Göteborgs stad Granskning vid Idrotts- och föreningsförvaltningen Ernst & Young AB Rapport 2010-05-10
Innehållsförteckning 1 Uppdragsinformation... 2 1.1 Uppdraget... 2 1.2 Inriktning, genomförande och avgränsningar... 2 1.2.1 Inriktning och granskningsåtgärder... 2 1.2.2 Avgränsning... 2 1.2.3 Granskningsorganisationen... 3 2 Granskningsresultat... 3 2.1 Allmänt om förekomst av dokumentation... 3 2.2 Granskning av relation till Stefan Allbäck Byggnads AB... 3 2.2.1 Inköp, upphandling och avtal... 3 2.2.2 Resultat från fakturagranskning... 4 2.3 Granskning av underlag där Allbäcks varit underleverantör... 6 3 Slutkommentar... 7
1 Uppdragsinformation 1.1 Uppdraget Inom Idrotts- och föreningsförvaltningen har vissa indikationer framkommit om att leverantören Stefan Allbäck Byggnads AB kan ha erbjudit och levererat förmåner i form av så kallade sidoleveranser till en eller flera beställare inom Idrotts- och föreningsförvaltningen. En sidoleverans kan erfarenhetsmässigt utgöras av att en privat tjänst utförs av en leverantör åt en viss beställare som sedan faktureras beställarens arbetsgivare. Ernst & Young AB (Ernst & Young) ombads mot bakgrund av ovan att genomföra en granskning. Granskningen skulle fokusera på att granska affärsrelationen mellan förvaltningen och den aktuelle leverantören. 1.2 Inriktning, genomförande och avgränsningar 1.2.1 Inriktning och granskningsåtgärder Mot bakgrund av de indikationer som framkommit har inriktningen baserats på följande frågeställning: Har Idrotts- och föreningsförvaltningen belastats med kostnader för eventuella otillbörliga sidoleveranser eller andra förmåner? I syfte att identifiera potentiella kostnader enligt ovan har bland annat samtliga fakturor från den aktuelle leverantören granskats. Fakturor har även granskats från leverantörer där denne varit, eller kan ha varit, underleverantör. Vidare har annan förekommande dokumentation av relevans granskats. Stöd vid identifiering av potentiellt felaktiga kostnader har utgjorts av intervjuer med befattningshavare inom Idrotts- och föreningsförvaltningen, samt information från kompletterande granskningsåtgärder. I syfte att klarlägga vilka personer inom Idrotts- och föreningsförvaltningen som haft affärsmässiga relationer till den aktuelle leverantören har beställnings- och attestmönster analyserats. Granskad tidsperiod har varit från år 2002 till 2010. 1.2.2 Avgränsning Ernst & Youngs granskning har primärt baserats på information och dokumentation som gjorts tillgänglig av Idrotts- och föreningsförvaltningen. Efter önskemål från Idrotts- och föreningsförvaltningen har granskningen särkilt fokuserat på affärsrelationerna mellan leverantören och fyra namngivna anställda eller före detta anställda personer vid Idrotts- och föreningsförvaltningen. Det har inte varit möjligt att intervjua någon av dessa personer inom ramen för granskningen. Rapporten är baserad på uppgifter som framkommit till och med 2010-04-30. 2
Ernst & Young yttrar sig inte om eventuella identifierade brister i internkontroller i denna rapport, utan hänvisar till den separata granskning rörande inköpsrutiner vid Idrotts- och föreningsförvaltningen som nyligen genomförts av Ernst & Young. 1.2.3 Granskningsorganisationen Från Ernst & Young har följande personal deltagit i uppdraget: Kenneth Johansson Executive Director (Uppdragsledare) Hans Andreasson Senior Consultant Jonas Sandström Consultant Utredningen genomfördes under april månad år 2010. 