Regler och rutiner för mobil återrapportering

Regler och rutiner för mobil återrapportering 2017-02-22 Sociala kvalitetsenheten

Innehållsförteckning 1 Revisionshistorik... 4 2 Inledning... 4 2.1 Grundläggande begrepp... 5 3 Grundläggande arbetssätt... 6 3.1 Grovplanering i Pulsen combine... 6 3.2 Kontinuerligt godkännande... 6 4 Registrerings- och ersättningsregler... 6 4.1 Val av insats... 6 4.2 Utförd tid avviker från beställd tid... 6 4.3 Extra insatser... 6 4.4 Sammanboende... 7 4.5 Dubbelbemanning... 7 4.6 Gemensamma insatser... 7 4.7 Avböjda insatser... 7 4.8 Avböjda besök... 8 4.9 Kunden frånvarande... 8 4.10 Starta och avsluta besök med och utan kvittens... 8 4.11 Hämtning av matlåda... 8 4.12 Redigera start- och sluttid för besök... 8 4.13 Spärrdatum... 8 4.14 Inrapportering av tid om registrering inte kan utföras... 9 5 Säker informationshantering... 9 5.1 Regler gällande användarkonton för omvårdnadspersonal... 9 5.2 Regler gällande mobiltelefoner... 9 5.3 Anordnarens ansvar avseende behandling av personuppgifter 9 6 Kvittensmärket... 10 7 Installera Phoniro-appen... 10 7.1 Förbereda mobilen... 10 7.2 Ladda ner appen... 12 2 (32)

8 Användare och behörigheter... 12 8.1 Administratörsbehörighet... 12 8.2 Omvårdnadspersonal... 12 9 Phoniro Care... 13 9.1 Inloggning och utloggning... 13 9.2 Lösenordskrav... 14 9.3 Navigering... 14 9.4 Koppla en mobiltelefon till organisationen... 15 9.5 Redigera telefonen i efterhand... 15 9.6 Koppla kvittensmärke till kund... 16 9.7 Godkänna ett arbetspass... 17 9.8 Anteckningar i Phoniro Care... 18 9.9 Underleverantörer i Phoniro Care... 19 9.10 Justering av tid i Phoniro Care... 19 9.11 Efterrapportering av tid i Phoniro Care... 19 10 Ersättningsunderlag från kommunen... 20 10.1 Inkommet fakturaunderlag... 20 10.2 Detaljrader i fakturaunderlaget... 20 11 Arbeta i Phoniro-appen... 23 3 (32)

1 Revisionshistorik Version Datum Förändringar 1.0 2016-12-20 1.1 2017-01-23 Ej fungerande länkar uppdaterade Avsnitt 9.9 Uppdaterad info om inställningar i Phoniro Care för underleverantör. Avsnitt 4.7 Förtydligande om registrering av avböjd insats. 1.2 2017-02-17 Avsnitt 7.1 Förtydligat och uppdaterat information om inställningar i mobiltelefon före installation av appen. Avsnitt 7.2 Förtydligat och uppdaterat information om installation av appen. 2 Inledning I villkoren för att vara godkänd anordnare av hemtjänst, ledsagning och avlösning, som gäller från 1 januari 2017, står det under punkt 12 att anordnaren ska följa kommunens regler och rutiner för mobil återrapportering. Det här dokumentet beskriver de regler som gäller samt de rutiner och arbetssätt som anordnarna ska använda. Grundläggande principer Beslut ska finnas för insats. Insats ska ske med kvittens. Avvikelser från regelverket kan granskas och leda till sanktioner för anordnarna. I detta dokument finns instruktioner och handledning för hemtjänstanordnarnas samordnare med administratörsbehörighet och för omvårdnadspersonal. Fullständiga manualer från leverantören finns i Phoniro Care. Hantering av information Informationen som hanteras i systemet och mobiltelefonerna är känsliga personuppgifter. Varje anordnare ansvarar för att uppgifterna hanteras på ett säkert sätt och att all personal har relevant kännedom om hur informationen ska hanteras. 4 (32)

