ASSISTANS- HANDBOKEN
PERSONLIGARE ASSISTANS Livsanda Assistans är ett assistansbolag med stort hjärta och full flexibilitet. Vi erbjuder personlig assistans för barn och vuxna i Västra Götaland med fokus på Göteborgsområdet. På Livsanda Assistans vet vi att varje person är unik och jobbar därför med att möta varje människa på ett sätt som känns bra för varje individ. En personligare assistans. Livsanda Assistans grundades 2004 av Maja Koppfeldt. Maja växte upp med en syster i behov av assistans och detta har gett henne, och företaget, en värdegrund och insikt i en vardag i behov av assistans. Men också en drivkraft att erbjuda empatisk, engagerad och verkligt personlig assistans med livsglädje. Livsanda Assistans är ett verksamhetsområde inom Livsanda Care som ingår i koncernen Livsandagruppen. Livsanda Assistans är engagerade i olika integrations- och välgörenhetsprojekt och driver utöver detta Mitt funktionshinder. 2 Livsanda Livsanda 3
LIVET, LITE MER PÅ DINA VILLKOR. På Livsanda jobbar vi för att skapa samma förutsättningar för alla. Vår vision är att vara en drivande aktör för människors lika värde och förutsättningar. För att skapa sann livsanda tycker vi det är viktigt att du är med och beslutar om hur du använder din assistansersättning på bästa sätt. I den här broschyren har vi samlat de regler som t.ex. Försäkringskassan och Skatteverket har som kan påverka din kundekonomi. Till exempel hur man gör om man ska resa bort, fika eller andra roliga aktiviteter. Men också lite om skatt, redovisning och sånt. Tanken är att förenkla och tipsa. Det är inte Livsanda som bestämt reglerna och de kan förändras. Därför finns det en digital version på vår hemsida som alltid är uppdaterad för säkerhets skull. Ibland måste en del ärenden bedömas individuellt också. Att känna sig trygg i sin relation med assistenten är viktigt. Vi vet att en assistent och en kund kommer varandra väldigt nära. Därför kan det vara skönt att veta att alla våra assistenter har tystnadsplikt och inte får berätta något om dig för andra. ÖVERSKOTT AV TIMMAR OCH ASSISTANSERSÄTTNING Som kommunal brukare sker det i regel en avräkning av timmar varje månad och som brukare hos Försäkringskassan sker det en avräkning efter 6 månader. Som brukare hos kommunen kan du varje månad använda timmar upp till beviljat beslut och aldrig få utbetalt mer än beviljat beslut. Om du vid avräkning/månadsslut har timmar över så fryser de inne, det vill säga de kan inte föras över till nästa månad. Försäkringskassan gör en avräkning var sjätte månad och inom avräkningsperioden får brukaren ha en variation av antal timmar. Om du som brukare har timmar över vid avräkningsperiodens slut så fryser dessa timmar inne, det vill säga de återgår till Försäkringskassan. I Livsanda har du som kund möjlighet, både om du är brukare hos Försäkringskassan eller kommunen att spara ett överskott i form av assistansersättning på ditt assistanskonto. Viktigt att skilja på assistanstimmar och överskott av assistansersättning. Överskottet behöver då beskattas samt att det tillkommer en administrativ avgift, totalt 40 % och resterande 60 % läggs in som en framtida personalkostnad. Du kan inte använda denna buffert till att utbetala löner retroaktivt eller föra över överskott till ett annat bolag vid avslut. Om ett överskott av assistansersättning inträffar då en assistent har en lägre arbetsgivaravgift så tillfaller denna ersättning arbetsgivaren. 4 Livsanda Livsanda 5
