Kallelse och föredragningslista

Transkript

1 Kallelse och föredragningslista

2 Sammanträdestid: Tisdag kl Sammanträdesplats: Omsorgsbyrån i Vasa, Fredsgatan 16 b Närvarande/beslutande Roger Eriksson, ordförande Carola Lithén, viceordförande Birgitta Lassas Ulf Sundstén Mariann Nylund Isa Virtanen Mikael Perjus Anmärkning: Jesper Wikström Kenneth Pärus Ulla-Britt Sundelin Christel Sandell Anne Salovaara-Kero Roger Kronlund Salla Rundgren Övriga närvarande Ann-Catrine Vuolle, regionchef i norra Österbotten, föredragare 93-97, 100 Otto Domars, vik. regionchef i mellersta Österbotten, fördragare 98-99, 100 Emilia Back, kanslist, sekreterare för sammanträdet Anmärkning: Paragrafer 90 Sammanträdets laglighet och beslutförhet Behandlas Underskrifter Roger Eriksson, ordförande Emilia Back, sekreterare Protokollets justering har / 2016 justerat protokollet elektroniskt (bilaga) har / 2016 justerat protokollet elektroniskt (bilaga) Protokollet har framlagts till påseende Kårkulla samkommun/centralförvaltningen i Pargas Intygar: Carola Isaksson, förvaltningssekreterare

3 Ärendesida Sammanträdestid: Tisdag kl. 16:00 Sammanträdesplats: Omsorgsbyrån i Vasa, Fredsgatan 16 b Ärende 90 Sammanträdets laglighet och beslutförhet 91 Val av protokolljusterare 92 Godkännande av föredragningslistan 93 Nyboda serviceenhet: Transportavtal 94 Intek serviceenhet: Transportavtal 95 Nyboda serviceenhet: Måltidstjänster 96 Intek serviceenhet: Kultur i vården, bidrag 97 Intek serviceenhet: Upphyrning av ersättande verksamhetsutrymmen under renoveringsperiod 98 Närboda serviceenhet: Transportavtal 99 Närboda serviceenhet: Avtal för lunchportioner 100 Ekonomisk uppföljning regionvis per den Ta del av tjänsteinnehavarbeslut 102 Nästa nämndmöte 103 Anmälningsärenden 104 Eventuellt övriga ärenden

4 1 90 Sammanträdets laglighet och beslutförhet 91 Val av protokolljusterare 92 Godkännande av föredragningslistan

5 2 93 Nyboda serviceenhet: Transportavtal KARKULLA:248 /2016 Beredning: Jennie Kanckos-Sandberg, enhetschef, Nyboda serviceenhet/dagverksamheten har begärt in offerter för taxitransporter för tiden Offerten har utannonserats på HILMA ( enligt lagen om offentlig upphandling. Dessutom har samma offertförfrågan skickats till fyra taxi bolag. Tiden för inlämnande av anbud utgick kl. 15. Anbudsbegäran omfattade två rutter i Nykarlebynejden. Klienterna är utspridda över ett geografiskt stort område. Inom utsatt tid har sex anbud inkommit per post, inga anbud via HILMA: Taxi Ollil & Taxi Kaustinen Jocki s taxi Jens Björklund Taxi Sjöman Trafikanter Roy Andersson och Caj Toppar (2 anbud) Resultatet av offertförfrågan inklusive moms är att Roy Andersson och Caj Topppars andra offert har det förmånligaste priset med 187,80 /dag för rutt 1 och 27,50 /dag för rutt 2. Under tiden är det 232 arbetsdagar, 11 månader, för rutt 1. Rutt 2 beräknas för 2 dag/vecka sammanlagt 92 arbetsdagar under Semestermånaden juli är Nyboda serviceenhet/daglig verksamhet stängd. 1 busskort tillkommer för transporter inom Nyboda serviceenhet. Priset på det är 577,68 /år Totala priset för transporter beräknas vara under år 2017: ,28 Beredarens förslag är att avtal görs med Roy Andersson och Caj Toppar som har det förmånligaste priset för tiden Kostnaden för transporter minskar således med ca 7440 under år 2017 jämfört med Bilagor: Sammanställning av kostnader för transporter Finns till påseende på mötet: Offertförfrågan, inkomna offerter, protokoll fört vid öppnandet av anbud Föredragning och förslag: Ann-Catrine Vuolle, regionchef, förnamn.efternamn@karkulla.fi Nyboda serviceenhet har begärt in offerter för taxitransporter för tiden och fått in 6 anbud. Den billigaste offerten är av trafikanterna Andersson och Toppar är på , 28. Tillräckliga medel har budgeterats för år Föreslås att nämnden godkänner förslaget, som ligger inom ramen för nämndens beslutanderätt och avtal om transporter ingås med trafikanterna Andersson och Toppar för tiden Delges: Nyboda serviceenhet, ekonomidirektört, Andersson och Toppar, Taxi Ollil & Taxi Kaustinen, Jocki s taxi, Jens Björklund, Taxi Sjöman