2.1 Grundläggande begrepp Pulsen combine Socialtjänstens verksamhetssystem. Phoniro Care Administratörsverktyg för hantering av mobiltelefoner och kvittensmärken samt hantering av rapporterad tid. Phoniro-appen Mobiltelefonapp för registrering av besök och insatser hos kund. Kvittens In- och utloggning med kvittensmärke hos kunden vid start och avslutning på besök. Kvittensmärke Klistermärke som sitter vid kundens dörr och som används tillsammans med mobilappen för att starta och avsluta besök. I Phoniro Care benämns kvittensmärkena NFC-Etikett. Samordnare Person hos anordnaren som har administratörsbehörighet i Pulsen combine. Omvårdnadspersonal Person som är anställd hos hemtjänstanordnaren och utför insatsen hos kund. Anteckning I Phoniro-appen finns möjlighet att göra mindre noteringar. Detta ska användas till exempel om en insats tog längre tid än beviljad. Dessa anteckningar får inte användas som social journal (anteckningarna sparas bara över månadsskiften och rensas regelbundet). Arbetspass Personalens totala arbetspass under en dag. Innefattar ett eller flera besök. Besök Den tid omvårdnadspersonalen utför insats(er) hos en kund. Vid slutet av varje besök registreras vilka insatser som utfördes. 5 (32)

FÖR ADMINISTRATÖRER 3 Grundläggande arbetssätt 3.1 Grovplanering i Pulsen combine Verksamhetssystemet Pulsen combine och tidrapporteringsverktyget Phoniro samspelar med varandra. För att de insatser som kommunen har beställt ska visas i Phoniro måste anordnaren vara klar med planeringen av de beställda insatserna och ha färdigställt steg i grovplaneringen i Pulsen combine. 3.2 Kontinuerligt godkännande Vi rekommenderar att anordnaren godkänner arbetspassen löpande, för att det inte ska bli en onödigt stor arbetsbelastning i samband med månadsskifte. 4 Registrerings- och ersättningsregler 4.1 Val av insats Ett besök måste alltid innehålla minst en insats. Det är viktigt att registrera rätt insats. Insatser som är beställda av kommunen visas högst upp i listan i mobiltelefonen och ska väljas i första hand. Det är endast om omvårdnadspersonalen behöver utföra en akut eller tillfällig insats, som inte är beställd i Pulsen combine, som en insats längre ner i listan i mobiltelefonen ska väljas. Den valda insatsen kommer att få status Extra i appen. 4.2 Utförd tid avviker från beställd tid Grundregeln är att anordnaren får ersättning för beviljade insatser inom beviljad tid. Om det vid ett enstaka tillfälle uppstår behov att utföra mer än beviljad tid ska omvårdnadspersonalen använda Phoniro-appens anteckningsfält för att förklara varför den utförda tiden avviker från den beviljade. När det finns önskemål om andra insatser än beviljade eller permanent utökning är det i första hand kunden som ansöker om detta till sin biståndshandläggare. 4.3 Extra insatser Om det uppstår tillfälliga behov är det i första hand kunden men även anordnaren som kan lyfta detta till biståndshandläggare. Även vid dessa tillfällen ska anteckning göras i Phoniro-appen. 6 (32)