2 Granskningsresultat 2.1 Allmänt om förekomst av dokumentation Det underlag som utgjort grund för denna granskning har i huvudsak varit fakturor från leverantörer och bokföringsuppgifter från förvaltningens ekonomisystem. Annat underlag i form av upphandlingsdokumentation, avtal, beställningsunderlag och projekt- samt objektsbeskrivningar har inte funnits tillgängligt för granskningen. Enligt ansvarig personal vid Idrotts- och föreningsförvaltningen har det varit stora brister i hur dokumentation har arkiverats, detta särskilt före år 2006. Den dokumentation som ändå tidigare funnits rörande beställningar etc. från aktuell leverantör har enligt förvaltningen gallrats ut efter hand som berörda beställare på förvaltningen avslutat sin anställning. Detta har medfört en klar begränsning i granskningen innebärande att detaljer i granskade fakturor inte kunnat jämföras med annan central dokumentation vid förvaltningen. Till exempel har avsaknaden av dokumenterade avtal medfört att korrektheten i prisangivelser i fakturor inte kunnat verifieras mot avtal 2.2 Granskning av relation till Stefan Allbäck Byggnads AB 2.2.1 Inköp, upphandling och avtal 2.2.1.1 Avtal och upphandlingsdokumentation Som nämnts ovan saknas denna typ av dokumentation och har därmed inte varit möjlig att granska av Ernst & Young. Detta är en brist ur granskningshänseende men också från ett generellt internkontrollsperspektiv. Ernst & Young yttrar sig, som nämnts ovan, emellertid inte vidare i denna rapport om de brister som varit i dokumentationshanteringen. Vi hänvisar istället till den separata granskningsrapport avseende inköpsrutiner med åtgärdsförslag som Ernst & Young nyligen presenterat. 2.2.1.2 Fakturerat från Allbäcks Tabellen nedan visar faktureringen från Stefan Allbäck Byggnads AB (Allbäcks) under perioden 2002 till 2006. Efter januari 2006 har ingen faktura inkommit direkt från Allbäcks till förvaltningen. 3
I tabellen presenteras antal fakturor per år, fakturerat belopp per år samt genomsnittligt fakturabelopp. Allbäcks 2002 2003 2004 2005 2006 2002-2006 Antal 112 100 71 14 1 298 Summa 4 558 136 3 479 329 2 664 104 409 188 2 550 11 113 307 Genomsnitt 40 698 34 793 37 523 29 228 2 550 37 293 2.2.1.3 Beställningar av uppdrag från Allbäcks Beställningsunderlag har som nämnts tidigare i generellt saknats i samband med granskningen. Enligt uppgift från nuvarande administrativ ledningspersonal vid förvaltningen gjordes sannolikt en stor del av beställningarna muntligt, och noteringar om beställningarna gjordes då lokalt endast av aktuell beställare. Ernst & Young har, som nämnts inledningsvis, inte givits möjlighet att intervjua berörda beställare. Ur förvaltningens ekonomisystem kan emellertid information inhämtas om vem som sannolikt varit beställare av uppdrag. Enligt uppgift från förvaltningen har den person som registrerats i ekonomisystemet som kontrollant (första attestinstans) av en specifik inkommande faktura i normalfallet varit beställare av det projekt/objekt som fakturan avser. Ernst & Young har undersökt vilka personer som är registrerade som kontrollant på de fakturor som inkommit från Allbäcks och på de fakturor från andra leverantörer där det identifierats att Allbäcks varit underleverantör. Det kan konstateras att totalt 19 personer är angivna som kontrollanter avseende de fakturor som inkommit från, eller kan kopplas till, Allbäcks. Beträffande de fyra personer som särskilt följts upp med avseende på affärsrelationen till Allbäcks så har dessa sammanlagt angivits som kontrollant på 183 av totalt 298 fakturor. Beloppsmässigt utgör dessa 183 fakturor cirka 8 550 423 kronor av totalt 11 113 307. Tabellen nedan visar totalbelopp och antal fakturor direkt från Allbäcks för respektive av de aktuella personerna. Dessa uppgifter ställs även i relation till samtliga fakturor inkomna under aktuell period. Allbäcks A B C D Övriga Totalt