Förvaltningsberättelse 2013

Transkript

1 Förvaltningsberättelse 2013 Information om verksamheten OP Assistans erbjuder personlig assistans till barn, ungdomar och vuxna som bor i Gävleborgs län. Våra kunder är personer som är berättigade till assistansersättning via försäkringskassan eller personlig assistans genom kommunalt LSS-beslut. Kunderna har själva, eller med stöd av sina företrädare, valt att köpa sin assistans av oss i enlighet med den valfrihetsprincip som råder inom gällande lagstiftning. Företaget har tillstånd att bedriva personlig assistans från Socialstyrelsen, innehar F-skattsedel, är medlem i Svenskt Näringsliv och Vårdföretagarna, har kollektivavtal och är IfA-godkänd. Vision, värdegrund och målbild Genom att erbjuda en personlig assistans grundad på Respekt, Kompetens och Helhetssyn vill OP Assistans bidra till att människor med stora funktionsnedsättningar får goda förutsättningar att leva som andra och aktivt delta i samhällslivet. Målet är att företagets tjänster ska hålla hög kvalitet i relation till lagstiftningens krav och kundens behov och önskemål samtidigt som vi prioriterar god arbetsmiljö för våra medarbetare. Att våra medarbetare trivs och mår bra på jobbet är en viktig förutsättning för att vi ska kunna leverera tjänster av god kvalitet. Vi strävar efter en närvarande kontakt med våra kunder och medarbetare där personligt bemötande och tillgänglighet värderas högt. Genom att vara ett föredöme i branschen som hela tiden ligger i framkant utvecklar vi vår egen verksamhet samtidigt som vi vill inspirera andra aktörer att utveckla och förbättra sina verksamheter. På så vis vill vi medverka till en positiv samhällsutveckling där synen på företagande inom alla branscher är accepterade. Vi vill vara en stabil assistansanordnare som kunden kan känna sig trygg med och en arbetsgivare som tar sitt ansvar i såväl medgång som motgång. Vår filosofi är att det är mer gynnsamt för alla inblandade att investera sig ur svackor än att spara sig ur dem. För att lyckas med allt detta strävar vi efter en långsiktigt sund ekonomi med god överlevnadsförmåga och utvecklingspotential. Verksamhet under räkenskapsåret I december 2013 hade OP Assistans totalt 65 kunder och antalet produktionstimmar uppgick till nästan 350 tusen under räkenskapsåret. Uppdragen var spridda geografiskt med en fördelning på 66% i Gävle, 17% i Ockelbo, 12% i Sandviken och 5% i andra närliggande kommuner.

2 Antalet årsarbetare var under året 199 st. Dessa är fördelade på lite drygt 340 personer som arbetar varierande heltid, deltid och extra vid behov. Procentuellt är 77% av våra medarbetare kvinnor och 23% män. Under året har vi haft en genomsnittlig sjukfrånvaro på 2,4%, varav knappt 0,01% motsvarar långtidssjukfrånvaro. När vi analyserar detta utifrån kön och ålder så visar statistiken att största sjukfrånvaron föreligger för såväl kvinnor som män i åldersspannet Minst sjukfrånvaro föreligger bland kvinnor och män över 50 år. Orsakerna till detta är något vi kommer att analysera närmare under kommande verksamhetsår för att se om det är något vi kan dra lärdom av och använda i vårt fortsatta utvecklingsarbete. Sammanlagt har det kommit in 15 rapporter om arbetsmiljötillbud och 5 arbetsskadeanmälningar under året. Inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet har vi genomfört 280 muntliga och skriftliga riskbedömningar som åtgärdats och vid behov resulterat i en handlingsplaner och uppföljningar. Under våren och sommaren genomfördes en grundlig genomgång och uppdatering av företagets arbetsmiljöhandbok i samarbete med Gävle Dala Företagshälsa. Arbetet avslutades i augusti. I september genomfördes en inspektion av Arbetsmiljöverket där de framförallt ville diskutera och inspekterade arbetsförhållanden i vår verksamhet där personal hjälper till med och/eller utför personförflyttningar. Vi fick då redovisa hur vårt systematiska arbetsmiljöarbete bedrivs. Inspektionen resulterade inte i något inspektionsmeddelande då de inte kunde finna några brister att anmärka på. I början av året bestämde vi oss för att ta fram befattningsbeskrivningar för företagets samtliga administrativa tjänster. I samband med detta framkom även behov av en mer strukturerad lönepolicy med en definierad lönepolitik och tydlig bedömningsstruktur. Detta blev en process som skedde i nära samråd med medarbetare och fackförbund. Vi hade dessutom gott stöd av Lasse Johnsen på Bonusgruppen och Karin S Hertel AB. Den 15 april beslutade ledningsgruppen om att anta den nya lönepolicyn och att tillämpa den fullt ut från och med lönerevision När det gäller befattningsbeskrivningarna är det en process som har fortlöpt under hela Under arbetets gång har vi konstaterat att dessa måste förbli levande dokument som kontinuerligt förändras i takt med att organisationen utvecklas. Sedan 2006 har OP Assistans hyrt en kontorslokal på Södra Åsgatan i Ockelbo som ett par år senare utökades med en möteslokal i samma byggnad. Avtalet på kontorslokalen löpte ut sommaren Parallellt med detta fick vi erbjudande om att utöka vår lokal i Gävle genom att hyra en del av grannlokalen från och med maj. Vi hade sedan tidigare