Om behovet uppstår utanför kontorstid så får anordnare göra bedömning av akut behov och kontakt tas med biståndshandläggare så fort som möjligt näst kommande vardag. Om kunden regelbundet avstår från beviljad tid ska kontakt tas med biståndshandläggare för att få översyn av beslutet. 4.4 Sammanboende Om makar/sammanboende har insatser som ska utföras samtidigt ska omvårdnadspersonalen starta och avsluta besök på respektive kund. På samma sätt ska insatserna anges på respektive kund, enligt beställning och genomförandeplan. 4.5 Dubbelbemanning Dubbelbemanning som är beställd av handläggare ska registreras som en egenskap på besöket. Den ena omvårdnadspersonalen registrerar besök på vanligt vis, det vill säga anger vilken insats som har utförts. Den omvårdnadspersonal som är inne för att stötta upp just för dubbelbemanning registrerar enbart besöksegenskapen Dubbelbemanning. Den som registrerar dubbelbemanning ska inte registrera några insatser. Observera att dubbelbemanning endast kan utföras på besök som har annan omvårdnadspersonal som utför annan insats. Besök som innehåller enbart dubbelbemanning ersätts ej. Om dubbelbemanning som inte är beställd utförs, ska besöket registreras som ovan. Omvårdnadspersonal ska göra en anteckning om anledningen. Om anteckning saknas utgår ingen ersättning för dubbelbemanningen. 4.6 Gemensamma insatser Om omvårdnadspersonal genomför flera insatser samtidigt ska den totala besökstiden fördelas mellan kunderna. Exempel: Omvårdnadspersonalen handlar åt tre kunder samtidigt, det tar 1 timme och 15 minuter. Tiden fördelas lika mellan kunderna och omvårdnadspersonalen ska registrera 25 minuter per kund. 4.7 Avböjda insatser Om man kommer till en kund och inte blir insläppt utgår ingen ersättning och besöket ska inte registreras. Om man kommit in till en kund och startat ett besök men kunden sen avböjer insatsen så ska detta registreras som en utförd insats, även om besöket blir kort. Ersättning utgår för den tid som besöket har varat. Använd inte alternativet Avböjd insats, då kommer tiden inte med. 7 (32)

4.8 Avböjda besök Avböjda besök ersätts inte. Avböjda besök ska inte registreras i Phoniro och inte återrapporteras. 4.9 Kunden frånvarande Om kunden inte är hemma när omvårdnadspersonalen kommer ska ingen tid registreras. Se rubriken Avböjda besök. 4.10 Starta och avsluta besök med och utan kvittens Samtliga insatser ska utföras med kvittens. Det finns dock några undantag för när besök kan påbörjas eller avslutas utan kvittens: Tvätt, om maskinerna finns utanför bostaden och besöket startar eller avslutas utanför bostaden. Inköp, när insatsen påbörjas utanför bostaden Apoteksärenden, när besöket påbörjas direkt på apoteket Följeslagning, när besöket startar utanför hemmet Trygghetsringning Stöd vid lunch/middag, när matlåda hämtas på annan plats Stöd att följa med vid inköp, när kund möts upp utanför bostaden Promenad, om besöket startar eller avslutas utanför bostaden Avlösning i hemmet, om besöket startar utanför bostaden Ledsagning, om besöket startar utanför bostaden 4.11 Hämtning av matlåda Beviljad tid för stöd vid lunch/middag ska även täcka upphämtning av matlåda. Vid upphämtning av matlåda tillåts att besöket startas utan kvittens vid upphämtningsplatsen, hela insatsen inklusive hämtning av matlåda ska ske inom beviljad tid. 4.12 Redigera start- och sluttid för besök I Phoniros mobilapp finns möjlighet, efter att besöket är avslutat men innan arbetspasset har godkänts, att redigera start- och sluttid samt utförda insatser. Redigering av besök får endast göras i undantagsfall. Detta kan vara till exempel om en telefon slutat fungera eller om omvårdnadspersonal missat att registrera korrekt. Om man av misstag godkänt arbetspasset direkt i telefonen går det att redigera passet inom 24 timmar i Phoniro Care. 4.13 Spärrdatum Spärrdatum är det datum som är sista dagen för anordnarna att godkänna arbetspass i Phoniro Care. När spärrdatum är passerat kan inte arbetspass som är äldre än spärrdatumet godkännas. Aktuella spärrdatum finns på www.nacka.se/combine 8 (32)

