ABCD. Granskning av verksamheterna för flyktingmottagande och ensamkommande barn/ungdomar. Eksjö kommuns revisorer. Revisionsrapport.

Transkript

1 ABCD Eksjö kommuns revisorer för flyktingmottagande och Revisionsrapport Antal sidor:20

2 Innehåll 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer 2 2. Bakgrund 3 3. Syfte 3 4. Avgränsning 4 5. Revisionskriterier 4 6. Ansvarig styrelse/nämnd/utskott 4 6. Metod 5 7. Ensamkommande barn och ungdomar Begrepp, lagrum och ansvarsområden 5 8. Ensamkommande barn och ungdomar i Eksjö kommun Organisation och avtal 8 9. Mål- och styrdokument för flyktingmottagningen i sin helhet HVB-hem och rutiner BBIC Intern styrning och kontroll Flyktingmottagning Etableringsreformen Organisation och avtal Mottagning och bostadsförsörjning Samhällsorientering 19 1

3 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer Sammanfattningsvis kan konstateras att det finns en medvetenhet samt enighet bland politik och profession om vilka områden som är i behov av förbättring, utveckling samt en kvalitetsförstärkning. Utifrån våra iakttagelser bedömer vi att följande punkter bör ses över, där vi rekommenderar att: Det politiska programmet för integrationsfrågor bör revideras, där också politiska mål följt av verksamhetsmål med sikte på flyktingmottagning bör arbetas fram. Styrdokumentet för HVB-hemmet bör utvecklas vad avser innehåll och kvalité. Dokumentationen av genomförandeplanerna, i enlighet med BBIC är bristfällig och bör ses över. Kontinuerliga utbildningstillfällen bör anordnas för HVBhemmets personal som idag ansvarar för genomförandeplanerna. Vidare bör socialsekreterarens roll i upprättande av genomförandeplanerna övervägas. Rutiner och riktlinjer för samsyn i ärendehanteringen bör upprättas i syfte att förebygga samt undvika en godtycklig handläggning. Skapandet av ett lokalt samt strukturerat styrdokument utgör en viktig grund i detta arbete. Likaledes bör ett kontrollmål med sikte på samsyn inkluderas i arbetet med den interna kontrollen. Uppföljning av genomförandeplaner bör ske i det särskilt anpassade dokumentet Uppföljning av pågående insatser, i enlighet med BBIC. Interna kontrollplaner för uppföljning av kontrollmålen bör upprättas och genomföras under BBIC-dokumentationen bör hanteras som ett självständigt kontrollmoment i den årliga internkontrollplanen. I syfte att få fram ett underbyggt underlag avseende genomförande och kvalité av samhällsorienteringen rekommenderar vi att dokumenterade utvärderingar genomförs. I samband med sakgranskning av rapporten och avstämning med biträdande socialchef framgår att fr.o.m. januari 2014 kommer en föreståndare med ansvar för dokumentationen samt kvalitetssäkring av genomförandeplanerna att finnas på HVBhemmet. Vi bedömer detta som positivt. 2

4 2. Bakgrund Revisorerna har i revisionsplanering för 2013 uppmärksammat risker beträffande mottagande av flyktingar och integrationsarbetet. Härigenom har vi av Eksjö kommuns revisorer fått i uppdrag att genomföra en granskning av kommunens verksamhet för flyktingmottagning och. Att integrera medborgare med utländsk bakgrund är många gånger en stor utmaning för kommunen och andra organisationer. Ovanstående ställer särskilda krav på styrelser och nämnder/utskott beträffande utformning och innehåll i den kommunala servicen samt i myndighetsutövningen. Ansvaret för introduktionen för nyanlända flyktingar och andra invandrare förändrades genom etableringsreformen 1 december Härigenom förändrades ansvarfördelningen mellan myndigheter och kommuner, där Arbetsförmedlingen övertog samordningsansvaret från kommunerna. Kommunerna har dock ett fortsatt stort ansvar för nyanländas etablering och får fortsättningsvis ersättning från staten. Alltfler flyktingbarn och ungdomar kommer till Sverige varje år utan vårdnadshavare. Under 2012 ansökte 3578 ensamkommande barn och ungdomar om asyl i Sverige. Migrationsverket, kommunerna, länsstyrelserna, landstingen och Socialstyrelsen ansvarar för olika delar i mottagandet av ensamkommande barn och ungdomar. 3. Syfte Syftet med granskningen är att bedöma om styrning, genomförande och uppföljning av flyktingmottagandet fungerar på ett ändamålsenligt sätt. Härigenom avser rapporten att besvara samt belysa följande frågeställningar: Finns det kommunala mål för flyktingmottagningen? Finns det kommunala mål för mottagande av ensamkommande barn och ungdomar? Finns avtal med länsstyrelsen? Finns dokumenterade rutiner och riktlinjer för verksamheterna? Finns det dokumenterade rutiner för bostadsförsörjningen? Bedrivs verksamheten i enlighet med gällande mål och riktlinjer? Ingår verksamheterna i internkontrollarbetet? Genomförs uppföljningar av verksamheten för ensamkommande barn och ungdomar i enlighet med gällande lagstiftning, (SoL, SOSFS 2003:20, SOSFS 2009:4, SOSFS 2012:11 och SOSFS 2011:9)? 3

