Thomas Segenstedt Stadsdelsdirektör Lena Rönnerman Utvecklingschef

Transkript

1 Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer N /16 Utveckling och Intern service Lena Rönnerman, Jacob Throfast Telefon (vxl) E-post: 2016 Ärendet Stadsdelsnämnden Majorna Linné har att fastställa Krisledningsplan för verksamhetsåret Krisledningsplan för SDN Majorna-Linné reglerar Krisledningsgruppen för SDF Majorna-Linnés ikraftträdande, sammansättning, befogenhet och arbetssätt vid händelse av allvarlig störning eller risk för allvarlig störning på viktiga funktioner som kräver brådskande insatser och samordning. Förslag till beslut i stadsdelsnämnden Majorna-Linné Krisledningsplan för verksamhetsåret 2016 fastställs. Förvaltningens övervägande Förvaltningens krisledningsplan säkerställer en handlingsberedskap för extraordinära händelser. Stadsdelsförvaltningen Majorna-Linné Thomas Segenstedt Stadsdelsdirektör Lena Rönnerman Utvecklingschef Beslutsunderlag Bilaga 1: 1(1)

2 Krisledningsplan SDN Majorna-Linné Upprättad av: Stadsdelsdirektören Giltighetstid: Tillsvidare Handläggare: Jacob Throfast Senast reviderad: Dokumenttyp: Riktlinje Diarenummer: N /13

3 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Syfte och avgränsning Tillämpning Vägledning för sammankallande av Krisledningsgrupp När krisledning är befogat Krisledningsgruppens sammansättning Krisledningsgruppens sammankallande Hur Krisledningsgruppens sammankallas Krisledningsgruppens uppgift Ledningsplats Ledningsgenomgång Avlösning/ Skiftgång Omfall planering för alternativ händelseutveckling Kommunikation inom Krisledningsgruppen Avveckling - Återgång till ordinarie ledningsorganisation Beslutfattande och delegation vid krisledning Kommunens Krisledningsnämnd Ordförandebeslut Stadsdelsdirektörens delegation Dokumentation och analys Dokumentera allt, från början till slut Kommunikation och information vid krisledning Kommunikation i linjen Kontakter med media och upprättande av Informationscentral Resurser för krishantering Krisstödsgruppen Personal i verksamheten Förvaltningens fortlöpande arbete med krisberedskap Riskinventering och risk- och sårbarhetsanalyser Krislednings- och krishanteringsövningar Bilagor Ledningshandbok för krisledningsgruppen

4 1. Inledning 1.1 Bakgrund I enlighet med Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap ska var kommun fastställa en samlad plan för hantering av extraordinära händelser, kallad Krisledningsplan. Planen ska vara ett hjälpmedel före, under och efter en kris. Myndigheten för samhällskydd och beredskap (MSB) har ett samordnat nationellt ansvar bland annat med uppgift att underlätta för myndigheternas arbete med krishantering. I enlighet med MSBs rekommendationer bör lokala Krisledningsplaner specifika för respektive förvaltning inom kommunen upprättas. Krisledningsplanen för SDN Majorna-Linné är en sådan lokal Krisledningsplan. Det svenska krishanteringssystemet bygger på ett antal principer som kort beskrivs nedan. Ansvarsprincipen Den som ansvarar för en verksamhet under normala förhållanden ska också ansvara för den i krissituationer. Likhetsprincipen Verksamheten ska så långt som möjligt vara organiserad på samma sätt under krissituationer som under normala förhållanden. Närhetsprincipen Kriser ska hanteras på lägsta möjliga nivå i samhället. Regeringen har områdesansvaret på central nivå, Länsstyrelsen på regional nivå och kommunerna har det lokala ansvaret. 1.2 Syfte och avgränsning Krisledningsplanen för SDN Majorna-Linné beskriver den centrala ledningsstruktur som efter särskilt beslut av Stadsdelsdirektören eller genom beslut av stadens centrala krissamordningsgrupp (Händelsestyrd krissamordningsgrupp) träder i kraft vid extraordinära händelser, kallad Krisledningsgrupp för SDF Majorna-Linné. Krishanteringsplanen syftar till att beskriva förvaltningens Krisledningsgrupp med avseende på struktur, roller och befogenhet samt hur och när Krisledningsgruppens ledningsansvar träder i kraft. Vid extraordinära händelser ska ordinarie ledningsstruktur inom förvaltningens respektive sektorer bestå så långt det är möjligt. Planer och rutiner för detta upprättas av respektive sektor och omfattas inte av denna Krisledningsplan. 2

