Bilaga 3 - Analys av enkät. Stöd till säker läkemedelsprocess

Transkript

1 Bilaga 3 - Analys av enkät Stöd till säker läkemedelsprocess

2 1. Enkäten och de svar som inkommit Enkätfrågor med tillhörande analys Struktureringsgrad Ordination Iordningställande Överlämnande Administrering Utvärdering Struktureringsgrad Patientens egenvård Läkemedelslistan i ert system idag Anslutningsgrad Medskick Revisionshistorik Version Datum Författare Kommentar Delar av projektgruppen Sid 2/28

3 1. Enkäten och de svar som inkommit Under förstudien har en enkät skickats ut till leverantörer av vårdsystem som i någon utsträckning hanterar information om läkemedelsordinationer och förskrivningar. Vilka leverantörer som skulle svara på enkäten beslutades av landsting och regioner som försåg förstudien med kontaktuppgifter. Förstudien valde utöver detta att kontakta leverantörerna av de mest vanligt förekommande vårdsystemen inom kommunerna. Leverantörer av 26 vårdsystem som används inom läkemedelsprocessen blev ombedda att svara på enkäten och svar har inkommit från 18. Av dessa används fyra inom den kommunala verksamheten ett inom ambulanssjukvården ett inom tandvården tre enbart för ordination av läkemedel som ska administreras inom vården (och inte expedieras på apotek) två enbart för enbart används för ordinationer där läkemedlet ska hämtas ut på öppenvårdsapotek (förskrivningar) sju både för förskrivning av läkemedel och för ordination av läkemedel som ska administreras av vården Leverantörer av sju av de 10 stora journalsystem som används i Sverige idag har besvarat enkäten 1. Förstudien har gjort bedömningen att det är möjligt att göra en kvalitativ analys då svaren har en bra spridning gällande typ av vårdsystem samt att svar inkommit från sju av de stora journalsystemen. Dock är det viktigt att notera att förstudien inte har kunskap om det faktiska antalet vårdsystem som hanterar relevant information om en patients läkemedelsbehandlingar. Det totala antalet leverantörer som fick möjlighet att besvara enkäten är endast baserat på de uppgifter som inkommit efter en förfrågan till landsting och regioner. De andelar som presenteras i analysen ska därmed ständigt kopplas till de svar som inkommit och inte till andelar av samtliga vårdsystem som hanterar information om en patients läkemedelsbehandlingar. Nedan presenteras en analys av de frågor som leverantörerna har blivit ombedda att besvara. Varje avsnitt och varje fråga presenteras i sin helhet och följs av en analys av de svar som inkommit. Observera att analysen helt utgår från de svar som har inkommit. Det kan mycket väl vara så att en leverantör gett mer utförliga beskrivningar än en annan trots att båda systemen i praktiken har liknande funktionalitet. Det är inte möjligt att genom en sådan här enkät få en fullständig bild av struktureringsgraden utan syftet är att få en första indikation om hur mycket information som skulle kunna gå att få ut strukturerat ur systemen idag. För en mer sann bild av 1 Med stora journalsystem avses de system som identifierats i projektet StandIn: Bilagor_ pdf Sid 3/28

4 förutsättningarna hos respektive system behöver detaljerade samtal föras med leverantörerna och deras olika kunder (då dessa konfigurerar och använder systemen på olika sätt). 2. Enkätfrågor med tillhörande analys Nedan presenteras de frågor som har skickats ut till leverantörerna. Varje fråga eller en grupp av frågor efterföljs av en analys av de svar som har inkommit. 2.1 Struktureringsgrad Följande avsnitt analyserar i vilken utsträckning information, som under behovsanalysen har lyfts fram som central, kan struktureras i vårdsystemen idag Ordination I detta avsnitt efterfrågar vi hur information om läkemedelsordinationer dokumenteras och hanteras i ert system. Med ordinationer avses i enkäten alla ordinationer av läkemedel, oavsett om läkemedlet ska hämtas ut på apotek eller om det ska administreras inom vården. Vi är därmed intresserade av svar oavsett om ert system används för att ordinera rekvisitionsläkemedel eller för att förskriva läkemedel på recept (eller både och). 1. För de system som stödjer förskrivning av läkemedel: Hanteras ordination och förskrivning som ett objekt när läkemedel förskrivs i ert system, eller är dessa uppdelade, dels i användargränssnittet, dels i lagringen av informationen? (Fritext) Analys: Denna fråga är endast relevant för de system som stödjer förskrivning av läkemedel. Frågan är svår att ställa skriftligt då det ofta krävs en förklaring av vad som avses vilket gör att svaren behöver tolkas därefter. Vissa av systemen hanterar förskrivningen som två delar, en underliggande ordination med ett eller flera kopplade recept. De som har denna lösning gör det möjligt för förskrivare att förnya ett recept utifrån en ordination som kan ha en längre behandlingstid än respektive tillhörande recept eller att göra dosjusteringar utan att ett nytt recept behöver genereras. I andra system hanteras förskrivning och ordination som en enhet. I praktiken innebär detta att varje nytt recept innebär att en ny ordination skapas. I vilken utsträckning det i en gemensam hantering av läkemedelsinformation blir ett problem att relationen mellan ordination och förskrivning skiljer sig mellan systemen behöver utredas. Detta kommer även behöva analyseras i arbetet med den nationella läkemedelslistan. 2. Finns det möjlighet att ange ordinationsorsak när en ordination/förskrivning dokumenteras i ert system? Med ordinationsorsak avses här orsaken till läkemedelsbehandlingen (Ja/Nej + Kommentar) (Om Ja) Sid 4/28

