Krisledningsplan. Förslag till beslut I Grundskolenämnd

Transkript

1 Grundskoleförvaltning Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer IFN-0057/18 Handläggare Ulrica Johansson Telefon: E-post: Krisledningsplan Förslag till beslut I Grundskolenämnd Nämnden antecknar bilagd krisledningsplan. Sammanfattning Varje kommun ska fastställa en samlad plan för hantering av extraordinära händelser, kallad krisledningsplan. Planen ska vara ett hjälpmedel före, under och efter en kris. I enlighet med Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps (MSB) rekommendationer bör lokala krisledningsplaner specifika för respektive förvaltning inom kommunen upprättas. Krisledningsplan för Grundskoleförvaltningen är en sådan lokal krisledningsplan. Staden utgår från ansvars-, närhets- och likhetsprincipen i hela sitt krisberedskapsarbete, såväl i planerings- och förberedelsearbetet, som i hanteringen av en händelse. Detta innebär att ansvaret inte förflyttas vid en kris utan respektive förvaltning eller bolag ansvarar för hanteringen, så lång det är möjligt. Stadsledningskontoret har bistått och har tillsammans med några medarbetare från stadsdelarna tagit fram krisledningsplan för Grundskoleförvaltningen. Utifrån kommunens styrande dokument åligger det respektive nämnd att anteckna sin förvaltnings krisledningsplan Bilagor 1. Krisledningsplan Ulrica Johansson Ekonomichef Bengt Randén Förvaltningsdirektör Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 1 (1)

2 Bilaga 1 Krisledningsplan för Grundskoleförvaltningen Senast fastställd: Reviderad: xx Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 2 (29)

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 2 1. Inledning Bakgrund, lagar och nationella mål 1.2 Syfte 1.3 Tillämpning 2. Krisledningsorganisation Göteborgs Stads Krisledningsorganisation 2.2 Krisledningsorganisation 3. Inlarmning och etablering av krisledningsgrupp Inlarmning 3.2 Etablering 4. Ledningsarbete Arbetsuppgifter 4.2 Ledning och delegation 4.3 Beskrivning av krishantering, läge Kommuncentral samordning 4.5 Kriskommunikation 4.6 Avlösning och omfallsplanering 4.7 Återgång till normalläge 5. Resurser och samverkan Stödfunktioner inom egen förvaltning 5.2 Förvaltningens Krisstödsgrupp 5.3 Samverkan med- och stöd från utomstående 6. Roller och ansvar 25 Bilagor i ledningshandboken Bilaga 1. Kontaktlista krisledningsgruppen Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 3 (29)

4 1. Inledning 1.1 Bakgrund, lagar och nationella mål Göteborgs Stad har utifrån Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder, inför och vid, extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap samt nationella mål och principer ett ansvar för hantering av kriser och extraordinära händelser. Varje kommun ska fastställa en samlad plan för hantering av extraordinära händelser, kallad krisledningsplan. Planen ska vara ett hjälpmedel före, under och efter en kris. I enlighet med Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps (MSB) rekommendationer bör lokala krisledningsplaner specifika för respektive förvaltning inom kommunen upprättas. Krisledningsplan för Grundskoleförvaltningen är en sådan lokal krisledningsplan. Sveriges regering har uttalat tre mål för samhällets säkerhet: - Skydda människors liv och hälsa - Värna samhällets funktionalitet - Upprätthålla grundläggande värderingar, demokrati, rättssäkerhet samt mänskliga fri- och rättigheter. Med dessa som utgångspunkt ska nationens målsättning med krisberedskapen vara att: - Minska risken för olyckor och kriser som hotar vår säkerhet - Värna människors liv och hälsa samt grundläggande värden som demokrati, rättssäkerhet och mänskliga fri- och rättigheter Vid en kris och extraordinära händelser är förvaltningens primära mål att: Skydda människor Skydda egendom och miljö Upprätthålla samhällsviktiga funktioner Svensk krishantering bygger på tre principer ansvarsprincipen, likhetsprincipen och närhetsprincipen. De förklarar ansvar och roller före, under och efter en kris och extraordinära händelser Ansvarsprincipen Grunden i svensk krishantering är ansvarsprincipen. Den betyder att alla som har ansvar för en verksamhet i vardagen även har ansvaret om det blir en kris. Exempelvis har kommunen ett ansvar för sina medborgare i vardagen och har det också under en kris. I ansvaret ligger också att kommuner och andra viktiga aktörer hjälps åt för att de tillsammans ska kunna hantera händelsen på ett bra sätt. Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 4 (29)

5 Likhetsprincipen Under en kris ska verksamheten fungera på liknande sätt som i vardagen så långt det är möjligt. Detta kallas likhetsprincipen. Verksamheten ska också, om det är möjligt, skötas på samma plats som i vanliga fall. Närhetsprincipen Med närhetsprincipen menas att en kris ska hanteras där den inträffar och av dem som är närmast berörda och ansvariga. Det är alltså i första hand den drabbade kommunen och det aktuella landstinget som ansvarar för att hantera krisen. Om kommunen inte klarar av att hantera krisen på egen hand kan de få extra stöd av länsstyrelsen eller staten. 1.2 Syfte Krisledningsplanen syftar till att beskriva förvaltningens krisledningsgrupp avseende struktur, roller och befogenhet samt hur och när krisledningsgruppens ledningsansvar träder i kraft. Detta för att på bästa sätt kunna sörja för medborgarnas, brukarnas och de anställdas trygghet och säkerhet. Vid kris och extraordinära händelser ska ordinarie ledningsstruktur inom förvaltningens respektive utbildningsområde bestå så långt det är möjligt. Planer och rutiner för detta upprättas inom respektive utbildningsområde och omfattas inte av denna krisledningsplan. Utöver planen och dess bilagor är krisledningsgruppen försedd med en ledningshandbok innehållandes checklistor. Förvaltningen kan komma att genomföra mindre redaktionella förändringar i denna plan med anledning av eventuella organisationsförändringar eller förändrad lagstiftning. Bilagorna och handboken kommer att uppdateras kontinuerligt. Senaste revidering anges på försättsbladet. 1.3 Tillämpning Denna plan gäller vid händelser som går utöver förvaltningens normala verksamhet och där konsekvenserna kan bli allvarliga. Det är förvaltningsdirektören som beslutar om inlarmning av krisledningen när en situation inträffar som innebär att den ordinarie organisationens resurser inte räcker till. Med kris avses i detta dokument ett tillstånd där en eller flera verksamheter i förvaltningen är utsatta för sådana påfrestningar att dessa inte kan bedrivas med normala resurser och organisation. Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 5 (29)