5 Figur 1 Ordinarie ledning vs Krisledning 1.3 Tillämpning När en händelse i organisationen eller i samhället leder till allvarlig störning av viktiga funktioner där ordinarie organisation ej är tillräcklig sammankallas förvaltningens Krisledningsgrupp. Denna krisledningsplan äger tillämpning i dylik situation. Planen ska uppdateras vid behov och årligen fasställas av Stadsdelsnämnden Majorna- Linné. 2. Vägledning för sammankallande av Krisledningsgrupp 2.1 När krisledning är befogat När en allvarlig händelse inträffar vars följder påverkar organisationens ordinarie ledning och rutiner och behovet av samordning är stort kan organisationen försättas under krisledning. I vardagligt tal skulle det uttryckas som att när trycket på organisationen blir så stort att det vanliga sättet att kommunicera, fatta beslut och verkställa inte räcker till är det dags att sammankalla Krisledningsgruppen. Detta sker antingen genom att stadens centrala krissamordningsgrupp beordrar in förvaltningens Krisledningsgrupp, eller att Stadsdelsdirektör gör bedömning att krisledning är nödvändigt. I de fall situationen utvecklas till ett mycket allvarligt läge äger Kommunstyrelsens ordförande rätt att besluta att Krisledningsnämnden tar över ledningen av staden och därmed även de lokala nämndernas delegation. Krisledning när: Ordinarie rutiner för ledning inte är tillräckliga Flera verksamhetsområden berörs och det finns ett stort behov av samordning Informationsbehovet är mycket stort Behovet av samverkan med andra organisationer är mycket stort Stort behov av externa resurser för att klara uppgifterna föreligger Interna händelser En händelse som avviker från det normala ska alltid rapporteras till närmaste chef som i sin tur ansvarar för kommunikation med sektorsledningen och vidare till Stadsdelsdirektör. Om enhetschefen inte går att nå ska personalen ta direktkontakt med överordnad chef som kontaktar stadsdelsdirektören. Stadsdelsdirektören avgör om händelsen föranleder krisledning och Krisledningsgruppens sammankallande. 3

6 Externa händelser Då händelser som avviker från det normala inträffar i samhället och rör flera myndigheter och geografiska områden kan stadens centrala krissamordningsgrupp, beordra att förvaltningen ska försättas i krisledning och att Krisledningsgruppen sammankallas. Händelseutvecklingen avgör Att en allvarlig händelse inträffar innebär inte per definition att en krissituation uppstått, men då följderna av en händelse leder till att viktig verksamhet, som alltid måste kunna upprätthållas hotas och de ordinarie verksamheternas rutiner inte är tillräckliga är situationen att betrakta som extraordinär eller mer vardagligt; en krissituation. Det är således av yttersta vikt att anställda rapporterar till närmaste chef om händelser som avviker från det normala och att händelseutvecklingen noga följs och kontinuerligt informeras den egna sektorsledningen och vidare till Stadsdelsdirektören. Figur 2 Från händelse till krissituation Då beslut om krisledning fattats gäller vad som anges i denna plan avseende ledningsstruktur och beslutsfattande. Grundprincipen är dock att var verksamhets ledningsstruktur och ansvar kvarstår så långt det är möjligt. Den som bär ansvaret i vardagen, bär även ansvaret i kris. 2.2 Krisledningsgruppens sammansättning Krisledning kännetecknas av snabbt beslutsfattande och omfördelning av resurser, samtidigt som behovet av känd struktur och ansvarsfördelning är stort. En samlad lägesbild och snabb kommunikation där var och en vet sin roll är A och O. När stadsdelförvaltningens verksamheter utsätts för påfrestningar är grundprincipen att linjeorganisationen ska följas i största möjliga mån. Det innebär att arbetsuppgifter utförs inom ordinarie organisation på ordinarie arbetsplats. Således utgörs Krisledningsgruppen av förvaltningens ordinarie ledningsgrupp tillsammans med ett antal specialistfunktioner, se figur nedan. Medlemmar i Krisledningsgruppen ersätts normalt inte med vikarier vid temporär frånvaro. Detaljerad ansvarsfördelning inom Krisledningsgruppen beskrivs i bilagan Ledningshandbok för krisledningsgruppen. 4

