Guide Anonymiserade tentamina Från tentamensanmälan till resultatrapportering hantering i Studentportalen, i skrivningssalar och i Ladok. Instructions in English are available in the manual. Senast uppdaterad: 2018-10-08 Innehåll Om anonymiserade tentamina... 2 Flödet från tentamensanmälan till resultatrapportering... 2 Tentamensanmälan i Studentportalen... 2 Tentamen i skrivningssalen... 3 Rättning av skrivningar... 3 Resultatrapportering i Ladok... 3 Observera!... 3 Hur gör studenten?... 4 Hur gör administratören?... 6 Var ser jag vilka tentamensanmälningar som finns?... 6 Lägg till tentamensanmälan... 8 Sammanställning av tentamensanmälningar... 11 Anmälda studenter... 13 Visa anmälda studenter... 13 Lägg till en anmälan för en student... 14 Ta bort en students anmälan... 14 E-post... 14 Redigera tentamensanmälan... 15 Inställt tentamenstillfälle... 15 Ta bort tentamensanmälan... 16 1
Om anonymiserade tentamina Rektor har beslutat att anonymitet ska gälla vid s.k. salskrivningar vid hela Uppsala universitet 1. Studentportalens funktion för tentamensanmälan stödjer anonymiteten från anmälan till resultatrapportering. Studentportalens Tentamensanmälan kan användas vid: anonyma tentamina i någon av byggnadsavdelningens skrivningslokaler anonyma tentamina i egna skrivsalar eller icke anonyma tentamina Byggnadsavdelningen har tillsammans med Studentportalen kommit överens om hur anonymiserade tentamina ska hanteras i skrivsalar som bokas via dem. Flödet från tentamensanmälan till resultatrapportering Så här säkerställs anonymiteten från tentamensanmälan till resultatrapportering: Tentamensanmälan i Studentportalen 1. Institutions- eller kurstillfällesadministratören lägger via funktionen Tentamensanmälan upp en tentamensanmälan via kurstillfället eller via översikten över tentamensanmälningar.. 2. Den inloggade studenten ser sina samtliga tentamensanmälningar under fliken Mina studier > Tentamensanmälningar. Här kan hon/han anmäla och avanmäla sig tills anmälningstiden har passerat. Studenter som inte anmält sig får en påminnelse via e-post tre dagar innan sista anmälningsdag. Vid anmälan får studenten en anonymitetskod som visas i Studentportalen. En länk till denna sida finns även på studentens startsida under rubriken Tentamensanmälningar. Observera att studenten inte längre ser sina tentamensanmälningar via kurssidan. 3. En lista över anmälda studenter visas på tentamensanmälan i Studentportalen. Listan innehåller anmälda studenters namn, personnummer och studentens anonymitetskod. Endast de som har rollen Institutionsadministratör är behöriga att se denna information. Övriga roller, t.ex. Kurstillfällesadministratörer och Betygssättande lärare ser endast hur många som anmält sig. 4. Fyra dagar innan provdatum ska listan över anmälda studenter, "Anmälda studenter (pdf)" levereras till skrivningssalen. Om tentamen sker i en skrivningssal som tillhör Byggnadsavdelningen sköts detta automatiskt av systemet. Om tentamen sker i annan lokal måste institutionen själv leverera listan till skrivningssalen enligt de rutiner som fakultetsnämnden/institutionen beslutat. 5. Fyra dagar innan provdatum skickar systemet ut ett e-postmeddelande till anmälda studenter. Meddelandet innehåller information om tentamensanmälan och den personliga anonymitetskoden. 6. Den administratör som sist uppdaterade tentamensanmälan får ett e-postmeddelande med information om tentamensanmälan och antalet anmälda vid sista anmälningsdagen samt fyra dagar innan provdatum. 1 Läs beslutet. 2