6 3 94 Intek serviceenhet: Transportavtal KARKULLA:249 /2016 Beredning: Siv Lundström, enhetschef, Ann-Catrine Vuolle, regionchef, Intek serviceenhet/dag- och arbetsverksamhet har begärt in offerter på taxitransporter för tiden Tiden för inlämnandet av anbud utgick torsdagen den 20 oktober kl. 15. I enlighet med lagen om offentlig upphandling publicerades offertförfrågan på HILMA och information om upphandlingen sändes även direkt till trafikanterna Ekmans bussar och Holmströms Transport Ab. Anbudsbegäran omfattade 3 rutter i Jakobstadsnejden. Brukarna är utspridda över ett geografiskt stort område. Inom utsatt tid inkom 1 anbud av Ekmans bussar. Ekmans bussar har angett pris i både transportkombination och i enskild transport. Vissa rutter kan med säkerhet erbjudas i transportkombinationer under skolåret t.o.m. vecka 22, Intek serviceenhet har verksamhet 48 veckor per år (stängt 4 veckor i juli). Beräkningen av 2017 års billigaste transportkostnader utgår från möjlighet till transportkombination under 40 veckor. Resterande 8 veckor körs enskilt (skolornas sommar-, höst- och jullov). Beräkningen av 2017 års dyraste transportkostnader utgår från att alla 48 veckor körs enskilt. Beredarens förslag är att avtal görs med Ekmans bussar om transporter för de olika rutterna till och från Intek serviceenhet för tiden i enlighet med offerten. Kostnaderna beräknas bli minst ,00 och högst ,00. Alla priser inkl. moms 10% Bilagor: Översikt över kostnaderna Finns till påseende på mötet: Offertförfråga, inkommen offert, protokoll fört vid öppnandet av anbud Föredragning och förslag: Ann-Catrine Vuolle, regionchef, förnamn.efternamn@karkulla.fi Intek se har egna bilar och sköter en hel del transporter. Enheten kan dock inte sköta alla transporter. De sammanlagda kostnaderna för transporttjänsterna beräknas bli minst ,00 och som mest ,00 / år. Tillräckliga medel har budgeterats för år Föreslås att nämnden godkänner förslaget som ligger inom ramen för nämndens beslutande rätt och avtal görs med Ekmans bussar för tiden Delges: Intek serviceenhet, Ekmans bussar, ekonomikontoret