7 Figur 3 Krisledningsgruppen 2.3 Krisledningsgruppens sammankallande. Stadsdelsdirektören äger rätt att besluta att förvaltningen ska försättas under krisledning och är den som sammankallar Krisledningsgruppen. Stadsdelsdirektören är Krisledningschef. Är Stadsdelsdirektör förhindrad att fatta beslut om krisledning och sammankallande av Krisledningsgrupp, går beslutanderätten att sammankalla Krisledningsgruppen till 1:e vice Krisledningschef, därefter 2:e, eller 3:e vice Krisledningschef. När Stadsdelsdirektör återinträder i tjänstgöring, återtar även han eller hon ledningsansvaret för Krisledningsgruppen. Det samma gäller om överordnad Vice Krisledningschef återinträder i tjänstgöring. När Krisledningsgruppen har etablerats fattar tjänstgörande Krisledningschef beslut om särskild stabschef med operativt ledningsansvar behöver utses, samt om övriga roller behöver förstärkas eller ofördelas. 2.4 Hur Krisledningsgruppens sammankallas När beslut att sammankalla Krisledningsgruppen fattats sammankallas personerna som ingår i Krisledningsgruppen. Sammankallande är i första hand Stadsdelsdirektören. Sammankallningen sker i: Första hand genom grupp-sms. Personerna i krisledningsgruppen ska besvara sms:et för att bekräfta att de mottagit kallelsen. Om sammankallande inte får svar inom 20 minuter ska sammankallande eller person som denne utser ringa berörda. Andra hand genom telefonsamtal. Tredje hand genom bud då telefoni och/eller IT-avbrott föreligger. Krisledningsgruppen samlas alltid i Nämndsalen på Första Långgatan 28a som tillika är stadsdelsförvaltningens krisledningsrum. Krisledningsgruppen har tilldelats en inplastad lista med Krisledningsgruppens medlemmar och kontaktuppgifter. Denna ska förvaras så att den alltid är tillgänglig. Den inplastade larmlistan ska vara föremål för kontinuerlig uppdatering, ansvaret åvilar Utvecklingsledare säkerhet och krisberedskap. 5