Tentamen i skrivningssalen 7. I byggnadsavdelningens skrivningslokaler kan den som har glömt sin kod dra sitt idkort/körkort i en kortläsare och ser då sin kod. Om studenten är anmäld till flera tentamenstillfällen samma dag visas koderna till respektive tenta. Detta fungerar endast för studenter med svenskt id-kort. Studenter med interimspersonnummer som inte har med sig koden kan få den av tentamensvakten efter att ha legitimerat sig med gällande pass. 8. Studenten skriver sin tentamen och anger sin kod på skrivningen. 9. Studenten lämnar in sin tentamen och blir avprickad på skrivningsvakternas lista över anmälda studenter efter att skrivningsvakten kontrollerat studentens id-handling. 10. De avprickade listorna skrivs under av skrivningsvakten och skickas i ett separat kuvert med internposten till en föranmäld mottagare/kursadministratör vid institutionen. Kopior av listan sparas hos Byggnadsavdelningen i ett år. Rättning av skrivningar 11. Läraren rättar skrivningarna och ser på dessa endast koden som studenten har angett på skrivningen. Resultatrapportering i Ladok 12. Rapportör lägger in betygen för tentamen på motsvarande aktivitetstillfälle i Ladok. 13. Betygen granskas och attesteras av examinatorn direkt i Ladok. 14. Studenten meddelas via E-post när betyget är attesterat i Ladok. Observera! Bonuspoäng kan inte lösas i dagens tekniska ramverk. Vi föreslår att man ber de studenter som har rätt till bonus att markera det på sina tentamina, t.ex. genom att skriva bonus på de papper som lämnas in. Eventuella bonuspoäng får därefter adderas till resultatet efter rättning. Efteranmälda: Administratören kan i Studentportalen lägga till studenter t.o.m. fyra dagar innan provdatum oavsett anmälningsperiod. Studenter ser då koden i Studentportalen och kan även få sin kod genom att dra sitt id-kort/körkort i en kortläsare i skrivningssalen. De studenter som kommer oanmälda till skrivningssalen och ändå får tentera kommer inte att kunna vara anonyma. Systemen är anpassade men det kvarstår arbete med att ta fram rutiner som fungerar i skrivningssalarna. Studenter som ska läsa upp sitt betyg och redan har ett godkänt betyg kan enbart anmäla sig till de tentamensanmälningar där plussning är tillåten. På övriga tentamina sorteras de automatiskt bort av systemet. Studentportalens olika behörigheter styr vad administratören får se och göra i portalen. Tänk på att en Institutionsadministratör ser listan över anmälda studenter med personnummer och anonymitetskoder i Studentportalen - något en Betygssättande lärare inte bör göra. 3
Hur gör studenten? 1. Studenten loggar in i Studentportalen. 2. På startsidan visas rubriken Tentamensanmälningar med länken Du har aktuella tentamensanmälningar. 3. Länken öppnar sidan Tentamensanmälningar under fliken Mina studier. Här ser studenten alla sina aktuella tentamenstillfällen som är relevanta för henne/honom. 4. Studenten anmäler sig genom att klicka på knappen Anmäl. 5. Studenter som inte har anmält sig får en påminnelse via e-post tre dagar innan sista anmälningsdag. 6. Efter anmälningsperiodens slut skickas bekräftelse ut via e-post till anmälda studenter som innehåller information om tentamensanmälan och anonymitetskoden. Obs! Studenterna ser inte någon tentamensanmälan under respektive kurs, utan enbart under fliken Mina studier > Tentamensanmälningar. 4
Listan över studentens tentamensanmälningar visar information om tid, plats, datum för de tentamina de redan anmält sig till och för alla tillgängliga tentamina de kan anmäla sig till. Sista anmälningsdag visas också. Vid anonyma tentamina som studenten redan anmält sig till visas även studentens anonymitetskod samt en text som förklarar att det är en anonym tentamen. När studenten har anmält sig blir tentamensanmälan grön och visas högst upp. Övriga tentamensanmälningar är grå. En tentamensanmälan vid en kurs visas för alla studenter som läser eller har läst kursen och som ännu inte har klarat tentamen, förutsatt att provet ingår i den kursversion som gällde när studenten registrerades första gången. Studenter som registrerats på kursen, men som ska läsa den senare under terminen, kommer inte att se tentamensanmälningar med tentamensdatum som ligger före startveckan på kurstillfället. Studenter kan avanmäla sig så länge tentamensanmälan är öppen. 5