4.14 Inrapportering av tid om registrering inte kan utföras Om besöksrapportering av någon anledning inte kunnat ske via Phoniros mobilapp skall denna tid efterrapporteras i Phoniro Care. Om en muntlig beställning görs av handläggare där kund ännu inte finns i Phoniro ska besöken efterrapporteras i Phoniro Care när kunden är upplagd. Varje anordnare behöver en rutin för att säkerställa att omvårdnadspersonal kan registrera tid manuellt om Phoniro-appen inte är tillgänglig. 5 Säker informationshantering Appen i mobiltelefonerna innehåller känsliga personuppgifter. Varje anordnare ansvarar för att mobiltelefonerna hanteras på ett säkert sätt och att all personal har kännedom om hur informationen ska hanteras. 5.1 Regler gällande användarkonton för omvårdnadspersonal Varje anordnare ansvarar för att rätt omvårdnadspersonal som har tillgång till appen. Lösenord för respektive medarbetares användarkonto ska vara unikt och väljas av medarbetaren själv vid första inloggningen. Användarkonto får ej delas mellan medarbetare. Varje medarbetare ska ett eget användarkonto. Inloggningsuppgifter får inte förvaras tillsammans med mobiltelefonerna. 5.2 Regler gällande mobiltelefoner Mobiltelefonerna ska förses med en lösenkod som omfattar minst sex tecken. Skärmlås ska automatiskt aktiveras efter max fem minuters inaktivitet. En stulen eller borttappad telefon ska omgående inaktiveras i Phoniro Care. Mobiltelefoner som inte längre används i organisationen ska inaktiveras i Phoniro Care. Vi rekommenderar starkt att Phoniro-appen endast installeras på anordnarens tjänstetelefoner (det vill säga inga installationer på medarbetares privata telefoner). 5.3 Anordnarens ansvar avseende behandling av personuppgifter Anordnaren ska utbilda sina medarbetare i gällande lagstiftning och regler för hur personuppgifter får hanteras. Anordnaren ska informera sina medarbetare om konsekvenser av otillåten användning av systemet. 9 (32)

Anordnaren ska upprätta regler för hur mobiltelefonerna får användas så att personuppgifter och andra känsliga uppgifter inte kommer i orätta händer. Anordnaren har ansvar att informera personal om att de endast får ta del av de personuppgifter som krävs för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. 6 Kvittensmärket Kvittensmärket är en klisteretikett som ska fästas på insidan av dörrkarmen hos kunden för att omvårdnadspersonalen enkelt ska kunna registrera start och slut på besöket med sin mobiltelefon. Telefonen läser av ett ID-nummer som finns i ett chip i kvittensmärket. Om kvittensmärket sätts på en dörrkarm av metall är det risk för störningar i avläsningen som gör att etiketten inte kan läsas av. Sätt då etiketten på en annan yta i närheten av dörren där det inte skadar underlaget. Om dörrkarmen är av stål kommer märket inte att fästa. Då ska det sättas på närliggande yta, där det inte skadar underlaget. Kvittensmärken kan hämtas hos Servicecenter i Nacka stadshus eller beställas via service@nacka.se. Då skickas de med post. Tänk på att ha framförhållning när ni beställer märken, leveranstiden kan vara någon vecka. När kommunen gör hembesök kommer vi kontrollera att kvittensmärket är på plats. Om sammanboende kunder har insatser, ska de ha varsitt kvittensmärke uppsatt. Tips! Sätt till exempel en liten klisterlapp med namnet vid märket, eller använd färgkodning. 7 Installera Phoniro-appen 7.1 Förbereda mobilen Innan Phoniros mobilapplikation (Phoniro Care för Android) installeras, behöver vissa inställningar göras i telefonen. Beroende av märke och modell på mobiltelefon, så kan det förekomma skillnader i hur man kommer åt dessa inställningar. Se separat manual under ikonen Support i Phoniro Care för mer information (läs mer här). Datum och tid Så här gör du för att ställa in datum och tid. 1. Tryck på ikonen [Inställningar] på mobiltelefonens hemskärm. 2. Tryck därefter på [Allmänt] (kan hända att detta steg saknas). 3. Tryck på [Datum och tid]. 4. Välj [Automatiskt datum och tid] samt [Automatisk tidszon]. 5. Se även så tiden i mobiltelefonen stämmer överens med verklig tid. 10 (32)