5 Finns riktlinjer och rutiner för HVB-hemmets verksamhet? Uppfyller kommunen kravet på utformning, genomförande och uppföljning av den lagstadgade samhällsorienteringen? 4. Avgränsning Granskningen avser kommunens flyktingmottagande samt mottagande av ensamkommande barn och ungdomar. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna/verksamheten uppfyller: Lag om mottagande av asylsökande, SFS 1994:137 Förordning om mottagande av asylsökande, SFS 1994:361 Socialtjänstlagen, SFS 2001:453 Socialtjänstförordningen, SFS 2001:937 Socialstyrelsens föreskrift Hem för vård eller boende, SOSFS 2003:20 & SOSFS 2009:4 om ändring i SOSFS 2003:20 Socialstyrelsens föreskrift Socialnämndens ansvar för barn och unga i familjehem eller hem för vård eller boende, SOSFS 2012:11 Socialstyrelsens föreskrift Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, SOSFS 2011:9 Lag om etableringsersättning för vissa nyanlända invandrare, SFS 2010:407 Förordning 2010:1138 om samhällsorientering för vissa nyanlända invandrare Kommunala mål och riktlinjer Träffade avtal 6. Ansvarig styrelse/nämnd/utskott Socialutskottet 7. Metod Genomgång och studium av relevanta dokument och beslutsunderlag. Intervjuer har genomförts med socialutskottets presidium, chef för enheten hälsa, integration och arbete, integrationshandläggare, chef HVB-hem, vuxenutbildningschef, lärare SFI samt biträdande socialchef. 4

6 Rapporten har faktagranskats av biträdande socialchef samt chef för vuxenutbildningen. 8. Ensamkommande barn och ungdomar 8.1 Begrepp, lagrum och ansvarsområden Benämningen ensamkommande barn och ungdomar omfattar barn/ungdomar under 18 år utan medföljande förälder eller legal vårdnadshavare vid ankomst till Sverige. Begreppet innefattar även övergivna barn och ungdomar under 18 år. Härigenom omfattas av Lag om mottagande av asylsökande m.fl. Nedan presenteras tabell över antal ensamkommande barn och ungdomar under åren : År Antal barn/ungdomar Ca 3500 Migrationsverket, kommunerna, länsstyrelserna, landstingen, Socialstyrelsen och Inspektionen för vård och omsorg samarbetar samt ansvarar för olika delar i mottagandet av ensamkommande barn och ungdomar. När ett ensamkommande asylsökande barn anländer till Sverige anvisas barnet i första hand till en kommun där barnet har eller anses ha en viss anknytning, dvs. barnet anvisas mot bakgrund av s.k. särskilda skäl. 5

7 Saknas anknytning till en kommun anvisas barnet istället till en kommun där det finns ett tecknat avtal om mottagande av ensamkommande barn och ungdomar. I och med en ändring i lagen om mottagande av asylsökande m.fl. kan Migrationsverket från och med den 1 januari 2014 anvisa till kommuner som inte har en överenskommelse om mottagande av ensamkommande barn utan att några särskilda skäl. Det innebär att samtliga kommuner i landet kan bli aktuella för anvisning. Källa: Migrationsverket Lagändringen innebär ingen förändring när det gäller ansvarsfördelningen mellan stat och kommun. Migrationsverket ska även fortsättningsvis ha det övergripande ansvaret för mottagande av ensamkommande barn och mottagandet av barnen ska ske i kommunerna. Härigenom ansvarar kommunen för att barnet får det stöd och den hjälp som krävs i enlighet med Socialtjänstlagen. 6