5 Anges informationen i fritext eller via fördefinierade koder? (Fritext/Fördefinierade koder + Kommentar) (Om Fördefinierade koder) o Varifrån hämtas koder för ordinationsorsak? (Socialstyrelsens källa för ordinationsorsak via Sil/Socialstyrelsens källa för ordinationsorsak direkt från Socialstyrelsen/Annat+ Vilken är källan till de koder som används?) o Är det möjligt att ange mer än en ordinationsorsak per ordination? (Ja/Nej) Analys: Ordinationsorsak 28% 17% 11% 28% 16% Strukturerat Fritext i eget fält Fritext i anteckning Hanteras ej Inte aktuellt 55% av de system som svarat, och som hanterar ordinationer och/eller förskrivningar, har någon form av stöd för att dokumentera ordinationsorsak i samband med ordinationen/förskrivningen. I 11% av systemen används ett fält som inte enbart är avsett för ordinationsorsak vilket inte gör det möjligt att hämta ut informationen på ett strukturerat sätt. 28% av systemen anger att deras användare kan dokumentera ordinationsorsak på ett strukturerat sätt (även om fritext också är möjligt). Bara ett av systemen använder än så länge Socialstyrelsens koder för ordinationsorsak även om det är på gång i ytterligare två av systemen. Koderna hämtas än så länge direkt från Socialstyrelsen men det kommer snart att vara möjligt att hämta dem från Sil. I de system som inte använder koderna för ordinationsorsak från Socialstyrelsen använder lokala koder eller koder från ICD-10-SE. Två av systemen tillåter fler ordinationsorsaker för en ordination. Då de nya föreskrifterna om ordination och hantering av läkemedel i hälso- och sjukvården samt förslaget om den nationella läkemedelslistan ställer krav på dokumentation av ordinationsorsak i samband med ordination så är detta något som vårdsystemen på sikt behöver ha ett stöd för. 3. Är det möjligt i ert system att ange utsättningsorsak vid utsättning av ett läkemedel? (Ja/Nej + Kommentar) (Om Ja) Hanteras utsättningsorsak som en egen informationsmängd, separerad från ordinationsorsaken (orsaken till behandlingen)? (Ja/Nej + Kommentar) Sid 5/28

6 Anges informationen i fritext eller via fördefinierade koder? (Fritext/Fördefinierade koder + kommentar) (Om Fördefinierade koder) o Hämtas utsättningsorsaker från Sil? (Ja/Nej + kommentar) Analys: Utsättningsorsak 17% 22% 17% 33% 11% Strukturerat Fritext i eget fält Fritext i anteckning Hanteras ej Inte aktuellt 44% av de system som svarat, och som hanterar ordinationer och/eller förskrivningar, har idag ett särskilt stöd för att ange orsaken till att ett läkemedel sätts ut. 17% anger att användaren kan använda ett fritextfält i ordinationen/förskrivningen för detta vilket inte gör det möjligt att hämta ut informationen på ett strukturerat sätt. I tre system sker dokumentationen med hjälp av fördefinierade koder, dock inte de som finns att hämta från Sil. Då de nya föreskrifterna om ordination och hantering av läkemedel i hälso- och sjukvården samt förslaget om den nationella läkemedelslistan ställer krav på dokumentation av ordinationsorsak i samband med ordination (och i det även inkluderar utsättnings- och ändringsorsak) så är detta något som vårdsystemen på sikt behöver ha ett stöd för. 4. Är det möjligt i ert system att ange ändringsorsak vid en ändring av en ordination? (Ja/Nej + Kommentar) (Om Ja) Hanteras ändringsorsak som en egen informationsmängd, separerad från ordinationsorsaken (orsaken till behandlingen)? (Ja/Nej + Kommentar) Anges informationen i fritext eller via fördefinierade koder? (Fritext/Fördefinierade koder + kommentar) (Om Fördefinierade koder) o Är koderna desamma som de som används för att ange utsättningsorsak? (Ja/Nej + kommentar) Sid 6/28

7 Ändringsorsak 11% 22% 22% 23% 22% Strukturerat Fritext i eget fält Fritext i anteckning Hanteras ej Inte aktuellt 45% av de system som det inkommit svar om och som hanterar ordinationer och/eller förskrivningar har idag stöd för att ange orsaken till att en ordination/förskrivning ändras som en egen informationsmängd. I tre av dessa system ska användaren ange orsaken via fördefinierade (lokala) koder. Då de nya föreskrifterna om ordination och hantering av läkemedel i hälso- och sjukvården samt förslaget om den nationella läkemedelslistan ställer krav på dokumentation av ordinationsorsak i samband med ordination (och i det inkluderar även utsättnings- och ändringsorsak) är detta något som vårdsystemen på sikt behöver ha ett stöd för. 5. Är det möjligt i ert system att i ordinationen/förskrivningen ange målet med läkemedelsbehandlingen (t.ex. önskat målvärde för ett blodtryck)? (Ja/Nej + Kommentar) (Om Ja) Hur görs detta? (Möjliga val: I ett eget fritextfält, I en anteckning kopplad till ordinationen, I strukturerad form, På annat sätt (ange hur i fritext)) Sid 7/28

8 Målet med behandlingen 11% 17% 22% 17% 33% Strukturerat Fritext i eget fält Fritext i anteckning Hanteras ej Inte aktuellt 55% av de system som har svarat och som hanterar ordinationer och/eller förskrivningar har idag inget särskilt stöd för att ange målet med en läkemedelsbehandling. I 34% av systemen hanteras målet med en läkemedelsbehandling som en egen informationsmängd och i tre av systemen kan användaren i vissa fall ange målet på ett strukturerat sätt via att exempelvis målvärden anges. Då de nya föreskrifterna om ordination och hantering av läkemedel i hälso- och sjukvården ställer krav på dokumentation av målet med en läkemedelsbehandling är detta något som vårdsystemen på sikt behöver ha ett stöd för. 6. Är det möjligt i ert system att i ordinationen/förskrivningen dokumentera när behandlingen ska följas upp/utvärderas? (Ja/Nej + kommentar) Sid 8/28

