PROTOKOLL Sörmländska Folkdansringen Distriktstyrelsen Sörmländska Folkdansringen Sammanträde 2007-1 Tid 20 januari 2007 Plats Nyköping Närvarande Pierre Marklund, via telefon Ann-Sofie Svensson Agneta Emanuelsson Roland Eriksson Gunbritt Österlund Från valberedningen är Kurt Elof Berglund närvarande under 5 1 Sammanträdets öppnande Ordföranden önskar alla välkomna och en god fortsättning på det nya året och förklarar mötet öppnat. 2 Förslag till föredragningslista och godkännande av dagordning Förslag till föredragningslista godkänns efter följande kompletteringar nämligen tillägg till punkt 3 där även val av sekreterare för mötet väljs. Under punkt 4 utgår protokoll 2006-S01 extra som ännu inte är klart. Under punkt 8 tillkommer Dansledarträff och Föreningsträff. 3 Val av sekreterare och protokolljusterare Gunbritt Österlund väljs till sekreterare för mötet förutom ordförande utse Ann-Sofie Svensson till justeringsman av protokollet 2007-1 4 Föregående protokoll 2006-S04, 061209 godkänna protokollet 2006-S04 och lägga den till handlingarna 5 Skrivelser och rapporter Inkomna skrivelser, post och e-post 061215 Medlemskort till Arne Blomberg + Faktura på Medlemsavgift till Svenska Folkdansringen 1
061218 Skedeklaration för verksamhetsåret 2006 (Arbetsgivaravgiften), Skeverket. 061218 Faktura för Regionkonferensen 2006, Svenska Folkdansringen 061218 Svenska Folkdansringen (Stort Kuvert): Funktionärsförteckningen för alla föreningar (Blankett 6) Medlemsstatistik + registret för hela distriktet Fakturakopior på Medlemsavgift till Föreningarna. 061219 Skebesked för verksamhetsåret 2005 (Taxering 2006), Skeverket. Förslag till budget inför Distriktsstämman Behövs komplettering med det som Pierre har fått. Avsända skrivelser, post och e-post 061213 Fakturor på kursavgift Dansledarträffen 16/9-06 till Malmabygden och Flen 061213 Kallelse till Distriktsstämman via post med extralapp till Strängnäs 061216 kallelse till Distriktsstämman via e-post Samordningsbrev nr 6 med julhälsning och kallelse till Distriktsstämman Behövs komplettering med det som Pierre har fått Rapporter Valberedningen genom Kurt-Elof Berglund informerade sig om vilka funktioner som är på gång väljas och talade separat med de närvarande i styrelsen. De som inte var närvarande tar Kurt-Elof kontakt med via telefon. Styrelsen har önskemål om alla föreningar ska få ta del av valberedningens arbete och förslag. Ingen rapport finns tillgänglig från riksorganisationens arbete. Sektionernas planering för 2007 är dansledarträff vår och höst. Ingen allaktivitetsdag är planerad. Inte heller någon slöjdkurs. En punkt under distriktsstämman bör vara vad/vilka aktiviteter som önskas. Agneta förundersöker lämplig helg för allaktivitetsdag om delar av distriktet (föreningsnivå) vill anordna den med hjälp av föreningsbidrag. Agneta Emanuelsson och Kicki Åström deltog i föreningsbesöket mellan Malmabygden, Salem och Späxgillet. Rapport från besöket saknas. Fadderverksamhet, rapport kommer från Pierre om Nynäshamn. Malmabygden startar en nybörjarkurs 070121. lista på inkomna skrivelser, post och e-post bifogas protokollet lista på avsända skrivelser, post och e-post bifogas protokollet 6 Ekonomi Ann-Sofie informerar om Resultatrapporten för hela distriktet under perioden 060101-061231 med ett resultat före sk -6 089,50 kr och Balansrapporten under samma tid där tillgångarna vid periodens slut är 124 252,51kr. Regionkonferensens kostnader var ej budgeterade men ingår i diverse skulder i balansräkningen. 138 kr tas upp för sk på det egna kapitalet för 2006. Kassören önskar reseräkningar i så god tid de hamnar på rätt år. 2
