Mötesprotokoll Matfors Ryttarförenings Styrelse Datum: söndag 18/8 2013 Tid: kl 18:00 Plats: hemma hos Lena Oskarsson Engberg Närvarande: Lena Oskarsson Engberg (ordförande) Sofie Viklund Annabell Andersson Torbjörn Lindström Lars Engberg Ulrica Widmark-Norberg Ulrika Scherman Håkan Wiberg Carina Hallberg Anmält förhinder: Adjungerade: Katarina Larsson, ridskolechef och Nina Lodin, U-sek ------------------------- 1 10 1 Mötets öppnande Ordförande förklarade mötet öppnat och hälsade styrelsen välkommen. 2 Val av justerare Till justerare av protokollet jämte ordföranden valdes Ulrika Scherman 3 Fastställande av tidigare styrelseprotokoll Styrelsen gick igenom föregående protokoll och det lades till handlingarna. 4 Ordförandens information Ny tillförordnad ridskolechef: Lena Oskarsson Engberg informerade styrelsen om att Katarina Larsson nu har tillträtt som tf ridskolechef enligt tidigare beslut i styrelsen. Linda Mårtensson har börjat som ny instruktör på ridskolan.
Skolsamarbete: Ordföranden meddelade att tyvärr har Matfors skola ännu inte återkommit angående vår förfrågan om samarbete och föreningen väntar fortfarande på svar. Stipendieansökan: Lena meddelade att vi fortfarande väntar på besked från Dina Försäkringar om vår stipendeansökan hos dem. De ligger efter i sin handläggningsprocess men förhoppnings ska vi kunna få besked till nästa styrelsemöte. 5 Ridskolechefens genomgång Personal: Katarina Larsson informerade att hon nu är operativ som ny tf ridskolechef och att vi två instruktörer som hjälper till med ridskolelektionerna: Linda Mårtensson och Lena Helgsten. Vidare informerade hon att Patrik Bystedt har blivit sparkad av Pasaka och därför varit sjukskriven några dagar. Men han rapporteras mår bättre nu och kan börja arbeta igen inom kort. Man ska i personalgruppen utreda händelsen och vidta åtgärder för att minska risken att något liknande ska hända igen. Katarina ska när säsongen börjar ha utbildning i hästhantering med personalen. Det har fungerat bra med sommarjobbarna från fritidsgården. De har i sin utvärdering konstaterat att det har varit ett bra och varierande sommarjobb på MRF. Vår långtidspraktikant Madelene Björklund har börjat komma in bra i sina uppgifter på ridskolan. Katarina ska ha ett möte med handläggaren på arbetsförmedlingen och diskutera arbetstider med mera. Utbildning: Linda Mårtensson, Frida Falk och Madelene Björklund ska gå ungdomsledarutbildning. Extra resurser: Katarina berättade att Elin Viklund hjälper till med teorilektioner på måndagar. Maja Bystedt ska bistå med att anordna klubbtävlingar under hösten. Sofie Bergkvist ska vara vikarie och extraresurs vid behov. Ridskolan: Katarina informerade styrelsen att den nya minisatsningen och ryttarsatsningen för tillfället har 6 respektive 8 anmälda. Detta ger en stadig intäkt på 11 000 kr/månaden till föreningen. Det är dessutom tre personer i kö i minisatsningen. Alla 19 ordinarie ridskolegrupper är i stort sett fyllda och vi har 104 uppsittningar i veckan. Styrelen var imponerade över hur bra ridskolan har kommit igång och gav vår nya tf ridskolechef ett bra jobbat! Instruktörer och ledare ska ha jackor/västar för att det ska vara tydligt vilka som representerar föreningen. Man ska också börja med stallvärdar. Klubbtävlingar och aktiviteter: antal och vilka tävlingar och aktiveter håller på att fastställas. Första klubbtävling i hoppning genomförs 28/8. Hästar: Diddi har i sommar drabbats av sår armbågsleden på vänster framben. Men lyckligtvis rör det sig inte om någon allvarlig skada och hon återhämtar sig bra och kan
