Närvarande Björn Falk Ann-Sofie Svensson. Lars Pahlén Samt icke beslutande, Kurt-Elof Berglund, avgående valberedare

Transkript

1 Protokoll Distriktsstyrelsen Sammanträde Tid och plats kl i Södertälje Närvarande Björn Falk Ann-Sofie Svensson Gunbritt Österlund Henry Lindblad Lars Pahlén Samt icke beslutande, Kurt-Elof Berglund, avgående valberedare 16 Sammanträdets öppnande Ordföranden hälsar alla välkomna och förklarar mötet öppnat. Det är bara kända ansikten. 17 Godkännande av dagordning Förslag till dagordningen godkänns efter några tillägg under övriga frågor. 18 Val av protokolljusterare att förutom ordföranden, utse Henry Lindblad till justeringsman av protokollet Rapporter Henry rapporterar från distriktsstämman att det var bra mat, ovanligt bra och matmor som är medlem i tungomålsgillet ställde upp helt ideellt för Sörmländska Folkdansringen. Musikanterna spelade bra och hade andra roligheter för sig under kvällen. Det var förvånansvärt många extra till dansen, totalt ca 70 personer. Det som saknades på distriktsstämman var folkdräkter då endast Salem och Späxgillet hade sina dräkter. Stafettdansen var Treparsdans från Södertörn med polskamusik. Vid uppvisningen dansades mazurkasteg och ett varv var tillagt i stora ringen före fridansen. 1

2 Valberedningen misslyckades att få fram en kassör till mötet och sökandet efter kassör blev resultatlöst även under mötet. Till ny valberedning valdes Salem tillsammans med Rekarne. Ann-Sofie Svensson och Gunbritt Österlund är anmälda till riksorganisationens ordförandekonferens i Norrköping den april. att godkänna rapporterna 20 Protokoll Distriktsstyrelsen går igenom följande protokoll Distriktsstyrelsen sammanträde att förteckningen över tidigare arrangörer av distriktsstämman ( 8) kompletteras i 33 i detta protokoll att lägga protokollet till handlingarna 21 Ekonomi Ann-Sofie har sänt ut resultatrapport och balansräkning. Föreningsbidraget till Nynäshamn är betalat. Perioden har ett minusresultat på 3 682:50 då medlemsavgifter inte har kommit in. Faktura har nu kommit från Telia telemöte för distriktets decembersammanträde. På kontot finns nu :01 och då återstår det bl a en reseräkning att betala. En överenskommelse har träffats med Malmabygden att distriktet betalar orkesterns arvode med 6000 kr inkl arbetsgivaravgifter. Vi får ersättning från Malmabygden med motsvarande belopp. Detta förfarande beror på att distriktet är arbetsgivarregistrerade men inte Malmabygden. Distriktets del av distriktsstämman faktureras av Malmabygden. Kassörsfrågan är ännu ej löst. Distriktet har serviceavtal med SPCS bokföring som är det program som används. Det är enkelt att föra över programmet till annan dator och med backup så får man historiken. Flera föreningar har tillfrågats om kassörsarbetet. Några kan tänka sig att vara kassörer mot betalning men ideell kraft är att föredra. Under ett år är det c:a verifikationer och tidsåtgången är c:a 20 timmar. Till det kommer styrelsemöten. Styrelsen kontaktar olika personer för att få reda på de ekonomiska kraven kassörerna kan tänka sig. 22 Hur hanterar vi inkomna och utgående skrivelser E-post sänds då och då till distriktet och då e-posten behandlas på styrelsemötet så resulterar det i en egen paragraf. 2