ASSISTANSOMKOSTNADER Assistansomkostnader heter det när din assistans kostar något. T.ex. om du vill ha stöd för att besöka en restaurang eller gå på bio eller liknande. En del av kostnaderna för de aktiviteterna måste din assistent förmånsbeskatta, en del inte. Det kan vara svårt att veta vad som gäller och när det gäller. Därför går vi genom de vanligaste aktiviteterna i den här broschyren. Vi vill också förklara hur man redovisar utlägg och vad skillnaden mellan skattepliktiga och skattefria förmåner är. För att hålla den här broschyren så kort som möjligt kan vi inte gå igenom alla aktiviteter. Fråga därför din kund- eller assistentansvarig om du är osäker. Ingen regel utan undantag Om du bor tillsammans med din assistent eller om hen är din familj ser reglerna lite annorlunda ut. Det heter då att assistenten lever i hushållsgemenskap. Läs mer på sidan 9 under rubrik Assistenter som lever i hushållsgemenskap. AKTIVT LIV Vi på Livsanda tycker att alla har rätt till ett aktivt liv fullt av massa roliga upplevelser. Och som tur är håller reglerna för assistansomkostnad med. Du får exempelvis använda ersättningen till din assistent så att hen kan gå med dig på konsert, teater, bio, museum, idrottsevenemang. 6 Livsanda Livsanda 7
ATT RESA Ibland behöver man resa för att få vård och ibland känns det bara kul att se något nytt. I de flesta fall täcker assistansersättningen kostnaderna för din assistent. Men man måste kunna redovisa kostnaderna för att få ersättning. Om man reser med flyg, tåg eller buss kan assistenten få full ersättning för biljetten. Din assistent kan även få ersättning för det som anses vara assistentens del av boendet på resan. Assistentens resor till och från jobbet räknas som privatresa och inte tjänsteresa. Regler kring resor och förmånsbeskattning Oavsett om resan är till för att ha en härlig semester eller som en rehabresa för dig kan din assistent förmånsbeskattas. Assistenten kan alltså behöva betala skatt på resans värde, den skatten dras från assistentens lön. Din assistent behöver inte alltid förmånsbeskattas vid resa. Det finns lite regler som avgör om hen ska förmånsbeskattas eller ej. Om inte alla reglerna följs kan din assistent förmånsbeskattas för hela eller delar av resan. Vi skriver lite mer om förmånsbeskattning på sidan 16 och mer om reglerna för arbete på resa på sidan 9. Köra bil i tjänsten På vissa arbetsplatser ingår det att köra kundens bil i tjänsten. Kunden ansvarar för att bilen är försäkrad och står för självrisk och andra kostnader om olyckan är framme. Ett bilavtal ska tecknas mellan kund och assistent innan bilen körs i tjänsten. Du hittar de blanketterna hos Livsanda. Assistenten är ansvarig för kundens säkerhet och för att följa lagar och regler i trafiken och ansvarar för att betala eventuella böter eller liknande som inträffar p.g.a. avvikelser från rutinerna. Arbetstider på resa Det finns några regler för arbetstider när man åker på resa. På resa gäller bl.a. att assistenten ska jobba minst 6 timmar per dag eller minst 30 timmar per vecka för att Skatteverket ska räkna det som en tjänsteresa. Arbetar man mindre räknar Skatteverket det som att assistenten till viss del haft semester och hen kan då bli förmånsbeskattad på hela eller delar av resan. Assistenter som lever i hushållsgemenskap Om du och din assistent lever ihop eller är anhöriga kommer bedömningen se annorlunda ut beroende på vilken typ av resa ni åker på. Det skiljer sig t.ex. om dina föräldrar är dina assistenter och resan ni gör bedöms ha som syfte att ge hela familjen avkoppling eller miljöbyte. Då kan dina assistenter (den anhöriga) förmånsbeskattas om resan betalas av Livsanda. Om dina assistenter (anhöriga) betalar resan själv beskattas de inte. Om det är en rehabresa där kunden måste resa för att få en specifik behandling kan din anhöriga assistent få hela resan betald under förutsättning att hen jobbar så mycket som Skatteverkets regler säger. Om resan går till ditt och din assistents tidigare hemland kan assistenten förmånsbeskattas. Prata alltid med din kund- och assistentansvarige för mer information. Oavsett vilken typ av resa du ska göra ska den godkännas av kund- och assistentansvarig innan ni reser. Den ska också kunna finansieras inom ramen för din kundekonomi. Rutiner för resor i samband med Assistans Det är roligt om man har möjlighet att kunna resa och vi som bolag ser positivt på det. Men innan en resa behöver vi säkerställa att det finns pengar på ert assistanskonto som täcker alla kost- 8 Livsanda Livsanda 9
