ANBUDSINBJUDAN. Utökade adressökningstjänster för utlandsboende

1(19) ANBUDSINBJUDAN Utökade adressökningstjänster för utlandsboende Centrala studiestödsnämnden (CSN)

2(19) Innehållsförteckning 1 ALLMÄN ORIENTERING... 4 1.1 Beskrivning av upphandlingen... 4 1.2 Upphandlande myndighet... 4 1.3 Kontraktsföremålet... 4 1.4 Volym... 5 1.5 Kontraktsperiod... 5 2 ADMINISTRATIVA KRAV... 5 2.1 Upphandlingsförfarande... 5 2.2 Frågor om upphandlingen... 5 2.3 Förutsättningar för anbudsinlämningen... 6 2.4 Tilldelningsbeslut... 7 2.5 Offentlighet och sekretess... 7 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN... 8 3.1 Andra företags kapacitet... 8 3.4 Bevis på registrering... 9 3.5 Sanningsförsäkran... 10 3.6 Ekonomisk ställning... 10 3.7 Teknisk förmåga och kapacitet... 10 3.8 Personuppgifter... 10 3.9 Aktivt miljöarbete... 12 4 KRAV PÅ TJÄNSTEN... 12 4.1 Utökad adressökningstjänst... 12 4.2 Redovisning av adressökning... 12 4.3 Support... 13 4.4 Statistik... 13 4.5 Fakturering... 13 4.6 Pris... 13 5 ANBUDSUTVÄRDERING... 14 5.1 Utvärderingskriterie... 14 5.2 Underlag för anbudsutvärdering... 14 6 KOMMERSIELLA VILLKOR... 14 6.1 Parter och kontaktpersoner... 14 6.2 Omfattning... 14 6.3 Rangordning mellan handlingar... 15 6.4 Kontraktsperiod... 15 6.5 Fakturering och Betalningsvillkor... 15 6.6 Pris... 15 6.7 Prisjusteringsklausul... 15 6.8 Kvalitet och uppföljning... 16 6.9 Påföljder vid fel eller dröjsmål... 16 6.10 Hävning... 16 6.11 Skadestånd... 16 6.12 Arbetsgivaransvar... 17 6.13 Försäkring... 17 6.14 Sekretess... 17 6.15 Personuppgifter... 17 6.16 Tystnadsplikt... 18 6.17 Ändringar och tillägg... 18

3(19) 6.18 Överlåtelse av kontrakt... 19 6.19 Force Majeure... 19 6.20 Tvist... 19 Upphandlingsdokumentet består av fyra delar. Förutom denna anbudsinbjudan finns tre bilagor enligt nedan: Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Svarsformulär Sanningsförsäkran Personuppgiftsbiträde Instruktioner

4(19) 1 ALLMÄN ORIENTERING 1.1 BESKRIVNING AV UPPHANDLINGEN Centrala studiestödsnämnden (CSN) genomför upphandling av utökade adressökningstjänster för utlandsboende. Den utökade adressökningstjänst som efterfrågas ska vara mera omfattande än den sökning som CSN utför men av sådan karaktär att den är laglig och etisk godtagbar, exempelvis ska vissa användarvillkor som sociala medier ställer upp följas. Syftet är att teckna kontrakt med leverantör som kan försäkra CSN en stabil leverans av efterfrågad tjänst, enligt kapitel 4 Krav på tjänsten, under kontraktsperioden. 1.2 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Centrala studiestödsnämnden Organisationsnummer 202100-1819 CSN har ansvar för studiesociala frågor, främst det svenska studiestödet som består av bidrag och lån till studerande. CSN betalar varje år ut cirka 30 miljarder kronor i studiestöd till runt 900 000 studerande. Ungefär 1,5 miljoner personer har någon form av studielån som successivt betalas tillbaka till staten via CSN. Dessutom beviljar CSN hemutrustningslån till nyanlända flyktingar. CSN har sitt huvudkontor i Sundsvall och finns därutöver på 11 orter runtom i landet. CSN har drygt 900 anställda varav cirka 300 stycken finns vid huvudkontoret. Ytterligare upplysningar om CSN kan hämtas på vår hemsida www.csn.se 1.3 KONTRAKTSFÖREMÅLET CSN får uppgifter från Skatteverket om en person flyttar in eller ut från Sverige eller om en person saknar giltig adress. CSN får även returer från postverket i Sverige och motsvarigheten till detta i utlandet. När en adress har uppnått ett visst antal returer blir den adressen inte giltig. När CSN försöker göra ett utskick till en sådan adress skapas ett nytt handläggningsärende. CSN:s arbetsuppgift är att försöka söka reda på en ny adress till låntagaren. Detta sker dels via våra egna medarbetare och dels via uppköpta adressökningstjänster. De uppgifter CSN lämnar som underlag för adressökning till nuvarande leverantör innehåller namn, personnummer, senast kända adress/land samt eventuella tidigare kända adresser. Underlagen skickas i ett krypterat Excel-dokument med poster sorterade efter land från båda parter. Totalt saknar CSN i nuläget cirka 18 000 giltiga adresser. Senast kända adressland Procent Sverige 57 Norden 6 Övriga Europa 16 Nordamerika 8 Australien och Nya Zeeland 2

