Fordonshantering Riktlinjer för ägda och leasade fordon i kommunen Dokumenttyp Riktlinjer Giltighetstid fr. o. m. t. o. m. 2017-06-01 - Gäller tills vidare Gäller för målgruppen Chefer och medarbetare i kommunen Antagen av Antagande dnr, beslutsparagraf (första beslutsdatum) Kommunstyrelsen KS/2017:767 116 (2017-05-24) Dokumentansvarig i förvaltningen Senast reviderad dnr, beslutsparagraf (beslutsdatum) Kommunchef KS/2017:767 116 (2017-05-24) Kontakt om styrdokumentet Kommunstyrelseförvaltningens stab, telefon 0304-33 40 00 e-post: kommun@orust.se
Innehåll Inledning... 3 Riktlinjernas syfte och målgrupp... 3 Relaterade styrdokument... 3 Riktlinjer... 3 Introduktion och föraransvar... 3 Organisation... 4 Milersättning vid användande av privat bil... 5 Fordonstyper... 5 Fordonens livslängd... 5 Miljökrav... 5 Fordonstvätt och bilvårdslaget... 5 Service och underhåll... 6 Support och bärgning... 6 Fordons- och personsskador... 6 Bilpool... 6 Fordonsutrustning... 6 Inköp av drivmedel... 8 Privata utlägg... 8 Böter... 8 Försäkring... 8 Personuppgifter... 9 Undantag... 9 Förvalta riktlinjerna... 9 Säkerställa styrdokument... 9 Avvikelser och förslag... 9 2
Inledning Riktlinjerna är ett komplement till kommunens Policy för Persontransporter och Fordonshantering, antagen av KS 2005-02-02 31. Riktlinjerna ersätter Hanteringsrutin för kommunens fordon. Riktlinjernas syfte och målgrupp Riktlinjerna syftar till att tydliggöra hanteringen och utgöra ett stöd till chefer och medarbetare för kommunens ägda och leasade fordon med en totalvikt om maximalt 3,5 ton. Målsättningen är att person - och godstransporter sker med god ekonomi och under hänsynstagande till minskad miljöpåverkan samt god och förbättrad arbetsmiljö/säkerhet. Riktlinjerna gäller för alla chefer och medarbetare samt personer med anställningsliknande förhållande. En successiv anpassning av kommunens nuvarande fordonspark kommer att ske i enlighet med dessa riktlinjer. Relaterade styrdokument Körkortskontroll, se SFS 2009:122 Lag om ändring i lagen (1951:649) om straff för vissa trafikbrott Bra arbetsmiljö på väg, Arbetsmiljöverket Riktlinjer Riktlinjer för fordonshantering finns tillgänglig på intranätet. Alla fordon utrustas med en pärm innehållande riktlinjerna och annan viktig information. Driftansvarig tillser att alla fordon utrustas med en pärm vid leverans. Bilansvarig uppdaterar pärmen. Introduktion och föraransvar Chef som tillhandahåller fordon till medarbetare i tjänsten ansvarar för att introducera riktlinjerna vid nyanställning samt informera medarbetare om förändringar. Medarbetare som använder kommunens fordon, som en del i sin tjänsteutövning förbinder sig genom en ansvarsförbindelse att följa riktlinjerna, instruktioner, trafikregler och annan tilllämplig lagstiftning. Medarbetare ska meddela chef om körkortet blir indraget. Chef ska regelbundet kontrollera att medarbetare som använder fordon i tjänsten innehar körkort (SFS 2009:122). Förare bör särskilt tänka på att: respektera hastighetsbestämmelser samt anpassa hastigheten till rådande trafikförhållanden. samtliga i fordonet använder säkerhetsbälte. hålla ett tillräckligt säkerhetsavstånd till framförvarande fordon samt hålla god uppsikt över bakomvarande trafik. ej vara alkohol- och drogpåverkad. Vid användande av medicin skall föreskrifter från ordinerande läkare respektive tillverkande företag följas. undvika att köra uttröttad. planera sin körning avseende vägval och tid och i övrigt vidtaga åtgärder som minskar bränsleförbrukningen och därigenom miljöbelastningen. rapportera skador till Driftsansvarig. Kontrollera fordonet vid början och avslut av varje arbetspass/individuell resa, för upptäckande av skador (plåtskador mm) och övriga fel (indikationer på instrumentpanel mm). Kontrollen noteras i körjournal. Som stöd vid 3
