Utvärdering och införande av digitala arkivsystem Inledning Denna rapporten omfattar några praktiska riktlinjer för personer som planerar att påbörja utvärdering eller införande av digitala arkivsystem. Erfarenheterna som förmedlas här är upparbetade av undertecknade i samband med genomförande av två större projekt i industriföretag som anställd, samt flertalet projekt som rådgivande fristående konsult. Fördelarna Fördelarna med att införa ett digitalt arkivsystem är många och uppenbara. Det är därför relativt lätt att motivera. Genom att ta upp fördelarna till allmän diskussion i en beslutsgrupp bör detta räcka för att vilken som helst ledningsgrupp skall kunna förstå vinsterna. Ledtider Den största fördelen är tidsvinsterna. Som användare får man tillgång till ritningar eller annan information direkt i sin dator på skrivbordet Ledtiden för informationen genom en organisation kan minimeras och därmed får man även nöjdare kunder, antingen dessa finns inom företaget eller extern Kvalitet En annan fördel är att man alltid har tillgång till den senaste gällande informationen. Kvaliteten på underlaget är bättre och ger upphov till mindre feltolkningar i efterföljande led. Trender IT trender En viktig IT trend är att företag numera kan tänka sig ändra sina arbetsrutiner och processer för att dessa skall passa bättre till standardsystem. För tio år sedan var detta en omöjligt tanke. Detta hänger ihop med den enorma utveckling som skett inom IT området, samt att vi nu ser tydligare de besparingarna som är möjliga genom att vi använder Informationstekniken på rätt sätt. Men framförallt har vi som användare och köpare av system och tjänster fått insikt om hur kostbart det kan vara att underhålla egenutvecklade funktioner i systemen och drar oss för detta. IT utvecklingen inom företagen ser nu ut att handla mera om ren affärsutveckling. Men det tar ännu ett tag innan IT folket blir rumsrena för sådana uppgifter. Dokumenthantering På dokumenthanteringssidan upplever vi en fokusering på affärsutvecklingstrenden och en ökad mognad för lösningar för styrning av processer och informationsflödet genom företagens processer. Kallas i dagligt tal workflow - eller process management lösningar. Kunderna vill ha dokumenthanteringslösningar som kan hantera både innehållet i en databas (dokumenten) och affärsprocesserna därför att detta är verklighetens vardag. Detta har visat sig var ganska så svårt för leverantörerna att åstadkomma. Problemet grundar sig på flera faktorer, men har sitt ursprung i det faktum att statusen för innehållet i databasen måste kunna ändras i samsvar med de olika processtegen. Processtegen är ju olika från företag till företag, och därför kan man heller inte skapa en standardlösning som fungerar för många, utan måste skapa en standardplattform som kunderna själva kan hantera utan större programmeringsinsatser. Dock måste man inneha djup kunskap om företagets olika processer. Och det har ju kunderna själva. Utvärdering och införande av digitala arkivsystem - VIKTOR JENSEN - 1(6)
Vad menar vi med digitala arkiv Uttrycket digitala arkiv används i flera olika sammanhang. Uttrycket härstammar förmodligen från digitala ritningsarkiv som ju är en mera konkret benämning. Även om benämningen arkiv förekommer i uttrycket är det i de flesta fall inte det samma som att arkivera enligt arkivlagar för tex det offentliga, utan syftar till att vi sparar information i digital form. Ett annat uttryck som används särskilt inom industrin är distributionsarkiv. Man syftar då till det digitala arkivet som enbart är en kopia av tex. ett konstruktionsarkiv, och som konsumenten, eller användaren kan söka och hämta information i utan någon mellanhand inkopplad. Digitala arkivet har som regel informationen sparat i ett rasterformat som Tiff eller Cals. Sammanfattningsvis kan man säga att digitala arkiv i denna sammanhang är det samma som digitala ritningsarkiv eller distributionsarkiv samt att digitala arkiv kan vara en del av ett större dokumenthanteringssystem. Processer De arbetsprocesser som förknippas med digitala arkiv är i stort sätt kopplad till det sätt man fångar