5(19) Övriga världen 11 Totalt 100 Totalt är de återbetalningsskyldiga låntagarna i utlandet skyldiga svenska staten cirka 13 miljarder kronor. De återbetalningsskyldiga som CSN saknar adress till är skyldiga cirka 1,9 miljarder kronor. 1.4 VOLYM Uppdragets omfattning kommer att vara med skiftande frekvens och volym under kontraktsperioden. Den beräknade volymen baserar sig på tidigare års siffror och beräknas till cirka 300 ärenden per kvartal. Cirka 61 000 personer är återbetalningsskyldiga med svenska studielån och bosatta i utlandet. Det motsvarar drygt 5 procent av alla låntagare. CSN bedömer att de flesta av dessa också bor i utlandet. Med hänsyn till ovanstående garanterar CSN inte några volymer under kontraktsperioden. 1.5 KONTRAKTSPERIOD Kontraktet ska gälla från och med den 1 januari 2018 till och med den 31 december 2019 med möjlighet till två förlängningsperioder om vardera ett år, det vill säga längst till och med den 31 december 2021. Vid sådan förlängning gäller oförändrade villkor förutom priset som kan justeras enligt prisjusteringsklausulen. Vid eventuell förlängning av kontraktet ska CSN skriftligen anmäla förlängningen till anbudsgivaren senast tre månader innan kontraktsperiodens utgång. 2 ADMINISTRATIVA KRAV 2.1 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Upphandlingen genomförs genom ett förenklat förfarande enligt 19 kap. av tjänster som avses i (2016:1145) lagen om offentlig upphandling (LOU). Annons har skickats till Visma Tendsign den dag som anges på upphandlingsdokumentets förstasida. Mer information LOU finns tillgänglig på bland annat Upphandlingsmyndighetens webbplats www.upphandlingsmyndigheten.se 2.2 FRÅGOR OM UPPHANDLINGEN 2.2.1 KONTAKTPERSON Ann-Britt Örtelind e-post: ann-britt.ortelind@csn.se

6(19) 2.2.2 FRÅGOR OCH SVAR Frågor ska sändas till CSN via e-post till: upphandling@csn.se Frågor och svar kommer under anbudstiden att publiceras på www.csn.se under fliken Om CSN, Aktuella upphandlingar, Utökade adressökningstjänster för utlandsboende. Av denna anledning bör anbudsgivarna besöka CSN:s webbplats några gånger under anbudstiden. Sista dag för att ställa frågor angående upphandlingsdokumentet är den 17 november 2017. Sista dag för CSN att besvara frågor är enligt lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) 6 dagar före anbudsdagen. 2.3 FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ANBUDSINLÄMNINGEN 2.3.1 ANBUDETS FORM OCH INNEHÅLL Det är viktigt att anbud som lämnas in är uppställda i överensstämmelse med bifogat Svarsformulär, bilaga 1. Anbudsgivaren ska fylla i och bifoga Svarsformuläret till anbudet. Det måste klart framgå av anbudet vilken juridisk person som är anbudsgivare och vilket organisationsnummer (i förekommande fall) det företag som lämnar anbudet har. 2.3.2 TILLÅTNA SÄTT ATT LÄMNA ANBUD Anbudet med tillhörande bilagor lämnas i ett skriftligt original samt en digital kopia på USBminne. Den digitala kopian behöver inte vara försedd med underskrift. I de fall uppgifterna i originalet inte överensstämmer med uppgifter som anges i den digitala versionen gäller uppgifterna i det skriftliga originalet. Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare eller en av denne utsedd person med fullmakt. Underskrift görs i Svarsformuläret längst ner på sidan om kontaktuppgifter. Anbudet lämnas in i förseglat och neutralt emballage (kuvert, kartong eller motsvarande). 2.3.3 ANBUDSMÄRKNING OCH ADRESS Anbudet ska vara märkt med Utökade adressökningstjänster för utlandsboende, dnr: 2017-5102-4203 och skickas till: CSN Registraturen 851 82 SUNDSVALL 2.3.4 SISTA ANBUDSDAG Anbud ska ha kommit in till CSN senast den 27 november 2017. Försenade anbud får inte behandlas, oberoende av anledningen till förseningen. Den 27 november 2017 är den dag som avses då benämningen anbudsdagen används i detta dokument.

