Tillsyn av kommunstyrelsens hantering av allmänna handlingar, exklusive utskottet för Arbete och Försörjning

ESLÖVS KOMMUN Kommunledningskontoret Maria Beckman 2012-03-12 KS.2012.0146 Kommunstyrelsen Kommundirektör Eje Ringborn Stadshuset Gröna Torg 2 241 80 Eslöv Tillsyn av kommunstyrelsens hantering av allmänna handlingar, exklusive utskottet för Arbete och Försörjning Kommunarkivarien har på delegation av kommunstyrelsen, som är kommunens arkivmyndighet, genomfört en tillsyn hos kommunstyrelsens förvaltning den 12 mars 2012 och lämnar härmed följande rapport. Rapporten innehåller sammanfattning med förelägganden och rekommendationer. M ria Beckman Kommunarkivarie Kopia för kännedom till Kommunrevisionen Postadress 241 80 Eslöv Besöksadress Stadshuset, Gröna Torg 2 Telefon 0413-620 00 Telefax

Närvarande från Kommunstyrelsen Eje Ringborn, kommundirektör Anette Persson, avdelningschef, juridiska avdelningen Elsa von Friesen, avdelningschef, personalavdelningen Frida Malmström, avdelningschef, kommunikationsavdelningen Kurt Strömberg, avdelningschef, planering och näringslivsavdelningen Tomas Nilsson, avdelningschef, ekonomiavdelningen Susanne Hultman, fastighetshandläggare Anna Nor&n, löneadministrativ chef Carola Persson, löneadministratör Johan Andersson, förhandlingschef Annika Blomberg, pensionshandläggare Ann-Britt Nilsson, pensionshandläggare Birgitta Petersson, inköpssamordnare Närvarande från Arkivmyndigheten Maria Beckman, kommunarkivarie Sammanfattning Arkivmyndigheten inspekterade kommunstyrelsens förvaltning, kommunledningskontoret den 12 mars 2012. Inspektionen avsåg endast kommunstyrelsens centrala förvaltning och inte förvaltning tillhörande utskottet för Arbete och Försörjning eller arkivmyndigheten. Inspektionen gällde kommunstyrelsens hantering av allmänna handlingar samt arkivlokaler. Kommunstyrelsen har inte tidigare inspekterats av arkivmyndigheten. Arkivmyndigheten bedömer att kommunstyrelsen har relativt goda rutiner för hantering av allmänna handlingar. Ansvarsfördelningen för hantering av allmänna handlingar är god på förvaltningen, även om det finns vissa oklarheter när det gäller arkivredogörarna. Det saknas dock tydliga hanteringsanvisningar i form av uppdaterad dokumenthanteringsplan. Det är tveksamt i vilken utsträckning dokumenthanteringsplane används i det dagliga arbetet. Diarieföringen sköts väl. Kommunstyrelsens arkivlokaler behöver ses över. Inspektionen var föraviserad. Postadress 241 80 Eslöv Besöksadress Stadshuset, Gröna Torg 2 Telefon 0413-620 00 Telefax

Sammanfattning av förelägganden och rekommendationer Om myndigheten inte följer arkivlagstiftningen utfårdas ett föreläggande. utfårdas då arkivmyndigheten anser att hanteringen av allmänna handlingar kan bli mer effektiv. n Arkivmyndigheten förelägger kommunstyrelsen att: redovisa aktuella arkivredogörare i sin arkivbeskrivning. uppdatera sin dokumenthanteringsplan och sin arkivbeskrivning. diarieföra sekretessbelagda handlingar så fort dessa har kommit in. kontrollera huruvida Statens provningsanstalts förteckning över godkända skrivmaterial följs av myndigheten. verka för att hyresvärden iordningställer en arkivlokal anpassad för förvaring av handlingar på mikrofiche.( I första hand för originalen). gallra i enlighet med upprättad dokumenthanteringsplan. säkerställa att gallringsprotokoll upprättas vid gallring, i de fall detta inte redan görs. säkerställa att destruktionsintygen sparas och hålls ordnade förvara sina sekretessbelagda handlingar skyddat. enbart förvara allmänna handlingar i sina arkivlokaler. verka för att hyresvärden uppfyller de av arkivreglementet ställda kraven på arkivlokaler för de arkivutrymmen som förhyrs av myndigheten. kontrollera att deras arkivlokaler håller föreskriven temperatur och luftfuktighet. (18 C ± 2 C, RF 40% ± 10%) leverera handlingar till kommunarkivet i enlighet med dokumenthanteringsplanen. Kommunstyrelsen ska senast den 1 december 2012inkomma med en åtgärdsrapport där myndigheten skriftligt redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Arkivmyndigheten rekommenderar kommunstyrelsen att: ta fram hanteringsanvisningar för de rutiner där sådana saknas. uppmärksamma handläggarna på att inkomna handlingar ska lämnas till registrering så fort de har kommit in. se till att fullmakt för personadresserad post upprättas. Postadress 241 80 Eslöv Besöksadress Stadshuset, Gröna Torg 2 Telefon 0413-620 00 Telefax