och distribuerar information. Datafångst I digitala arkiv utgår vi ifrån att den information som skall lagras (arkiveras) är godkänd för distribution eller användning. Vi säger att vi fångar informationen genom att använda en skanner för pappersburen information. Vi omvandlar då enbart informationen till digital form och lagrar den på ett systematiskt sätt i det digitala arkivet. På samma sätt kan vi omvandla en CAD ritning i ett visst format till samma format som den inscannade ritningen genom en konverteringsrutin och sedan lagra den på samma sätt. Indexering Den information som lagras i det digitala arkivet måste kunna hittas på ett enkelt sätt. För att kunna söka information i en databasmiljö måste vi skapa en lista av de termer vi vill kunna söka på. Vi skapar ett index. Ett annat namn för detta är attributer. Normala index för ett ritningsarkiv brukar vara namn, ritningsnummer, revision, datum, initialer osv. Vid scanning av pappersritningar är det inte ovanligt att man skapar dessa index manuellt. Eftersom detta är en mänsklig process är det viktigt att vi skapar säkra arbetsrutiner kring indexeringen, samt gör någon sort kvalitetskontroll i efterhand. Det finns sätt att samköra scanning med andra datasystem som redan har de aktuella index vi behöver, men detta lönar sig enbart då vi hanterar mycket stora volymer över kort tid. Kvalitetsförbättring En inscannad ritning kan variera mycket i kvalitet och kan behöva städas upp innan man slutligen lagrar den. Städningsrutinerna innebär även att filstorleken blir mycket mindre. Städning innebär att vi tar bort onödiga områden som på nåt sätt har kommit med (Kaffefläckar).Ibland kan man även behöva rätta upp bilden, eller lägga ihop två ritningar till en. Detta var enbart några exempel på kvalitetsförbättringar. Det finns ett stort antal funktioner för detta ändamål. Innehållshantering Eller Content management som det heter på IT engelska. Med detta menas att vi på olika sätt hanterar lagring och åtkomst till den information vi har fångat. Uttrycket används i samband med dokumenthanteringslösningar, men kan även anammas i samband med digitala arkiv. I digitala arkiv använder vi en dabashanterare för hanteringen av de attribut vi har indexerat. Själva filen finns då kopplad till indexet och kan finnas lagrad nästan var som helst så länge prestandan och utrymmet är tillräckligt. De system som finns på marknaden skiljer sig faktiskt rätt mycket just när det gäller innehållshanteringen. För att snabba upp hanteringen i datormiljön kan det ibland krävas att fler datorer kopplas ihop. Det ställs då krav på databashanterarens att kunna hantera detta. Detta var några av de frågeställningar som finns bakom uttrycket innehållshantering. Utvärdering och införande av digitala arkivsystem - VIKTOR JENSEN - 2(6)
Workflow Med workflow menar vi arbetsflöden med stöd från ett datorprogram. När vi kopplar in denna typ av funktioner övergår vi till ett annorlunda system enligt min mening, nämligen ett kommersiellt dokumenthanteringssystem. Workflow eller process management, handlar om styrning av information i processen, samt till en stor del även om processutveckling. Funktioner för digitala arkiv Ett digitalt ritningsarkiv bör ha åtminstone följande programvarufunktioner förutom nödvändig hårdvara såsom datorer, scanners, plotters osv. Programvara Datafångst Indexering Lagring (server) Sökning (klient) Tittskåpsfunktion (klient) Printer och plotterfunktioner Raster editeringsfunktion Städningsfunktioner Distributionsmöjligheter Integrationsverktyg Integrationer Jag vill här ta upp två av de mest förekommande integrationer som förekommer i samband med ett digitalt ritningsarkiv. CAD koppling För företag och organisationer som producerar ritningar i CAD miljön kan det vara värt att göra en integration mellan CAD systemet och det digitala arkivet. Det finns då två relativt enkla sätt att göra detta på. Det ena är att konstruktören själv skapar en rasterfil direkt från CAD systemet om sådan funktion finns. Om det inte går att skapa rasterfiler direkt, eller om kvaliteten på dessa inte är tillräckliga, kan man använda