redan nu börja delta i ridskolepass. Häcken har haft hälta återkommande med verkar vara löst nu med hjälp av sulor. Övriga hästar mår bra men har dock lagt på sig extrakilon under sommaren. Några har lite problem med sommarexem som man nu jobbar på att åtgärda med bland annat specialshampo. Tandvård har utförts på ett par av hästarna. Nohim har äntligen fått en ny ägare i Ramsele som har återkopplat att allt fungerar bra. MRF har nu en ny häst: Madame. Hittills har Madame visat sig vara en fin och snäll häst har goda förutsättningar att fungera bra på lektionerna. Här passar styrelsen på att skicka en eloge till Katarinas mamma som hjälpte till med hemtransporten. Hästförsäljning: det har inkommit en förfrågan från en medlem om vi kan sälja Samara och till vilket pris. Styrelsen beslutade att vi kan sälja hästen förutsatt att vi får minst 50 000 kronor. Samt att vid eventuell försäljning ska en ny diskussion tas med styrelsen innan vi går vidare med ersättningsköp. Utrustning: U-sek har hjälpt till med förrådsstädning. Man jobbar nu med att sortera, inventera och slänga material. Visst överflödigt material ska erbjudas till försäljning på till exempel hästens dag. Ambitionen är att kunna införskaffa mer enhetliga shabrak mm för intäkterna från försäljningen. U-sek får beröm av Katarina för att de hjälpt till med detta på ett riktigt bra sätt. Katarina påpekade att Sadlar är ett problem. Två av våra 11 hästar har inga egna sadlar. Flera utslitna sadlar har fått slängas. Några gamla kan sparas för övningar och i reserv. Katarina håller på med att se över sadelsituationen och det verkar gå att lösa. Stallet: Katarina upplyste om vikten med att nya stallrutiner beslutas och kommuniceras till både medlemmar och privathästagare. Katarina med personal ska ta fram sådana rutiner och svara för att de kommuniceras till alla aktiva. Priset från Safety Systems: Katarina berättade att det äntligen verkar kunna lösas, och kommande vecka ska företaget kontakta henne. Därefter ska hon och Carina lösa transportfrågan 6 Ekonomisk rapport Annabell gick igenom den aktuella ekonomiska situationen och styrelsen tog del av aktuellt månadsbokslut och resultatrapport. Juni resultatrapport fanns klar till mötet men ej julis. Annabell informerade att det vid mötesdatumet fanns 84 000 kronor i kassan och 35 000 i fakturor. Till det kommer löpande lönekostnader med mera. 17 000 kronor finns i utestående ryttaravgifter och omkring 8000 kronor är ännu obetalda i ryttarsatsningen. Vi bör även få in ytterligare 55 000 kronor i medlemsavgifter. Styrelsen beslutade att på nästa möte göra en mer noggrann analys och prognos av det ekonomiska läget då det är mer klart vad vi har för kostnader och intäkter från
ridskolans nya satsningar. Sammantaget kunde styrelsen konstater att det ekonomiska läget för närvarande ser stabilt ut. 7 Laget runt Sofie Viklund, F-Sek: Hästens Dag: affischering för evenemanget ska inledas och personalplanering pågår. Samtliga knallar klara för marknaden. Annonsering bokad och programmet är i stort sett klart. Sofie efterlyste priser till tävlingar och lotterier och styrelsen åtog sig att försöka hjälpa till med detta. Lars Engberg, Anläggning: Grävarbetet för el och VA för det nya ridhuset påbörjas snart och det berör hagarna. Ett möte om detta har genomförts med privathästägarna. Grushagarna och några tillfälliga hagar kommer att användas som ersättning. Lars ska även informera våra grannar om arbetet. Man ska ordna nytt golv i Flammans box och även inom kort i Spencers box. Vattenkranen i storstallet ska flyttas för att minska skaderisker. Skadorna i