7 4 95 Nyboda serviceenhet: Måltidstjänster KARKULLA:250 /2016 Beredning: Jennie Kanckos-Sandberg, enhetschef, Nyboda serviceenhet/dagverksamheten har avtal med nuvarande lunchleverantör Fazer Food service Oy som utgår Offerten för lunchleverantör för tiden har utannonserats på HILMA ( enligt lagen om offentlig upphandling. Dessutom har samma offertförfrågan skickats till tre lunchrestauranger. Tiden för inlämnande av anbud utgick kl. 15. Inom utsatt tid har två anbud inkommit per post, inga anbud via HILMA: Endivo Fazer Food Services Oy Ett anbud inkom försent för att beaktas. Anbudsbegäran omfattade portionspriset för 39 lunchportioner. Av vilka 26 portioner förs till Joupersgatan 1 och 13 portioner till Jakobstadsvägen i Nykarleby. I offerten inräknas förutom matportionen även bröd och dryck. Efterrätt inräknas endast de dagar som lättare mat serveras, som t.ex. soppa. Maten bör levereras kl Det nuvarande portionspriset är 5,20 /måltid Resultatet av offertförfrågan inklusive moms: Endivo: 6,50 /måltid. Leverans 38 /dag Fazer Food Services Oy: 5,20 /måltid. Leverans: 53 /dag Under tiden är det 232 arbetsdagar, 11 månader. Semestermånaden juli är Nyboda serviceenhet/daglig verksamhet stängd. Totala priset med leverans för de olika lunchleverantörerna är: Endivo 291,50 /dag för 39 portioner samt transport (årsnivå ) Fazer Food Services Oy 255,80 /dag för 39 portioner samt transport (årsnivå ,60 ) Möjligheten att Intek serviceenheter skulle göra lunchportioner för Nyboda serviceenhet har utretts men kapaciteten vid Inteks kök möjliggör inte produktion av ytterligare 39 portioner. Det långsiktiga målet är dock att Intek serviceenhet producerar måltider för dagverksamheten i norra Österbotten Beredarens förslag är att avtal görs med Fazer Food services Oy som har det förmånligaste priset för tiden Kostnaden för luncher samt transport är således det samma som under år Bilagor: Finns till påseende vid mötet: Offertförfrågan, inkomna offerter av Endivo, Fazer Food Services Oy, protokoll fört vid öppnandet av anbud Föredragning och förslag: Ann-Catrine Vuolle, regionchef, förnamn.efternamn@karkulla.fi

8 5 Nyboda serviceenhet har fått in 2 anbud av lunchleverantörer i norra Österbotten för att tillreda och leverera 39 lunchportioner/vardagar under tiden Fazer Food Service Oy har det förmånligaste priset för avtalsperioden. Priset är samma som för år Arbetsdagarna är 6 mindre och portionerna är 1 mindre år Totala kostnaderna för måltidstjänsterna blir ,60. Föreslås att nämnden för sin del godkänner förslaget och föreslår för styrelsen att avtal ingås med Fazer Food Service Oy för tiden Delges: Samkommunstyrelsen

9 6 96 Intek serviceenhet: Kultur i vården, bidrag KARKULLA:257 /2016 Beredning: Siv Lundström, enhetschef, förnamn.efternamn@karkulla.fi Intek serviceenhet har ansökt om bidrag för att starta upp körsångsverksamhet vid enheten. Intek serviceenhet har beviljats 800,00 för att starta upp körsångsverksamhet med och för brukare vid Intek serviceenhet. 10 träffar planeras under hösten 2016 Föredragning och förslag: Ann-Catrine Vuolle, regionchef, förnamn.efternamn@karkulla.fi Nämnden för Österbotten antecknar donationen till kännedom och riktar ett varmt tack till Svenska Kulturfonden Delges: Svenska Kulturfonden, Intek serviceenhet, ekonomikontoret

