Tjänsteutlåtande Utfärdat 2017-05-16 Diarienummer N135-0268/17 Utvecklingsavdelningen Jacob Throfast Telefon 365 80 00 (vxl) E-post: jacob.throfast@majornalinne.goteborg.se Krisledningsplan stadsdelsnämnden Majorna-Linné 2017 Ärendet I enlighet med Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap ska varje kommun fastställa en samlad plan för hantering av extraordinära händelser, kallad Krisledningsplan. Förvaltningen har tagit fram en lokal Krisledningsplan för Majorna-Linné för verksamhetsåret 2017 som följer stadens riktlinje för krisberedskap och krishantering. Förslaget går i detta ärende upp till nämnden för fastställande. Förslag till beslut i stadsdelsnämnden Majorna-Linné Stadsdelsnämnden fastställer den framtagna krisledningsplanen för verksamhetsåret 2017. Sammanfattning av ärendet I enlighet med Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap ska varje kommun fastställa en samlad plan för hantering av extraordinära händelser, kallad Krisledningsplan. Planen ska vara ett hjälpmedel före, under och efter en kris. Förvaltningen har tagit fram en lokal Krisledningsplan för Majorna-Linné för verksamhetsåret 2017 som följer stadens riktlinje för krisberedskap och krishantering. Krisledningsplanen beskriver den centrala ledningsstrukturen för Krisledningsgruppen inom stadsdelsförvaltningen Majorna-Linné med avseende på struktur, roller och befogenheter. Krisledningsplanen reglerar också Krisledningsgruppens ikraftträdande, sammansättning och arbetssätt vid händelse av allvarlig störning eller risk för allvarlig störning på viktiga funktioner som kräver brådskande insatser och samordning. Den framtagna Krisledningsplanen följer stadens riktlinje för krisberedskap och krishantering och förvaltningen föreslår att nämnden fastställer den. Förvaltningens överväganden Förvaltningens krisledningsplan säkerställer en handlingsberedskap för extraordinära händelser. 1(2)
Stadsdelsförvaltningen Majorna-Linné Thomas Segenstedt Stadsdelsdirektör Jacob Throfast Utvecklingsledare säkerhet Beslutsunderlag Bilaga 1: Krisledningsplan SDN Majorna-Linné Göteborgs Stad Majorna-Linné, tjänsteutlåtande 2(2)
Krisledningsplan SDN Majorna-Linné Beslutad av: Stadsdelsdirektören Giltighetstid: Tillsvidare Upprättad av: Utvecklingsledare säkerhet & krisberedskap Senast reviderad: 2017-05-16 Dokumenttyp: Riktlinje Diarienummer: N135-0268/17
Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 1.1 Bakgrund... 3 1.2 Syfte och avgränsning... 3 1.3 Tillämpning... 4 2. Göteborgs Stads krisledningsorganisation... 5 2.1 Central krisledningsorganisation... 5 2.2 Tjänsteman i Beredskap (TiB)... 5 2.3 Krislägen... 5 2.4 Förvaltningar och bolag... 6 3. SDF Majorna-Linnés krisledningsorganisation... 7 3.1 Målsättning... 7 3.2 Krisledningsgruppens sammansättning... 7 3.3 Krisledningsgruppens uppgift... 8 4. Krisledning i SDF Majorna-Linné... 8 4.1 När krisledning är befogat... 8 4.2 Beskrivning av krislägen 1 4... 9 4.3 Larmvägar... 10 4.4 Inlarmning... 11 4.5 Ledningsplats... 11 4.6 Ledningsgenomgång... 12 4.7 Avlösning/ Skiftgång... 12 4.8 Omfallsplanering för alternativ händelseutveckling... 13 4.9 Kommunikation inom Krisledningsgruppen.... 13 4.10 Avveckling - Återgång till ordinarie ledningsorganisation... 13 3. Beslutfattande och delegation vid krisledning.... 14 3.1 Kommunens Krisledningsnämnd... 14 3.2 Ordförandebeslut... 14 3.3 Stadsdelsdirektörens delegation... 14 4. Dokumentation och analys... 15 4.1 Dokumentera allt, från början till slut.... 15 5. Kommunikation och information vid krisledning... 16 5.1 Kommunikation i linjen... 16 5.2 Kontakter med media och upprättande av Informationscentral... 17 6. Resurser för krishantering... 17 6.1 Krisstödsgruppen... 17 6.2 Personal i verksamheten... 18 1
7. Förvaltningens fortlöpande arbete med krisberedskap... 18 7.1 Riskinventering och risk- och sårbarhetsanalyser... 18 7.2 Krislednings- och krishanteringsövningar... 18 8. Bilagor... 19 8.1 Ledningshandbok för krisledningsgruppen... 19 2
1. Inledning 1.1 Bakgrund I enlighet med Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap ska var kommun fastställa en samlad plan för hantering av extraordinära händelser, kallad Krisledningsplan. Planen ska vara ett hjälpmedel före, under och efter en kris. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) har ett samordnat nationellt ansvar bl.a. med uppgift att underlätta för myndigheternas arbete med krishantering. I enlighet med MSBs rekommendationer bör lokala Krisledningsplaner specifika för respektive förvaltning inom kommunen upprättas. Krisledningsplanen för SDN Majorna-Linné är en sådan lokal Krisledningsplan. Krisledningsplanen följer Göteborg Stads riktlinje för krisberedskap och krishantering. Det svenska krishanteringssystemet bygger på ett antal grundprinciper som kort beskrivs nedan. Ansvarsprincipen Den som ansvarar för en verksamhet under normala förhållanden ska också ansvara för den i krissituationer. Likhetsprincipen Verksamheten ska så långt som möjligt vara organiserad på samma sätt under krissituationer som under normala förhållanden. Närhetsprincipen Kriser ska hanteras på lägsta möjliga nivå i samhället. Regeringen har områdesansvaret på central nivå, Länsstyrelsen på regional nivå och kommunerna har det lokala ansvaret. 