Rutiner för läkemedelshantering i Cosmic R8.1

Dok-nr 18153 Författare Version Carina Lundahl, systemförvaltare, Systemförvaltning A 2 Godkänd av Giltigt fr o m Thomas Muhr, överläkare, Kardiologiska kliniken US 2018-02-23 Rutiner för läkemedelshantering i Cosmic R8.1 Innehåll läkemedelsrutiner Cosmic R8.1 1 Bakgrund och allmänna principer...3 1.1 Läkemedelslistan i Cosmic...3 1.2 Behörighet...3 1.3 Andra IT-system som hanterar läkemedel...3 1.4 Cosmic R8.1...3 2 Att ordinera läkemedel...4 2.1 Rekommenderade och upphandlade läkemedel...4 2.2 Hantering av behandlingar...4 2.2.1 Recept eller Administrera på enhet...4 2.2.2 Läkemedel som ska administreras av sköterska i öppen vård och samtidigt förskrivas på recept...4 2.3 Läkemedel som ordineras av annan än läkare...5 2.4 Telefonordinationer...5 2.5 Generella direktiv...5 2.6 Ordinationsmallar för läkemedel...6 2.7 Infusioner...6 2.8 Vaccinationer...6 2.8.1 Beställningsunderlag för vaccin...6 2.9 Blodkomponenterer...7 2.10 Cytostatika...7 2.11 Nutritionsprodukter...7 2.11.1 Bakgrund...7 2.11.2 Ordinera nutritionsprodukt som läkemedel...7 2.12 Antikoagulantiabehandling...7 3 Dela läkemedel...8 3.1 Utdelningsvy...8 3.2 Utdelningstider...8 3.3 Beslut om administrering...8 3.3.1 Administreras på enhet...8 3.3.2 Administreras på specifik enhet...9 Rutiner - administrativa Sida 1/15 3. Allmänheten

3.3.3 Godkänna hela läkemedelslistan för administrering...9 3.3.4 Undantag från administreringsgodkännandet...9 3.4 Överlämna läkemedel...10 4 Förskrivning...10 4.1 Pappersrecept...10 4.2 Makulering av e-recept...10 4.3 Licens- och extemporeläkemedel...11 4.4 Fritidsförskrivning...11 4.5 Förskrivning till papperslösa...11 4.6 Hantering i Cosmic för patienter som är kopplade till tjänsten dosdispenserade läkemedel via Pascal...11 4.6.1 Bakgrund...11 4.6.2 Hantering vid uppstart av tjänsten dosdispenserade läkemedel via Pascal...11 4.6.3 Hantering vid avslut av tjänsten dosdispenserade läkemedel via Pascal...12 4.6.4 Administrering av läkemedel inom öppen vård...12 4.6.5 Hantering av insulinordinationer till dospatienter...12 4.6.6 Inskrivning i sluten vård...12 4.6.7 Utskrivning från sluten vård...12 5 Övriga funktioner...13 5.1 Läkemedelsgenomgång och läkemedelsberättelse...13 5.2 Egenmedicinering...13 5.3 Annan ordinatör...13 5.4 Icke godkända läkemedel...13 5.5 Lokala läkemedel...14 5.6 Utbytbara läkemedel generisk substitution...14 5.6.1 Om utbytbarhet...14 5.6.2 Utbytbarhet vid administrering...14 5.6.3 Utbytbarhet vid ordination...14 5.7 Uppföljning av läkemedelsbehandling via meddelandemodulen i Cosmic...15 5.8 Historisk lista...15 Rutiner - administrativa Sida 2/15 3. Allmänheten

1 Bakgrund och allmänna principer Styrande dokument för läkemedelshantering i Region Östergötland är Läkemedelshantering inom hälso- och sjukvård samt tandvård samt Ansvar för den samlade läkemedelslistan. 1.1 Läkemedelslistan i Cosmic Läkemedelslistan i Cosmic ska visa patientens samlade läkemedelsbehandling inklusive receptfria läkemedel och naturläkemedel som är av vikt för resten av patientens läkemedelsbehandling. Cosmics läkemedelsmodul ska som regel användas för all dokumentation av läkemedel vid alla enheter i Region Östergötland samt privata vårdgivare med avtal om att utföra hälsa- och sjukvård på uppdrag av Region Östergötland. Varken ordinationer eller administration av läkemedel får dokumenteras i löpande journaltext. Lokala undantag från att använda Cosmic Läkemedel kan förekomma, men endast efter beslut av Objektägare för Patientjournalen, se riktlinjen Begäran om avsteg från att använda läkemedelsmodulen i Cosmic. Några generella undantag finns och de beror på att läkemedelsdokumentation hanteras i andra IT-system. Hantering i dessa fall finns beskrivet under respektive avsnitt senare i dokumentet. Utskrift av läkemedelslistan används för informationsöverföring vid överlåtande av vårdansvar till annan vårdgivare och till patienten själv. 1.2 Behörighet Ansvaret för att vårdpersonalen har den behörighet de behöver för att utföra sitt uppdrag åligger verksamhetschefen. Behörigheter för Cosmic Läkemedel är uppdelade utifrån funktioner i läkemedelsmodulen. En behörighet innehåller tekniska möjligheter att utföra en mängd olika moment. Om en användare inte har rätt att utföra alla moment i behörigheten utan endast vissa, måste användaren ändå tilldelas den behörigheten. Det innebär att det kommer kunna skilja sig mellan vad en användare tekniskt kan göra i Cosmic och vad en användare formellt får göra. Det är därför viktigt att varje användare är noggrann och endast utför det den får göra. Det är verksamhetschefens ansvar att följa upp att medarbetarna endast utför det man får göra. 1.3 Andra IT-system som hanterar läkemedel Det finns andra IT-system än Cosmic som används i Region Östergötland för att dokumentera läkemedelshantering: Cytodose/ELAS används för att ordinera och administrera cytostatika och andra läkemedel som ingår i kurregimen. Se avsnitt Cytostatika. AVK-brevet används för att dosera AVK-behandling (Waran och Warfarin). Se avsnitt AVK-behandling. Pascal används för att förskriva dosdispenserade läkemedel. Se avsnitt Hantering i Cosmic för patienter som är kopplade till tjänsten dosdispenserade läkemedel via Pascal. Svevac används för att dokumentera vaccinationer enligt barnvaccinationsprogrammet. Se avsnitt Vaccinationer. 1.4 Cosmic R8.1 I Cosmic version R8.1 införs i november 2017 en helt ny läkemedelsmodul. Detta dokument är framtaget mot den bakgrunden och ersätter: Dokumentation av utbytbara läkemedel i Cosmic Läkemedelsita/ordinationslita information vid överflyttning mellan två enheter Rutiner - administrativa Sida 3/15 3. Allmänheten

