Rehabiliteringsprocessen Handbok för Pajala kommun DOKUMENTNAMN Rehabiliteringsprocessen GILTIGHETSPERIOD Fr.o.m. 2013-02-11 DOKUMENTTYP Handbok BESLUTAT/ANTAGET KS 2013-02-11 11 DOKUMENTÄGARE Kommunstyrelsen VERSION 2.0 DOKUMENTANSVARIG Personal- löneenheten REVIDERAT 2013-06-28
Rehabiliteringsprocessen Allmänna rutiner vid sjukfrånvaro Alla medarbetare inom Pajala kommun ska veta vilka regler som gäller vid egen eller annan medarbetares sjukfrånvaro och återgång från sjukfrånvaro. Chefen ansvarar för rehabiliteringen. Medarbetare och arbetskamrater stöder rehabiliteringsprocessen genom att tillsammans med chefen hålla kontakt med den sjukskrivne och hålla denna kvar i gemenskapen. Vid behov kan personalfunktionen och företagshälsan kopplas in för ytterligare stöd och åtgärder. Allmänt om rehabiliteringsprocessen Målet med rehabiliteringen är att mobilisera och återvinna den enskildes resurser och därmed skapa möjligheter för återgång i arbete. Medarbetarens närmaste chef är ansvarig för rehabiliteringen och denna processbeskrivning har upprättats för att vara ett stöd. Syftet med rehabiliteringsprocessen är att fastställa medarbetarens arbetsförmåga. Rehabiliteringsprocessen är uppdelad i tre steg vilka beskrivs var för sig i kommande kapitel. Ett målinriktat rehabiliteringsarbete ska normalt vara avslutat inom de tidsramar som gäller enligt rehabiliteringskedjan, d v s 12 månader. När rehabiliteringen avser en medarbetare som har anställning inom flera verksamhetsområden och därmed har fler än en chef är det viktigt att processen genomsyras av ett helhetsperspektiv, d v s rehabiliteringsarbetet tar hänsyn till hela anställningen. Den chef som påbörjar rehabiliteringen har ansvaret för att ett samarbete mellan cheferna påbörjas och för att kvalitetssäkra det fortsätta samarbetet under hela processen. Ett fullgjort rehabiliteringsansvar När medarbetaren har återgått helt till det ordinarie arbetet eller ett delvis anpassat arbete på den egna arbetsplatsen har du som chef fullgjort ditt rehabiliteringsansvar. Om det visar sig att återgång enligt ovan inte är möjlig fullgörs rehabiliteringsansvaret genom att ansvarig chef ser till att undersöka om 1
medarbetaren i första hand kan omplaceras till annat arbete inom den egna förvaltningen och i andra hand till annat arbete inom annan förvaltning. Sjukförsäkringens tidsramar I lagstiftningen kring sjukskrivning finns tidsramar för rätten till ersättning. Dessa tidsramar finns angivna i den så kallade rehabiliteringskedjan. Därför är det viktigt att vara aktiv i rehabiliteringen och hålla sig inom den rehabiliteringsplanering och de tidsramar som sätts upp. Steg 1. Rehabiliteringsprocessen Målet med steg ett är att medarbetaren ska kunna gå tillbaka till det ordinarie arbetet med eller utan anpassning. Återgång sker efter genomförd rehabilitering samt efter eventuell anpassning. Visar det sig att återgång inte är möjlig blir målet istället återgång till annat arbete inom chefens verksamhetsområde. Hänsyn ska då tas till medarbetarens kompetens. 1.1 Start av rehabiliteringsprocessen Rehabiliteringsprocessen ska påbörjas så fort rehabiliteringsbehov uppstår, helst innan detta lett till sjukskrivning. Som förebyggande åtgärder kan exempelvis arbetshjälpmedel anskaffas och arbetsergonomi, organisation mm ses över. Åtgärder mot värkproblematik m.m. kan åtgärdas genom träning med eller utan förebyggande sjukpenning. Det är viktigt att medarbetaren känner till regler som gäller vid sjukskrivning och denne ska därför informeras om rehabiliteringsprocessen samt rehabiliteringskedjan och dess tidsgränser för sjukskrivning. Rehabiliteringsbehovet ska dokumenteras och leda till en handlingsplan med åtgärder. 1.2 Inte aktuellt med arbetslivsinriktad rehabilitering Om den sjukskrivande läkaren eller företagshälsovården bedömt att det inte är aktuellt med arbetslivsinriktad rehabilitering, ska chefen fråga medarbetaren om denne fått en prognos för när det blir aktuellt att 2
