EFS Västerbotten Protokoll ST Styrelsens konstituerande 110512 sammanträde Robertsfors kyrka Närvarande: Ulf Andersson Marianne Berglund Cathrine Eiderhäll Håkan Holmlund till 66-76 Åke Hägglund Roger Lidman Anita Lundqvist Karin Paulsson Astrid Sjöström Gunilla Stenberg Roland Wiklund Frånvarande: Johan Andersson Adjungerade:, pch, df Inledning och öppnande Meddelande om styrelseutfallet Val av ordförande Val av vice ordförande Val av sekreterare Val av protokolljusterare 66 Df förklarar sammanträdet öppnat samt inleder med bön. 67 Df meddelar att Åke Hägglund, Anita Lundqvist, Karin Paulsson och Gunilla Stenberg valts in i styrelsen för en treårsperiod. Ett särskilt välkommen riktas till Gunilla som är ny i styrelsen. 68 att välja Astrid Sjöström till ordförande för styrelsen. 69 att välja Marianne Berglund till vice ordförande för styrelsen. 70 att välja distriktsföreståndare till sekreterare. 71 att välja Roger Lidman och Anita Lundqvist att tillsammans med ordförande justera dagens protokoll.
Styrelsens arbetsformer 72 Ordföranden delar ut PM för styrelsens arbetsformer och ett samtal förs om hur vi tillsammans skapar ett gott arbetsklimat. Ett samtal förs om var styrelsens ska förlägga sina sammanträden Ska de återkommande vara på expeditionen i Umeå eller fortsätta att som tidigare vara i de kyrkor och bönhus där ledamöterna är engagerade? att frågan ska behandlas vid nästa styrelsemöte. 73 Föredragningslistan Föredragningslistan godkänns. Fullmakt för EFS i Västerbotten 74 att befullmäktiga distriktsföreståndare, ekonomichef Eva S Bäckström, administratör Margita Sundell och personalchef för tiden till och med 2013-06-30 att två i förening utkvittera medel tillhörande EFS Västerbotten på plusgiro, postkontor, bank, postens serviceenheter eller andra penninginrättningar att befullmäktiga och Eva S Bäckström att var för sig äga tillträde till bankfack för tiden till och med 2013-06-30 att befullmäktiga Margita Sundell och Eva S Bäckström att var för sig utkvittera rekommenderade brev och paket för tiden till och med 2013-06-30 Denna paragraf förklaras omedelbart justerad. Firmatecknare 75 att EFS i Västerbottens firma ska tecknas antingen av styrelsen i sin helhet eller av styrelsens ordförande Astrid Sjöström, distriktsföreståndare och ekonomichef Eva S Bäckström, två i förening, för tiden till och med 2013-06-30. Denna paragraf förklaras omedelbart justerad. Delegeringsregler 2012/2013 76 att för arbetsåret 2012-2013 fastställa följande delegeringsregler, utöver vad som anges i PM för utskott och råd: LG (ledningsgrupp) Med LG avses distriktsföreståndare, personalchef och ekonomichef. Df har utslagsröst. LG kan inom sig delegera beslutsrätt. leder distriktets operativa och strategiska arbete för styrelsens räkning
beslutar om vikarie- och visstidsanställningar och tjänstledigheter till och med 6 månader beslutar om gemensam fortbildning inom ramen för fastställd budget beslutar om lån till föreningar eller motsvarande upp till 1 år upp till 5 basbelopp beslutar om bidrag upp till 2 basbelopp beslutar om personallån upp till 2 basbelopp beslutar om inköp upp till 1 basbelopp PAU (personal- och arbetsutskott) beslutar om anställningar (över 6 månader) inom ramen för fastställd budget och bemanningsplan beslutar om tjänstledigheter (över 6 månader) EFU (ekonomi- och förvaltningsutskott) beviljar lån till föreningar (eller motsvarande), med löptid längre än ett år upp till 20 basbelopp beviljar tillfälliga lån till föreningar (eller motsvarande) med löptid mindre än ett år upp till 40 basbelopp beviljar bidrag till föreningar (eller motsvarande) upp till 5 basbelopp gör inköp upp till 5 basbelopp Anställningar som ledningsgruppen gör ska rapporteras i PAUprotokoll och beslut om lån och bidrag till föreningar ska rapporteras i EFU-protokoll. Bibelfjäll Bibelfjälls föreståndare beslutar om kostnader för Bibelfjälls verksamhet med upp till ½ basbelopp. Kapitalplacering Distriktsföreståndaren och ekonomichefen i förening äger rätt att enligt styrelsens dokument Riktlinjer för EFS Västerbottens kapitalplacering (ST 55/11) handla med värdepapper på penningmarknaden. Styrelsen för ett samtal om formuleringarna kring delegeringsreglerna när det gäller Ledningsgruppen. att uppdra till styrelsens arbetsgrupp för organisationsöversyn att även se över formuleringarna kring delegeringsreglerna.