10 7 KARKULLA:258 / Intek serviceenhet: Upphyrning av ersättande verksamhetsutrymmen under renoveringsperiod Beredning: Siv Lundström, enhetschef, Ann-Catrine Vuolle, regionchef, Fastigheten på Jakobsgatan 37, där Intek serviceenhet har sin verksamhet, kommer enligt styrelsens beslut 134/ att renoveras. Under renoveringsperioden behöver fastigheten vara tom och enheten måste hyra upp ersättande utrymmen för hela sin verksamhet (ca 90 brukare, 25 personal). Budgeten för 2017 innefattar euro för extra hyresutgifter. Sökning av ersättande utrymmen har påbörjats. Utflyttningen kommer att genomföras i etapper. Renoveringen behöver kunna påbörjas försommaren I stadsdelen Sveden på Castrénsgatan 10 B 21 i Jakobstad finns ett handikappanpassat utrymme på 301,5 m2 som kunde fungera som ersättande verksamhetsutrymme för Funkis och Autismgruppen (ca 20 brukare, ca 9 personal). Enligt plan kunde flyttningen påbörjas efter årsskiftet. Den tidiga utflytten motiveras med att man då kan omplacera grupper på Jakobsgatan och undvika verksamhet i de mest fuktskadade utrymmena tills alla är utflyttade. Hyran för utrymmena på Castrénsgatan, inklusive värme, är 10 euro/m2, dvs euro/månad, årskostnad euro. Därtill kommer kostnader för vatten och el enligt förbrukning. Utrymmena som ägs av Ab Ebba Kiinteistö Oy bör ännu konditionsgranskas. Bilagor: Finns till påseende på mötet: Hyresavtal Ab Ebba Kiinteistö Oy Beredarens förslag: Förutsatt att konditionsgranskningen inte bjuder på överraskningar föreslås att utrymmena på Castrénsgatan (301,5m2) hyrs fr.o.m med förlängning vid behov. Årskostnad euro. Föredragning och förslag: Ann-Catrine Vuolle, regionchef, ann-catrine.vuolle@karkulla.fi En verksamhet som Intek med 90 brukare och 25 personal kan inte flytta till temporära utrymmen alla samtidigt, det bör ske i etapper och ta i beaktande vilka utrymmen verkligen behövs. Lägenheten på Castrensgatan är handikapp anpassad och inga större förändringar behöver göras. Förutom hyran tillkommer uppskattningsvis 1200 för vatten och 2500 för el och 1500 avfallshantering på årsnivå. Föreslås härmed att hyresavtal uppgörs med Ab Ebba Kiinteistö Oy för tiden med förlängning vid behov 2 månader i gången. Delges: Intek serviceenhet, Ebba Kiinteistö, ekonomidirektören

11 8 98 Närboda serviceenhet: Transportavtal KARKULLA:264 /2016 Beredning: Zandra Eklund, vik enhetschef, Otto Domars, vik regionchef, Närboda Serviceenhet/dagverksamheten har begärt in offerter för taxitransporter under tiden med möjlighet till ett optionsår. Tiden för inlämnande av anbud utgick kl I enlighet med lagen om offentlig upphandling publicera-des offertförfrågan på HILMA och sändes dessutom per post till totalt fyra taxitrafikan-ter i Närpes. Dessa taxitrafikanter var Ingves Taxi, Ab W&H Servicetrafik Oy, Taxi Kent Björkblom och HTR Taxi. Inom utsatt tid inkom två anbud. Dessa kom från Ingves Taxi och Ab W&H Servicetra-fik Oy. Ingves Taxi gav offert med ett dagspris på 229,09. Ab W&H Servicetrafik Oy gav offert med ett dagspris på 224,45 vid samkörning med skoltransporter och ett dagspris på 249,95 vid transporter utanför skoldagarna. Priserna är utan moms. Dagverksamheten är i behov av transport sammanlagt 230 dagar under perioden varav 44 dagar är utanför skoldagarna. Enligt beräkning erbjuder de båda trafikanterna service enligt samma pris, Ingves Taxi skulle kosta och Ab W&H Servicetrafik Oy Specificerad beräkning: Ingves Taxi: 230 d x 229,09 = Ab W&H Servicetrafik Oy: 186 d x 224,45 = d x 249,95 = Sammanlagt pris: Under de senaste åren har dagverksamheten köpt servicen av Ingves taxi. Det innebär att vi utformat ett tryggt samarbete med stor flexibilitet. Inte minst för våra brukare är det viktigt med bekanta chaufförer som samordnar skjutsarna enligt aktuella behov. I och med att Ingves också erbjuder den förmånligaste offerten föreslås att Närboda Ser-viceenhet/dagverksamheten ingår transportavtal med Ingves Taxi under tiden med möjlighet till ett optionsår. Nuvarande avtal med Ingves för innevarande år är på 263,64 /dag eller /år. Ing-ves offert för år 2017 är på vilket betyder att en inbesparing på ca 8000 för transporter är att vänta för nästa år. Bilagor: Finns till påseende på mötet: Offertförfrågan samt beskrivning av transportbehoven, inkomna offerter, protokoll fört vid öppnande av anbud Föredragning och förslag: Otto Domars, vik. Regionchef, fornamn.efternamn@karkulla.fi