Blåtand/Bluetooth Så här gör du för att aktivera blåtand. 1. Tryck på ikonen [Inställningar] på mobiltelefonens hemskärm. 2. Tryck därefter på [Nätverk] (kan hända att detta steg saknas). 3. Tryck där efter på [Bluetooth]. 4. Se till att Bluetooth är aktiverat. Telefonnamn/enhetsnamn Så här gör du för att namnge mobiltelefonen. 1. Tryck på ikonen [Inställningar] på mobiltelefonens hemskärm. 2. Tryck därefter på [Allmänt] (kan hända att detta steg saknas). 3. Tryck på [Om telefonen] eller [Om enheten]. 4. Tryck på [Telefonnamn] eller [Enhetsnamn]. 5. Skriv in det namn som mobiltelefonen skall ha, exempelvis Solhöjden 3. Tryck på [Spara] eller [Ok]. Det är bra om namnet på din mobiltelefon är detsamma som det namn du ger telefonen vid registrering av appen. Detta moment kommer senare i manualen. Skärminställningar Här ställer man in tid på skärmlåset. Skärmlåset ska vara inställt så att det låses automatiskt efter fem minuter. Det är viktigt att skärmlåset används för att förhindra att obehöriga kommer åt känslig information. 1. Tryck på ikonen [Inställningar] på mobiltelefonens hemskärm. 2. Tryck därefter på [Skärm] (kan hända att detta steg saknas). 3. Tryck på [Skärmlås] välj därefter [Låstimer]. Alternativt tryck på [Display] välj därefter [Skärmtimeout]. 4. Välj 5 minuter. Tillåta installation från okända källor För att du ska kunna installera Phoniro-appen måste telefonen tillåta att appar installeras från andra platser än Google Play. 1. Tryck på ikonen [Inställningar] på mobiltelefonens hemskärm. 2. Tryck därefter på [Allmänt] (kan hända att detta steg saknas). 3. Välj [Säkerhet]. 4. Välj [Okända källor]. 5. En dialogruta kommer upp, tryck [OK]. Inaktivera begränsningar av bakgrundsdata Detta gäller endast mobiltelefoner som har Android OS 6 eller senare. 11 (32)

1. Tryck på ikonen [Inställningar] på mobiltelefonens hemskärm. 2. Välj [Batteri] 3. Välj [Energisparläge] 4. På denna sida finns även inställningen Begränsa alla bakgrundsdata. Välj [Av] för denna. (Notera att inställningen för Energisparläge måste vara [På] för att man ska kunna slå av Begränsa alla bakgrundsdata ) 7.2 Ladda ner appen Ladda ner appen genom att använda den länk som skapas i Phoniro Care. Nedladdningslänken hittar man så här: Startsida Support Ladda ner Phoniro App Nedladdningslänk Starta mobiltelefonens webbläsare och skriv in hela nedladdningslänken i adressfältet, exakt som det står med gemener och versaler. Då kommer Phoniro App automatiskt att laddas ner till telefonen och kan installeras enligt instruktionerna som ges i telefonen. När du startar appen för första gången får du ange telefonens namn. Fyll då i samma namn som du angav när du förberedde telefonen. Du får även en fråga om telefonnummer. Ange då telefonnumret till aktuellt SIM-kort om du har det till hands, annars sätt siffran 0. Avsluta med att trycka på [Registrera]. Nu kan telefonen kopplas ihop med organisationen i Phoniro Care (läs mer här). 8 Användare och behörigheter 8.1 Administratörsbehörighet Den person hos anordnaren som ska ha administratörsbehörighet i Phoniro Care läggs upp och administreras av Servicecenter i Nacka kommun, eftersom identifiering av användare går via Pulsen combine. När personen inte längre är aktuell för Phoniro Care ska hen avslutas av Servicecenter. Om personen ska ha fortsatt tillgång till endast Pulsen combine måste det anges. Anmälan av nya användare och avslut av befintliga användare görs till Nacka Servicecenter på e-post: service@nacka.se eller e-tjänsten på nacka.se/combine. 8.2 Omvårdnadspersonal Den person hos anordnaren som har administratörsbehörighet i Phoniro Care lägger upp omvårdnadspersonalen i systemet så att de kan använda Phoniroappen. Det är också administratören som ansvarar för att avsluta omvårdnadspersonal som inte längre ska använda appen. 12 (32)

