FINDIT följeforskningsrapport för tiden från okt 2008 till augusti 2010

Transkript

1 FINDIT följeforskningsrapport för tiden från okt 2008 till augusti 2010 Jan Messing & Johanna Jansson Dalarnas forskningsråd,

2 Innehåll Projektets bakgrund och syfte 3 Följeforskningsuppdraget fokus och genomförande 4 Ögonblicksbild mars Aktiviteter och genomförande 6 Möjligheter och farhågor 7 Utvecklingsuppgifter 8 Fördjupningsstudie aktiviteter och projekteffekter 8 Centrala aktiviteter och deltagarnas synpunkter 9 Analys 13 Projektets aktiviteter Kartläggning SME 17 Kartläggning av IT inom stålindustrin i Bergslagen 17 Användarnätverk: Affärssystem 17 ITchefsgruppen 17 Automationsgruppen 18 Kvinnligt nätverk, Q-net 18 IT Forum 18 Uppdrag24 18 Hemsida FindIT 19 Mätning it-mognad 19 Externa samarbetspartners syn på projektet 19 Ramböll 19 Rambölls reflektioner 21 Process IT 22 Kompletteranade intervjuer 23 Allmänna synpunkter 23 Projektets inre arbete 24 Projektets aktiviteter 24 Utvecklingsmöjligheter 24 Värderande diskussion 25 Referenser 27 2

3 Projektets bakgrund och syfte Den dominerande marknaden för industriell IT inom regionen är de stora processindustrierna för stål och papper/massa. Leverantörerna av it, såväl teknik som tjänster, är främst stora nationell och internationella aktörer. De lokala leverantörerna av it-tjänster ingår oftast i stora koncerner. De fristående små och medelstora företagen i branschen är få. Hos de stora kunderna pågår en utveckling mot färre leverantörer och strävan mot mer standardiserade it-system med möjlighet att användas world wide. Denna utveckling gynnar inte de lokala och små företagen. 1 För små företag kan Industriell IT i vissa fall vara avgörande för att kunna fortsätta leverera till stora industrier som ofta kräver att affärerna görs med hjälp av Elektronisk Handel. Elektronisk Handel betyder att order, fakturering och betalning ska skötas elektroniskt mellan företagen. Små och medelstora företag är beroende av kvalificerad IT-användning som konkurrenskraft, exempelvis för styrning av produktionsprocessen och i den administrativa processen. Moderna IT-hjälpmedel kan även vara ett bra hjälpmedel för att öka effektiviteten i kärnverksamheten. Leverantörer till större industrier kan minska sin utsatthet genom att strukturerat samarbeta med andra företag i liknande situation, en strategisk möjlighet som innebär möjligheter att få större jobb från internationella kunder. 2 Inom vissa små och medelstora företag finns problem med otillräcklig användning av befintligt datorstöd. Ofta saknas kunskapen om vad som finns och vad som är lämpligt att använda. Inom vissa områden saknas även anpassade verktyg för de mindre företagen. För att uppnå en ökad IT användning krävs mer information kring de effekter som investeringar i industriell IT kan ge vad gäller tids- och kostnadseffektivisering. 3 Forum for Industrial IT-solutions (FindIT) har som övergripande uppdrag att stärka konkurrenskraften hos regionens små- och medelstora företag. Projektet leds av Sandbacka Park utveckling. 4 Projektet har ett brett anslag. Det har sin bas i it men vänder sig till både leverantörer av it-tjänster och dess kunder i form av såväl stora som små och medelstora företag. Dessutom inkluderas de it-företag som verkar nära applikationer i form av till exempel elsystem, automation och styrsystem. I Sverige finns andra kompetens och kunskapscentra men dessa har oftast en avgränsad 1 Findit en ögonblicksbild från projektet mars Fördjupad projektbeskrivning 3 Fördjupad projektbeskrivning 4 Findit en ögonblicksbild från projektet mars

