PERSONALRAPPORT 2013

Transkript

1 PERSONALRAPPORT 2013

2 1 INNEHÅLL Sida 1. Allmänt om personalrapportering 2 2. Pargas stads organisation Stadens personal 3 4. Beskrivning av personalstrukturen (grafer) 4 5. Personalens medelålder 7 6. Personalkostnader 8 7. Frånvaron från arbetet Sjukfrånvaro Övrig frånvaro Pensioneringar Arbetshälsa Kompetensutveckling Arbetsgivarens och personalens samarbete Utvecklingsområden Personalrapportens nyckeltal 21 Pärmbild: Patrik Söderblom

3 2 1 ALLMÄNT OM PERSONALRAPPORTERING Personalrapporten för år 2013 följer de principer som infördes i samband med rapporteringen efter kommunsammanslagningen år En personalrapports uppgift är att ge information som stöder personalutvecklingen och beslutsfattande. Uppgifterna i personalrapporten anges varje år enligt läget den 31 december. Uppgifterna för personalrapporten samlas i huvudsak in genom stadens eget personaluppföljningssystem som tar sitt material från löneräkningens databas Pegasos. Enligt kommunala arbetsmarknadsverkets rekommendationer bör man välja vissa nyckeltal som beskriver personalen, verksamheten och resultaten. Informationen framställs på ett sätt som gör det möjligt att följa med utvecklingen under en längre tid och identifiera trender och avvikelser. Denna rapport innehåller därför i flera fall jämförelser med åren 2011 och När man införde ett system för regelbunden ekonomisk rapportering till stadsstyrelsen, beslöt man att personalrapporteringen består av två mätare, personalkostnader och antalet anställda en given dag. Antalet anställda presenterades avdelningsvis. Varje arbetsförhållande är kodat antingen ordinarie eller visstidsanställd. En indelning bara i dessa två grupper ansågs inte vara tillräckligt för att beskriva verkligheten på arbetsplatserna, därför separerar man ytterligare de visstidsanställda i två kategorier, vikarier och övriga visstidsanställda. I detta sammanhang betyder övriga visstidsanställda alltså sådana visstidsanställda som inte är anställda som vikarie för någon annan. Exempel på sådana anställningar är projektanställda, anställda med lönesubvention och anställda i läroavtal. Inom bildningssektorn är de visstidsanställda oftast lärare som saknar behörighet och därför bara kan anställas läsårsvis. 2. PARGAS STADS ORGANISATION Pargas stad bestod av de tjänsteproducerande bildnings- social- och hälsovårds- samt miljöavdelningar. De tjänstesektorer som främst producerar stödfunktioner bildar en. koncerntjänsthelhet. Stadens förvaltning är indelad i koncerntjänster och avdelningar enligt följande: KONCERNTJÄNSTER: Förvaltningstjänster (Förvaltning, juridisk rådgivning, byggnadsjuridik, beredning till stadsstyrelse och fullmäktige, sekretariat för stadsstyrelse och fullmäktige, koncernärenden, koncernbolag). Kommunikationstjänster (Information, IKT, telefoni, skärgård och skärgårdstrafik, närservicenämnderna) Personaltjänster (Personalfrågor, löneräkning arbetarskydd och arbetshälsa) Ekonomitjänster (Bokslut, rapportering, uppföljning) Näringslivstjänster (Näringslivsutveckling, turism, projekt, lantbruk)

4 3 Servicetjänster (Fastigheter, kosthåll, städtjänster) AVDELNINGAR: Miljö Enheter: Mätning, teknik, planläggning, miljövård (inklusive park), bygglov, vattentjänstverket Bildning Enheter: Svensk utbildning, finsk utbildning, dagvård, kultur, bibliotek Social- och hälsovård Enheter: Socialservice, familjetjänster, äldreomsorg, hälsovård 3. STADENS PERSONAL Pargas stad hade ordinarie, tillsvidare anställda samt 433 visstidsanställda (vikarier och övriga visstidsanställda). I personalregistret fanns alltså sammanlagt 1309 anställda, av dem var 985 anställda på heltid. Den ordinarie personalen på de olika avdelningarna och koncerntjänster Koncerntjänster 110 (120) (124) Bildningsavdelning 380 (385) (381) Social och hälsovård 322 (312) (306) Miljöavdelning 64 (66) (67) Totalt