8 Kontakt med presidium och nämnd Då beslut om att inkalla Krisledningsgruppen har tagits ska tjänstgörande Krisledningschef snarast informera presidiet (i första hand ordförande, i andra hand 1:e eller 2:e vice ordförande). All kommunikation mellan Stadsdelsnämndens politiker och förvaltningen ska gå genom stadsdelsnämndens ordförande och Krisledningschefen. 2.5 Krisledningsgruppens uppgift Enligt Göteborgs stads anvisningar ska var förvaltning och bolag ha beredskap för att etablera särskild ledning, s k Krisledning vid extraordinära händelser. Stadsdelsförvaltningen Majorna-Linné ska ha beredskap för att vid extraordinära händelser, i så stor utsträckning det är möjligt, upprätthålla sin verksamhet samt därvid ge drabbade och anhöriga ett bra socialt omhändertagande och relevant och saklig information. 2.6 Ledningsplats Krisledningsgruppen samlas alltid i Nämndsalen på Första Långgatan 28a som tillika är stadsdelsförvaltningens krisledningsrum, om inget annat särskilt anges vid sammankallandet av gruppen. Om Krisledningschefen gör bedömningen att särskild krisledningsplats behöver upprättas, ska sessionssalen på Kustgatan 3 i första hand användas. Alternativ lokal är konferensrummet på Annedals äldreboende, Carl Grimbergsgatan 11. I båda dess lokaler finns nödvändig utrustning för Krisledningsgruppens upprättande inlåst i särskilda skåp. 2.7 Ledningsgenomgång När Krisledningsgruppen samlats ansvarar Krisledningschefen för en första ledningsgenomgång. Ledningsgenomgången syftar till att skapa en överskådlig sammanhållen bild av vad som har hänt och i vilken omfattning förvaltningens verksamhet och samhället i övrigt är påverkat samt vilka ledningsfunktioner som eventuellt inte är bemannade. Baserat på lägesbeskrivningen och närvarokontrollen ska beslut om omedelbara åtgärder och eventuell omfördelning av ledningsansvar fattas av Krisledningschefen. Krisledningsgruppen ska: Leda arbetet inom nämndens ansvarsområde vid en extraordinär händelse Föra kontinuerlig dialog med stadens centrala krisledningsorganisation. Analysera aktuell situation och planera för åtgärder på kort och långsikt samt för alternativ händelseutveckling. Samverka med andra förvaltningar, bolag, myndigheter och organisationer Samordna planeringen av insatserna inom förvaltningens geografiska område med kommunens övriga förvaltningar och bolag, statliga myndigheter och övriga aktörer. Ansvara för intern- och externkommunikation Dokumentera alla viktiga beslut och händelser under arbetets gång till underlag för rapportering och analys. Ansvara för uppföljning och utvärdering av gjorda insatser vid katastrofer och större olyckor samt rapportera vidare till kommunledning och andra myndigheter Sammanställa och utvärdera Krisledningsgruppens arbete efter avslutat insats. Som bilaga till denna plan finns en ledningshandbok för krisledningsgruppen som innehåller checklistor, telefonnummer och rollfördelning. 6

9 2.8 Avlösning/ Skiftgång Krisledningsgruppen måste ha beredskap för att kunna verka under en längre tidsperiod vid en extraordinär händelse. Det kan vara svårt att göra en tillförlitlig bedömning av händelsens varaktighet, men Krisledningschefen bör i ett tidigt skede överväga om Krisledningsgruppen ska delas upp i skift för att säkra ledningens förmåga till uthållighet och adekvat beslutsfattande. Vid skiftgång delas Krisledningsgruppen upp på så vis att sådana funktioner som behöver verka fortlöpande alltid är bemannade. Hur långt vart skift ska vara är situationsanpassat men man bör hålla i åtanke att skiftet inte får vara så långt att de lag som tjänstgör blir för utmattade, men inte heller för kort så att det avlösta skiftet inte tillåts vila ut. Vidare bör man förlägga skiften så att avlösande och avlöst skift går omlott så att tillräcklig tid för avstämning och informationsöverföring medges. Figur 4 Krisledningsgruppens uthållighet och överlämning 2.9 Omfall planering för alternativ händelseutveckling Krisledningsgruppen ska i sitt arbete ta hänsyn till tänkbar alternativ händelseutveckling, s k omfallsplanering. I dagligt tal kan man beskriva det som att Krisledningsgruppen ständigt har en, eller flera reservplaner att ta till beroende på hur händelsen utvecklas. Att hålla sig à jour med verksamheten i sektorerna och med händelseutvecklingen i staden i övrigt blir avgörande för krisledningens förmåga till omfallsplanering. Vikten av tydlig, riktig och snabb kommunikation inom den egna verksamheten och organisationen samt med stadens centrala krisledningsorganisation kan inte nog betonas Kommunikation inom Krisledningsgruppen. Kommunikation inom Krisledningsgruppen ska ske med den som har det operativa ledningsansvaret för Krisledningsgruppen. Då kommunikation i samlat forum eller i direktkontakt mellan gruppens medlemmar ej är möjligt, sker kommunikation i första hand via gruppmedlemmarnas ordinarie tjänstetelefon och mail. Till Krisledningsgruppen finns fem krisledningstelefoner med separata telefonnummer avsedda för kommunikation inom Krisledningsgruppen. Dessa telefonnummer ska ej lämnas ut till allmänhet eller media. Kristelefonerna hålls laddade på Utvecklingsledare Kris- och beredskaps arbetsrum. Vidare finns tre extra telefonlinjer och fasta bordstelefoner enbart avsedda för krisledning. Telefonerna finns i krisledningslokalerna på Första Långgatan 28a, Kustgatan 3 och på Carl Grimbergsgatan 11. 7

