PROTOKOLL 1 (21) 2018-10-10 Personalnämnden Plats och tid Stadshuset, plan 1, sammanträdesrum 104, kl 8.15-12.00 Beslutande Maria Marklund (S), ordförande Johan Söderberg (M), vice ordförande Tomas Andersson (S) Torbjörn Häggmark (V) Annika Nyman (S) Tjänstgörande ersättare Ersättare Jan-Erik Engman (MP) Inga-Lis Karlsson (S) Simon Rilfors (S) Roland Söderström (S) Tjänstemän Isak Nyberg, verksamhetsstrateg, kl 9.00-9.35 Joakim Lundin, personalchef, kl 8.15-12.00 Birgitta Holmström, förhandlingschef, kl 8.15-12.00 Carina Ohlsson, tf chef för Kommunhälsan, kl 8.15-12.00 Anna Norén Engström, sekreterare, kl 8.15-12.00 Matilda Ökvist, praktikant, kl 8.15-12.00 Övriga deltagare Gun-Britt Jansson, Kommunal, kl 8.15-9.35 Anna-Karin Knutsson-Eriksson, SACO, kl 8.15-9.35 Justerare Johan Söderberg Paragrafer 96-114 Underskrifter.. Maria Marklund, ordförande Anna Norén Engström, sekreterare.. Johan Söderberg, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av personalnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2018-10-10 2018-10-10 2018-10-31 Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelsens sekretariat Underskrift. Anna Norén Engström
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 96 Dnr PN 2018-000001 000 Dagordningen godkänns Dagordningen godkänns.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 97 Dnr PN 2018-000002 000 Val av justerare Johan Söderberg (M) utses att justera protokollet.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 98 Dnr PN 2018-000003 020 Föregående protokoll Föreligger följande protokoll: - Personalnämnden 2018-09-05. Protokollet läggs till handlingarna.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 99 Dnr PN 2018-000238 020 Information om GDPR Dataskyddsombudet för personalnämnden informerar om Dataskyddsförordningen (GDPR - General Data Protection Regulation) som reglerar hur vi ska behandla personuppgifter och vad det innebär för Skellefteå kommun som arbetsgivare. Godkänna informationen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 100 Dnr PN 2018-000241 042 Månadsrapport september 2018, personalnämnden Personalnämnden har sammanställt en månadsrapport/ekonomisk prognos för innevarande år till kommunledningskontoret. Utförligare rapporter lämnas vid delårsrapporter samt vid bokslut. Samtliga rapporteringstillfällen innebär att budgetansvariga kontinuerligt arbetar med att identifiera eventuella över- samt underskott och att förvaltningen vid avvikelser kan sätta in nödvändiga åtgärder i tid. Utifrån idag kända förutsättningar pekar nämndens årsprognos mot en total budgetavvikelse (drift) på ca 5 mnkr(överskott). Personalnämndens verksamhets del av ovan prognosticerade överskottverksamhet är ca 3,5 mnkr. En del av detta överskott kommer att avsättas för kommunens personalfest 2020. I personalnämndens verksamhetsbudget för 2018 är det budgeterat 4 mnkr för 80-90-100. Projektet pågår som försök fram till 2019-06-30. Utvärdering ska ske under hösten av kommunens kompetensförsörjningsstrategi och eventuell fortsättning för 80-90-100. Godkänna redovisad månadsrapport, inklusive föreslagen åtgärdsplan. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2018-10-02 Bilaga - Månadsrapport, personalnämnden Beslutet sänds till: Kommunstyrelsen/Budget och bokslut Personalnämndens ekonom
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 101 Dnr PN 2018-000146 027 Motion om betald utbildning för specialistsjuksköterskor (27/18) Håkan Andersson (C) har inkommit med en motion till kommunfullmäktige där Skellefteå kommun föreslås utreda hur utbildningsanställningar med full lön för specialistsjuksköterskor kan införas i Skellefteå, till exempel utifrån vårdförbundets modell, akademisk specialisttjänstgöring (AST) för sjuksköterskor. Motionen har remitterats till personalnämnden för förslag till beslut. Kommunledningskontoret har i detta ärende samrått med de verksamheter inom arbetsgivaren Skellefteå kommun där behovet av specialistsjuksköterskor finns, bl.a. socialkontoret, skolkontoret och Kommunhälsan. Modellen med akademisk specialisttjänstgöring för sjuksköterskor (AST) är känd i dessa verksamheter, men den är inte prövad. Orsaken är att det är balans i behovet av specialistsjuksköterskor i alla verksamheter och på alla orter. Frågan kan komma att aktualiseras i samband med den nya kompetensförsörjningsstrategin. Motionären har kontaktats. Personalnämnden föreslår kommunfullmäktige Motionen avslås. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2018-09-24 Motion (27/18) Beslutet sänds till: Kommunfullmäktige
