Informationsförsörjning och utveckling Arkivmyndighetens beslut 2015:02 DNR 9.4-17177/14 Sida 1 (1) 2015-02-02 Gallringsbeslut för utbildningsförvaltningen Nämnd Utbildningsnämnden Beslutets omfattning Arkivmyndigheten beslutar enligt 6 kap. 2 arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) att handlingarna ska gallras med den gallringsfrist som anges för varje handlingstyp i bilagan till detta beslut. Beslutet gäller retroaktivt. Utbildningsförvaltningen får fortsatt tillämpa SSA 2005:9 för sin förskoleverksamhet. Stadsarkivets gallringsbeslut SSA 2008: 13, SSA 2009: 5 och SSA 2010: 13 upphör att gälla i och med detta beslut. Datum för beslut Stockholm den 2 februari 2015 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie Stockholms stadsarkiv Informationsförsörjning och utveckling Kungsklippan 6 Box 22063 10422 Stockholm Telefon 0850828300 Fax 0850828301 stadsarkivet@stockholm.se www.stockholm.se/stadsarkivet
Verksamhetsområde Styra, planera och följa upp Fördela resurser och fastställa ramar för utbildningen Planera och följa upp verksamheten Hantera särskilda inriktningar och ekonomiska stöd Samarbeta och samverka med externa aktörer Uppgifter om lärarnas undervisningstimmar i olika ämnen lärarscheman Övriga scheman som förändringar i klasschema under terminen, scheman över barns planerade vistelse i fritidshem, lokalscheman, elevscheman mm. Månadsuppföljningar och tertialrapporter avseende ekonomi 3 år Gäller gymnasiet Sista klasschemat för året Grundskolan: Schemauppgifter som visar lärares undervisningstimmar kopplat till tjänstefördelning hanteras i verksamhetssystem 2 år Bevaras för central förvaltning Ansökningar om stipendier 2 år Andra handlingar om stipendier, t.ex. redogörelse till donationsstiftelsen, Information i databas för djurhållning Handlingar gällande planering och bedömning vid verksamhetsförlagd utbildning och introduktionsår för lärare Samband och andra metadata kan gallras ur systemet förutsatt att djurkort skrivits ut och bevarats. Efter avslutad utbildning och introduktionsår. Verksamhetsområde Ge verksamhetsstöd Hantera utgifter Underlag för revision vid EUfinansierade projekt Enligt föreskrifter inom aktuellt EUprogram Finns inga föreskrifter gallras underlagen efter 10 år.
Köpa in och beställa Hantera löpande ekonomiredovisning Hantera lokaler och säkerhet Följesedlar 2 år Om de skannas in i ekonomisystem kan pappersoriginalet gallras efter inskanning. Inventarieförteckningar vid bokslut 10 år Besöksanmälningar Checklista och tidplan från systematiskt brandskyddsarbete (SBA) 1 år 2 år händelse av incident bevaras dokumentation från senaste brandskyddsrond tillsammans med övriga ärendet. Verksamhetsområde Utbilda Planera, genomföra och utvärdera undervisning/ studier Handlingar med pedagogisk planering utifrån läroplanens kunskapskrav Elevers arbeten Egenproducerade läromedel Dokumentation av undervisningen samt aktiviteter i undervisningen (foton, film och ljudupptagningar) Planering för undervisning såsom stenciler och uppgifter samt lösningar på dem, tillfälliga instruktioner Individuell studieplan för gymnasieelever urval. urval urval urval Urvalet ska ske systematiskt efter exempelvis ämnen och årskurser enligt separata riktlinjer. Original lämnas till elev. Urvalet görs av lärare och ska göras så det speglar verksamheten. Urval görs av respektive lärare och det ska spegla utformningen av egenproducerade läromedel och den pedagogiska utvecklingen. Urvalet görs av respektive lärare och ska spegla den pedagogiska verksamheten på skolan. Individuell studieplan vid SPRINT-gymnasiet Tidigast efter
Fortlöpande pröva och bedöma elev Dokumentera och kommunicera elevens kunskapsutveckling Hantera bedömningar och sätta betyg Tillhandahålla läromedel och litteratur Lärarböcker/kalendrar, klassböcker, mentorsloggar alla typer av sammanställda anteckningar om flera elever Elevsvar i nationella prov, förutom i svenska Elevsvar och sammanställningar på IB-skolors Diploma-program Elevsvar övriga prov Pedagogens bedömning på prov och elevarbeten Minnesanteckningar från utvecklingssamtal samt underlag Resultat av särskild prövning Kopia av terminsbetyg Låntagaruppgifter och uppgift kring enskilt bokexemplar då boken inte finns längre Förbindelse för lånekort eleven slutat skolan. 2 år Efter sista samtalskontakt, under förutsättning att sakuppgifter som rör elevens kunskapsutveckling, behov av särskilt stöd, eller annan åtgärd inom elevhälsoarbetet överförs till respektive dokumentation. 5 år Elevsvar i nationella prov i svenska 2 år 2 år Original skickas till IB för bedömning, kopior gallras efter betygssättning Lämnas tillbaka till elev eller gallras. Gallras efter att individuell utvecklingsplan upprättats eller efter betygssättning. Gallras efter upprättad individuell utvecklingsplan eller efter betygssättning och under förutsättning att väsentliga sakuppgifter förts in annan dokumentation, t.ex. pedagogisk utredning, åtgärdsprogram eller annat elevhälsoärende, samt att de inte innehåller överenskommelser med vårdnadshavare. Terminsbetyg bevaras om elev avbryter studier i förtid.