VAL AV UTSKOTT, KOMMITTÉER, LEDAMÖTER, OMBUD, KONTAKTPERSONER, ETC. Utskott och råd PAU 77 att välja utskott och råd enligt nedanstående lista. Personal- och arbetsutskottet Marianne Berglund, Sävar Karin Paulsson, Bjurholm Astrid Sjöström, Bureå att välja Karin Paulsson till ordförande EFU Ekonomi- och förvaltningsutskottet Ulf Andersson, Boviken Roland Viklund, Holmsund Christer Lindgren, Skellefteå Helene Hedman, Umeå att välja Roland Viklund till ordförande Interna valberedningen har att i samspel med EFU se över om det ska vara fler ledaömter i EFU. VURnorra VURsödra IR Veksamhets- och utvecklingsrådet (norra) Catherine Eiderhäll Skellefteå Mats Lindberg Ursviken Mattias Kågström Skellefteå Anita Andersson Kåge Inger Norberg Bergsbyn Verksamhets- och utvecklingsrådet (södra) Gunilla Stenberg Åkullsjön Marta Bäckman Umeå Anders Blomberg Umeå Susanne Jonsson Sävar Internationellarådet Mats Bohman Kristina Dagman Åke Hägglund, styrelsen Kersti Karlsson Gerd Åkerström Umeå Holmsund Svarttjärn Ö Falmark Varuträsk
att välja Åke Hägglund till ordförande i internationella rådet KR Kommunikationsrådet att till kommunikationsrådet välja: Ulrika Bengtsson Umeå Lena Björkman Täfteå Katarina Eriksson Kåge Stefan Eriksson Umeå Stefan Gelfgren Umeå Peter Lundström Djäkneboda Anita Lundqvist, styrelsen Boliden att välja Stefan Gelfgren till ordförande i kommunikationsrådet. 78 Klippenkamraterna att välja Johan Andersson till styrelsens representant i Klippenkamraternas styrelse. Missionsombud Val av ledamöter till Luleå stifts samrådsgrupp för internationella frågor Val av ledamot i AFFI Val av ombud till Hela människans årsmöte 2012. 79 att välja Torbjörn Arvidsson till missionsombud för södra länsdelen att välja Kersti Karlsson till missionsombud för norra länsdelen 80 att välja Mats Bohman, Umeå och Kersti Karlsson, Östra Falmark till ledamöter i Luleå stifts samrådsgrupp för internationella frågor. 81 att välja Håkan Lundberg till ledamot i AFFI (Luleå stifts Arbetsgrupp för flykting och invandrarfrågor) 82 att välja Inga-Lis Andersson, Umeå och Inger Palmér, Umeå till ombud för Hela människans årsmöte 2013.