påbörja rehabiliteringen. Det är viktigt att även fråga vilken bedömning Försäkringskassan gjort av medarbetarens arbetsförmåga och om denne beviljats sjukpenning m.m. samt var medarbetaren befinner sig i rehabiliteringskedjan. I detta läge bör rehabiliteringsplanen vara medicinskt och socialt inriktad. 1.3 Redo för arbetslivsinriktad rehabilitering Den arbetslivsinriktade rehabiliteringen påbörjas då den sjukskrivande läkaren eller företagshälsan bedömer att medarbetaren är redo för arbetslivsinriktad rehabilitering. Chefen upprättar tillsammans med medarbetaren en rehabiliteringsplan för återgång i arbete. Det är viktigt att under hela processen ha en nära kontakt med Försäkringskassan utifrån de tidsramar som gäller för den så kallade rehabiliteringskedjan. 1.3.1 Kartläggning av nuläge I kartläggningen tar chefen, tillsammans med medarbetaren, reda på vilka förutsättningar som krävs för att medarbetaren ska kunna återgå till sitt arbete. Inledningsvis diskuteras vad som hittills skett i rehabiliteringen. Därefter görs en genomgång av vilka av sina arbetsuppgifter medarbetaren, trots sina besvär till följd av sjukdom i fråga, helt eller delvis, klarar av respektive inte klarar av att utföra. Skulle anpassning av arbetet eller arbetshjälpmedel medföra att medarbetaren skulle klara av att utför fler, eventuellt alla, av sina arbetsuppgifter? Hur länge skulle anpassningsåtgärder och/eller hjälpmedel behövas? Vilka ekonomiska konsekvenser skulle anskaffning av hjälpmedel och/eller anpassning av arbetet få? Vilka konsekvenser skulle övriga i arbetsgruppen få? Är anpassningsåtgärder och/eller anskaffning av arbetshjälpmedel ekonomiskt försvarbart och/eller relevant? 1.3.2 Planering av aktiviteter Aktiviteter/åtgärder som syftar till att medarbetaren ska kunna återgå till sitt arbete planeras med utgångspunkt i nuläget. Olika aktiviteter kan bli aktuella beroende på vad kartläggningen visade. Utifrån de aktiviteter/åtgärder som gemensamt planeras bestäms vem som ska ansvara för genomförandet av respektive aktivitet/åtgärd (chefen, medarbetaren eller någon annan). Glöm inte att planera in datum för uppföljningar av genomförda aktiviteter. 3
1.3.3 Genomförande av aktiviteter/åtgärder vem gör vad? Efter att lämpliga aktiviteter/åtgärder planerats ska den som utsetts som ansvarig för respektive aktivitet/åtgärd se till att den blir genomförd. Finns behov av handledare på arbetsplatsen, till exempel vid arbetsträning, kan chefen utse en sådan. Handledaren kan sedan vara ett stöd när aktiviteter ska utvärderas. Om medarbetaren är deltids sjukskriven ska aktiviteter i möjligaste mån genomföras på den sjukskrivna tiden. Om planerad aktivitet/åtgärd av någon anledning avbryts i förtid, utvärderas åtgärden omgående. Tillsammans avgörs om ytterligare aktiviteter bör planeras in eller om det är dags att gå vidare till steg 2 i rehabiliteringen. 1.3.4 Uppföljning av aktiviteter/åtgärder vad har åstadkommits? Efter att samtliga aktiviteter/åtgärder genomförts kallas medarbetaren och lämpliga stödpersoner till ett uppföljningsmöte. Vid mötet diskuteras vad som gått enligt planerna och vad som eventuellt inte gjort det. Den arbetslivsinriktade rehabiliteringen kan avslutas trots att medarbetaren fortsätter en medicinsk behandling. Medarbetarens hälsotillstånd följs då upp vid nästa medarbetarsamtal. Det ska inte glömmas bort att målet med rehabilitering är att medarbetaren ska återgå helt till sitt ordinarie arbete. Rehabiliteringsarbetet fortgår därför tills alla alternativ att nå målet är uttömda. Aktiviteterna/åtgärderna i steg 1 resulterar i en av följande alternativ: att medarbetaren återgår efter genomförda aktiviteter/åtgärder till sitt ordinarie arbete eller till annat arbete inom chefens verksamhetsområde avslutas den arbetslivsinriktade rehabiliteringen. Observera att avslut sker först då medarbetaren kan återgå till sin ordinarie sysselsättningsgrad. att medarbetaren inte kan återgå till sitt ordinarie arbete. Personalfunktionen ska då kontaktas avseende kartläggning av arbetsförmåga för annat arbete. Rehabiliteringsprocessens steg 1 utvärderas och avslutas och man går vidare till steg 2. Det samma gäller även när prognosen och/eller medicinska underlaget visar att medarbetaren har större arbetsförmåga i annat arbete än sitt ordinarie arbete. 4
Medarbetaren har själv ett ansvar och möjlighet att välja. Om denne exempelvis klarar av att arbeta 75 procent i sitt ordinarie arbete men skulle klara mer i annat arbete men inte vill genomgå en omplaceringsprocess kan denne välja att omreglera sin ordinarie anställning till 75 procent. Alternativt kan medarbetaren ansöka om partiell tjänstledighet för en begränsad period. Dessa åtgärder sker i samråd med chefen. Steg 2. Rehabiliteringsprocessen I steg 2 är målet att utreda medarbetarens arbetsförmåga samt undersöka möjligheten att återgå till annat arbete inom förvaltningen med eller utan anpassning. 