nader för assistenternas omkostnader samt vid längre resor att vi hinner säkerställa att arbetsschemat under resan inte bryter mot arbetstidslagen. Därmed behöver ni som kund skriva i ett underlag för er resa en månad innan (med beräkning av kostnader) där vi för dialog och gör planering inför er resa. Har man inte tillräckligt med pengar på sitt assistanskonto så kan ingen resa genomföras. TRAKTAMENTE PÅ TJÄNSTERESA När din assistent följer med på resa kan hen få ersättning för ökade kostnader. Skatteverket har bestämt reglerna kring detta. T.ex. måste resan vara minst fem mil från arbetsplatsen och bostaden och man måste övernatta minst en gång för att ha rätt till traktamente. En utflykt över dagen berättigar inte ett traktamente. Om du och din assistent lever i hushållsgemenskap och resan är godkänd utan att assistenten förmånsbeskattas kan hen få skattefritt traktamente. Om ni lever i hushållsgemenskap och din assistent förmånsbeskattas för resan får hen skattepliktigt traktamente. För att kunna bevilja traktamente behöver vi ett underlag som visar att resan ägt rum. T.ex. i form av boardingpass eller hotellrum. Vi skriver lite mer om redovisning av resa på sidan 20. AVDRAG PÅ TRAKTAMENTE Om kunden betalar assistentens måltider på resan minskar assistentens traktamente. Assistenten får då fylla i detta på en blankett för traktamente. För exakta avdrag kan man titta på den blanketten. Den här delen är kanske lite krånglig. Så vi tycker det är enklast om assistenten betalar för sina egna måltider och får fullt traktamente. Om du bjuder assistenten på t.ex. lunch är det en trevlig gest. Men tänk på att assistenten får mindre traktamente och blir förmånsbeskattad p.g.a. det. Det kan betyda att både kund och assistent betalar för lunchen. Kom ihåg att traktamentet minskar till 70 % av schablonbeloppet efter tre månaders resa. 10 Livsanda Livsanda 11
KLÄDER Skatteverkets regler säger att kostnaden för kläder i grunden är en privat levnadskostnad. Även kläder som används på jobbet. Det betyder att vi generellt inte kan betala assistentens kläder. I särskilda fall kan vi göra en prövning. MÅLTIDER VILORUM Om du behöver en assistent på natten kan hen behöva ha tillgång till ett vilorum. Om du har ett rum hemma som du kan göra om till vilorum har du eventuellt rätt till att få hyra för det rummet. Livsanda kan teckna ett avtal mellan dig och Livsanda för att hyra ett rum i hus eller lägenhet. Vi kan däremot inte betala hyra för hela lägenheten eftersom det är Din bostad. Det finns regler för att ett rum ska kunna godkännas som ett vilorum. T.ex. behöver ett vilorum vara avskilt från övriga delar av bostaden (men inte helt separat). Din assistent ska kunna vila ostört utan besvär från ljud eller ljus. Det är också viktigt att rummet är nära dig så att du kan få hjälp snabbt när det behövs. Om din assistent och du lever i hushållsgemenskap får vi inte upprätta ett hyresavtal. T.ex. om en kvinna arbetar åt sin man eller om en pappa är assistent åt sina barn. Rummet vi hyr ska vara möblerat. Livsanda betalar hyra för både möblerna och rummet enligt vårt gemensamma avtal. Att äta tillsammans är trevligt! Om kund och assistent äter tillsammans och kunden bjuder sin assistent på maten räknas det som en förmån hos Skatteverket. Därför måste assistenten betala skatt för måltiden. Det gäller oavsett om måltiden sker hemma, på restaurang eller på semester utomlands eller i Sverige. I de tillfällen en assistent förmånsbeskattas dras skatten på assistentens lön. Du kan läsa mer om hur ni redovisar detta i avsnittet om redovisning på sidan 19. De som beslutar hur mycket man ska betala i skatt för en måltid är Skatteverket. På deras hemsida kan man se vilken summa som gäller just nu. Det är alltid samma summa oavsett vad måltiden kostar. Alkoholfria måltider Anställda hos Livsanda får inte dricka alkohol eller använda droger under arbetstid. Därför måste alla gemensamma måltider vara alkoholfria för assistenten. Om din assistent blir påverkad minskar förmågan att ge dig den omvård du behöver samt att försäkringarna slutar att gälla. 12 Livsanda Livsanda 13
