Förfrågningsunderlag - Upphandlarversion 2013-05-02 Upphandlande organisation Region Skåne, Koncerninköp Upphandling Bevakningstjänst för Region Skåne Annika Hjort 1300541 Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen 3. Kravspecifikation A- Malmö/Lund 3.1. Områdets omfattning Område Malmö/Lund omfattas av: Stationärbevakning med rondering mm på sjukhusområdet i Lund och sjukhusområdet i Malmö. Stationär bevakning på kväll- och helgmottagningen Granen i Malmö Ronderande bevakning av Regionhuset i Dockan, Malmö Ronderande bevakning av Annetorpsområdet i Lund Ronderande bevakning av Landsdomaren på Baravägen i Lund Larmryck är aktuellt för flertalet av Region Skånes verksamheter i Malmö och Lunds kommun. För karta över sjukhusområdet i Lund, se Bilaga X. För karta över sjukhusområdet i Malmö, se Bilaga X. Aktuella adresser för larmryck i detta område se bilaga X, flik, Malmö-Lund. Triangeln Under hösten 2013 kommer en ny verksamhet inom blodtappning att startas upp på Triangeln i Malmö. Vilken bevakning som kommer att behövas är ännu inte klarlagt. Rondering kan bli aktuellt. Leverantören ska kunna utföra ovanstående bevakning. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) 3.2. Sjukhusområdena i Malmö och Lund 3.2.1. Stationär bevakning av sjukhusområdena i Malmö och Lund Utskrivet: 2013-05-02 15:17 Sida 1 av 11
Stationär bevakning ska utföras av väktare på sjukhusområdet i Malmö och sjukhusområdet i Lund dygnet runt, årets alla dagar enligt Beställarens instruktioner. Under dagtid, helgfri måndag-fredag ska uppdraget utföras av samma väktare på respektive sjukhusområde. Den stationära väktaren ska vara en förlängning av operativa arbetsinsatser på uppdrag av Beställaren. Den stationära väktaren ska även vara en resurs till Beställaren i uppföljning av inträffade händelser. Den stationära väktaren ska ha en arbetsledarfunktion gentemot övrig bevakningspersonal från Leverantörens på sjukhusområdet. Arbetsuppgifterna för den stationära väktaren kan variera över tid. Beställaren avgör vilka uppgifter som den stationära väktaren ska utföra. Om Beställaren önskar ändra den stationära bevakningen från väktare till ordningsvakt ska Leverantören gå med på detta. Pris ska lämnas även för detta i punkt 3.10. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) 3.2.2. Ordningsvakt vid Akutmottagningen i Malmö Stationär bevakning ska utföras av ordningsvakt på Akutmottagningen i Malmö sön-fre mellan 15:00-05:00 samt fre-sön mellan 15:00-07:00 enligt Beställarens instruktioner. Det stationära uppdraget innebär att ordningsvakten bland annat arbetar med patienter som kommer som vårdsökande till Akutmottagnningen i Malmö, anhöriga samt övriga besökare. Kontaktytan för ordningsvakten är personalen tillhörande Akutmottagningen samt polis. Ordningsvakt ska kunna kallas till väktaruppdrag inom sjukhusområdet om Beställaren så önskar. Arbetsuppgifterna kan variera över tid. Beställaren avgör vilka uppgifter som denne ska utföra. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) 3.2.3. Stationär väktare vid Trygghetscentralerna i Lund och Malmö Stationär väktare ska finnas vid Trygghetscentralerna på sjukhusområdet i Malmö och sjukhusområdet i Lund dygnet runt, årets alla dagar och utföra uppgifter enligt Beställarens instruktioner. Trygghetscentralen ska vara en resurs i allt service-, säkerhets- och bevakningsarbete som bedrivs inom sjukhusområdet, samtidigt som det är en ytterst viktig informationscentral för många besökare och anställda. Det personliga bemötandet är oerhört viktigt då det för många besökare är den första kontakten med sjukvården. Arbetsuppgifterna kan variera över tid. Beställaren avgör vilka uppgifter som den stationära väktaren ska utföra. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska krav? (/ svar) Utskrivet: 2013-05-02 15:17 Sida 2 av 11