6 Med extraordinär händelse avses en sådan händelse som avviker från det normala och innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser. Allt i enlighet med Lag om extraordinära händelser. Observera att det är Göteborgs stads krisledningsnämnd (Kommunstyrelsen) som avgör om krisen är att räknas som extraordinär händelse. Med detta avses exempelvis: En stor händelse som hotar liv, hälsa eller egendom och som avviker från det normala En händelse av stor omfattning och snabbt händelseförlopp som är svårt att överblicka Planen ska även följas när: Verksamheternas ordinarie rutiner och resurser för att hantera en händelse inte är tillräckliga Flera verksamhetsområden berörs och det finns ett stort behov av samordning. Informationsbehovet är mycket stort Behovet av samverkan med andra organisationer är mycket stort Stort behov av externa resurser för att klara uppgifterna föreligger 2. Krisledningsorganisation 2. 1 Göteborgs Stads krisledningsorganisation Göteborg Stads krisberedskap och organisation Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 6 (29)

7 Hur krishantering realiseras i Staden är beroende av störningens omfattning. I riktlinjen definieras fyra nivåer - Läge 1 Störning inom enskild förvaltnings/bolags ansvarsområde. Hanteras inom ramen för den berörda förvaltningens/bolagets krisledningsorganisation. - Läge 2 Allvarlig störning inom enskild förvaltnings/bolags ansvarsområde. Hanteras i hög utsträckning inom ramen för den berörda förvaltningens/bolagets krisledning, men kräver visst stöd och/eller samordning på central nivå. - Läge 3 Mycket allvarlig störning. Kan inte på ett tillfredsställande sätt hanteras inom ramen för berörda förvaltningars/bolags egna ansvarsområden och krisledningsorganisationer. Kräver stöd, samordning och/eller samverkan på central nivå. - Läge 4 Extraordinär händelse. Drabbar många människor och stora delar av samhället. Kräver skyndsamma och omfattande insatser, stöd, samordning och samverkan på central nivå. Krisledningsnämnden är aktiverad. Hur krishanteringen ska ske för samtliga lägesnivåer i vår förvaltning finns beskrivet i kapitel 4. Ledningsarbete. När verksamheten befinner sig i normalläge ska det finnas en beredskap som möjliggör en snabb eskalering till lämplig lägesnivå. Även detta finns beskrivet under ovanstående kapitel. Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 7 (29)

8 Förvaltningar och bolag Staden utgår från ansvars-, närhets- och likhetsprincipen i hela sitt krisberedskapsarbete, såväl i planerings- och förberedelsearbetet, som i hanteringen av en händelse. Detta innebär att ansvaret inte förflyttas vid en kris utan respektive förvaltning eller bolag ansvarar för hanteringen, så lång det är möjligt. Förvaltningar och bolag ska således ha en krisledningsplan med utgångspunkt i sin lokala risk- och sårbarhetsanalys som beskriver hanteringen av kriser inklusive extraordinära händelser Planerna ska vara verksamhetsanpassade men följande beskrivningar är obligatoriska - Säkerställande av tillgänglighet dvs. hur man ser till att andra aktörer når organisationen dygnet runt årets alla dagar - Säkerställande av beredskap dvs. hur man ser till att alltid kunna eskalera från normalläge till krisläge - Aktiveringen av planen dvs. hur man eskalerar från normalläge till krisläge - Bemanningen av krisledningsgrupp - Samordningen av det lokala arbetet - Kommunikationen med andra aktörer såväl interna som externa - Återgången till normalläge Samtliga förvaltningar och bolag ska ha en beredskap att kunna ta emot larm och snabbt initiera krishantering genom att aktivera den egna krisledningsorganisationen. Samtliga förvaltningar och bolag har att se till att det i respektive organisation ständigt finns en tillgänglig och nåbar beslutfattare med adekvat mandat för att vid behov kunna initiera krishantering. Rutin för detta finns beskrivet under kapitel 3. Tillgänglighet 2.2 Grundskoleförvaltningens krisledningsorganisation Ansvar och bemanning Krisledningsgruppen består av förvaltningens ledningsgrupp under ledning av förvaltningsdirektören. I krisledningsgruppen ingår även nämndsekreterare samt säkerhetschefen. Vid behov kallas även andra stödjande och rådgivande funktioner in. Förvaltningsdirektören ansvarar för krisledningsorganisationen och är dess strategiske ledare. Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 8 (29)