förvara bruksfilm och original i skilda arkiv uppmärksamma handläggarna på skillnaden mellan rensning och gallring. beakta vem som ska ha tillgång till vilka arkivlokaler, och bör organisera om dem för bättre åtkomstskydd. kontrollera att arkivlokalerna blir spänningslösa då man stänger av belysningen utifrån. informera personalen om vilka rutiner som gäller för utlån av allmänna handlingar. avsätta tid till handläggare och arkivredogörare att förbereda leveranser till kommunarkivet. Postadress 241 80 Eslöv Besöksadress Stadshuset, Gröna Torg 2 Telefon 0413-620 00 Telefax

Arkivorganisation Enligt kommunstyrelsens arkivbeskrivning är kommundirektören arkivansvarig. Till arkivredogörare är, enligt arkivbeskrivningen, utsedda kommunsekreteraren, lönekamreren och ekonomiassistenten med ansvar för kassan. Vid tillfållet för tillsynen saknas befattningarna kommunsekreterare och lönekamrer. Minst fyra personer anses av förvaltningen vara arkivredogörare, av dessa har bara en sin befattning redovisad som arkivredogörare i arkivbeskrivningen. Kommunstyrelsen ska redovisa aktuella arkivredogörare i sin arkivbeskrivning. Arkivbildning Kommunstyrelsen har en dokumenthanteringsplan som antogs den 1 mars 2011. Trots att planen är relativt nyantagen är den i behov av revidering då nya handlingar och verksamheter har tillkommit till kommunstyrelsens verksamhet under det senaste året. Enligt kommunens arkivreglemente ska dokumenthanteringsplanen revideras minst en gång om året eller när handlingstyper tillkommer eller försvinner från myndighetens verksamhet. På kommunstyrelsens förvaltning har man olika uppfattningar om man använder dokumenthanteringsplanen i det dagliga arbetet eller ej. Det som framkommer är att man bara kontrollerar om en handling ska gallras eller bevaras enligt dokumenthanteringsplanen i de fall man är osäker på hur den ska behandlas, och att man i många fall gallrar handlingar rutinmässigt utan att ha kontrollerat vad som anges i dokumenthanteringsplanen. Kommunstyrelsens arkivbeskrivning är antagen år 2009, och är i behov av uppdatering. Enligt kommunens arkivreglemente ska arkivbeskrivningen revideras minst en gång om året eller när förändringar inträffar vad som är myndighetens allmänna handlingar eller i hur dessa hanteras. De ytterligare hanteringsanvisningar som finns för kommunstyrelsen är en lathund för hur man använder sig av ärendehanteringssystem Platina, samt en lathund för nämndsadministrationen. Däremot saknas till exempel hanteringsanvisningar för postöppning. Både personalavdelningen och ekonomiavdelning är osäkra på om de har några formella hanteringsanvisningar förutom dokumenthanteringsplanen. Kommunstyrelsen ska uppdatera sin dokumenthanteringsplan och sin arkivbeskrivning. Kommunstyrelsen bör ta fram hanteringsanvisningar för de rutiner där sådana saknas. Registrering och diarieföring Kommunstyrelsen har mindre goda rutiner för posthanteringen. Var och en öppnar sin egen post och fullmakt för postöppning saknas. Det finns ersättare till registrator och man bedömer att den allmänna registreringen fungerar väl även vid semester och sjukdom. Vad det gäller registreringen av bostadsanpassningsbidragsärenden har det dock visat sig att man trots ersättare har haft svårt att täcka upp då sjukdom och semester sammanfallit. Postadress 241 80 Eslöv Besöksadress Stadshuset, Gröna Torg 2 Telefon 0413-620 00 Telefax