ARBETSMILJÖ OCH HJÄLPMEDEL Din assistansersättning omfattar inte de hjälpmedel som behövs för att tillgodose de behov du har. Men man kan använda assistansersättningen till vissa förbrukningsartiklar som t.ex. engångshandskar, tvål, förkläden, handkräm, rengöringsmedel och liknande. Arbetsmiljön är viktig för din assistent. Så på Livsanda försöker vi förebygga och förhindra olyckor och situationer som leder till dålig hälsa. Och för att göra det behövs ibland hjälpmedel som maskiner vid lyft etc. Livsanda erbjuder också utbildningar till sina anställda om olika tekniker och annat. Lex Sarah och incidentrapport Som anställd på Livsanda har man skyldighet att rapportera missförhållanden och risker för missförhållande gällande kundens hälsa och livssituation. Man ska rapportera sånt till oss på Livsanda så att vi kan rapportera det vidare till rätt myndighet vid allvarliga händelser eller tillbud. För att rapportera använder man blanketten Incidentrapportering som finns i assistentens Arbetsplatspärm. Paus För att kunna ge bra omvård behöver man ibland en skälig paus under sitt arbetspass. När den ska ske bestämmer kund och assistent tillsammans. FÖRSÄKRINGAR Att kunna ge lite mer till sin kund kräver att man känner sig trygg på jobbet. Därför är alla anställda oavsett anställningsform försäkrade av Livsanda under sin arbetstid. Till och från arbetet står den privata hemförsäkringen för. Livsanda har ett försäkringspaket från Länsförsäkringar. För mer information eller för att läsa försäkringsbrevet i sin helhet kan du kontakta personal@livsanda.se. BANK-ID OCH TIDRAPPORTER De timmar som man jobbar som assistent påverkar även ersättningen från Försäkringskassan. De har skärpt sina regler kring när handlingar som t ex tidrapporter på arbetade timmar ska vara dem tillhanda. Är dessa och andra handlingar ej Försäkringskassan tillhanda i tid så uteblir assistansersättningen för den aktuella månaden, dvs ersättningen utbetalas inte alls utan fryser inne hos Försäkringskassan. Livsanda måste nu skärpa sina rutiner för att samtliga handlingar ska skickas in i tid. Dessa skärpta rutiner innebär att Livsanda from 1 januari 2018, dvs arbetad tid i december, har som krav att du som assistent ska godkänna din tidrapport senast den 1:e i varje månad. Har du inte godkänt din tidrapport den 2:e varje månad så kommer vi att göra ett bruttolöneavdrag på 100 kr per dag på din lön fram till den dag du godkänner din tidrapport. Detta gör vi för att skydda våra kunder så att de inte drabbas av utebliven assistansersättning för en hel månad. Den administrativa avgiften som dras på assistentens lön kommer oavkortat att skänkas till Rädda Barnen. Livsanda ställer även som krav att du som assistent måste godkänna dina tidrapporter med Bank ID from den 1 jan 2018. Har du inte Bank ID skaffar du det via din bank. Vi hjälper dig gärna! 14 Livsanda Livsanda 15
FÖRMÅNSBESKATTNING Skatteverket säger att förmåner är alla former av ersättning för arbete som man som anställd kan få i annat än kontanter. En förmån uppkommer i princip så snart arbetsgivaren bekostar en privat levnadskostnad åt en anställd. Huvudregeln är att enförmån är skattepliktig om det inte särskilt reglerats. Om den anställde får något av ett företag/kund som hen skulle kunnat betala för själv räknas det som en förmån och ska beskattas. Regeln säger att den förmån man får ska beskattas om det inte tydligt reglerats att just den typen av förmån är skattefri. När man skattar en förmån summeras värdet på förmånen innan man räknar ut skatten. Tänk alltså på att en förmån kan göra att den som får en gåva kan få mindre lön och därmed själv betala för den gåva man fått. Skattefria förmåner