A D M I N I S T R A T I V F Ö R V A L T N I N G

Transkript

1 A D M I N I S T R A T I V F Ö R V A L T N I N G

2 - 2 -

3 A D M I N I S T R A T I V F Ö R V A L T N I N G - 3 -

4 T EOGE erbjuder administrativ för va ltning Med Administrativ förvaltning menar vi Servicemedvetenhet Tillgänglighet Ordning och reda Vår Administrativa förvaltning är till för Dig som ställer lite högre krav. Med erfarenhet från tre generationers fastighetsägande tar vi ansvar för Din fastighet. Vi känner till vilka behov Du som fastighetsägare/bostadsrättsförening och stiftelse har och vi anpassar oss efter dem. Teoge förvaltar i dag över 100 fastigheter med nästan 6800 kontrakt. Vi verkar främst i Storstockholm men har även uppdrag utanför Stockholms län. Våra kunder är fastighetsägare, bostadsrättsföreningar och stiftelser. Vår affärsidé bygger på att ge Dig som klient en totallösning efter Dina behov och en behaglig förvaltning utan överraskningar. Vi arbetar med kvalitetssäkring och dokumenterar därför alltid våra möten. För att vårt samarbete skall bli så bra som möjligt, börjar vi vårt samarbete med ett uppstartsmöte, där vi går igenom samtliga praktiska detaljer inom förvaltningen. I vår Administrativa Förvaltning ingår 1. Ekonomisk administration 2. Hyres-och avgiftsadministration På följande sidor ser Du exempel på vad som ingår i vår Ekonomiska förvaltning samt Hyres- och avgiftsadministration. Vi anpassar oss efter Dina specifika behov och önskemål. För detta har vi team för att just Du skall få den service Du önskar

5 1. EKONOMISK A DMINIST R ATION Löpa nde redov isning Löpande bokföring av transaktioner Beräkna fastighetsskatten och avskrivning av byggnader Automatisk dragning av F-skatt Periodiserar större belopp Levera ntörsreskontra Hantera inkommande fakturor. Ni godkänner konteringarna, attesterar fakturorna och skickar dem åter till oss för slutregistrering och betalning Beta l ninga r Bevaka att Dina fakturor betalas på förfallodagen Skicka betalningar elektroniskt via fil Kundreskontra Upprätta utgående fakturor Följa upp betalningspåminnelser och inkassoärenden K l ientmedelskonto Skapa ett klientmedelskonto Hantera överlikviditeten enligt överenskommelse Ser till att eventuell ränta tillfaller Ert konto - 5 -

6 Moms (i förekom ma nde fa l l) Hantera Din moms Beräkna hur stor del av momsen som är avdragsgill Elektroniskt deklarera momsen per kvartal Rappor ter Via mejl skickar vi varje månad en fastighetsrapport med nyckeltal Klientspecifika rapporter skapas efter överenskommelse K l ientmöten Tillsammans planerar vi kommande möten och vilken information Du vill ha En gång per år träffas vi och går igenom det gångna och det kommande året. Gärna i samband med bokslut och budgetmöte. Budget Tillsammans gör vi ett budgetförslag. Påverkas budgeten av oförutsedda händelser justerar vi det Bokslut Årsbokslut/delårsbokslut och granskning av resultat Å rsredov isning Med hänsyn till Dina önskemål lämnar vi förslag på årsredovisning och sammanställer den slutgiltiga årsredovisningen - 6 -

7 Löner/a r voden /för må ner Ta fram lönespecifikationer. Distribueras till respektive anställd Ta fram kontrolluppgifter. Distribueras till Skatteverket och respektive anställd Deklarera inkomstskatt och sociala avgifter (elektroniskt) Dek la ration Lämna förslag på Din inkomstdeklaration L i kv iditetsprog nos Med utgångspunkt från befintliga bankmedel erbjuder vi en likviditetsprognos på upptill 90 dagar med samtliga för oss kända betalningsflöden Vi erbjuder oss att sammanställa en likviditetsprognos. L å neha nter ing Sammanställning av alla lån för att ge Dig en bra överblick över total upplåning, med bindningstider, förväntade amorteringar och räntekostnader Rådg iv ning Erbjuder löpande rådgivning utifrån Dina önskemål - 7 -

8 A rk iver ing Vi kan förvara Ditt räkenskapsmaterial enligt överenskommelse och gällande lagstiftning samt hyreskontrakt, korrespondens och övriga handlingar enligt ö.k. Fond för inre underhå l l (om ti l lämpl ig t) Kontrollera att insättningar och avsättningar görs enligt föreningens plan Föra fondregister, kontrollera fondsaldon, göra utbetalningar till bostadsrättsinnehavare samt meddela bostadsrättsinnehavare saldo årsvis Hantera inre fonden enligt upprättade regler

9 2. H Y R ES- OCH AVGIF TSA DMINIST R ATION Hy reslägenheter Autogiro/E-faktura Aviseringar Betalningsservice Bevakning av andrahands kontrakt/uthyrning Förhandlingsunderlag till hyreshöjningar Handläggning av köer gällande lägenheter, parkeringsplatser, garage och förråd Hyresförhandlingar Kundtjänst med telefontid mellan kl 8.00 och Påminnelser, krav och inkassohantering Rapporter exempelvis uthyrnings och omflyttningsstatistik Registrering i Fortum (endast i Stockholm) Störningsärenden Uppsägningar, avhysningar Uthyrningar, kontraktsskrivningar Visningar Övriga administrativa projekt eller ändamål Bostadsrätter Andra administrativa projekt eller ändamål Autogiro Aviseringar och påminnelser av hyror och avgifter Handläggning av köer gällande parkeringsplatser, garage och förråd I förekommande fall förhandlingsunderlag till hyreshöjningar Kontrolluppgifter avseende försäljning Kundtjänst mellan kl 8.00 och Material inför årsstämma Mäklarbilder i det fall vi för pantregistret Mäklarkontakt Registrera försäljning Registrera pantsättningar - 9 -

10 Loka ler Förhandlingsunderlag till hyreshöjningar Kontraktsskrivningar Ombyggnationer Omförhandling av lokalkontrakt Upprättande och hantering av köer Visningar av lokaler Kom mersiel la loka ler Framtagande av marknadsplan för uthyrning Förhandlingsunderlag till hyreshöjningar Kontraktsskrivningar Marknadsföring/annonsering Ombyggnationer Omförhandling av lokalkontrakt Professionell rådgivning av vår egna mäklare Visningar av lokaler med egen mäklare P-platser/G a rage Förhandlingsunderlag till hyreshöjningar Kontakt med parkeringsbevaknings bolag Kontraktsskrivningar Upprättande och hantering av köer

11 Bromma April 2011

12 Förvaltnings AB Teoge Box 19065, Bromma Växel: Besöksadress: Nockeby Torg 2-4, Bromma