3 sett svårigheter med att bygga ett enhetligt företag när medarbetarna var stationerade på olika kontor. Därför beslutade ledningsgruppen efter genomförd konsekvensanalys att säga upp kontorslokalen i Ockelbo och flytta ihop hela administrationen till gemensamma lokaler i Gävle. I Ockelbo valde vi att behålla möteslokalen för anställningsintervjuer, medarbetarsamtal, personalmöten, kundträffar etc. Den 1 juli trädde en rad lagändringar i kraft som påverkar vår verksamhet. Detta var en följd av en parlamentarisk utredning om fusk och felaktigheter inom assistansersättningen som kom i februari Utredningen ledde till förslag om ändringar i lagen för ökad säkerhet vid beslut om och utbetalning av assistansersättning som antogs av riksdagen den 3 december Lagändringen innehöll bla skärpta krav på tillstånd och tillsyn, skyldighet att anordna all assistans, krav på personliga assistenter och uppgifts- och anmälningsskyldighet för assistansanordnare. Förändringen innebar förutom smärre anpassningar av verksamheten en stor informationsinsats riktad till såväl kunder som medarbetare. Inom ramen för det systematiska kvalitetsarbetet har våra verksamhetsansvariga kontinuerligt genomfört såväl muntliga som skriftliga riskbedömningar gällande smärre fel och brister i verksamheten. Dessa åtgärdas och resulterar vid behov i handlingsplaner och uppföljningar. När det gäller missförhållanden i verksamheten har vi under året tagit emot åtta Lex Sarah-rapporter som åtgärdats och utretts. Dessa har till största delen berört bristande läkemedelshantering i samband med egenvård. För att höja kompetensen kring detta deltog kvalitetsansvarig och 5 verksamhetsansvariga i en workshop kring Samordnad Vård- och omsorgsplanering med tonvikt på SIP och Egenvård som Länsledning i Närvård och Utbildningsenheten på Region Gävleborg arrangerade för medarbetare och samarbetspartners den 22 oktober. Vi fick då de kunskaper och verktyg vi behöver för att påbörja arbetet med att förbättra våra rutiner kring egenvård. Vårt arbetet försvåras dock av att den samverkan med sjukvårdshuvudmännen som krävs för att vi ska lyckas ännu inte vunnit full acceptans i alla organisationer. Vi har därför tvingats inse att detta måste bli ett utvecklingsarbete som behöver en längre tid på sig för att ge fullt utslag. En mycket viktig process som vi kommer att prioritera framöver. Inom OP Assistans har vi alltid välkomnat synpunkter och klagomål och använt dem i vårt utvecklingsarbete. Våra system för att dokumentera och samla statistik för att utifrån den kunna dra mer långtgående och övergripande slutsatser är dock inte så väl utvecklade. Därför har vi under innevarande verksamhetsåret utarbetet nya rutiner för synpunkter och klagomål som kommer att sjösättas i början av Kompetenshöjande insatser