3 Sammanställning över e-post är ingen skrivelse då det inte framgår vad e- posten handlar om. Den e-post som inte resulterar i någon paragraf informeras om på distriktsstyrelsemötet. Till protokollet bifogas en förteckning över inkomna skrivelser. 23 Protokollens utseende Distriktstyrelsen beslutar att protokollen, med början på protokollet , skall ha löpande -serie under året. Inom 14 dagar skall protokollet vara distribuerat till justerarna. Åsikter och kommentarer skall vara skickade till sekreteraren och protokollet skall då vara klart för distribuering via e-post till alla i styrelsen och föreningarna. Originalprotokollet skrivs på och förvaras. 24 Stadgegrupp Ann-Sofie ändrar de befintliga stadgarna efter senaste stadgeändringen på distriktsstämman. Beträffande det fortsatta arbetet med jämförelse mellan riksorganisationens förslag till stadgar för distrikt och nuvarande stadgar föreslår Gunbritt att löpande under året skicka ut frågeställningar till alla föreningar i distriktet (via e- post) för behandling på föreningarnas styrelsemöten med återkoppling till arbetsgruppen. Gunbritt föreslår också att vi utgår från riksorganisationens förslag. Styrelsen har ej tagit ställning till de förslag som Gunbritt föreslår varför frågan hänskjuts till nästa möte men under den kommande 14-dagarsperioden ger styrelsen sina åsikter, via e-post, på de första tre förslagen. Nedan följer en sammanställning över alla förslag till ändrade stadgar som Gunbritt hittills har. 1) Jag föreslår att vi avstår från distriktens distrikt 6 som är distriktsmöte (i oktober) och behandlar verksamhetsplan, budget, distriktsavgift, arvoden och traktamenten. Uppgifterna motsvarar distriktsstämman i mars månad och det styrelsen gör innan årsmötet. Avstår vi från detta faller även andra meningen i 3 Mom 2. 2) Sörmlands 2 mom 4 och mom 5 som gäller uteslutning och det tycker jag ska tas bort då en medlem inte är ansluten till distriktet utan medlemmen är ansluten till föreningen. Skulle denna punkt gälla skulle medlemmen kunna fortsätta vara medlem i föreningen men inte i distriktet. Hur skulle vi hantera det? 3) Sörmland 10 tas bort då det inte i Riks förslag finns något om det 4) Jag föreslår att vi byter ut vår 1 Ändamål mot riks förslag 1 Ändamål med undantag av Mom 2 som inte behövs. 5) Jag föreslår att vi byter ut vårt 2 Medlemskap mot riks förslag 2 Medlemskap och anslutning. 3

4 6) Jag föreslår också att 3 Avgifter och 5 Verksamhetsår och revision byts ut mot riks förslag 3 Verksamhetsår och medlemsavgifter och 8 revision. 7) Jag föreslår att vår 4 Verksamhet och ledning byts ut mot riks förslag 7 Distriktsstyrelse men att vi behåller vår skrivning "Ordförande väljes för en tid av ett år, övriga för en tid av två år... 8) Jag föreslår att vår 9 Upplösning byts ut mot riks förslag 12 Distriktets upplösning 9) Jag föreslår också ett tillägg med riks 4 Rapportering till Folkdansringen som saknas i våra stadgar. 10) Jag föreslår att vår 8 Stadgeändring byts ut mot riks förslag 11 stadgeändring. Det står nämligen i vår skrivning att "antagas vid två på varandra följande ordinarie distriktsstämmor" och "skall vara minst tre månader mellan stämmorna" Vi har ju bara ordinarie distriktsstämma en gång om året. Däremot tycker jag inte att vi tar med riks förslag Mom 3 att ändringar skall godkännas av riksorganisationen för att vinna laga kraft. Jag har inte tittat på vår 6 Distriktsstämma och riks 5 Distriktsstämma. Nu återstår bara vår 7 Föreningars och medlemmars åligganden och riks förslag 9 Valberedning och 10 Sektioner 25 Förenings utträde Strängnäs har begärt utträde och nuvarande styrelsen saknar information om hur det har gått. Underlag saknas så Pierre får sända de underlag han har till Björn Falk. Frågan hänskjuts därför till nästa möte. 26 Planerad verksamhet Höstbal, vårbal, fest, samarbete med andra distrikt för att bredda underlaget. Liknande föreningar runt omkring oss. Engagera ungdomar i skolan. Dansledarträff, 15:e september där dansledarna byter danser med varandra Allaktivitetsdag med olika verksamheter och där var och en tar med en utomstående (marknadsföring). Det var många förslag till den planerade verksamheten så Lars Pahlén och Henry Lindblad spaltar upp ett antal förslag för att fråga föreningarna Hur känner ni för det här? Henry planerar också att åka runt till föreningar innan midsommar. 27 Äldre protokolls förvaring Pierre föreslår via e-post att han arkiverar alla gamla protokoll utom de för förra året och hittills i år. Pierre föreslår också att dessförinnan kommer han att skanna av valda delar av protokollen som kommer att finnas via webben. 4