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 102 Dnr PN 2018-000147 026 Motion om arbetsmiljön för arbetsplatser för planering, inläsning och dokumentation (31/18) Håkan Andersson (C) har inkommit med en motion till kommunfullmäktige där kommunfullmäktige bl.a. föreslås att: - Inventera vilka (temporära) arbetsplatser för planering, inläsning och dokumentation som inte uppfyller rimliga krav på arbetsmiljö. - Åtgärda brister i arbetsmiljö som upptäcks enligt ovan Punkter 1 och 2 i motionen har remitterats till personalnämnden för förslag till beslut. Kommunledningskontoret framlägger att ansvaret för att arbeta med arbetsmiljöfrågor i första hand ligger på arbetsgivaren, men att även medarbetare, skyddsombud och företagshälsovård är aktörer i arbetsmiljöarbetet. Det systematiska arbetsmiljöarbetet i Skellefteå kommun omfattar alla förhållanden på arbetsplatsen, sociala, organisatoriska liksom fysiska förhållanden och ska vara en naturlig del i den dagliga verksamheten. Systematiskt arbetsmiljöarbete är arbetsgivarens arbete med att undersöka och bedöma risker samt att genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Vid den årliga skyddsronden tittar man på samtliga påverkansfaktorer i den sociala, organisatoriska, fysiska och digitala arbetsmiljön. När skyddsrond görs på arbetsplatsen omfattar de lokaler där medarbetare utför samtliga/olika arbetsuppgifter. I och med arbetet och rutinerna för det systematiska arbetsmiljöarbetet får arbetsgivaren en dokumentation som sedan används till att åtgärda brister i arbetsmiljön. Motionären har kontaktats. Personalnämnden föreslår kommunfullmäktige Att motionens punkter 1 och 2 anses besvarade.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2018-09-24 Motion (31/18) Beslutet sänds till: Kommunfullmäktige Nämnden för support och lokaler (för kännedom)
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 103 Dnr PN 2018-000210 028 Motion om att utreda erbjudande till personal som avstår från delar av semestern för att klara bemanningen under sommaren (50/18) Håkan Andersson (C) har inkommit med en motion till kommunfullmäktige, där kommunfullmäktige föreslås ge personalnämnden eller annan nämnd i uppdrag att utreda möjligheten att redan i början av åren gå ut med erbjudande (om extra ersättning) till personal som avstår från delar av sommarsemestern. Motionen har remitterats till personalnämnden för förslag till beslut. Kommunledningskontoret framlägger att sommarbemanningen är en stor utmaning, särskilt på socialkontoret. Inom vissa av socialkontorets verksamheter har personalen erbjudits en extra ersättning förutsatt att de avstått delar av sommarsemestern. Detta har endast skett i de delar av verksamheten där rekryteringsbehoven uppstår. Rekryteringsbehov under sommaren uppstår inte i alla delar av verksamheten. När det uppstår så är det inte i samma verksamhet år efter år utan det slår väldigt olika. Att redan under våren veta var rekryteringsbehov uppstår är inte möjligt. Mot denna bakgrund är det inte kostnadseffektivt att ge detta erbjudande till personalen redan under våren. Motionären har kontaktats. Personalnämnden föreslår kommunfullmäktige Motionen avslås. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2018-09-24 Motion (50/18) Beslutet sänds till: Kommunfullmäktige
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 104 Dnr PN 2018-000211 026 Motion om riktlinjer kring ständig nåbarhet med mera (49/18) Håkan Andersson (C) har inkommit med en motion till kommunfullmäktige, där kommunfullmäktige föreslås att: - Ge personalnämnden i uppdrag att tillsammans med arbetstagarorganisationerna ta fram riktlinjer kring ständig nåbarhet samt regler om hur vikarier kan kallas in utan att bryta dygns- eller veckovila. Motionen har remitterats till personalnämnden för förslag till beslut. Kommunledningskontoret framlägger att det hos arbetsgivaren Skellefteå kommun inte finns något krav på att vara nåbar dygnet runt, eller året om, därför ser man inget behov av riktlinjer för detta. Det är viktigt att chefer är tydliga mot sina medarbetare i denna fråga. Där verksamheten tillåter finns regler för flexibla arbetstider och bra verktyg för distansarbete, vilket arbetsgivaren anser skapa möjligheter till ett modernare arbetsliv. Arbetstiden (inklusive dygns- och veckovila) för verksamheten regleras i lagar och genom kollektivavtal. Motionären är kontaktad Personalnämnden föreslår kommunfullmäktige Att motionen anses vara besvarad. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2018-09-21 Motion (49/18) Beslutet sänds till: Kommunfullmäktige