9 Phoniro Care 9.1 Inloggning och utloggning För att kunna logga in i Phoniro Care måste man vara registrerad med användarnamn och lösenord (se Användare och behörigheter). Logga in genom att fylla i användarnamn och lösenord och klicka på Start. Första gången man loggar in kommer man uppmanas att byta lösenord. Efter att man bytt sitt lösenord och loggar ut igen, kommer man vid nästa inloggningstillfälle till en inloggningssida, väljer inloggningssätt och loggar in i Phoniro på samma sätt som till Pulsen combine. Adress till Phoniro Care: https://nacka-phoniro.pulsencombine.se I navigeringsmenyn som är överst på sidan finns alltid valet Logga ut längst ut till höger. Du kan även byta lösenord här. 13 (32)

9.2 Lösenordskrav Minst 6 tecken långt Minst en stor bokstav Minst en liten bokstav Minst en siffra Lösenordet måste bytas var 90:e dag. 9.3 Navigering I navigeringsmenyn överst på sidan finns ikoner. Ikonerna visar var i systemet man är. Man förflyttar sig i systemet genom att klicka på en ikon. I Phoniro Care finns en Navigeringsmeny/sökväg överst på sidan. I exemplet nedan går det t.ex. att klicka på Kund för att komma till den vyn. Inkorg Här hamnar arbetspassen när omvårdnadspersonalen avslutar sitt arbetspass i appen. Arbetspassen ska granskas och eventuellt justeras innan samordnaren godkänner dem. Arbetspass - Här visas alla utförda arbetspass. Det finns möjlighet för anordnarna att justera ett redan godkänt arbetspass. Det måste dock göras inom 24 timmar efter att arbetspasset har blivit godkänt. Klicka på respektive arbetspass för att se vilka insatser det innehåller. Beställningar Här ser man beställningar. Kund Här söker man på kunder. Administration Här kan man administrera telefoner, kvittensmärken och lösenord för omvårdnadspersonal. Support Här kan man ladda ner Phoniros mobilapp samt komma åt fullständiga manualer för Phoniro Care. 14 (32)

9.4 Koppla en mobiltelefon till organisationen Phoniros mobilapp behöver laddas ner och installeras innan mobiltelefonen kan kopplas till organisationen (läs mer här). Varje mobiltelefon som ska användas för mobil återrapportering ska först registreras i Phoniro Care. I systemet ger man telefonen ett namn. Det är viktigt att man också märker telefonen med det namnet. Det är möjligt att skriva en anteckning om mobiltelefonen i Phoniro Care (se bilden nedan). Tips! Om det är svårt att fästa en klisterlapp med telefonens namn på själva mobiltelefonen kan man istället sätta den under telefonens batteri. Blåtandsadressen hittar man genom att trycka på frågetecknet på inloggningsmenyn i Phoniro-appen. Vid redigering av telefonen i Phoniro Care rekommenderar vi att man söker på blåtandsadressen då denna är unik. 9.5 Redigera telefonen i efterhand Man kan byta namn på en mobiltelefon i efterhand. Det är viktigt att då märka om den aktuella mobiltelefonen med det nya namnet.. 15 (32)