7(19) 2.3.5 ANBUDETS GILTIGHETSTID Anbudet ska vara giltigt till och med den 31 januari 2018. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning ska anbudens giltighetstid förlängas till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock i högst sex månader efter angiven giltighetstid såvida inte annat överenskoms under upphandlingen. 2.3.6 FÖRTYDLIGANDE OCH KOMPLETTERING AV ANBUD CSN får tillåta eller begära att en anbudsgivare rättar en felskrivning, felräkning eller något annat fel i en handling som har getts in av anbudsgivaren. CSN får också tillåta eller begära att en anbudsgivare förtydligar eller kompletterar en sådan handling. En sådan åtgärd ska vara förenlig med principerna om likabehandling och öppenhet. CSN har ingen skyldighet att låta en anbudsgivare rätta, förtydliga eller komplettera en handling. Det är därför viktigt att ingivna handlingar innehåller begärda uppgifter och att det framgår att samtliga ställda krav är uppfyllda. 2.3.7 ÖVERLÅTELSE AV ANBUD Det går inte att överlåta anbud på ett annat bolag, till exempel vid företagsöverlåtelser. 2.4 TILLDELNINGSBESLUT Meddelande om beslut i upphandlingsärendet sker via underrättelse om beslut. Detta skickas via e-post i enlighet med de uppgifter som anbudsgivaren ska lämna i bilaga 1, Svarsformulär. Tilldelningsbeslutet innebär inte att ett bindande kontrakt har slutits. Kontrakt sluts genom att det undertecknas av båda parter när avtalsspärren löpt ut. 2.5 OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS Enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400, OSL) gäller absolut anbudssekretess till dess att tilldelningsbeslut har fattats. Därefter gäller ett svagare sekretesskydd för uppgifterna i anbudshandlingarna. Sekretess kan gälla till skydd för det allmännas ekonomiska intresse (t.ex. 19 kap. 3 1 st OSL) eller till skydd för enskildas ekonomiska intresse (t.ex. 31 kap. 16 1 st OSL). Av den sistnämnda bestämmelsen följer att sekretess gäller för uppgift i anbudsgivarens anbud eller för uppgift i andra handlingar om uppgiften rör anbudsgivarens affärs- eller driftförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. En anbudsgivare som vill skydda uppgifter efter att tilldelningsbeslut fattats, ska i det lämnade anbudet bifoga en skriftlig begäran om sekretess till CSN. Av begäran ska framgå vilka uppgifter som avses samt vilken konkret risk för skada som denne skulle kunna drabbas av vid ett utlämnande. CSN lämnar inte något förhandsbesked om uppgifterna kommer att sekretessbeläggas. Det förhållandet att en anbudsgivare har begärt sekretess är inte någon garanti för att uppgiften i fråga vid en prövning kommer att omfattas av sekretess. CSN prövar därför om handlingarna/uppgifterna ska lämnas ut eller hemlighållas varje gång en allmän handling begärs utlämnad.

8(19) 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN För att anbud ska kunna antas, ställs vissa formella och ekonomiska krav på anbudsgivaren. Anbudet ska innehålla en beskrivning av det anbudsgivande företaget avseende bakgrund, organisation, resurser och ägarförhållanden. 3.1 ANDRA FÖRETAGS KAPACITET Anbudsgivaren äger rätt att åberopa andra företags kapacitet för att uppfylla krav på ekonomisk och finansiell ställning eller teknisk och yrkesmässig kapacitet samt för att utföra delar av åtagandet Om anbudsgivaren åberopar andra företags kapacitet ska anbudsgivaren namnge dessa företag i bilaga 1, Svarsformuläret. Vid åberopande av andra företags kapacitet ska anbudsgivaren i sitt anbud beskriva vilka delar av uppdraget och på vilket sätt anbudsgivaren kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras och på vilket sätt detta är säkerställt. 3.2 OBLIGATORISKA UTESLUTNINGSGRUNDER Brott Anbudsgivare ska försäkra att ingen uteslutningsgrund föreligger enligt 13 kap. 1 LOU. Om anbudsgivare åberopar andra företags kapacitet ska även dessa företag kontrolleras så att det inte föreligger skäl för uteslutning enligt 13 kap. 1 LOU. Bevis Genom att underteckna bilaga 2, Sanningsförsäkran, intygar anbudsgivare att någon uteslutningsgrund enligt 13 kap. 1 LOU inte föreligger. Om anbudsgivare åberopar andra företags kapacitet ska även bilaga 2, Sanningsförsäkran, vara ifyllt av vart och ett av de företags vars kapacitet åberopas. 3.3 FRIVILLIGA UTESLUTNINGSGRUNDER Obetalda skatter och socialförsäkringsavgifter Anbudsgivare som inte fullgjort sina skyldigheter avseende betalning av skatter eller socialförsäkringsavgifter i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker kan komma att uteslutas enligt 13 kap. 2 LOU. Detsamma gäller om anbudsgivaren åberopar andra företags kapacitet. Bevis CSN kommer att kontrollera att anbudsgivare och de företag vars kapacitet som åberopas och som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifterna från Skatteverket. För anbudsgivare eller de företag vars kapacitet som åberopas, med hemvist i annat land kommer CSN att kontrollera att skyldigheten avseende betalning av skatter och socialförsäkringsavgifter är uppfylld genom kontroll av intyg från behörig myndighet, utdrag ur officiellt register eller liknande. I det fall det inte är möjligt för CSN att få tillgång till de