Dokumentation av Waranordination i Patientjournalen Ordnation av insulin i Patientjournalen Ordination och hantering av blodprodukter i Cosmic Läkemedel HPV vaccination Influensavaccination hantering i Cosmic Patienter som är kopplade till tjänsten dosdispenserade läkemedel via Pascal Rutinen grundar sig i så kallade funktionsutredningar som består av en beskrivning av funktionen, en systemanalys av exempelvis vilka inställningar och behörigheter som finns kopplade till funktionen samt en verksamhetsanalys av exempelvis hur funktionen påverkar verksamheten utifrån olika perspektiv såsom patientsäkerhet och juridik. Därefter har nödvändiga beslut fattats. Funktionsutredningarna har utförts av deltagare i projektet Cosmic R8.1 samt referensgrupper och referenspersoner inom olika verksamheter i Region Östergötland. I detta dokument beskrivs olika funktioner och inställningar som måste beställas av systemförvaltningen för att kunna börja användas. Det beskrivs genom texten ansökan om det till systemförvaltningen via mail till Patientjournalen@regionostergotland.se. Allmänna begrepp Cosmic Läkemedel: Läkemedelsmodulen. Innefattar funktionerna som nås via menyvalet Läkemedel. Klinisk farmakologi Enhet för rationell läkemedelsanvändning Systemförvaltningen: Personer som arbetar med förvaltning av Patientjournalen anställda inom Centrum för verksamhetsstöd och utveckling. Stöd- och serviceportalen Medicinsk teknik och IT: Kontaktväg till systemförvaltningen. 2 Att ordinera läkemedel 2.1 Rekommenderade och upphandlade läkemedel Vid ordination och förskrivning används i första hand rekommenderade och upphandlade läkemedel. I Ny-fliken i Cosmic Läkemedel är dessa markerade med gröna (rekommenderade) och lila (upphandlade) fyllda cirklar. Vid förskrivning väljs i första hand förpackningar med förmån, dessa är markerade med blå fyllda cirklar. 2.2 Hantering av behandlingar 2.2.1 Recept eller Administrera på enhet I samband med ordination eller ändring av ordination beslutar ordinatören hur behandlingen ska hanteras, d.v.s. om den ska administreras på enhet som använder Cosmic eller förskrivas på recept. Det är ordinatörens ansvar att välja rätt så att patienten får behandlingen på korrekt sätt. För mer information, se kapitlet Dela läkemedel. 2.2.2 Läkemedel som ska administreras av sköterska i öppen vård och samtidigt förskrivas på recept Läkemedel som ska administreras av sjuksköterska i öppen vård och som dessutom ska förskrivas på recept (ex depotneuroleptika, Behepan, vacciner) måste ordineras på särskilt sätt för att det ska vara möjligt för sjuksköterska att kunna dokumentera läkemedelsadministrationen i fliken Utdelningsvy. Först ordineras behandlingen med hantering Recept och receptet förskrivs via flik Utkorg. Därefter ändras ordinationen till Administrera på enhet. Se manual på Lisa Patientjournalen. Rutiner - administrativa Sida 4/15 3. Allmänheten