1.2 Syfte och avgränsning Krisledningsplanen för SDN Majorna-Linné beskriver den centrala ledningsstruktur som efter särskilt beslut av Stadsdelsdirektören träder i kraft vid extraordinära händelser, kallad Krisledningsgrupp för SDF Majorna-Linné. Krishanteringsplanen syftar till att beskriva förvaltningens Krisledningsgrupp med avseende på struktur, roller och befogenhet samt hur och när Krisledningsgruppens ledningsansvar träder i kraft. Vid extraordinära händelser ska ordinarie ledningsstruktur inom förvaltningens respektive sektorer bestå så långt det är möjligt. Planer och rutiner för detta upprättas av respektive sektor och omfattas inte av denna Krisledningsplan. 3
Figur 1 Övergripande illustration av ordinarie ledning gentemot krisledning 1.3 Tillämpning När en händelse i organisationen eller i samhället leder till allvarlig störning av viktiga funktioner där ordinarie organisation ej är tillräcklig sammankallas förvaltningens Krisledningsgrupp. Denna krisledningsplan äger tillämpning i dylik situation. Planen ska uppdateras vid behov och årligen fastställas av Stadsdelsnämnden Majorna- Linné. Med kris avses i detta dokument ett tillstånd där en eller flera verksamheter i stadsdelen är utsatta för sådana påfrestningar att dessa inte kan bedrivas med normala resurser och organisation. Med extraordinär händelse avses en sådan händelse som avviker från det normala och innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser. Allt i enlighet med Lag om extraordinära händelser. 4
2. Göteborgs Stads krisledningsorganisation Krisledningsplan SDN Majorna-Linné Göteborgs Stads riktlinjer för krisberedskap och krishantering konkretiserar säkerhetspolicyn avseende hantering av kriser inklusive extraordinära händelser. Staden utgår från ansvars-, närhets- och likhetsprincipen i hela sitt krisberedskapsarbete, såväl i planerings- och förberedelsearbetet, som i hanteringen av en händelse. Detta innebär att ansvaret inte förflyttas vid en kris utan respektive förvaltning eller bolag ansvarar för hanteringen, så lång det är möjligt. 2.1 Central krisledningsorganisation Den centrala krisledningens i Göteborg Stad huvudsakliga uppgifter vid en kris är att på central nivå: - Genom samordning leda Stadens arbete med den aktuella händelsen. - Fatta beslut om eventuella resursfördelningsbehov inom organisationen - Samordnat leda krisinformationshanteringen Beroende på händelsens art situationsanpassas den centrala krisledningen. Följande funktioner/ansvarsroller är av speciell betydelse. - Krisledningsnämnd - Krisledningsgrupp - Stadsdirektör - Säkerhetschef - Tjänsteman i beredskap (TiB) - Jourhavande kommunikatör - Centralt lednings- och samverkansstöd 2.2 Tjänsteman i Beredskap (TiB) Göteborgs Stad har en Tjänsteman i Beredskap (TiB) som är nåbar dygnet runt. Den huvudsakliga uppgiften för TiB är att initiera och samordna det inledande arbetet för att upptäcka, verifiera, larma och informera vid kris eller hot om kris som berör Göteborgssamhället. Syftet är att skapa en förmåga att omgående och dygnet runt kunna agera som en central samordningsfunktion. Funktionen är inte avsedd att hantera oönskade händelser som ligger inom ramen för ordinarie verksamhet. 2.3 Krislägen I Göteborgs Stads riktlinjer för krisberedskap och krishantering finns fyra lägen definierade. Läge 1 Störning inom enskild förvaltnings/bolags ansvarsområde. Kan hanteras inom ramen för den berörda förvaltningens/bolagets krisledningsorganisation. Ingen central krisledning aktiverad utöver Tjänsteman i Beredskap (TiB) som förvaltningar och bolag har ett ansvar att kontinuerligt rapportera till. Läge 2 Allvarlig störning inom enskild förvaltnings/bolags ansvarsområde. Kan i hög utsträckning hanteras inom ramen för den berörda förvaltningens/bolagets krisledning, men kräver visst stöd och/eller samordning på central nivå genom i första hand Tjänsteman i Beredskap (TiB). 5
Läge 3 Mycket allvarlig störning. Kan inte på ett tillfredsställande sätt hanteras inom ramen för berörda förvaltningars/bolags egna ansvarsområden och krisledningsorganisationer. Kräver stöd, samordning och/eller samverkan på central nivå. Central krisledningsgrupp är samlad. Läge 4 Extraordinär händelse. Drabbar många människor och stora delar av samhället. Kräver skyndsamma och omfattande insatser, stöd, samordning och samverkan på central nivå. Krisledningsnämnden är aktiverad. Nedan en schematisk översiktsbild över ansvarsroller i krisberedskap och krishantering i Göteborgs Stad. Figur 2 Göteborgs Stads krisledningsorganisation Hur krishantering ska ske för samtliga lägen i SDF Majorna-Linné finns beskrivet i kapitel 4.2. 2.4 Förvaltningar och bolag Staden utgår från ansvars-, närhets- och likhetsprincipen i hela sitt krisberedskapsarbete, såväl i planerings- och förberedelsearbetet, som i hanteringen av en händelse. Detta innebär att ansvaret inte förflyttas vid en kris utan respektive förvaltning eller bolag ansvarar för hanteringen, så lång det är möjligt. Förvaltningar och bolag ska således ha en krisledningsplan med utgångspunkt i sin lokala risk- och sårbarhetsanalys som beskriver hanteringen av kriser inklusive extraordinära händelser Planerna ska vara verksamhetsanpassade men följande beskrivningar är obligatoriska Säkerställande av tillgänglighet dvs. hur man ser till att andra aktörer når organisationen dygnet runt årets alla dagar 6