3.2.4. Flygservice vid helikopterflygplats i Lund Vid sjukhusområdet i Lund finns en certifierad helikopterflygplats belägen på taket av sjukhusets huvudbyggnad. Ansvarig för verksamheten är den verksamhetsansvariga/flygplatschefen. Flygplatsens verksamhet regleras i huvudsak av Transportstyrelsens författningssamling och Lag om skydd mot olyckor. Flygplatsens verksamhetshandbok och säkerhetsledningssystem beskriver hur verksamheten ska bedrivas för att uppnå gällande lagar och krav och redovisar de rutiner och instruktioner som används i den dagliga driften. Väktare ska vid Helikopterflygplatsen vid Skånes universitetssjukhus utföra uppdraget som flygservice. Flygplatsens verksamhetshandbok och dess bilagor ska följas. Flygsäkerheten ska alltid ha högsta prioritet. Arbetsuppgifter som ska utföras: Bemanna flygplatsen vid start och landning enligt instruktion Ansvara för att ordnings- och säkerhetsföreskrifter följs Agera räddningstjänst vid haveri eller annat nödläge enligt instruktion Utföra tillsyn/egenkontroll av flygplatsen enligt instruktion Hantera fel och avvikelser enligt instruktion Dokumentera enligt instruktion Delta vid godkända tillfälliga vistelser på flygplatsen, t.ex. entreprenörer, studiebesök Vara flygplatschefen behjälplig i ärenden av skiftande karaktär som rör flygplatsen. En flygserviceman ska utses att vara flygservicegruppledare, vilket innefattar att vara flygplatschefens och den operativt ansvariges primära kontaktväg gentemot flygservice och vidare att ha en sammanhållande och stödjande roll för alla flygservicemän. Det ska alltid vara en väktare i tjänst med placering på objektet som är behörig flygserviceman. Helikopter kan komma när som helst, dygnet runt, årets alla dagar. Inställelsetiden för öppnande av flygplats från det att larm inkommit ska uppgå till max 15 minuter. Flygserviceman ska, för att vara behörig, ha genomgått grundutbildning (8 timmar) och därefter delta vid en repetitionsutbildning (4timmar) varje år. Grundutbildning och repetitionsutbildning arrangeras kostnadsfritt av Beställaren 1 gång per år. De kostnader som det medför att delta i utbildningen ska ej belasta Beställaren. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska krav? (/ svar) Beskriv hur ni hanterar en landning inom 15 minuter samtidigt som en akut situation uppstår på objektet t.ex. pågående hot och våld. (Fritextsvar) 3.2.5. Passerkortsadministration och fotografering i Malmö Passerkortsadministration och fotografering ska finnas på sjukhusområdet i Malmö. Funktionen ska vara bemannad vardag, dagtid av väktare. Uppdraget ska, så långt som möjligt, utföras av samma väktare. Öppettiderna är i dagsläget 8:00-16:30 men kan förändras under avtalsperioden. Utskrivet: 2013-05-02 15:17 Sida 3 av 11
Arbetsuppgifter som ska utföras: Sjukhusövergripande administration av passersystemen. Fotografering, tillverkning och utlämnande av passerkort sker löpande till anställda samt tillfälliga passerkort till entreprenörer. Fotografering till godkänt id-kort/legitimation till anställda. Programmera låsningstider på entrédörrar Utföra sedvanliga väktaruppgifter Övrigt förekommande arbetsuppgifter/ ärenden av skiftande karaktär Arbetsuppgifterna kan variera över tid. Beställaren avgör vilka uppgifter som ska utföras. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska krav? (/ svar) 3.2.6. Receptionisttjänst i Lund/ Passerkortsadminstration Leverantören ska bemanna receptionen i Centralblocket samt receptionen i Sjukhusadministrationen/Seminariet med väktare. Båda receptionerna ska fungera som informationscentraler för patienter, besökare och medarbetare, därutöver tillhandahålls en rad administrativa uppgifter, se nedan. Det personliga bemötandet är oerhört viktigt då det för många besökare är en av de första kontakterna som äger rum med sjukvården. Centralblocket: Öppettider: Måndag Torsdag kl 07.30 16.30, Fredag kl 07.30 16.00 Måndag Fredag 07:30-16:00 bemannas denna reception av två personer. Måndag Torsdag mellan 16:00-16:30 bemannas denna reception endast av en person. Arbetsuppgifter som ska utföras i Centralblockets reception: Fotografering, tillverkning och utlämnande av passerkort sker löpande till anställda samt tillfälliga passerkort till entreprenörer. Fotografering till godkänt id-kort/legitimation till anställda. Övrigt förekommande arbetsuppgifter/ ärenden av skiftande karaktär Arbetsuppgifterna kan variera över tid. Beställaren avgör vilka uppgifter som ska utföras. Seminariet: Öppettider: Måndag torsdag kl 07.45 16.15, Fredag kl 07.45 15.45 Denna reception bemannas av en person. Seminariet ska ha reducerat öppethållande på sommaren. Mellan 25/6-19/8 ska det endast vara öppet mellan 09:00-12:00. Arbetsuppgifter som ska utföras i Seminariets reception: Sjukhusövergripande administration av passersystemen. Programmera låsningstider på entrédörrar Övrigt förekommande arbetsuppgifter/ ärenden av skiftande karaktär Arbetsuppgifterna kan variera över tid. Beställaren avgör vilka uppgifter som ska utföras. