Grundläggande granskning av samarbetsnämnd för löneservice Rapport Burlövs kommun Antal sidor 7
Innehållsförteckning 1. Inledning/bakgrund 2 1.1 Syfte 2 1.2 Revisionskriterier 2 1.3 Ansvariga 3 1.4 Metod 3 2. Resultat av granskningen 3 2.1 Minnesanteckningar från intervju 2018-01-16 3 2.2 Slutsats och rekommendationer 7 1
1. Inledning/bakgrund KPMG har av Burlövs kommuns revisorer fått i uppdrag att genomföra en grundläggande granskning av samarbetsnämnd 3 för vissa kommungemensamma stöd- och servicetjänster. Uppdraget ingår i revisionsplanen för 2017. Burlövs kommun, Kävlinge kommun och Staffanstorps kommun har avtalat om att fr.o.m. den 1 september 2012 inrätta en gemensam samarbetsnämnd, även benämnd samarbetsnämnd 3 för vissa kommuninterna stöd- och servicetjänster. Burlövs kommun är värdkommun och samarbetsnämnden utgör en del av kommunens politiska organisation. Samarbetsnämndens uppgift är att svara för drift och skötsel av de olika kommuninterna stöd- och servicefunktioner, i form av t.ex. ekonomi- och löneadministrationsstöd, som samarbetskommunerna önskar bedriva gemensamt. 1.1 Syfte Burlöv kommuns revisorer har beslutat att genomföra en grundläggande granskning av nämndens styrning, uppföljning och intern kontroll. Centrala kontrollfrågor är följande: Finns en tydlig styrning av nämndens verksamhet och ekonomi? Finns en ändamålsenlig uppföljning och rapportering av verksamhet och ekonomi? Finns ett ändamålsenligt system för att säkerställa en god intern kontroll? 1.2 Revisionskriterier I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen (2017:725) Enligt kommunallagens 6 kap. 6 skall nämnderna var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de bestämmelser i lag eller annan författning som gäller för verksamheten. Nämnderna ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Reglemente för gemensam samarbetsnämnd 3 för vissa kommungemensamma stöd- och servicetjänster Nämndens verksamhet tar sin utgångspunkt i Reglemente för gemensam samarbetsnämnd 3 för vissa kommungemensamma stöd- och servicetjänster 1, som trädde i kraft 2012-09-01 i samband med inrättandet av samarbetsnämnden samt löneserviceenheten. Enligt reglementet ansvarar nämnden bl.a. för att det genomförs uppföljning, utvärdering, intern kontroll och kvalitetsarbete samt för att fastställa en egen delegationsordning. 1 Antaget av Burlövs KF 2012-08-18 77, av Kävlinge KF 2012-06-11 50 och av Staffanstorps KF 2012-06-11 105. 2
1.3 Ansvariga 1.4 Metod Granskningen avser samarbetsnämnd 3 för vissa kommuninterna stöd- och servicetjänster. Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudier av relevanta mål, styr- och policydokument samt strategier, handlingsplaner och riktlinjer inom området. Intervjuer med lönechef på löneserviceenheten Burlöv-Kävlinge-Staffanstorp. Rapporten är sakgranskad av samtliga intervjuade. 2. Resultat av granskningen 2.1 Minnesanteckningar från intervju 2018-01-16 Mål och ekonomistyrning 1. Har nämnden tillräckliga och aktuella styrdokument för sin verksamhet (reglementen, delegationsordningar, intern kontrollplan)? Reglementet utgör den formella styrningen av nämndens verksamhet. I enlighet med reglementet finns en intern kontrollplan framtagen för 2017 2. Planen är dock inte beslutad av nämnden. Vidare har nämnden inte beslutat om en egen delegationsordning. Istället hänvisar intervjuade till KS delegationsordning, där lönechefen enligt uppgift är likställd med avdelningschef. Kommunstyrelsens delegationsordning är enligt uppgift tillämpbar avseende personalärenden, eftersom kommunstyrelsen är anställningsmyndighet för samarbetsnämndens personal och huvuddelen av de ekonomiska ärendena, eftersom verksamhetens budget ligger under kommunstyrelsen. Utöver reglementet har samarbetsnämnden tagit fram ett dokument som tydliggör vilka uppgifter som ingick i grunduppdraget då samarbetet inleddes samt de tilläggsuppdrag som tillkommit från respektive kommun 2 Upprättandet av en intern kontrollplan har skett i linje med rekommendationerna i den tidigare revisionsrapporten Granskning av löneutbetalningsprocessen, daterad 2014-03-28. 3