2.3 Läkemedel som ordineras av annan än läkare Andra yrkeskategorier än läkare har rätt att förskriva vissa läkemedel eller att justera doser på vissa läkemedelsbehandlingar. I Cosmic skiljs inte på behörighet för att ordinera och förskriva läkemedel utifrån vilket eller vilka läkemedel som användaren har rätt att ordinera och förskriva. De som har rätt att förskriva vissa läkemedel eller att justera doser på vissa läkemedelsbehandlingar måste ha behörigheten Ordinera och förskriva läkemedel. Dessa användare kommer därmed ha teknisk möjlighet att ordinera samtliga läkemedel i Cosmic, men har inte rätt att göra det. Det är upp till den enskilde användaren och verksamheten att säkerställa följsamhet. Den som har behörighet att ordinera läkemedel kan inte dokumentera telefonordinationer i Cosmic. Det innebär att användare som måste ha möjlighet att dokumentera telefonordinationer inte dessutom kan ha ordinationsbehörighet. 2.4 Telefonordinationer Muntlig ordination av läkemedelsbehandling får ges då patienten behöver omedelbar behandling. Ordinationen ska så snart som möjligt dokumenteras. Endast om läkaren är förhindrad att själv dokumentera ordinationen får denna uppgift överlämnas till en sjuksköterska. Sjuksköterskan dokumenterar en muntlig ordination i Cosmic Läkemedel via funktionen Telefonordination. Den som dokumenterar en telefonordination ska ange ordinerande läkare. Ordinerande läkare kan sedan signera ordinationen i Osignerat-listan eller i patientens Läkemedelslista. Telefonordinationer ska alltid signeras i efterhand av läkare. Signerande läkare ska som regel vara den ordinerande läkaren, men det är även möjligt att annan läkare tar över signeringsansvaret. Telefonordinationens giltighetstid är 1 dygn vilket innebär att om inte kortare tid anges är det under 1 dygn tillåtet att administrera utdelningar på ordinationen via Utdelningsvyn. Det är telefonordinationens behandlingstid som styr om behandlingen visas under Aktuella eller Avslutade läkemedelsbehandlingar på Läkemedelslistan. Rutin för telefonordinationer bör ingå i enhetens lokala rutin för läkemedelshantering. Den som har behörighet att ordinera läkemedel kan inte dokumentera telefonordinationer i Cosmic. Det innebär att användare som måste ha möjlighet att dokumentera telefonordinationer inte dessutom kan ha ordinationsbehörighet. 2.5 Generella direktiv Generella direktiv är läkemedelsbehandlingar som sjuksköterskor på en viss vårdenhet har generell delegering att ge patienter vid särskilt angivna tillstånd, utan att en individuell ordination behöver ges. Generella direktiv ska utfärdas restriktivt och revideras årligen. Verksamhetschefen eller medicinskt ansvarig läkare utsedd av verksamhetschefen fastställer de generella direktiven på respektive enhet. Enhetens generella direktiv finns tillgängliga i Cosmic, och administrering av ordinationer enligt generella direktiv ska dokumenteras i Cosmic Läkemedel. I akuta situationen är det tillåtet att efterregistrera, men i icke akuta situationer bör det generella direktivet alltid ordineras och visas i utdelningsvyn innan läkemedlet administreras, så att varningar för interaktioner och dubbelanvändning visas i Cosmic. Generella direktiv skapas och förvaltas av Klinisk farmakologi, som även förvaltar ordinationsmallar. Klinisk farmakologi tar kontakt med respektive verksamhet minst 1 månad innan giltighetstiden går ut. Nya direktiv beställs genom mejl till lakemedel@regionostergotland.se. Generella direktiv som är vanliga inom Region Östergötland finns förtecknade i en baslista med samordnad utformning av ordinationsorsak, läkemedelsval, dosering och instruktion. Rutiner - administrativa Sida 5/15 3. Allmänheten

Baslistan förvaltas av klinisk farmakologi och är ett underlag att välja ur. Därutöver kan ytterligare direktiv beställas utifrån de behov som respektive enhet har. 2.6 Ordinationsmallar för läkemedel Ordinationsmallar är standardförslag som ordinatören ska värdera och vid behov anpassa för den aktuella situationen och patienten. Även om man utgår från en mall är ordinatören alltid ansvarig för ordinationen. Ordinationsmallar skapas för vanliga eller komplicerade ordinationer utifrån Läkemedelskommitténs rekommendationer, gällande upphandling samt riktlinjerna i detta dokument. Därigenom underlättas en kostnadseffektiv och patientsäker ordination och användning av läkemedel. Mallar för läkemedel som används på flera kliniker ska så långt möjligt samordnas inom Region Östergötland så att antalet likartade mallar hålls nere. Ordinationsmallar skapas och förvaltas av klinisk farmakologi och beställs genom mejl till lakemedel@regionostergotland.se. Ordinationsmallar kan kombineras till paket av behandlingar som ordineras samtidigt. Även paket förvaltas av klinisk farmakologi och införs successivt efter driftsättning av Cosmic R8.1. 2.7 Infusioner Infusioner visas på läkemedelslistan och i utdelningsvyn tillsammans med övriga läkemedel och särskiljs visuellt från andra läkemedelstyper. Infusioner ordineras i volym eller volym per tidsenhet, och visas sedan i både volym och mängd i flikarna Läkemedelslista och i Utdelningsvy. För närvarande går det inte att ordinera flera på varandra följande infusioner av samma produkt men med varierande infusionshastighet, tillsatser eller administreringstidpunkter t.ex. vid rehydrering eller blödningschock. I väntan på att denna funktion ska införas i Cosmic kan sådana infusioner ordineras enligt modellen enligt ordination där läkare lägger till utdelningstillfälle i läkemedelslistan och anger volym och hastighet. Eventuella tillsatser ordineras av läkare per påse. Även sköterska kan lägga till utdelningstillfälle efter muntlig ordination av läkare. Se manual för Infusionsvätskor på Lisa Patientjournalen. 2.8 Vaccinationer Vaccinationer visas på en egen lista i Cosmic Läkemedel, fliken Vaccinationslista. Administrering av vaccinationer utförs via Utdelningsvyn. Vaccinationer enligt Barnvaccinationsprogrammet undantas från kravet på att dokumentera i Cosmic Läkemedel. Detta är på grund av att dessa vaccinationer måste registreras i Nationellt Vaccinationsregister vilket kan göras via journalsystemet Svevac. Svevac används även inom Skolhälsovården vilket underlättar övergång från Barnhälsovården och säkerställer informationsöverföring. Barnvaccinationer dokumenteras i Cosmic Journal. I nuläget finns ingen automatisk överföring från Cosmic till Nationellt Vaccinationsregister, men arbete pågår för att upprätta en sådan. Undantaget för barnvaccinationer gäller tills detta är infört och därefter fattas ett nytt beslut. Alla övriga vaccinationer ska ordineras och administreras i Cosmic Läkemedelsmodul och får inte dokumenteras i journaltext. 2.8.1 Beställningsunderlag för vaccin I Cosmic-fönstret Beställningsunderlag för vaccin ges en samlad bild av hur många vaccin som är planerade att ges per månad inom en enhet. Informationen kan användas för att se till att beställa hem tillräcklig mängd vaccin. De enheter som vill få tillgång till att använda Beställningsunderlag för vaccin kontaktar systemförvaltningen via Stöd- och service portalen. Rutiner - administrativa Sida 6/15 3. Allmänheten