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) Utskrivet: 2013-05-02 15:17 Sida 4 av 11
3.2.7. Katastrofsituation i Lund och Malmö Vid katastrof eller annan stor händelse som påverkar sjukvården, ska Leverantören vid behov bemanna båda sjukhusorådena enligt nedan: Inom 30 minuter ska 4 väktare vara på plats. Efter ytterligare 30 minuter ska ytterligare 4 väktare vara på plats. Personal som kallas in som förstärkning ska vara väl bekanta med objektet. Katastrofsituation i Lund och Malmö ska kunna hanteras samtidigt (dvs 16 väktare på plats inom 60 minuter). Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) Anbudsgivaren ska beskriva hur denne kommer att säkerställa att efterfrågad bemanning kan uppnås. (Fritextsvar) 3.2.8. Transport av sjukvårdsgrupp För uttransport av sjukvårdsgrupp till skadeplats ska Leverantören ställa minst en rymlig personbil med förare till förfogande inom 15 minuter. Sjukvårdsgruppen består av 3-4 personer, utrustningen utgörs av 3 stora ryggsäckar och 4 stora koffertar i plåt eller liknande emballage. Föraren ska vara behjälpliga vid packning av sjukvårdsgruppens utrustning i bilen. Föraren ska transportera sjukvårdsgruppen och utrustning till den skadeplats som anges av sjukvårdsgruppen. Vid skadeplats i svårframkomlig terräng transporteras sjukvårdsgruppen till s.k. brytpunkt. Ansvar för kommunikation med SOS AB och Räddningstjänst åvilar sjukvårdsgruppen. Efter att sjukvårdsgruppen avlämnats vid brytpunkt upphör uppdraget såvida inte annat begärts såsom transport av ytterligare sjukvårdsgrupp, återtransport eller liknande. Uppdraget ska debiteras med avtalad ersättning för en utryckning. Tid därutöver ska debiteras enligt avtalad timersättning. Milersättning tillkommer. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) Anbudsgivaren ska beskriva hur denne kommer att säkerställa att efterfrågad bemanning kan uppnås. (Fritextsvar) 3.2.9. Förstärkning på akuten i Malmö Vid överfallslarm på akuten ska 4 väktare vara på plats inom 15 minuter. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) 3.2.10. Ytterligare väktarinsats på sjukhusområdena i Malmö och Lund Vid behov av ytterligare väktarinsats på sjukhusområdena gäller en inställelsetid på maximalt 15 minuter. Leverantören ska kunna leverera detta. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) Utskrivet: 2013-05-02 15:17 Sida 5 av 11
3.2.11. Flertalet larm samtidigt Två larm som inträffar på samma gång ska kunna hanteras samtidigt av Leverantören inom gällande inställelsetider. Anbudsgivaren ska beskriva hur två överfallslarm som utlöses samtidigt kommer att hanteras. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) Anbudsgivarens beskrivning av hur två överfallslarm som inträffar på samma gång kommer att hanteras. (Fritextsvar) 3.2.12. Bemanning Bemanningen av de olika funktionerna på sjukhusområdet ska dokumenteras med namngiven tjänstgörande väktare. Arbetspasset arbetsuppgifter ska dokumenteras med klockslag. Anbudsgivaren ska säkerställa att överlämningen mellan de olika skiften fungerar. Beställaren ska kunna erhålla information historiskt. Den stationära personalen ska inte ha som arbetsuppgift att ringa in vikarier. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) 3.2.13. Dataprogram Leverantörens stationära personal ska ha datorvana och ska med enkelhet kunna sätta sig in i olika typer av dataprogram. Anbudsgivaren ska ange vilka program som den stationära personalen kan hantera. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) Anbudsgivaren ska ange vilka system som den stationära personalen kan hantera. (Fritextsvar) 3.2.14. Larmväska En larmväska med inbrottslarm och överfallslarm ska utan kostnad vara placerad på respektive sjukhusområde med rätt för Beställaren att använda utan extra kostnad. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) 3.2.15. Förvaring av föremål Anbudsgivaren ska utföra förvaring av föremål enligt RPSFS 2006:6 (FAP 579-2). Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) Utskrivet: 2013-05-02 15:17 Sida 6 av 11