9 Tid för uppföljning 17% 44% 39% Ja Nej Inte aktuellt 39% av de system som har svarat och som hanterar ordinationer och/eller förskrivningar har idag stöd för att ange när en läkemedelsbehandling ska följas upp/utvärderas. I övriga system kan detta anges som en anteckning kopplat till ordinationen. Då de nya föreskrifterna om ordination och hantering av läkemedel i hälso- och sjukvården samt förslaget om den nationella läkemedelslistan ställer krav på dokumentation av senaste datum för uppföljning eller senaste datum för utsättning är detta något som vårdsystemen på sikt kan behöva ha ett stöd för. 7. Är det möjligt i ert system att i ordinationen/förskrivningen ange hur behandlingen ska följas upp/utvärderas? (Ja/Nej + kommentar) Analys: Hur uppföljning ska ske 17% 61% 22% Ja Nej Inte aktuellt Av de system som har svarat har 22% särskilt stöd för att ange hur en behandling ska följas upp/utvärderas. Detta är inte en informationsmängd som krävs i de nya föreskrifterna eller i förslaget om den nationella läkemedelslistan men det har lyfts fram som information som i vissa fall vore bra att ha. Sid 9/28

10 8. Är det möjligt i ert system att i ordinationen/förskrivningen ange vem som ska/bör följa upp behandlingen? (person eller organisatorisk enhet) (Ja/Nej + kommentar) Analys: Vem som ska/bör följa upp behandlingen 17% 55% 28% Ja Nej Inte aktuellt Av de system som har svarat har 28% särskilt stöd för att ange vem som ska/bör följa upp en behandling. Detta är inte en informationsmängd som krävs i de nya föreskrifterna eller i förslaget om den nationella läkemedelslistan men det har lyfts fram som information som i vissa fall vore bra att ha. 9. Är det möjligt i ert system att koppla en ordination/förskrivning till annan information i journalen såsom exempelvis diagnos, åtgärder och provsvar? (Ja/Nej + Kommentar) (Om Ja) Beskriv hur denna koppling går till och hur den presenteras för en användare som ska ta del av informationen. (Fritext) Sid 10/28

11 Koppling till andra delar av journalen 44% 11% 45% Ja Nej Inte aktuellt 45% av de system som har svarat har angivit att det finns någon form av koppling från ordinationen till andra delar av journalen. Hur denna koppling ser ut och vad den används till varierar. Vissa har kopplingen via kontakten vilket gör att ordinationen kan kopplas till annan journalinformation som skapades vid samma vårdkontakt. De specialiserade systemen har ofta kopplingar till mer specifika parametrar. Bakgrunden till denna fråga är behovet av att kunna koppla ordinationen exempelvis till mätvärden, till en viss åtgärd eller till en plan där läkemedelsbehandlingen är en del av flera åtgärder som syftar till att påverka patientens tillstånd. Behovet har lyfts fram vid flera tillfällen som en del av behovet av att se informationen om patientens läkemedelsbehandlingar som en mer integrerad del i journalen. Dock har behovet inte lyfts fram som är avgörande för att få en tillräckligt bra bild av en patients läkemedelsbehandling. 10. I vilken grad är informationen om hur ett läkemedel ska doseras möjlig att struktureras i ert system? Beskriv vilka typer av doseringsinstruktioner som ni har ett strukturerat stöd för (här inkluderas även kortnotation). (Fritext, bifoga gärna skärmdump på den vy där doseringsinformationen dokumenteras) 11. Använder ni kortnotationer från Sil i ert system? (Ja/Nej + Kommentar) Sid 11/28

12 Hur väl informationen om hur ett läkemedel ska doseras struktureras varierar mellan systemen. I de system som bara stödjer ordination av läkemedel som ska expedieras på apotek finns inte någon struktur implementerad då dagens receptformat bara hanterar fritext. I de större journalsystemen som hanterar såväl ordination av läkemedel som ska administreras inom vården som de som ska expedieras på apotek plattas strukturen i informationen ut när receptet skickas till E-hälsomyndigheten. I de fall informationen struktureras används kortnotationer och fördefinierade doseringstexter av olika slag. En del system hämtar notationer från Sil (eller tittar på att göra det) men eftersom dessa endast returneras i text så är det inte möjligt att lyfta in dem i en struktur på ett kvalitetssäkrat sätt. Sammanfattningsvis så är doseringsinformationen inte strukturerad på ett enhetligt sätt idag vilket den behöver vara om en gemensam hantering av information från olika källor ska vara möjlig. 12. Är det möjligt i ert system att använda ordinationsmallar? (Ja/Nej + Kommentar) Analys: (Om Ja) Är det endast lokala mallar som kan användas eller är det även möjligt att använda mallar från andra landsting eller mallar från Sil (t.ex. eped)? (Fritext) Ordinationsmallar 11% 22% 67% Ja Nej Inte aktuellt Användning av mallar (förifyllda ordinationer) vid ordinationstillfället är något de flesta system stödjer. Alla de större journalsystemen har denna funktionalitet som har utbredd användning. Mallar kan vara gemensamma över vårdgivargränser (förutsatt att de har samma system), inom en vårdgivare, på en vårdenhet eller skapad av en specifik användare. Tre av systemen har (eller är på väg att införa) möjlighet att hämta mallar från eped via Sil. Mycket arbete läggs ner på att skapa och förvalta bra mallar och behovet av att kunna dela dessa inom en vårdgivare och mellan vårdgivare är stort. Sid 12/28