8 Nedan följer kommunens ansvarsområden: Utreda barnets behov och fatta beslut om insatser och placering i lämpligt boende. Detta innebär också att utreda om en familj, t.ex. en anhörig, är lämplig och har förutsättningar att ta emot barnet. Utse god man. Se till att barnet får skolundervisning. Efter ett beviljat uppehållstillstånd ansvara för fortsatta insatser under barnets uppväxt samt för barnets integration. Ansvaret innebär även att efterforska var barnets familjemedlemmar finns. Rätten till utbildning gäller även vid ett beslut om avvisning eller utvisning. Kommunens utbildningsansvar gäller till dess att barnet eller ungdomen har lämnat landet, (Skollagen, 29 kap. 4 ). Dock omfattas inte asylsökande barn och ungdomar av skolplikten. Länsstyrelsens ansvarsområden Den 1 januari 2011 utvidgades länsstyrelsen uppdrag till att under Migrationsverkets ledning förhandla lokalt och regionalt med kommuner, kommunalförbund och andra berörda aktörer om mottagande av ensamkommande barn. Härigenom förhandlar länsstyrelsen om mottagningsplatser och kommunerna tecknar därefter avtal om mottagande med Migrationsverket, (se figur 7:1) 1. Figur 7:1 Länsstyrelsen har vidare ett övergripande ansvar för beredskap och kapacitet för mottagande av asylsökande samt mottagande av som har beviljats uppehållstillstånd i kommunerna. Länsstyrelsen utövar också tillsyn gentemot överförmyndare/överförmyndarnämnd i kommunerna och granskar arbetet med godmanskap för ensamkommande barn och ungdomar. 1 Migrationsverket 7

9 Landstingets ansvarsområden Asylsökande barn har rätt till hälso-, tand- och sjukvård på samma villkor som andra barn i Sverige. Landstingen ansvarar för att ge barnen den vård de behöver, såväl den psykiska som den fysiska. Socialstyrelsens ansvar Socialstyrelsen ansvarar för framtagandet av föreskrifter, riktlinjer m.m. för socialnämndernas arbete vid mottagandet av ensamkommande barn samt utfärdar tillstånd för att bedriva privata HVB-hem. Inspektionen för vård och omsorg Inspektionen för vård och omsorg, (IVO), utövar tillsyn av det kommunala mottagandet av ensamkommande barn. Härigenom ansvarar IVO för tillsynen av HVB-hem, (Hem för vård eller boende), oavsett om hemmen drivs i kommunal eller privat regi. Tillsynen har ett uttalat barnperspektiv och vid inspektionerna skall alla barn och ungdomar erbjudas enskilda samtal med inspektörerna. 9. Ensamkommande barn och ungdomar i Eksjö kommun 9.1 Organisation och avtal I Eksjö kommun är socialutskottet ansvarig för mottagandet av ensamkommande barn och ungdomar. Sedan verksamhetsstart har det funnits en befattning som ansvarig socialsekreterare med ansvar för utredning och uppföljning av ensamkommande barn och ungdomar. Kommunen har en skriftlig överenskommelse med länsstyrelsen/migrationsverket avseende mottagande av flyktingar och andra skyddsbehövande. Avtalet är tillsvidare med en uppsägningstid på 3 månader. Iakttagelser och kommentarer Av granskningen framgår att sedan 2011 har totalt 17, (t.o.m. nov 2013), ensamkommande ungdomar anvisats till Eksjö kommun. Genom att ha en skriftlig överenskommelse med Migrationsverket erhåller kommunen en statlig ersättning på kr per år. Ersättningen syftar till att underlätta samt hålla en god kvalitet på mottagandet och utgår endast till de kommuner som har 8