12 9 Eftersom kostnaderna på transportavtalet överstiger på årsnivå, bör ärendet överföras till samkommunstyrelsen för slutgiltigt ställningstagande. Nämnden för Österbotten föreslår för styrelsen att transportavtal ingås med Ingves Taxi. Delges: Samkommunstyrelsen

13 10 KARKULLA:265 / Närboda serviceenhet: Avtal för lunchportioner Beredning: Zandra Eklund, vik. Enhetschef, Otto Domars, vik. Regionchef, Närboda serviceenhet/dagverksamheten har begärt in offerter för lunchservice under tiden med möjlighet till ett optionsår. Tiden för inlämnande av anbud utgick kl I enlighet med lagen om offentlig upphandling publicerades offertförfrågan på HILMA och sändes även ut per post till totalt fyra lunchleverantörer i Närpes. Dessa var Hotel & Restaurant Red & Green, Bistro Café & Catering, Kockens Bar/Mr Woofer Kb och City Brasseriet. Offertförfrågan gällde lunchportioner levererade till dagverksamheten och olevererade som äts på lunchrestaurangen med tanke på brukarnas sociala träning och ADL-träning. I offertförfrågan framkom även att lunch önskas transporteras till andra ställen i centrumområdet i och med utlokaliserade brukare. I nuläget gäller detta en lunchportion till Halpa-Halli 3 dagar/vecka och en lunchportion till K- supermarket 5 dagar/vecka. Även att lunchportioner kan transporteras till dagverksamhetens Servicegrupp, i snitt 4 dagar/vecka, som finns på Boställsvägen 3. Inom utsatt tid kom offerter från fyra lunchrestauranger. Red & Green: 7,63 /port för levererad och olevererad Bistro: 5,70 /port för levererad och 6,58 för olevererad Kockens: 6,32 /port för levererad och 6,21 för olevererad Citybrasseriet:6,93 /port för levererad och 7,19 för olevererad Priserna är utan moms. I lunchportionen ingår varmrätt, sallad, bröd, smör samt dryck. Efterrätt ingår en dag i veckan. Antalet portioner per år ligger för närvarande på ca st. Om man räknar i snitt 570 portioner per månad, varav 350 portioner äts på dagverksamheten och 220 portioner på restaurangen, så offererar lunchleverantörerna enligt följande månadspriser: Red & Green: 570 x 7,63 = 4349 Bistro: 350 x 5, x 6,58 = 3443 Kockens: 350 x 6, x 6,21 = 3578 Citybrasseriet: 350 x 6, x 7,19 = 4007 Bistros offert, som är den mest fördelaktiga, blir på årsnivå ca (3443 x11) vilket är i linje med nuvarande avtal. Offerten för 2017 är på exakt samma summa som för innevarande år. De senaste fem åren har dagverksamheten i Närpes haft avtal om lunchportiner med Bistro Café & Catering. Sommaren 2016 flyttade Bistro sin restaurang utanför centrumområdet och dagverksamheten är varje dag fr.o.m. hösten 2016 i behov av verksamhetens bil, vilket medför en extra kostnad på ca 500 på årsnivå. I jämförelse med andra anbud är Bistro ändå det förmånligaste alternativet. Grupperna på dagverksamheten kokar i genomsnitt 2 dagar/vecka för att spara på matkostnaderna och ge brukarna variation i sysselsättningen. Vi har dock inte kapacitet att införa kokandet varje dag och till hela huset. Dels med tanke på att brukargrupperna har ett gediget