Säkerställande av beredskap dvs. hur man ser till att alltid kunna eskalera från normalläge till krisläge Aktiveringen av planen dvs. hur man eskalerar från normalläge till krisläge Bemanningen av krisledningsgrupp Samordningen av det lokala arbetet Kommunikationen med andra aktörer såväl interna som externa Återgången till normalläge Samtliga förvaltningar och bolag ska ha en beredskap att kunna ta emot larm och snabbt initiera krishantering genom att aktivera den egna krisledningsorganisationen. Samtliga förvaltningar och bolag har att se till att det i respektive organisation ständigt finns en tillgänglig och nåbar beslutfattare med adekvat mandat för att vid behov kunna initiera krishantering. Rutin för detta finns beskrivet under kapitel 4.2 Larmvägar, 3. SDF Majorna-Linnés krisledningsorganisation Krisledning kännetecknas av snabbt beslutsfattande och omfördelning av resurser, samtidigt som behovet av känd struktur och ansvarsfördelning är stort. En samlad lägesbild och snabb kommunikation där var och en vet sin roll är A och O. När stadsdelsförvaltningens verksamheter utsätts för påfrestningar är grundprincipen att linjeorganisationen ska följas i största möjliga mån. Det innebär att arbetsuppgifter utförs inom ordinarie organisation på ordinarie arbetsplats. 3.1 Målsättning Vid en kris eller extraordinära händelser är stadsdelsförvaltningens primära mål att: Skydda människor Skydda egendom och miljö Upprätthålla samhällsviktiga funktioner 3.2 Krisledningsgruppens sammansättning Krisledningsgruppen SDF Majorna-Linné består av förvaltningsledningsgruppen under ledning av stadsdelsdirektören. I Krisledningsgruppen ingår även utvecklingsledare säkerhet och krisberedskap, enhetschef för fastighetsservice samt krisstödsgruppens samordnare. Vid behov kallas även andra stödjande och rådgivande funktioner in. Medlemmar i Krisledningsgruppen ersätts normalt inte med vikarier vid temporär frånvaro. Stadsdelsdirektören är krisledningschef ansvarar för krisledningsorganisationen och är dess strategiska ledare. Detaljerad ansvarsfördelning inom Krisledningsgruppen beskrivs i Krisledningsplanens bilaga Ledningshandbok för krisledningsgruppen. 7
Figur 3 Krisledningsgruppen SDF Majorna-Linné 3.3 Krisledningsgruppens uppgift Stadsdelsförvaltningen Majorna-Linné ska ha beredskap för att vid kriser eller extraordinära händelser, i så stor utsträckning det är möjligt, upprätthålla sin verksamhet samt därvid ge drabbade och anhöriga ett bra socialt omhändertagande och relevant och saklig information. 4. Krisledning i SDF Majorna-Linné 4.1 När krisledning är befogat När en chef bedömer att den verksamhet hen ansvarar för inte kan fullfölja sina uppgifter på det sätt som förväntas ska hen kontakta sin närmaste chef. Denne gör samma bedömning och kontaktar eventuellt sin chef. Graden av akut skeende och möjliga konsekvenser avgör om en särskild krisorganisation ska gå igång. Kan en störning inte hanteras inom en sektor ska sektorschefen kontakta stadsdelsdirektören alternativt själv aktivera förvaltningens krisledning. Effekten av händelser som inte inträffar i någon av förvaltningens ordinarie verksamheter men som kan få allvarliga konsekvenser för personer som bor, arbetar eller vistas i stadsdelen är ett ansvar för förvaltningen utifrån befolkningsansvaret. En sådan händelse kan också innebära att krisledningen ska gå igång. Krisledning när: Ordinarie rutiner för ledning inte är tillräckliga Flera verksamhetsområden berörs och det finns ett stort behov av samordning Informationsbehovet är mycket stort Behovet av samverkan med andra organisationer är mycket stort Stort behov av externa resurser för att klara uppgifterna föreligger 8