5 4. BESKRIVNING AV PERSONALSTRUKTUREN (GRAFER) 4

6 5

7 6 5. PERSONALENS MEDELÅLDER Enligt kommunförbundets rekommendation bör man följa upp personalens åldersstruktur, åtminstone i fråga om de fastanställda. Åldern beräknas som skillnaden mellan rapporteringsåret och födelseåret och anges som heltal. Genomsnittsåldern beräknas med en decimals noggrannhet. Man kan också gruppera åldersprofilen efter femårsintervall. Den ordinarie personalens medelålder Män: 48,0 (46,9) (46,9 år) Kvinnor: 48,4 (47,8) (48,3 år) Medelådern har stigit både för män och kvinnor, hela personalens medelålder är 48,3 år vilket är högre än medeltalet 46.0 för kommunerna i Finland (2012, TTK Kunta-alan työolobarometri ). En hög medelålder betyder att det är viktigt att enheterna årligen planerar åtgärder för att ersätta det kunnande som går förlorat vid pensioneringar.

8 7 En sammanställning av åldersfördelning bland alla som varit ordinarie anställda under perioden I åldersgruppen har alla pensionerats eller deltidspensionerats under år 2013, men det stora antalet anställda i åldersgruppen år påvisar behovet av att omedelbart göra enhetsvisa planer för hur man hanterar den stora pensioneringsvågen som är på kommande. Personalens medelålder på de olika avdelningarna och koncerntjänster framgår av följande bild: 6. PERSONALKOSTNADER Personalkostnader: Lönekostnader: Bikostnader

9 8 Personalkostnaderna steg med 1,9% från nästan 49,9 miljoner till drygt 50.8 miljoner. Lönekostnaderna fördelades enligt följande (jämn fördelning av semesterpengar, semesterlön och periodiserade löner) Ordinarie löner 82,9% 82,9% 83,3% Vikarier 7,1% 7,1% 6,9% Visstidsanställda 2,9% 2,3% 2,9% Sysselsatta (inkl. sommarjobb) 0,4% 0,8% 0,5% Arbetstidersättningar 5,9% 6,0% 6,1% Övrigt (uppdrag mm.) 0,9% 0,4% 0,3% 7. FRÅNVARON FRÅN ARBETET Pargas stads rapporteringsprogram presenterar avbrotten enligt orsak. I databasen registreras alla anställdas frånvaro i kalenderdagar. Orsaker till frånvaro i arbetet (kalenderdagar): Orsak Alterneringsledigt Familjeledigt Sjukfrånvaro med lön Sjukfrånvaro utan lön Sjukt barn Arbetsolycka Rehabilitering Personliga skäl Semesterpeng utbytt i lediga dagar

10 9 7.1 SJUKFRÅNVARO Efter att i den första personalrapporten år 2009 ha analyserat frånvaron i Väståbolands stad år 2009 och jämfört med tillgängliga jämförelsetal, beslöts att nyckeltalet för att beskriva sjukfrånvaron är s.k. egen sjukfrånvaro, dvs. sjukfrånvaro med lön + sjukfrånvaro utan lön. Nyckeltalet för sjukfrånvaron 2013: dagar År 2012: dagar År 2011: 17260dagar Kalenderdagar per person: 13,3 kalenderdagar/hela personalen (19,8 per ordinarie anställd.) År 2012: 13,4 kalenderdagar/person (20,6 per ordinarie anställd.) År 2011: 13,5 kalenderdagar/person (19,6 per ordinarie anställd.) Talet 13,4 kalenderdagar per person räknas utgående från antalet anställda i personalregistret där frånvaron registreras. 475 anställda (drygt 36% av de anställda i registret) har inte varit frånvarande p.g.a. sjukdom en enda dag under året. År 2012 var antalet helfriska 448. Talet 19,8 kalenderdagar per ordinarie anställd är en matematisk konstruktion där det totala antalet sjukfrånvarodagar beskrivs i förhållande till antalet ordinarie anställda för att beskriva den ordinarie personalens maximala teoretiska arbetsinsats minskad med sjukfrånvarodagarnas antal. Detta mätetal används som jämförelse i många undersökningar, där frånvarodagar över 20 anses vara en varningssignal.