2.9 Blodkomponenterer Blodkomponenter ordineras och administreras i Cosmic Läkemedel som transfusion. Transfusioner fungerar som infusioner, men skiljer sig något rent visuellt. Transfusioner ordineras i volym för att kunna användas vid beräkning av vätskebalans i Cosmic-modulen Vätskebalans. Ordinationen anges med fördel enligt modellen enligt ordination där läkare lägger till utdelningstillfälle i läkemedelslistan och anger volym och hastighet. Även sköterska kan lägga till utdelningstillfälle efter muntlig ordination av läkare. Olika typer av blodkomponenter finns tillgängliga att ordinera i Cosmic Läkemedel, och för de vanligaste finns även ordinationsmallar. Beställning av blodkomponent sker enligt gällande anvisning från enheten för Transfusionsmedicin. 2.10 Cytostatika Cytostatikabehandling ordineras och administreras i andra system än i Cosmic, exempelvis i Cytodose/ELAS. I Cosmic dokumenteras dock att cytostatikabehandling pågår. Detta görs genom att använda specifikt framtagna lokala läkemedel. Se Lisa - Rutiner för Cytodose/ELAS. 2.11 Nutritionsprodukter 2.11.1 Bakgrund Läkare och dietister får ordinera nutritionsprodukter, men endast läkare får förskriva nutritionsprodukter till barn under 16 år. De nutritionsprodukter som finns tillgängliga i Cosmic är de som är godkända att förskrivas inom läkemedelsförmånen. Eftersom nutritionsprodukter endast får förskrivas med förmån till barn under 16 år ska elektronisk förskrivning i Cosmic endast ske till denna patientgrupp. Till övriga används andra förskrivningssystem. 2.11.2 Ordinera nutritionsprodukt som läkemedel Det går att använda fliken Utdelningsvy i Cosmic Läkemedel för att dokumentera administration av nutritionsprodukter såsom sondmat och näringsdrycker. Fördelen är att det blir ett tydligt och patientsäkert sätt att dokumentera samt att administrerade volymer visas i modulen Vätskebalans. För att nutritionsprodukter ska visas och vara möjliga att administrera på utdelningsvyn behöver de har ordineras som produkttyp Läkemedel. Användare som har behörighet att förskriva nutritionsprodukter har även behörighet att ordinera nutritionsprodukt som läkemedel. Begränsningen att endast läkare får förskriva nutritionsprodukter till barn under 16 år gäller även vid ordination av nutritionsprodukt som läkemedel. Se manual på Lisa Patientjournalen Rutin för nutritionsprodukter bör ingå i enhetens lokala rutin för läkemedelshantering. 2.12 Antikoagulantiabehandling Varje patient som behandlas med antikoagulantiabehandling (t ex AVK-behandling, NOAK/DOAK) ska ha en ordination i Cosmic Läkemedel och information i Uppmärksamhetssignalen, se riktlinje. Vid AVK-behandling sköts dosering av Waran och Warfarin ibland via AK-mottagningen och ibland via vårdenhet. Den läkare som ordinerar behandlingen och eventuellt remitterar till AK-mottagningen ansvarar för att ordination finns i läkemedelslistan i Cosmic. Ordination av AVK-behandling görs med doseringstypen villkorad dosering och antingen som Recept eller Administreras på enhet, beroende på om en sjuksköterska ska kunna dokumentera doseringen i Cosmic eller inte. Rekommendationen är att använda sig av framtagna ordinationsmallar. Rutiner - administrativa Sida 7/15 3. Allmänheten

