ISP förvaltningsgrupp mars 2018 Användarhandledning ISP-systemet Institutions- och fakultetsadministratör Innehåll 1. Inledning... 2 1.1 Om ISP-systemet... 2 2. Behörighet och inloggning... 2 2.1 Behörighet... 2 2.2. Inloggning i systemet... 2 2.3 Hitta i systemet... 3 2.3.1 Studieplaner... 3 2.3.2 Data... 4 2.3.3 Administration... 6 3. De olika rollerna i ISP-systemet... 6 4. Institutionsadministratörens uppgift: Lägga till roller i ISP-systemet... 7 4.1 Lägga till roll för person som har anställning vid Göteborgs universitet (intern användare)... 7 4.2 Lägga till roll för person som inte har anställning vid Göteborgs universitet (extern användare)... 9 4.3 Sahlgrenska akademin: Lägga till roll för blivande doktorand vid Sahlgrenska akademin... 10 4.3.1 Vid felstavning av namn på ansökande doktorand... 12 4.4 Flera roller i systemet... 13 4.5 Handledare/examinatorer som inte finns vid den egna institutionen... 13 4.5.1 Handledaren/examinatorn är anställd vid en annan institution än doktoranden... 13 4.5.2 Handledaren är upplagd som extern användare vid en annan institution an doktoranden... 13 Sektionen för studieadministrativa system 1 (14) Rosenlundsgatan 4, Box 100, 405 30 Göteborg 031 786 00 00 www.gu.se
5. Fakultetsadministratör... 14 5.1 Sahlgrenska akademin: Fakultetsadministratör vid Sahlgrenska akademin... 14 6. Regler kring forskarutbildningen... 14 1. Inledning Institutionsadministratörens uppgift är att tilldela roller (behörigheter) i ISP-systemet. Genom att tilldela en person en roll i ISP-systemet får personen tillgång till systemet och kan logga in. Fakultetsadministratören har tillgång till hela fakulteten och inte enbart en institution. 1.1 Om ISP-systemet För varje doktorand ska en individuell studieplan upprättas. Studieplanen ska fungera som ett styrande instrument för hela utbildningen och säkerställa att utbildningen bedrivs och följs upp på ett effektivt sätt. Upprättande och revidering av den individuella studieplanen ska göras i samråd mellan doktorand, handledare och doktorandexaminator. Individuell studieplan fastställs av prefekt. Prefekt ansvarar för att den individuella studieplanen revideras och följs upp minst en gång per år. Revidering ska även ske om så är påkallat med hänsyn till uppkomna förändringar i den enskilde doktorandens utbildning samt på doktorandens begäran. Den individuella studieplanen är en offentlig handling och kan därför lämnas ut som allmän handling. Systemet finns idag i två olika varianter vid Göteborgs universitet. Samtliga fakulteter förutom Sahlgrenska akademin följer ett flöde. Sahlgrenska akademin har ett eget flöde. Den 13 april 2015 beslutade Rektor om att ISP-systemet blir obligatoriskt att använda för doktorander som antagits till utbildning på forskarnivå från och med 2014-07-01. Läs beslutet här. För mer information om systemet, se användarhandledningen för doktorander, handledare, examinator och prefekt. 2. Behörighet och inloggning 2.1 Behörighet Behörighet till systemet för institutions- och fakultetsadministratör hanteras av utbildningsenheten. Blankett för användarbehörighet hittar du i blankettarkivet under Student & utbildning. Blanketten skall skrivas under av prefekt eller motsvarande och skickas i original till Sektionen för studieadministrativa system, Utbildningsenheten, Box 100. 2.2. Inloggning i systemet Inloggning i systemet sker via Medarbetarportalen/ Verktyg/Individuella studieplaner. När du har fått behörighet till ISP-systemet når du systemet genom att klicka på länken Till ISPsystemet. 2 (14)