4 Internt har vi under året genomfört ett stort antal utbildningar för personliga assistenter. Nedan redovisas antalet deltagare per utbildningstyp. 16:50 en 2 dagars introduktionsutbildning för assistenter 56 deltagare Att kunna upptäcka världen - om barnets självbestämmande 17 deltagare Metodutbildning 22 deltagare Att introducera en ny assistent 35 deltagare Första hjälpen inkl hjärt- och lungräddning för vuxna 14 deltagare Hjärt- och lungräddning för vuxna repetition 25 deltagare Förflyttningsteknik enligt durewallmetoden, steg 1 44 deltagare Förflyttningsteknik enligt durewallmetoden, steg 2 19 deltagare Extra HLR och första hjälpen med fokus luftvägsstopp 6 deltagare Bemötande och självskydd vid utmanande beteenden 5 deltagare Vi har dessutom arrangerat en utbildning i brandskydd i samarbete med Anticimex för 8 medarbetare, en föreläsning om att leva med ryggmärgsskada med Yasmine Jungstedt för 29 kunder och anhöriga, en trycksårsutbildning i samarbete med Kliniskt tränings centrum på Gävle sjukhus för 17 medarbetare och en bussresa till Leva och Fungera-mässan i Göteborg för 26 kunder och medarbetare. Parallellt med detta har kunder och personliga assistenter på samma sätt som tidigare år deltagit i kundspecifika utbildningar. Dessa planeras och genomförs i nära samråd med kund och medarbetare. När det gäller företagets tjänstemän har vi under året fortsatt utveckla teamarbetet med stöd av Ottsjöakademin team och ledarutveckling AB. I detta arbete har vi använt oss av GDQ för att bedöma och utveckla teamens prestationer. En verksamhetsansvarig har också deltagit i Ottsjöakademins UGL-kurs som syftar till att inspirera, utveckla och stärka deltagarna i rollen som ledare med fokus på ledarskap, gruppdynamik och kommunikation. Medarbetare inom team ELU (ekonomi, lön, utbildning och information) har förutom insatser via Ottsjöakademin deltagit i: Hogia Expo Lön 2013 om nya lagar och regler, FINFA information om lag- och avtalsförsäkringar, Självcoachning med Tommy Elofsson, IfA Ekonomi inom assistansersättningen, grund PWC Gävle grunderna i bokslutsarbete etc. Företagets verksamhetsansvariga (team VA) har förutom tidigare nämnda utbildningsinsatser deltagit i IfA-dagarna i Göteborg samt IfAs utbildning om hot och

5 våld i nära relationer. Teamet har dessutom nyttjat företagshälsovårdens expertstöd i frågor som rör arbetsmiljöområdet drygt 35 timmar under året. Vi har också haft nöjet att fortsätta samarbetet med Karin Isbäck som är socionom med handledarbehörighet och över 20 års erfarenhet av handledning. Hon har under året genomfört 6 handledningstillfällen om 3 timmar vardera med företagets verksamhetsansvariga. Handledningen förs på systemteoretisk och nätverksorienterad grund i form av samtal, rollspel och utbildningsinslag i syfte att höja och behålla de verksamhetsansvarigas kompetens. VD och Vice VD har som vanligt funnits representerade på IfAs rådsmöten och debattforum samt vid Vårdföretagarnas aktiviteter för bransch personlig assistans för att hålla sig uppdaterade om senaste nytt inom verksamhetsområdet. Investeringar Inga större investeringar har gjorts under verksamhetsåret. Det som prioriterats är utökning av lokalen i Gävle för att inrymma de medarbetare som tidigare hade sina arbetsplatser i Ockelbo. Vi har utökat antalet enklare arbetsplatsdatorer till personliga assistenter för att underlätta tidsredovisning via dator och kommunikation mellan kund, assistenter och verksamhetsansvariga. Under året gick vi också över från dokumentationsprogrammet SecuraNova till Kaustiks system Aiai. Övriga kund- och personalfrämjande insatser Under 2012 fattade ledningsgruppen ett principiellt beslut om att erbjuda personliga assistenter deltagande i reflektionsmöten. Tidigare har regelrätt handledning erbjudits men upplevelsen är att vi många gånger skjuter över målet med den typen av stöd. Möjlighet till reflektion är dock något som efterfrågas och behövs inom assistentyrket. Under 2013 har vi haft 14 reflektionsgrupper igång och utvärderingarna har visat att detta är ett uppskattat forum som komplement till personalmöten. Regelrätt handledning erbjuds numera enbart till personliga assistenter som behöver krisstöd. Under året har Gävle Dala Företagshälsa genomfört 39,5 timmar handledning av detta slag inom ramen för vårt avtal om företagshälsovård. För att tillgodose anhöriga assistenters behov av reflektion har vi fortsatt med och utvecklat nätverket för anhöriga under året. Syftet med träffarna har varit att ge deltagarna fortlöpande information och utbildning som de kan behöva i sina olika roller, möjlighet att träffa andra i liknande situation och i någon mån påverka samhällsutvecklingen. I ett försök att inkludera fler (inte bara föräldrar) bytte forumet namn från Föräldranätverk till Anhörignätverk hösten Deltagande i nätverket är som tidigare frivilligt och vi har haft tio träffar under året. Under 2013 har träffarna