13 13. Hur dokumenteras en ordination/förskrivning av extemporeläkemedel (undantaget de som har ett NPL-id från Läkemedelsverket och som finns i Sil)? Här är vi främst intresserade av hur läkemedlet specificeras, inkluderande identifiering av ingående substanser, och vilka instruktioner (och till vem) som tillförs. (Fritext) 14. Hur dokumenteras en ordination/förskrivning av licensläkemedel i ert system (undantaget de licensläkemedel som redan har ett givet NPL-id från Läkemedelsverket och som finns i Sil)? Här är vi främst intresserade av hur läkemedlet specificeras och vilka instruktioner (och till vem) som tillförs. (Fritext) 15. Om informationen om ett extemporeläkemedel dokumenteras strukturerat i ert system, var hämtas informationen om de ingående komponenterna (hämtar ni t.ex. substansinformationen från Sil eller finns det något annat register som ni använder)? (Fritext) Analys: Vid förskrivning av extempore- eller licensläkemedel anges informationen om läkemedlet i fritext i doseringsfältet. För övriga ordinationer finns det i några av de större journalsystemen möjlighet att specificera lokala mallar som ordinatören använder. Mallarna skapas oftast centralt och är inget som normalt görs av en enskild användare. I framtagandet av mallarna hämtas information om substansen från Sil. I de system som inte använder mallar hamnar informationen i fritext och strukturerad information om t.ex. aktiv substans, styrka och form saknas. I specialiserade system för cytostatikabehandlingar används fördefinierade regimer. Slutsatsen som kan dras utifrån dessa frågor är att i de fall en patient behandlas med ett extempore- eller licensläkemedel så är kvaliteten i informationen i de flesta fall sämre än i de fall då en produkt med ett NPL-id används. Detta medför att den aktiva substansen i dessa läkemedel inte kan användas som input till olika typer beslutstöd. Dock har detta inte lyfts som ett stort problem i de diskussioner som förts under behovsanalysen men det kan vara bra att vara medveten om i vägen mot en fullständig bild av patientens läkemedelsbehandlingar. 16. Hur framgår det i ert system vem som är ansvarig för en ordination/förskrivning? (Fritext) 17. Finns det möjlighet att ange olika typer av ansvar (t.ex. ansvarig för utvärdering av behandling, ansvarig för själva ordinationen/förskrivningen)? (Ja/Nej + kommentar) Sid 13/28

14 Så gott som alla system håller strukturerad information om den användare som har signerat ordinationen eller förskrivningen. I de fall då ordination och förskrivning hålls som ett objekt finns en ansvarig och i de system som separerar dessa skulle det varar möjligt att ha en ansvarig för ordinationen och en för förskrivningen. Det är den som senast har gjort en ändring i ordinationen som står som ansvarig. Olika typer av ansvar 6% 50% 44% Ja Nej Inte aktuellt Vad gäller olika typer av ansvar så har 44% av systemen stöd för detta. Dels kan det vara olika användare som är ansvariga för en förskrivning och en tillhörande ordination. Det är också möjligt att i vissa system ange vem som är ansvarig för att följa upp/utvärdera läkemedelsbehandlingen. Ett par system har stöd för att ange en ansvarig ordinatör trots att ordinationen signeras av en annan behörig användare. Behovsanalysen har visat att det finns olika typer av ansvar som kan vara aktuellt att hålla reda på i en gemensam hantering av läkemedelsinformationen. Vilka dessa är och hur riktlinjerna ska se ut för dessa behöver utredas framöver. Hur olika ansvar hanteras i detalj behöver utredas närmare när det är fastställt vilka typer av ansvar som behöver finnas. 18. Är det möjligt att i ert system koppla någon typ av instruktion till en ordination/förskrivning (t.ex. en instruktion till patienten inför administrering eller en instruktion inför ett iordningställande)? (Ja/Nej + Kommentar) Sid 14/28

15 Denna fråga rör egentligen möjligheten att koppla en extern instruktion till en ordination eller en förskrivning. De flesta av de stora journalsystemen har svarat ja på frågan men i många fall avser svaret möjligheten att ange en instruktion i fritext i doseringsfältet eller i fältet för instruktion inför iordningställande och administrering. En del har stöd för att koppla instruktioner från eped till ordinationen. Syftet med frågan var att analysera möjligheten att ha en digital hantering av de instruktioner som idag ofta delas ut på papper. Detta är inte ett behov som har lyfts fram som centralt men något som en framtida utveckling eventuellt bör ta höjd för när fler av aktörerna i patientens läkemedelsprocess kan använda digitala stöd vid iordningställande och administrering av läkemedel Iordningställande I detta avsnitt efterfrågar vi hur information om iordningställande av läkemedel dokumenteras i ert system. Med iordningställande avses här själva aktiviteten att göra iordning/bereda läkemedlet inför administrering. 1. Hur och var i patientjournalen dokumenteras information om ett iordningsställande i ert system? (Fritext) 2. Vilken information kan tillföras till patientens journal i samband med ett iordningsställande? (Fritext, bifoga gärna skärmdump om det finns ett särskilt utrymme för information om iordningställande) Sid 15/28