10 skriftliga avtal med Migrationsverket. 10. Mål- och styrdokument för flyktingmottagningen i sin helhet Iakttagelser och kommentarer Eksjö kommun har ett fasställt program för integration. Dock saknas fastställelsedatum, beslutsinstans och beslutsparagraf. Vid granskningen uppges att programmet har antagits i början av 2000-talet. Styrdokumentet hänvisar bl.a. till lagrum, ansvarsförhållanden, rollfördelning, mål, styrgrupper och nämndsorganisation som är ej längre gällande. Vi bedömer att styrdokumentens aktualitet har stor påverkan på tillämpningsgraden ute i verksamheterna, där åldrande styrdokument riskerar att tappa sin legitimitet och funktion. Av intervju med socialutskottets presidium samt professionen bekräftas ovan beskrivna bild, där det uttrycks att dokumentet inte fyller någon funktion idag. Likaledes uttrycker politik och profession gemensamt att det inte finns några specifika mål som rör flyktingmottagningen eller ensamkommande barn och ungdomar. Presidiet är medvetna om att det idag saknas en politisk uttalad ambitionsnivå för verksamheten för kommunens flyktingsmottagande. Vidare råder det konsensus kring vikten av kommunala mål och att det bör finnas politiska mål som i sin tur utmynnar i verksamhetsspecifika mål. Presidiet kommer nu att ta upp en diskussion om framtagande av mål för flyktingmottagningen och ensamkommande barn och ungdomar. Vi bedömer medvetenheten kring målarbetet samt ambitioner om ett förbättringsarbete som positivt. I diskussionen samt målarbetet bör beaktas att ej riktade, avgränsade samt tydliga mål riskerar att leda till nedprioritering av en viss målgrupp, mot bakgrund av exempelvis bristande resurser, vilket riskerar att leda till en bristfällig uppföljning. Mål utan ej definierade målgrupper kan också leda till svårigheter vid ett ansvarutkrävande, där det blir lättare att endast peka på den målgrupp, där åtgärder har satts in. Riktade mål leder också till en tydligare roll- och ansvarsfördelning på tjänstammanivå. 9

11 Riktade samt tydliga mål påverkar i sin tur graden av måluppfyllelse. En tydlig samt mätbar måluppfyllelse är bl.a. beroende av huruvida det uppsatta målet är definierat, konkret och avgränsat. 11. HVB-hem och rutiner Kommunerna ansvarar i enlighet med Lagen om mottagande av asylsökande för att ordna boenden för ensamkommande barn och ungdomar, (LMA, 2, andra stycket). HVB-hem, (hem för vård eller boende), kan bedrivas i enskild eller offentlig regi. För enskild verksamhet krävs tillstånd från Inspektionen för vård och omsorg medan kommunerna har en skyldighet att anmäla till Socialstyrelsen när en verksamhet startar. Kraven på kvalitet är de samma oavsett driftsform. Härigenom är Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd, (SOSFS 2003:20 & SOSFS 2009:4 om ändring i SOSFS 2003:20, SOSFS 2011:9, SOSFS 2012:11), om hur dessa hem bör bedrivas och om vilka krav som i övrigt ställs på dem tillämpliga på dessa hem. Totalt finns det ca 700 HVB-hem i Sverige, varav ca 290 har ensamkommanden barn och ungdomar som målgrupp. Ca 73 % av HVB-hemmen för ensamkommande barn och ungdomar drivs i kommunal regi. Verksamheterna ska systematiskt planera för individuella hjälp- och stödinsatser och följa upp dem. Iakttagelser och kommentarer Augusti 2011 startades ett HVB-hem, (Prästgården), i kommunal regi med åtta platser i Eksjö kommun. Inom verksamheten finns en s.k. utslussningsenhet Casemi, där ungdomar som har vart en tid på Prästgården och som är på väg att bli myndiga bor. I samband med start av verksamheten vid Prästgården tillsattes en chef för HVBhemmet med en tjänstgöringsgrad på 100 %. HVB-hemmet är alltid bemannat. Under kvällar och helger är två personal i tjänst. Under natten finns en personal på plats i HVB-hemmet och en personal i beredskap, som kan kallas in vid behov. Vad avser rutiner för HVB-hemmet, finns ett styrdokument. Dock framgår inte beslutsinstans och fastställelsedatum av dokumentet. Styrdokumentens legitimitet och verkningsgrad ute i en verksamhet är beroende av dess aktualitet. Härigenom är det av stor vikt att styrdokumentens ajourhållande framgår av dokumentet, där beslutinstans, fastställelsedatum samt senaste revideringsdatum bör framgå. 10