Kommunstyrelsen har goda rutiner för diarieföring. Kommunstyrelsen använder sig av 2 diarier, Platina för allmän ärende- och dokumenthantering samt Castor för att registrera bostadsanpassningsbidragsärendena. Det förekommer ingen dubbelregistrering av ärenden. I Platina registreras omkring 600 ärenden varje år, i Castor räknar man med att det registreras mellan 200 och 300 ärenden om året. Diarieförda handlingar i det allmänna diariet hålls samlade och handläggarna arbetar med de elektroniska kopior som finns i Platina. De handläggare som arbetar med Castor har vissa originalhandlingar oskyddat på arbetsrummen. Tomtköansökningar registreras i ett Excel ark av fastighetshandläggaren. Både central och decentraliserad diarieföring tillämpas. Handlingar registreras samma dag som de har kommit in av registrator. Då kommunstyrelsens förvaltning skriver alla tjänsteskrivelser antingen i Platina eller i Castor registreras alla upprättade handlingar omgående, vilket är väldigt bra. Det registrator upplever vara ett problem är att då alla handläggare öppnar både sin egen post och e-post glömmer handläggarna ofta att skicka inkomna handlingar för diarieföring då dessa kommer in och registrator får först vetskap om att det finns inkomna handlingar att registrera veckor, eller till och med månader, efter det att handlingar har kommit behörig befattningshavare till handa. I övrigt anses båda diarierna vara mycket tillförlitliga när det gäller att visa vilka ärenden som behandlas av kommunstyrelsen för tillfållet. Diarieplanen används inte fir återsökning och upplevs av registratorerna att vara överflödig. Ärenden gällande kommunstyrelsens administration, dvs det allmänna diariet, förvaras i löpnummerordning. Bostadsanpassningsbidragsärendena är sorterade efter objekt. Kommunstyrelsens fastighetsakter hålls enbart ordnade med hjälp av objektsregistrering. Lantmäterihandlingar, vissa lönerapporter (s.k. T3:or), tjänstledighetsansökningar och andra lönehandlingar registreras enbart med hjälp av systematisk förvaring. Kommunstyrelsen ska diarieföra sekretessbelagda handlingar så fort dessa har kommit in. Kommunstyrelsen bör uppmärksamma handläggarna på att inkomna handlingar ska lämnas till registrering så fort de har kommit in. Kommunstyrelsen bör se till att fullmakt för personadresserad post upprättas. Skrivmaterial Åldringsbeständigt papper köps in till kommunstyrelsens skrivare. Arkivbeständigt papper används för att skriva ut protokoll. Alla namnunderskrifter görs med arkivgodkänt bläck. Personalen är osäker på om Statens provningsanstalt förteckning av över godkända skrivmaterial följs vid t.ex. inköp av toner till skrivare. Kommunstyrelsen ska kontrollera huruvida Statens provningsanstalts förteckning över godkända skrivmaterial följs av myndigheten. Postadress 241 80 Eslöv Besöksadress Stadshuset, Grona Torg 2 Telefon 0413-620 00 Telefax