Antal 101 34 11 37 115 298 Summa 5 709 570 743 337 155 419 1 942 097 2 562 884 11 113 307 Genomsnitt 56 530 21 863 14 129 52 489 22 286 37 293 2.2.2 Resultat från fakturagranskning 2.2.2.1 Beskrivning av attestrutiner och kontering Enligt de ekonomiadministrativa rutinerna skulle inkommande fakturor under aktuell period granskas, konteras och godkännas av minst två personer. Första instans utgörs av den så kallade kontrollanten. Efter godkänd kontroll sker sedan kontering och slutattest baserat på delegation. Det är kontrollanten som enligt uppgift från administrativ chefspersonal vid förvaltningen som oftast gjort aktuell beställning. Kontrollanten har därmed också bäst kännedom om behov vid aktuellt projekt/objekt och de åtgärder som fakturan avser. 4
Kontering för internredovisningen har överordnat skett per ansvarsområde, detta med avseende på chefspersoners ansvarsområde. Vidare anger konteringen vilket objekt och projekt som fakturan avser. 2.2.2.2 Fakturornas karaktär och innehåll Ernst & Young har granskat samtliga fakturor från Allbäck under aktuell tidsperiod. Syftet har varit att undersöka om det finns information eller indikationer som kan påvisa att verksamhetsfrämmande eller på annat sätt felaktiga kostnader fakturerats från Allbäck. Indikatorer som undersökts vid granskningen har till exempel varit: Hänvisning till beställningar och avtal/överenskommelse för att bedöma fakturans rimlighet Explicita rörelsefrämmande kostnader Uppgifter om leveransadress som avviker från aktuellt objekt Prisuppgifter Innehåll i eventuella bilagor till fakturor Generellt är informationen i fakturorna kortfattad och summarisk. Ofta hänvisas till arbete enligt anvisning med en mycket kortfattad beskrivning av uppdraget, Vidare är det vanligt att inte timmar för nedlagd tid och material specificeras tydligt. Hänvisning sker också till a-conto relativt ofta. Det är relativt vanligt att Allbäck även engagerat underleverantörer. Det har för Ernst & Young inte varit möjligt att i efterhand rimlighetsbedöma volymer och då de angivits i fakturor. Detta bland annat på grund av avsaknad projektdokumentation, eventuella avtal eller annat beställningsunderlag. Ernst & Young har inte gjort platsbesök inom ramen för uppdraget. Ernst & Young har vidare gjort sammanställningar och analyser över leveransadresser och jämfört med aktuella objekts adresser. Vissa felaktigheter har spårats beträffande leveransadress angiven i faktura kontra aktuellt objekts adress. Inget av dessa fel indikerar en privatpersons leveransadress eller kan sägas indikera systematiskt avsiktlig felaktig fakturering från leverantören ifråga. Ernst & Young har granskat och jämfört prisangivelser i Allbäcks fakturor. Timpriser för personal har när de angivits varit konsekventa och i princip haft samma nivåer. Dock har dessa priser i brist på upphandlingsdokumentation och avtal inte kunnat jämföras mot vad som de facto avtalats om. Inte i någon faktura, eller i de fall bilagor funnits, har indikationer kunnat spåras som påvisar att explicita rörelsefrämmande kostnader fakturerats förvaltningen från Allbäcks. 2.2.2.3 Gjorda analys av poster i fakturorna Ernst & Young har utöver vad som presenterats ovan gjort olika analyser av fakturor och bokföringsuppgifter från förvaltningens ekonomisystem för att identifiera mönster som kan hypotetiskt kan indikera regelbrott: Mönster i följande har analyserats: o Objekt/kontrollant o Referensperson/kontrollant o Ansvar/kontrollant 5