4 inriktning på process (Luleå), automation, robotik (Mälardalens Högskola), Siemens (Eskilstuna), KTH, Chalmers. 5 Syftet med projektet FindIT är att utifrån små- och medelstora företags behov, bygga ett kompetenscenter inom Industriell IT, där modeller för att på ett framgångsrikt sätt utveckla produkter och tjänster till marknad tas fram och erbjuds. FindIT ska genom ett organiserat samarbete och kunskapsöverföring mellan små företag i nätverk, mellan stora och små företag, mellan stora företag, användare och leverantörer, offentliga aktörer samt olika kompetensutvecklings- och FoUorganisationer bidra till att: o stärka de små- och medelstora företagens konkurrenskraft genom utveckling av Industriellt IT-stöd o stimulera samarbete mellan olika företag och branscher vad avser industriell IT o genom tydliggörande av användarbehov och initierande av behovsmotiverad FoU generera nya metoder/produkter/företag inom området o koppla/tillföra ytterligare kompetenta företag/utvecklingsaktörer till regionen o stimulera företag till arbete på nya marknader via nätverkskontakter och kompetenser i projektet o stärka infrastrukturen som är nödvändig för framgångsrik klusterutveckling genom lämpliga kreativa miljöer/mötesplatser, supportande arbetsmetoder, seminarier och föreläsningar inspirera till samarbete, ny kunskap och nya idéer för vidareutveckling. 6 Följeforskningsuppdraget fokus och genomförande Forskning som producerar ny kunskap är fortfarande i många fall separerad från den praktik som ska tillämpa den. Praktikernas kunskap och erfarenheter, som forskningen ofta bygger på, kommer inte alltid med i samtalet. Forskning om lokal och regional utveckling ger ofta en statisk beskrivning. Följeforskning handlar istället om att komma närmare praktiken genom att gå in i utvecklingsprocesserna. En interaktivitet som innebär att utvärderaren är med och ställer frågor, reflekterar och påverkar. Ett interaktivt lärande blir möjligt då utvärderarna engagerar sig i processerna de utvärderar och studerar. Följeforskningen ska vara kritiskt granskande samtidigt som den ska kunna bidra till förbättringar. Följeforskning 5 Findit en ögonblicksbild från projektet mars Fördjupad projektbeskrivning 4

5 syftar inte till att ge färdiga svar baserade på generella teorier. Avsikten är istället att förbättra handlingsstrategier i samarbete med berörda praktiker. 7 Alla utvärderingar och uppföljningar innehåller moment av kontroll och lärande. I följeforskningen betonas lärandet genom att systematiskt fånga upp de erfarenheter och kunskaper som skapas i ett utvecklingsprojekt. Dessutom tar vi stöd i vår egen och andras forskning i sökandet efter relevanta kunskaper som kan bidra till att kvalitativt stödja projektets arbete och stärka förutsättningarna att nå uppsatta mål. Genom att regelbundet återföra erfarenheter och kunskaper till projektet ges möjlighet att styra och prioritera arbetet under resans gång. I november 2008 gavs, efter genomförd upphandling, Dalarnas forskningsråd uppdraget att genom s.k. följeforskning följa och utvärdera projektet och dess genomförande. Följeforskningen skall inriktas på att stödja styrgruppen och processledningen i deras strategiska arbete utifrån ett upplägg och en strategi som föreslagits och godkänts av styrgruppen. 8 Följande följeforskningsaktiviteter har vid tidpunkten genomförts inom projektet: Under den inledande perioden, , inriktades följeforskningen på att orientera sig om projektet. Genom intervjuer med nyckelaktörer hämtades information om hur dessa ser på projektet, förväntningar på det kommande arbetet, hinder och möjligheter, synpunkter på projektets arbetsformer m.m. Resultatet återfördes till styrgrupp och processledning. Parallellt med orienteringsintervjuerna träffades följeforskaren och processledaren en gång per månad för kontinuerlig återkoppling och fördjupad reflektion kring projektets olika utvecklingsprocesser. Perioden fortsatte de regelbundna återföringssamtalen med processledaren. Dessutom genomfördes en fördjupad studie där avsikten var att beskriva projektets påverkan för de deltagande företagen med avseende på kunskapsbasen, kompetensutveckling och samverkan. Under perioden genomfördes uppföljningsintervjuer med ett urval av deltagare/aktörer för att få deras syn på och värdering av projektet kvalitativa målsättningar. Uppföljningsintervjuerna dokumenterades och återfördes till styrgruppen. Återkopplingsmötena med processledaren fortsatte också under denna period. 7 NUTEK Nytta med följeforskning R 2008:16 8 Findit en ögonblicksbild från projektet mars