Kaffe, te, frukt, knäckebröd/skorpa är exempel på skattefria förmåner. Även tårta eller liknande vid högtidsdagar är skattefri förmån. Däremot är en hel måltid en skattepliktigt förmån. Riktlinjer för saker som inte förmånsbeskattas En frukt per dag och assistent. En smörgås per vecka och assistent. JULGÅVOR OCH JULBORD TILL DINA ASSISTENTER Julgåvor som arbetsgivare ger till anställda och som är värda högst 450 kronor inklusive moms är skattefria för den anställda. Om värdet är högre blir gåvan skattepliktig från första kronan. Vi på Livsanda Care ger en liten julgåva till alla assis tenter som kommer på julbordet. Du som kund har möjlighet att köpa julklappar till dina assistenter för det belopp som skattever ket anger, men tänk på att dra av den summa som Livsanda köpt julklapp för till de assistenter som var med på julbordet. Julbord är också en skattefri förmån om det är fråga om intern represen tation, till exempel en personalfest. Livsanda bjuder alla kunder och ordinarie personal på julbordet. Om du som kund inte har möj lighet att delta kan du anordna ett eget julbord som Livsanda då bekostar. Vi står aldrig för alkohol. Vad gäller för olika typer av gåvor? Minnesgåva är en gåva av minneskaraktär som lämnas till varaktigt anställda i samband med att den anställda uppnår viss ålder, till exempel den anställdes 50-årsdag, längre tids anställning, 20 år eller mer eller när en anställning upphör. Med varaktigt anställda i samband med minnesgåvor anses anställda med en sammanlagd anställningstid om minst sex år. Övriga gåvor, det vill säga annan gåva från arbetsgivaren än julgåva av mindre värde, sedvanlig jubileumsgåva och skattefri minnesgåva, jämställs med ersättning för utfört arbete. En sådan gåva är skattepliktig för den anställda. 16 Livsanda Livsanda 17
FRISKVÅRD Vi vet att man mår bättre om man får röra lite på sig. Därför erbjuder vi alla anställda på Livsanda, oavsett anställningsvillkor, 1000 kr per anställd och år i friskvårdsersättning. Livsanda står för 500 kr och kundens omkostnadspengar för 500 kr. Vi betalar ut 500 kr för perioden 1 jan 30 juni och 500 kr för perioden 1 juli 31 dec. Originalkvittot måste vara daterat under den period som du vill ha ersättning för. Det ska vara Livsanda tillhanda senast 14 dagar efter datumet på kvittot. Man måste även ha arbetat under den period som man söker ersättning för. Vi följer Skatteverkets regler för vad som räknas som friskvårdsbidragsgrundande aktivitet. De utökar den listan löpande därför hänvisar vi till Skatteverkets hemsida för att se vilka aktiviteter som omfattas av bidraget. UTBILDNING Vi erbjuder kontinuerligt utbildningar för våra assistenter flera gånger/år och arbetsledarutbildningar anordnas varje termin. Innehåll i våra utbildningar är ex HLR-Hjärt och Lungräddning och första hjälpen, sårvård, Aiai-vårt tidrapportering system, ledarskap, assistans och bemötande, ergonomi/lyftteknik m m. Vi lägger ut våra aktuella utbildningar på vår hemsida. VIKARIEPOOL Livsanda har en stabil vikariepool som ger dig som kund trygghet vid ordinarie assistenters frånvaro. Vikariepoolen underlättar vikarietillsättning och ger Livsanda möjlighet att matcha dina behov och önskemål med assistenternas kompetens, erfarenhet och önskemål. LITE OM REDOVISNING Arbetsgivare har redovisningsplikt, d.v.s. vi måste kunna visa på vad vi betalat ut för löner och ersättningar. Därför måste vi ha ett kvitto på det utlägget som vi ska betala ut ersättning för till dig eller din assistent. För att vi ska kunna betala ersättning för utlägg behöver ni fylla i en blankett och skicka med kvittot till Livsanda. Vi får tyvärr inte lov att godkänna kopior på kvitton eller kontoslipar som underlag. Tänk på att: Använda rätt blankett. Få med all information och kvitton när du skickar in. Att inte skicka in kvitto som är äldre än 3 månader när vi får det. Redovisa kostnader som inte är resekostnader Både du och din assistent kan ha rätt till ersättning för utlägg som ni gjort. Kvittot måste vara original och innehålla kontaktuppgifter (t.ex. adress och organisationsnummer) till leverantören. Det måste också vara märkt med datum, vad du har köpt och vad det kostade (inkl. moms). Om kvittot innehåller varor som du inte söker ersättning för måste man markera vilka varor det gäller. Ibland köper man kanske fyra saker men vill bara ha ersättning för två. Då kan man dra ett streck över de två varor som du inte söker ersättning för. 18 Livsanda Livsanda 19