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 105 Dnr PN 2018-000231 020 Revidering av rekryteringspolicy Enligt planen för översyn ska alla policys ses över minst en gång per mandatperiod. Personalnämnden antog 2013-04-11, 58, nuvarande rekryteringspolicy. Förslaget till reviderad rekryteringspolicy innebär att policyn renodlas och sammanfattas i tre korta stycken. Ord som likabehandling, integrationsstrategi och speglingen av befolkningens sammansättning tas bort och ersätts av inkludering. Rätt kompetens på rätt plats, byts ut mot rätt kompetens utifrån verksamhetens behov. Målen lyfts ut ur policyn för att istället användas i verksamhetsplaner, t.ex. kompetensförsörjningsplaner. Anta rekryteringspolicy att gälla from 2018-11-01 och samtidigt upphör tidigare policy att gälla. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2018-09-24 Bilaga Förslag till ny rekryteringspolicy Personalnämndens protokoll 2013-04-11, 58 Bilaga Gällande rekryteringspolicy Beslutet sänds till: Personalchef Förhandlingschef Informationsenheten för publicering Personalchefsgruppen
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 106 Dnr PN 2018-000191 109 Synpunkter på förslag till program för utvecklingsarbete med frågor avseende nationella minoriteter 2019-2022 Kommunstyrelsens arbetsutskott har remitterat förslag till program för utvecklingsarbete med frågor avseende nationella minoriteter 2019-2022 till kommunens nämnder med önskemål om synpunkter. Programmet har utarbetats i samarbete med företrädare för de nationella minoriteterna. Utvecklingsarbetet har anpassats till att de nationella minoriteterna har olika förutsättningar. Kommunstyrelsen har varit representerad i arbetet. Under arbetets gång har även kontakter skett med aktuella verksamheter inom kommunorganisationen och att Skellefteå kommuns utvecklingsarbete med frågor avseende nationella minoriteter utgår från kommunvisionen. För personalnämndens område så innebär det bla utifrån prioriterade områden och insatser att programmet ska följas upp en gång per mandatperiod och att information om kommunens verksamhet ska finnas tillgänglig på alla minoritetsspråk. Tillstyrka förslaget till program för utvecklingsarbete med frågor avseende nationella minoriteter 2019-2022 under förutsättning att resurser avsätts för utvecklingsarbetet med frågorna. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2018-09-18 Bilaga - Förslag till program för utvecklingsarbete med frågor avseende nationella minoriteter 2019-2022 Beslutet sänds till: Kommunstyrelsens arbetsutskott Kommunledningskontorets utredningsstrateg
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 107 Dnr PN 2018-000232 050 Anskaffning av ett systemstöd för lönekartläggning En lönekartläggning görs varje år för att upptäcka, åtgärda och förhindra osakliga skillnader i lön mellan kvinnor och män. Skellefteå kommun har idag olika och manuell hantering av lönekartläggning, vilket leder till en onödigt stor arbetsinsats och svårigheter att kvalitetssäkra arbetet. Kommunledningskontoret har ett förslag till upphandling av systemstöd gällande lönekartläggning med införande hösten 2018. Införandet ger en effektiv och kvalitetssäkrad hantering. Att digitalisera lönekartläggningsarbetet ligger i linje med personalnämnden mål att under år 2018 digitalisera två HR-processer. Investeringskostnaden är uppskattad till 150 000 kronor, där grundlicensen är cirka 100 000 och konsultkostnad för uppsättning av system är cirka 50 000 kr. Det långsiktiga systemansvaret har kommunledningskontoret/hr Strategi och utveckling. Ingen budget för driftskostnad finns i dagsläget varför kostnaden behöver fördelas på förvaltningarna. 1. Uppdra åt inköpsenheten att upphandla ett systemstöd för lönekartläggning. 2. Inköpet finansieras av personalnämndens konto för digitalisering. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2018-09-24 Beslutet sänds till: Personalchef Förhandlingschef Personalnämndens ekonom Inköpsenheten Personuppgiftsombud för personalnämnden