6 Under perioden fortsatte de regelbundna återföringssamtalen med processledaren. Dessutom deltog följeforskning i styrgruppens arbete. Ett pågående arbete som startades upp under perioden var att skapa en modell för att mäta itmognad. Avsikten är dels att kartlägga företags it-mognad men även att skapa ett system för att mäta projektets effekter. Modellen arbetas fram i samråd mellan projektets medarbetare och följeforskarna. Utöver det har en beskrivning av pågående aktiviteter inom projektet genomförts Dessutom slutfördes och redovisades denna slutrapport. Ögonblicksbild mars 2009 Denna ögonblicksbild av projektet vilar på sammanlagt tolv intervjuer med personer som är aktiva i projektet utifrån olika funktioner: representanter för stålverken, små och medelstora företag, akademin och operativt verksamma inom projektet. Dessutom har följeforskaren fått information om projektet genom processledaren och genom att ha deltagit i olika aktiviteter som genomförts inom projektets ram. Intervjuer och deltagande har varit ett sätt att orientera sig om arbetet, dess inriktning och förutsättningar, men har samtidigt givit information om funderingar, idéer och värderingar från initierade aktörer. Dessa tankar förmedlas i denna ögonblicksbild och kan förhoppningsvis bidra till underlaget för styrelsens och processledningens strategiska agerande. Aktiviteter och genomförande Projektet har haft aktiviteter på många områden. En av de återkommande är IT chefsgruppen. Detta nätverk har bildats i förhistorien till Findit och fortsätter nu inom detta projekts ram. Medlemmar är it-chefer från de stora processindustrierna, det vill säga de viktigaste kunderna. Flera av de intervjuade ingick i detta nätverk. De värderade nätverket positivt: givande besök hos varandra, våra olikheter ger ett meningsfullt erfarenhetsutbyte, fått ett kollegialt nätverk som inte existerade tidigare. Konkurrens i viss mån, men deltagandet ger mest vinst, uttrycker en av de intervjuade, medan en annan upplever att det är öppenhet mellan deltagarna och ingen känsla av konkurrens De som uttalat sig om gruppen ger högt betyg till process- och nätverksledarna för deras sätt att leda gruppen både till innehåll och form. Flera av aktiviteterna som riktat sig till de små och medelstora företagen har rört kompetensförsörjning och utvecklingsfrågor. Företagsbesök och informella nätverkskontakter har visat på fortbildningsbehov hos företagen. Och i samma stund som de upptäckts har det riktats förväntningar på projektet att agera för att tillgodose önskemålen. Ett par av de intervjuade betonar vikten av att kunna leverera då behov avtäcks. Detta gäller kompetensutveckling likaväl som 6

7 utvecklingsfrågor i företagen som diskuteras i kontakter eller vid besök. Företagsbesöken med dess genomgångar av it-lösningar och it-behov framhålls som en framgångsrik strategi för att på ett effektivt sätt stödja de små och medelstora företagens utveckling inom detta fält. Möjligheter och farhågor Hos de stora kunderna finns frågan hur den vikande konjunkturen ska påverka möjligheterna för utvecklingsarbete både gällande omfattning och innehåll. De utvecklingslinjer som präglat processindustriernas agerande har varit att de som globalt företag vill finna it-leverantörer med global närvaro. En annan strävan har varit att söka högre grad av standardisering i de it-lösningar företaget behöver. Ur de stora kundernas perspektiv finns tanken att de små och medelstora it-leverantörerna borde sluta sig samman för att öka möjligheterna för dem att konkurrera i upphandlingar och komma ifråga för ramavtal. En representant för de mindre leverantörsföretagen uttryckte i intervjun att specialkonsulterna vill vara självständiga och oberoende". De går hellre ihop med maskinleverantörer eller andra där konkurrensförhållandena ej är så uttalade. De små och medelstora leverantörsföretagen ser sin konkurrensfördel i att de oftast har lokalkännedom och kunskap om produktionsprocessen i sin helhet. Det vill säga en generalistkunskap som är en bristvara. Dessutom har det lilla företaget ofta kort ställtid, liten over-head kostnad och möjlighet att bemanna sina tjänster med de personer kunden önskar. Hög specialisering ses som en möjlighet att forma en hållbar marknad. Detta betyder att det växer fram företag med inriktning på var och en av de it-nivåer som definieras i internationell standard. Förutom hög specialisering ses möjligheter i att vidga it-företagets engagemang till större del av systemen. Ett exempel som förs fram är att närma automation och styrsystem med varandra. Ytterligare en utvecklingsmöjlighet ses i att öka it-mognaden hos andra små och medelstora företag och därmed utvidga marknaden. Samtidigt påpekas att denna marknadsdel inte kan ersätta ett eventuellt bortfall inom processindustrin. Utvecklingsförutsättningarna hos de små och medelstora it-företagen begränsas av flera faktorer: begränsade resurser att avsätta till utveckling, konkurrensförhållande till konkurrenter som samtidigt kunde vara konstruktiva utvecklingspartners. En av de intervjuade saknar utvecklingsdialogen mellan den stora kunden och den lilla eller medelstora it-leverantören och ställer sig frågan är de stora intresserad av denna dialog?. 7