5 att allt eller inget skall skannas in av protokollen att även förra årets protokoll och hittills i år skall arkiveras då de finns tillgängliga utlagda på webben 28 Logotype Pierre har sänt ett förslag till logotype, via e-post som lyder: Sörmländska Folkdansringen Ett distrikt av Svenska Folkdansringen. att förslaget till ny logotype godkännes att logotypen distribueras till alla i styrelsen och sektionerna att brevpapper tas fram i word-format med distriktets adress i foten 29 Blankett 6 och verksamhetsberättelser från föreningarna På distriktsstämman överlämnades blankett 6 och verksamhetsberättelser till Pierre. Oxelö Gille har lämnat sina till Björn Falk. Det är osäkert om dessa saknas från någon förening. Pierre får skicka över de han har tagit hand om. 30 Adress och funktionärslista En lista över styrelsen och funktionärerna reviderades under mötet och när den är klar läggs den ut på hemsidan. 31 Webb, hemsida och e-post Pierre föreslår via e-postmeddelande att e-posten i framtiden skall skickas till en delad mail.box. att alla i styrelsen och även sektionerna skall ha tillgång till den delade mail.boxen 32 Kontaktperson för föreningarna Tidigare styrelsen beslutade att ledamöterna är kontaktpersoner för olika föreningar ute i distriktet. Kontaktpersonen är den person som föreningarna tar kontakt med då någon fråga behöver tas upp i distriktstyrelsen. Kontaktpersonen bör också inför varje distriktsstyrelsemöte ta kontakt med sina föreningar för att höra efter om det är något de vill ta upp och hur det går med verksamheten i föreningen. Kontaktpersonen i distriktstyrelsen bör vara bosatt i Sörmland. att funktionsbeskrivning för kontaktperson skall finnas på webben att Ann-Sofie Svensson är kontaktperson för Flen och Späxgillet 5

6 att Gunbritt Österlund är kontaktperson för Nyköping och Oxelösund att Henry Lindblad är kontaktperson för Nynäshamn och Salem att Björn Falk är kontaktperson för Verdandi, Rekarne och Malmabygden 33 Arrangörer av distriktsstämmor Sammanställning har gjorts över tidigare arrangörer av distriktsstämmor för att se vilka som är på tur för kommande arrangemang. Nyköping 2002 Rekarne 2000, 2004 Nynäshamn 2005 Verdandi 2006 Flen 2007* Malmabygden 2007* Oxelösund 2001 Salem 2003 Späxgillet Strängnäs 1999 *Gemensamt arrangemang 34 Nästa sammanträde Telefonmöte kl och ytterligare ett telefonmöte bokat då höstens aktiviteter spikas 35 Sammanträdets avslutning Distriktsordföranden tackar ledamöterna med orden att vi hörs per telefon den 24:e och även dessförinnan och avlutar därefter sammanträdet. Vid protokollet Justeras Gunbritt Österlund Björn Falk Henry Lindblad 6

7 Inkomna skrivelser Från riksorganisationen har kommit en uppmaning om att Hjälp oss få igång verksamhet inom (studieförbundet Kulturens Bildningsverksamhet) Kulturens! Den har även distribuerats till föreningarna. Blankett 6 och verksamhetsberättelse från Fdl Oxelö Gille Faktura från Telia Telemöte 7