10 I situationer då kommunikation via telenätet och internet inte är möjligt sker kommunikation med övriga förvaltningar och med stadens händelsestyrda krissamordningsgrupp genom kommunikationsradio s k TETRA-terminaler (Rakel). Den ena förvaras hos Stadsdelsdirektörens sekreterare och den andra hos Utvecklingsledare säkerhet & krisberdskap Avveckling - Återgång till ordinarie ledningsorganisation När situationen är under kontroll och då läget återgår till det normala ska Krisledningsgruppen upplösas och ordinarie ledningsstruktur gälla. Beslut om Krisledningsgruppens upplösande fattas av Stadsdelsdirektör. Har Krisledning initierats till följd av beslut från stadens händelsestyrda krissamordningsgrupp, ska krisledning i särskild krisledningsorganisation råda tills stadens händelsestyrda krissamordningsgrupp meddelar annat. 3. Beslutfattande och delegation vid krisledning. Att leda vid en extraordinär händelse kännetecknas som regel av ett snabbt och mer koncentrerat beslutsfattande. Händelseutvecklingen kan vara forcerad och så dramatisk att ett fördröjt beslutsfattande kan få allvarliga konsekvenser. Kortare beslutsvägar kan bli nödvändiga. 3.1 Kommunens Krisledningsnämnd Vid allvarliga omfattande krissituationer som berör stora delar av samhället och exempelvis orsakar stora materiella- eller personskador kan Kommunstyrelsens ordförande fatta beslut om att stadens leds genom en särskild Krisledningsnämnd. (LEH 2:2. Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap) Krisledningsnämnden kan besluta att temporärt återta hela eller delar av nämndernas politiska beslutsfattande. Beroende på omfattningen av krissituationen kan således Stadsdelsnämndens och ordförandes beslutsfattande komma att inskränkas. 3.2 Ordförandebeslut I lag regleras att kommunens politiska styrning via nämnderna kan övertas av en central Krisledningsnämnd vid extraordinära situationer. För enskilda förvaltningars styrning i krissituation saknas motsvarande reglering i lag. För enskilda nämnder och förvaltningar tillämpas Kommunallagens bestämmelser om ordförande eller annan ledamots rätt att fatta beslut i frågor av så brådskande karaktär att nämndens ordinarie sammanträde ej kan avvaktas (KomL 6:36). För denna typ av beslut vid en extraordinär situation eller vid krisledning gäller vad som regleras i stadsdelsnämndens delegationsordning avsitt Stadsdelsnämndens ordförande verkar i möjligaste mån i samråd med övriga presidieledamöter. För information till övriga ledamöter i stadsdelsnämnden ansvarar respektive gruppledare. 3.3 Stadsdelsdirektörens delegation Stadsdelsnämnden har i beslut med stöd av Kommunallagen 6 kap 33 överlåtit beslutsfattande inom nämndens ansvarsområde till Stadsdelsdirektören och med stöd av Kommunallagen 6 kap 37 medgivit densamme att vidaredelegera beslutsfattandet i enlighet med delegationsordningen. 8