Inför föreningsbesök skall det finna styrelsebeslut på föreningsbesöket för reseersättning skall utgå och på föreningens agenda skall ingå en punkt om information till och från distriktet. godkänna de ekonomiska rapporterna de ekonomiska rapporterna bifogas protokollet 7 Inträden, utträden, medlemmar Enligt medlemsmatrikeln från riksorganisationen har vi 316 vuxna medlemmar och 14 ungdomar. Vid kontroll med riksorganisationen framkom två föreningar i Sörmland, (Vingåker och Katrineholm) har beviljats utträde av riksorganisationen men inte protokollfört detta. Pierre fortsätter arbeta med Strängnäs. 8 Planerad verksamhet Stafettdansen rullar på men för närvarande vet vi inte hur långt den kommit. Föreningsbesök. Ann-Sofie tar kontakt med Eskilstuna för ett föreningsbesök under början av nästa år. Distriktsstämma Kallelse. Pierre har skickat kallelse till distriktsstämman 13 december via brev och 16 december. Stämmohandlingar skickas ut 9:e februari Möten Verksamhet Verksamhetsberättelsen Agneta ringer Kaarina för verksamhetsberättelse från Dräkt & Slöjd Pierre ringer DLM och BUS Gunbritt skriver om riksstämman och regionkonferensen Kicki skriver om föreningsbesök och stafettdansen (Pierre ringer till Kicki) Ann-Sofie skriver om kurser i egen regi och andra aktiviteter där distriktet agerat medarrangör Underlag för budget avseende distriktsstämman presenterades. Arrangörerna föreslår hyra av lokal och städning av lokalen betalas av distriktet (1500kr). Kostnaden för orkestern är en stor post och arrangörerna föreslår distriktet står för 1000 kr av denna kostnad (6000kr). Arrangörerna föreslår också distriktet står för eftermiddagskaffet (1500kr). Avgiften för ombuden är s till 150 kr per person. Det är medvetet en lågt hållen avgift så fler kan delta i middagen och dansen. Budget 2007 presenterades av Ann-Sofie Svensson som kompletterar budgeten med diagram inför stämman. Arrangörerna för allaktivitetsdagen (som inte blev av) avtackas under stämman av Pierre. Arrangörerna ordnar ordförande och sekreterare till distriktsstämman och distriktet står för deras mat och resekostnader. Gunbritt tar fram vilka föreningar som arrangerat distriktsstämman under de senaste åren. 3
Nyköping 1994, 2002 Rekarne 2000, 2004 Nynäshamn 1993, 2005 Verdandi 2006 Flen 1998, 2007* Malmabygden 2007* Oxelösund 2001 Salem 2003 Späxgillet Strängnäs 1999 gemensamt arrangemang Dansledarträff, sex föreningar är anmälda Föreningsträff. det har endast kommit in en anmälan till föreningsträffen 27 januari så alla ringer runt till sina föreningar och frågar om eventuellt deltagande i föreningsträffen. Det behövs åtminstone fyra föreningar för den ska bli av. Resultatet av rundringningen e-postas till Pierre. distriktet bekostar lokalhyra, städning av lokalen, del av orkesterkostnaden, eftermiddagskaffet och deltagande styrelseledamöters kostnad för mat, totalt 5800 kronor även bekosta en eventuell förlust med totalt 1000 kronor eventuell vinst vid distriktsstämman tillfaller arrangerande förening kassören meddelar styrelsens beslut till arrangörerna 9 Övrigt Föreningsbidrag, Nynäshamn har skickat in rapport och redovisning Blankett för ansökan om föreningsbidrag är klar. Inga nya ansökningar har inkommit. ordförande och kassör granskar och beslutar om redovisningen godkännes och därefter sker utbetalning av bidraget ovanstående -sats skall anses omedelbart justerad 10 Informationsspridning Hemsidan ligger nere för närvarande. Nya hemsidan lanseras på stämman. Utskick. Styrelsen har e-postmöte om alla stämmohandlingar som skall skickas ut till ombuden. Styrelsen planerar ett större utskick efter stämman. Verksamhetsidéer 11 Recept på motion Agneta rapporterar dans benämns i pressen som recept på motion. Pierre återkommer med information om friskvårdscheckar. 4
12 Material, Pierre kommer sammanställa de materiallistor som finns till en lista och e-postar listorna för kontroll de fortfarande stämmer. 13 Stadgar Stadgar och förändring av stadgar skrivs som proposition 3 till stämman med förslag om bilda en arbetsgrupp under 2007. 14 Nästa möte Nästa styrelsemöte är ett e-postmöte fram till 070204 kl 17.00 som behandlar materialet inför stämman. Detta material skall sändas ut med ett ex till föreningarna som sedan själv får kopiera till de egna ombuden. 15 Sammanträdets avslutning Distriktsordföranden tackar de närvarande ledamöterna för dagens möte och avslutar därefter mötet. Vid protokollet Justeras Gunbritt Österlund Pierre Marklund Ann-Sofie Svensson 5