6 förutom möjlighet till reflektion och samvaro innehållit inslag av information om vad som gäller för den som är god man genom besök av Anders Åstrand från Gävle god man och förvaltarförening, utbildning om självbestämmande i assistansen för barn och ungdomar genom Karin Boskovic från IfA, information om de lagändringar som berör assistans som trädde i kraft 1 juli och frågestund med Therese Karlberg som är verksamhetsområdeschef för assistansfrågor på försäkringskassans huvudkontor samt representanter från LFC Gävle. Vid utvärderingen av årets verksamhet ger deltagarna forumet högsta betyg. Det konstateras dock att nätverket sällan gästas av anhöriga/föräldrar till de yngre barnen. Orsaken till detta är okänd och bör därför undersökas närmare. Vår kund- och personaltidning ReKoH har getts ut fyra gånger under året. Det har visat sig att den tryckta pappersversionen är den mest använda även om en del väljer att läsa den på internet eller båda delarna. Såväl kunder som anställda tycker att det är värdefullt att OP Assistans har en egen tidskrift och upplever i hög grad att de har nytta av och kan påverka innehållet. Våren 2012 startade OP Assistans KaSam-projekt. Namnet är delvis lånat från begreppet KASAM som myntades av A. Antonovsky och står för Känsla Av SAMmanhang. Antonovsky visade att ju högre KASAM en person upplever desto bättre är individens hälsa och förmåga att klara utmaningar. I vårt fall betyder KaSam Kunder och assistenter i Samverkan men projektet syftar bland annat till att öka känslan av sammanhang för såväl kunder som assistenter. Detta uppnås genom att projektet underlättar för kunder att utöka sina sociala nätverk, ger dem möjlighet att ingå i en grupp utanför skola, arbetsliv eller daglig verksamhet och bidrar till att de provar på nya aktiviteter. Samtidigt syftar projektet till att personliga assistenter, som ofta arbetar ensamma i kundens bostad, i ökad utsträckning får möjlighet att möta kollegor i naturliga sammanhang. En sekundär effekt av KaSam-projektet är att det bidrar till att driva på samhällsutvecklingen ur ett tillgänglighetsperspektiv. OP Assistans roll i projektet är att avsätta personella resurser till planering av aktiviteter. Kunderna står själva för de privata kostnader som uppkommer i samband med aktiviteter såsom inträden, måltider och liknande. Under 2013 har KaSam-projketet arrangerat ett 20-tal aktiviteter som innehållit allt ifrån en dag på stallet i Ockelbo till Vårruset i Gävle. Årets kundträff hölls på Maxim där vi bjöd på middagsbuffé och underhållning av Gasta Gävles populära standup-klubb. Våra KaSam-ledare medverkade och ordnade med lekfulla aktiviteter för de yngre. Även i år gick personalträffen av stapeln på Maxim. Den här gången bjöds på middagsbuffé medan vi tillsammans löste ett mordmysterium genom diskussion och improvisation Samtliga kunder och anställda bjöds som vanligt på julbord på Scandic Hotel Väst i Gävle söndagen den andra advent.