Det är bättre att sammankalla krisledningen initialt och sedan trappa ned än att göra tvärtom. Figur 4 Från händelse till krissituation 4.2 Beskrivning av krislägen 1 4 I Göteborgs Stads riktlinjer för krisberedskap och krishantering finns fyra lägen definierade. Nedan beskrivs hur SDF Majorna-Linné agerar i de olika lägena. Normalläge I normalläge finns en lokal krisberedskap i förvaltningens verksamheter genom att personal har kunskap och rutiner att förhålla sig till och agera efter. Verksamheten ska säkerställa att berörd sektors linjeorganisation blir informerad vid en eventuell händelse. Stadsdelsdirektören (eller ersättare) har beredskap genom att finnas tillgänglig för att initiera krishantering dygnet runt, årets alla dagar. Läge 1 Begränsad störning inom en av våra egna verksamheter eller inom vårt geografiska område. Händelsen kan i viss utsträckning hanteras inom ramen för eventuell berörd verksamhets organisation med hjälp av lokal krishanteringsplan och interna rutiner. Händelsen hanteras vidare enligt denna krisledningsplan samt ordinarie rutiner inom stadsdelens egen krisledningsorganisation. När förvaltningens krisledningsgrupp är samlad tar stadsdelens rutiner för krisledning och kriskommunikation vid. Rapportering ska förmedlas till Stadens Tjänsteman i beredskap (TiB) inom 2 timmar efter att krisledningsgruppen har samlats. Därefter ska rapportering ske löpande enligt överenskommelse. Rapportering till Stadens TiB ska innehålla följande: -Vad har hänt/är på väg att hända -Vad är gjort -Vad bör göras härnäst -Vilket behov av stöd finns 9
Rapport om att krisledningen är samlad skall även omgående ges till presidiet samt fackliga företrädare. Läge 2 Allvarlig störning inom en av våra egna verksamheter eller inom vårt geografiska område. Hanteringen av händelsen kräver visst stöd och/eller samordning på central nivå. En av krisledningen utsedd person ansvarar för att kontinuerlig dialog och avstämning sker med stadens TiB. Läge 3 Mycket allvarlig störning som inte på ett tillfredsställande sätt kan hanteras inom ramen för stadsdelens egen krisorganisation. Stöd, samordning och/eller samverkan med central nivå krävs. Vid läge 3 är stadens centrala krisledning samlad. Förvaltningen ska vara beredd på högre grad av samordning med andra. Det kan innebära att någon/några behöver infinna sig på stadsledningskontoret. Läge 4 Extraordinär händelse som drabbar många människor och stora delar av samhället. Kräver skyndsamma och omfattande insatser samt stöd, samordning och samverkan på central nivå. Göteborgs Stads centrala krisledning är aktiverad. Göteborgs Stads Riktlinje för krishantering och krisberedskap tar vid. Krisledningsnämnden i staden är aktiverad. Stadsdelens krisledning ska vara beredd att lämna över ansvar och befogenheter enligt krisledningsnämndens beslut. 4.3 Larmvägar Stadsdelsförvaltningens insatser vid en kris eller extraordinär händelse kan sättas igång på två sätt: Händelse inom någon av förvaltningens verksamheter: - Personalen kontaktar sin enhetschef. Om denne inte går att nå kontaktas områdeschefen - Enhetschefen kontaktar snarast sin områdeschef som i sin tur kontaktar sin sektorschef eller annan person i förvaltningens krisledningsgrupp - Sektorschefen kontaktar stadsdelsdirektören, som bedömer om krisledningsgruppen ska sammankallas och om kommunledningen ska kontaktas Händelse utanför förvaltningens ordinarie verksamhet: - Räddningstjänsten eller Polisen kontaktar stadens Tjänsteman i Beredskap (TiB) - Stadens TiB kontaktar i sin tur stadsdelsdirektören. Denne beslutar om och när krisledningsgruppen ska sammankallas - Stadsdelsdirektören sammankallar krisledningsgruppen enligt rutin. Då beslut om krisledning fattats gäller vad som anges i denna plan avseende ledningsstruktur och beslutsfattande. Grundprincipen är dock att var verksamhets ledningsstruktur och ansvar kvarstår så långt det är möjligt. Den som bär ansvaret i vardagen, bär även ansvaret i kris. 10
4.4 Inlarmning När beslut att sammankalla Krisledningsgruppen fattats sammankallas personerna som ingår i Krisledningsgruppen. Sammankallande är i första hand Stadsdelsdirektören. Sammankallningen sker i: Första hand genom grupp-sms. Personerna i krisledningsgruppen ska besvara sms:et för att bekräfta att de mottagit kallelsen. Om sammankallande inte får svar inom 20 minuter ska sammankallande eller person som denne utser ringa berörda. Andra hand genom telefonsamtal till tjänstetelefonnumret, vid uteblivet svar ring till privata telefonnummer. Tredje hand genom bud då telefoni och/eller IT-avbrott föreligger. Krisledningsgruppen samlas alltid i Stadsdelsdirektörens rum på Första Långgatan 28A som tillika är stadsdelsförvaltningens krisledningsrum. Krisledningsgruppen har tilldelats ett laminerat kort med Krisledningsgruppens medlemmar och telefonnummer. Denna ska förvaras så att den alltid är tillgänglig. Detta kort ska vara föremål för kontinuerlig uppdatering, ansvaret åvilar Utvecklingsledare säkerhet och krisberedskap. Kontakt med presidium Då beslut om att inkalla Krisledningsgruppen har tagits ska tjänstgörande Krisledningschef snarast informera presidiet (i första hand ordförande, i andra hand 1:e eller 2:e vice ordförande). All kommunikation mellan Stadsdelsnämndens politiker och förvaltningen ska gå genom stadsdelsnämndens ordförande och Krisledningschefen. 4.5 Ledningsplats Krisledningsgruppen samlas alltid i Stadsdelsdirektörens rum på Första Långgatan 28A som tillika är stadsdelsförvaltningens krisledningsrum, om inget annat särskilt anges vid sammankallandet av gruppen. Alternativt krisledningsrum är på Annedals äldreboende, Carl Grimbergsgatan 11, lokal konferensrummet. I Göteborgs Stad finns 11 st. likvärdigt utrustade krisledningsrum Ett på stadsledningskontoret och ett i varje stadsdelsförvaltning. Syftet är att på ett enkelt sätt kunna dela information för att kunna samverka och skapa en samlad lägesbild. Krisledningsrummet på Första Långgatan 28A är utrustat med: Interaktiv smartboard Touch-panel för styrning av skärmar och ljud Stationär dator i teknikskåp. Utrustning inkl. webkamera för videokonferens via Skype 2 st bildskärmar Nätverk Digitalbox med möjlighet att följa TV-sändningar Whiteboards och pennor Kartor över Göteborgs Stad och stadsdelen IP-telefon Kopiator 11