Verksamhetsområde Ge pedagogiskt stöd, elevhälsa och trygghet Utreda och åtgärda elevs behov Tillhandahålla samtalskontakt och andra stöd Handlingar med anteckningar om flera elever samt tillfälliga egna minnesanteckningar inom elevhälsoarbetet Kurators minnesanteckningar efter samtalskontakt Specialpedagogens handlingar vid stöd till elever och personal samt prövningar och sammanställningar Studievägledares minnesanteckningar från vägledningssamtal Sakuppgifter förs in i respektive elevs ärende och Senast när elev slutar på skolan. Information som ingår i eller tillför sakuppgift till elevärende bevaras i ärendet. Ingår handlingarna i elevärende ska de Sammanställningar av prövningar som görs inom ramen för det systematiska kvalitetsarbetet Även anteckning om elevens val. (Bevaras på elevkortet) Talpedagogens handlingar: minnesanteckningar, handlingar från utlåningsverksamheten Fältassistenters och drogsamordnares dagboksanteckningar 2 år Efter sista kontakt. Undantag: utredningar bevaras och information som tillför sakuppgift till elevärende bevaras i ärendet. När uppföljning av verksamhetsåret har avslutats Verksamhetsområde Administrera elever Hantera antagning och placering Ingånget avtal om interkommunal ersättning med beslut om mottagande inklusive yttranden och godkännanden Beslut om att inte ta emot elev från annan kommun inklusive yttranden och skrivelser om interkommunal 10 år Gäller Stockholmselever i annan kommun och elever från andra kommuner som söker i Stockholm. Överklagade ärenden 2 år Gäller Stockholmselever i annan kommun och elever från andra kommuner som
Administrera elevs studiegång Hantera frånvaro och skolplikt Hantera utskrivning ersättning Handlingar om ansökan till förskoleklass, grundskola och gymnasium inklusive antagningsprov/färdighetsprov och anteckningar/sammanställningar från antagningsintervjuer Ansökningshandlingar för skolbarnomsorg (fritidshem, fritidsklubb, pedagogisk omsorg) Inkomstuppgifter vid ansökan till skolbarnomsorg Handlingar rörande skolskjuts: avtal om självskjutsning, samt ansökan och beslut om skolskjuts Handlingar rörande skolkort Ansökningar till elevens val, svenska som andraspråk, språk och andra kurser Medgivande från vårdnadshavare/elev om fotografering/publicering med hänsyn till PuL, individuella kort från skolfotograferingen Handlingar om modersmålsundervisning t.ex. elevlistor och ansökningar Inkomna frånvarouppgifter (t.ex. mail, tjänsteanteckning mm.), närvarolistor, beviljad ledighetsansökan, intyg som bekräftar giltig frånvaro Frånvarouppgifter för varje enskilt lektionstillfälle Uppgifter om ackumulerad frånvaro Uppsägning av skolplats från elev/vårdnadshavare, grundskolans söker i Stockholm. Överklagade ärenden 1 år Bilagor till gymnasieansökan sparas 3 år på skolan där de upprättas. 10 år Efter placering och registrering i verksamhetssystem. 2 år Undantag handlingar rörande skolskjuts: Ansökan och beslut vid växelvis boende, vid överklagan av beslut och för elever i behov av särskilt stöd bevaras 2 år Gallras efter registrering i verksamhetssystem. 3 år Efter upprättande, med följande undantag: Senaste medgivandet gallras 3 år efter att elev har slutat på skolan. 1 år efter avslutad utbildning 10 år efter avslutad Ansökan gallras efter registrering i verksamhetssystem och betygsblankett efter att modersmålslärare signerat betygskatalog. Efter registrering i verksamhetssystem. För gymnasiet gäller 1 år efter läsårets slut utbildning 1 år Kopior på bilagor till gymnasieansökan sparas 3
kopior av ansökningar till gymnasiet Uppsägning av plats i fritidshem och fritidsklubb från vårdnadshavare 3 år år på skolan. Verksamhetsområde Erbjuda skolmåltid Planera och kontrollera verksamhet Handlingar inom kontrollprogram (kontroller mm.), innehållsdeklarationer vid levererad mat. Hälsodeklaration från personal 3 år Innehållsförteckning 3 år leverans av mat till skola som saknar eget tillagningskök Laga och servera mat Handlingar om elevs specialkost 2 år efter att elev har slutat på skolan Gäller senaste uppgift om elevs specialkost. Tidigare uppgifter gallras vid uppdatering.