3.3. Vårdcentralen Granen 3.3.1. Kväll- och helgmottagning Kväll- och helgmottagningen på Vårdcentralen Granen ska bemannas med stationär väktare under öppettider. I dagsläget är öppettiderna: Mån-fre 16:30-23:00 Lör, sön och helgdag 09:30 23:00 Förändring av öppettider kan ske under avtalsperioden. Leverantören ska anpassa sig enligt Beställarens önskemål. Leverantören ska kunna utföra larmryck dygnet runt, året runt till kväll- och helgmottagningen. För larm utlösta på kväll- och helgmottagningen ska en inställsletid på maximalt 30 minuter gälla. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) 3.4. Regionhuset i Dockan 3.4.1. Regionhuset i Dockan Väktare ska rondera Regionhuset i Malmö dagligen enligt Beställarens önskemål. För specificerat tidsschema, se Bilaga X. Leverantören ska kunna utföra larmryck dygnet runt, året runt till Regionhuset i Dockan. För larm utlösta på Regionhuset i Dockan ska en inställsletid på maximalt 30 minuter gälla. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) 3.5. Annetorp 3.5.1. Annetorp Väktare ska rondera Annetorpsområdet dagligen enligt Beställarens önskemål. För specificerat tidsschema, se Bilaga X. Leverantören ska kunna utföra larmryck dygnet runt, året runt till Annetorpsområdet. För larm utlösta på Annetorpsområdet ska en inställsletid på maximalt 30 minuter gälla. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) 3.6. Landsdomaren 3.6.1. Rondering Väktare ska rondera Landsdomaren dagligen enligt Beställarens önskemål. Utskrivet: 2013-05-02 15:17 Sida 7 av 11
För specificerat tidsschema, se Bilaga X. Leverantören ska kunna utföra larmryck dygnet runt, året runt till Landsdomaren. För larm utlösta på Landsdomaren ska en inställsletid på maximalt 15 minuter gälla. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) 3.6.2. Receptionisttjänst Leverantören ska bemanna receptionen på Landsdomaren med väktare. Receptionen ska fungera som informationscentraler för patienter, besökare och medarbetare, därutöver tillhandahålls en rad administrativa uppgifter. Det personliga bemötandet är oerhört viktigt då det för många besökare är en av de första kontakterna som äger rum med sjukvården. Öppettider: Måndag Fredag kl 07-21. Arbetsuppgifterna kan variera över tid. Beställaren avgör vilka uppgifter som ska utföras. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) 3.7. Övriga enheter aktuella för larmryck Följande adresser är aktuella för larmryck se bilaga X, flik Malmö-Lund. Inställelsetiden ska inte överstiga 30 minuter. Anbudsgivaren ska beskriva hur inställelsetiden för område Malmö/Lund kommer att säkerställas. Accepterar anbudsgivaren ovanstående ska-krav? (/ svar) Anbudsgivarens beskrivning av hur inställelsetiden för område Malmö/Lund kommer att säkerställas. (Fritextsvar) 3.8. Anbudsgivarens leveranssäkerhet Anbudsgivaren ska redovisa var företagets personal kommer att utgå ifrån i det geografiska området. Anbudsgivaren ska ange sin verksamhet i det geografiska området. Med verksamhet avses antal bilar, heltidsanställda, deltidsanställda (ange %-tjänstgöring) och timanställda. Anbudsgivaren ska ange antalet utryckningsbilar som minst finns tillgängliga under dygnet. Följande orter kommer leverantörens personal att utgå ifrån: (Fritextsvar) Anbudsgivaren ska ange sin kapacitet i de geografiska områden som är aktuella för anbudet. Med kapacitet avses antal bilar, heltidsanställda, deltidsanställda (ange %-tjänstgöring), timanställda. (Fritextsvar) Utskrivet: 2013-05-02 15:17 Sida 8 av 11