Elektroniska format Personalen är osäker på vem som är IT-ansvarig på myndigheten men man resonerar som så att kommundirektören som är förvaltningschef är den som har det yttersta ansvaret. De flesta av kommunstyrelsens rutiner sker med hjälp av datorstöd. De rutiner som sköts manuellt är i första hand vissa lönehanteringsrutiner, av t.ex. T3:or, samt inkommande lantmäterihandlingar. Kommunstyrelsen skannar de inkomna handlingarna och sparar dem som datafiler kommunens ärendehanteringssystem Platina. De underskrivna utgående handlingarna i de ärenden som ska till kommunstyrelsen eller till kommunfullmäktige skannas för att skickas till tryckeriet, men man sparar inte filerna i ärendehanteringssystemet. De går dock att komma åt via hemsidan. I ärendehanteringsprogrammet sparas de upprättade handlingarna utan underskrift. Originalen bevaras i dagsläget i pappersformat. Likaså skannas alla arrende- och nyttjanderättsavtal och kopplas till det geografiska informationssystemet Geosecma. Originalen bevaras i dagsläget i pappersformat. Kommunstyrelsen överför digitala handlingar till papper i samband med arkivläggning. Det finns inga myndighetsspecifika rutiner för säkerhetskopiering av elektronisk arkivinformation utan man förlitar sig på den back-up som IT-avdelning gör för hela kommunen. Mikrofilm Kommunstyrelsen har tidigare mikrofilmat lönelistor. Originalen till dessa finns i de flesta fall inte bevarade. Sökregister finns till mikroficherna. Både originalfilm och brukskopior förvaras i arkivlokal 3268. Arkivlokalen är inte klimatkontrollerad. Mikrofilm och/eller mikrofiche ska enligt gällande RA-FS för utformning av arkivlokaler förvaras i 12 C ± 2 C, 30% RF ± 5%. Kommunstyrelsen ska verka för att hyresvärden iordningställer en arkivlokal anpassad för förvaring av handlingar på mikrofiche.( I första hand för originalen). Kommunstyrelsen bör förvara bruksfilm och original i skilda arkiv. Gallring Skillnaden mellan gallring och rensning kan behöva klargöras för personalen. De flesta handläggare är dock medvetna om att gallring innebär att handlingar förstörs, vilket tyder på relativt god medvetenhet om vad gallring innebär, men man har inte uppfattat skillnaden mellan att förstöra allmänna handlingar och arbetsmaterial. Personalen upplever det som ett större problem att man hellre sparar "för säkerhets skull", än att gallring sker utan att man har konsulterat dokumenthanteringsplanen. Det är registrator som rensar i diarieakterna, och som även gallrar i dessa vid behov. Personalavdelningen rapporterar att man där brukar gallra gemensamt och att det inte är någon särskild som har uppdraget att utföra gallring. Gallring sker i dessa fall varje år. Man har dock enligt uppgift ingen uppfattning om hur många hyllmeter som gallras varje år. Personalen på avdelningen är osäker på om gallringsprotokoll har upprättats. Vid Postadress241 80 Esloy BesöksadressStadshuset, Gröna Torg 2 Telefon0413-620 00 Telefax E-postkommunstyrelsen@eslov.se webbwww.eslov.se

återsökning av gallringsprotokoll står inget att finna. Enligt fastighetshandläggaren är det nästan omöjligt att gallra i planerings- och näringslivsavdelningens handlingar, främst bostadsanpassningsbidragsakter och fastighetsakter, på grund av hur handlingarna är sorterade. Det är först sedan man har tagit in en praktikant i år som det har varit möjligt att utföra föreskriven gallring. Planerings- och näringslivsavdelningen har upprättat gallringsprotokoll för de handlingar som har gallrats. Sekretesshandlingar som gallras lämnas till destruktion. Tjänsten att handha sekretesstunnorna beställs av Servicenämndens förvaltning, Service och Teknik. Därmed är det dessa som tar emot destruktionsintygen. Enligt uppgift kastas destruktionsintygen av Service och Teknik när de har blivit mottagna. Kommunstyrelsen ska galha i enlighet med upprättad dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen ska säkerställa att gallringsprotokoll upprättas vid gallring, i de fall detta inte redan görs. Kommunstyrelsen ska säkerställa att destruktionsintygen sparas och hålls ordnade. Kommunstyrelsen bör uppmärksamma handläggarna på skillnaden mellan rensning och gallring. Förvaring Kommunstyrelsens förvaltning uppger att en del av myndighetens allmänna handlingar förvaras på handläggares tjänsterum. Främst finns dessa på personalavdelningens löneadministrativa enhet. En del av bostadsanpassningsbidragshandlingama förvaras även dessa permanent på handläggarnas arbetsrum. De diarieförda handlingarna förvaras inlåsta i brandsäkra arkivskåp på den administrativa assistentens tjänsterum. Det är mycket positivt att man har valt att förvara de diarieförda handlingarna åtkomst- och brandskyddat, särskilt då dessa kan innehålla sekretessbelagt material. Merparten av de sekretessbelagda handlingarna förvaras i förvaltningens närarkiv. En stor del av de anställda på förvaltningen har dock tillgång till närarkivet då det förvaras många olika slags handlingar i samma närarkiv. En del av de sekretessbelagda handlingarna förvaras dock regelmässigt på handläggarnas arbetsrum. Arbetsrummen hålls dock alltid låsta då handläggarna inte är närvarande. Kommunstyrelsen förvarar, precis som resten av kommunen, sina inskannade fakturor hos det av kommunen anlitade inskanningsföretaget. Kommunstyrelsen ska förvara sina sekretessbelagda handlingar skyddat. Kommunstyrelsen bör beakta vem som ska ha tillgång till vilka arkivlokaler, och bör organisera om dem för bättre åtkomstskydd. Postadress 241 80 Eslov Besöksadress Stadshuset, Gröna Torg 2 Telefon 0413-620 00 Telefax