golvet på storstallet ska lagas under hösten. Lars informerade även att man påbörjat städning av nedre hölogen har för att få plats med tävlingsmaterial under vintern, samt skapa utrymme för målningsarbete med mera. Lars äskade här medel för inköp av nya hagstolpar. Något som krävs för att långsiktigt förbättra och utöka hagarna. Carina upplyste här att hon via en kontakt kan ordna så att vi kan få köpa ca 100 stolpar för 500 kronor. Styrelsen beslutade att bifalla förslaget att påbörja förbättringsarbete av hagarna. Lars meddelade också tyvärr kan vi inte få något bidrag från Arbetsförmedlingen till en ny traktor. De kan däremot bidra till renovering av vår nuvarande traktor och att vi ska kalla in en expert som får gå igenom och specifiera vad som måste åtgärdas och vad det kommer att kosta. Anläggningsansvarige påpekade här också att den gamla logen/förrådsbyggnaden ovanför övre volten är på väg att rasa/kalva och måste lagas innan det blir vinter. Nina Lodin, U-sek: U-sek har haft möte den 18/8 för att planera för barnridning och hästens dag. Barnridningen ändras till att genomföras cirka varannan helg och ska bemannas av en vuxen och två ungdomar vid varje tillfälle. Carina Hallberg, Ridhuskommittén: Carina berättade att ridhuset är nu beställt och bör levereras i slutet av oktober. Detta är ett resultat av att allt äntligen är klart med alla bidragsparterna. Vi har valt entreprenör för grävarbeten. Styrelsen beslutade att Carina Hallberg är en fullgod representant för föreningen i kontakterna med Arvsfonden på kommande möten. Ulrica Widmark, Sponsring & försäljning: försäljningen av plastpåsar ska börja nästkommande vecka, v34. Nu inleds insatser att informera om att det är obligatoriskt
att sälja fem förpackningar per ridelev. Sportlotten ska börjas säljas på Hästens Dag, under tävlingar och andra enskilda evenemang. Även Ullmax ska säljas under september. Ulrica efterlyser att alla utnyttjar kontakter för att sälja 1971-paketet till sponsorer. Ulrika Scherman, Tävling: Allt är klart, planerat och bemannat för hopptävlingarna i slutet av augusti. Ulrika upplyste om att datum för tävlingar 2014 måste fastställas senast sista augusti. Styrelsen beslutade att vi ska försöka anordna samma tävlingar som i år, med eventuellt en till kvällstävling under våren där nya ridhuset kan utnyttjas. 8 Övriga frågor Arbetsbeskrivningar: Styrelsen beslutade att bifalla arbetsbeskrivningen för ridskolechefen. Ordföranden ska ta fram förslag på nya arbetsbeskrivningar för personalen Peter Larsssons stall: MRF:s granne erbjuder oss att hyra ett nyrenoverat stall för 5 hästar. Ulrica har fört dialog med Peter Larsson i frågan och. Katarina Larsson har med personelen mätt och skissat och räknat på stallutrymme och hagar. Ett problem är att man inte kan använda stallgången för att göra i ordning hästar. Styrelsen beslutade att bordlägga frågan och att uppdra åt Katarina Larssona att ta fram en mer detaljerad kalkyl med kostnader och intäkter för att hyra stallet till nästa möte. Trava ved: 25/8 klockan 10.30 ska veden tas om hand. Styrelsen ändrade tidigare beslut om att uppdra detta åt u-sek och att istället ska det bli en gemensam aktivitet. Grattis till Ulrika. Styrelsen passade på att gratulera Ulrika Scherman till den nya bebisen med en gemensam present. 9 Nästa möte Nästa styrelsemöte hålls den 22/9 kl 18 hemma hos Ulrika Scherman. 10 Mötets avslutande Ordföranden tackade de närvarande för visat intresse och avslutade mötet.
Protokollet justeras Torbjörn Lindström, sekreterare Lena Oskarsson-Engberg, ordförande Ulrika Scherman, justerare