sig av plottfilen. Man skapar då en plottfil i t.ex. HPGL format som man sedan låter konvertera i ett fristående program till raster (Tiff eller Cals). Genom att samtidigt skapa en ascii-fil med information från ritningshuvudet (går i de flesta CAD system via attribut) parallellt med plotfilen kan man även få till en automatindexering samtidigt. Detta har i flera fall visat sig vara en mycket stabil lösning. Hela denna process kan mer eller mindre automatiseras. Detta är beroende av vilka volymer som hanteras samt eventuella ledtidskrav. Plotterintegration För storformatsritnignar och volymhantering måste man se till att ha en bra koppling direkt från det digitala arkivets sökfunktion och plotterprogramvaran med alla sina parametrar. Om man har en totallösning från en och samma leverantör är detta i regel redan ordnat, men var på vakt, det är inte alltid som man tror. Har man programvara från en leverantör och hårdvara från en annan föreslår jag att man använder plotterprogramvaran från hårdvaruleverantören. Det enda man behöver se till är att rätt fil förs över till plottermiljön vid tillfället. Infrastruktur Det krävs ej några speciell infrastrukturlösningar utöver de som idag redan finns i de flesta företag. Ett normalt nätverk med 10 eller 100 Mb kapacitet fungerar. En server för lagringsdelen. Backuphanteringen kan ingå i befintliga rutiner. Klienter kan vara PC, Windows emuleringar eller tunna klienter. För ett centralarkiv kanske man skall se till att man har ordentliga datorer för rastereditering och indexering om detta sker manuellt. Det är då i första hand skärmstorleken som bör vara tillräckligt tilltaget. Strategi Innan man påbörjar ett projekt skall man vara medveten om att man kommer att stöta på många önskemål och frågor kring lösningen. Det är då viktigt att man har ett tydligt mål för projektet som man kan förmedla till berörda. Var tydlig med att förklara att det handlar om ett begränsat system (om det är fallet!) för lagring av redan godkänd information, och inget dokumenthanteringssystem. Ett digitalt ritningsarkiv kan integreras mot ett större system, men strategin bör vara att bygga i smådelar. Risken är annars att man greppar över för mycket. Val av system och leverantörer Utvärdering och införande av digitala arkivsystem - VIKTOR JENSEN - 3(6)
Nuläget Innan vi vet vart vi ska ta vägen, måste vi veta vart vi är. Detta är en sanning som är uppenbar sammanhanget. Jag föreslår därför att man genomför en nulägesanalys som första steg. Nulägesanalysen bör omfatta en kartläggning av vilka krav, önskemål och problem som finns. En enklare processanalys bör även genomföras för att avgränsa omfattningen på ett eventuellt projekt. Det är även viktigt att kartlägga befintlig informationsteknik och angränsande applikationer. Jag rekommenderar även en lämplighetsanalys där man tar reda på läget på en mer övergripande nivå, samt om det finns risker eller brister i organisationen som gör att man skall avvakta ett tag innan man påbörjar aktiviteterna. Processanalys och utveckling När det gäller processanalys och utveckling eller optimering av processer är detta ett omfattande område. Man skall därför vara försiktig med att koppla ihop övergripande processutvecklingsprojekt med införande av ett digitalt arkivsystem. Men den kan även vara så att man efter nulägesanalysen kommer fram till att man måste ändra på vissa processer för att få det hela till att fungera på ett bra sätt. Strategi för utvärdering När man skall välja en leverantör eller ett system är det viktigt att man gör upp en plan för hur man vill genomföra själva utvärderingen. Detta är mycket viktigt. Det gör att man kommer framåt mot sitt mål, samt att man i alla lägen står starkare i lägen där man har med leverantören att göra. Leverantörer har annars en benägenhet att vilja köra sitt eget lopp. Gör därför tidigt klart för alla som inbjuds att det finns en utvärderingsplan som på inga omständigheter kommer att frångås. Utvärderingsprocessen kan vara oerhört krävande då man hamnar i många och långa diskussioner både intern och externt. Detta beror förståss på att vi hanterar