Avmarkera i rutan Aktiv för att inaktivera en mobiltelefon så att den inte visas i listor där du till exempel kan filtrera på mobiltelefoner. Välj ett datum och skriv en orsak till varför mobiltelefonen inaktiverats, till exempel att den är borttappad eller trasig. Det är viktigt att spärra en borttappad telefon. En inaktiverad telefon kan alltid återaktiveras. 9.6 Koppla kvittensmärke till kund Kvittensmärken ska kopplas till rätt kund för att omvårdnadspersonalen ska kunna starta och avsluta besök med kvittens. Kunder som inte har något kvittensmärke kopplat till sig kommer inte att synas i Phoniro-appen. Använd följande sökväg för att koppla ett kvittensmärke till en kund: Startsida Administration NFC-etiketter Skriv in nummerserien som står på kvittensetiketten i fältet Identifierare och klicka på Sök. Klicka på den kvittens du vill koppla 16 (32)

Klicka på Välj Sök fram rätt kund, klicka på Välj och sedan Spara 9.7 Godkänna ett arbetspass Samordnare ska godkänna alla arbetspass i Phoniro Care. Arbetspass som ska godkännas hamnar i inkorgen: Inkorg Godkänn arbetspass. En siffra inom parantes vid ikonen Godkänn arbetspass visar antalet arbetspass som ska godkännas. 17 (32)

Klicka på arbetspasset för att granska och godkänna det. Godkända arbetspass kan justeras inom 24 timmar efter att de har godkänts. 9.8 Anteckningar i Phoniro Care En ny anteckning görs genom att söka fram kunden enligt sökvägen i bilden och klicka på Anteckningar Observera att ingen social dokumentation får göras i Anteckningar. (anteckningarna sparas bara över månadsskiften och rensas regelbundet). 18 (32)

9.9 Underleverantörer i Phoniro Care Underleverantörer ska rapportera tid precis som övrig omvårdnadspersonal. För underleverantörer som rapporterar tid via Phoniro-appen ska rollen Omvårdnadspersonal användas. Anordnaren avgör vilka kunder underleverantören ska ha behörighet till genom att använda funktionaliteten Begränsad behörighet. 9.10 Justering av tid i Phoniro Care Vid ej godkända arbetspass går det att göra justeringar i besöken. Det gör du genom att klicka på besöket och göra justeringen. Öppna besöket du vill redigera via sökvägen Inkorg Godkänn arbetspass och välj besöket som ska justeras. 9.11 Efterrapportering av tid i Phoniro Care Efterrapportering görs i Phoniro Care via sökvägen Inkorg Godkänn arbetspass. Fyll i kund, tid och insats. 19 (32)

10 Ersättningsunderlag från kommunen När kommunen har granskat och godkänt den inrapporterade tiden skapas ett ersättningsunderlag, som skickas till anordnaren. Nedan visas var man kommer åt det i Pulsen combine, där det heter fakturaunderlag, och vilka val man kan göra när man öppnar det. 10.1 Inkommet fakturaunderlag För att komma åt fakturaunderlag som är skickade från myndighetsvyn till utförarvyn går man till Arbetsöversikt -> Återrapportering -> Fakturaunderlag. Här kan man göra urval på tidsperiod. Det går lika bra att söka utan att göra något aktivt val, då får man träff på alla fakturaunderlag oavsett tidsperiod som finns skickade till anordnaren. Klicka på Öppna längst till höger på raden för önskad månad för att se detaljraderna i fakturaunderlaget (se bild ovan). I fältet för Status står det Väntar på svar från utförare. Det betyder inte att något fattas eller är fel. 10.2 Detaljrader i fakturaunderlaget När man öppnar ett fakturaunderlag möts man av denna vy. I detta exempel presenteras ersättningstyp, antal, ersättning och belopp. 20 (32)