Arkivlokaler Kommunstyrelsen använder sig av 3 arkivlokaler, med rumsnummer 3262, 3264 och 3268. Alla lokalerna är ursprungligen byggda som arkivlokaler. Rum nummer 3262 rymmer 72 hyllmeter samt ett patemosterverk. Man beräknar att utrymmet i arkivlokalen kommer att räcka de närmaste fem åren om leveranserna till kommunarkivet sköts. I lokalen förvaras förutom arkivhandlingar gamla flyttkartonger och en del tomma pärmar. Här finns också en del metallkonstruktioner som eventuellt tillhör paternosterverket. Lokalen rymmer även ett nyckelskåp och en säkerhetsbox. Rum nummer 3264 rymmer 216 hyllmeter samt två kassaskåp, varav ett brandsäkert. Man beräknar att utrymmet i lokalen kommer att räcka till de närmaste fem åren. I lokalen förvaras inslagna tavlor, gamla affischer, tomma pärmar, en dator och en skrivare med fårgpatroner, diverse eldrivna apparater, samt en del pappkartonger förutom arkivhandlingar. I det ena kassaskåpet förvaras dessutom en låda med extranycklar. Rum nummer 3268 rymmer 192 hyllmeter. Även här beräknar man att utrymmet räcker de närmaste fem åren. Förutom arkivhandlingar förvaras här en mikrofilmsläsare till mikroficherna som förvaras i lokalen och en brandsläckare (det finns brandsläckare utanför lokalen inom 25 m). Alla arkivlokalerna är försedda med brandvamare och har minst en brandsläckare inom föreskrivet avstånd. Dock uppfyller inte dörrarna till lokalema gällande regler för brandklassning. Dörrarna hålls låsta då ingen vistas lokalema. När det gäller åtkomst ges beskedet att alla som behöver åtkomst på förvaltningen känner till kombinationen till kodlåsen på dörrarna. Varken luftfuktighet eller temperatur kontrolleras och förvaltningen kan inte ge klart besked om belysningen har godkänd kapslingsklass, och om den är försedd med HF-don eller säkerhetsglimtändare. Det är dock positivt att lysrören faktiskt är inkapslade. Belysningen kontrolleras utifrån i alla arkivlokalema, det går dock enbart att ge besked om huruvida strömmen stängs av när det gäller rum nummer 3262. Alla arkivlokalerna har vattenburen värme. All ventilation är försedd med brandspjäll. Kommunstyrelsen ska enbart förvara allmänna handlingar i sina arkivlokaler. Komrnunstyrelsen ska verka för att hyresvärden uppfyller de av arkivreglementet ställda kraven på arkivlokaler för de arkivutrymmen som förhyrs av myndigheten. Kommunstyrelsen ska kontrollera att deras arkivlokaler håller föreskriven temperatur och luftfuktighet. (18 C ± 2 C, RF 40% ± 10%) Kommunstyrelsen bör kontrollera att lokalema blir spänningslösa då man stänger av belysningen utifrån. Postadress 241 80 Eslöv Besöksadress Stadshuset, Grona Torg 2 Telefon 0413-620 00 Telefax

Utlån Kommunstyrelsen har inte delegerat utlån av myndighetens handlingar till någon tjänsteman. Förvaltningen anser att detta inte behövs då man kan lämna ut kopior av de allmänna handlingar som efterfrågas. Begäran om utlån av allmänna handlingar sker även så pass sällan att man anser att det vara bäst att beslutet tas politiskt. Kommunstyrelsen bör informera personalen om vilka rutiner som gäller för utlån av allmänna handlingar. Leveranser Kommunstyrelsen har behov av att leverera handlingar till kommunarkivet, främst diarieförda handlingar, men även en del ekonomihandlingar. Särskilt ekonomihandlingar har inte levererats då man har uppfattat förbudet att lämna ner gallringsbara handlingar som ett förbud att lämna ner handlingar överhuvudtaget. Kommunstyrelsen ska leverera handlingar till kommunarkivet i enlighet med dokumenthanteringsplanen. Kommunstyrelsen bör avsätta tid till handläggare och arkivredogörare att förbereda leveranser till kommunarkivet. Postadress 241 80 Eslov Besöksadress Stadshuset, Gröna Torg 2 Telefon 0413-620 00 Telefax