9 Kommunikationssystem Kommunikation internt och externt förutsätts fungera med befintlig teknik. Ordinarie kommunikationsvägar gäller och dessa är mail, telefon samt förvaltningsbrevlåda. Som komplement finns reservsambandssystemet RAKEL, med funktionalitet även vid elbortfall. RAKEL används för kommunikation med centrala krissamordningsgruppen, räddningstjänsten Gårda och andra berörda förvaltningar, bolag och myndigheter vid behov. För mer information om RAKEL se ledningshandboken alt. Bilaga 5. WiS Göteborgs Stad är anslutna till WiS (Webbaserat Informations System) som är ett system för att dela information. I stort sett alla statliga myndigheter och kommuner använder sig av systemet. Vid en kris som berör flera förvaltningar i Göteborg ska WiS användas. Skype Skype används på förfrågan som hjälpmedel vid de tillfällen då direktkommunikation kan vara aktuellt. Stadens förvaltningar och bolag har ett ansvar att säkerställa sina kommunikationskanaler med den centrala krisledningen. Kommunikationen ska i första hand ske via e-post, i andra hand via telefon och i tredje hand via Rakel. Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 9 (29)

10 3. Inlarmning och etablering av krisledningsgrupp 3.1 Inlarmning Grundskoleförvaltningens insatser vid en kris eller extraordinär händelse kan sättas igång på två sätt: Händelse inom någon av förvaltningens verksamheter: Personalen kontaktar sin förskolechef/enhetschef. Om denne inte går att nå kontaktas berörd utbildningschef eller berörd avdelningschef Utbildningschef/avdelningschef kontaktar förvaltningsdirektören, som bedömer om krisledningsgruppen ska sammankallas samt informerar kommunledningen m.fl. enligt fastställd rutin. Händelse utanför förvaltningens ordinarie verksamhet: Räddningstjänsten eller Polisen kontaktar stadens TiB Stadens TiB kontaktar i sin tur förvaltningsdirektören. Denne beslutar om och när krisledningsgruppen ska sammankallas Förvaltningsdirektören sammankallar krisledningsgruppen enligt rutin. Inlarmning Krisledningsgruppen kallas in av förvaltningsdirektören eller annan som har funktionstelefonen enligt särskild lista. Personerna på krisledningsgruppens larmlista rings upp med början på det översta namnet på listan. Fortsatt inlarmning enligt larmlista görs lämpligtvis av förste person som Förvaltningsdirektören får kontakt med. Delegering av uppgiften att sammankalla krisledningsgruppen kan delegeras av förvaltningsdirektören. När Grundskoleförvaltningens krisledning sammankallas ska även geografiskt berörd förvaltningsdirektör informeras för att säkerställa att kommunikationsarbetet mellan berörda förvaltningar startas igång. Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 10 (29)

11 I de fall Stadsdelsförvaltningarnas krisledning aktiveras adjungeras berörd utbildningschef in utifrån geografiskt områdesansvar. Detta för att säkerställa samverkan- och kommunikationskanaler utifrån befolkningsansvaret. Beroende på händelsens art och utveckling kan medverkan från Grundskoleförvaltningen utökas eller trappas ner. I de fall där både Grundskoleförvaltningens samt berörd stadsdelsförvaltnings krisledning är aktiverad ska samverkan ske enligt stadens gemensamma riktlinjer för krishantering och kriskommunikation. Adjungering är inte aktuell i detta fall. Förvaltningsdelsdirektören är förvaltningens talesperson samt kontaktperson gentemot stadens centrala krisledningsgrupp och skall därför inte vara bunden i operativ arbetsledning. Samtliga representanter i krisledningsgruppen ska förvara sin kontaktlista krisledningsgruppen (larmlista) och handbok för krisledning så att den alltid är tillgänglig. Kontaktlistan krisledningsgruppen (larmlistan) uppdateras kontinuerligt av utvecklingsledare inom säkerhet och krisberedskap. Förändringar av uppgifter skall omedelbart meddelas densamma. Ersättare Representanter i krisledningsgruppen ska utse 2 (två) ersättare inom sin ledningsorganisation. Samtliga ersättare ska delges information om vad ansvaret/funktionen innebär och ges möjlighet att få utbildning och övning i den mån som behövs. Säkerhetschefen utgör ett stöd till förvaltningsledningen i frågan. Kontaktuppgifter till ersättare finns i handboken och stäms av halvårsvis av säkerhetschefen. Tillgänglighet Enligt Göteborgs stads riktlinje för krisberedskap och krishantering (Dnr 0545/16) ska förvaltningen säkerställa att andra organisationer kan nå den dygnet runt året runt. För Grundskoleförvaltningen är kontaktvägen in förvaltningsdelsdirektören via vår funktionstelefon. Detta funktionsnummer finns hos stadens Tjänsteman i beredskap (TiB) samt i förvaltningens handbok. När förvaltningsdirektören av någon planerad anledning inte är nåbar ska ersättare meddelas TiB och vara nåbar på förvaltningens funktionsnummer dygnet runt. Information till nämnden Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 11 (29)

12 Då krisledningsgruppen inlarmats informeras omgående presidiet och en facklig representant per huvudorganisation om läget och aktuell bedömning. Samtliga hålls kontinuerligt informerade om läget. Ordförande beslutar om och när information ska ges till övriga nämndledamöter. Information till TIB Förvaltningar och bolag har ett ansvar att rapportera till den centrala krisledningen. Rapporteringen ska ges till Stadens centrala TiB inom två timmar efter att lokal krisledningsgrupp samlats, därefter sker rapportering löpande efter överenskommelse. Rapporteringen ska innehålla: - Vad har hänt/är på väg att hända - Vad är gjort - Vad bör göras härnäst - Vilket behov av stöd finns Denna rapportering ska i första hand ske via e-post i andra hand via telefon och i tredje hand via Rakel 3.2 Etablering Ledningsplats Förvaltningens krisledningsplats är Norra Hamngatan 8-10 lokal Kronan under perioden 1 juli-1-sept Därefter flyttas krisledningsplatsen till förvaltningskontoret vid Gamlestadstorget. Alternativ ledningsplats kommer att utses efter inflytt till förvaltningskontoret. För perioden fram till september är stadsledningskontorets lokaler i traktören alternativet. Förvaltningsdirektören beslutar om alternativ ledningsplats ska tas i anspråk. Säkerhetschef ansvarar tillsammans med IT-strateger för ledningsplatsens utrustning. Teknisk utrustning Ledningsplatsen ska vara utrustad med (avser förvaltningskontoret vid Gamlestadstorget: Videokonferensenhet Interaktiv smartboard Dokumentkamera Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 12 (29)