Om AVK-behandlingen doseras via AK-mottagningen ska det dokumenteras i ordinationen att dosering återfinns i AVK-brevet. Om AVK-behandlingen doseras via en vårdenhet, dokumenteras doseringen i Cosmic. Sjuksköterskan dokumenterar i förekommande fall som vanligt i Cosmic Läkemedel. 3 Dela läkemedel 3.1 Utdelningsvy I Cosmic Läkemedel går det att dokumentera iordningställande och administrering av läkemedel förutsatt att det finns ett beslut om administrering. Detta beslut kan se ut på olika sätt och det bör ingå i enhetens lokala rutiner vilket sätt som passar just denna verksamhet. Administrering av läkemedel sker via fliken Utdelningsvy. Denna vy visar endast de läkemedel som ska administreras. Det är viktigt att vara medveten om att det kan finnas fler behandlingar på läkemedelslistan som inte ska administreras och även sådana som kanske bör administreras och sådana som är administrerade, men inte längre ska administreras. Sjuksköterskor, som mestadels arbetar i utdelningsvyn, bör alltså ta för vana att även läsa läkemedelslistan. Läkare, som mestadels arbetar i läkemedelslistan, måste vara medvetna om att vissa behandlingar inte visas på utdelningsvyn. Exempel på behandlingar som inte visas i fliken Utdelningsvy är behandlingar som är pausade eller ej tidssatta. I enhetens lokala rutin för läkemedelshantering bör ingå vem som har ansvar för att aktivera pausade och ej tidssatta behandlingar, det är nämligen behörighetsmässigt möjligt både för sjuksköterskor och läkare. Ett annat exempel på behandlingar som inte visas på utdelningsvyn är behandlingar på recept där det inte finns ett administreringsbeslut, se nedan. De visas dock på utdelningsvyn då det finns ett administreringsgodkännande, se avsnitt Godkänna hela läkemedelslistan för administrering. 3.2 Utdelningstider I samband med ordinationer av typen x doser y gånger per dygn samt x doser till frukost, lunch, middag eller kväll skapas utdelningstillfällen på utdelningsvyn utifrån tidpunkter enligt en grundläggande princip. En tabell med exakt vilka tider som doseringen motsvarar kommer att finnas på Lisa Patientjournalen. Om utdelningstiderna inte passar en viss behandling används andra typer av dosering. Om utdelningstiderna generellt inte passar för alla behandlingar som används på en viss enhet finns möjlighet att ställa in tiderna lokalt per klinik. Denna möjlighet tilldelas dock inte alla verksamheter automatiskt eftersom det innebär en patientsäkerhetsrisk vid överflyttning mellan enheter med olika tider. Det har inträffat avvikelser då patienter har fått fel behandling i samband med överflytting mellan enheter med olika tider. Om en klinik trots riskerna har behov av specifika tider, sker en ansökan om det till systemförvaltningen via mail till Patientjournalen@regionostergotland.se. Ansökan ska vara förankrad hos verksamhetschefen och innehålla motivering till behov av avsteg från de centrala utdelningstiderna, samt förslag på rutin som bland annat ska innehålla hur verksamheten ska ta ansvar för att patienten får korrekt behandling vid överflyttning till andra enheter. Beslut fattas sedan av Patientjournalens Objektägare. 3.3 Beslut om administrering 3.3.1 Administreras på enhet Om en behandling ska administreras av sjuksköterska, skapas ordinationen med hantering Administreras på enhet (motsats till Recept). Behandlingen visas på fliken Utdelningsvy och kan administreras av vilken användare som helst som har behörighet att dela läkemedel. I samband med administrering krävs en obligatorisk motivering av användaren. Rutiner - administrativa Sida 8/15 3. Allmänheten

3.3.2 Administreras på specifik enhet För behandlingar som endast ska administreras inom en viss enhet finns en möjlighet att i Cosmic koppla administreringen specifikt till denna enhet. Dessa behandlingar visas under en särskild rubrik i fliken Utdelningsvy. Användare som är inloggade mot denna enhet kan administrera utan att ange en kommentar, medan användare som är inloggade mot andra enheter måste motivera administreringen genom att ange en kommentar. Denna möjlighet bör endast användas i undantagsfall och enbart för behandlingar som inte ska administreras på andra enheter än just den aktuella. Det är viktigt att enheter som använder funktionen har tydliga rutiner och tar ansvar för hur behandlingen uppfattas av andra verksamheter så att patienten alltid får korrekt behandling. Hanteringen ska anges i en lokal rutin. Lokal rutin bör innehålla: Vilka specifika behandlingar just denna enhet använder funktionen till och hur dessa behandlingar ska ordineras. Utbildning i funktion och rutin av nya medarbetare. Hantering vid vårdens övergångar. Information till vårdgrannar. För att kunna använda funktionen Administreras på specifik enhet måste systemförvaltningen göra vissa inställningar. Ansökan om det skickas till systemförvaltningen via mail till Patientjournalen@regionostergotland.se tillsammans med förslag på lokal rutin. Beslut fattas av Patientjournalens Objektägare. 3.3.3 Godkänna hela läkemedelslistan för administrering Det går att godkänna hela läkemedelslistan för administrering på en gång. Därefter visas även behandlingar på recept i utdelningsvyn. Godkännandet visas med ett grönt streck över den grafiska delen i läkemedelslistan och utdelningsvyn. När ett godkännande finns krävs inga motiveringar vid administrering. I samband med godkännandet fattas också beslut om hur länge det ska gälla. De alternativ som finns är: tills ett nytt beslut fattas beslutet gäller tills vidare och måste avslutas manuellt tills en viss tidpunkt vid denna tidpunkt avslutas beslutet automatiskt till avslutande av vårdkontakt går endast att använda om vårdkontakten är ett vårdtillfälle. Godkännandet innebär beslut att läkemedel ska administreras, och innefattar en läkemedelgenomgång som godkänner listan vid just det tillfället. Det går endast att ha ett godkännande i taget. Godkännandet är kopplat till patienten och inte till någon specifik vårdenhet. Om vårdansvaret övergår till en annan vårdenhet kan administreringsgodkännandet fortsätta gälla, förutsatt att båda vårdenheterna är överens om det. Mottagande enhet ansvarar för fortsatt läkemedelsbehandling. 3.3.4 Undantag från administreringsgodkännandet Godkännandet gäller samtliga behandlingar om inget annat anges. Om inte samtliga behandlingar ska administreras finns det flera möjligheter att synliggöra detta i läkemedelsmodulen. Självadministrering: Självadministrering innebär att patienten själv ansvarar för administrering av behandlingen. Självadministrering anges av läkare för en viss period via läkemedelslistan. Ikonen för självadministrering är densamma som för behandlingar som hanteras som recept. Funktionen självadministrering ska endast användas under tiden ett administreringsgodkännande med grön linje finns. Observera att när Rutiner - administrativa Sida 9/15 3. Allmänheten

