Handbok Samverkan vid vårdövergångar (WebCare) för Primärvård

Handbok Samverkan vid vårdövergångar (WebCare) för Primärvård

2 INNEHÅLL 1. WebCare... 3 1.1 Förutsättningar för åtkomst till WebCare... 3 2.1 Ärendelista... 4 2.2 Urval... 5 3. Inskrivningsmeddelande... 7 3.1 Inskrivningsmeddelande... 7 3.2 Hemsjukvård... 8 3.3 Förkortat ärende... 8 4. Kallelse... 10 4.1 Kallelse till Vårdplanering... 10 5. Samordnadvårdplanering... 11 5.1 SOVP - SamOrdnad VårdPlanering... 11 6. Utskrivningsklar och Utskrivning... 13 6.1 Utskrivningsklar... 13 6.2 Utskrivning... 14 7. Tilläggsanteckningar... 15 8. Chattfunktion... 16 9. Händelselista... 17 10. Övrig information, hjälp och support... 17 Användning av WebCare... 17 Elektroniska katalogen EK... 17 Patientens samtycke... 17 Rutiner... 18 Information och support... 18

3 1. WebCare WebCare (https://www.webcare2.sll.se) är namnet på systemstödet som används för Samverkan vid vårdövergångar och hanterar informationsöverföringen mellan sjukhus, primärvård och kommun för hela länet. För patienter som kan ha behov av fortsatt vård i vårdkedjan, sker överföringen av information, det vill säga meddelande om inskrivning, kallelse till och genomförande av samordnad vårdplanering samt meddelande om utskrivningsklar patient med stöd av WebCare. WebCare är anpassad till riktlinjerna i Betalningsansvarslagen som bland annat kräver justering från mottagande enheter. 1.1 Förutsättningar för åtkomst till WebCare Användaren ska ha behörighet till den enhet de tillhör samt till WebCare via den elektroniska katalogen EK Inloggning ska ske med etjänstekort (användarnamn och engångslösen via SMS kan användas som reservrutin) Webläsare: Internet Explorer upp till version 9 Information och blanketter finns på Vårdgivarguiden. http://www.vardgivarguiden.se/omraden/e-tjanster-och-system-/e-tjanster-ochsystem/ekonomi-och-uppfoljning/webcare/

4 2.1 Ärendelista För varje enhet visas en ärendelista med uppgifter om pågående ärenden. Processen startar alltid med att slutenvården skriver in ett nytt ärende i WebCare. För primärvården visas sedan ärendet i Ärendelistan. Ärendelistan är indelad i de olika stegen i processen, för att på så sätt visa vad respektive enhet behöver fylla i eller svara på. När ett stängt kuvert visas, betyder det att ingen på enheten ännu tagit del av inskrivningsmeddelandet. Det är alltid slutenvården som initierar de olika stegen i processen: Inskrivning, Kallelse, SOVP, Utskrivningsklar och Utskrivning. Primärvårdens ansvar är att ta del av ärendelistan dagligen genom att sätta sig in i inkommande ärenden och utföra sin del i processen. När primärvården fått information om inskrivning ska de lämna kompletterande information till slutenvården för att underlätta vidare kontakter. Om kallelse till vårdplanering sker från slutenvården ska primärvården svara på om de tänker medverka och i så fall i vilken form. Tänk på att förslag på tider kan bestämmas via chatten. Efter den samordnade vårdplaneringen ska primärvården ansvara för sin del av överenskommelsen samt skyndsamt justera vårdplanen. Ett ärende kan ha olika status i processen. Symboler i ärendeformuläret visas efter det att ärendet är inskrivet. När ärendet är avslutat finns det kvar på ärendelistan ca ett dygn, lördag/söndag och helgdagar räknas inte in.