8 Utvecklingsuppgifter I intervjuerna framkommer en rad exempel på utvecklingsuppgifter där Findit skulle kunna spela en roll. De förslag som framförts, och som uppfattats av följeforskaren, har kategoriserats under olika rubriker och redovisas nedan. Utveckla it-applikationer och tjänster Planeringssystem för operativ, teknisk och strategisk planering It-stöd för att standardisera och effektivisera produktionsprocessen It-stöd för produktionsuppföljning, dokumenthantering, riskbedömning, projekthantering, offertarbete It-stöd för olika sekvenser i produktionen, till exempel gradning, provtagning statistik trender hos skärvätskor RFID Kompetensförsörjning och utveckling Trygga ungdomarnas intresse för it fältet i gymnasieskolan och åren därefter Långsiktiga kompetensförsörjningen inom fältet på tre till fem år ta fram de 50 nya erfarna it-teknikerna. Personal- och kompetensutveckling som förmår ta tillvara den erfarnes drift och produktionskunnande parallellt med att den nyes moderna datakunnande används Skapa små flexibla utbildningsmoduler anpassade till de små och medelstora företagens fortbildningsbehov Strukturuppgifter Stödja de små och medelstora att agera gemensamt, men ändå behålla den individuella särarten och styrkan Utforska de programmeringstunga it-företagens intresse av utvecklingspartnerskap Fortsätta utvecklingen av diagnostjänsten för att klarlägga små och medelstora företags it-behov Förmedla relevanta FoU resultat till branschens företag Interna uppgifter Sträva efter att konkretisera och prioritera projektets inriktning och arbetsformer Kommunicera och marknadsföra mer aktivt Önskar en mer aktiv och arbetande styrgrupp: i att ställa krav på projektet, ta aktiv del i att ge förutsättningar för arbetet, följa upp beslut och strategier Fördjupningsstudie aktiviteter och projekteffekter Inom ramen för Dalarnas forskningsråds följeforskningsuppdrag har en fördjupningsstudie genomförts. Studien söker beskriva projektets påverkan för de deltagande företagen med avseende på kunskapsbasen, kompetensutveckling och 8

9 samverkan. Detta är centrala faktorer för att främja företagens konkurrenskraft. Kopplingen mellan ett projekt och dess eventuella effekter hos ett företag varierar. Vissa effekter har direkt samband med projektets aktiviteter medan andra visar sig först långt i efterhand. De senare har dessutom påverkats av en rad andra omständigheter. Syftet med denna studie är att fånga upp deltagarnas och de operativt aktivas synpunkter, värderingar och reflektioner kring det arbete som bedrivits inom projektet hittills. Dessa kunskaper skall i sin tur återföras till projektet för att stödja dess utveckling mot målsättningen - att genom it-lösningar hjälpa företagen nå bättre effektivitet och konkurrenskraft. För att få information har följeforskaren följt i fotspåren på de operativt aktiva i projektet. De har intervjuats om de aktiviteter de konkret genomfört inom ramen för FindIT. Därefter har ett urval av deltagare intervjuats. I fokus för studien har stått IT-chefsgruppen och företagsgenomlysningarna. Inom projektets ram har en lång rad andra aktiviteter skett: utbildningar, branschdagar, enskilda rådgivningar. Följeforskaren gör bedömningen att genom att på djupet analysera it-chefgruppen och företagsgenomlysningarna framträder en bild av olika aktörers syn på projektet hittills och dess effekter vad gäller kunskaper. Sammanlagt har 10 intervjuer genomförts med deltagare och genomförare. Dessa intervjuer samt information från deltagande i styrguppens möten och verksamhetsmöten ligger till grund för denna redovisning och analys. Centrala aktiviteter och deltagarnas synpunkter Redovisningen inleds med en beskrivning av den aktivitet det gäller. Därefter förmedlas de intervjuades iakttagelser, värderingar och reflektioner. IT CHEFSGRUPPEN Gruppen har funnits sedan 2005 och kärnan består av IT-cheferna från regionens stålverk. Gruppen träffas tre gånger per år och värdskapet för mötena roterar mellan deltagarna. Gruppen leds av två medarbetare från FindIT. Innehållet vid träffarna utformas av gruppledarna med utgångspunkt i de önskemål deltagarna presenterar. I intervjuer med ett urval av deltagarna berättar de om att IT-chefsgruppen är ett forum för kontakt mellan verken som inte existerat tidigare. En viktig förutsättning för denna kontakt har varit och är att guppens innehåll och form ej utmanar eventuella konkurrensfrågor som kan finnas företagen emellan. De intervjuade deltagarna framhåller att gruppen berikat deras professionella nätverk. Genom gruppen har de fått kontakt med kollegor och träffarna har gett tillfällen att utbyta erfarenheter och kunskaper. Erfarenhetsutbytet, de relevanta temana som tagits upp och ett generöst klimat i gruppen har givit goda förutsättningar till lärande och utveckling. 9