Stiftelsen Solviks folkhögskola Stiftelsen Strömbäcks folkhögskola Stiftelsen Solviks folkhögskolas huvudmannamöte Stiftelsen Strömbäcks folkhögskolas huvudmannamöte Folkrörelsearkivets styrelse Ägarrepresentant i Din Bok Umeå AB Samarbetsrådet EFS Svenska kyrkan i Luleå stift 83 att till nomineringskommittén för val av styrelse för Stiftelsen Solviks folkhögskola utse: Catherine Eiderhäll smk. Skellefteå och Allan Forslund, S Bergsbyn. 84 att till nomineringskommittén för val av styrelse för Stiftelsen Strömbäcks folkhögskola utse: Kjell Söderberg, smk. Umeå och Bengt Bergius, Umeå 85 att till distriktsrepresentanter på huvudmannamöte för Stiftelsen Solviks folkhögskola utse:, Catherine Eiderhäll och Roger Lidman. 86 att till distriktsrepresentanter på huvudmannamötet för Stiftelsen Strömbäcks folkhögskola utse: Eva S Bäckström, Håkan Holmlund och Karin Paulsson. 87 att välja Lars Olov Sjöström till Folkrörelsearkivets styrelse. 88 att välja Roland Viklund att vara ägarrepresentant vid bolagsstämman för Din Bok Umeå AB. 89 att välja följande personer till samarbetsrådet EFS Svenska Kyrkan i Luleå stift: Ordinarie ledamöter, EFS Västerbotten Vasagatan 17, 903 29 Umeå Anita Lundqvist Yttervägen 22, 936 32 Boliden Astrid Sjöström Skärvägen 24, 932 52 Bureå Suppleanter Cathrine Eiderhäll Åbrogatan 21, 931 42 Skellefteå EFS Västerbotten Vasagatan 17, 903 29 Umeå
Representanter i samarbetskommittéer Ledamöter i samarbetsråd Ledamöter i samverkanskommitté i Vännäs 90 att som ledamot i samarbetskommittén under 2012/2013 för: välja: Bergsbykyrkan Carlskyrkan Ersmarkskyrkan, norra Ersmarks kyrka södra Grisbackakyrkan Mobackenkyrkan Norrängskyrkan Nyåkers kyrka Solbackakyrkan Sörbölekyrkan 91 att som ledamot i samarbetsråd under 2012/2013 för: välja: Jörn/Boliden Lövånger 92 att bordlägga frågan. ALLMÄNNA ÄRENDEN Ärenden från årsmötet 93 Styrelsen för ett kortare samtal om årsmötet. Några av de frågor, tankar och synpunkter som ledamöterna uppfattade under årsmötet var: - önskemål om en handlingsplan - läger som även vänder sig till socialt utsatta grupper i samhället - det är viktigt med Tackbrev vid gåvor Eventuellt fortsatt samtal om frågeställningarna är aktuella då årsmötesprotokollet är klart. Övrigt som noterades i samtalet om årsmötet är behovet av att se över hur fullmaktshandlingarna är utformade, ta lärdom av EFS riks som har en enklare fullmaktsblankett. Om årsmötet ska fortsätta att vara i Robertsfors bör vi se över möjligheten att låta andra föreningar fungera som köksansvariga Utvärdering av 94 Styrelsens ledamöter har inför årsmötet ringt runt till i princip alla
ledamöters rundringning till missionsföreningar missionsföreningar i EFS Västerbotten. Syftet var att skapa kontakt och göra en extra påminnelse och inbjudan till årsmötet. Styrelsen för ett samtal och gör en utvärdering av hur man upplevt kontakten. Följande noteras: - ledamöterna upplever en god eftersmak, trots att många föreningar vittnar om en tuff situation - föreningarna uppskattade kontakten, någon bryr sig - kännedom om de små föreningarnas situation och föreningar där verksamheten spirar, ökar kunskapen om EFS läget i Västerbotten - Många föreningar väljer inte ombud till årsmötet, det sätts upp listor eller sker på annat sätt. - Någon missionsförening kommenterar besväret med att behöva ha en Saltförening - Hur hjälper vi missionsföreningarna att höja mandatet för föreningarnas ombud? - Vi bör använda våra kommunikationskanaler för att ge konkreta tips på hur man väljer ombud till årsmötet att inför nästa år ringa alla missionsföreningar tidigt på året, januari eller februari. Kommande styrelsesammanträden Avslutning 95 att arbetsåret 2012-2013 sammanträdesdatum blir enlig lista: 11 juni kl. 17.00 21.00 via videokonferens i Umeå och Skellefteå (exakt plats meddelas i kallelsen) Värdar: Catherine Eiderhäll och Håkan Holmlund 28-30 september, Strömbäcks folkhögskola. (Tid är inte fastställd.) 17 november, 09.00-17.00. 26 januari 23 mars 96 Ordföranden förklarar sammanträdet avslutat. Df leder oss i bön.
Dag som ovan Justeras: Astrid Sjöström Roger Lidman Anita Lundqvist ordförande justerare justerare