9(19) aktuella uppgifterna ska anbudsgivaren när CSN så begär vara beredd att tillhandahålla dessa uppgifter. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet ska dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Andra frivilliga uteslutningsgrunder En anbudsgivare kan komma att uteslutas om någon eller några av de uteslutningsgrunder som anges i 13 kap. 3 LOU föreligger. Detsamma gäller om en sådan uteslutningsgrund föreligger för annat företag vars kapacitet som åberopas av anbudsgivare. Bevis Genom att underteckna bilaga 2, Sanningsförsäkran, intygar anbudsgivare att någon uteslutningsgrund enligt 13 kap. 3 LOU inte föreligger. Om anbudsgivare använder andra företags kapacitet ska även bilaga 2, Sanningsförsäkran, vara ifyllt av vart och ett av de företag vars kapacitet som åberopas. Dessa exemplar ska bifogas till anbudet. 3.4 BEVIS PÅ REGISTRERING Registrering för mervärdesskatt och F-skatt samt registrering som arbetsgivare Anbudsgivare och andra företag vars kapacitet som åberopas ska vara registrerade för mervärdesskatt samt inneha F-skattebevis eller motsvarande. Om anbudsgivaren har anställd personal ska anbudsgivaren vara registrerad som arbetsgivare hos Skatteverket. Utländska anbudsgivare med anställd personal ska vara registrerade som arbetsgivare hos myndighet likvärdig Skatteverket i det land där företaget är registrerat. Bevis När det gäller svenska anbudsgivare och svenska företag vars kapacitet som åberopas kommer CSN att kontrollera att ovanstående krav är uppfyllda genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. För utländska anbudsgivare och andra utländska företag vars kapacitet som åberopas kommer CSN att kontrollera att ovanstående krav är uppfyllda genom att inhämta motsvarande bevis från det land där företaget är registrerat. I det fall det inte är möjligt för CSN att få tillgång till aktuella bevis ska anbudsgivaren när CSN så begär vara beredd att tillhandahålla dessa. Registrering i företagsregister Svenska anbudsgivare och andra svenska företag vars kapacitet som åberopas ska vara registrerade i aktiebolags-, handels-, eller föreningsregistret. Utländska anbudsgivare och andra utländska företag vars kapacitet som åberopas ska uppfylla motsvarande registreringsskyldigheter i det land där företagen är registrerade. Bevis För svenska anbudsgivare och andra svenska företag vars kapacitet som åberopas gäller att en kopia av företagets registreringsbevis från Bolagsverket ska bifogas anbudet.

10(19) För utländska anbudsgivare och andra utländska företag vars kapacitet som åberopas gäller att motsvarande bevis om registreringen ska bifogas anbudet från myndighet likvärdig Bolagsverket i det land där företagen är registrerade. Lämnade registreringsbevis ska vara högst tre månader gamla. 3.5 SANNINGSFÖRSÄKRAN Anbudsgivaren ska med anbudet bifoga undertecknad bilaga 2, Sanningsförsäkran. Bilagan ska vara undertecknad av behörig företrädare. Om anbudsgivaren åberopar andra företags kapacitet ska även bilaga 2, Sanningsförsäkran, vara ifyllt av var och ett av det/de företag vars kapacitet åberopas. 3.6 EKONOMISK STÄLLNING Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk och finansiell ställning som krävs för att genomföra uppdraget. Anbudsgivarens rating ska vara lägst A eller motsvarande. Bevis Ratingen visas genom ett aktuellt riskintyg från ett kreditvärderingsinstitut. Lämnat riskintyg ska vara högst tre månader gammalt räknat från anbudsdagen. Anbudsgivare som inte uppfyller ovanstående krav och som därför åberopar annat företags kapacitet ska visa aktuellt riskintyg för det åberopade företaget. Anbudsgivare som på grund av att det är ett nystartat företag inte kan uppfylla ovanstående krav ska på annat sätt visa att företaget har en stabil ekonomisk ställning eller tillhandahålla en ekonomisk fullgörandegaranti som tillförsäkrar CSN att företaget klarar av att uppfylla sitt åtagande. 3.7 TEKNISK FÖRMÅGA OCH KAPACITET Anbudsgivare ska inneha sådan teknisk förmåga och kapacitet som i övrigt krävs för att genomföra uppdraget. Anbudsgivare ska ha erfarenhet av att utföra uppdraget så som detta beskrivs i kapitel 4 Krav på tjänsten med tillhörande bilagor. Det ska finnas en ansvarig kontaktperson mot CSN, samt ersättare för denna. 3.8 PERSONUPPGIFTER Personuppgifter som anbudsgivaren och andra företag vars kapacitet åberopas får del av från CSN vid utförandet av tjänsterna, ska behandlas i enlighet med tillämpliga bestämmelser om persondataskydd. För den behandling av personuppgifter som är nödvändig för fullgörandet av kontrakt är CSN personuppgiftsansvarig och anbudsgivaren personuppgiftsbiträde.