administreringsgodkännandet avslutas ska även självadministreringen avslutas, så att inga missförstånd sker. Behandlingen visas på fliken Utdelningsvy med ikonen för självadministrering. Sjuksköterskan kan ange självadministrering för en viss dos via utdelningsvyn. Se manual på Lisa Patientjournalen. Pausa, kryssa och hoppa över Ordinatörer kan kryssa enskilda utdelningstillfällen via läkemedelslistan. Det påverkar endast de valda utdelningstillfällena. Sjuksköterskan kan hoppa över ett utdelningstillfälle via utdelningsvyn. Det påverkar också endast det aktuella utdelningstillfället. Pausa används när hela behandlingen ska pausas under en period. Pausade behandlingar visas under en särskild rubrik i läkemedelslistan och visas inte överhuvudtaget på utdelningsvy under tiden de är pausade. Vem som ansvarar för att aktivera pausade behandlingar bör ingå i enhetens lokala rutiner för läkemedelshantering. Administreras på specifik enhet Behandlingar som administreras på specifik enhet visas på utdelningsvyn men ingår inte i administreringsgodkännandet. 3.4 Överlämna läkemedel Funktionen Överlämna används när läkemedelsdoser iordningsställs av vårdpersonal för att sedan överlämnas till patienten som själv får ta ansvar för administrering. Överlämna används till exempel för läkemedel som delas i dosett. Inom de allra flesta enheter görs bedömningen huruvida en patient själv kan ta det ansvaret eller ej av en sjuksköterska i samband med iordningsställandet. Inom enheter som har behov av att tydliggöra detta per ordination och patient finns möjligheten att ange Överlämna på själva ordinationen. Detta görs i fliken Läkemedelslista. Enhetens lokala rutin för läkemedelshantering bör tydliggöra hur möjligheten att dokumentera överlämning av läkemedel ska användas. 4 Förskrivning Förskrivning sker som regel elektroniskt om det går. För elektronisk förskrivning krävs en förskrivarkod som är giltig för den produkt som förskrivs. Förskrivarkoder importeras automatiskt till Cosmic via HSA-katalogen. I Cosmic R8.1 införs funktion att elektroniskt förskriva förbrukningsartiklar, nutritionsprodukter samt läkemedel till patienter med ofullständigt personnummer eller ofullständig adress. 4.1 Pappersrecept Förskrivning av lokala läkemedel sker på pappersrecept (se avsnitt Lokala läkemedel). Förskrivning på pappersrecept sker även i samband med driftstörning, då elektronisk förskrivning inte är tillgänglig. 4.2 Makulering av e-recept Makulering av e-recept görs direkt i Cosmic Läkemedel i flikarna Läkemedelslista eller Receptöversikt. Om receptet är delexpedierat går det att makulera resterande uttag. I samband med utsättning av behandling bör alltid eventuella recept makuleras. Även i samband med ändring som genererar ett nytt recept, bör makulering utföras. Se manual på Lisa Patientjournalen. Rutiner - administrativa Sida 10/15 3. Allmänheten

4.3 Licens- och extemporeläkemedel Licens- och extemporeläkemedel går att förskriva elektroniskt i Cosmic. Eftersom det inte finns några nationellt godkända förpackningar, går det inte att välja förpackning på receptet. Istället anges totalmängd på receptet, alltså hur mycket läkemedel som får expedieras totalt. Antal expedieringar anges och det är upp till expedierande Apotek att dela upp totalmängden utifrån antal expedieringar samt att tillhandahålla lämplig förpackning. Se manual på Lisa Patientjournalen. 4.4 Fritidsförskrivning I den personliga förskrivningsrätten ingår rätt att förskriva läkemedel för privat bruk eller till närstående, så kallad fritidsförskrivning. Cosmic Läkemedel används för fritidsförskrivning. Se riktlinje http://lisa.lio.se/startsida/pm-medicinska-o-vardadm/pmdokument/lakemedelsgruppen/fritidsforskrivning---lakemedel/. 4.5 Förskrivning till papperslösa Vid förskrivning till vuxna som vistas i Sverige utan tillstånd, ofta kallade papperslösa, ska ordet Papperslös anges på receptet. Detta för att debitering ska ske korrekt. För övrigt sker förskrivning på sedvanligt sätt. 4.6 Hantering i Cosmic för patienter som är kopplade till tjänsten dosdispenserade läkemedel via Pascal 4.6.1 Bakgrund Pilotrådet för Cosmic beslutade 2007 att läkemedelslistan i IT-stödet edos (numera utbytt mot Pascal) skulle utgöra originaldokumentation över ordinerade läkemedel för patienter i öppen vård. Detta beslut har under åren kommit att omvärderas flera gånger, men ingen mer patientsäker hantering med mindre dubbeldokumentation har identifierats och därmed har beslutet inte ändrats. Nuvarande beslut gäller tills det finns en integration mellan Pascal och Cosmic alternativt om det kommer vara möjligt att förskriva dosdispenserade läkemedel via Cosmic. Inom sluten vård hanteras all läkemedelsinformation i Cosmic. Både vid inskrivning och vid utskrivning från sluten vård måste respektive Cosmic eller Pascal uppdateras. Inom öppen vård sker läkemedelsförskrivning via Pascal. Läkemedelslistan i Pascal hanteras som originalhandling, däremot gör inte utskrifter från Pascal det. Vanlig receptförskrivning inklusive e-recept skall undvikas. Hantering av tjänsten dosdispenserade läkemedel via Pascal inom Region Östergötland och förhållandet mellan regionen, apoteket och kommunerna regleras i riktlinjen Dosdispenserade läkemedel i Östergötlands län. I Cosmic R8.1 introduceras en ny koppling för att visa information om dosstatus i Cosmic, se manual DosR på Lisa Patientjournalen. Information om dosstatus ersätter tidigare Dospatient -rutan i R8.0. Informationen visas för legitimerad vårdpersonal. Som rutin ska läkemedlet Dospatient (ersätter läkemedlet Apodos ) fortsättningsvis ordineras till dospatienter för att uppmärksamma att förskrivning görs i Pascal och att listan i Cosmic kan vara inaktuell. Detta är också reservrutin för vårdpersonal som inte ser dosstatus-informationen och om dosstatus-kopplingen inte fungerar. 4.6.2 Hantering vid uppstart av tjänsten dosdispenserade läkemedel via Pascal När en ny dospatient anmäls till tjänsten dosdispenserad läkemedel via Pascal ansvarar läkaren för att i Cosmic ordinera det lokala läkemedlet Dospatient. Läkemedelslistan i Cosmic ska inte tömmas. Rutiner - administrativa Sida 11/15 3. Allmänheten