Om du inte har anställning vid GU (utan är t.ex. anställd vid Chalmers) loggar du in via inloggningsrutan Inloggning för externa användare. ISP:s hemsida nås också från doktorandportalen: http://medarbetarportalen.gu.se/doktorand/ 2.3 Hitta i systemet Som institutions- och fakultetsadministratör har du tillgång till följande meny: 2.3.1 Studieplaner Under menyn studieplaner hittar du en lista över samtliga individuella studieplaner vid institutionen/fakulteten. I sökfiltret kan du söka fram studieplaner. Skriv doktorandens hela namn (förnamn, efternamn) eller sök på del av namn och %. Du får då fram alla doktorander vars namn matchar det du skrivit in. Du kan också söka fram doktorander via forskarutbildningsämnet. I sökfiltret kan du begränsa utsökningen till en viss status, t.ex. om man vill se vilka studieplaner som har statusen Skapad. Man kan även söka fram studieplaner där en viss person har en viss roll, t.ex. huvudhandledare. Bockar du för Aktuella studieplaner hittar du skapade studieplaner som ännu inte blivit fastställda samt senaste versionen av de fastställda studieplanerna. Under Arkiverade studieplaner hittar du de fastställda studieplaner där det finns en senare version. Som institutions- och fakultetsadministratör kommer du endast åt PDF-versionen av studieplanen. Under arkiverade studieplaner hittar du även studieplaner för doktorander som har tagit ut examen eller gjort avbrott. Dessa markeras med examen respektive avbrott: 3 (14)
2.3.2 Data Under Data hittar du tre olika rapportfunktioner samt en funktion för att se doktoranders utnyttjade studietid. Sökresultatet från rapporterna kan visas direkt på skärmen eller exporteras till Excel. I rapport 1 har du möjligheten att söka fram studieplaner. Du kan ange olika kriterier som status, datumintervall, roll i studieplanen, antagningstermin och ämne. Väljer du att filtrera på fastställda studieplaner kan du välja att vidare filtrera på aktuella (ingen senare version finns), arkiverade (tidigare fastställda versioner) eller arkiverade p.g.a. examen eller avbrott. I rapport 2 kan du göra utsökningar ur fastställda studieplaner baserat på innehåll ur kategorierna konferenser, seminarier, aktiviteter/internationellt deltagande, uppföljningssamtal och institutionstjänstgöring. 4 (14)
I rapport 3 kan du skapa rapporter på användarkategorier genom att välja roll, fakultet samt institution. 5 (14)
Under utnyttjad doktorandtid hittar du information om doktorandernas studietid. Uppgifterna hämtas från personalsystemet (Datalagret) och Ladok. 2.3.3 Administration Under Administration hittar du användarna i ISP-systemet. Det är här institutionsadministratören lägger till roller för användare i systemet och skapar externa användare (se kapitel 4). 3. De olika rollerna i ISP-systemet Användarna i ISP-systemet har olika roller. Beroende på vilken roll man har kan man se och göra olika saker i systemet. De roller som finns är: Institutionsadministratör lägger upp roller i systemet, skapar externa användare Doktorand kan redigera i skapad plan Handledare: o o huvudhandledare skapar planen och redigerar tillsammans med doktorand biträdande handledare ingår inte i godkännandeflödet men har tillgång till doktorandens ISP Doktorandexaminator kan godkänna/icke godkänna (skicka tillbaka) Fakultetsadministratör (gäller endast Sahlgrenska akademin) kan godkänna/icke godkänna (skicka tillbaka) samt ladda upp bilagor till studieplanen Prefekt kan godkänna/icke godkänna (skicka tillbaka) Ställföreträdande prefekt kan godkänna/icke godkänna (skicka tillbaka) de studieplaner där prefekt är huvudhandledare. Det finns dessutom en roll för tittbehörighet i systemet. Med tittbehörighet ser man vilka studieplaner som har skapats och vilken status dessa har. Man har även tillgång till PDF:en för fastställda studieplaner. OBS! Tittbehörighet är tänkt för personer som behöver få en överblick över vilka studieplaner som finns på institutionen. Biträdande handledare ska ha rollen handledare. Rollen tittbehörighet läggs till av systemförvaltningen. Blankett för detta finns i blankettarkivet under Student & utbildning. 6 (14)