11(19) Då anbudsgivaren av tjänsten kommer att vara personuppgiftsbiträde, för anbudsgivaren, ska vid kontraktstecknandet bilaga 3, Personuppgiftsbiträde Instruktioner undertecknas. CSN har, i egenskap av personuppgiftsansvarig, ansvar för all behandling av personuppgifter som anbudsgivaren vidtar enligt kontraktet. De personuppgifter som anbudsgivaren behandlar får inte behandlas för något annat ändamål än för att fullgöra skyldigheterna enligt kontraktet. Anbudsgivaren åtar sig att endast behandla personuppgifter i enlighet med kontraktet och CSN:s instruktioner i övrigt. Åtkomsten till personuppgifter hos anbudsgivaren ska begränsas till sådana personer som behöver dem för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Det ankommer på anbudsgivaren att se till att andra företag vars kapacitet åberopas följer de skyldigheter som gäller för anbudsgivaren enligt detta kontrakt eller enligt tillämpliga författningsbestämmelser. Vidare ankommer det på anbudsgivaren att för CSN:s räkning ingå personuppgiftsbiträdesavtal med anlitade företag vars kapacitet åberopas i den mån det behövs. Anbudsgivaren ska vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som anbudsgivaren behandlar för CSN:s räkning. Anbudsgivaren ska på begäran lämna CSN en sammanställning över sådana utförda åtgärder. CSN ska efter att ha tagit del av anbudsgivarens sammanställning informera anbudsgivaren om eventuella ytterliga tekniska eller organisatoriska åtgärder behövs. Anbudsgivaren ska vidare följa av Datainspektionen fattade beslut för att uppfylla kraven enligt ovan samt bereda CSN, Datainspektionen eller annan behörig myndighet tillträde för inspektion av den behandling av personuppgifter som följer av kontraktet. Anbudsgivaren får bara behandla (föra över, lagra, etcetera) personuppgifter i följande länder/stater: länder/stater som är medlemmar i EU/EES, länder/stater som EU-kommissionen har konstaterat har en adekvat nivå för skyddet av personuppgifter i enlighet med artikel 25.6 i Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (dataskyddsdirektivet), och länder/stater som har anslutit sig till Europarådets konvention om skydd för enskilda vid automatisk databehandling av personuppgifter. Anbudsgivaren och andra företag vars kapacitet åberopas är skyldiga att omedelbart rapportera incidenter till CSN i enlighet med bestämmelserna om persondataskydd. Anbudsgivaren ska hålla CSN skadeslöst i händelse av att CSN förorsakas skada som beror på att anbudsgivaren behandlat personuppgifter i strid med instruktioner från CSN eller kontraktet. De personuppgifter som anbudsgivaren får del av från CSN för att utföra tjänsten ska raderas när anbudsgivaren inte längre behöver uppgifterna för att utföra tjänsten eller senast när kontraktet upphör, om inte CSN meddelar annat.

12(19) 3.9 AKTIVT MILJÖARBETE Anbudsgivaren ska vid tillhandahållandet av tjänsten kontinuerligt arbeta med att förbättra och ta hänsyn till miljöaspekter för att förebygga och undvika negativ miljöpåverkan. Det handlar om åtgärder för att minska konsumtion och slöseri av negativt miljöpåverkande resurser som till exempel elektricitet, resor och papper. 4 KRAV PÅ TJÄNSTEN Adressökningstjänsten ska utföras på ett lagligt och etiskt godtagbart sätt. Vid kontakt med anhöriga, arbetsplatser etcetera ska den som söker adress presentera sig och informera om att han eller hon representerar CSN. Användarvillkor som vissa sociala medier ställer upp ska följas. Det innebär att anbudsgivaren inte ska samla in adresser på sociala medier med hjälp av ett eget användarkonto, om användarvillkoren för det sociala mediet föreskriver att uppgifter bara får samlas in från någon annan användare om hen har samtyckt till det. I dagsläget har CSN inte någon systemfunktionalitet för att ta emot och skicka filer. 4.1 UTÖKAD ADRESSÖKNINGSTJÄNST Anbudsgivaren ska utföra uppdraget genom att: ha kapacitet för att kunna mottaga och påbörja adressökningsuppdrag för 300 personer per kvartal, efterforska adresser på personer som saknar giltig adress hos CSN enligt rutin beskriven i punkten 1.3, efterforska adresser på personer som inte finns på angiven adress, anpassa sökning enligt CSN:s önskemål exempelvis genom att söka på arbetsadress, göra adressökningar i delar av Norden, övriga Europa, Nordamerika, Australien och Nya Zeeland samt så stor del som möjligt av övriga världen, säkerställa att skickat personnummer från CSN är i överensstämmelse med personen på den funna adressen, redovisa säkerställda adresser vilket innebär att utskicket inte kommer i retur, alternativt bevis på att personen är avliden, minst en gång i månaden, redovisa resultatet av adressökningen och uppgifter om källan där adressen är funnen i form per person, redovisa uppgift om ej funnen adress efter tre månaders sökning, tillhandahålla en kontaktperson för eventuella frågor gällande leveransen, gradera hur sannolikt det är att adressen är rätt. Anbudsgivaren ska beskriva hur ovanstående åtaganden kommer att utföras. 4.2 REDOVISNING AV ADRESSÖKNING Anbudsgivaren ska redovisa varje adressökning genom att leverera ett skriftligt underlag per person. Anbudsgivaren ska i dokumentet ange källan där adressen är funnen.