11 10 Både det totala antalet dagar och medeltalet har minskat något sedan 2012, men är fortsättningsvis nära 20. När man tolkar sjukfrånvarostatistiken är det skäl att notera att de flesta anställda har varit frånvarande 0-10 dagar, i denna grupp är sjukfrånvaron i medeltal 3,98 dagar. I följande frånvarogrupp dagar (150 anställda) är sjukfrånvaron i medeltal 17,62 dagar, så största förklaringen till det höga medeltalet är gruppen långtidssjukskrivna. Medianen för antalet sjukdagar är de facto bara 2. Kalenderdagarna sjukfrånvaro utan lön fördelas mellan 33 anställda av vilka en del varit arbetsoförmögna största delen av år Intensifierade rehabiliteringsåtgärder har satts in för att utreda om det ännu finns möjligheter för dessa långtidssjukskrivna att återgå till sitt jobb. Det ökade antalet sjukfrånvaro utan lön utgör en risk för att stadens förtidspensionsbaserade utgifter kommer att stiga märkbart under de kommande åren. Modellen tidigt ingripande har tillämpats för att hantera kortare sjukfrånvaron och påskynda återgången till arbetslivet. Målsättningen är att arbetstagaren tryggt och vid rätt tidpunkt kan återgå till arbetet utan att hälsan äventyras. I samtal under sjukledighetstiden framgår om arbetstagaren är helt återställd och kan återgå till arbetet utan specialarrangemang, eller om det behövs konkreta, ofta tillfälliga avtal om förändringar i arbetet. Erfarenheter av motsvarande modeller i andra kommuner har visat att det lönar sig att satsa på tidig yrkesmässig rehabilitering i form av omplaceringar och flexibla arbetsarrangemang eftersom långa sjukfrånvaron är den enskilda faktor som främst predicerar förtidspensioner. Enligt företagshälsovården korrelerar ökad sjukfrånvaro också med höjd medelålder i de fysiskt tyngre arbetsuppgifterna. 7.2 ÖVRIG FRÅNVARO Familjeledigheter (moderskaps- och vårdledigheterna) har ökat, likaså antalet frånvarodagar p.g.a. alterneringsledighet. Antalet frånvaron p.g.a. personliga orsaker har minskat mest. Detta kan förklaras med Pargas stad stränga linje när det gäller anställning av vikarier, i princip kan man beviljas tjänste- eller arbetsledighet bara i sådana fall att ingen vikarie anställs. 8. PENSIONERINGAR Under år 2013 pensionerades sammanlagt 34 personer, 30 anställda beviljades ålderspension och 4 anställda invalidpension p.g.a. arbetsoförmåga. Dessutom beviljades 9 anställda deltidspension, dvs. övergick på egen begäran till deltidsarbete i en ålder av minst 58 år.