16 Frågan är endast aktuell för de system som hanterar iordningställande och administrering av läkemedel vilket är 12 av de system som har svarat. I de kommunala systemen skrivs eventuella noteringar från iordningställandet i en kommentar kopplad till lämplig KVÅ-åtgärd eller i signeringslistan. I de system som hanterar rekvisitionsläkemedel dokumenteras i de flesta fall iordningställandet som en del av processen mot administrering. Hur mycket detaljer som kan dokumenteras varierar. I vissa fall dokumenteras endast att läkemedlet har iordningställts och i andra tillförs mer detaljer såsom exempelvis information om tidpunkt, vem som iordningställt, val av läkemedel (kan vara ett generika), iordningsställd dos, kommentar samt pump och påsidentitet när det är en infusion som iordningställs. Sammanfattningsvis varierar mängden information som finns att hämta om själva iordningställandet. I vilken utsträckning detta är något som behöver åtgärdas beror av hur behoven prioriteras och vad som ska gå att utbyta information om framöver. 3. Finns det möjlighet att vid iordningställandet ange vilken läkemedelsprodukt och/eller läkemedelsartikel som iordningsställs (bl.a. i syfte att öka spårbarheten i kedjan)? (Ja/Nej + kommentar) (Om Ja) När ett iordningställande innebär att flera läkemedel och/eller tillsatser blandas, hur dokumenteras de ingående delarna? (Fritext) Sid 16/28

17 Iordningställd läkemedelsprodukt 39% 17% 28% 16% Ja I fritext Nej Inte aktuellt Frågan är endast aktuell för de system som hanterar iordningställande och administrering av läkemedel (12 stycken). Syftet med frågan är att utreda i vilken utsträckning det är möjligt att hämta information om vilken/vilka läkemedelsprodukter som en patient har fått. I och med att det sker utbyten även inom vården kan den administrerade produkten skilja sig från den ordinerade. Även i de fall endast substans har angetts i ordinationen kan det vara av intresse att veta vilken produkt som patienten i slutändan fick. 44% av de system som hanterar iordningställande och administrering av läkemedel har stöd för att dokumentera vilken läkemedelsprodukt som har iordningställts. 16% har angett att detta görs i fritext vilket gör att det inte är möjligt att på ett strukturerat sätt hämta information från journalen om vilken läkemedelsprodukt patienten de facto har fått. En del har angivit att det är möjligt att dokumentera men beskriver inte hur detta görs vilket innebär att vissa av dessa kanske endast stödjer dokumentation i fritext medan andra anger specifik produkt på ett strukturerat sätt. Enligt de svar som inkommit så följer ett iordningställande, där det är fler läkemedel/tillsatser som ska blandas, ordinationen i de allra flesta fall. Det finns i vissa system möjlighet att dokumentera de ingående delarna vid iordningställandet men det framgår inte av svaren hur detta görs. 4. Finns det möjlighet att vid iordningställandet ange mängd och styrka av varje ingående del av det som iordningställs? (Ja/Nej + kommentar) (Om ja) Var i patientjournalen dokumenteras denna information? (Fritext) Hämtas substansinformation från Sil? (Ja/Nej) Sid 17/28

18 Ingående delar i en beredning 39% 17% 44% Ja Nej Inte aktuellt De system som i föregående fråga har svarat att de har stöd för att dokumentera vilken läkemedelsprodukt som har iordningställts (44%) har även stöd för att dokumentera information om de ingående delarna i de fall då det är flera läkemedel/tillsatser som blandas. Detta görs i en del system i fritext medan andra använder samma struktur som tillämpas i ordinationen. Dock framgår det av svaren även här att det oftast är informationen i ordinationen som är den som gäller och att ytterligare dokumentation om läkemedlet inte är nödvändigt vid iordningställandet. Informationen om de ingående delarna hämtas från Sil i två av de system som har svarat Överlämnande I detta avsnitt efterfrågar vi hur information om överlämnande av läkemedel dokumenteras i ert system. Med överlämnande avses här en form av administrering då ett läkemedel lämnas från personal inom vården till en patient eller dess anhörig. Detta kan ske exempelvis inför en permission från ett vårdtillfälle eller på en avdelning. 1. Hur och var i patientjournalen dokumenteras information om ett överlämnande av ett läkemedel i ert system? (Fritext) Analys: Syftet med denna fråga är att utreda i vilken utsträckning det är möjligt att fånga information om läkemedel som har överlämnats. Det kan exempelvis vara relevant att dokumentera hur mycket av ett visst läkemedel en patient har fått inför en permission från ett slutenvårdstillfälle. Denna information kan vara relevant dels för spårbarhet men också om patienten vill ha information om hur läkemedlet ska doseras i någon form av digitalt stöd. Var information om överlämning av läkemedel dokumenteras mellan de system som har stöd för det. Det dokumenteras i en kommentar i ordinationen, i löpande journaltext, på lämplig KVÅ-åtgärd, i signeringslistan som en administrering med tillhörande kommentar, i ordinationslistan eller utdelningslistan/-vyn. Sid 18/28