14 11 veckoprogram som skulle påverkas mycket av kokningen och dels för att köket är för litet för att ta sig an hela lunchserveringen. På basen av offerterna, så föreslås att Närboda serviceenhet/dagverksamheten ingår avtal för lunchportioner med Bistro Café & Catering under tiden med möjlighet till ett optionsår. Kostnaden på årsnivå blir ca och finns budgeterad för år Bilagor: Finns till påseende på mötet: Offertförfrågan samt beskrivning av behoven, inkomna offerter, protokoll fört vid öppnandet av anbud Föredragning och förslag: Otto Domars, vik regionchef, Föreslås att nämnden godkänner förslaget i beredningen, som ligger inom ramen för nämndens beslutanderätt, och avtal om lunchportioner ingås med Bistro Cafe & Catering för tiden med möjlighet till ett optionsår. Delges: Närboda serviceenhet, Hotel & Restaurant Red & Green, Bistro Café & Catering, Kockens Bar/Mr Woofer Kb, City Brasseriet, ekonomikontoret

15 Ekonomisk uppföljning regionvis per den Beredning: Ann-Catrine Vuolle, regionchef, Otto Domars, regionchef, Föredragning Ann-Catrine Vuolle Otto Domars Regioncheferna presenterar budgetuppföljningen per den för sina delregioner Bilagor: Förslag: Ekonomisk uppföljning (resultat och budgetuppföljning) för NÖ, MÖ, SÖ per den Ann-Catrine Vuolle Otto Domars Nämnden tar del av och diskuterar regionchefernas presentationer av budgetuppföljningen per den

16 Ta del av tjänsteinnehavarbeslut Beredning: Kanslist Emilia Back Föredragare: Ordförande Roger Eriksson Region mellersta södra Österbotten Regionchef Otto Domars A Kvadraten: Retroaktiv utbetalning av tillägg Nygränd: Vikarierande enhetschef vald till bef Kronan: Vårdare vald på bef fr 29.9 tillsv Kronan: Vårdare vald på bef fr tillsv Kronan: Vårdare vald på bef fr tillsv Kronan: Vårdare vald på bef. 776 fr tillsv Kronan: Personlig hjälpare vald på bef från tillsv Omsb i Va: Vik. socialkurator vald på bef. 292, Kvadraten: Platsansvarig vald för tiden Omsb i Va: Tilläggstimmar bef Omsb i Va: Anlitande av konsult för psykologutredningar B Sydboda: Plan för resa till Åland Korallen: Ext utb bev. Första hjälp Kvalita: Ext utb bev. Handledaren- en klippa i läroavtalsutb Kvadraten: Ext utb bev. Första hjälp Kvadraten: Ext utb bev. Första hjälp Kvadraten: Ext utb bev. Första hjälp Kvadraten: Ext utb bev. Första hjälp Nygränd: Tj.ledigt utan lön Omsb i Nä: Ext utb bev. Temadag kring funktionshinder Beslutsprotokollen finns till påseende på mötet. Ingår inte beslut i ärenden gällande sådana kortvariga tjänst- och arbetsledigheter i vilka beslutanderätten fastställs i samkommunens förvaltningsstadga och gällande vilka nämnden beslutat att inte utnyttja sin rätt att ta till behandling. Förslag: Nämnden antecknar att den tagit del av protokollen samt beslutar att en överföring av beslut inte är påkallat.

17 102 Nästa nämndmöte 14 Förslag: Ann-Catrine Vuolle, regionchef, Nästa nämndmöte hålls onsdagen kl.16.00, vid omsorgsbyrån i Vasa

18 103 Anmälningsärenden 15 Beredning och föredragning: Ann-Catrine Vuolle, regionchef, Förslag: Nämnden antecknar att den tagit del av Styrelsen : Stenmans fond, ersättare för styrelsegruppsmedlem (bilaga) Styrelsen : Sammanställning av enheter i mellersta och södra Österbotten (bilaga) Styrelsen : Kronan serviceenhet: Fastställande av hyror för enskilda hyresgäster (bilaga) Styrelsen : Anhållan om överskridningsrätt för anställning av personlig hjälpare vid Kronans serviceenhet i mellersta Österbotten (bilaga)

19 104 Eventuellt övriga ärenden 16