12 11 Pensionsform: : Ålderspension Invalidpension Deltidspension Invalidpension, eller individuell förtidspension är ett dåligt alternativ både för arbetsgivaren och för den anställda. Arbetsgivarens förtidspensionsbaserade utgifter stiger, de anställda som går i pension i förtid uppnår inte full pension. I detta avseende är siffrorna för år 2013 mycket goda jämförda med år Antalet pensioneringar kommer de närmaste åren att öka ytterligare och eftersom varje förtidspension kostar (enligt Kevas uträkningar) minst är det ytterst viktigt att Pargas stad fortsättningsvis jobbar aktivt med skräddarsydda lösningar som ger personalen möjlighet att jobba fram till sin personliga pensionsålder. Förutom den direkt ekonomiska nyttan handlar det också om en imagefråga, en arbetsgivare som sköter dessa frågor bra är också en attraktiv arbetsgivare. 9. ARBETSHÄLSA: I samband med personalstrategiprocessen fastslogs bl.a. denna målsättning för personalpolitiken. Pargas stad har en kunnig och motiverad personal som mår bra. De åtgärder som formulerades i personalstrategin fungerar som ett stöd för förmännen. Eftersom varje medarbetare ska ha verkligt inflytande i arbetsgemenskapen, rekommenderas att alla arbetsplatser håller regelbundna arbetsplatsmöten och alla förmän går regelbundna utvecklingssamtal med sin personal. Uppgiftsbeskrivningarna ska vara aktuella och de ska uppdateras regelbundet. Pargas stad stöder personalens egen motionsverksamhet genom att subventionera motionssedlar till ett värde av 40 per person och år. Motionssedlarna fungerar som betalningsmedel i konditionshallar, simhallar och andra motionsföretag. Dessutom har Pargas stad förhandlat med lokala företag om grupprabatt i konditionssalar och beviljar personalen rabatt vid deltagande i medborgarinstitutens gymnastikgrupper. Staden har också subventionerat deltagande i vattengymnastikgrupper i Folkhälsans terapibassäng. Eftersom motionssedlar inte kan användas i alla kommundelar och eftersom man beslöt höra personalens egna önskemål gällande övrig UUA-verksamhet (verksamhet som upprätthåller och utvecklar arbetsförmågan), har personalgrupper även kunna anhålla om bidrag för olika motionsoch rekreationsaktiviteter. För att minska byråkratin beslöt man att varje arbetsplats kan använda 25 /anställd för sådan rekreationsverksamhet som godkänts av enhetschefen. Personalchefen koordinerar verksamheten och godkänner räkningarna på basen av rekreationsplanen. Kostnaderna för verksamhet vars syfte är att befrämja personalens trivsel och välmående fördelades enligt följande ( ): 2013: 2012: 2011: Personalvård och rekreation

13 12 UUA Personalfond Till personalvård och rekreation hör kostnader för årsfest, uppvaktningar, personalkaffe och subvention av personallunchen i Nagu, Korpo, Houtskär och Iniö. Till UUA-kostnaderna hör främst motionssedlar och annan aktiv motionsverksamhet. Personalfonden användes till aktiviteter som befrämjar vi-andan, uppvaktning av personal som varit anställd över 30 år, samt stipendier för utbildning. Arbetshälsobegreppet har alltså setts som ett vitt begrepp som innefattar aktiviteter och verksamhet av olika slag. Pargas stad har under år 2013 använt drygt 75 per ordinarie anställd för detta ändamål. 2012: 99 /anställd 2011: 119 /anställd Pargas stads företagshälsovård produceras av Pargas stads företagshälsovård. Avtalet om företagshälsovård gäller lagstadgad företagshälsovård i FPA:s ersättningsklass I, dvs. förebyggande verksamhet som upprätthåller arbetsförmågan samt sjukvård med inriktning på företagshälsovård. Den förebyggande verksamheten innehåller bl.a. - arbetsplatsutredningar - hälsoundersökningar - uppföljning av hälsan och förhållanden på arbetsplatsen Sjukvården innehåller öppen sjukvård på allmänläkarnivå med laboratorie- och röntgenundersökningar samt företagshälsovårdarens sjukmottagning Företagshälsovårdens verksamhetsplan behandlas årligen i samarbetskommittén och verksamheten utvecklas i nära samarbete mellan företagshälsovården, arbetarskyddschefen och personalchefen. Företagshälsovårdens kostnader ( ): Brutto Netto Företagshälsovårdens kostnader för år 2013 var för ersättningsklass I och för ersättningsklass II, kostnaderna för klass I ersätts med 60% och klass II med 50%. Klass I ersättning , nettokostnadsuppskattning Klass II ersättning , nettokostnadsuppskattning Kostnaderna uppskattas alltså vara ca: efter FPA ersättning, ( år 2012) vilket betyder att företagshälsovårdens kostnad per ordinarie anställd är ca: 89 per person (78 år 2012). Verksamhet 2013 (2012 inom parentes):