det mänskliga tyckande till stor del. Det hela är en svår balansgång, eftersom leverantören måste betraktas som experter inom sitt område och vi måste lyssna till deras synpunkter. Men detta gäller enbart lösningen i sig och inte själva utvärderingsprocessen. Känslan Även om man använder analytiska modeller i samband med utvärderingen är det viktigaste att man känner att valet är rätt. Om sedan de analytiska utvärderingsresultaten förstärker detta är det hela på rätt väg. Det är inte ovanligt att man hamnar i en beslutsvånda som kan vara svår att komma ur. I värsta fall skjuter man på hela projektet därför att man inte kan bestämma sig. Detta undviker man om man håller sig till planen. Konceptutveckling Innan man gör något som helst i fråga om utvärdering, bör man utveckla ett koncept so man själv tror på. Ett bra sätt att göra detta på är att använda sig av den kunskap som leverantörerna besitter. Tag kontakt med några stycken och lär av dem. Be om synpunkter och hjälp. Attityden bör dock vara i det fall att en utvärdering/upphandling blir aktuell i framtiden Med koncept menar jag en del skisser över systemarkitektur och enkla processbeskrivningar. Konceptet bör förankras internt innan det får gå med en inbjudan till utvärdering och upphandling. Förutom konceptet behövs förövrigt någon form av kravspecifikation. Utvärderingsfasen I utvärderingsfasen skall man vara öppen för förändringar i konceptet. För att inte det hela skall bli ohanterligt bör man så snabbt som möjligt komma ned till en kortlista med system/leverantörer som man tror på. Var varsam med att helt utestänga några, utan man kan faktiskt tvingas få gå tillbaks ett steg. Var inte rädd för detta, det handlar då om att man inte ha brent några broar efter sig. Leverantörer är också människor, och det händer ofta att denna fasen blir känslomässig. Detta är en fas som kan vara mycket givande om man hanterar det rätt. Upphandlingen Utvärdering och införande av digitala arkivsystem - VIKTOR JENSEN - 4(6)
Innan man påbörjar själva upphandlingen som jag kallar sista fasen i utvärderingen, skall man se till att ha verkliga alternativ. Man får ju tidigt sina personliga favoriter och detta kan förstöra för en. Annars är det normala projektledningsegenskaper som gäller för införande av denna typen system. Jag rekommenderar att man nu kopplar in erfaren inköpare som kan sköta det finstilta kring kontrakt osv. Annars är det ju alltid så att båda parter skall känna sig nöjda. Kostnader Det finns ett antal kostnader att ta ställning till i samband med upphandling av digitala arkivsystem. Om upphandlingen omfattar hårdvara för scanning och plottning skall man komma ihåg följande förutom själva maskinerna. Klickkostnaden - servicekostanden för varje kopia, eller som kvadratmeterpris. Tonerkostnaden som normalt inte ingår i service. Service och underhåll under och eventuellt efter garantitiden. Finansiering Detta styr ju av de regler som envar har att gå efter, men det är min uppfattning att all typ av IT investering med fördel kan finansieras genom hyra eller leasingkontrakt. Fördelarna med detta är i första hand att man har bättre koll på kostnaderna i sin årsbudget. Det är även enklare att få ett beslut på en omkostnadsinvestering istället för en investering med avskrivning. Tekniken ändras ständigt och genom att lease kan man efter (i bland under) leasingperiodens slut byta ut delar av eller hela utrustningen mot ny tillgänglig teknik. Planering av införande Införandeplanen som alla parter skall rätta sig efter måste vara en bilaga till kontraktet. I införandeplanen är det viktigt att man har tydliga milstolpar att hålla sig till. Annars är det svårt att följa det hela som kund. För det är ju leverantören som är expert och bör göra det mesta att installationsarbetet, eller hur. Se till att leverantören namnger de personer som kommer att finnas med vid installationen. I annat fall är det risk att man skickar dit någon som man vill lära upp (utan handledare). Utvärdering och införande av digitala arkivsystem - VIKTOR JENSEN - 5(6)
Utvärdering och införande av digitala arkivsystem - VIKTOR JENSEN - 6(6)