13(19) 4.3 SUPPORT Anbudsgivaren ska tillhandahålla personal, alternativt supportgrupp avseende ärendehandläggningen samt systemteknisk support avseende systemdriften. Språket ska vara på svenska. Supporten ska vara tillgänglig för CSN:s personal under ordinarie kontorstid. 4.4 STATISTIK Anbudsgivaren ska löpande, per månad och år, redovisa följande statistikuppgifter: antal inlämnade uppdrag om adressökning per senast kända land, antal hittade adresser redovisat per land, antal ej hittade adresser redovisat per senast kända land. 4.5 FAKTURERING Anbudsgivaren ska endast fakturera kostnader där säkerställd adress på individnivå framgår. På fakturan ska CSN:s referensbeteckning (personnummer) framgå. I de fall anbudsgivaren fakturerat en säkerställd adress men försändelsen kommer i retur till CSN från Posten eller motsvarande ska CSN ha rätt till kreditering av beloppet. 4.6 PRIS Med pris för utökad adressökningstjänst menas att anbudsgivaren säkerställt adress till sökt person eller kunnat visa bevis på att personen är avliden. Priset per styck för säkerställd adress vid utökad adressökningstjänst ska baseras på 300 ärenden per område och år. Volymen utgör ingen garanti utan är endast en beräkningsgrund för utvärdering. Anbudsgivaren ska ange ett styckepris för respektive område och som omfattar samtliga med uppdraget förenade kostnader. Område Viktning Norden 35% Övriga Europa 25% Nordamerika 25% Australien och Nya Zeeland 10% Övriga världen 5% Genom att summera de viktade styckepriserna erhålls ett totalpris som kommer att ligga till grund för utvärderingen. Varje områdes styckepris erhåller en vikt av utvärderingspriset enligt ovan. Lämnade priser ska vara fasta fram till och med 31 december 2019 och anges i SEK exklusive mervärdesskatt.

14(19) 5 ANBUDSUTVÄRDERING Utvärderingen kommer att ske i två steg. Först prövar CSN att anbudsgivaren uppfyller de krav som ställs på anbudsgivaren. Om anbudsgivaren godkänns, prövar CSN att anbudet uppfyller samtliga ska-krav på tjänsten som ställs. Bland de anbud som uppfyller alla ska-krav kommer CSN att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn taget till pris. 5.1 UTVÄRDERINGSKRITERIE Pris 100 % Med Pris menas De prisuppgifter som anbudsgivaren lämnar enligt punkten 4.6. 5.2 UNDERLAG FÖR ANBUDSUTVÄRDERING Som underlag för anbudsutvärderingen kommer CSN att använda de beskrivningar och den dokumentation som anbudsgivaren lämnar om efterfrågade ska-krav. 6 KOMMERSIELLA VILLKOR Kontraktet mellan CSN och den anbudsgivare som tilldelas kontraktet, sluts inte förrän parterna tecknat ett upphandlingskontrakt, vilket sker först efter att tid för avtalsspärr löpt ut. Med upphandlingskontrakt menas ett skriftligt avtal som en upphandlande myndighet ingår om upphandling enligt LOU och som undertecknas av parterna. Följande villkor utgör tillsammans med kraven i kapitel 1 4 underlag för det slutliga kontraktet mellan CSN och den vinnande anbudsgivaren. Villkoren kommer att införlivas i det slutliga kontraktet med tillägg för vad som upphandlas och därtill sammanhängande villkor. Genom att lämna anbud med ledning av detta upphandlingsdokument, förbinder sig anbudsgivaren att till CSN tillhandahålla tjänsten i den omfattning och på de villkor som nedan anges. 6.1 PARTER OCH KONTAKTPERSONER I kontraktet anges parterna och parternas respektive kontaktpersoner. 6.2 OMFATTNING Uppdraget ska utföras i den omfattning och enligt de förutsättningar som anges i upphandlingsdokumentet.

15(19) 6.3 RANGORDNING MELLAN HANDLINGAR Som en integrerad del av kontraktet ska nedanstående dokument ingå. Handlingarnas giltighet ska gälla i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till föreliggande kontrakt 2. Kontraktet 3. Upphandlingsdokumentet 4. Anbud 6.4 KONTRAKTSPERIOD Kontraktet gäller från och med den 1 januari 2018 till och med den 31 december 2019 med möjlighet till två förlängningsperioder om vardera ett år, det vill säga längst till och med den 31 december 2021. Vid sådan förlängning gäller oförändrade villkor förutom priset som kan justeras enligt prisjusteringsklausulen. Vid eventuell förlängning av kontraktet ska CSN skriftligen anmäla förlängningen till anbudsgivaren senast tre månader innan kontraktsperiodens utgång. 6.5 FAKTURERING OCH BETALNINGSVILLKOR Fakturering ska ske månadsvis i efterskott. Faktura ställs ut på CSN Inbetalningsavdelning och skickas till CSN, FE 312032, 737 83 Fagersta. Faktureringsavgift, expeditionsavgift eller motsvarande ska inte debiteras. Villkor som anges i faktura men som inte omfattas av kontraktsvillkor är inte bindande för CSN. Det är önskvärt att leverantören kan skicka e-faktura med Svefaktura som standardformat, då detta används inom statliga myndigheter. Betalning ska ske inom 30 dagar efter erhållen korrekt faktura. Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen. 6.6 PRIS I det slutliga kontraktet kommer denna punkt att kompletteras med de verkliga priserna och villkoren för detta. 6.7 PRISJUSTERINGSKLAUSUL Kontrakterade priser ska vara fasta de första två åren. CSN och leverantören har därefter möjlighet att indexjustera priserna högst en gång per tolv månader enligt följande. Prisjustering ska ske enligt förändring i SCB:s arbetskostnadsindex SNI 2007, kolumn K-N (Arbetskostnadsindex för tjänstemän inom privat sektor, företagstjänster). Utgångspunkten för förändringsberäkningen är indextalet för november månad närmast före aktuell prisperiod. Vid beräkning av prisjustering ska alltid preliminära index användas. Höjningens storlek ska redovisas av part och begränsas till detta index förändring under den föregående 12-månadersperioden med start från basmånad, dock högst 4%.