RAKEL-kommunikationsutrustning (finns hos utvecklingsledare säkerhet & krisberedskap samt stadsdelsdirektörens sekreterare.) WIS. Göteborgs stad är anslutna till WIS (Webbaserat Informations System) som är ett system för att dela information. Vid en kris som berör flera förvaltningar i Göteborgs Stad ska WIS användas. www.swis.se 4.6 Ledningsgenomgång När Krisledningsgruppen samlats ansvarar Krisledningschefen för en första ledningsgenomgång. Ledningsgenomgången syftar till att skapa en överskådlig samlad bild av vad som har hänt och i vilken omfattning förvaltningens verksamhet och samhället i övrigt är påverkat samt vilka ledningsfunktioner som eventuellt inte är bemannade. Baserat på lägesbeskrivningen och närvarokontrollen ska beslut om omedelbara åtgärder och eventuell omfördelning av ledningsansvar fattas av Krisledningschefen. Som bilaga till denna plan finns en ledningshandbok för krisledningsgruppen som innehåller bl.a. checklistor, telefonnummer och rollfördelning. 4.7 Avlösning/ Skiftgång Krisledningsgruppen måste ha beredskap för att kunna verka under en längre tidsperiod vid en extraordinär händelse. Det kan vara svårt att göra en tillförlitlig bedömning av händelsens varaktighet, men Krisledningschefen bör i ett tidigt skede överväga om Krisledningsgruppen ska delas upp i skift för att säkra ledningens förmåga till uthållighet och adekvat beslutsfattande. Vid skiftgång delas Krisledningsgruppen upp på så vis att sådana funktioner som behöver verka fortlöpande alltid är bemannade. Hur långt vart skift ska vara är situationsanpassat men man bör hålla i åtanke att skiftet inte får vara så långt att de lag som tjänstgör blir för utmattade, men inte heller för kort så att det avlösta skiftet inte tillåts vila ut. Vidare bör man förlägga skiften så att avlösande och avlöst skift går omlott så att tillräcklig tid för avstämning och informationsöverföring medges. Krisledningsgruppen ska: Leda arbetet inom nämndens ansvarsområde vid en extraordinär händelse Föra kontinuerlig dialog med stadens centrala krisledningsorganisation. Analysera aktuell situation och planera för åtgärder på kort och långsikt samt för alternativ händelseutveckling. Samverka med andra förvaltningar, bolag, myndigheter och organisationer Samordna planeringen av insatserna inom förvaltningens geografiska område med kommunens övriga förvaltningar och bolag, statliga myndigheter och övriga aktörer. Ansvara för intern- och externkommunikation Dokumentera alla viktiga beslut och händelser under arbetets gång till underlag för rapportering och analys. Ansvara för uppföljning och utvärdering av gjorda insatser vid katastrofer och större olyckor samt rapportera vidare till kommunledning och andra myndigheter Sammanställa och utvärdera Krisledningsgruppens arbete efter avslutat insats. 12
Figur 5 Krisledningsgruppens uthållighet och överlämning 4.8 Omfallsplanering för alternativ händelseutveckling Krisledningsgruppen ska i sitt arbete ta hänsyn till tänkbar alternativ händelseutveckling, så kallad omfallsplanering. I dagligt tal kan man beskriva det som att Krisledningsgruppen ständigt har en, eller flera reservplaner att ta till beroende på hur händelsen utvecklas. Att hålla sig à jour med verksamheten i sektorerna och med händelseutvecklingen i staden i övrigt blir avgörande för krisledningens förmåga till omfallsplanering. Vikten av tydlig, riktig och snabb kommunikation inom den egna verksamheten och organisationen samt med stadens centrala krisledningsorganisation kan inte nog betonas. 4.9 Kommunikation inom Krisledningsgruppen. Kommunikation inom Krisledningsgruppen ska ske med den som har det operativa ledningsansvaret för Krisledningsgruppen. Då kommunikation i samlat forum eller i direktkontakt mellan gruppens medlemmar ej är möjligt, sker kommunikation i första hand via gruppmedlemmarnas ordinarie tjänstetelefon och mail. Till Krisledningsgruppen finns fem krisledningstelefoner med separata telefonnummer avsedda för kommunikation inom Krisledningsgruppen. Dessa telefonnummer ska ej lämnas ut till allmänhet eller media. Kristelefonerna hålls laddade på Utvecklingsledare säkerhet & krisberedskaps kontorsplats. Vidare finns tre extra telefonlinjer och fasta bordstelefoner enbart avsedda för krisledning. Telefonerna finns i krisledningslokalerna på Första Långgatan 28A, och Carl Grimbergsgatan 11. I situationer då kommunikation via telenätet och internet inte är möjligt sker kommunikation med övriga förvaltningar och med stadens händelsestyrda krissamordningsgrupp genom kommunikationsradio så kallade TETRA-terminaler (Rakel), Den ena förvaras hos Stadsdelsdirektörens sekreterare och den andra hos Utvecklingsledare säkerhet & krisberedskap. 4.10 Avveckling - Återgång till ordinarie ledningsorganisation När situationen är under kontroll och då läget återgår till det normala ska Krisledningsgruppen upplösas och ordinarie ledningsstruktur gälla. Beslut om Krisledningsgruppens upplösande fattas av Stadsdelsdirektör. Har Krisledning initierats till följd av beslut från stadens händelsestyrda krissamordningsgrupp, ska krisledning i särskild krisledningsor- 13