5 OBS! För att uppdatera innehållet i ärendebilden används tangent F5, eller gå ur ärendebilden och sedan in igen. Chatt Symbolen C visas alltid i kolumnen Anteckning. Symbolen är vit, röd eller grön. Vit ingen chatt finns registrerad Röd det finns olästa chattanteckningar Grön - samtliga meddelanden är lästa. När muspekaren hålls över symbolen C kan sista chattanteckningen läsas. Tilläggsanteckning I alla formulär där symbolen Tilläggsanteckning är synlig är det möjligt att klicka på symbolen och formuläret för tilläggsanteckning öppnas. Skriv en anteckning och klicka på knappen Skicka och informationen tillgängliggörs för berörda parter och sparas i kronologisk ordning. När muspekaren hålls över symbolen T visas datum för sista Tilläggsanteckning. Öppnas Tilläggsanteckning visas namn, dag, tid och verksamhet i loggen. Ikon saknas ingen tilläggsanteckning finns registrerad Röd det finns olästa tilläggsanteckningar. Grön - samtliga meddelanden är lästa. 2.2 Urval Om ärendebilden visar många ärenden kan du välja att göra ett Urval av hur du vill ta del av ärendena. De urval som är möjliga att söka på är: olästa ärenden

6 ärendenummer personnummer arkiverade ärenden f o m - t o m aktuella ärenden

7 3. Inskrivningsmeddelande Inskrivningsmeddelande: När en patient skrivs in i landstingets slutna hälso- och sjukvård och så snart det därefter bedöms finnas behov av fortsatta eller nya insatser från kommun och/eller primärvård, skall den behandlande läkaren vid den enhet där patienten vistas genom ett inskrivningsmeddelande underrätta berörda enheter i den öppna vården och/eller omsorgen om att patienten efter att ha skrivits ut kan komma att behöva kommunens socialtjänst eller hälso- och sjukvård, och landstingets primärvård. 3.1 Inskrivningsmeddelande Om patienten är känd av primärvården och primärvården har för avsikt att överta det medicinska ansvaret efter utskrivningen, bocka i rutan Känd av PV. Ansvarig dsk fylls i automatiskt i från inloggad användare, detta fält kan ändras. Klicka på Godkänn/Skicka när alla uppgifter är ifyllda. Om primärvården inte kan överta det medicinska ansvaret för patienten efter utskrivningen. Finns följande alternativ, bocka i rutan Returneras till SV och skriv orsaken till detta. Om ärendet ska returneras klicka på Godkänn/Skicka. Det är sedan slutenvårdens ansvar att göra nödvändig korrigering för att processen ska kunna fortsätta. OBS! Returnera inte ärendet om det gäller hemsjukvård, se nästa stycke.

8 3.2 Hemsjukvård Inskrivningsmeddelandet går alltid till den listade husläkarmottagningen. Returnera inte för olistade patienter. Kontakta istället rätt områdes VC och meddela dem. OBS! Om patienten bor på särskilt boende ska processen inte avbrytas utan information skickas vidare till boendet. Bocka i rutan Särskilt boende och kommentera vid behov. Om ett ärende returneras - Fyll i orsak till returnering, exempelvis bytt vårdcentral, flyttat till annan kommun. Returnera ärendet om det är ett särskilt boende med egna läkarinsatser. Är det den områdesbaserade vårdcentralen som ska utföra hemsjukvårdsinsatser ska mottagande/listade husläkarmottagning meddela detta till slutenvården. Ärendet hanteras då enligt följande: 1. Personal på den listade enheten skriver ett meddelande till slutenvården i fältet Primärvårdens kommentar där man talar om vilken husläkarmottagning som istället ska ha ärendet. OBS! Returnera inte ärendet. 2. Slutenvården byter mottagning från den listade till den områdesbaserade mottagningen och ärendet skickas till rätt mottagare. 3.3 Förkortat ärende En förkortad ärendeprocess kan användas när vårdplanering inte behöver göras. Ett förkortat ärende kan användas så patienten inte behöver några insatser efter utskrivning från slutenvården. Ett förkortat ärende innehåller Inskrivningsmeddelande och Utskrivning. Ärendebilden fylls med pilar genom de formulär som inte är tillgängliga i denna process. Kommun och primärvård svarar på inskrivningsmeddelandet som tidigare. Det som i bilden skiljer är texten Förkortat ärende som talar om att det är ett förkortat ärende samt att ramen går i gult. Chatt- och tilläggsanteckningar kan användas som vanligt. Ett förkortat ärende kan ändras av slutenvården till ett komplett ärende om situationen förändras, en kallelse till samordnad vårdplanering skickas då de gällande processerna.