13 krisledningsplan, karta och övrigt administrativt material direktlinje till det allmänna telefonnätet mobil kommunikation fax (i nära anslutning) nätverk möjlighet att följa utsändningar på TV och radio radio med batteri RAKEL-kommunikationsutrustning Rutiner för dokumentation Det är viktigt att alla beslut dokumenteras och att samtliga berörda för en egen loggbok över vad som händer, vilka åtgärder som vidtas, vilka beslut som tas, vilka frågor som vidarebefordrats och vilka svar man har fått. All dokumentation i krisledningsgruppen sker i krisledningsdatabasen. Vid ledningsgenomgångarna för nämndsekreterare anteckningar. Dessa utgör krisledningsgruppens gemensamma loggbok. Dokumentation som sker vid sidan om vidarebefordras till nämndsekreteraren som ser till att all ledningsinformation finns samlad i krisledningsdatabasen. Krisledningsgruppens dokumentation: Krisledningsdatabasens inkorg: Alla inkommande och utgående mail sparas Ledningsinformation: Här antecknas den ledningsinformation som ges (centralt och lokalt) Pågående bemanning: Här antecknas vilka som bemannar krisledningsgruppen Möten: Här skrivs minnesanteckningar vid gruppens möten Lägesrapporter: Här skrivs de lägesrapporter som görs allt eftersom händelsen utvecklas Områdenas/enheternas dokumentation Samtliga berörda för en loggbok över vad som händer, vilka uppdrag man får, vilka beslut som tas samt vilka aktiviteter som görs vid en händelse. Mall för loggbok/dokumentation ansvarar säkerhetschefen för att tillgängliggöra för samtliga. En loggbok ska innehålla följande tidsangivna uppgifter: Viktiga händelser Vilken information som har kommit till enheten Vilken information som har lämnats från enheten Vilka uppdrag man har fått Vilka uppdrag som har lämnats Övriga åtgärder När organisationen återgår till normalläge ska all dokumentation systematiseras, sparas och diarieföras. Så snart som möjligt bör utvärdering ske av hur verksamheten fungerat genom att samla in synpunkter från berörda parter. Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 13 (29)

14 4. Ledningsarbete 4.1 Arbetsuppgifter Krisledningsgruppens arbetsuppgifter Krisledningsgruppen har en grundbemanning med bred kompetens och erfarenhet. Ledningsarbetet ska ha ett strategiskt och operativt perspektiv. Förvaltningsdirektören är alltid ytterst ansvarig för krisorganisationen och är strategisk ledare. Vid behov bör förvaltningsdirektören utse någon i krisledningsgruppen till operativ ledare. Respektive utbildningschef leder alltid sitt område i enlighet med ansvars- och likhetsprincipen. För övriga roller och uppgifter se avsnitt ansvarsfördelning inom krisledningsgruppen. Krisledningsgruppen: Leder arbetet vid en kris inom nämndens ansvarsområde Samordnar planeringen av insatserna inom förvaltningens geografiska område och med kommunen i övrigt Samverkar med andra förvaltningar, myndigheter och organisationer Ansvarar för att en kommunikationsplan för händelsen upprättas Dokumenterar beslut och händelser under arbetets gång Sammanställer rapporter utifrån dokumenterat händelseförlopp som sedan diarieförs Ansvarar för uppföljning och utvärdering av gjorda insatser vid krissituationer och större olyckor samt rapporterar vidare till kommunledning och andra myndigheter Krisledningsarbetet avslutas alltid med en sammanställning och utvärdering Stab Myndighetschefen fungerar som stabschef om inte förvaltningsdirektören utser någon annan. Staben består i första hand av kanslienheten. Om ledningen förbereder sig för skiftgång skall även staben göra detta. Stabens uppgifter: Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 14 (29)

15 Ansvarar för den övergripande dokumentationen Organiserar mat och dryck vid behov Ansvarar tillsammans med säkerhetschef samt IT-strateger för att ledningsplatsen fungerar 4.2 Ledning och delegation Strategisk ledning Den strategiska ledaren ska följa händelseutvecklingen och omsätta den i strategiska ställningstaganden utan att belastas med praktiska uppgifter. Det strategiska ledningsarbetet ska ha beredskap för att utveckla ledningsorganisationen för en annan händelseutveckling än den man inledningsvis valt att utgå från. I ledningshandboken finns en anpassad checklista för strategiska frågor att ta ställning till. Operativ ledning Den operative ledaren leder och samordnar förvaltningens resurser och har alla befogenheter som förvaltningsdirektören normalt har för att hantera den aktuella händelsen. Där ingår bland annat att beordra personal. Ledning av ordinarie verksamhet Utbildningschefer och avdelningschefer leder sin egen verksamhet. Grundprincipen är att behålla den ordinarie linjeorganisationen så länge som möjligt. Delegation för förvaltningsdirektören Det är viktigt att beslut fattas där kunskapen finns. Därför gäller ordinarie beslutsdelegation även i en krissituation men förvaltningsdirektören kan vid behov besluta om annan vidaredelegation. Förvaltningsdirektören ska utöver sitt ordinarie uppdrag att leda förvaltningens arbete även kunna fatta beslut om att omfördela personal mellan verksamheter, besluta att personal ska tjänstgöra vid annan förvaltning om sådant behov uppstår, besluta om förändring av verksamhetsinriktning, rutiner och stängning av enhet/er inom förvaltningen, besluta om att ekonomiska medel ska anslås till särskilda insatser samt även i övrigt fatta beslut om åtgärder som krävs eller påkallas i den aktuella krisen eller extraordinära händelsen. Beslutanderätt enligt ovan tillkommer även tillförordnad förvaltningsdirektör tillika krisledare. Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 15 (29)