I intervju med lönechefen framgår att merparten av nämndens processer inte är formellt dokumenterade. I revisionsrapporten Granskning av löneutbetalningsprocessen från 2014 framkommer att en uppdatering av dokumentationen kring löneprocessen inte har gjorts sedan inrättandet av samarbetsnämnden och löneserviceenheten. Granskningen utmynnade i rekommendationen att uppdatering av den dokumenterade löneprocessbeskrivningen bör göras snarast. Enligt uppgift har detta ännu inte åtgärdats. Däremot är intentionen att under 2018 påbörja ett utvecklingsarbete gällande dokumentation av nämndens samtliga processer. Detta med stöd av en extra resurs från Resurs Burlöv. I enlighet med reglementet bör nämnden besluta om en egen delegationsordning. Vi bedömer att roll- och ansvarsfördelningen skulle tydliggöras genom sådant beslut. Vidare bör nämnden tillse att samtliga centrala processer dokumenteras. 2. Finns en ändamålsenlig styrning och ledning av verksamheten? Enligt uppgift har nämnden inte upprättat en dokumenterad verksamhetsplan. Däremot finns i budget 2017 3 nämndmål som antogs redan 2012 då samarbetet inleddes. Under målområdet service och kvalitet har nämnden brutit ned ett av de kommunövergripande målen till fyra nämndspecifika mål som har bäring på hög servicenivå, hög kompetens, minskad sårbarhet och hög kostnadseffektivitet. Dock saknas indikatorer för bedömning av måluppfyllelse kopplade till respektive nämndmål. Vi gör bedömningen att det finns en styrning och ledning av verksamheten genom de framtagna nämndspecifika målen, med koppling till de kommunövergripande målen. Vi bedömer dock att styrningen och ledningen kan stärkas genom utarbetandet av indikatorer för bedömning av måluppfyllelse. 3. Är rapportering och uppföljning av verksamhetens resultat tillräcklig? Vilken måluppfyllelse nås? Nämndens måluppfyllelse mäts på årsbasis i samband med årsbokslut. Vid granskningstillfället är sammanställningen över måluppfyllelse för 2017 inte färdigställd, men enligt uppgift framgår inga större avvikelser. Enligt uppgift genomfördes ingen dokumenterad uppföljning av måluppfyllelse för 2016. Däremot genomfördes och dokumenterades en uppföljnings av nämndmålen för 2015. Vi gör bedömningen att nämnden bör utveckla sin uppföljning av verksamheten genom en årlig dokumenterad uppföljning av måluppfyllelse. 3 Beslutad av LSN 2016-04-15 6 (dnr: LSN/2016:3) 4
4. Är uppföljning och rapportering av verksamhetens ekonomi tillräcklig och tillförlitlig? Ekonomisk uppföljning genomförs i samband med delårs- och årsbokslut. I uppföljningsrapport 3 4 för löneserviceenheten går det att utläsa att helårsprognosen för budgetåret 2017 påvisar en negativ budgetavvikelse på 176 tkr, som förklaras genom högre kostnader än beräknat för personal samt datorer och skrivare. Utöver de tre dokumenterade ekonomiska uppföljningarna per år har lönechefen ett prognosmöte med en ekonom cirka varannan månad. Mot bakgrund av ovanstående gör vi bedömningen att uppföljning och rapportering av verksamhetens ekonomi i allt väsentligt är tillräcklig. Riskanalys och intern kontroll 1. Hur är nämndens interna kontrollarbete utformat? I samarbetsnämndens interna kontrollplan för 2017 framgår vilka processer/rutiner som ska granskas, kontrollmoment, metod, kontrollansvar, frekvens samt till vem rapportering sker. Planen för 2017 består av fem kontrollmoment. Inom löneenheten ansvarar personalspecialist, lönechefen, löneadministratörerna och personalchefer för olika kontrollmoment i det interna kontrollarbetet. Kontrollmomenten utförs med en varierande frekvens, från en gång per år till en gång per månad. Enligt uppgift har den interna kontrollplanen inte uppdaterats sedan 2015. Av protokollgranskningen framgår att internkontrollplanen för 2017 inte är antagen av nämnden. Det samma gäller uppföljningen av den interna kontrollen för 2016. Däremot kan vi konstatera att intern kontrollplanen för 2016 antogs av nämnden och uppföljningen av den interna kontrollen 2015 rapporterades till nämnden. 2. Har det inom nämnden upprättats en riskanalys och bedömning av de väsentligaste riskerna inom verksamheten? Enligt uppgift genomförs inte en risk- och väsentlighetsanalys inför upprättande av samarbetsnämndens interna kontrollplan 5. Enligt uppgift har dock löneserviceverksamheten, som förvaltningsorganisatoriskt ligger inom kommunledningskontoret, ingått i den risk- och väsentlighetsanalys som görs inför det att kommunstyrelsen fastställer internkontrollplan för den egna verksamheten samt kommungemensamma moment. 4 Rapporterades till LSN 2017-11-08 10 (dnr: LSN/2017:5) 5 En rekommendation avseende framtagande risk- och väsentlighetsanalys lyftes redan i den tidigare revisionsrapporten Granskning av löneutbetalningsprocessen, daterad 2014-03-28. 5