9

10 4. Kallelse Kallelse: Den behandlande läkaren i slutenvården är ansvarig för att kalla till vårdplanering. Vilka enheter som berörs avgöras utifrån den bedömning som den behandlande läkaren gjort av patientens behov. Patienten och/eller hans/hennes närstående bör delta. Vårdplaneringen skall påbörjas senast dagen efter att kallelse mottagits. Betalningsansvar inträder tidigast 5 vardagar (30 vardagar inom psykiatri) efter det att kommunen mottagit kallelse till vårdplanering. 4.1 Kallelse till Vårdplanering Slutenvården skickar kallelse till samordnad vårdplanering. Primärvården tar ställning till sin medverkan (på plats, via telefon, annat) och svarar via chattfunktionen eller telefon till avdelningen. Kom ihåg att följa chattanteckningarna, om eventuell ny tidpunkt för vårdplaneringsmötet. Kvitto på mottagen kallelse registreras automatiskt av systemet i Händelselistan.

11 5. Samordnadvårdplanering Samordnad vårdplanering SOVP: En vårdplan ska innehålla uppgifter om behovet av insatser för övertagande från slutenvården samt uppgifter om vilka enheter som är ansvariga för respektive insats. En vårdplan är upprättad när den justerats av ansvariga enheter. Medverkar inte en kommun vid upprättande av en vårdplan inträder kommunens betalningsansvar ändå fem vardagar efter mottagen kallelse i de fall den utskrivningsklara patienten stannar kvar inom landstingets slutna hälso- och sjukvård. Kan de insatser som landstinget ansvarar för inte utföras inträder inte något betalningsansvar för kommunen. 5.1 SOVP - SamOrdnad VårdPlanering Efter att ett vårdplaneringsmöte registrerar samtliga inblandade parter vad man har kommit överens om. Slutenvården måste göra detta först och skicka till övriga parter. Tänk på att informationen som skrivs här kommer att finns med på trygghetskvittot till patienten. En sparad anteckning innebär att informationen inte är tillgänglig för andra vårdgivare i vårdkedjan - grön penna visas i ärendeformuläret. Justera/skicka innebär att informationen blir tillgänglig för andra vårdgivare och att - grön bock visas i ärendeformuläret.

12 - Slutenvården beskriver behovet av insatser efter utskrivning - vård och omsorgsbehov samt ev. rehabiliteringsbehov i därför avsedda fält samt justerar/skickar vårdplansanteckningarna. - Kommunen skriver in de insatser som de enligt biståndsbeslut ska ansvara för i samband med utskrivning och justerar/skickar vårdplansanteckningarna. - Primärvården tar över det medicinska ansvaret genom att beskriva de medicinska/omvårdnadsinsatser som krävs och justerar/skickar vårdplansanteckningar. Om det vid vårdplaneringsmötet framkom att primärvården inte kan överta det medicinska ansvaret måste en orsak anges. Justering av SOVP kan inte göras efter att patienten skrivits ut.

13 6. Utskrivningsklar och Utskrivning Utskrivningsklar: En patient är utskrivningsklar om han eller hon av den behandlande läkaren inte längre bedöms vara i behov av vård vid enhet inom landstingets slutna hälsooch sjukvård. En kommun har betalningsansvar för patienter vid enheter för somatisk akutsjukvård, geriatrisk vård eller psykiatrisk vård inom landstingets slutna hälso- och sjukvård som är utskrivningsklara och för vilka vårdplan är upprättad. En vårdplan är upprättad när den har justerats av företrädare för de ansvariga enheterna. Utskrivning: Senast dagen före det att en patient skall skrivas ut från den slutna hälso- och sjukvården ska den behandlande läkare vid den enhet där patienten vistas underrätta ansvariga enheter genom ett utskrivningsmeddelande. 6.1 Utskrivningsklar Utskrivningsklar rapporteras från slutenvården när ansvarig läkare bedömer att patienten inte längre behöver slutenvård. Detta kan återtas om patienten i väntan på utskrivning blir sämre. Nytt utskrivningsklar antecknas när patienten på nytt kan gå hem. Ärendebilden ändras för utskrivningsklar till ett kuvert med röd penna (för ändring). Aviseringen av utskrivning sker dagen innan patienten skall skrivas hem. Denna avisering har också en funktion för att återta/ändra aviserat datum. Ärendebilden ändras för utskrivningsklar till ett kuvert med röd penna (för ändring).