10 Deltagarintervjuerna pekar också på några begränsningar de uppfattat. En är att deltagarna konstaterar att de trots samma befattning har delvis olika kunskapsintressen. De frågeställningar som knyts till befattningen i en världskoncern skiljer sig från de hos it-chefen i den enskilda produktionsenheten. Kunskapsintresset ändras också beroende på de frågeställningar som är aktuella för dagen hos respektive deltagare. På följeforskarens fråga har flera konstaterat att utbytet av gruppen huvudsakligen stannat hos dem som deltagare. Medarbetare och företaget i sin helhet har för vissa situationer eller frågeställningar indirekt och genom deltagaren påverkats av de lärdomar som skett i gruppen. För vissa frågeställningar masterdata har it-cheferna formulerat särskilt angelägna utvecklingsbehov och riktat förväntningar på projektet att arbeta med dessa frågor. Då de intervjuade ser tillbaka, konstaterar de, att utvecklingen kring dessa frågeställningar ej gått vidare som de hade hoppats på. En av de intervjuade funderade på om uppgiften varit alltför allmänt formulerad och att personernas och företagens incitament att arbeta med problemen varit för svaga? Trots de begränsningar man sett är deltagarna i grunden positiva till gruppen och till det utbyte den givit. Gruppledarna får högt betyg kunniga, pålitliga, lyhörda för gruppens önskemål, skickliga att möta upp önskemålen genom genomarbetade teman. Några idéer och önskemål för det framtida arbetet i gruppen har kommit fram i intervjuerna. En är betydelsen av fortsatt in-put från omvärlden till gruppens deltagare. Inte minst gäller det att ta del av utvecklingen i andra branscher. Ett annat önskemål i samma anda är en ökad närvaro av den akademiska forskningen inom fältet, exempelvis it-filosofi och it-arkitektur. Ytterligare en idé var att vid gruppträffarna ge mer utrymme för småprat kollegorna emellan. Detta kunde enligt den intervjuade röra högt som lågt kring frågor som upptog deras arbetsvardag. FÖRETAGSGENOMLYSNINGAR Vid FindITs företagsgenomlysningar görs en kartläggning av företagens it-verktyg och de behov företagen har inom it-området. Dessa genomlysningar har dels syftet att ge företagen idéer och råd inom fältet och dels få information om vad projekt FindIT kan och bör göra för att stödja företagens utveckling. I slutet av augusti 2009 har 40 företag haft besök från projektet: 20 i Gävleborg och 10 i Dalarna respektive Hälsingland. Initiativet till besöken har tagits av medarbetare i projektet. I telefonkontakt har FindIT presenterats och syftet med företagsbesöket klargjorts. Besöken är kostnadsfria för företagaren men upptar 1 till 2 timmar av företagets arbetstid. Vid besöken träffar medarbetarna oftast VD och eventuellt it-ansvarig. De aktuella företagen är små och medelstora med medarbetare. Genomlysningen sker i form av ett samtal där deltagarna tillsammans utforskar vilka it-verktyg företaget 10

11 använder, motiven till detta, möjligheter och svårigheter i användandet o.s.v. I samtalet förmedlas vars och ens erfarenheter samtidigt som FindIT-medarbetarna fångar upp företagets behov inom området och de eventuella förväntningar eller önskemål företagaren har på projektet. Den kartläggning av företagens it-verktyg och utvecklingsbehov som besöken givit är dokumenterade i rapporten Grundkartläggnig IT i små och medelstora företag i Gästrikland, Dalarna och Hälsingland författad av FindIT:s medarbetare Anne-Marie Morell-Östlund och Marjo Särkimäki. Denna rapport ger en konkret och vardagsförankrad bild av hur itverktygen används i de små och medelstora företagen. Ur kartläggningen har identifierats en rad aktiviteter där projekt FindIT kan agera och som har bäring på att möta företagens uttalade behov: Affärssystem erfarenhetsutbyte Disciplin i systemanvändandet Stopptidsuppföljning Digitala tidrapporter Streckkodshantering Resursplaneringssystem Mobila handdatorer Företagarnas iakttagelser, värderingar av effekter Ur intervjuerna med det urval av företagare som haft besök från FindIT i form av företagsgenomlysningar framkommer att de haft en begränsad kännedom om projektet. För flera betydde besöket att de för första gången blev medvetna om projektets existens. Hos de intervjuade finns en gemensam uppfattning att det finns ett behov av projekt som tar till sin uppgift att driva på utvecklingen. Den enkla förklaringen som framförs är att var och en av de små och medelstora företag det gäller inte har resurser att klara utvecklingsuppgifterna på egen hand. Det utvecklingsutrymme de har satsas på produkt- eller produktionsnära utveckling ofta i samverkan med sina kunder. Flera framför också ett generellt behov hos företagen att projekt av detta slag ökar förutsättningarna för den enskilde företagaren att utöka sitt professionella nätverk. En av de intervjuade pekar på att då det gäller it-verksamheten förväntas den enskilde företagaren att ha grepp om och agera inom en rad olika fält, som hos det stora företaget sköts av en lång rad experter. Därför ställs stora krav på den enskilde företagarens kompetens och på att denna utvecklas. Samtidigt som detta krav riktas på företagaren pågår ett generationsskifte i många av företagen. Då avgående kompetenser ska ersättas med nya är dessa personer i regel mycket välutbildade men också specialiserade på delar av det vida fält där it-verktyg är applicerade. Den intervjuade företagaren ser en nödvändig utveckling i form av samarbete företag 11