19 2.1.4 Administrering I detta avsnitt efterfrågar vi hur information om administrering av läkemedel dokumenteras i ert system. Med administrering avses här tillförsel av en iordningställd läkemedelsdos till en patient. 1. Vilken information är möjlig att dokumentera om en administrering som sker inom vården? (Fritext, bifoga gärna skärmdump som visar hur det ser ut för en användare som ska dokumentera information om en administrering) Analys: I de större journalsystemen sker dokumentation av faktiska administreringar i utdelningslistan/-vyn eller som ett administreringsnotat i fritext. I de kommunala systemen sker dokumentationen i signeringslistan, kommentar kopplad till en lämplig åtgärdskod eller i form av en avvikelserapport. I många fall används signeringslistor i pappersform ute i kommunerna vilket gör att all relevant information inte alltid fångas digital. Hur mycket som kan dokumenteras om en faktisk administrering varierar. I de system som hanterar en strukturerad dokumentation av faktiska administreringar (d.v.s. en struktur med specifika fält och inte bara en fritextkommentar) hanterar exempelvis information som administrerat läkemedel, given dos, administreringstidpunkt, ev. avvikelser, vem som administrerat läkemedlet, att administreringen avbrutits inkl. orsaken till detta och kommentar. Sammanfattningsvis skulle det krävas stora insatser om den samlade informationen om patientens läkemedel ska innehålla fullständig information om faktiska administreringar (framför allt om detta även inkluderar administreringar ute i kommunerna). Hur viktigt det är att förbättra strukturen för dessa delar behöver specificeras i prioriteringen av vilken information som ska kunna utbytas. Behovet av att veta vilken läkemedelsprodukt som faktiskt har administrerats har lyft från flera håll. Detta är en uppgift som, om inte annat, är relevant ur ett uppföljningsperspektiv. 2. Hur och var i patientjournalen dokumenteras ev. avvikelser vid administreringen? Avvikelser innefattar här information om saker som inte gått som planerat vid administreringen (exempelvis avvikelser från planerad administreringstid eller att patienten kräktes och därför inte svalde tabletten). (Fritext) 3. Är det möjligt att ange typ av avvikelse via fördefinierade koder? (Ja/Nej + Kommentar) Sid 19/28

20 Koder som anger typ av avvikelse 17% 50% 33% Ja Nej Inte aktuellt Avvikelser dokumenteras i de flesta fall tillsammans med övrig information om administreringen. 33% av de system som har svarat har stöd för att ange typ av avvikelse via fördefinierade (lokala) koder. Exempel på avvikelser som kan dokumenteras är utebliven administrering, avbruten administrering, dubbel dos och förväxling av läkemedel Utvärdering I detta avsnitt efterfrågar vi hur information om utvärdering av en läkemedelsbehandling dokumenteras i ert system. Utvärdering innefattar här information om hur och när själva utvärderingen har skett samt de effekter (inklusive eventuella biverkningar) som har identifierats. 1. Hur och var i patientjournalen dokumenteras utvärdering av en läkemedelsbehandling i ert system? (Fritext) 2. Hur och var i patientjournalen dokumenteras biverkningar i ert system? (Flervalssvar: I läkemedelsmodulen, Som en journalanteckning, Som uppmärksamhetsinformation, I den vy där man fyller i biverkansrapporten som ska skickas till Läkemedelsverket, På annat sätt + ange var i fritext). 3. Om biverkningar dokumenteras på fler ställen (t.ex. både i journalen och som en rapport till Läkemedelsverket), är dessa delar sammankopplade på något sätt? (Ja/Nej + Kommentar) (Om Ja) Ange hur denna koppling ser ut. 4. Har ni behov av eller använder ni definierade biverkningstermer? (Fritext) 5. Är någon biverkningsöversikt infört i ert system? (Ja/Nej) (Om Ja) Är biverkningsöversikten från Sil? (Ja/Nej + Kommentar) Sid 20/28

21 Dokumentation av effekten av en läkemedelsbehandling dokumenteras i de flesta fall i huvudjournalsystemet och inte i de mer specialiserade systemen. I journalsystemen dokumenteras oftast utvärderingen i patientens journal utan koppling till själva ordinationen. Biverkning tillsammans med en kommentar kan i flera av systemen anges som en orsak till utsättning eller ändring men i övrigt finns sällan en separat del för dokumentation av utvärdering i läkemedelsmodulerna. Hur biverkningar dokumenteras skiljer sig mest i hur många av de olika alternativen som är möjliga. I samtliga större journalsystem görs detta ofta som en journalanteckning men det är även möjligt att dokumentera en biverkan som uppmärksamhetsinformation och i samband med att en biverkningsrapport skapas och skickas till Läkemedelsverket. I de system som erbjuder flera möjligheter är det endast ett par som har en koppling mellan de olika delarna (och då främst mellan biverkningsrapporten och en patientöversikt eller mellan avvikelserapport/uppmärksamhetsinformation och journalen). Två av de system som har svarat på enkäten har en biverkningsöversikt införd och båda använder biverkningsöversikten från Sil. 2.2 Struktureringsgrad Patientens egenvård I detta avsnitt efterfrågar vi hur information om de läkemedel som patienten hanterar på egen hand dokumenteras i ert system. 1. Är det möjligt i ert system att dokumentera information om de läkemedel patienten på egen hand beslutat om (receptfria, naturläkemedel etc.)? (Ja/Nej + Kommentar) (Om Ja) Hur och var i patientjournalen görs detta? Är det möjligt, utöver att ange att patienten säger att den äter vissa läkemedel eller läkemedelsliknande produkter, att notera hur mycket av ett läkemedel patienten säger att hen tar? 2. Är det möjligt i ert system att dokumentera information som patienten återkopplar om en läkemedelsbehandling som har ordinerats av vården? (Ja/Nej + Kommentar) (Om Ja) Hur och var i patientjournalen görs detta? Sid 21/28