14 6.2 Utskrivning Slutenvården ansvarar för och registrerar information angående patienten inför utskrivningen: Är det aktuellt med återbesök till primärvården antecknas till vilken verksamhet återbesöket skall ske, markering om patienten skrivs ut till hemmet eller till särskilt boende, hemkomstplanering och nytt ADL-status. En kort sammanfattning av diagnos och behandling under vårdtiden samt ansvarig läkare. Sammanfattningen ersätter inte epikrisen som ska gå direkt till övertagande läkare i primärvården. Trygghetskvitto till patient - ett formulär som sammanfattar det som registrerats i ärendet. När en patient är utskriven går det inte längre att registrera eller skicka någon information i ärendet.

15 7. Tilläggsanteckningar Tilläggsanteckning kan skrivas av alla parter. Funktionen nås från alla formulärdelar i aktuellt ärende. Tilläggsanteckning I alla formulär där symbolen Tilläggsanteckning är synlig är det möjligt att klicka på symbolen och formuläret för tilläggsanteckning öppnas. Skriv en anteckning och klicka på knappen Skicka och informationen tillgängliggörs för berörda parter och sparas i kronologisk ordning. När muspekaren hålls över symbolen T visas datum för sista Tilläggsanteckning. Öppnas Tilläggsanteckning visas namn, dag, tid och verksamhet i loggen. Ikon saknas ingen tilläggsanteckning finns registrerad Röd det finns olästa tilläggsanteckningar. Grön - samtliga meddelanden är lästa.

16 8. Chattfunktion Chattfunktionen används om du vill utbyta information som inte är journalhandling, till exempel bekräfta eller omboka tid för samordnad vårdplanering. Symbolen C visas alltid i kolumnen Anteckning. Symbolen kan vara vit, röd eller grön. Vit ingen chatt finns registrerad Röd det finns olästa chattanteckningar Grön - samtliga meddelanden är lästa. När muspekaren hålls över symbolen C kan sista chattanteckningen läsas.

9. Händelselista 17 (18) Händelselistan loggar alla aktiviteter som gjorts i ett ärende. 10. Övrig information, hjälp och support Användning av WebCare Alla kommuner/stadsdelar, husläkarmottagningar och sjukhus i Stockholms län ska finnas med i WebCare. Saknas någon tas kontakt med SLL IT Servicedesk. Användningen av WebCare regleras i lag, föreskrifter och överenskommelse mellan kommuner och landsting i Stockholms Län. Elektroniska katalogen EK Alla namn, adresser och telefonnummer hämtas från SLL:s elektroniska katalog. Behörighet för enheter och användare tilldelas i EK. Patientens samtycke Patienten ska samtycka till att information inhämtas och att information skickas. Menprövning görs om patienten inte samtycker till att information inhämtas och skickas, men vårdgivaren anser att det inte innebär något men för patienten att så görs.

18 (18) Rutiner Kommun och Primärvård ska ha som rutin att titta minst två gånger per dag i WebCares ärendelista. Chatt inga patientuppgifter, endast administrativa uppgifter mellan SV/PV/K. Tanken är att läkaren skriver sammanfattningen i Utskrivning och antecknar sitt namn. Tänk på att det som ska journalföras ska journalföras på sedvanligt sätt WebCare ersätter inte journalen. Lokal rutinhandbok/lokala rutiner behöver tas fram av varje verksamhet. Information och support I WebCare finns en länk till funktionsbeskrivning där alla delar av systemet finns beskrivna. Sammanhangsberoende hjälp finns på varje sida i systemet. Information om WebCare på vårdgivarguiden: www.vardgivarguiden.se/webcare Support: I första hand verksamhetens egna användarstöd. Kan dessa inte svara kontakta SLL IT Servicedesk: via e-post servicedesk.sllit@sll.se eller telefon 08-123 145 10.