12 Vad avser styrdokumentets innehåll bör den kompletteras med en tydlig roll- och ansvarfördelning följt av en arbetsbeskrivning, där också ansvaret för upprättande av utredningar, vårdplaner, genomförandeplaner, journalföring mm. framgår. Likaledes bör en beskrivning av ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med socialstyrelsens föreskrifter tillföras dokumentet, där rutiner för avvikelsehantering, uppföljning och utvärdering bör framgå. Rutiner för god man och tolk kan med fördel tillföras styrdokumentet i informationssyfte. Information om ungdomars rätt till insyn bör finnas med i dokumentet. Ytterligare viktiga delar är rutiner för utslussning, handlingsplaner och åtgärder när en ungdom visar tecken på psykisk ohälsa samt omhändertagande i enlighet med LVU. Socialstyrelsen har under hösten 2012 arbetat fram en ny föreskift om Socialnämndens ansvar för barn och unga i familjehem, jourhem eller HVB-hem, SOSFS 2012:11. Författningen trädde i kraft 1 oktober Föreskriften fastställer att socialnämnden inom ramen för det systematiska kvalitetsarbetet, ska fastställa rutiner för hur vården av barn och ungdomar i familjehem eller HVB ska planeras och följas. Detta för att missförhållanden ska kunna uppmärksammas och åtgärdas i ett tidigt skede. Vidare förtydligas att nämnden ska utöva egenkontroll med den frekvens och i den omfattning som krävs för att kunna säkra verksamhetens kvalitet. Kravet på egenkontroll är ett förtydligande utifrån föreskriften SOSFS 2011:9, ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Egenkontroll är därmed en del av arbetet med den interna styrningen och kontrollen, (se sid. 14) och som är bristfällig i dagsläget. Av intervju med chef för HVB-hemmet framgår en medvetenhet kring befintliga brister, där det råder konsensus om att dokumentationen samt innehållet i styrdokumenten bör utvecklas. Vi bedömer det som viktigt att politiken får kontinuerlig information om arbetet på HVB-hemmet, där ansvarig personal som deltar i det dagliga arbetet med de ensamkommande barnen och ungdomarna får berätta om verksamheten. 12. BBIC BBIC, (Barns behov i centrum), är ett system för utredning, planering och uppföljning med barn och unga i centrum. BBIC är framtagen av Socialstyrelsen i syfte att skapa nationell enhetlighet vad avser handläggning och dokumentation. 11

13 De grundläggande målen med BBIC-metodiken är följande: Stärka barnets ställning Barnets ställning stärks i enlighet med FN:s barnkonvention och intentionerna i Socialtjänstlagen. Barnet skall få möjlighet att uttrycka sin vilja och sina önskningar i alla stadier av planering och beslut av insatser. Barnet skall erbjudas delaktighet och inflytande över beslut som rör barnets livssituation. Principen om barnets bästa ska beaktas. Öka samarbetet mellan föräldrar, nätverk, familjehemsföräldrar och socialtjänsten Samarbetet stärks genom ett tydligt och delat ansvar, där alla är klara över sina skyldigheter och åtaganden. Bidra till ökad rättssäkerhet och kvalitet för barn och föräldrar Rutinerna i handläggningen skärps. BBIC ger barn och föräldrar större insyn i socialtjänstens arbete. Skapa systematik i socialtjänstens arbete så att handläggning och insatser lättare kan följas upp. Socialtjänsten måste kunna visa att insatserna leder till att situationen blir bättre för barnet. Dokumentationen blir ett stöd i arbetet både för socialtjänst och klient. Iakttagelser och kommentarer Av granskningen framgår att utredning, planering och uppföljning av ensamkommande barnen/ungdomarna genomförs med utgångspunkt i BBIC. Härigenom ska bl.a. utredningar, vårdplaner, genomförandeplaner och uppföljningar av desamma samt överväganden upprättas utifrån Socialstyrelsens BBIC-dokumentation. Enligt Socialstyrelsen är det alltid handläggande socialsekreterare som ansvarar för att en genomförandeplan upprättas. Dock framgår att det är kontaktpersonerna på boendet som upprättar genomförandeplanerna. En genomgång av ovannämnda underlag avseende samtliga 17 ensamkommande ungdomar visar bl.a. på en grundläggande brist, där det finns en oenhetlighet vad avser samsyn i handläggningen samt de formella delarna i dokumentationen. Bör betonas att chef för HVB-hemmet samt biträdande socialchef har kännedom samt är medvetna om befintliga brister i handläggningen och dokumentationen. 12