14 13 Ersättningsklass 1 Vem Arbetsplatsutredning (tim) Information (tim) Information (st.) Hälsoundersökningar (antal) Läkare 14 (17) 0 (7,5) 24 (13) 257 (204) Hälsovårdare 20 (25) 2 (9,5) 133 (45) 532 (472) Fysioterapeut 24 (24) Psykolog 5 13 (18) Laboratorie 2349 (1967) Röntgen 56 (49) Ersättningsklass II Sjukvårdsbesök: 2013: 2012: Läkare 860 (897) Hälsovårdare 56 (37) Undersökningar: Laboratorie 1262 (1233) Röntgen 61 (99) 10. KOMPETENSUTVECKLING Kostnaderna för personalens utbildning var (år och år ), förtroendevaldas utbildning kostade (år och år ). Jämfört med år 2012 har kostnaderna för personalens utbildning sjunkit medan de förtroendevaldas kostnader ökat p.g.a. en ny fullmäktigeperiod inleddes Pargas stad har inget gemensamt register för att följa upp personalens utbildningsdagar per enhet, men totalt beviljades 1201 dagar arbetsledighet för att delta i utbildning utanför organisationen (1290 dagar år 2012). 11. ARBETSGIVARENS OCH PERSONALENS SAMARBETE Den viktigaste kanalen för samarbete utgörs av samarbetskommittén. Samarbetskommittén för Pargas stad bestod under år 2013 av 4 arbetsgivarrepresentanter, 10 fackliga personalrepresentanter och 3 arbetarskyddsfullmäktige. Personalchefen deltar i alla möten som sakkunnig.

15 14 Samarbetskommittén sammanträdde 4 gånger under år På möten behandlades gemensamma personalfrågor, anvisningar och direktiv samt de arbetarskyddsfrågor som föreberetts i arbetsgruppen för arbetarskyddsfrågor. Varje möte inleddes med stadsdirektörens översikt över det ekonomiska läget eller andra aktuella ärenden. 12. UTVECKLINGSOMRÅDEN Det personalpolitiska handlingsprogrammet utgör stommen för utvecklingsområden inom stadens personalpolitik. Personaltjänsters tyngdpunktsområden, mätare och resultat för år 2013 var: Att genomföra en kartläggning av utbildningsbehovet i allmänt kunnande (kundservice, lagstiftning, ekonomi, processutveckling mm.) Utvärdering: Kartläggningens resultat presenteras i ledningsgruppen Målnivå: Konkreta åtgärder planerade hösten 2013 Kartläggningens resultat har presenterats i ledningsgrupp och i samarbetskommitté. På basen av resultaten planeras utbildning i kundservice för hösten Att utveckla en modell för uppföljning av sjukfrånvaron Utvärdering: Enhetsvisa rapporter 4 gånger i året. Målnivå: Enheter med hög sjukfrånvaro skrider till åtgärder. Enhetsvisa rapporter har skickats regelbundet, flera 3-partssamtal har hållits. Nya anvisningar har utarbetats i samarbete med företagshälsovården. Att utveckla arbetarskyddschefens uppgiftsbeskrivning, konkreta åtgärder för att förbättra arbetshälsan Utvärdering: Åtgärdsprogram för att minska sjukfrånvaro Målnivå: Minskad frånvaro i personalrapporten för 2013 En arbetarskyddschef på deltid anställdes Förmännen har utbildats i konkreta åtgärder för att förbättra arbetshälsan. Sjukfrånvaron för år 2013 har sjunkit i förhållande till år Att analysera arbetsmiljökartläggningens resultat Utvärdering: Spridningen av resultaten på alla enheter Målnivå: Konkreta åtgärder påbörjade våren 2013 Social- och hälsovården och dagvården förband sig att under åt 2014 delta i projektet reflektiv medarbetarkompetens. Att fortbilda förmännen i frågor om arbetshälsa och arbetarskydd Utvärdering: Antalet utbildningsdagar åt förmännen Målnivå: 2 utbildningsdagar kring temat arbetshälsa och arbetarskydd