16 4.3 Beskrivning av krishantering, läge 1-4 Normalläge I normalläge finns en lokal krisberedskap i förvaltningens verksamheter genom att personal har kunskap och rutiner att förhålla sig till och agera efter. Grundskoleförvaltningen centrala krisledningsplan aktiveras inte. Verksamheten ska säkerställa att berörd sektors linjeorganisation blir informerad om händelsen. Förvaltningsdirektören (eller ersättare) har beredskap genom att finnas tillgänglig för att initiera krishantering dygnet runt, årets alla dagar. Läge 1 Begränsad störning inom en av våra egna verksamheter. Händelsen kan i viss utsträckning hanteras inom ramen för eventuell berörd verksamhets organisation med hjälp av lokal krishanteringsplan och interna rutiner. Händelsen hanteras vidare enligt denna krisledningsplan samt ordinarie rutiner inom förvaltningens egen krisledningsorganisation. När förvaltningens krisledningsgrupp är samlad tar förvaltningens rutiner för krisledning och kriskommunikation vid. Rapportering ska förmedlas till Stadens TiB inom 2 timmar efter att krisledningsgruppen har samlats. Därefter ska rapportering ske löpande enligt överenskommelse. Rapportering till Stadens TiB ska innehålla följande: Vad har hänt/är på väg att hända Vad är gjort Vad bör göras härnäst Vilket behov av stöd finns Rapport om att krisledningen är samlad skall även omgående ges till Presidiet samt fackliga företrädare. Läge 2 Allvarlig störning inom en av våra egna verksamheter. Hanteringen av händelsen kräver visst stöd och/eller samordning på central nivå. En av krisledningen utsedd person ansvarar för att kontinuerlig dialog och avstämning sker med stadens TiB. Varsla stödkompetens till visualiseringssystem i krisledningsrummet (IT-strateg) Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 16 (29)

17 Läge 3 Mycket allvarlig störning som inte på ett tillfredsställande sätt kan hanteras inom ramen för förvaltningens egen krisorganisation. Stöd, samordning och/eller samverkan med central nivå krävs. Vid läge 3 är stadens centrala krisledning samlad. Förvaltningen ska vara beredd på högre grad av samordning med andra. Det kan innebära att någon/några behöver infinna sig på stadsledningskontoret. Krisledningen ska besluta om: Vem/vilka som, vid behov, ska bege sig till stadsledningskontoret Säkerställa kontinuerlig kompetens till visualiseringssystemet i krisledningslokalen, i första hand genom förvaltningens IT-strateg. Säkerställa att Rakel-telefonerna är bemannade. Läge 4 Extraordinär händelse som drabbar många människor och stora delar av samhället. Kräver skyndsamma och omfattande insatser samt stöd, samordning och samverkan på central nivå. Göteborgs Stads centrala krisledning är aktiverad. Göteborgs Stads Riktlinje för krishantering och krisberedskap tar vid. Krisledningsnämnden i staden är aktiverad. Stadsdelens krisledning ska vara beredd att lämna över ansvar och befogenheter enligt krisledningsnämndens beslut. 4.4 Kommuncentral samordning Stadens centrala krisledning har som huvuduppgifter vid en kris att på central nivå samordna arbetet fatta beslut om eventuella resursfördelningsbehov samordnat leda krisinformationshanteringen I den händelse jourhavande stadsdirektör väljer att sammankalla representanter från berörda förvaltningar och bolag för samordning inför eller under en kris samlas dessa i Traktören, lokal Skeppet, på plan 5 Köpmansgatan 20. Vid en extraordinär händelse kan stadens krisledningsnämnd återta ansvaret för verksamhetsområden från en annan nämnd. Tjänsteman i beredskap (TiB) Tjänsteman i beredskap och jourhavande kommunikatör finns tillgänglig dygnet runt. Kontaktuppgifter till TiB finns i handbok för krisledning 4.5 Kriskommunikation Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 17 (29)

18 Syfte och mål med kriskommunikation I ett krisläge har kommunikationen en avgörande betydelse för hur väl förvaltningen lyckas hantera krisen och bygga ett förtroende. Syftet med kriskommunikationen är att ge anställda, medborgare elever och vårdnadshavare, andra aktörer i krisen och massmedia en så riktig och uppdaterad bild av händelsen och dess konsekvenser som möjligt. Det handlar om att sprida information om hur krisledningsgruppen hanterar krisen, vilket stöd och hjälp som finns att få, vad målgrupperna själva kan göra samt vart man kan vända sig med frågor. Alla berörda ska känna sig trygga så att de kan agera på det sätt som krisen kräver. Kriskommunikation en del av ledningsarbetet Kraven på snabb och uppdaterad information är högre än normalt vid en kris. Kommunikationschef eller motsvarande ansvarar för att kriskommunikationsplanera och för att samordna de kommunikationsinsatser som behövs. Kommunikationschef eller motsvarande tar fram och lämnar en kommunikativ lägesbild till den lokala krisledningen samt till stadsledningskontorets kommunikationsavdelning. En kommunikativ lägesbild är en del av den övergripande lägesbilden och beskriver utmaningar och förutsättningar för kommunikationen utifrån hur krisen beskrivs och uppfattas av omvärlden, kommunikationsbehov och kommunikationsinsatser, samt resurser och behov av samverkan. Samordnade budskap En av de viktigaste delarna vid kriskommunikation är att uppgifter och budskap är enhetliga. Olika uppgifter kan skapa förvirring och osäkerhet. Kommunikationsansvaret följer linjeorganisationen vid en kris, precis som i vardagen. Grundprinciper för all kriskommunikation Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 18 (29)