22 I 83% av de system som har svarat på enkäten är det möjligt att dokumentera information om de läkemedel eller naturläkemedel som patienten beslutat om på egen hand. Detta är antagligen inte relevant i de system som inte har stödet då de är specialiserade och används vid sidan av huvudjournalsystemen. I de större journalsystemen är det möjligt att dokumentera informationen tillsammans med annan information om patientens läkemedelsbehandling. Dokumentationen kan då ske strukturerat förutsatt att läkemedlet går att identifiera i Sil. I annat fall anges aktuellt läkemedel eller naturläkemedel i fritext. I övriga system sker dokumentationen som en del i anamnesen som en journalanteckning eller i en egenvårdsplan. Inget av systemen har en särskild funktion för att dokumentera information som patienten återkopplar om en läkemedelsbehandling som har ordinerats av vården. Detta görs vanligen i journaltexten (ev. under ett sökord för läkemedelsinformation). Möjligheten att dokumentera läkemedelsbehandlingen som en del av en vårdprocess har lyfts fram i ett svar och i detta system dokumenteras patientens egen uppfattning kopplad till den process där läkemedelsbehandlingen utgör en del. 2.3 Läkemedelslistan i ert system idag I detta avsnitt efterfrågar vi hur information om vad läkemedelslistan i ert system omfattar för information. Bifoga gärna skärmdumpar som visar hur en patients läkemedelslista presenteras. 1. Vilka typer av läkemedelsordinationer kan läkemedelslistan omfatta (exempelvis receptförskrivna läkemedel, dosförskrivningar, rekvisitionsläkemedel)? (Fritext) Sid 22/28

23 Med lista avses i denna fråga den vy där användaren kan skapa sig en överblick över en patients läkemedelsbehandlingar. Termen lista kan vara svår att använda då en lista kan anpassas utifrån en viss användares behov genom t.ex. filtrering och sortering. Det centrala i frågan är att få information om vilka typer av ordinationer som systemet kan hålla information om och i vilken utsträckning det är möjligt för en användare att få komplett information om en patients läkemedelsbehandlingar. Innehållet i den lista som visar en patients olika läkemedel varierar mellan de olika systemen. De specialiserade systemen visar exempelvis läkemedel av en viss typ (i vissa fall tillsammans med andra läkemedel som kan vara relevanta för ev. interaktioner) eller för ett specifikt intensivvårdstillfälle. I en del av de andra systemen visas enbart receptförskrivna läkemedel men i de större journalsystemen är det möjligt att presentera information om alla typer av ordinationer (receptförskrivna läkemedel, rekvisitionsläkemedel, läkemedel patienten tar på egen hand och i vissa fall dosordinationer). Cytostatika är något som lyfts som en del som hanteras separat i ett specialiserat system. Två system har möjligheten att visa dosförskrivningar i listan, ett läser in dem från Pascal och ett annat får in dem via kopiering från Pascal. 2. Kan listan över patientens ordinationer/-förskrivningar i ert system inkludera behandlingar från flera vårdgivare (om flera vårdgivare finns i samma systeminstans)? (Ja/Nej + kommentar) (Om Ja) Baseras interaktionsvarningar och ev. andra kunskaps-/beslutsstöd på alla ordinationer/förskrivningar i listan oavsett vårdgivare? Har ni en gemensam hantering av informationen i läkemedelslistan över vårdgivargränser (är det t.ex. möjligt att sätta ut eller ändra en ordination som har skapats av en annan vårdgivare)? (Ja/Nej + kommentar) Sid 23/28

24 Information om läkemedel från flera vårdgivare 6% Ja 44% 50% Nej Inget svar 50% av de system som har svart på enkäten har idag möjlighet att hantera information om läkemedel som har skapats av olika vårdgivare. De större journalsystemen har detta stöd medan de system som används inom kommunal vård och omsorg, inom tandvården eller för en specialiserade del av vården (t.ex. intensivvård och barn/-mödrahälsovård) saknar det. Beslutstöden i alla de system utom ett som hanterar information från flera vårdgivare använder informationen från alla vårdgivare som input. Syftet med frågan är att få en uppfattning om vilken utveckling som skulle krävas för att kunna erhålla en samlad bild av en patients läkemedelsbehandlingar för olika användare. Svaren kan tolkas som att de större journalsystemen är förberedda för att hantera information från olika vårdgivare medan mindre, mer specialiserade system inte är det. För att få en uppfattning om vilka system som behöver vidareutvecklas behöver en diskussion föras kring vilken typ av system som bör ha denna funktionalitet och vilka som inte gör det. Vissa användargrupper kanske inte ha behov av att ha all information integrerad i det ordinarie systemet utan har nytta av att kunna se informationen via ett annat system. 3. Finns det planer på att inkludera ordinationer/förskrivningar från vårdgivare med andra journalsystem i läkemedelslistan inom överskådlig framtid? (Fritext) Analys: Vad gäller möjligheten att hämta information från andra system och integrera denna som en del av patientens läkemedelsinformation så pågår utveckling av tre system för att kunna visa upp information om dosförskrivna läkemedel. I övrigt avvaktar leverantörerna och deras kunder och följer utvecklingen av den nationella läkemedelslistan eller annan lösning. Det finns även planer på att utbyta information mellan vissa specialiserade system för att på ett bättre sätt kunna utnyttja den specialistkompetens som finns över landet på ett mer effektivt sätt. 4. Har ert system möjlighet att läsa in läkemedelsförteckningen till läkemedelslistan? (Ja/Nej + Kommentar) (Om Ja), synkas informationen om uthämtade läkemedel från E- hälsomyndigheten på något sätt med ordinationerna/förskrivningarna i läkemedelslistan eller presenteras de som en separat del? (Fritext) Sid 24/28