4.6.3 Hantering vid avslut av tjänsten dosdispenserade läkemedel via Pascal Ansvarig läkare sätter ut det lokala läkemedlet Dospatient i Cosmic och uppdaterar Läkemedelslistan i Cosmic med alla aktuella ordinationer. 4.6.4 Administrering av läkemedel inom öppen vård I de fall läkemedel administreras av hälso- och sjukvårdspersonal som har tillgång till Cosmic ska administreringen dokumenteras i Cosmic. I dessa fall görs förskrivningar i Pascal. I Cosmic skapas en ordination för den/de behandlingar som ska administreras. Ordinationen markeras med Administreras på enhet så att den kan administreras via Utdelningsvyn. 4.6.5 Hantering av insulinordinationer till dospatienter Det har förekommit flera tillbud då dospatienter har fått fel dos insulin på grund av att det har varit otydligt om den aktuella insulindosen funnits i Cosmic eller Pascal. Därför ska alltid aktuell insulindos finnas i Cosmic och i Pascal doseras insulin med texten Insulindos enligt ordination i Cosmic. I de fall insulin administreras av kommunsjuksköterska, kan hen läsa insulindosen i utskriven läkemedelslista från Cosmic. 4.6.6 Inskrivning i sluten vård Inskrivande läkare ansvarar för att uppdatera läkemedelslistan i Cosmic utifrån läkemedelslistan i Pascal. Under vårdtillfället sker all läkemedelshantering i Cosmic. 4.6.7 Utskrivning från sluten vård Utskrivande läkare ansvarar för att uppdatera läkemedelslistan i Pascal så att den stämmer med patientens aktuella behandlingar. Låt aktuella behandlingar finnas kvar i Cosmic, men sätt ut inaktuella behandlingar. Rutiner - administrativa Sida 12/15 3. Allmänheten

5 Övriga funktioner 5.1 Läkemedelsgenomgång och läkemedelsberättelse I Cosmic Läkemedel i Cosmic R8.1 finns möjlighet att dokumentera enkel och fördjupad läkemedelsgenomgång samt läkemedelsberättelse. Region Östergötland har dock valt att fortsätta med samma rutin som tidigare vilket innebär att läkemedelsgenomgång och läkemedelsberättelse dokumenteras i Cosmic Journal, se riktlinje Läkemedelsgenomgång, enkel- och fördjupad samt läkemedelsberättelse på Lisa under Styrande dokument. 5.2 Egenmedicinering Egenmedicinering innebär att patienten själv har beslutat att påbörja en behandling. Det kan handla om både receptfria läkemedel och naturläkemedel och liknande. Receptfria läkemedel ska dokumenteras som en vanlig läkemedelsbehandling i läkemedelslistan. För att förtydliga att det handlar om egenmedicinering markeras Annan ordinatör och i fritext anges att det är patienten själv som är ordinatör. I samband med ordination på detta sätt ges varningar kopplade till övriga behandlingar. Naturläkemedel och liknande dokumenteras via knappen Egenmedicinering i fliken Läkemedelslista. Produkter som läggs in via denna funktion genererar inga varningar. Egenmedicinering som är dokumenterad via denna funktion visas under en särskild rubrik Egenmedicinering i läkemedelslistan. Behandlingar som läggs in som Egenmedicinering visas inte på Utdelningsvyn och blir inte tillgängliga för sjuksköterskor att administrera i Cosmic. Om det skulle vara aktuellt med naturläkemedel som administreras av sjuksköterska, ska administreringen dokumenteras i utdelningsvyn. För att det ska bli möjligt måste produkten först läggas in som lokalt läkemedel (görs av klinisk farmakologi, som även förvaltar ordinationsmallar) och sedan ordineras som en vanlig läkemedelsbehandling. 5.3 Annan ordinatör En patient kan ha pågående behandlingar som är ordinerade av annan ordinatör och som inte är dokumenterade i Cosmic Läkemedel. Den ordinatör som erfar detta ansvarar för att dokumentera dessa pågående behandlingar i Cosmic. Det kan röra sig om behandlingar som är ordinerade i andra journalsystem eller av läkare i utlandet. Läkemedelsprodukter som är tillgängliga i Cosmic ska ordineras som vanliga läkemedelsbehandlingar i läkemedelslistan. För att förtydliga att den som nu ordinerar inte är den ursprungliga ordinatören markeras Annan ordinatör i ordinationen och i fritext anges vem som är den ursprungliga ordinatören. I samband med ordination på detta sätt genereras varningar kopplade till övriga behandlingar. Läkemedelsbehandlingar med substanser som inte finns tillgängliga i den nationella databasen för läkemedel dokumenteras via funktionen Egenmedicinering och markeras med Annan ordinatör. Produkter som läggs in via denna funktion genererar inga varningar. Produkter som är dokumenterade via denna funktion visas under en särskild rubrik Egenmedicinering i läkemedelslistan. Behandlingar som läggs in som Egenmedicinering visas inte på Utdelningsvyn och blir inte tillgängliga för sjuksköterskor att administrera i Cosmic. Om det skulle vara aktuellt att behandlingen ska administreras av sjuksköterska, ska det dokumenteras i utdelningsvyn och för att det ska bli möjligt måste produkten först läggas in som lokalt läkemedel (görs av klinisk farmakologi, som även förvaltar ordinationsmallar) och sedan ordineras som en vanlig läkemedelsbehandling. 5.4 Icke godkända läkemedel Icke godkända läkemedel är läkemedel som inte är godkända för användning i Sverige. Många icke godkända läkemedel som licens- och extemporeläkemedel finns i den nationella databasen för läkemedel, medan andra måste läggas in som s.k. lokala läkemedel. Särskilda förskrivningsregler finns för licens- och extemporeläkemedel. Licens- och extemporeläkemedel visas i Cosmic Läkemedel med symbol av en blå eller röd mortel. Rutiner - administrativa Sida 13/15 3. Allmänheten