12 emellan. Efter besöket från FindIT finns en förhoppning att projektet tar på sig uppgiften att utveckla och vidareförädla samarbetet kring olika it-frågor. De intervjuade företagarna betraktar it-verktyg som en viktig puzzelbit för att upprätthålla och förbättra sin konkurrenskraft. Generellt ökad it-kompetens hos medarbetarna ser de som en positiv tillgång. Hos flera av företagen låg mer eller mindre uttalat utvecklingsuppgifter i att utbilda personal, utveckla och styra produktionsprocesserna i företaget, utveckla tydligare och enklare rapporteringssystem, koordinera olika it-verktyg med varandra affärssystem med produktionssystem, konstruktions- med produktion samt anpassa systemen till de små och medelstora företagens behov. I en av intervjuerna formulerades uppgiften som att få dataverktygen att passa ihop och därmed få ut mer av den digitala värdekedjan. En av de intervjuade pekade på det begränsade handlingsutrymmet som låg i att tillhöra en större koncern och vara en del av koncernens it-system. Företagsgenomlysningarna hade väckt en rad tankar hos de intervjuade företagarna på önskemål eller idéer som kan vidareutvecklas inom projektets ram. Dessa stöder de behov som beskrivits i dokumentationen av företagsgenomlysningarna. I punktform: Stödja företagens dialog för att ge sig i kast med olika utvecklingsuppgifter som rör it-verktyg i verksamheterna. Mobilisera olika tvärprofessionella och temporära grupper i utvecklingsdialoger allt utifrån uppgifternas art: it-ansvariga, produktionschefer, ekonomichefer, produktutvecklare o.s.v. Utvecklingsuppgifter som förts fram: produktionsuppföljning, spårning, sammanlänka olika system, streckkoder i produktion och leverans. Systematisera standardprocesser och anpassa dessa till de små och medelstora företagens verksamheter. Genomförarnas iakttagelser, värderingar av effekter FindITs medarbetare har upplevt att de företagare de besökt upplevt mötet positivt. De uppfattar att det positiva ligger i att han eller hon blivit bekräftad och lyssnad på då det gäller frågor kring it. Som företagsledare eller it-ansvarig har de fått en sakkunnig samtalspartner. Företagsbesökarna från projektet har också upplevt att företagaren fått aha-upplevelser i de samtal som förts. Det har gällt insikter om hur de på företaget kan använda sina befintliga verktyg effektivare och använda dem för flera uppgifter. Dessutom upplever de att företagarna sett potential för ökad effektivitet i produktionen genom att använda it-verktyg i större utsträckning och att projektet FindIT kan vara ett stöd i detta. I de många samtalen med företagarna har vissa frågeställningar återkommit hos flera. En har gällt kompetensutveckling och erfarenhetsutbyte kring det affärssystem, Monitor, som de flesta använder sig av. En 12

