Arbetsmiljöfrågor/administration, kommunikations- och ledningsfrågor: ansvarsområden och arbetsuppgifter? Arbetsgruppsmöte den 24 oktober 2013 Ken inleder. Ann-Marie: skulle ha lett arbetsmiljögruppen. Bratt Karlström lyfter fram en fråga som är bra att ställa: vilka arbetsmiljöfaktorer påverkas och vilka arbetsförutsättningar krävs för att kunna utveckla det vi kommer fram till? Hur går man vidare med konsekvensbedömningen? En arbetsmiljögrupp behövs. Eva-Carin: hur är man tydlig? För att undvika missförstånd, felaktiga beslut. Tydlighet åt alla håll. Olika typer av chefskap. Karin: Ansvarsfördelningarna när verksamheten fortskrider, vad faller mellan stolarna? Viktigt med uppföljning (en eller två gånger per termin). Ken: Alla arbetsuppgifter går inte att täcka in i ett dokument. Var och en måste också ansvara för sina arbetsuppgifter. Uppstår tolkningssvårigheter måste dokumenten revideras. Ämnesföreträdaren ska inte ansvara för ekonomi, men vara förtrogen med ekonomiska och personella frågor. Eva-Carin: Viktigt med en symmetri. Undvika olika kulturer och upplägg som bygger på de gamla institutionerna. Maria TP: Hur är det tänkt med uppdragen? En gång för alla eller rullande uppdrag? Intressant att föra in kompetensutveckling genom rotation på dessa. Både kontinuitet och rörlighet är viktigt. Ken: Skillnad mellan anställning och uppdrag. De nya övergripande uppdragen är tänkta att vara under prefektens mandatperiod. Eva-Carin: Medarbetarsamtalen är en bra kanal för vidareutveckling. Ken: Ledaren bör uppmuntra individen att gå vidare. Viktigt med rullande studierektorskap. Inte alltid nödvändigt med studierektorer som företräder sitt eget ämne. Maria B: Ibland överlappning mellan de olika uppdragen. Mer fokus på studievägledare behövs. Ken: Viktigt att också definiera studievägledarrollen. Studierektorn ska organisera utbildningen utifrån lärarens perspektiv, studievägledaren ska föra in studenternas perspektiv. Vad vi nu har dokumenterat är ledningsuppdrag, men det kan vara på plats framgent att med dessa i förgrunden även definiera arbetsuppgifter för studievägledare och studieadministration m.m. Detta är något som i förekommande fall bör ledas av studierektorn UGA. 1
Margaretha: Studievägledarna borde vara med också i diskussionsstadiet när det gäller nya beslut om uppdrag, program etc. Studievägledaren kan tillföra något i planering av nya kurser. Inte bara administrativt utan också pedagogiskt. Frustrerande att få beslut presenterade först i efterhand. Studieadministratörer över lag har också en pedagogisk roll. Viktigt att inte göra så stor skillnad på olika kategorier. Gunnel: Ja, vi har ett annat och mer praktiskt perspektiv. T.ex. vad gäller kursupplägg. Man kunde undvika många olika turer. Anneli: ett exempel är programmen där språken kommer in för sent i utbildningen. Detta hade kunnat komma in tidigare i bilden. Eva-Carin: Kursansvar vållar ofta trassel. Överordnat kursansvar eller den enskilde läraren. Ska en timlärare/doktorand ha kursansvar? Eller någon mer senior person med övergripande ansvar. Det senaste verkar mest rimligt. Ämnesansvar man måste definiera vad man menar med ämnesansvar. Maria B: Ämnesföreträdare också för undervisning? Det vore bra, givetvis i samverkan med studierektor. Olika definitioner av ämneskonferenser. Maria TP: Viktigt att inte någon del av administrationen hamnar för sig själv. Den behöver vara delaktig på olika nivåer. Anne-Marie: förslaget om uppföljning (en eller två gånger per termin som föreslogs av Karin A.) bör skrivas in i riskanalysen. Karin: viktigt att följa upp alla områden. Ett exempel är behovet att följa upp registreringen. Margaretha: Detta har tyvärr tappats bort denna termin. Någon måste vara ansvarig. Helena: viktigt att ha både inför och efter terminsstart. Anneli: Konsekvensanalysen blev aldrig färdig. Ledningens ansvar att detta följs upp. Sofia: viktigt att harmonisera kurser. En kursansvarig för varje kurs (Franska förberedande, Franska I etc.) för att också studenterna ska känna att en kurs hänger samman och inte bara består av löst sammansatta delar. Eva-Carin: utplattad struktur i svenska universitet. Anneli: kursföreståndare har glömts bort. Anne-Marie: överlappningen och gränsen mellan bitr. studierektorn och ämnesföreträdaren bör behandlas i konsekvensanalysen. Också studievägledarrollen samt studierektorn för program innefattas i detta. David: det behövs ett skrivet dokument över kommunikation. Inte ett stort dokument, men hur man ska gå tillväga för att alla medparter ska involveras och information ska nå ut. Kommunikationsflöde viktigt. 2