11 Stadsdelsdirektören äger rätt att återta beslutsrätt som vidaredelegeras om han eller hon anser detta vara nödvändigt. I praktiken innebär det att stadsdelsdirektör äger rätt att fatta beslut i frågor som normalt beslutas av annan chef eller tjänsteman i organisationen. Stadsdelsdirektören kan även medge annan chef att överta beslutsrätt som i normalfall tillfaller annan chef eller tjänsteman. Stadsdelsdirektören ska dock informera vederbörande om att beslutsrätten har återtagit eller överlåtits på annan. Vid Stadsdelsdirektörs frånvaro, äger tjänstgörande Krisledningschef rätt att fatta beslut i Stadsdelsdirektörs ställe. Beslut att återta vidaredelegerad beslutsrätt ska dokumenteras och diarieföras. 4. Dokumentation och analys 4.1 Dokumentera allt, från början till slut. I en situation som präglas av oförutsägbarhet, forcerat händelseförlopp, skador på person och material, sårbarhet och eventuell omfördelning av resurser inom samhället och inom den egna organisationen är behovet av struktur och tydlig information och fakta viktigt. Att kunna identifiera olika åtgärder och dess status är nödvändigt. Om den uppkomna situationen dessutom drar ut på tiden och ansvaret att leda och fatta beslut åvilar olika personer eller skiftlag, blir det än mer viktigt att dokumentera för att säkerställa informationsöverföringen mellan två skift eller mellan samverkande organisationer. Vidare spelar dokumentation en viktig roll för analysen av händelsen och organisationens framtida förmåga att möta och förbereda sig för den typen av händelser. Att rätt sortera och snabbt vidarebefordra information från och till enheter i den egna verksamheten, andra förvaltningar inom kommunen samt samverkande organisationer är viktigt och det bör finnas en intim koppling mellan den som sköter dokumentationen för Krisledningsgruppens räkning och den som är väl insatt i förvaltningens funktionsbrevlåda och diarium. Vad ska dokumenteras? Vad har hänt och när? Vilka åtgärder och när? Vem tog beslutet och när? Vilken information har tagits emot och av vem och när? Vilken information har lämnats och hur och när? Vad har åtgärden för status? Logg Så fort Krisledningsgruppen sammankallas ska logg eller dagbok börja föras över alla händelser, beslut och åtgärder. Dokumentationen ska vara kortfattad men tydlig med enkla ärendemeningar som kan förstås av alla. Mall för loggbok finns under Kris och Beredskap i databasen Chefsforum och projekt. Dokumentation på ledningsplatsen I den lokal där Krisledningsgruppen samlas bör information som används ofta och av flera personer i krisledningen systematiseras och hållas överskådlig i form av tabeller och tablåer, exempelvis på en whiteboard. Tablåerna syftar till att ge en samlad lägesbild över skador, tillgängliga resurser, pågående och avslutade aktiviteter och eventuella samverkande aktörer. Till tablåerna finns en översiktskarta över staden och över stadsdelen som beskriver aktuella händelser, resurser, åtgärder och aktiviteter i klartext och 9