13 annan frågeställning som väckts i flera samtal har gällt stopptidsuppföljningar. Ytterligare en frekvent fråga har gällt användningen av streckkoder i produktion och lagerhållning. De nämnda frågorna har redan nu föranlett planerade aktiviteter inom FindITs ram: en Monitorträff, ett studiebesök med inriktning på stopptidsmätning, en studiedag kring streckkoder och dess möjligheter. De medarbetare som genomfört besöken gör värderingen att företagsgenomlysningarna gett projektet ökat förtroende och legitimitet. Dessutom har de många samtalen gett vägledning till FindITs inriktning och prioriteringar. Sist men inte minst pekar besökarna på vikten av att snabbt ge respons till företagaren på de behov eller frågeställningar som aktualiserats vid samtalet. Analys Projektet FindIT har till uppgift att konsolidera och utveckla ett kompetenscenter för industriell it med inriktning på de små och medelstora företagens kompetensoch kunskapsbehov. FindIT:s och därmed kunskapscentrets yttersta målsättning är att stärka de regionala företagens konkurrenskraft. I dagens konkurrensutsatta situation är utmaningen för många av regionens företag att behålla och helst förstärka sin position på marknaden. En marknad och en värdekedja som domineras av stålindustrin. Projektets aktiviteter riktar sig till många målgrupper. En är små och medelstora företag som producerar varor och tjänster. För många, men inte alla, är regionens stålverk och andra processindustrier den viktigaste marknaden. För dessa företag är it-verktygen ett stöd till kärnverksamheten. En tolkning av FindIT:s målsättning för denna grupp av företag är att bidra till en intern utveckling inom it-området som i sin tur bidrar till ökad produktivitet och därmed konkurrenskraft. För en annan grupp av små och medelstora företag är it-lösningar produkten och eller en central komponent i deras produkt eller tjänst. För företag med stort it-inslag i sina produkter, exempelvis automationsapplikationer, kan målsättningen för FindIT vara att bidra till utvecklingen av konkurrenskraftiga applikationer. En andra grupp itleverantörer är inriktade på administrativ it. För dem kan projektets målsättningen formuleras att utveckla it-verktyg med anpassning och relevans för små och medelstora företags behov. Ytterligare en målgrupp utgörs av regionens processindustrier. Som krävande kund och aktiv part i utvecklingsprojekt utgör de en viktig aktör för utvecklingen. En målsättning för projektet, sett ur processindustriernas perspektiv, kan formuleras som att utveckla värdekedjan för att hävda och förstärka konkurrenskraften. Ovanstående resonemang illustreras i nedanstående sammanställning. 13

14 Företagskategori Möjlig formulering av projekt FindIT:s målsättning SME med egna produkter eller tjänster Bidra till företagsintern utveckling inom it-fältet som stärker företagets konkurrenskraft. SME som levererar produkter med stort it-innehåll Bidra till utveckling av konkurrenskraftiga applikationer. SME som levererar administrativa itverktyg Bidra till utvecklingen av adekvata it-verktyg för SME. Processindustrin och konstellationer av företag Bidra till utveckling av värdekedjan för att hävda konkurrenskraften. Projektet FindIT möter i sitt arbete målgrupper med skilda utvecklingsuppgifter och därmed också skilda kunskapsbehov. Ett utvecklingsprojekts uppgift är att utforma och prova olika arbetssätt för att möta behoven. Förr eller senare ställs projektet inför uppgiften att prioritera bland såväl målsättningar som arbetssätt. Den centrala frågan är hur ett kompetenscentrum skall prioritera och utföra sitt uppdrag för att på bästa sätt stärka företagens konkurrenskraft? Syftet med denna studie är att fånga upp synpunkter och värderingar på det konkreta arbete som hittills genomförts inom projektets ram. Två av de centrala aktiviteterna, it-chefsgruppen och Företagsgenomlysningarna har varit i fokus. Synpunkter och värderingar har redovisats och bidrar till underlaget för projekts strategiska vägval. En viktig aspekt för utveckling av konkurrenskraft är de kunskaper och den kompetens som finns i företaget. Därför är det viktigt att reflektera kring hur projekt FindIT, och i förlängningen kompetenscentrat, kan och bör bidra till hur kunskapsbasen stärks och kommer till användning i produkter, produktionsprocesser och tjänster. Kompetenscentrats kärnkompetens kan sägas vara att omvandla kunskap till kompetens. Företagsgenomlysningarna har haft tydliga effekter för företagen. Vid besöken har de fått en direktrådgivning - kunskapsspridning. Den tydligaste insikten handlar om möjligheten att använda företagets befintliga it-verktyg på ett utvidgat och effektivare sätt. Dessutom gav genomlysningen kännedom om ytterligare förbättringsmöjligheter för företagets produktionsprocesser som ligger i användningen av it-verktyg utvidgning av företagets kunsakpsbas. En tredje och omedelbar effekt var att företagen fick kännedom om projektet FindIT. Och genom 14