19 Kommunikationen ska utgå från mottagarnas situation, kunskaper och attityder: Informera om det som våra verksamheter ansvarar för. Hänvisa annars vidare. Informationen om händelseförloppet ska vara så saklig och kort som möjligt. Informationen ska vara snabb, lättillgänglig, korrekt, samstämmig, bekräftad, öppen och ärlig. Spekulera inte! Erkänn fel och misstag och förklara hur vi försöker rätta till det. Talespersoner och ledare ska uppfattas som kunniga, uppriktiga, närvarande och lyhörda. Språket ska vara tydligt, enkelt och begripligt. Lokal och central ledning av Göteborgs Stads kriskommunikation Utgångspunkten är att varje förvaltning ansvarar för sin kommunikation. Det gäller under samtliga krislägen. Vid allvarligare kriser, läge 3 4, samordnas kriskommunikation via kommunikationsdirektör i central krisledning med stöd av stadsledningskontorets kommunikationsavdelning - avdelningschef. Den centrala ledningen av kriskommunikationen har följande uppgifter: Att genom samordning och utifrån en samlad kommunikativ lägesbild leda stadens kriskommunikation. Att operativt bistå den centrala krisledningen med kommunikationsplanering och genomförande Att bistå med samordning av resurser inom hela Göteborgs Stad Övergripande kanaler - stadens ansvar KoM och Intraservice I Göteborgs Stad har konsument- och medborgarservice ansvar för Göteborgs Stads huvudkanaler till boende, besökare och näringsliv i normalläge såväl som i kris. Kanalerna är kontaktcenter och goteborg.se, samt stadens Facebook-sida - Inställelsetiden för kontaktcenter ska inte överstiga två timmar vid en krissituation i läge 3 4. Inställelsetiden för webbstrategiska verksamheten ska inte överstiga en timme vid en krissituation i läge 3 4. Förvaltningen ansvarar för omvärldsbevakning i sociala medier i händelse av kris i läge 3 4. Förvaltningen Intraservice ansvarar för att säkerställa drift av Göteborgs Stads huvudkanal goteborg.se, stadens intranät samt telefoniplattformen. Inställelsetid för beredskapen inom en 1 timma. Lokala kanaler Kommunikation sker lokalt även på förvaltningens intranät där senaste nytt publiceras. Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 19 (29)

20 Kommunikation lokalt har också möjlighet att vid kris publicera på startsidan goteborg.se samt stadens Facebook-sida. Krisledningsplanen kommer att kompletteras med en bilaga som avser Riktlinjer för kriskommunikation, Handbok för kriskommunikation, Mall för kriskommunikationsplan. Samtliga dokument ligger på Intranätet/hela staden/kommunikation 4.6 Avlösning och omfallsplanering Avlösning Om en händelse tyder på att krisledning kan behöva pågå under en längre tid ska en planerad avlösning ske. Ett sådant ställningstagande ska ske senast efter tre timmar. Det är då viktigt att informationen förs över på ett säkert och strukturerat sätt. Vid beslut om avlösning gör krisledningsgruppen en bedömning om viss kompetens stadigvarande måste vara representerad i krisledningsgruppen. Checklista för hur avlösningen skall gå till, hur man hanterar den information som ska överföras samt dokumenterar avlösningen finns i ledningshandboken. Omfall planering för alternativ händelseutveckling Krisledningsgruppen ska i sitt arbete ta hänsyn till tänkbar alternativ händelseutveckling, s.k. omfallsplanering. I dagligt tal kan man beskriva det som att Krisledningsgruppen ständigt har en, eller flera reservplaner att ta till beroende på hur händelsen utvecklas. Att hålla sig à jour med verksamheten och med händelseutvecklingen i staden i övrigt blir avgörande för krisledningens förmåga till omfallsplanering. 4.7 Återgång till normalläge Återgång till ordinarie ledningsorganisation När beslut om nedtrappning och återgång till normal organisation har fattats ska följande beaktas: Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 20 (29)

21 - En plan för successiv avveckling upprättas och följs - All dokumentation, loggböcker mm avslutas och hållas ordnade för att underlätta uppföljning och utvärdering - En plan för utvärdering tas fram och genomförs - Nämndsekreterare sammanställer rapport över händelseförloppet och sorterar all dokumentation tillsammans med utvecklingsledare inom säkerhet och krisberedskap i krisledningsdatabasen. Rapporten skall diarieföras. - Samtlig personal som ingått i arbetet ges möjlighet till avlastningssamtal, ledighet eller dylikt som arbetsmiljöreglerna kräver. I krisläge 1 och 2 beslutar förvaltningsdirektören om att återgå till normalläge. I krisläge 3 beslutar stadsdirektören om nedtrappning av lägesnivå. I krisläge 4 är det krisledningsnämnden alternativt kommunfullmäktige som beslutar om att avveckla nämnden. Efter nedtrappning på central nivå i staden beslutar förvaltningsdirektören om när förvaltningen ska återgå till normalläge. Säkerställ att informationen om återgång till normalläge når samtliga berörda. Viktigt att KoM skyndsamt informeras om återgången till normalläge! Utvärdering Krisledningsgruppen gör en första analys av händelseförloppet och konstaterar styrkor/svagheter i krisledningsarbetet. Så snart som möjligt görs därefter en utvärdering av förloppet och hur krisledningsarbetet fungerat för att identifiera förbättringsbehov enligt ovan. Utvecklingsledare inom säkerhet och krisberedskap ansvarar för att eventuell revidering av krisledningsplan, ledningshandbok och checklistor genomförs. Denne ansvarar vidare för att tillgodose förvaltningens behov av utveckling inom krisberedskapsområdet samt tillvarata erfarenheter från olika händelser. HR-chef ansvarar för att involverad personal vid behov erbjuds avlastningssamtal eller annat lämpligt stöd 5. Resurser och samverkan 5.1 Stödfunktioner inom egen förvaltning Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 21 (29)