Vid tilldelning av roll görs ingen koppling mellan olika personer, t.ex. mellan doktorand och handledare. Kopplingen mellan huvudhandledare och doktorand görs av huvudhandledaren själv när den skapar studieplanen för doktoranden. Biträdande handledare och doktorandexaminator läggs till av doktorand/huvudhandledare i själva studieplanen. Behöver en examinator bytas ut görs detta vid revidering av studieplanen, men kan också bytas utav ISP-supporten i fall där studieplanen fastnat hos en examinator som inte längre finns tillgänglig. Rollerna prefekt och ställföreträdande prefekt är knutna till institutionen, och rollen fakultetsadministratör är knuten till fakulteten. Dessa roller kan inte ändras i studieplanen. En roll behöver endast läggas till första gången som personen ska använda systemet i en viss roll. Om t.ex. en handledare ska handleda fler doktorander behöver inte rollen läggas till på nytt. Både huvudhandledare och biträdande handledare får rollen handledare i systemet. Huvudhandledaren blir huvudhandledare i ISP-systemet när den skapar studieplanen för doktoranden. Det är alltså viktigt att det är huvudhandledaren som skapar studieplanen, då detta inte går att ändra i efterhand! 4. Institutionsadministratörens uppgift: Lägga till roller i ISPsystemet Institutionsadministratörens uppgift är att tilldela rollerna i ISP-systemet. Genom att tilldela en person en roll i ISP-systemet får personen tillgång till systemet och kan logga in. Som institutionsadministratör loggar man in i systemet och väljer sedan Användare under Administration i menyn för att kunna tilldela och lägga upp roller/behörigheter. I ISP finns ingen koppling till olika roller i personalsystemet. Var alltså noga med att ange rätt roller i systemet då det i ISP-systemet inte finns någon kontroll över vem som t.ex. är prefekt! 4.1 Lägga till roll för person som har anställning vid Göteborgs universitet (intern användare) Som interna användare räknas de personer som har en anställning vid Göteborgs universitet samt samtliga antagna doktorander (oavsett anställningsform). För att lägga till en roll till en person som är anställd vid den egna institutionen går du in under menyvalet Administration Användare. Där söker du fram aktuell person genom att skriva hela namnet (förnamn, efternamn) eller början av namnet (söker du på slutet av namnet måste du använda %, t.ex. %Nilsson). Därefter klickar du på Sök. Du får då fram alla personer vars namn matchar det du har skrivit in. 7 (14)
Klicka på knappen Redigera vid den person som du ska lägga till roll för. Välj roll från listan till vänster och flytta över till högerfältet med hjälp av pilarna. Klicka på OK. 8 (14)
Som institutionsadministratör informerar du de personer som har tilldelats en roll i ISPsystemet om inloggning och var användarmanual och supportinformation finns. 4.2 Lägga till roll för person som inte har anställning vid Göteborgs universitet (extern användare) Som externa användare räknas personer som inte är anställda vid Göteborgs universitet. Handledare som inte är anställda vid Göteborgs universitet behöver därför läggas upp som externa användare i systemet innan roll kan läggas till. Under användare Klicka på Skapa ny användare Användarnamn: Om personen har ett x-konto kan detta användas. I annat fall rekommenderar vi för- och efternamn (t.ex. Jan Pettersson) Personnummer är inte obligatoriskt, men kan skrivas in. Då gäller formatet tio tecken utan bindestreck. De första sex tecknen måste vara siffror medan bokstäver är tillåtet bland de fyra sista tecknen. E-postadress är en obligatorisk uppgift som möjliggör att användaren automatiskt informeras om sitt användarnamn och tillvägagångssätt för att själv skapa lösenord Välj roll och lägg till Klicka på Spara ny användare När du har sparat den nya användaren skickas det automatiskt ut ett e-postmeddelande innehållande användarnamn och en länk för att själv skapa ett lösenord till ISP-systemet. Du 9 (14)