Sammanställningar och analyser samt tolkning av resultat från dessa har gjorts i samverkan med verksamhetscontroller vid Idrotts- och föreningsförvaltningen. Det har inte gått att spåra mönster i gjorda analyser som påvisar förekomst av systematiskt avsiktliga felaktigheter av någon av de aktuella fyra personerna. Det har inte heller gått att spåra anmärkningsvärda avvikelser i jämförelse med samtliga övriga personer som gjort beställningar och/eller attesterat fakturor från Allbäcks. En generell anmärkningsvärd svaghet i attestrutinerna som iakttagits avseende perioden 2002 2005 är att formell slutattest vid ett antal fakturor från Allbäcks gjorts av personer som varit i sidordnad tjänsteställning till den som varit kontrollant. 2.3 Granskning av underlag där Allbäcks varit underleverantör Uppgifter har framkommit om att Allbäcks även varit underleverantör åt två andra företag. Dessa är F.O. Pettersson & Söner Byggnads AB (F.O. Pettersson)och Erlandsson Bygg i Väst AB. Mot bakgrund av detta har Ernst & Young granskat fakturor från dessa bolag i syfte att identifiera om Allbäcks finns angiven som underentreprenör. En faktura har identifierats där Allbäcks varit underleverantör till Erlandsson Bygg i Väst AB. I en omfattande bilaga till denna faktura från Erlandsson Bygg i Väst AB fanns Allbäcks angiven som en av flera underleverantörer (fakturadatum 2009-12-31). Beloppet från Allbäcks i denna faktura var totalt 154 910 kronor (i två fakturor från Allbäcks). Ingen av de fyra aktuella personerna är angiven som kontrollant av fakturan från Erlandsson Bygg i Väst AB. Ernst & Young rekommenderar förvaltningen att följa upp aktuell faktura från Erlandsson Bygg i Väst AB för att klargöra vad som leverats av Allbäcks. Beträffande leverantören F.O. Pettersson så har inte Ernst & Young kunnat identifiera någon faktura där Allbäcks varit angiven som underleverantör. Dock har det på annat sätt framkommit att Allbäcks engagerats av dem som underleverantör vid uppdrag åt Idrotts- och föreningsförvaltningen. F.O. Pettersson har till Idrotts- och föreningsförvaltningen överlämnat 36 fakturor som sänts från Allbäcks till dem. Avseende samtliga dessa har Allbäcks enligt företaget varit underleverantör vid uppdrag åt Idrotts- och föreningsförvaltningen. Samtliga fakturor var från år 2005. I berörda överordnade fakturor från F.O. Pettersson till Idrotts- och föreningsförvaltningen har det, som nämnts ovan, inte gått att utläsa att Allbäck medverkat som underleverantör. Totalt har Allbäcks vid de 36 tillfällena fakturerat för cirka 1 840 000 kronor. Beställare vid samtliga tillfällen som de aktuella fakturorna avser har varit samma person, en av de fyra som granskning särskilt fokuserat på. Fakturorna från Allbäcks till F.O. Pettersson innehåller generellt summarisk information i likhet med de fakturor som skickat direkt till Idrotts- och föreningsförvaltningen. 6
3 Slutkommentar Ernst & Young har inte spårat några indikationer i granskad dokumentation som explicit påvisar eller verifierar att otillbörliga relationer förekommit med aktuell leverantör eller att Idrotts- och föreningsförvaltningen med uppsåt felaktigt belastats med kostnader i fakturor från leverantören i fråga. Granskningen har emellertid påvisat en stor brist avseende sparad dokumentation vid förvaltningen rörande hur inköp och beställningar skett från aktuell leverantör under den period granskningen fokuserat på. Dessutom saknas arkiverad projektdokumentation och skriftliga avtal med leverantören. Detta förhållande i kombination med den ofta begränsade information som finns i fakturorna medför att det, baserat på Ernst & Youngs granskning, inte går att utesluta att Idrotts- och föreningsförvaltningen kan ha fakturerats felaktigt om uppsåt till detta funnits. Ernst & Young AB Stockholm, 2010-05-10 Kenneth Johansson Executive Director Torsten Lyth Partner 7