14 Bristerna uppges bero på en hög personalomsättning, där flera vikarierande socialsekreterare har sedan verksamhetsstart handlagt ärenden som rör ensamkommande barn och ungdomar. Sedan hösten 2012 finns en ny tillträdd ansvarig socialsekreterare, där vi noterar en märkbar förbättring i handläggningen samt dokumentationen i enlighet med BBIC. Dock inte avseende genomförandeplaner, då de upprättas av annan personal på boendet. Av intervju med ansvarig socialsekreterare samt chef för HVB-hemmet framgår att bristerna i genomförandeplanerna beror till stor del på bristande kompetens bland personalen på HVB-hemmet. Härigenom bör insatser och åtgärder sättas in i syfte att åtgärd befintliga brister i dokumentationen. Vidare bör kontinuerliga utbildningsinsatser anordnas. Likaledes bör den ansvarige socialsekreterarens roll i upprättande av genomförandeplaner övervägas. Chef för HVB-hemmet uppger att tillsättning av en föreståndare med ansvar för dokumentationen pågår, där det är ett eftersatt område. Följande anmärkningar har noterats i en majoritet av underlagen: Avsaknad av: - Formella delar så som: Datum, typ av placering, verkställighetsdatum samt vårdgivarens uppgifter. - huruvida barnet/den unge fått relevant information enligt 3 kap. 5, SoL, i samband med utredningen. - barnets/den unges inställning till utredning, planerade insatser och förslag och beslut i enlighet med 17, Förvaltningslagen. - sammanfattning av behovsområden - tidsramar i genomförandeplanen för genomförande av insatser inom de olika behovsområdena så som: Hälsa, utbildning, känslo- och beteendemässig utveckling, identitet, familj och social relationer, socialt uppträdande samt förmåga att klara sig själv. - barnets/den unges uppfattning om insatserna. 13

15 - om huruvida barnet/den unge har fått relevant information enigt nedan: Barnet/den unge har fått relevant information om placeringen vid ett tillfälle Barnet/den unge har fått relevant information om placeringen vid flera tillfällen Barnet/den unge har bekräftat att han eller hon har fått relevant information om placeringen Socialstyrelsen betonar att samtliga barn och ungdomar skall känna till sin egen genomförandeplan, veta vad den innehåller och förstå syftet med den. Vidare skall barnet/ungdomens uppfattning framgå av planen. Om barnet eller ungdomen inte kommit till tals eller på annat sätt bidragit till utredningen eller uppföljningen ska skälen till detta också dokumenteras och framgå av genomförandeplanen. - HVB-personalens uppfattning om insatserna - information om delaktiga i genomförandeplanen. Här ska även socialtjänstens delaktighet anges. - planerat uppföljningsmöte. - den unges samtycke till den planerade vården enligt följande: Jag samtycker till den planerade vården Jag samtycker inte till den planerade vården - delaktiga vid utformningen av vårdplanen - antal enskilda samtal med barnet/den unge Som tidigare nämnts skall genomförandeplanen följas upp genom dokumentationsunderlaget uppföljning av pågående insatser i enlighet med BBIC. Av intervju med ansvarig socialsekreterare framgår att uppföljningsunderlaget inte används. Detta mot bakgrund av bristande tid och en hög arbetsbelastning, där uppföljning sker i form av löpande journalanteckningar. Enligt Socialstyrelsen ska uppföljning av genomförandeplanerna ske genom BBIC:s uppföljningsunderlag. Av intervju med socialchefen framgår att uppföljningsdelen inom BBIC-dokumentationen är gällande och ska användas. Vi bedömer en uppföljning genom journalanteckningar inte som tillräcklig rättsäkert. Det är av stor vikt att planerade insatser följs upp i enlighet med BBIC, dvs. i ett särskilt anpassat dokument, där det tydlig framgår huruvida insatserna har fungerat samt i vilken omfattning målen/delmålen har uppnåtts inom de olika behovsområdena. 14

16 Ytterligare en aspekt som framgår av det särskilt anpassade uppföljningsdokumentet, är berörda parters medverkan och delaktighet. Socialnämnden har en myndighetsutövande roll, där det är av stor vikt med en väl fungerande verksamhet som kan garantera individernas rättssäkerhet. Ytterligare en aspekt som berör rättssäkerheten är avsaknaden av den unges samtycke i vårdplanerna, där det ska framgå huruvida ungdomen samtycker till den planerade vården. Även om samtycke ej medges skall detta framgå av planerna, där båda alternativen finns med i BBIC-underlagen. 13. Intern styrning och kontroll Syftet med den interna styrningen och kontrollen är att säkerställa ändamålsenligheten i verksamheten samt se till att verksamhetsuppdragen genomförs på ett rättsäkert samt effektivt sätt. Det råder en vanlig missuppfattning om att intern styrning och kontroll handlar enbart om hanteringen och kontroll av ekonomiska rutiner. Intern kontroll begränsas inte till ekonomiadministration utan omfattar hela verksamheten. Intern styrning och kontroll syftar till att: Säkra en effektiv förvaltning. Säkerställa ändamålsenligheten och måluppfyllelsen. Säkerställa efterlevnad av lagar, föreskrifter, policies och andra styrdokument. Säkerställa tillförlitliga uppföljningar, utvärderingar och rapporteringar av verksamheten. Undvika uppkomsten av allvarliga fel, brister, oegentligheter och förtroendeskador. Arbetet med intern styrning och kontroll ska utformas utifrån en helhetssyn på verksamheten med fokus på att uppfylla externa mål i form av bl.a. lagkrav samt uppnå interna mål. Processen omfattar all personal med utskottet som ytterst ansvarig. Alla organisationer oavsett form har risker i sina verksamheter. Härigenom är intern kontroll och styrning en nödvändig del i syfte att minska verksamhetens risker, där risk- och väsentlighetsbedömningar ska ligga till grund för arbetet med den interna styrningen och kontrollen. 15