som administratör behöver alltså inte själv manuellt informera den nya användaren om dess inloggningsuppgifter. Mailet innehåller instruktioner både på svenska och engelska: Externa användare loggar in i systemet via inloggningsrutan Inloggning för externa användare (https://isp.gu.se/extern.login): 4.3 Sahlgrenska akademin: Lägga till roll för blivande doktorand vid Sahlgrenska akademin Vid Sahlgrenska akademin måste blivande doktorander läggas upp som externa användare med rollen doktorand i ISP-systemet. Som användarnamn sätts doktorandens x-konto. Uppgifterna som ska läggas in skiljer sig något från andra externa användare: Under användare Klicka på Skapa ny användare Användarnamn: Doktorandens x-konto Personnummer ska skrivas in för doktoranden. OBS! Personnummer skrivs in med tio tecken utan bindestreck. Om den blivande doktoranden inte har ett svenskt personnummer ska personen etableras i Ladok och få ett interimspersonnummer. Kopia på pass eller annan ID-handling skickas till ladok@gu.se. E-postadressen som är kopplad till doktorandens x-konto anges. Obligatorisk uppgift som möjliggör att användaren automatiskt informeras om sitt användarnamn och tillvägagångssätt för att själv skapa lösenord. Välj roll doktorand och lägg till. Klicka på Spara ny användare 10 (14)
När du har sparat den nya användaren skickas det automatiskt ut ett e-postmeddelande innehållande användarnamn och en länk för att själv skapa ett lösenord till ISP-systemet. Du behöver alltså inte själv manuellt informera den nya användaren om dess inloggningsuppgifter. Mailet innehåller instruktioner både på svenska och engelska: 11 (14)
För en blivande doktorand som inte har ett x-konto måste GUPAIDAbehörighetsadministratör skapa ett x-konto till doktoranden för inloggning i ISP-systemet. X- konto är ett krav för att matchningen mellan ISP och Ladok ska fungera. Tilldelning av x-konto sker lämpligen efter kontroll av allmän och särskild behörighet och det är viktigt att x-konton som inte används tas bort. Den blivande doktoranden loggar in via inloggningsrutan Inloggning för nya SAdoktorander på sidan http://doktorand.gu.se/isp när den första versionen av ISP:n (inkluderande ansökan om antagning) ska skapas: https://isp.gu.se/extern.login När doktoranden är antagen i Ladok använder doktoranden den översta inloggningsrutan Till ISP-systemet : https://isp.gu.se/ För utförligare information om hanteringen av blivande doktorander vid Sahlgrenska akademin, se information på Sahlgrenska akademins doktorandportal. 4.3.1 Vid felstavning av namn på ansökande doktorand Skulle det visa sig att namnet på den blivande doktoranden blivit felstavat och det senare därmed även står fel i studieplanen kan detta korrigeras på följande sätt: 1) Institutionsadministratören uppdaterar namnet i användaradministrationen 2) Doktoranden eller huvudhandledaren öppnar studieplanen och finner knappen i det övre högra hörnet av studieplansformuläret, och klickar på den. Namnet uppdateras då direkt i studieplanen. Förutsättningarna för detta är att doktoranden är extern användare (ännu inte antagen doktorand), samt att studieplanen befinner sig i status skapad, väntar på doktorand eller väntar på huvudhandledare. 12 (14)
4.4 Flera roller i systemet En person kan ha flera roller i ISP-systemet, t.ex. vara både doktorandexaminator och handledare eller både prefekt och handledare. I dessa fall får flera roller läggas till för samma person. Beroende på i vilken roll som personen ska jobba i systemet så får den efter inloggning gå in under menyvalet Byta behörighet och ändra behörigheten. Vid inloggning i systemet kommer användaren med dubbla roller alltid bli inloggad med den högre behörigheten. 