2.1 Utreda arbetsförmåga Att fastställa en arbetsförmåga innebär att man tar reda på medarbetarens kvalifikationer och förutsättningar att utföra ett arbete. Arbetsförmågebedömningen ska ligga som grund för bedömningen om medarbetaren kan återgå till annat arbete inom förvaltningen eller, om det inte är möjligt, annat arbete hos arbetsgivaren. 2.1.1 Kartläggning och planering Inledningsvis diskuteras vad som hittills skett i rehabiliteringen. Sedan tas fram aktiviteter/åtgärder som behöver vidtas för att möjliggöra rehabilitering till annat arbete. Det är viktigt att chefen dokumenterar alternativen som tas upp så att arbetsförmåge- bedömningen, tillsammans med personalfunktionen och företagshälsan, kan utgå från den. 2.1.2 Genomförande Utifrån åtgärder och aktiviteter som anses lämpliga för att utreda arbetsförmågan görs beställning på lämplig samarbetspartner. Arbetsförmågebedömningen kan ta några veckor att genomföra. Det är viktigt att chefen även under den här perioden har kontakt med medarbetaren. 5
2.1.3 Uppföljning Efter att samtliga aktiviteter och åtgärder genomförts kallar chefen medarbetaren och lämpliga stödpersoner till ett uppföljningsmöte. Vid mötet tar deltagarna gemensamt ställning till: om det finns anledning att fortsätta med fastställning av arbetsförmåga genom arbetsträning - i så fall kontaktas Försäkringskassan. om det, utifrån den fastställda arbetsförmågan, finns annat arbete för medarbetaren inom förvaltningen. Uppföljningen kan resultera i att: annat arbete inom förvaltningen finns och erbjuds då medarbetaren. Om denne tackar ja till arbetet omregleras anställningen och den arbetslivsinriktade rehabiliteringen avslutas. Om medarbetaren tackar nej till erbjudet arbete avslutas rehabiliteringsprocessen och medarbetaren varslas om uppsägning. inget annat arbete finns att erbjuda inom förvaltningen. Då påbörjas kommunövergripande omplaceringsutredning tillsammans med personalfunktionen. Arbetslivsinriktade rehabiliteringen avslutas först när medarbetaren återgått helt i det nya arbetet. Medarbetaren har själv ett ansvar och möjlighet att välja. Om denne exempelvis klarar av att arbeta 75 procent i sitt ordinarie arbete men skulle klara mer i annat arbete men inte vill genomgå en omplaceringsprocess kan denne välja att omreglera sin ordinarie anställning till 75 procent. Alternativt kan medarbetaren ansöka om partiell tjänstledighet för en begränsad period. Dessa åtgärder sker i samråd med chefen. Steg 3. Rehabiliteringsprocessen Målet med steg 3 är att medarbetaren ska kunna omplaceras till arbete inom kommunen. 6
3.1 Innebörden av omplacering i steg 3 Omplaceringen innebär i praktiken att medarbetaren omplaceras till annat arbete inom Pajala kommun under förutsättning att omplaceringsmöjlighet finns och medarbetarens kompetens matchar anställningens krav. Chefen har fortfarande det yttersta ansvaret för medarbetaren, men i steg 3 ansvarar personalfunktionen för: den kommunövergripande omplaceringsutredningen kontakter vid eventuell uppsägning bevakning av lediga tjänster under eventuell uppsägningsprocess kontakter med chefen och medarbetaren under utredningstiden tills att steg 3 avslutas. Personalfunktionen genomför omplaceringsutredning under två veckor. Under denna tid bevakas alla lediga tillsvidareanställningar samt vikariat över sex månader. Anställningens kvalifikationskrav matchas mot medarbetarens kompetens och fastställd arbetsförmåga. Därefter upprättar personalfunktionen en lista på vakanser som finns och vilka av dessa den berörda har kompetens och arbetsförmåga för. Listan skickas till berörd chef för vidare handläggning som kan mynna ut i ett av följande alternativ: Lämplig omplaceringsmöjlighet finns och medarbetaren erbjuds anställning. Om denne tackar ja avslutas rehabiliteringsprocessen och medarbetarens nuvarande anställning omregleras och anställningsavtal på ny tillsvidareanställning skrivs. Om medarbetaren tackar nej till erbjuden anställning dokumenterar chefen detta, tillsammans med medarbetarens motivering, i omplaceringsutredningen och kontaktar personalfunktionen för vidare handläggning om varsel om uppsägning. Inga lediga tillsvidareanställningar eller vikariat som passar medarbetarens kompetensprofil finns. Nästa steg blir då uppsägning på grund av personliga skäl enligt de arbetsrättsliga regler som gäller och vilket kommunledningskontoret ansvarar för. Under eventuell uppsägning ansvarar chefen för kontakten med medarbetaren oavsett om medarbetaren arbetar, är sjukskriven eller befinner sig i någon omställningsinsats. 7