25 Inget av de system som har svarat på enkäten har möjlighet att läsa in läkemedelsförteckningen till de lokala läkemedelslistorna. Vissa kunder gör uthopp till NPÖ för att få information om de läkemedel patienten har hämtat ut. 5. Har ert system möjlighet att läsa in dosrecept till läkemedelslistan? (Ja/Nej + Kommentar) 6. Använder ert system Pascals tjänst läkemedelsförteckning för icke dospatienter? (Ja/Nej + Kommentar) Analys: Dosrecept i läkemedelslistan 6% 33% Ja Nej 61% Inget svar 33% av de system som har svarat på enkäten har eller är på väg att ha stöd för att se dosförskrivna läkemedel tillsammans med patientens övriga ordinationer och förskrivningar. I ett av dessa finns informationen som en bilaga och därmed inte enligt samma struktur för övriga ordinationer/förskrivningar. Endast ett system av de som har svarat använder idag Pascals tjänst läkemedelsförteckning för icke dospatienter. Det finns stora journalsystem som inte har denna funktionalitet idag, vars användare ser informationen via Pascal. För att få dosförskrivningarna tillsammans med övriga ordinationer och förskrivningar kommer därmed utveckling att krävas på flera håll. 2.4 Anslutningsgrad I detta avsnitt efterfrågar vi hur information om i vilken utsträckning ert system är anslutet till den nationella tjänsteplattformen samt vad ni har för erfarenheter av användningen av tjänstekontraktet GetMedicationHistory. 1. Är ert vårdsystem anslutet som tjänsteproducent till tjänstekontraktet GetMedicationHistory (GMH)? (Ja/Nej + Kommentar) (Om Ja) Sid 25/28

26 Vilken information kan idag tillgängliggöras från ert system med hjälp av GMH? Beskriv övergripande vilka delar av kontraktet ni använder i er anslutning och vilka typer av ordinationer som ni förmedlar via kontraktet (t.ex. förskrivna läkemedel, rekvisitionsläkemedel (alla varianter eller finns begränsningar?). Med delar av kontraktet avses exempelvis ordinationsinformation, förskrivningsinformation, information om administreringstillfällen och strukturerad doseringsinformation. (Fritext, gärna exempelmeddelande om möjligt) Motsvarar tjänstekontraktets innehåll era kunders behov avseende åtkomst till information om en patients läkemedelsbehandlingar? (Ja/Nej + kommentar) Vilka är era erfarenheter från införandet av GMH? (Fritext) Uppstod några problem vid införandet av GMH? (Ja/Nej + Kommentar) o (Om Ja) beskriv vilka och om ni hittat en lösning på problemen. (Fritext) Sid 26/28

27 Tjänsteproducent till GetMedicationHistory 74% 26% Ja Nej Fem av de system som har svarat på enkäten är idag anslutna som tjänsteproducent till GetMedicationHistory (GMH) varav två inte har gått i drift än och ett ligger i test. Hos ytterligare ett system är anslutningen under utveckling och levereras under Vilken information som tillgängliggörs via tjänstekontraktet varierar. Två system tillgängliggör endast förskrivna läkemedel, ett tillgängliggör ordinationsinformation om läkemedel och s.k. ickeläkemedel, nutritionsprodukter och förbrukningsmaterial men inte förskrivningar och administreringsinformation och ett tillgängliggör det mesta som kontraktet möjliggör för läkemedelsordinationer (inklusive rekvisitionsläkemedel, licenspreparat, förskrivningar samt administreringar). I stort motsvarar innehållet i GMH kundernas behov. Dock är det många som inte har gått i drift än vilket gör att erfarenheten från användning av kontraktet inte är så stor. Kontraktet används för att tillgängliggöra information i NPÖ och Journalen och styrs därmed av kundernas behov av information i den typen av översikt. Om det ska vara möjligt att presentera en samlad bild av en patients läkemedelsbehandlingar behöver alla de system som har stöd för att skapa ordinationer och/eller förskrivningar kunna tillhandahålla informationen via den nationella infrastrukturen. Det behöver också finnas en lägsta nivå som specificerar vilken information för vilka typer av ordinationer som alla ska kunna tillgängliggöra. Då det är relativt få som är anslutna idag och vilken information som tillgängliggörs varierar krävs det ett omfattande anslutningsarbete om en helhetsbild ska vara möjlig att skapa. 2.5 Medskick Vi är intresserade av att få värdefulla synpunkter och medskick till vårt fortsatta arbete! Skriv dessa nedan: Vi skulle gärna se att SIL var en tjänst man kunde koppla upp sig mot i stället för att behöva drifta en egen. Sid 27/28

28 I kommunerna så dokumenterar sjuksköterskor i KOMMUNENS journalsystem. Här finns inte läkemedelsordinationer eller läkemedelslista. Läkaren dokumenterar och ordinerar i annat system. Önskvärt att i kommunens system även kunna se den nationella läkemedelslistan samt att kunna signera och dokumentera det som rör läkemedel så att allt hänger ihop. Det är mycket prat om signeringslistor i kommunerna och det är ofta omsorgspersonalen som är dom som ser till att kunderna tar sina dospåsar. Det finns ett intresse för en nationell läkemedelslista, vården efterfrågar detta. När det gällde NOD-projektet så visade det sig att många basala funktioner inte fanns med som omöjliggjorde ett införande t.ex. enbart svenska personnummer kunde användas, reservnummerhantering saknades, namnbyte gick inte, slå ihop läkemedelslistor gick inte etc. etc. Viktigt att dessa behov finns med redan från början. De nationella tjänsterna måste få bättre dokumentation med relevanta exempel. Dessutom förtydligande om när vilken ska användas - exempel på detta. Glöm inte bort specialistsjukvården. Bestäm strukturen utifrån vad verksamheten behöver inte vad befintliga system klarar. Tillhandahåll en kostnadsfri testmiljö för leverantörer av IT-system till vården när det gäller de nationella tjänsterna Sid 28/28