skadebesiktningen finns en skadeskiss i fordonspärmen. Skadeanmälan skall skrivas vid skada av föraren. vårda fordonet. Fordonet skall vara urstädat på löst material mm efter arbetspassets/individuell resas slut. i samband med tankning kontrollera oljenivå och däckstatus (mönsterdjup samt däcktryck). Fordonet bör återlämnas med minst en halv tank bränsle eller motsvarande kvar. för elbilar ska kontakt anslutas till strömkälla efter arbetspassets/individuell resas slut. framföra elbilar extra varsamt där oskyddade trafikanter finns med anledning av elbilens låga ljudnivå. alltid använda cykelhjälm när man cyklar i tjänsten. ej använda mobiltelefon under färd såvida ej handsfreeutrustning användes. Från och med 1 december 2013 tillkom en ny paragraf i trafikförordningen som innebär att aktiviteter som gör föraren ouppmärksam och trafikfarlig ej är tillåten. Trafikfarliga aktiviteter kan till exempel vara att skriva sms eller ägna sig åt sociala medier under bilkörning, men även att söka på GPS-navigatorn då fordonet är i rullning. Kommunens fordon är utrustade med Bluetooth handsfree utrustning. Denna ska användas under körning. Beträffande samtal med privat mobiltelefon under körning, är detta den enskilde förarens ansvar att använda handsfree utrustning. Organisation Sektorchef: Sektorchef beslutar om nyanskaffning av fordon och eventuella undantag från dessa riktlinjer. Budgetansvarig chef: Chef där fordonet är budgeterat beslutar efter förslag från driftansvarig om planerat utbyte och avyttring av fordon samt åtgärder som bidrar till en effektiv och optimal fordonspark. Budgetansvarig chef beslutar även om eventuell extra utrustning till fordon. Fordonsstrateg: Fordonsstrategen föreslår övergripande åtgärder till kommunchefen som syftar till att skapa helhetssyn, effektiv och optimal fordonspark samt bidra till att uppfylla miljö- och klimatstrategin. Driftansvarig: Driftansvarig har ett operativt ansvar och utses av kommunchef efter samråd med sektorchef. Driftansvarig har till uppgift att bland annat beställa och avyttra driftfordon efter samråd med budgetansvarig chef, besluta om nödvändiga reparationer och underhåll samt hålla kontakten med avtalade levantörer av fordonsrelaterade tjänster. Driftansvarig har till uppgift att föreslå åtgärder till fordonsstrateg och budgetansvarig chef som bidrar till en effektiv och optimal fordonspark. För att uppnå det behövs bland annat milutjämning, flytt av fordon, placering av fordon i t.ex. bilpool samt utbildningsinsatser. Där utsedd driftansvarig saknas är det i första hand chef där fordonet är placerat som är driftansvarig för fordonet. Bilansvarig Bilansvarig utses av chef där fordonet är placerat. Bilansvarige verkställer fordonsrelaterade arbetsuppgifter som beslutas av chef och driftansvarig samt tillser att nödvändig information förs vidare till övriga medarbetare. Där utsedd bilansvarig saknas är det i första hand chef där fordonet är placerat som är bilansvarig för fordonet. 4