16(19) Begäran om önskad prisjustering, tillsammans med aktuellt arbetskostnadsindex för tjänstemän inom privat sektor, företagstjänster, ska skriftligen anmälas av part minst en månad före det månadsskifte som justeringen ska träda i kraft. Prisjusteringen ska därefter regleras genom ett tilläggskontrakt. 6.8 KVALITET OCH UPPFÖLJNING Leverantören tillämpar lämpliga rutiner för att säkerställa kvaliteten så att uppdrag utförs på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. 6.9 PÅFÖLJDER VID FEL ELLER DRÖJSMÅL Vid fel eller dröjsmål enligt punkten Kvalitet och uppföljning, där felet eller dröjsmålet inte beror på något förhållande från CSN:s sida, har leverantör skyldighet att, efter reklamation från CSN, utan oskäligt uppehåll och på egen bekostnad vidta rättelse. Rättelse ska ske genom att leverantören fullgör tjänsten eller rättar felet. Sker inte rättelse utan oskäligt uppehåll har CSN rätt till nedsättning av den avtalade ersättningen med ett belopp som skäligen kan anses motsvara felet eller häva kontraktet enligt punkten Hävning om felet inte åtgärdats inom angiven tid. 6.10 HÄVNING Om någon av parterna inte uppfyller sina förpliktelser enligt detta kontrakt, och inte senast inom 30 dagar efter motpartens skriftliga påpekande har åtgärdat bristerna, äger motparten rätt att häva kontraktet med omedelbar verkan. Om kontraktet hävts av CSN är leverantören skyldig att svara för CSN:s kostnader för täckningsköp under en period om högst sex månader efter det att kontraktet upphört att gälla. Täckningsköp kan påbörjas under varseltiden, om leverantören inte förmår leva upp till kontraktsvillkoren. Täckningsköp ska ske till skälig kostnad. CSN har också rätt att med omedelbar verkan häva kontraktet om leverantören inte längre uppfyller de krav som ställs i 13 kap 3 LOU. Leverantören ska genast upplysa CSN om den inte uppfyller skyldigheterna mot det allmänna. I de fall det kommer till CSN:s kännedom att företrädare (ägare, styrelseledamöter, VD eller firmatecknare) för leverantören blivit återkommande restförd för skatteskuld, socialförsäkringsavgifter etcetera har CSN rätt att häva kontraktet. Parterna är överens om att CSN under kontraktsperioden kan komma att kontrollera att leverantören och dess företrädare har fullgjort sina åliggande avseende svenska skatter och avgifter. Motsvarande kontroll gäller även om leverantören är registrerad i ett annat land. 6.11 SKADESTÅND CSN har rätt till skadestånd för skada som CSN lider i anledning av fel eller dröjsmål i tjänsten enligt punkten Påföljder vid fel eller dröjsmål. Har part hävt kontraktet enligt punkten Hävning eller föreligger förutsättning för sådan hävning, har parten rätt till ersättning för skada som parten lider.

17(19) 6.12 ARBETSGIVARANSVAR Leverantören har fullständigt arbetsgivaransvar. Endast branschkunnig personal ska anlitas för uppdraget. Leverantören tecknar under kontraktsperioden den ansvarsförsäkring som krävs. Leverantören är arbetsgivare och därmed ansvarig för att: gällande arbetsmarknadslagar och förordningar beaktas, anställa, avlöna och säga upp personal, skatter och sociala avgifter betalas, skador som kan drabba personal och tredje man förebyggs Leverantören ansvarar för skador som åsamkats CSN till följd av oaktsamhet i samband med arbetets utförande. Leverantören ansvarar också för eventuell skadeståndsskyldighet gentemot tredje man i samband med arbetets genomförande. 6.13 FÖRSÄKRING Leverantören ska på egen bekostnad teckna och vidmakthålla ansvarsförsäkring samt andra för verksamheten erforderliga försäkringar till betryggande ansvarsbelopp med hänsyn till uppdragets omfattning. På begäran av CSN ska leverantören visa upp kopia av gällande försäkringsbrev. 6.14 SEKRETESS Med sekretess avses förbud att röja en uppgift, vare sig det sker muntligen (tystnadsplikt), genom att en handling lämnas ut eller det sker på annat sätt. Utan motpartens skriftliga medgivande får varken leverantören eller CSN till obehörig röja sådana uppgifter om motpartens verksamhet som kan vara att betrakta som affärs- eller yrkeshemlighet. Inte heller i övrigt får leverantören eller CSN röja uppgifter som parterna genom detta kontrakt tagit del av för att fullgöra tjänsten eller i övrigt fått kunskap om på grund av detta kontrakt, såvida inte detta strider mot gällande lag. För CSN gäller sekretessen med de begränsningar som följer av tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Respektive part ska informera berörd personal och andra företag vars kapacitet åberopas om sekretessen och se till att den följs av dessa. 6.15 PERSONUPPGIFTER Personuppgifter som leverantören och andra företag vars kapacitet åberopas får del av från CSN vid utförandet av tjänsterna, ska behandlas i enlighet med tillämpliga bestämmelser om persondataskydd. För den behandling av personuppgifter som är nödvändig för fullgörandet av kontrakt är CSN personuppgiftsansvarig och anbudsgivaren personuppgiftsbiträde. CSN har, i egenskap av personuppgiftsansvarig, ansvar för all behandling av personuppgifter som leverantören vidtar enligt kontraktet. De personuppgifter som leverantören behandlar får inte behandlas för något annat ändamål än för att fullgöra skyldigheterna enligt kontraktet. Leverantören åtar sig att endast behandla personuppgifter i enlighet med kontraktet och CSN:s instruktioner i övrigt. Åtkomsten till personuppgifter hos leverantören