Hur gör administratören? Var ser jag vilka tentamensanmälningar som finns? En lista över institutionens samtliga tentamensanmälningar visas under fliken Utbildning under rubriken Sammanställning av > Tentamensanmälningar i menyn. Sammanställningen visar automatiskt alla tentamensanmälningar från dagens datum och framåt. Det går också att söka ut tentamensanmälningar genom att ange provdatum och klicka på Sök. Man kan sortera dem på namn, kurskod m.m. genom att klicka på rubrikerna i kolumnerna i tabellen. En lista över alla tentamensanmälningar inom en speciell kurs visas under länken Tentamensanmälningar på respektive kurs- och kurstillfällessida. 6
7
Lägg till tentamensanmälan En ny tentamensanmälan läggs upp på kurs-/kurstillfällesnivå eller via institutionens sammanställningar över tentamensanmälningar och kan bara användas på kurser med kurstillfällen som har minst en modul. 1. Öppna kurs-/ kurstillfällessidan eller gå via sammanställningen över tentamensanmälningar 2. Klicka på länken Tentamensanmälningar i menyn till vänster. Då visas befintliga tentamenstillfällen. 3. Klicka på knappen Lägg till tentamensanmälan. Via kurstillfälle: Välj modul/-er, klicka på Skapa tentamensanmälan. Via sammanställning: Välj institution, klicka på Välj kurser. Välj kurser, klicka på Välj kurstillfällen. Välj kurstillfällen, klicka på Välj moduler. Välj moduler, klicka på Skapa tentamensanmälan. 8
9
4. Välj tentamenstyp: Ordinarie tentamen, Omtentamen, Hemtentamen, Dugga. 5. Fyll i datum för tentamen och när tentamen börjar och slutar (start- och sluttid). Fyll i benämning, både på sv och eng. Denna syns för studenterna på aktivitetstillfället (tentamensanmälan) i Ladok. 6. Ange lokal där tentamen ska äga rum. Om skrivningen äger rum i Uppsala kan Byggnadsavdelningens skrivsalar väljas i rullgardinsmenyn. Lokalen måste vara bokad om någon av deras skrivsalar används. Det går även att välja "Egen lokal" men då skickas inte anmälningslistorna automatiskt över till skrivsalen. Om skrivningen äger rum på Gotland anges lokal i fritextfältet. 7. Ange hur många platser som är bokade i lokalen (visas bara för administratören och är valfritt). Om antalet anmälda är större än antalet bokade platser tre dagar innan sista anmälningsdag skickar Studentportalen ett e-postmeddelande till den administratör som skapat/senast uppdaterat tentamenstillfället och till ev. angivna e-postadresser kopplat till tentamenstillfället så att ändring av lokal kan göras innan anmälan stängs. 8. Ange om tentamen ska vara anonym. Denna ruta är alltid ibockad från början, eftersom att alla salskrivningar ska vara anonyma. 9. Fyll i anmälningsperiod. Administratören kan välja när anmälan ska öppnas och stängas. Den kan vara öppen fram till fyra dagar innan provdatum. Studenten kan anmäla/avanmäla sig så länge anmälan är öppen. OBS! Om institutionen ska hinna boka rätt antal platser i skrivningslokalen är det viktigt att skapa tentamensanmälan i god tid innan tentamenstillfället och ha sista anmälningsdagen 12 dagar innan tentamenstillfället. 10. Meddelande till studenten: Studenterna ser meddelandet i samband med tentamensanmälan i Studentportalen. Samma meddelande bifogas också i det e- postmeddelande som den anmälda studenten får efter att anmälan stängts. Datum, lokal, tid och anonymitetskod skickas också. 10