Anordnaren ska nu öppna rapporten genom att klicka på Visa rapport. Sidan ett i rapporten heter Ersättningsunderlag och utgör själva fakturaunderlaget. Det är denna sida som ska bifogas samlingsfakturan som anordnaren skickar till kommunen. Anordnaren ska inte godkänna fakturaunderlag eller avslå fakturaunderlag i vyn. Det är också viktigt att kontrollera att perioden stämmer överens med faktureringsmånad. Fakturaadress dit samlingsfakturan (sidan ett av rapporten Ersättningsunderlag) ska skickas: 21 (32)

Nacka kommun Ansvar 16 500 Box 505 46 202 50 Malmö Eventuella frågor kring ersättningsunderlagen kan ställas till: Yvonne Schultze, telefon 08 718 9810, yvonne.schultze@nacka.se Om man vill jämföra tiderna i Pulsen combine med tiderna i Phoniro Care kan man titta på rapporten Utförda/avböjda besök i Phoniro Care. 22 (32)

FÖR OMVÅRDNADSPERSONAL 11 Arbeta i Phoniro-appen Logga in Du behöver ett användarkonto för att kunna logga in. 1. Skriv in användarnamn. 2. Skriv in lösenord. 3. Tryck på Logga in. För att ingen ska kunna läsa det lösenord du anger är detta maskerat i form av punkter. Om du anger fel användarnamn eller lösenord får du ett felmeddelande och en möjlighet att ange användarnamn och lösenord på nytt. Logga ut Det är viktigt att du loggar ut från appen när du är klar med ditt arbetspass. 1. Tryck på kugghjulet. 2. Tryck sedan på Logga ut. 23 (32)

Navigera i appen Starta arbetspass Tryck på knappen Starta arbetspass 24 (32)

Starta besök 1. Klicka på brukarfliken Här presenteras personuppgifter och beställda insatser. 1. Tryck på Starta besök. 2. Välj om besöket ska startas med eller utan NFC. Normalt startar besöket med kvittens, det vill säga att man läser av NFC-etiketten med mobiltelefonen när man går in hos kunden. Undantag finns listade här. 3. Lägg mobiltelefonen mot NFC-etiketten för att starta besöket. 25 (32)

Registrera insatser Klicka i de insatser som har utförts under besöket och välj om de är Normal eller Extra. Alternativet Extra ska användas om insatsen inte är beställd. Tryck sedan på OK. Använd inte alternativet Avböjd eftersom det då kommer att bli fel i ersättningen. 26 (32)

Registrera dubbelbemanning Registrera vilka insatser som har utförts med dubbelbemanning. 27 (32)

1. Omvårdnadspersonal 1 registrerar först insatsen på vanligt vis. 2. Omvårdnadspersonal 2 trycker därefter på ikonen Dubbelbemanning Avsluta besök 1. Tryck på Avsluta besök 28 (32)

2. Välj om besöket ska avslutas med eller utan kvittens. Normalt avslutas besöket med kvittens, det vill säga att man läser av NFC-etiketten med mobiltelefonen när man går från kunden. Undantag finns listade här. 3. När besöket är avslutat kommer man tillbaka till arbetspasset och kan registrera nytt besök genom att gå tillbaka till fliken kund Redigera besökstid Det går att redigera besökstid i efterhand. 1. Tryck på besöket 2. Tryck på Redigera besök 3. Registrera korrekt tid och ange orsak till ändring i Anteckningar 4. Tryck på klar Det framgår sedan att man gjort en ändring av besöket. Originaltiden visas under den nu ändrade tiden. Observera att det enbart är i undantagsfall som start- och sluttid får ändras på ett redan utfört besök! 29 (32)

Avsluta arbetspass 1. Tryck på Avsluta arbetspass 2. Klicka på Avsluta utan godkännande. Arbetspasset ska alltid avslutas med detta val! 30 (32)

31 (32)

Öppenhet och mångfald Vi har förtroende och respekt för människors kunskap och egna förmåga - samt för deras vilja att ta ansvar POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, 131 81 Nacka Stadshuset, Granitvägen 15 08-718 80 00 info@nacka.se 716 80 www.nacka.se 212000-0167