17 Mot bakgrund av ständigt förändrade förutsättningarna, (lagstiftning, ekonomi, riktlinjer etc.), för verksamheten måste således riskbedömningen omprövas årligen. Uppföljning av den interna kontrollen bör ske genom en särskild upprättad internkontrollplan. Av internkontrollplanen bör följande framgå: Viket system/område kontrollen avser Vilken funktion/rutin kontrollen avser Vilket kontrollmoment inom systemet/området/funktionen/rutinen som ska kontrolleras Vilka regler/lagrum, föreskrifter, lokala styrdokument, reglementen och policies som berörs Frekvens Kontrollmetod Kontrollansvar, dvs. vem som är ansvarig för utförandet, (ange befattning) Rapportering till närmaste chef, (ange befattning) Rapportering till utskottet. Här ska tidangivelser för avrapportering anges. Rapportering till kommunstyrelsen. Här ska tidangivelser för avrapportering anges. Resultatet av genomförda kontroller ska kontinuerligt rapporteras till utskottet då det är utskottet som ytterst ansvarar för verksamheten. Iakttagelser och kommentarer Av granskningen framgår att socialutskottet påbörjade ett strukturerat samt dokumenterat arbete med intern styrning och kontroll under våren Vid tid för granskningen fanns en genomförd risk- och väsentlighetsanalys följt av framtagna riskområden. Dock har inte internkontrollplaner för genomförande och uppföljning av aktuella kontrollmål upprättas och genomförts. Det finns vidare inga kontrollmoment med sikte på flyktingmottagning och ensamkommande barn och ungdomar. Härigenom bör internkontrollplaner inför 2014 upprättas samt genomföras. 16

18 Vi bedömer vidare att BBIC-dokumentationen bör integreras i internkontrollplan som ett självständigt kontrollmoment, i syfte att komma åt befintliga brister. Likaledes är bristande samsyn inom handläggning en befintlig risk som bör hanteras inom ramen för arbetet med den interna kontrollen. Ytterligare kontrollmål som med fördel kan tillföras den interna kontrollplanen är utbildning och kompetensutveckling av personalen. 14. Flyktingmottagning 14.1 Etableringsreformen Den 1 december 2010 trädde lagen om etableringsinsatser för vissa nyanlända i kraft med syfte att påskynda nyanländas etablering i samhället. Härigenom förändrades ansvarfördelningen mellan myndigheter och kommuner, där Arbetsförmedlingen övertog samordningsansvaret från kommunerna. Kommunerna har dock ett fortsatt stort ansvar för nyanländas etablering och får fortsättningsvis ersättning från staten. I och med reformen ansvarar kommunerna för följande insatser: Mottagande och bostadsförsörjning Undervisning i sfi, (Svenska för invandrare), och annan vuxenutbildning Samhällsorientering Skola, förskoleverksamhet, barnomsorg och andra insatser för barn och ungdomar Försörjningsstöd vid vissa situationer Länsstyrelserna medverkar till att det finns beredskap hos kommunerna att ta emot nyanlända samt tecknar överenskommelser med kommunerna om mottagande av nyanlända invandrare Organisation och avtal I Eksjö kommun är socialutskottet ansvarig för kommunens flyktingverksamhet, där bl.a. mottagande och bostadsförsörjning hanteras inom enheten för hälsa, integration och arbete. Som tidigare nämnts finns en skriftlig överenskommelse med länsstyrelsen/ Migrationsverket. 17