22 Organisationen av förvaltnings krisledningsarbete anpassas efterhand som kraven på insatser blir tydliga. Beroende på händelsens karaktär kan specialkunskap vara strategiskt nödvändigt att koppla till krisledningsgruppen i det operativa arbetet. Krisledningsgruppen har i sådana fall möjlighet att kalla in representanter från förvaltningens olika verksamhetsområden. Uppgiften för resurspersonerna är att ge stöd åt krisledningsgruppen. Vid behov kan också organisationer, föreningar m.fl. kontaktas för stöd vid en kris eller extraordinär händelse. De strategiska personalkategorier som har definierats som resurspersoner är: Utvecklingsledare fastighet Bistår med kontakter till Lokalförvaltningen samt har god kunskap om förvaltningens samtliga lokaler. Övriga kommunikatörer Stöd till hela krisledningen och den i krisledningsgruppen tjänstgörande kommunikatören IT-strateger Kunskaper inom IT, telefoni, fax etc. 5.2 Resurs Stadsdelsförvaltningarnas Krisstödsgrupper Krisstödsgruppernas uppdrag Stadsdelsförvaltningarnas krisstödsgrupper ansvarar för psykiskt och socialt omhändertagande av drabbade, anhöriga och andra berörda vid en kris eller extraordinär händelse. Krisstödsgrupperna ska kunna ge psykosocialt stöd och gå in med konkreta insatser inom ramen för sitt uppdrag. Krisstödsgruppens bemanning Krisstödsgruppen består av en ansvarig samordnare samt resurspersoner. Samtliga sektorer skall vara representerade i krisstödsgruppen. Utöver dessa personer skall även deltagare från Förskole-/Grundskoleförvaltningen ingå. Bemanning från Förskole-/Grundskoleförvaltningen Förskole-/Grundskoleförvaltningen utser fyrtio personer som ska ingå i stadsdelarnas krisstödsgrupper, fyra personer per krisstödsgrupp. Det är av stor Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 22 (29)

23 vikt att dessa personer arbetar i respektive stadsdels geografiska område. I detta uppdrag ingår att delta i utbildningar, övningar och andra aktiviteter tillsammans med krisstödsgrupperna. Förskole-/Grundskoleförvaltningen ansvarar för att en kontaktlista med aktuella namn på medlemmar i krisstödgrupperna distribueras till samtliga samordnare så fort förändringar sker. Inlarmning av krisstödsgrupp Vid behov av stöd från krisstödsgrupp kontaktar Grundskoleförvaltningens förvaltningsdirektör den berörda stadsdelens stadsdelsdirektör. Krisstödsgruppen aktiveras och larmas in efter beslut av stadsdelsdirektören. Denne förmedlar samtidigt kontaktuppgifter till Grundskoleförvaltningens krisledning. 5.3 Samverkan med- och stöd från utomstående Social resursförvaltning Vid en extraordinär händelse eller kris som går utöver förvaltningens normala verksamhet har förvaltningsdirektören möjlighet att kontakta Social Resursförvaltning för krisstöd. Social Resursförvaltnings krisstödsgrupp har två uppdrag. 1. Gå in vid extraordinär händelse som drabbar förvaltningen 2. Gå in vid extraordinär händelse som drabbar staden. För kontaktuppgifter. Se bilaga 2, Viktiga interna och externa kontaktuppgifter För mer information om SRF:s arbete. Se bilaga 7, Social Resursförvaltning och Lokalförvaltningen Civilförsvarsförbundet FRG Göteborgs Stad och Civilförsvarsförbundet har tecknat ett avtal om att FRG (frivilliga resursgrupper) ska kunna hjälpa till vid kriser och extraordinära händelser i staden. FRG kan användas till praktiska uppgifter (evakuering, värmestugor, utfodring etc.) Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 23 (29)

24 och till att organisera och ta hand om andra frivilliga som erbjuder sin hjälp vid en händelse. Kontaktperson i förvaltningen gentemot FRG är säkerhetschefen. Övrig samverkan sker vid behov med samtliga blåljusmyndigheter, stadsdelsförvaltningar, bolag och fackförvaltningar i staden. Även Primärvården, fastighetsägare, olika trossamfund samt föreningar kan bli aktuella. För kontaktinformation. Se bilaga 2, Viktiga interna och externa kontaktuppgifter. Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 24 (29)

25 6.0 ANSVARSFÖRDELNING INOM KRISLEDNINGSGRUPPEN Förvaltningsdirektör: (= strategisk ledare) Ansvarar för att krisledningsgruppen/organisation aktiveras Utser kontaktperson gentemot Göteborg Stads centrala krisledning Anger vilken händelseutveckling som man skall utarbeta en beredskap för Ansvarar för aktivering av Krisstödsgruppen Ansvarar för att stadsdelsnämndens presidium informeras om händelsens utveckling och insatser Ansvarar för att en officiell talesman för stadsdelsförvaltningens utses för att ge utåtriktad information Utser eventuell representant till Göteborgs Stads centrala krissamordningsgrupp Kommunikationschef: Bistår förvaltningsdirektören i kommunikationsfrågor. Ansvarar för och leder kriskommunikationsarbetet när det gäller kriskommunikationsplanering, bemanning och samordning av kommunikationsinsatser. Lämnar en kommunikativ lägesbild till den lokala krisledningen samt till stadsledningskontorets kommunikationsavdelning. Gör i ett normalläge en plan för hur förvaltningen arbetar med kriskommunikation. Är ett stöd och kontaktperson i mediafrågor. Ansvarar för att informera medarbetare på kommunikationsavdelning och hämta information från den egna verksamheten Utbildningschef Ansvarar för att förvaltningens förskolechefer/förskolechefer är informerad och organiserad efter de behov som den uppkomna situationen kräver. Chefen för samordning och stöd Ansvarar för att uppfylla överenskommelse med stadsdelarna kring skrivelser avseende krisstödsgrupper. Myndighetschef Agerar stabschef och leder och samordnar stabsarbetet Ansvarar för att informera medarbetare på Myndighetsavdelningen och hämta information från den egna verksamheten Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 25 (29)