ganisation råda tills stadens händelsestyrda krissamordningsgrupp meddelar annat. 3. Beslutfattande och delegation vid krisledning. Att leda vid en extraordinär händelse kännetecknas som regel av ett snabbt och mer koncentrerat beslutsfattande. Händelseutvecklingen kan vara forcerad och så dramatisk att ett fördröjt beslutsfattande kan få allvarliga konsekvenser. Kortare beslutsvägar kan bli nödvändiga. 3.1 Kommunens Krisledningsnämnd Vid allvarliga omfattande krissituationer som berör stora delar av samhället och exempelvis orsakar stora materiella- eller personskador kan Kommunstyrelsens ordförande fatta beslut om att stadens leds genom en särskild Krisledningsnämnd. (LEH 2:2. Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap) Krisledningsnämnden kan besluta att temporärt återta hela eller delar av nämndernas politiska beslutsfattande. Beroende på omfattningen av krissituationen kan således Stadsdelsnämndens och ordförandes beslutsfattande komma att inskränkas. 3.2 Ordförandebeslut I lag regleras att kommunens politiska styrning via nämnderna kan övertas av en central Krisledningsnämnd vid extraordinära situationer. För enskilda förvaltningars styrning i krissituation saknas motsvarande reglering i lag. För enskilda nämnder och förvaltningar tillämpas Kommunallagens bestämmelser om ordförande eller annan ledamots rätt att fatta beslut i frågor av så brådskande karaktär att nämndens ordinarie sammanträde ej kan avvaktas (KomL 6:36) För denna typ av beslut vid en extraordinär situation eller vid krisledning gäller vad som regleras i stadsdelsnämndens delegationsordning avsitt 4.5.7 Stadsdelsnämndens ordförande verkar i möjligaste mån i samråd med övriga presidieledamöter. För information till övriga ledamöter i stadsdelsnämnden ansvarar respektive gruppledare. 3.3 Stadsdelsdirektörens delegation Stadsdelsnämnden har i beslut 2011-01-04 med stöd av Kommunallagen 6 kap 33 överlåtit beslutsfattande inom nämndens ansvarsområde till Stadsdelsdirektören och med stöd av Kommunallagen 6 kap 37 medgivit densamme att vidaredelegera beslutsfattandet i enlighet med delegationsordningen. Stadsdelsdirektören äger rätt att återta beslutsrätt som vidaredelegeras om han eller hon anser detta vara nödvändigt. I praktiken innebär det att stadsdelsdirektör äger rätt att fatta beslut i frågor som normalt beslutas av annan chef eller tjänsteman i organisationen. Stadsdelsdirektören kan även medge annan chef att överta beslutsrätt som i normalfall tillfaller annan chef eller tjänsteman. Stadsdelsdirektören ska dock informera vederbörande om att beslutsrätten har återtagit eller överlåtits på annan. Vid Stadsdelsdirektörs frånvaro, äger tjänstgörande Krisledningschef rätt att fatta beslut i Stadsdelsdirektörs ställe. Beslut att återta vidaredelegerad beslutsrätt ska dokumenteras och diarieföras. 14
4. Dokumentation och analys 4.1 Dokumentera allt, från början till slut. I en situation som präglas av oförutsägbarhet, forcerat händelseförlopp, skador på person och material, sårbarhet och eventuell omfördelning av resurser inom samhället och inom den egna organisationen är behovet av struktur och tydlig information och fakta viktigt. Att kunna identifiera olika åtgärder och dess status är nödvändigt. Om den uppkomna situationen dessutom drar ut på tiden och ansvaret att leda och fatta beslut åvilar olika personer eller skiftlag, blir det än mer viktigt att dokumentera för att säkerställa informationsöverföringen mellan två skift eller mellan samverkande organisationer. Vidare spelar dokumentation en viktig roll för analysen av händelsen och organisationens framtida förmåga att möta och förbereda sig för den typen av händelser. Att rätt sortera och snabbt vidarebefordra information från och till enheter i den egna verksamheten, andra förvaltningar inom kommunen samt samverkande organisationer är viktigt och det bör finnas en intim koppling mellan den som sköter dokumentationen för Krisledningsgruppens räkning och den som är väl insatt i förvaltningens funktionsbrevlåda och diarium. Logg Så fort Krisledningsgruppen sammankallas ska logg eller dagbok börja föras över alla händelser, beslut och åtgärder. Dokumentationen ska vara kortfattad men tydlig med enkla ärendemeningar som kan förstås av alla. Mall för loggbok finns under Kris och Beredskap i databasen Chefsforum och projekt. Vad ska dokumenteras? Vad har hänt och när? Vilka