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 108 Dnr PN 2018-000233 050 Anskaffning av ett systemstöd för inskanning av Microfichekort Skellefteå kommun har sparat anställningsinformation i form av lönelistor i formatet Microfiche (mikrofilmskort) mellan tiden 1983-09-01 och 2002-04-30. Microfichekorten läses med hjälp av en Mikroficheapparat. Support och lokaler som idag är utförare av hanteringen av data redovisar att tekniken är gammal och sårbar. Det är svårt att hitta reservdelar och det går inte att få tag på ny utrustning. Kommunledningskontoret framlägger att behovet av systemstöd gällande inskanning av Microfichekort finns. Med hjälp av systemstödet ska informationen på de gamla korten skannas och metadata skapas genom att varje lönelista blir till en pdf-fil. Detta leder till en minskad sårbarhet och en effektivare handläggning. Kostnaden för överföring till ett nytt system uppskattas till: (Kostnader nedan utgår från en uppskattad volym på 17 000 kort och 3, 4 miljoner bilder) Automatisk inskanning Manuell inskanning Totalt 430 000 kronor 170 000 kronor 600 000 kronor Driftskostnaden beräknas till 72 000 kronor per år. Det långsiktiga systemansvaret har kommunledningskontoret/hr Strategi och utveckling. Ingen budget för driftskostnad finns i dagsläget varför kostnaden behöver fördelas på förvaltningarna. 1. Uppdra åt inköpsenheten att upphandla ett systemstöd för inskanning av Microfichekort. 2. Inköpet finansieras av personalnämndens konto för digitalisering. Beslutsunderlag Support och Lokalers tjänsteskrivelse 2018-09-21 Bilaga Digitalisering av Microfiche Beslutet sänds till: Support och lokaler/inköpsenheten Förhandlingschef, Personalchef Personalnämndens ekonom Personuppgiftsombud för personalnämnden
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 109 Dnr PN 2018-000239 002 Anmälan av delegationsbeslut Delegationsbeslut anmäls enligt särskild förteckning för perioden fram tom 2018-09-30 i följande ärendegrupper: 1.1* Anställningar som kräver viss legitimation, behörighet eller registerutdrag. 3.4 Beslut om tjänstledighet för att starta näringsverksamhet tom 24 månader. 4.9 c Beslut om studiestöd, bristyrke annan förvaltning. 6.1 Beslut om avstängning. 6.3 Beslut om disciplinpåföljd; skriftlig varning. 7.1 Beslut om uppsägning från arbetsgivaren pga arbetsbrist. 7.8 Beslut om överenskommelse om avslut av anställning. 7.10 Beslut om avsked. 9.4 Beslut om avslag på begäran att ta del av allmän handling. 9.7 Beslut om att godkänna Attraktiv arbetsplats. Godkänna redovisningen av delegationsbeslut. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2018-10-01 Förteckning över anmälda delegationsbeslut
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 17 110 Dnr PN 2018-000005 000 Uppdrag från kommunfullmäktige Det har inte inkommit några uppdrag sedan förra sammanträdet. Godkänna informationen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 18 111 Dnr PN 2018-000240 000 Delgivningar oktober 2018 Följande delges: Dnr 2018-213 020 Socialnämnden Ordförandebeslut 2018-09-03 om förebyggande insats mot läkemedelsförluster i läkemedelsrum. Dnr 2018-212 020 Sveriges kommuner och landsting Cirkulär 2018:28 Lag fr o m 1 juli 2018 om Plan för återgång i arbete. Dnr 2018-214 020 Sveriges kommuner och landsting Cirkulär 2018:30 Två domar från Högsta förvaltningsdomstolen om normalt förekommande arbete. Dnr 2018-234 020 Sveriges kommuner och landsting Cirkulär 2018:34 Partsgemensamma förtydliganden angående lovskola Cirkulären finns också att läsa och ladda ner från cirkulärdatabasen på Sveriges Kommuner och Landstings hemsida www.skl.se. Delgivningarna läggs till handlingarna.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 19 112 Dnr PN 2018-000006 020 Chef informerar Personalchef, chef för Kommunhälsan och förhandlingschef informerar om: - Nuläget i respektive verksamhet. - Om förebyggande insatser i läkemedelsrum. - Om pensionsavsättning för förlorad arbetsinkomst som förtroendevald. - Ärenden inför kommande nämnd. - Utredning om Kommunhälsans uppdrag. - Bemanningen på Kommunhälsan. - Ändrad ingång vid beställning av arbetsförmågebedömningar. Godkänna informationen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 20 113 Dnr PN 2018-000007 029 Löne- och förhandlingsärenden Förhandlingschef informerar om aktuellt nuläge i verksamheten samt redovisar delegationsbeslut fram tom 2018-09-30, i ärendegrupper: 6.1 Beslut om avstängning. 6.3 Beslut om disciplinpåföljd; skriftlig varning. 7.1 Beslut om uppsägning från arbetsgivaren pga arbetsbrist. 7.8 Beslut om överenskommelse om avslut av anställning. 7.10 Beslut om avsked. Godkänna informationen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 21 114 Dnr PN 2018-000008 020 Övriga frågor Personalnämndens presidium är anmäld till utbildning i Misskötsel i anställningen och svåra uppsägningar med aktuella rättsfall i Umeå den 29 november 2018. Personalnämndens ordförande har fått förhinder att delta. Utse Annika Nyman (S) som ersättare för Maria Marklund (S) vid deltagandet i utbildningen.