11. Fyll i e-postadresser till de administratörer/lärare som ska få information om tentamenstillfället (den administratör som senast uppdaterade tentamensanmälan får automatiskt ett e-postmeddelande fyra dagar innan provdatum). 12. Klicka på Spara. Fyra dagar innan provdatum skickar systemet ut ett e-postmeddelande med information om tentamenstillfället till den administratör som sist uppdaterade tentamensanmälan. När en Tentamensanmälan är skapad visas den i översikten under fliken Utbildning > Sammanställning av > Tentamensanmälningar och via länken Tentamensanmälningar i menyn på aktuell kurs- och kurstillfällessida. Här visas information om tentamenstillfället, hur många studenter som anmält sig och om tentamen är anonym eller inte. Sammanställning av tentamensanmälningar Institutionens samtliga tentamensanmälningar finns under fliken Utbildning > Sammanställning av > Tentamensanmälningar och vid respektive kurs och kurstillfälle. Sammanställningen visar automatiskt alla tentamensanmälningar från dagens datum och framåt. Det går också att söka ut tentamensanmälningar genom att ange provdatum och klicka på Sök. 11
Sammanställningen innehåller information om: När tentamen äger rum, hur många som är anmälda och när tentamen spärras för anmälningar. Sidan Redigera tentamensanmälan nås även via länken Redigera tentamensanmälan näst längst ut till höger. Institutions- och kurstillfällesadministratörer kan redigera n tentamensanmälan. Kolumnen Anmälda/Godkända visar antal anmälda och godkända studenter. Länken öppnar Tentamensanmälan. Här kan Institutionsadministratören se anmälda studenter, skicka e- post, lägga till och ta bort studenter. Om tentamen inte är markerad som anonym kan även Kurstillfällesadministratörer se länken och öppna Tentamensanmälan. Längst ut till höger finns kolumnen Ställ in tentamen. Där kan institutions- och kurstillfällesadministratörer ställa in en tentamen med hjälp av ett reglage. På samma ställe går det också att aktivera en tentamen igen. 12
Anmälda studenter Visa anmälda studenter Sidan med anmälda studenter öppnas genom att klicka på länken (t.ex. 20/3) i kolumnen Anmälda/godkända i sammanställningen av tentamensanmälningar. Endast en institutionsadministratör kan se länken och öppna denna sida om tentamen är anonym. Om tentamen inte är anonym kan även kurstillfällesadministratörer öppna sidan. Här visas studentens anonymitetskod, namn, personnummer, e-post, ev. programinriktning, registreringstermin samt om studenten redan är godkänd 13
Administratören kan lägga till studenter t.o.m. fyra dagar innan provdatum oavsett anmälningsperiod. Studenter kan tas bort från listan t.o.m. provdatum. Det går att anmäla alla studenter som är registrerade på kursen denna termin samtidigt. Reg. tentamensanmälan: Om en student inte är registrerad på kurstillfällets starttermin står det i kolumnen "Reg. tentamensanmälan" vilken termin studenten senast var anmäld till tentamen. Godkänd: En student som har anmält sig till tentamen innan godkänt resultat har rapporterats in markeras i listan som Godkänd. Detta kan exempelvis hända om studenten anmält sig till en ordinarie tentamen samt en omtentamen. Godkända studenter sorteras bort av systemet i pdf-listan innan den skickas till skrivningssalen, om man inte angett att plussning är tilllåtet Länken Anmälda studenter (pdf) visar upp listan med anmälda, icke godkända, studenter. Denna pdf innehåller information om tentamen, studenternas namn, personnummer och koder. Om tentamen sker i en skrivningssal som tillhör Byggnadsavdelningen skickas listan med anmälda studenter till skrivningslokalen automatiskt fyra dagar innan provdatum. Om tentamen sker i annan lokal måste institutionen själv leverera listan till skrivningssalen enligt de rutiner som fakultetsnämnden/institutionen beslutat. Lägg till en anmälan för en student En institutionsadministratör kan lägga till studenter t.o.m. fyra dagar innan provdatum. Listan kan användas som underlag för betygsrapportering. En administratör kan lägga till alla studenter (som är registrerade på något av de