åtgärder och när? Vem tog beslutet och när? Vilken information har tagits emot och av vem och när? Vilken information har lämnats och hur och när? Vad har åtgärden för status? Dokumentation på ledningsplatsen I den lokal där Krisledningsgruppen samlas bör information som används ofta och av flera personer i krisledningen systematiseras och hållas överskådlig i form av tabeller och tablåer, exempelvis på en bildskärm eller whiteboard. Tablåerna syftar till att ge en samlad lägesbild över skador, tillgängliga resurser, pågående och avslutade aktiviteter och eventuella samverkande aktörer. Till tablåerna finns en översiktskarta över staden och över stadsdelen som beskriver aktuella händelser, resurser, åtgärder och aktiviteter i klartext och med enkla symboler. Tablåerna och lägeskartan ska ständigt uppdateras och hållas aktuella. Ansvarig för uppdatering av tablåer och lägeskarta är Utvecklingsledare säkerhet & krisberedskap. Sektorernas och enheternas dokumentationsskyldighet Varje enhet ska självständigt föra logg eller dagbok över de händelser, åtgärder, uppdrag, bemanning och beslut som berör, utförs och fattas på enheten. Det är enhetschefs ansvar att tillse att tillräcklig dokumentation förs och att denna dokumentation sedermera tillsänds sektorsledningen för sammanställning och analys. 15
Utvärdering av Krisledningen och krishanteringen När beslut om Krisledningsgruppens upplösande har fattats ska ledningsgruppen så snart det är möjligt genomföra en första utvärdering av Krisledningsgruppens arbete. Krisledningsgruppens dokumentation och loggar samt de loggar som förts i sektorer och på enheter ska sammanställas och analyseras för att ligga tillgrund för en mer omfattande analys av förvaltningens förmåga att hantera oförutsedda krissituationer. All dokumentation ska systematiseras och sparas i förvaltningens diarium. 5. Kommunikation och information vid krisledning I en krissituation är behovet av information till allmänheten påtagligt och trycket från media är stort. I inledningsskedet är bilden av vad som hänt ofta oklar och behovet av att samordna sin kommunikation blir viktigt. Att snabbt kommunicera och att göra det på rätt vis har ofta en stor påverkan på händelseutvecklingen. I slutänden handlar det om människors tilltro till myndighetens förmåga att hantera krisen och tilliten till demokratin. Informations- och kommunikationsansvaret omfattar förvaltningens ordinarie ansvars- och verksamhetsområde. 5.1 Kommunikation i linjen Vad som gäller i normalläge gäller även vid extraordinära händelser; all kommunikation ska gå linjevägen. Att behålla lugnet, lämna saklig information, inte gissa om man inte vet och inte lämna utfästelser blir essentiellt och det är viktigt att medarbetarna i organisationen förstår vikten av sig själva som företrädare för myndigheten. Krissituation som är isolerad till den egna organisationen eller verksamheten Personal och enhetschefer i den del av organisationen som är berörd av en allvarlig händelse ska informera överordnad chef och invänta vidare instruktioner innan allmänheten informeras. Formulering av information till allmänheten hanteras av kommunikationschefen. Detta ska inte förväxlas med att agera i enlighet med de lokala krishanteringsrutiner som finns eller att informera berörda brukare och anhöriga. Information som lämnas ska vara: Lätt att förstå Ärlig Relevant Målgruppsanpassad Enkel Snabb Korrekt och realistisk Entydig Information vid krisledning När Krisledningsgruppen sammankallas är det Krisledningschef som ansvarar för den samlade informationen från förvaltningen och hur den ska förmedlas. Personal och chefer i förvaltningen bör undvika att göra egna uttalanden, men om detta anses nödvändigt ska den som uttalar sig, försäkra sig om att den information som lämnas stöds av Krisledningsgruppen. Krissituation som berör hela eller delar av samhället Vid en extraordinär händelse som berör hela eller delar av staden och samhället samordnas alla informationsinsatser från stadens centrala krisledningsorganisation. I början av ett extraordinärt händelseförlopp är alltid räddningschefen ansvarig för den informa- 16
tion som lämnas ut till massmedia och allmänheten. Förvaltningen hänvisar i detta läge alla berörda till dessa medier. På samma sätt som anställda i organisationen ska förhålla sig till den egna förvaltningens kommunikationslinje, ska förvaltningarna förhålla sig till staden centralt och den information som lämnas via stadens händelsestyrda krissamordningsgrupp och via goteborg.se. 5.2 Kontakter med media och upprättande av Informationscentral Upprättande av Informationscentral När allmänhetens och medias behov av information blir så stort att täta informationstillfällen krävs ska förvaltningen upprätta en informationscentral i nämndsalen på Första Långgatan 28A alternativt på Carl Grimbergsgatan 11. Krisledningschef beslutar om förvaltningens informationscentral ska upprättas. Det är också Krisledningschef som i samråd med Kommunikationschefen avgör vilken information som ska