12 med enkla symboler. Tablåerna och lägeskartan ska ständigt uppdateras och hållas aktuella. Ansvarig för uppdatering av tablåer och lägeskarta är Utvecklingsledare säkerhet & krisberedskap. Sektorernas och enheternas dokumentationsskyldighet Varje enhet ska självständigt föra logg eller dagbok över de händelser, åtgärder, uppdrag, bemanning och beslut som berör, utförs och fattas på enheten. Det är enhetschefs ansvar att tillse att tillräcklig dokumentation förs och att denna dokumentation sedermera tillsänds sektorsledningen för sammanställning och analys. Utvärdering av Krisledningen och krishanteringen När beslut om Krisledningsgruppens upplösande har fattats ska ledningsgruppen så snart det är möjligt genomföra en första utvärdering av Krisledningsgruppens arbete. Krisledningsgruppens dokumentation och loggar samt de loggar som förts i sektorer och på enheter ska sammanställas och analyseras för att ligga tillgrund för en mer omfattande analys av förvaltningens förmåga att hantera oförutsedda krissituationer. All dokumentation ska systematiseras och sparas i förvaltningens diarium. 5. Kommunikation och information vid krisledning I en krissituation är behovet av information till allmänheten påtagligt och trycket från media är stort. I inledningsskedet är bilden av vad som hänt ofta oklar och behovet av att samordna sin kommunikation blir viktigt. Att snabbt kommunicera och att göra det på rätt vis har ofta en stor påverkan på händelseutvecklingen. I slutänden handlar det om människors tilltro till myndighetens förmåga att hantera krisen och tilliten till demokratin. Informationsoch kommunikationsansvaret omfattar förvaltningens ordinarie ansvars- och verksamhetsområde. 5.1 Kommunikation i linjen Vad som gäller i normalläge gäller även vid extraordinära händelser; all kommunikation ska gå linjevägen. Att behålla lugnet, lämna saklig information, inte gissa om man inte vet och inte lämna utfästelser blir essentiellt och det är viktigt att medarbetarna i organisationen förstår vikten av sig själva som företrädare för myndigheten. Information som lämnas ska vara: Krissituation som är isolerad till den egna organisationen eller verksamheten Personal och enhetschefer i den del av organisationen som är berörd av en allvarlig händelse ska informera överordnad chef och invänta vidare instruktioner innan allmänheten informeras. Formulering av information till allmänheten hanteras av kommunikationschefen. Detta ska inte förväxlas med att agera i enlighet med de lokala krishanteringsrutiner som finns eller att informera berörda brukare och anhöriga. Information vid krisledning När Krisledningsgruppen sammankallas är det Krisledningschef som ansvarar för den samlade informationen från förvaltningen och hur den ska förmedlas. Personal och che- Lätt att förstå Ärlig Relevant Målgruppsanpassad Enkel Snabb Korrekt och realistisk Entydig 10

13 fer i förvaltningen bör undvika att göra egna uttalanden, men om detta anses nödvändigt ska den som uttalar sig, försäkra sig om att den information som lämnas stöds av Krisledningsgruppen. Krissituation som berör hela eller delar av samhället Vid en extraordinär händelse som berör hela eller delar av staden och samhället samordnas alla informationsinsatser från stadens centrala krisledningsorganisation. I början av ett extraordinärt händelseförlopp är alltid räddningschefen ansvarig för den information som lämnas ut till massmedia och allmänheten. Förvaltningen hänvisar i detta läge alla berörda till dessa medier. På samma sätt som anställda i organisationen ska förhålla sig till den egna förvaltningens kommunikationslinje, ska förvaltningarna förhålla sig till I kontakt med media: Var snabb staden centralt och den information som lämnas via stadens händelsestyrda krissamordningsgrupp Återkom och via goteborg.se. 5.2 Kontakter med media och upprättande av Informationscentral Upprättande av Informationscentral När allmänhetens och medias behov av information blir så stort att täta informationstillfällen krävs ska förvaltningen upprätta en informationscentral på Kustgatan 3 alternativt på Carl Grimbergsgatan 11. Undvik fackspråk Krisledningschef beslutar om förvaltningens informationscentral ska upprättas. Det är också Krisledningschef som i samråd med Kommunikationschefen avgör vilken information som ska lämnas till allmänheten via informationscentralen. Information som meddelas via informationscentralen kommuniceras även till förvaltningens chefer, i första hand via e-post. Information till massmedia Vid en extraordinär händelse som berör hela eller delar av staden och som samordnas av stadens centrala krisledningsorganisation, samordnas även samtliga mediakontakter av staden centralt. Det är stadsledningskontoret som skriver och förmedlar pressmeddelanden och anordnar presskonferenser. Detta hindrar inte att media kontaktar anställda och chefer inom eller krisledningsgruppen för förvaltningen. Ingen är skyldig att besvara medias frågor och ingen kan heller förbjudas att ha kontakt med media. Var och en bör dock vara medveten om att det han eller hon säger kommer att tas som sanning av dem som tar emot budskapet och att den information som sprids via media skapar bilden av krisen och organisationens förmåga att hantera situationen. All kommunikation bör ske med hänsyn till situationens allvar. När förvaltningen väljer att sammankalla till presskonferens leds den av Stadsdelsdirektören eller tjänstgörande Krisledningschef med stöd av Kommunikationschefen. Var tillgänglig Ljug inte Erkänn fel Säg när du inte vet 11