19 14.3 Mottagning och bostadsförsörjning En integrationshandläggare med en tjänsteomfattning på 100 % arbetar bl.a. med bostadsförsörjningen. Nedan redogörs för antal mottagna flyktingar under åren i komparativt syfte: År Antal mottagna flyktingar t.o.m. nov Vi har tagit del av dokumenterade rutiner för mottagandet samt bostadsförsörjningen. Dock saknades beslutsinstans och fastställelsedatum. Som tidigare nämnts bör dokumentens ajourhållande framgå av dokumentet, där beslutinstans, fastställelsedatum samt senaste revideringsdatum bör framgå. Av intervju med chefen för hälsa, integration och arbete samt integrationshandläggare framgår en god relation till det kommunala bostadsbolaget. Det utrycks att samarbetet fungerar bra, dock är det brist mellan utbud på hyreslägenheter och efterfrågan. Integrationshandläggaren bistår de nyanlända med vardagsorientering samt samverkar med Arbetsförmedlingen avseende introduktionen. Av intervjuerna med professionen framgår ett bristande engagemang från Arbetsförmedlingens sida. Av granskningen framgår att det finns en fungerande mottagning och service till de nyanlända. 18

20 15. Samhällsorientering I kommunernas uppdrag ingår att erbjuda varje nyanländ minst 60 timmars samhällsorientering. Den ska påbörjas så snart som möjligt efter det att en etableringsplan har upprättats och vara avslutad inom ett år. Deltagandet är obligatoriskt. Kommuner kan anordna samhällsorientering själva eller uppdra åt andra att göra det. I enlighet med Förordningen om samhällsorientering, SFS 2010:1138, 2, syftar samhällsorienteringen till att underlätta de nyanländas etablering i arbets- och samhällslivet. Samhällsorienteringen ska ge en grundläggande förståelse för det svenska samhället och en grund för fortsatt kunskapsinhämtande. Målet ska vara att deltagarna utvecklar kunskap om: 1. de mänskliga rättigheterna och de grundläggande demokratiska värderingarna, 2. den enskildes rättigheter och skyldigheter i övrigt, 3. hur samhället är organiserat, och 4. praktiskt vardagsliv. Samhällsorienteringen ska innehålla följande delar enlig 3 : 1. Att komma till Sverige. 2. Att bo i Sverige. 3. Att försörja sig och utvecklas i Sverige. 4. Individens rättigheter och skyldigheter. 5. Att bilda familj och leva med barn i Sverige. 6. Att påverka i Sverige. 7. Att vårda sin hälsa i Sverige. 8. Att åldras i Sverige. Vidare fastställs, (7 ), att Samhällsorienteringen ska i möjligaste mån bedrivas på modersmålet eller ett annat språk som deltagaren behärskar väl. Vid behov ska tolk anlitas. Vad avser kompetens och utbildningsbakgrund skall de personer som ger samhällsorienteringen ha lämplig pedagogisk utbildning eller erfarenhet och ämneskunskap. Kommunen skall också ha en plan för samhällsorienteringen. Planen ska revideras när det behövs. Hänsyn ska då tas till nya förutsättningar och hur genomförandet fungerat. 19

21 Iakttagelser och kommentarer Ansvaret för den lagstadgade samhällsorienteringen inryms inom ramen för ledningsutskottets ansvarsområden, där Eksjö kommun köper denna tjänst av Nässjö kommun som i sin tur har ett avtal med Studieförbundet Vuxenskolan. Av träffat avtal för åren 2013/2014 framgår att utföraren följer statens uppsatta regler och mål för samhällsorienteringen. Kursen omfattar åtta block enligt följande: Att komma till Sverige Att bo I Sverige Att påverka Sverige Att försörjas och utvecklas i Sverige Att bilda familj i Sverige Att leva med barn i Sverige Att utöva religion i Sverige Att bli sjuk och åldras i Sverige Planen för samhällsorienteringen utgör ett viktigt styrdokument och är en grundläggande del i uppföljnings- och utvärderingsarbetet. Av granskningen framgår att det finns en upprättad plan för samhällsorienteringen som revideras årligen. Av intervjuerna med vuxenutbildningschef samt SFI-lärare framgår ett fungerande samarbetet med Studieförbundet. Vad avser kvalité på utbildningen, framgår att eleverna är mycket nöjda med kvalitén och formerna för genomförandet. Dock har inga dokumenterade utvärderingar genomförts. I syfte att få fram ett underbyggt underlag avseende genomförande och kvalité på kurserna rekommenderar vi att dokumenterade utvärderingar genomförs. Vi bedömer professionens engagemang i arbetet med den lagstadgade samhällsorienteringen som positivt, där verksamheten bedöms som väl fungerande. KPMG Viktoria Bernstam Revisor 20