Fordonsanvändning Kommunens fordon får enbart användas vid tjänsteutövning och av i kommunen anställd personal eller av person med anställningslika förhållanden. Under icke arbetstid skall fordonen vara uppställda på de platser, och nycklar förvaras enligt de instruktioner, som respektive förvaltning/enhet utfärdat (placeringsort). Undantag från denna huvudregel (innebärande t.ex. att fordonet istället uppställs vid den anställdes bostad) kan beviljas av ansvarig chef enligt nedan: Vid arbete utanför fordonets normala placeringsort under hela arbetspasset, om fordonet behövs för arbetets utförande Vid beordrad beredskap i hemmet enligt Skatteverkets regler. Milersättning vid användande av privat bil Vid transport i tjänsten ska kommunens fordon användas i första hand. Vid resor direkt från/till hemmet och kortare resor kan egen privat bil vara lämpligare. Resor med privat bil mot milersättning sker efter överenskommelse med överordnad chef. Fordonstyper Standardtypen av fordon är en personbil mellanklass. Men även följande fordonstyper förekommer i kommunens fordonspark: Personbil med högre markfrigång, 15 cm eller högre. Används i första hand för färd på vägar av sämre skick. Minibussar Hantverkarbilar, lätta lastbilar, skåpbilar Fordonens livslängd Den mest ekonomiskt fördelaktig tidpunkten för byte och avyttring av fordon beror på många olika faktorer. Det kan till exempel vara andrahandmarknaden, fordonets ålder, antal körda mil, fordonets skick med mera. Personfordonen bör bytas vid 6 000-9 000 mil eller vid 3-5 år. Bussar, lätta lastbilar och specialfordon bör bytas vid 15 000-20 000 mil eller vid 5-7 år. Miljökrav Anskaffning av miljö- och fossilfria fordon skall övervägas när så anses lämpligt med hänsyn till infrastruktur. Cyklar och el-cyklar bör vara ett komplement i verksamheten där det finns förutsättningar. Fordonen ska i möjligaste mån köras på ett miljövänligt sätt. Utbildning i ecodrive kan tillhandahållas av arbetsgivaren. Fordonstvätt och bilvårdslaget Fordonen skall alltid se rena och representativa ut. Fordonen ska tvättas ut- och invändigt en gång/månad eller när behov föreligger. Tvätt utföres i första hand av bilvårdslaget. Bilvårdslaget planerar ordinarie fordonstvätt. Miljövänliga bilvårdsprodukter används i godkänd tvätthall. Bilvårdslaget anlitas även för hämtning/lämning av olika tjänster t.ex. hjulbyte, bilbesiktning, service eller reparationer mm. 5
Service och underhåll Service sker i enlighet med leverantörsavtal och efter information från Driftansvarig. Vid nödvändiga reparationer, utöver planerad service, kontaktas Driftansvarig. Baserat på rapportering av mätarställning m.m. meddelar Driftsansvarig när service, besiktning etc av fordonet skall ske. Eventuella ersättningsfordon tillhandahålles efter överenskommelse med driftansvarig. Om bil inte kan erhållas ur kommunens befintliga fordonspark, tillhandahålles ersättningsbil, i normala fall, vid skada via försäkringsbolaget. Support och bärgning Telefonnummer finns i fordonspärmen. Fordons- och personsskador Blankett för skaderapportering förvaras i bilen. Vid inträffad skada skrivs alltid skaderapport av föraren. Om motpart finns är det viktigt att dennes identitet klarläggs (personnummer, registreringsnummer mm). All åverkan på kommunens egendom skall polisanmälas. Även viltolyckor ska polisanmälas. Vid personskada ska alltid polis tillkallas. Vid olyckor och allvarligare tillbud ska alltid ansvarig chef kantakta HR enhetan. Bilpool För att minska behovet av transporter med medarbetarnas privata fordon och minimera antalet fordon som inte utnyttjas effektivt i verksamheten bör gemensam bilpool införas där ekonomiska och organisatoriska förutsättningar uppfylls. Fordonsutrustning Profil och färg Samtliga fordon utrustas enligt den grafiska profilen med kommunens logotype vid leverans. Kommunens fordon ska ha vit färg. Grundutrustning