Hur många bilar har anbudsgivaren som lägst tillgängliga under dygnet. (Fasta svarsalternativ) 100 Det finns minst 16 st utryckningsbilar tillgängliga i det geografiska området under dygnet 67 Det finns minst 11-15 st utryckningsbilar tillgängliga i det geografiska området under dygnet 33 Det finns minst 6-10 st utryckningsbilar tillgängliga i det geografiska området under dygnet 0 Det finns minst 1-5 st utryckningsbilar tillgängliga i det geografiska området under dygnet % 33,33 3.9. Anbudsgivarens referenser Anbudsgivaren ska lämna tre referenser där denne utfört liknande tjänster. Om anbudsgivaren utfört uppdrag till Region Skåne ska minst två av referenserna vara från Region Skåne. Region Skåne kommer att kontakta två av de angivna referenserna och be referenten fylla i Bilaga X, Referensblankett. Referensblanketten består av fyra frågor och varje delfråga bedöms i en betygsskala 0,1, 2 eller 3 poäng (dålig, bra, mycket bra och utmärkt). Maximal poäng är 12. Anbudsgivare måste minst tilldelas betyg bra på samtliga kriterier av referenterna för att kunna bli aktuell som leverantör. En medelpoäng av de två referensernas poäng enligt bilaga X, Referensblankett kommer att användas vid utvärderingen. T ex: Anbudsgivare 1 tilldelas totalt 8 poäng av Referens A och totalt 4 poäng av referens B, 8+4 =12, 12/2 = 6 Medelpoängen kommer att anges nedan. Vilken medelpoäng får anbudsgivaren? (Fasta svarsalternativ) % 33,33 100 12 poäng 92 11poäng 83 10 poäng 75 9 poäng 67 8 poäng 58 7 poäng 50 6 poäng 42 5 poäng 33 4 poäng 25 3 poäng 17 2 poäng 8 1 poäng 0 0 poäng 3.10. Pris Anbudsgivaren ska fylla i sina priser nedan. Anbudsgivaren ska fylla i sina priser nedan. (Prismatris) % 100,00 Utskrivet: 2013-05-02 15:17 Sida 9 av 11
Specifikation Kvantitet Enhet Anbudsgivarens abonnemangskostnad per larmat objekt och år. 110,00 st Anbudsgivarens pris för larmutryckning à 60min som inkluderar inställelsetid och åtgärdstid. 300,00 st Anbudsgivarens pris för efterföljande åtgärdstid à 30 minuter. 75,00 st Anbudsgivarens pris för skyddstäckning per kvadratmeter. 30,00 kvm Anbudsgivarens timpris för väktare med 1 timmes inställelestid, pris för timme 2-7. 50,00 st Anbudsgivarens timpris för väktare med 8 timmars inställelestid, pris för timme 8-23. 50,00 st Anbudsgivarens timpris för väktare med 24 timmars inställelestid, pris för timme 24 och framåt. 50,00 st Anbudsgivarens timpris för ordningsvakt med 1 timmes inställelestid, pris för timme 2-7. 30,00 st Anbudsgivarens timpris för ordningsvakt med 8 timmars inställelestid, pris för timme 8-23. 30,00 st Anbudsgivarens timpris för ordningsvakt med 24 timmars inställelestid, pris för timme 24 och framåt. 30,00 st Anbudsgivarens timpris för personskyddsvakt. 10,00 st Anbudsgivarens pris per dygn för mobil larmanläggning 20,00 st Anbudsgivarens pris per månad för stationär ordningsvakt på akuten, SUS Malmö Anbudsgivarens pris per månad för bemanning av passerkortsadministration och fotografering, sjukhusområdet i Malmö Anbudsgivarens pris per månad för väktarbemanning av kvälloch helgmottagningen Granen Anbudsgivarens pris per månad för rondering av Regionhuset i Dockan. Anbudsgivarens pris per månad för rondering av Annetorpsområdet. Anbudsgivarens pris per månad för väktarrondering av Landsdomaren i Lund. Anbudsgivarens pris för bemanning vid katastrofsituation per sjukhusområde. 2,00 st Anbudsgivarens timpris för ytterligare väktarinsats med 15 minuters inställelsetid. 1,00 st Anbudsgivarens pris per månad för stationär väktare, sjukhusområdet i Lund Anbudsgivarens pris per månad för stationär väktare, sjukhusområdet i Malmö Anbudsgivarens pris per månad för stationär ordningsvakt, sjukhusområdet i Lund Anbudsgivarens pris per månad för stationär ordningsvakt, sjukhusområdet i Malmö Utskrivet: 2013-05-02 15:17 Sida 10 av 11
Anbudsgivarens pris per månad för väktare i trygghetscentralen, sjukhusområdet i Lund Anbudsgivarens pris per månad för väktare i trygghetscentralen, sjukhusområdet i Malmö Anbudsgivarens pris per månad för receptionstjänsten på Centralblocket på sjukhusområdet i Lund Anbudsgivarens pris per månad för receptionstjänsten på Seminariet på sjukhusområdet i Lund Anbudsgivarens pris för transport av sjukvårdsgrupp 4,00 st Anbudsgivarens pris per månad för receptionisttjänst på Landsdomaren i Lund. Utskrivet: 2013-05-02 15:17 Sida 11 av 11