14 6. Resurser för krishantering 6.1 Krisstödsgruppen Krisstödsgruppen består av företrädare för förvaltningens verksamheter med ansvar för psykiskt och socialt omhändertagande av drabbade och anhöriga. Då Krisledningschefen anser att behovet av psykosocialstöd hos drabbade och anhöriga är stort, äger han eller hon rätt att sammankalla förvaltningens krisstödsgrupp. Krisstödsgruppen arbetar på uppdrag av krisledningen. Krisstödsgruppen kan inkallas utan att förvaltningen är försatt under Krisledning. Sektorschef IFO-FH ansvarar för att krisstödsgruppen sammankallas och fungerar som kontaktperson mellan krisstödsgruppen och Krisledningsgruppen. Ordförande för Krisstödsgruppen är områdeschef IFO-FH. Ordförande ansvarar för sammankallande av gruppen och är även ansvarig för kommunikation med krisledningen samt för gruppens behov av ev utbildning och samordning då krissituation inte råder. 6.2 Personal i verksamheten Vid en extraordinär händelse eller en krissituation är alltid utgångsläget att all personal förblir vid sina ordinarie arbetsplatser och utför ordinarie arbetsuppgifter tills överordnad chef meddelar annat. I princip samtliga av förvaltningens verksamheter bedöms som samhällsviktiga och ska så långt som möjligt fortgå. Under en utdragen krissituation utsätts verksamheten för stor påfrestning och vissa sektorer och verksamheter kan vara under större press än andra. Beroende på situationen som uppstått och dess påverkan på verksamhet och samhälle kan det råda personalbrist eller vara svårt att bemanna viss verksamhet. Enheter kan komma att slås samman, evakueras eller stängas temporärt. Att omfördela tillgängliga resurser kan bli nödvändigt och personal kan komma flyttas från sin ordinarie arbetsplats till en annan enhet eller en annan verksamhet om det anses nödvändigt. 7. Förvaltningens fortlöpande arbete med krisberedskap Förvaltningen behöver ständigt jobba med förebyggande arbete för att hålla planer och styrdokument uppdaterade och anpassade till verksamhetens och samhällets förändringar. 7.1 Riskinventering och risk- och sårbarhetsanalyser Genom att identifiera och värdera riskscenarier och riskkällor i verksamheten och därefter bedöma förvaltningens förmåga att hantera de identifierade riskerna, synliggörs brister i förvaltningens krishantering, vilket ger en god utgångspunkt för förvaltningens fortsatta arbete för att minska sårbarheten. Analysen ligger till grund för krisledningsplaner, checklistor, instruktioner och andra policy- och styrdokument för förvaltningens kris- och beredskapsarbete. Nedan modell beskriver processen. 12

15 Figur 5 Risk- och sårbarhetsanalyser 7.2 Krislednings- och krishanteringsövningar Krisledningsövningar samordnas centralt i staden men kan också ordnas lokalt i förvaltningen och ute i verksamhetens sektorer och enheter. De ska hållas regelbundet och slutsatser och resultat av övningen ska tas med i förvaltningens arbete att minska sårbarheten. Utöver krisövningar genomförs utbildning och övning av TETRA-terminaler (Rakel) enligt stadsledningskontorets plan. Myndighetens skyldighet att utbilda och öva personal och förtroendevalda i krishantering regleras i lag. (Lag (206:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, 2 kap. 8 ) 8. Bilagor 8.1 Ledningshandbok för krisledningsgruppen Till denna krisledningsplan följer bilaga Ledningshandbok för krisledningsgruppen. Bilagan ska användas som råd och praktiskt stöd i krisledningsarbetet och innehåller checklistor, telefonnummer samt rollfördelning. Göteborgs Stad Stadsdelsförvaltningen Majorna-Linné Thomas Segenstedt Stadsdelsdirektör 13