lämnas till allmänheten via informationscentralen. Information som meddelas via informationscentralen kommuniceras även till förvaltningens chefer, i första hand via e-post. I kontakt med media: Var snabb Återkom Var tillgänglig Ljug inte Erkänn fel Säg när du inte vet Undvik fackspråk Information till massmedia Vid en extraordinär händelse som berör hela eller delar av staden och som samordnas av stadens centrala krisledningsorganisation, samordnas även samtliga mediakontakter av staden centralt. Det är stadsledningskontoret som skriver och förmedlar pressmeddelanden och anordnar presskonferenser. Detta hindrar inte att media kontaktar anställda och chefer inom eller krisledningsgruppen för förvaltningen. Ingen är skyldig att besvara medias frågor och ingen kan heller förbjudas att ha kontakt med media. Var och en bör dock vara medveten om att det han eller hon säger kommer att tas som sanning av dem som tar emot budskapet och att den information som sprids via media skapar bilden av krisen och organisationens förmåga att hantera situationen. All kommunikation bör ske med hänsyn till situationens allvar. När förvaltningen väljer att sammankalla till presskonferens leds den av Stadsdelsdirektören eller tjänstgörande Krisledningschef med stöd av Kommunikationschefen. 6. Resurser för krishantering 6.1 Krisstödsgruppen Krisstödsgruppen består av företrädare för förvaltningens verksamheter med ansvar för psykiskt och socialt omhändertagande av drabbade och anhöriga. Då Krisledningschefen anser att behovet av psykosocialstöd hos drabbade och anhöriga är stort, äger han eller hon rätt att sammankalla förvaltningens krisstödsgrupp. Krisstödsgruppen arbetar på uppdrag av krisledningen. Krisstödsgruppen kan inkallas utan att förvaltningen är försatt under Krisledning. Sektorschef IFO-FH ansvarar för att krisstödsgruppen sammankallas och fungerar som kontaktperson mellan krisstödsgruppen och Krisledningsgruppen. 17
Kontaktuppgifter till samordnare för Krisstödsgruppen finns i bilaga ledningshandbok samt telefonkort. Samordnaren ansvarar för sammankallande av gruppen och är även ansvarig för kommunikation med krisledningen samt för gruppens behov av ev. utbildning och samordning då krissituation inte råder. 6.2 Personal i verksamheten Vid en extraordinär händelse eller en krissituation är alltid utgångsläget att all personal förblir vid sina ordinarie arbetsplatser och utför ordinarie arbetsuppgifter tills överordnad chef meddelar annat. I princip samtlig av förvaltningens verksamhet bedöms som samhällsviktig och ska så långt som möjligt fortgå. Under en utdragen krissituation utsätts verksamheten för stor påfrestning och vissa sektorer och verksamheter kan vara under större press än andra. Beroende på situationen som uppstått och dess påverkan på verksamhet och samhälle kan det råda personalbrist eller vara svåra att bemanna viss verksamhet. Enheter kan komma att slås samman, evakueras eller stängas temporärt. Att omfördela tillgängliga resurser kan bli nödvändigt och personal kan komma flyttas från sin ordinarie arbetsplats till en annan enhet eller en annan verksamhet om det anses nödvändigt. 7. Förvaltningens fortlöpande arbete med krisberedskap Förvaltningen behöver ständigt jobba med förebyggande arbete för att hålla planer och styrdokument uppdaterade och anpassade till verksamhetens och samhällets förändringar. 7.1 Riskinventering och risk- och sårbarhetsanalyser Genom att identifiera och värdera riskscenarier och riskkällor i verksamheten och därefter bedöma förvaltningens förmåga att hantera de identifierade riskerna, synliggörs brister i förvaltningens krishantering, vilket ger en god utgångspunkt för förvaltningens fortsatta arbete för att minska sårbarheten. Analysen ligger till grund för krisledningsplaner, checklistor, instruktioner och andra policy- och styrdokument för förvaltningens kris- och beredskapsarbete. Nedan modell beskriver processen. Figur 6 Risk- och sårbarhetsanalyser 7.2 Krislednings- och krishanteringsövningar Krisledningsövningar samordnas centralt i staden men kan också ordnas lokalt i förvaltningen och ute i verksamhetens sektorer och enheter. De ska hållas regelbundet och slutsatser och resultat av övningen ska tas med i förvaltningens arbete att minska sår- 18
barheten. Krisledningsgruppen ska övas minst en gång per år. Krisledningsplan SDN Majorna-Linné Utöver krisövningar genomförs utbildning och övning av TETRA-terminaler (Rakel) enligt stadsledningskontorets plan. Myndighetens skyldighet att utbilda och öva personal och förtroendevalda i krishantering regleras i lag. (Lag (206:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, 2 kap. 8 ) 8. Bilagor 8.1 Ledningshandbok för krisledningsgruppen Till denna krisledningsplan följer bilaga Ledningshandbok för krisledningsgruppen. Bilagan ska användas som praktiskt stöd i krisledningsarbetet och innehåller bl.a. checklistor, telefonnummer samt rollfördelning. Göteborgs Stad Stadsdelsförvaltningen Majorna-Linné 2017-05-16 Thomas Segenstedt Stadsdelsdirektör 19