kurstillfällen som är kopplade till tentamensanmälan) samtidigt genom att klicka på knappen Lägg till alla. Studenter som man lägger till i listan måste ha en registrering på något av de ingående kurstillfällena. Det görs även en kontroll att studenten saknar ett godkänt resultat på ingående modulerna. Anonymitetskoden visas för den inloggade studenten vid dennes tentamensanmälan och skickas till studenten via e-post fyra dagar innan provdatum. Om du som administratör vill föra över anmälda studenter från ett tentamenstillfälle till ett annat kan du: 1. Öppna Anmälda studenter (pdf) för tentamenstillfälle A. 2. Öppna sidan med anmälda studenter för tentamenstillfälle B. 3. Kopiera studentens personnummer från pdf-filen. 4. Klistra in personnumret i fältet för att lägga till en anmälan och klicka på knappen Lägg till. 5. Upprepa steg 3-4 tills alla studenter är anmälda. Ta bort en students anmälan Man kan ta bort en eller flera studenter från listan t.o.m. provdatum. Markera kryssrutorna vid den/de studenter som ska tas bort och klicka på knappen "Ta bort markerade studenter". E-post Man kan skicka e-post till de anmälda studenterna även efter att den sista anmälningsdagen har passerat. 14
Automatiska e-postmeddelanden om tentamen 1. Tre dagar innan sista anmälningsdag skickar systemet en påminnelse till studenter som ännu inte anmält sig. 2. Fyra dagar innan provdatum skickar systemet ut ett e-postmeddelande till anmälda studenter. Meddelandet innehåller information om tentamen och den personliga anonymitetskoden. 3. I samband med tentamens sista anmälningsdag samt fyra dagar innan provdatum skickar systemet en bekräftelse till den administratör som sist uppdaterade tentamensanmälan. Meddelandet innehåller information om tentamen och antalet anmälda. Redigera tentamensanmälan 1. Öppna sidan med sammanställningen av Tentamensanmälningar 2. Klicka på länken Redigera tentamensanmälan. 3. Då öppnas sidan Redigera tentamensanmälan. Det är möjligt att ändra tentamenstyp, lokal, kopplingar, meddelande, anonymitet och provdatum fram till sista anmälningsdag. Observera att anonymitet och provdatum bara kan ändras så länge ingen student har anmält sig till tentamen. Efter att sista anmälningsdag har passerat går det endast att ändra tentamenstyp, meddelande, antal bokade platser samt ställa in tentamenstillfället. Uppgiften om tidpunkten när ändringen gjordes och vem som gjorde den sparas och visas i administratörsgränssnittet. Kom ihåg att informera de studenter som redan hunnit anmäla sig om ändringar! Studentportalens supportpersonal kan, i undantagsfall, ändra tid och lokal för tentamen även efter sista anmälningsdag har passerat och fram till fyra dagar innan provdatum. Kontakta supporten för mer information. Inställt tentamenstillfälle Om en tentamen är inställd markeras detta med hjälp av ett reglage i kolumnen längst till höger i översikten. Information om att tentamen är inställd visas då för studenten och ett e-postmeddelande skickas till studenten fyra dagar innan provdatum. 15
Om tentamen ställs in efter att e-postmeddelandet har skickats ut till anmälda studenter (fyra dagar innan provdatum) måste studenterna kontaktas manuellt. Du kan själv kontakta anmälda studenter via sidan med anmälda studenter: 1. Öppna sammanställningen av Tentamensanmälningar. 2. Klicka på länken, t.ex. 20/3, i kolumnen Anmälda/godkända. 3. Då öppnas sidan med anmälda studenter. 4. Markera alla studenter i listan och klicka på länken Skicka e-post till valda studenter. Ta bort tentamensanmälan Man kan ta bort en Tentamensanmälan och då försvinner länken direkt även från studentgränssnittet. Detta görs via Redigera tentamensanmälan. Obs! Det går inte att ta bort en tentamensanmälan som studenter redan hunnit anmäla sig till. Däremot går det att ställa in en tentamen. 16