18(19) ska begränsas till sådana personer som behöver dem för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Det ankommer på leverantören att se till att andra företag vars kapacitet åberopas följer de skyldigheter som gäller för leverantören enligt detta kontrakt eller enligt tillämpliga författningsbestämmelser. Vidare ankommer det på leverantören att för CSN:s räkning ingå personuppgiftsbiträdesavtal med anlitade företag vars kapacitet åberopas i den mån det behövs. Leverantören ska vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som leverantören behandlar för CSN:s räkning. Leverantören ska på begäran lämna CSN en sammanställning över sådana utförda åtgärder. CSN ska efter att ha tagit del av leverantörens sammanställning informera leverantören om eventuella ytterliga tekniska eller organisatoriska åtgärder behövs. Leverantören ska vidare följa av Datainspektionen fattade beslut för att uppfylla kraven enligt ovan samt bereda CSN, Datainspektionen eller annan behörig myndighet tillträde för inspektion av den behandling av personuppgifter som följer av kontraktet. Leverantören får bara behandla (föra över, lagra, etcetera) personuppgifter i följande länder/stater: länder/stater som är medlemmar i EU/EES, länder/stater som EU-kommissionen har konstaterat har en adekvat nivå för skyddet av personuppgifter i enlighet med artikel 25.6 i Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (dataskyddsdirektivet), och länder/stater som har anslutit sig till Europarådets konvention om skydd för enskilda vid automatisk databehandling av personuppgifter. Leverantören och andra företag vars kapacitet åberopas är skyldiga att omedelbart rapportera incidenter till CSN i enlighet med bestämmelserna om persondataskydd. Leverantören ska hålla CSN skadeslöst i händelse av att CSN förorsakas skada som beror på att leverantören behandlat personuppgifter i strid med instruktioner från CSN eller kontraktet. De personuppgifter som leverantören får del av från CSN för att utföra tjänsten ska raderas när leverantören inte längre behöver uppgifterna för att utföra tjänsten eller senast när kontraktet upphör, om inte CSN meddelar annat. 6.16 TYSTNADSPLIKT Leverantören ansvarar för att dennes personal blir informerad om och iakttar den tystnadsplikt som enligt reglerna i sekretesslagen gäller för anställda inom en myndighet. 6.17 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Ändringar och tillägg till kontraktet ska skriftligen vara godkända av båda parter. Byte av i anbudet namngivna företag vars kapacitet åberopas ska skriftligt godkännas av CSN.

19(19) Uppgifter om ägarbyten, namnbyten eller väsentliga förändringar i ledningen hos leverantören ska lämnas vid förändringar under kontraktsperioden. 6.18 ÖVERLÅTELSE AV KONTRAKT Leverantören får inte vare sig helt eller delvis överlåta eller pantsätta sina rättigheter och skyldigheter enligt kontraktet utan CSN:s skriftliga godkännande. Kontraktet kan, vid företagsuppköp under kontraktsperioden, överlåtas till annan. Uppköpande part ska därvid ikläda sig samtliga åtaganden i det uppköpta kontraktet. Sådan överlåtelse ska godkännas skriftligt av CSN i ett särskilt tilläggskontrakt. En förutsättning för godkännande är att leverantörsbytet inte medför andra väsentliga ändringar av kontraktet och att grund för uteslutning enligt 13 kap. 1 eller 2 första stycket LOU inte föreligger samt att den nya leverantören även uppfyller de kvalificeringskrav som har ställts i den ursprungliga upphandlingen enligt 14 kap. 1-5 LOU. Byte av leverantör får även under samma förutsättningar ske till följd av annan företagsomstrukturering, sammanslagning, förvärv eller insolvens. Även i dessa fall ska leverantörsbytet godkännas av CSN. 6.19 FORCE MAJEURE Part är inte ansvarig för dröjsmål eller skada som beror på lagbud, myndighetens åtgärd eller föreläggande, krigshändelse, strejk, lockout, blockad eller annan liknande omständighet eller händelse. Förbehåll i fråga om händelser på arbetsmarknaden gäller även om part själv är föremål eller vidtar sådana konfliktåtgärder. 6.20 TVIST Tvist angående tolkning eller tillämpning av kontraktet ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Tvist som parterna inte kan lösa genom förhandling ska avgöras av allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Kristina Ericsson Avdelningschef