16 15 Tre utbildningsdagar har ordnats. Kartläggning av utbildningsbehovet gjordes av högskolepraktikant Henrik Katajainen enligt personaltjänster anvisningar. Syftet var att utreda behovet av utbildning som kan ordnas över avdelnings- och enhetsgränser. Enkäten som utfördes under sommaren hade en mycket låg svarsprocent och resultaten analyseras därför inte ingående, utan utgör en komplettering till de utredningar av utbildningsbehov som görs på avdelningarna i utvecklingssamtal och arbetsplatsmöten. Personaltjänster använder materialet som förslag på utbildningar som, om de passar in i stadens övriga utbildningsbehov, kan ordnas i form av temadagar eller inspirationsföreläsningar. Svaren kan grovt delas in i följande grupper. 1) Kännedom om konflikthantering, stresshantering och avkopplingstekniker 2) Språkutbildning (främst i svenska) 3) Utbildning i arbetarskyddsfrågor (t.ex. bemötande av aggressiva kunder) 4) ADB-utbildning, videokonferens, Skype och andra verktyg 5) Arbetsjuridik (för förmän). Gällande personalpolitikens tyngdpunkt kan man konstatera att personaltjänster koncentrerat sig på att utveckla metoder för att upprätthålla och utveckla arbetshälsa och välbefinnande på arbetsplatserna. Arbetsmiljökartläggningen från år 2012 visade överlag goda resultat. Den negativa trenden inom alla huvudområden (personlig utveckling, arbetsgemenskap, ledarskap och arbetet som helhet), visade dock i kombination med en ökad sjukfrånvaro att det fanns orsak att satsa på frågor som berör trivsel på arbetsplatsen. Välbefinnandet i arbetet består av allt som bidrar till att arbetsgemenskapen och organisationen lyckas i sin grunduppgift. Organisationsstrukturerna ska fungera och personalens kompetens ska motsvara de krav arbetet ställer från det man anställs till slutet av den yrkesverksamma karriären. Förutom vikten av att ständigt hålla uppgiftsbeskrivningarna uppdaterade och regelbundet diskutera arbetsfördelnings- och ansvarsfrågor är det också viktigt att de dagliga rutinerna fungerar på ett tillfredsställande sätt och att samarbetet löper. Välbefinnandet på arbetsplatsen gynnas av att personalen upplever delaktighet och har en möjlighet att påverka. I det personalpolitiska utvecklingsarbetet under år 2013 fortsatte man utveckla och uppdatera modellen för tidigt ingripande. Speciell tyngdpunkt sattes på att i ett tidigt skede reagera på korta sjukfrånvaron för att i tid sätta in konkreta åtgärder och i samarbete med företagshälsovården söka lösningar om det finns risk för att arbetsförmågan blir nedsatt. I arbetarskyddscentralens välbefinnande i arbetet utbildning utbildades förmännen i konkreta åtgärder för att utveckla välbefinnandet i arbetet. Målsättningen var att förmännen ska ta en aktiv roll i utvecklingsarbetet på respektive arbetsplats och i samarbete med personaltjänster starta processer som utvecklar välbefinnandet. Genom att bättre utnyttja det som redan existerar och fungerar och eliminera sådant som inte fungerar kan man uppnå goda resultat. Det handlar inte om att uppfinna hjulet på nytt, utan att söka konkreta, praktiska lösningar som gör vardagen bättre. En gemensam nämnare både för det utvecklingsarbete som startat under kursen och som fortsatt på arbetsplatserna är insikten om att välbefinnande i arbetet skapas genom samarbete och alla anställda har en egen viktig roll i detta arbete!

17 PERSONALRAPPORTENS NYCKELTAL 2013: PERSONAL Ordinarie personal antal 876 Personalkostnader Löner Bikostnader PERSONALINVESTERING Företagshälsovård, brutto Företagshälsovård, netto Utbildning Arbetshälsa PERSONALENS TILLSTÅND Personalens medelålder - män år 48,0 - kvinnor år 48,4 Pensioneringar 2013 antal 34 Deltidspensioneringar 2013 antal 8 Deltidspensionärer antal 16 Sjukfrånvaron kalenderd