4.5 Handledare/examinatorer som inte finns vid den egna institutionen 4.5.1 Handledaren/examinatorn är anställd vid en annan institution än doktoranden Om en doktorands handledare är anställd vid Göteborgs universitet, men vid en annan institution än doktoranden, ska rollen handledare läggas till vid handledarens institution. Kontakta då ISP-administratören vid institutionen där handledaren är anställd. Du kan själv söka fram personen i systemet för att kontrollera om rollen handledare redan är tillagd. Skriv in namnet i sökfiltret och se till att fakultet och institution är tomma (fältet högst upp i skrollistan) och tryck på Sök. För att se om personen har rollen handledare/examinator håll markören över det blåa i:et! 4.5.2 Handledaren är upplagd som extern användare vid en annan institution an doktoranden Om en doktorands handledare är upplagd som extern användare vid en annan GU-institution kan denne skapa en studieplan åt doktoranden alternativt läggas till i studieplanen som biträdande handledare. Det finns möjlighet att koppla en extern person till flera institutioner, kontakta systemförvaltningen (isp@gu.se) för hjälp med detta. OBS! Det är endast för externa användare som det går att lägga till flera institutioner. För interna (anställda) användare hämtas institutionstillhörighet från personalsystemet. 13 (14)
Du kan själv söka fram personen i systemet för att kontrollera om rollen handledare redan är tillagd, se kapitel 4.5.1. 5. Fakultetsadministratör Med rollen fakultetsadministratör kan man till skillnad från institutionsadministratören se vilka studieplaner som har upprättats vid hela fakulteten. Fakultetsadministratören har även tillgång till användaradministrationen och kan lägga till roller för användare. Främst ska dock hanteringen av roller ske på institutionsnivå av institutionsadministratören på respektive institution. Ansökan om att få rollen fakultetsadministratör görs på samma sätt som för rollen institutionsadministratör, se avsnitt 2.1. 5.1 Sahlgrenska akademin: Fakultetsadministratör vid Sahlgrenska akademin Sahlgrenska akademin följer en egen fastställandeprocess för den individuella studieplanen där ansökan om antagning till utbildning på forskarnivå ingår i den första versionen av doktorandens studieplan. Till skillnad från övriga fakulteter har fakultetsadministratören en granskningsfunktion i ISP-processen och dokumenterar efter prefektens beslut om antagning doktoranden i Ladok. Doktorand och huvudhandledare skickar ISP till doktorandexaminator som granskar och godkänner (skickar vidare) den individuella studieplanen till fakultetsadministratör. Fakultetsadministratören granskar och godkänner (skickar vidare) till prefekt eller skickar tillbaka studieplanen till doktorandexaminatorn med en kommentar. Fakultetsadministratören har möjlighet att ladda upp bilagor till studieplanen. Om så görs skickas studieplanen tillbaka till doktorand för godkännande. Doktorandexaminatorn kan skicka tillbaka studieplanen till doktorand och handledare för eventuella kompletteringar/ändringar. Studieplanen skickas därefter åter till doktorandexaminator, fakultetsadministratör och slutligen till prefekt för fastställande. När prefekten fattat beslut om antagning (godkänt ISP:n) notifieras fakultetsadministratören som dokumenterar doktorandens antagning i Ladok. Dagen därpå kommer doktoranden finnas som intern användare i ISP-systemet. Doktoranden kommer även finnas kvar som extern, dock ska inte denna roll användas. När den externa användaren har blivit rödmarkerad kan den tas bort från systemet. Samtliga användare med rollen fakultetsadministratör kan granska ISP:n. Notifieringar i ISPsystemet som avser fakultetsadministratör skickas till alla användare med denna roll. 6. Regler kring forskarutbildningen Reglerna kring den individuella studieplanen återfinns i högskoleförordningen och i Göteborgs universitets gemensamma doktorandregler. Även de olika fakulteterna har egna regler och anvisningar för forskarutbildningen. Länkar till de olika fakulteternas doktorandinformation hittar du på http://medarbetarportalen.gu.se/doktorand/. 14 (14)