Redovisa resekostnader För att få ersättning för en resa krävs lite mer information. För att vi ska kunna betala ut ersättning behöver kvittot, förutom det som vi tidigare nämnt, innehålla: Researrangörens namn Bokningsnummer på resan Namn på medresenärer Datum för resan Belopp och momsbelopp (Sverige) Specificering på vad som ingår i resans pris. Tänk också på att både du och din assistent måste spara och skicka in boardingpass efter resan om ni flugit. Om din resa kostade mer än 25 000 kr måste du också redovisa att betalningen har skett, t.ex. genom att visa en transaktion från banken. Om du eller din assistent inte kan lägga ut pengar för resan kan resebyrån som ni får hjälp av fakturera Livsanda direkt. Om ni väljer att göra så är det jätteviktigt att fakturan innehåller alla de punkter som vi pratat om när vi pratat om redovisning för resor samt att det bara är din assistents kostnader som faktureras. Vi tipsar om att alltid kontakta din kund- och assistentansvarig innan du bokar för att få hjälp med att allt går rätt till. FRÅGOR KRING VISTELSE PÅ SJUKHUS Ibland är olyckan framme och man måste åka in på sjukhus. Då är det viktigt att din assistent hjälper dig att kontakta Livsanda så att vi vet var du befinner dig. Om det sker på en helg kan du maila assistans@livsanda.se Detta är viktigt eftersom Livsandas assistenter inte får jobba med dig den tiden då du vistas på sjukhus. Om detta händer står de i förfogande till att hjälpa andra kunder hos Livsanda. Din assistent kan läsa mer om vad detta innebär i Personalhandboken. 20 Livsanda Livsanda 21
LATHUND TILL ASSISTANSERSÄTTNING Att veta vad som gäller kring utlägg kan vara svårt. Om du undrar över något kan du alltid titta på den här lathunden för att få svar. Om din assistent jobbar minst 6 timmar per dag eller 30 timmar på en vecka när ni är på resa räknas det som tjänsteresa. Jobbar hen mindre än så kan hen förmånsbeskattas för delar av resan. Din assistent kan få traktamente om ni åker på vad som bedöms vara en tjänsteresa Om ni reser med bil får din assistent ingen ersättning för resan. Allmänt Assistansomkostnader ska täcka kostnader förenade med din assistans, inte andra levnadsomkostnader. Merkostnader på grund av din funktionsnedsättning som inte kopplas till ditt behov av assistans täcks av vårdbidrag eller handikappersättning, inte assistansomkostnader. Bio, museum, teater, bowling, minigolf och konserter är exempel på roliga aktiviteter som är godkända utgifter. Tänk på att assistansomkostnaden enbart täcker din assistents inträde. Livsanda kan betala hyra för ett möblerat rum som din assistent kan använda som vilorum när hen jobbar väntetid på natten. Kläder täcks inte av assistansomkostnader. Måltider Om du bjuder din assistent på en måltid ska den vanligtvis förmånsbeskattas. En kopp kaffe med bulle räknas som personalförmån och behöver inte skattas. Resor Om du reser med din assistent kan hen få hela sin biljett betald. Oavsett om ni åker tåg, buss, båt eller flyg. Din assistent kan förmånsbeskattas om din assistent och du delar hushåll och ni reser tillsammans. Resans syfte avgör hur den bedöms av Skatteverket. Resor till och från jobbet för assistenten omfattas inte av assistansersättningen. 22 Livsanda Livsanda 23
Gru vgatan 19, 421 30 Väs tra Frölunda 031-711 15 50, assistans@livsanda.se www.livsanda.se Livsanda Assistans är IVO-godkända (Tillstånd att bedriva assistansverksamhet) samt har AAA soliditet. 24 Livsanda