Anneli: Problem att nyheter ofta når administratörer sist, och ändå är det administratörerna som ska lösa de praktiska detaljerna. Maria TP: Det vore bra med en visuell modell över hur information ska röra sig samt hur grupper ska representeras och förhålla sig till varandra för beslutsgången inom institutionen. Det saknas en form av koordinator för vissa frågor. Maria B: Vilka tankar finns bakom ledningsgruppen? Ken: Ledningsgruppen ska förbereda ärenden inför institutionsstyrelsen. Helena: Alla på institutionen bör få information när en ny person kommer, för att kunna ha ett trevligt bemötande. Cecilia: god idé med en intendenttjänst. Men när? Ken: Prioriteringsfråga. Beror t.ex. på lokalisering och dimension. Inte tillräckligt med arbetsuppgifter på enbart en institution. Anneli: inneboende konflikt mellan en dynamisk universitetsmiljö och administrationens behov av planering och framförhållning. Albin: Det behövs ingen intendent egentligen för att presentera och ta hand om ny personal. Det är främst en organisationsfråga. Tydliga rutiner behövs. Helena: Alla är inte på plats samtidigt, så det vore bra med en plats där denna information finns: en anslagstavla. Karin: återigen viktigt med framförhållning för att ta väl hand om nya personer. Efter pausen: genomgång av ansvarsbeskrivningar och organisationsplan Eva-Carin: Bra idé med företrädare för de klassiska språken. Men det blir en brist på symmetri. Enklare med de romanska språken. Risk för missförstånd. Det blir ett led extra mellan ämnesföreträdare och företrädaren för huvudområdet klassiska språk. Ämnesföreträdarna bör kunna adjungeras när det gäller budgetfrågor, rekryteringar etc. Maria B: 5% för ämnesföreträdare? Forskarseminariet blir inte samma sak i spanska som portugisiska. Stora skillnader. Ken: 5 % är en grund sedan kan man definiera arbetsuppgifter i varje enskilt fall som kan variera (volym- och innehållsmässigt) från ämne till ämne. Margaretha: studieadministrationen bör vara representerad i LG, inte bara av studierektor. Eva-Carin: LG på före detta Fraitaklass fungerade mycket bra. Blandad sammansättning av kompetenser. 3
Maria TP: Administrationen som helhet bör vara representerad. Svårt att få en översikt än så länge över de olika funktionerna. 4
Kommunikation Albin och David: Intern kommunikation! Vi kan inte ha en extern kommunikation utan en intern kommunikation. Det måste bli tydligare. Mycket dubbelarbete: personalen letar inte efter dokument på Sufiks, utan går direkt till en administratör och frågar. Har ledningen en vision för kommunikationen? Vad vill vi göra, och vilka vill vi nå? Många olika leverantörer av information. Vi behöver tid med ledningen för att diskutera specifika frågor för att sedan kunna leverera ett bra resultat. Margaretha: Det spelar ingen roll hur bra ni än kommunicerar mottagaren måste bli mottaglig och inställd på att ta del av information. David: Det handlar inte om att rubba några arbetsrutiner. En person måste ansvara för att ett dokument blir gjort. Viktigt att dokumentera arbetsgången. Anneli: Men förhållningssättet måste ändå ändras: vissa personer måste bli mer aktiva att ta del av information, ta för vana att ta del av nyheter. Albin: Håller med. Men vi behöver veta vad ni vill ha och behöver utifrån det kan vi skapa nya och effektivare kanaler. Helena: Kanske en startsida som på ett hotell? Med olika flikar, t.ex. för administration, lärare, forskare. Albin: Man vill inte få för många mejl. Informationen måste vara mer riktad. Karin: Det är också enklare att hänvisa till en flik än ett mejl. Albin och David: Utbildning i mejlsystem vore bra. Mejl är inte ett arkivsystem. Också utbildning i användning av gemensamma kalendrar. Vi kan inte ersätta mejl, men det finns andra verktyg som effektiviserar kommunikationen. 5