5.5 Lokala läkemedel Läkemedel som saknas i den nationella databasen måste läggas in manuellt som så kallade lokala läkemedel för Region Östergötland. Det gäller vissa icke godkända läkemedel, såsom studieläkemedel samt en del extempore- och licensläkemedel. Lokala läkemedel motsvarar det som tidigare benämndes egendefinierade läkemedel, men bör i Cosmic R8.1 reserveras för läkemedelsprodukter. Medicintekniska produkter och andra varor som inte är läkemedel ska som regel undvikas som lokala läkemedel, liksom hänvisningar till läkemedelsdokumentation på annan plats. Alla läkemedelsordinationer ska så långt som möjligt göras i läkemedelsmodulen. Lokala läkemedel kan inte skickas som e-recept utan hanteras via pappersrecept. Lokala läkemedel skapas och förvaltas av Klinisk farmakologi. Nya lokala läkemedel beställs genom mejl till lakemedel@regionostergotland.se. 5.6 Utbytbara läkemedel generisk substitution 5.6.1 Om utbytbarhet En läkemedelsprodukt är i Cosmic kopplad mot en generisk substans. Både vid ordination och administrering går det i Cosmic R8.1 att byta produkten mot en annan med samma generiska substans samt samma form och styrka. För ordinatören går det att begränsa denna möjlighet genom att ange att inget utbyte medges, det görs i detaljfliken vid ordinationstillfället. På Lakemedelsverket.se finns information utbytbarhet samt vilka läkemedel som är utbytbara mot varandra. Inom Region Östergötland finns även en utarbetad lista över läkemedel som bedömts som utbytbara trots att de inte finns upptagna på Läkemedelsverkets lista över utbytbara läkemedel. Denna lista nås via Läkemedelsportalen på Region Östergötlands intranät Lisa, sidan Utbytbara läkemedel. (Sökväg: Lisa Läkemedel under genvägar Läkemedelshantering Utbytbara läkemedel (synonymlista).) 5.6.2 Utbytbarhet vid administrering Om ett läkemedel vid administrering byts ut mot ett som är generiskt utbytbart ska sjuksköterskan dokumentera det i utdelningstillfället i utdelningsvyn. I och med att de produkter som är tillgängliga för utbyte i Cosmic även innefattar att det ska vara samma form och styrka som den ursprungliga produkten kan det vara vissa skillnader mot Läkemedelsverkets utbytbarhetslista. Om produkten byts mot en som finns tillgänglig för utbyte i Registrera-dialogen, används den. Om produkten inte finns tillgänglig för utbyte i Cosmic, men ändå av sjuksköterskan bedöms vara utbytbar, dokumenteras det i en Kommentar till administreringen. 5.6.3 Utbytbarhet vid ordination Om läkemedelsprodukten byts under flera på varandra följande utdelningstillfällen, bör sjuksköterskan meddela ansvarig läkare, så att grundordinationen ändras till den korrekta läkemedelsprodukten. Vid ordination som förskrivs på recept sker utbytet enligt Apotekets regler. Om en produkt utgått går det inte att förskriva produkten och då måste utbyte göras i Cosmic innan förskrivningen kan skickas. Generisk substitution dokumenteras via Ändra-funktionen, som nås via Läkemedelslista eller Utkorgen. Rutiner - administrativa Sida 14/15 3. Allmänheten

5.7 Uppföljning av läkemedelsbehandling via meddelandemodulen i Cosmic Vid insättning av en behandling åligger det ordinatören att planera uppföljning alternativt utsättning av behandlingen. I Cosmic version R8.1 introduceras därför en ny stödfunktion för uppföljning genom en koppling mellan Cosmic Läkemedel och Cosmic Meddelande. Region Östergötland har beslutat att avvakta med att börja använda funktionen. Det kommer ändå finnas en sektion i detaljfliken för Uppföljning, den går inte att dölja, men den går inte att använda. 5.8 Historisk lista Vid behov av att se tillbaka historiskt hur en läkemedelslista såg ut vid en viss specifik tidpunkt används funktionen Historisk lista som finns tillgänglig i fliken för Läkemedelslista. I funktionen väljs en viss tidpunkt som baslinje. Det är viktigt att veta att den historiska listan visar hur läkemedelslistan såg ut vid den valda tidpunkten d.v.s. vad som var registrerat, inte nödvändigtvis allt som var ordinerat. Exempel om en behandling registreras idag och insättningstiden bakåtdateras 2 dagar kommer behandlingen inte visas i den historiska listan om baslinjen sätts i förrgår eller igår eftersom då var ordinationen inte registrerad, men den visas alltså om baslinjen sätts idag. Revisionshistorik 2 2018-02-21 Uppdatering antikoagulantiabehandling 1 2017-11-13 Rutin skapad inför Cosmic R8.1 Thomas Muhr, Objektägare Patientjournalen Thomas Muhr, Objektägare Patientjournalen Rutiner - administrativa Sida 15/15 3. Allmänheten