26 Ekonomichef: Ansvarar för att informera medarbetare inom ekonomiavdelningen och att hämta information från den egna verksamheten Ansvarar för ekonomiavdelningens administrativa och praktiska insatser i krishanteringsarbetet Ansvarar för förvaltningens ekonomirutiner i en krissituation Ansvarar i samverkan med Utvecklingsledare säkerhet & Krisberedskap att händelsen rapporteras till försäkringsbolaget Göta Lejon HR-chef: Ansvarar för att informera medarbetare inom HR-avdelningen och att hämta information från den egna verksamheten Ansvarar för att i samverkan med sektorscheferna bemanna förvaltningens verksamheter Ansvarar för att uppgifter om stadsdelsförvaltningens anställda finns tillgängliga Ansvarar för HR-avdelningens administrativa och praktiska insatser i krisledningsarbetet Ansvarar för kontakter med personalstrategiska enheten på stadsledningskontoret Chef för Informations- och ärendehantering: Ersättare för stabschef Ansvarar för att logistiken vid ledningsplats fungerar tillsammans med säkerhetschef. Ansvarar för att kanslienhetens resurser aktiveras Följer upp så att gällande rutiner och riktlinjer för krisledningsarbetet följs Ser till att dokumentationen kring krisledningsarbetet aktiveras Följer upp så att det finns underlag för de beslut som fattas av krisledningen (delegationsordning, nämndbeslut mm) Ansvarar för att kontrollera att all dokumentation från krisledningsarbetet har diarieförts Sammanställer en rapport över krisledningsarbetet tillsammans med sekreteraren och säkerhetschef. Nämndsekreterare: Svarar för att Förvaltningsbrevlåda öppnas Skriver mötesanteckningar och övrig dokumentation i krisledningsdatabasen under krisledningsgruppens möten Vidarebefordrar aktuell information från Förvaltningsbrevlåda Skapar ett särskilt ärende i krisledningsdatabasen och sorterar allt material från händelsen i kronologisk ordning vid beslut om att avveckla Ansvarar för diarieföring Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 26 (29)

27 Ansvarar för att utvärdera krisledningsarbetet genom att samla in synpunkter från berörda parter tillsammans med utvecklingsledare säkerhet och krisberedskap. Sammanställer en rapport över krisledningsarbetet tillsammans med säkerhetschef och chef för informations- och ärendehantering Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 27 (29)

28 Säkerhetschef/säkerhetsstrateg: Ansvarar för att logistiken vid ledningsplats fungerar tillsammans med chef för informations- och ärendehantering Ansvarar för uppdatering/revidering av krisledningsplan samt handbok Ansvarar för uppdatering/revidering av bilagor och checklistor Ansvarar för uppdatering/revidering av krisledningsdatabasen Är strategisk länk mellan krisledningsgruppen och krisstödsgruppen Behjälplig med RAKEL-kommunikation Behjälplig med kontinuitets- och omfallsplanering. Behjälplig gällande kontakter med Bevakningsföretag, Räddningstjänsten, Polisen, FRG m.fl. Ansvarar i samverkan med ekonomichefen att händelsen rapporteras till försäkringsbolaget Göta Lejon Ansvarar för att utvärdera krisledningsarbetet genom att samla in synpunkter från berörda parter tillsammans med sekreteraren. Sammanställer en rapport över krisledningsarbetet tillsammans med sekreteraren och chef för informations- och ärendehantering RESURSER OCH SAMVERKAN Övriga roller och arbetsuppgifter för de befattningar som kan behöva aktiveras vid en kris. Övriga kommunikatörer: Är ersättare i krisledningen. Bistår med analys och kommunikationsplanering. Formulerar gemensamma budskap för olika kanaler. Producerar och publicerar godkänd och bekräftad information i förvaltningens kanaler: Webb, intranät, sociala medier. Stöttar talespersoner och ledningen i mediafrågor, skriver pressmeddelande och bistår vid pressmöten. Bevakar och analyserar omvärldens och medias/social medias beskrivning av händelsen. Gör fältbesök och stöttar vid behov av mobila kommunikationsenheter. IT-strateg: IT-stöd Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 28 (29)

29 Behjälpliga med radiokommunikation - RAKEL Kontrollerar anslutningar för IT och telefoni Finnas tillgängliga för stabschefen gällande andra frågor kring teknisk support Utvecklingsledare Fastighet: Informerar om ritningar över lokaler Informerar om evakueringslokaler Informerar om el och vattenförsörjning Behjälplig med kontakter inom Lokalförvaltningen Behjälplig med radiokommunikation - TETRA Göteborg Finns tillgänglig för stabschefen gällande andra frågor kring lokaler Övriga verksamheter och resurser: Står till förvaltningsdirektörs förfogande i den utsträckning de inte är engagerade i räddnings- eller hjälpinsatser. Övriga arbetsuppgifter för de befattningar som kan behöva beaktas vid en kris. Organisation och logistik av bilar, transporter, mat och dryck m.m. Utse ansvarig för lokal och utrustning inför presskonferenser Se till att kontroll av in- och utpassering vid presskonferenser bemannas Göteborgs Stad Grundskoleförvaltning, tjänsteutlåtande 29 (29)