3. Bedriver nämnden ett tillfredsställande internt kontrollarbete inklusive risk- och väsentlighetsbedömning? Vår bedömning är att det finns utvecklingspotential avseende nämndens interna kontrollarbete. Nämndens interna kontroll bör grunda sig i en dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys. Vidare bör den interna kontrollplanen uppdateras mellan åren utifrån genomförd risk- och väsentlighetsanalys samt resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen föregående år. Slutligen bör genomförd riskoch väsentlighetanalys, intern kontrollplan samt uppföljning av intern kontroll årligen rapporteras till och antas av nämnden. I intervju med lönechefen framkommer att löneserviceenheten upplever problem med att medarbetare inom kommunen avslutar sin anställning men att uppsägningen formellt inte inkommer till löneserviceenheten, vilket leder till att lön fortsätter att utbetalas till medarbetaren. Vi gör bedömningen att samarbetsnämnden bör överväga att utvärdera risken för utbetalning av lön till avslutad medarbetare i en risk- och väsentlighetsanalys och använda resultatet som underlag i framtagandet av framtida internkontrollplaner. Samverkan 1. Hur sker och fungerar samverkan mellan nämnden och kommunerna? I intervju framkommer att lönechefen generellt upplever att det finns en fungerande samverkan. Däremot pågår ett arbete kring lönechefens deltagande i APT i samtliga samarbetskommuner. Beträffande likformighet i bl.a. blanketter och uppbyggnad av HR-systemet har utvecklingsarbete bedrivits. Lönechefen bedömer att detta har förbättrats, men att utvecklingsområden kvarstår. Kontakten med kommunerna sker på alla nivåer inom löneserviceenheten. Det finns en huvudansvarig systemförvaltare för varje kommun, men i övrigt arbetar samtliga medarbetare mot varje kommun i olika sorters frågor. Väsentliga händelser 2017 - Löneserviceenheten har haft en viss personalomsättning och tagit emot praktikanter. - Löneserviceenheten har haft informationsträffar tillsammans med KPA avseende pension, riktat mot all personal - Löneserviceenheten har hållit kurser för kommunens chefer i lönesystemet 6
Nämndens framtida utmaningar och risker - Samarbetet mellan kommunerna. - Pågående arbete med Visma, lönesystemet, tar mycket tid från verksamheten. Moduler som byggts upp i systemet försvinner osv. vid uppdateringar, vilket gör att löneserviceenheten återkommande behöver rätta och bygga på nytt. - Löneserviceenheten upplever problem med att medarbetare inom kommunen avslutar sin anställning men att uppsägningen inte inkommer formellt, vilket leder till att lön fortsätter att utbetalas. 2.2 Slutsats och rekommendationer Utifrån genomförd intervju, dokumentstudier och protokollgranskning lämnar vi följande rekommendationer: Utifrån av kommunfullmäktige beslutat reglemente samt i syfte att tydliggöra roller och ansvar bör samarbetsnämnden besluta om en egen delegationsordning. Nämndens samtliga processer bör dokumenteras. Nämnden bör utveckla sin styrning, ledning och uppföljning av verksamheten genom framtagande av indikatorer kopplade till respektive nämndmål samt uppföljning av måluppfyllelse. En dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys bör årligen framarbetas inför framtagande av nämndens interna kontrollplan. Vidare bör den interna kontrollplanen årligen uppdateras utifrån genomförd analys samt utifrån uppföljning av föregående års interna kontroll. Nämnden bör fortsätta sitt utvecklingsarbete för att säkerställa ett fungerande samarbete mellan de tre kommunerna. KPMG dag som ovan, Frida Starbrant Verksamhetsrevisor 7