AC eller klimatanläggning Radio Parkeringshjälp minst innefattande backsensorer/back kamera eller motsvarande Antisladdsystem, ESC ABS-bromsar Fjärrstyrt centrallås Bluetooth handsfree Bi-Xenon eller LED-strålkastare eller motsvarande 5 stjärnor i euro-ncap eller motsvarande resultat i annat krocktest Motorvärmare elektrisk och kupévärmare 4 sommardäck samt 4 vinterdäck Stänkskydd till alla fyra hjulhusen Säkerhetspaket inkl första-hjälpen-paket, glashammare, bälteskniv, bogserlina, säkerhetsväst, ficklampa samt en monterad brandsläckare. Skyddsklädsel Instegsskydd på trösklar Hämta-lämna service med lånebil i samband med ordinarie servicetillfälle Nybilsgaranti i minst tre år 6
Kommunens fordon utrustas med vinterdäck av god kvalitet. Kommunen strävar efter att succesivt utrusta fordonen med odubbade däck. Dessa är miljövänligare och skapar inte lika mycket buller som dubbade vinterdäck gör. Fordon med odubbade däck är också lättare tvätta. Utvecklingen av odubbade vinterdäck går snabbt och är idag lika bra som dubbade vinterdäck, utom på ren is. Fordon som används i områden där halkbekämpning är otillräcklig skall dubbade vinterdäck användas. Alkolås Alla fordon utrustas succesivt med alkolås. Alkolås förhindrar start av motor om föraren har alkohol i utandningsluften. Huvudsyftet är att värna om allmänhetens säkerhet med tanke på alla de transporter som dagligen sker i kommunens verksamheter. Vissa yrkeskategorier som kan bli utsatta för hotsitiationer informeras om hur man stänger av alkolås. Detta ska ingå som en del i ordinarie rutin kring hot. Alkolås kalibreras en gång per år. Vid denna tidpunkt tas rapport ut från alkolåset gällande avstängning av alkolås samt tekniskt fel på alkolås. Driftansvarig får meddelande om när tekniskt fel uppstår. Tekniskt fel kan innebär behov av kalibrering. Inga personuppgifter framkommer i rapporten. Rapporten lämnas till driftansvarig. Driftansvarig får om avstängning av alkolås utnyttjats på felaktigt sätt informera chef där fordonet är placerat. ISA-system ISA står för "Intelligent stöd för anpassning av hastighet" och är ett system som hjälper fordonsförare att hålla den lagstadgade hastigheten på en viss vägsträcka. Systemet fungerar genom att den jämför fordonets position och hastighet via GPS med den hastighet som är angiven för den aktuella vägsträckan. Systemet talar om för föraren vilken hastighetsbegränsning som gäller där fordonet befinner sig om man kör för fort. Genom att hålla rätt hastighet flyter trafiken smidigare. Rätt hastighet har också en avgörande betydelse för om en resa eller transport är trygg, säker, miljövänlig och bränsleekonomisk. GPS positionering vid försvunnet fordon Tjänsteman i beredskap kontaktar telematikleverantören för att söka GPS positionering vid misstanke om stulet fordon eller om man befarar att något annat hänt eftersom fordonet saknas. Körjournal Genom upprättande av körjournal kan anställd och arbetsgivare bevisa att arbetsfordon endast används i tjänsten och inte privat. Det är därmed ingen grund för utkrävande av bilförmån och drivmedelsförmån för den anställde. En körjournal är också ett värdefullt uppföljnings- och planeringsinstrument, t.ex. för planering av serviceåtgärder, skaderapportering samt milutjämning. Körjournalen utgör även underlag vid intern kontroll. Fordon utrustad med manuell körjournal Månadsvis rapportering av mätarställning (noterat i kilometer) sker genom manuell körjournal som lämnas första vardagen i efterföljande månad eller på annan tidpunkt som meddelas, till Driftansvarig. Instruktion för ifyllnad av körjournal motsvarar Skatteverkets rekommendationer och bör innehålla följande: 7
Datum, klockslag och mätarställning vid resans start och slut. Namn, skadekontroll, färdväg, aktivitet och antal kilometer. Tankning/andra inköp samt övriga händelser av väsentlig art (besiktning, service mm) antecknas i körjournal. Fordon utrustat med elektronisk körjournal Månadsvis rapportering av mätarställning (noterat i kilometer) sker genom den elektroniska körjournal. Körjournalerna finns tillgängligt i ett digitalt system och kan laddas ner i PDF-format. Körjournalerna sparas och arkiveras digitalt hos leverantör av systemet i 10 år. Den elektroniska körjournalen startar automatiskt vid motorstart och avslutas automatiskt när bilen stängs av. Resans början och slut registreras på adressnivå samt datum och klockslag. Namn, aktivitet, klockslag, tankning/andra inköp samt övriga händelser av väsentlig art (olycka, besiktning, service mm) antecknas i en manuell körjournal. Inköp av drivmedel Drivmedelskort finns till alla fordon. Fordonets registreringsnummer återfinns på kortet. För inköp av drivmedel, parkering, olja, kemisk-tekniska produkter samt tvätt av fordon i den mån bilvårdslaget inte har möjlighet att tvätta fordonet, används drivmedelskort. Driftansvarig ansvarar för att drivmedelskort införskaffas inom ramen för de leverantörer med vilka kommunen har avtal. Kortet får inte användas till annat fordon, annat än vid de tillfällen då ersättningsfordon tillhandahålls (i samband med service, reparationer eller motsvarande). Drivmedelskorten är en värdehandling och skall förvaras säkert och med kod skild från drivmedelskortet. Respektive månads drivmedelskvitton märks med fordonets registreringsnummer och bifogas körjournalen. Varje tankning noteras i körjournalen. Med drivmedelskvitton avses även kvitton för inköp av förbrukningsmaterial (spolarvätska o dyl.) som görs med drivmedelskortet. Se även information på blanketten körjournal. Vid förlust av drivmedelskortet spärras kortet omedelbart av förare som upptäcker förlusten. Nytt drivmedelskort beställs av Driftansvarig. Privata utlägg Privata utlägg är normalt inte nödvändigt. Vid de undantagsfall t.ex. parkering, då föraren gjort privata utlägg regleras detta genom godkänd reseräkning och utbetalning i samband med lönen. Böter Böter eller motsvarande i anledning av felparkering eller trafikförseelse betalas av föraren. Försäkring Fordonen är helförsäkrade, antingen genom vagnskadegaranti och/eller genom separat försäkring (som tecknas centralt). Kommunen förbehåller sig rätten att återkräva eventuella skadekostnader, såsom självrisker med mera. Vid stöld ersätts inte privata ägodelar som förvaras i fordonet (förarens hemförsäkring kan ge ersättning). 8
Personuppgifter Information om de lagrade personuppgifterna ges till de registrerade enligt gällande lagstiftning. Undantag Räddningstjänstens utryckningsfordon omfattas inte av riktlinjerna. Förvalta riktlinjerna Säkerställa styrdokument Dokumentansvarig chef i förvaltningen ansvarar för att verksamheten har en rutin för att styrdokument är aktuella och publiceras på rätt sätt. Dokumentansvarig chef har också ansvar för att medarbetarna är informerade om styrdokumenten. Målgruppen för riktlinjerna ansvarar för att ta del av och efterleva dem. Avvikelser och förslag Den som läser riktlinjerna och upptäcker avvikelser eller har kännedom om sådant som påverkar riktlinjerna såsom förändringar i lagstiftning, avvikelser eller har förslag till förändringar meddela kontaktperson för riktlinjerna. 9