15 besöket och det samtal som skedde såg man möjligheter i projektet och förhoppningar väcktes att detta kunde vara ett stöd för företagets utvecklingsuppgifter då det gällde it-frågor berikat företagets professionella nätverk. För FindIT innebar kontakterna med företagen att projektet blivit känt och att förhoppningar knutits till projektets arbete. Med andra ord har FindIT fått ökad legitimitet som också innehåller förpliktelser hos projektet att agera. Företagsgenomlysningarna har gett kunskaper om de tillverkande och tjänsteproducerande företagens behov då det gäller it-frågor kunskapsspridning från företagen. Ytterligare en kunskap till projektet gäller att företagsbesöken bidragit till att identifiera strategiska utvecklingsområden för denna kategori av företag utveckling av kunskapsbasen. Effekterna sammanfattas i figur 1. Effekter av Fått legitimietet och förväntningar att agera. Arrangerat seminarier. Kunskap om företagens behov. Projektet blivit känt. FindIT Företagsgenomlysningar Företag Identifierat utvecklingsområden Direktrådgivning. Insikt om itverktygens möjlig-heter. Kunskap om projektets existens. Utökat det professionella nätverket. Förhoppningar väcktes på projektet. Deltagit seminarier. i Figur 1: Effekter av företagsgenomlysningarna Då vi vänder blicken till it-chefgruppen har denna givit deltagarna tillfälle till erfarenhetsutbyte kunskapsspridning. Deltagarna har också fått kunskapstillskott från resurspersoner verksamma i andra branscher eller geografiska områden också det kunskapsspridning. Genom IT-chefsgruppen har deltagarna fått ett utvidgat kollegialt nätverk som är en gynnsam förutsättning för fortsatt lärande kunskapsutveckling. För projektet har it-chefsgruppen bidragit till att identifiera behov hos de viktiga kunderna. Dessutom har arbetet i gruppen bidragit till att förstå utvecklingstendenser som pågår inom fältet och därmed angelägna utvecklingsområden kunskapsutveckling. För projektet har it-chefsgruppen också varit en start legitimerande verksamhet. Ur gruppen har väckts idéer och förslag som riktats till projektet med förväntningar att de skall göra något av frågan eller uppgiften. Effekterna sammanfattas i figur 2. 15

16 Effekter av Identifierat utvecklingsområden. Gett projektet legitimitet. FindIT Kunskap om viktiga kunders behov och aktuella utvecklingstendenser. It-chefsgruppen Deltagare Kontakt mellan verken Berikat professionella nätverket. Erfarenhetsutbyte Kunskaper omvärlden från Figur 2: Effekter från it-chefsgruppen. De redovisade effekterna för företagarna, deltagarna och för projektet är tätt knutna till de konkreta aktiviteterna: företagsgenomlysningarna och it-chefsgruppen. Dessa aktiviteter sätter också igång utvecklingsprocesser med potential att leda vidare. Redan nu har företagsgenomlysningarna fört med sig att projektet arrangerat seminarier och studiebesök som ett direkt svar på företagens önskemål. Aktiviteter som förhoppningsvis ska väcka nya frågor som kan bidra till företagens utveckling och stärkt konkurrenskraft, som manar till ytterligare aktiviteter o.s.v. I detta ligger möjligheten till en gynnsam utvecklingsspiral som involverar aktiva företag, krävande kunder, akademiska forskningen och där projektet har en viktig uppgift som möjliggörare. Just signalen att förväntningar riktas såväl mot den egna organisationen som till FindIT, är ett tecken på att en lärprocess påbörjats i företaget. Förväntningen kan tolkas så att det finns en öppenhet att ompröva det rådande och ta till sig och seriöst pröva annorlunda kunskaper och perspektiv utveckla och använda befintliga och nya kunskaper. Följeforskarens sammantagna bedömning är att de analyserade aktiviteterna i projektet på ett positivt sätt påverkat kunskapsbasen i företagen. Aktiviteterna har ökat förståelsen för de möjligheter som ligger i en ökad it-kompetens och it-användning i produktionsprocesserna. I både itchefsgruppen och företagsgenomlysningarna har deltagarna tydligt lyft fram värdet av att samarbeta med varandra. Med andra ord: effekterna av de genomförda aktiviteterna pekar på att projektet är på rätt väg. 16

17 Projektets aktiviteter 2010 Projektet har pågått sedan 2008 och en rad aktiviteter har initierats och fullföljts under projektperioden. I augusti 2010 innehöll projektet följande aktiviteter enligt en förteckning, som enligt Find IT:s kommunikatör, beskriver pågående aktiviteter. Kartläggning SME En central del i projektet är en kartläggning av SME-företag i regionen. Kartläggningen sker genom företagsbesök. Under företagsbesöken används ett för ändamålet framtaget kartläggningsverktyg, dvs. enkät som identifierar de behov som företaget själv känner till eller blir uppmärksammad på under kartläggningens genomförande. Kartläggningsverktyget utvecklas och uppdateras kontinuerligt. FindIT har kartlagt cirka fyrtio SME i Gästrikland, Dalarna och Hälsingland. Det har givit en bild av behovet hos dessa företag vad gäller Industriell IT. För att möta företagens behov har ett antal aktiviteter initierats och genomförts, bla. olika kompetensnätverk, seminarium, idéer till nya tekniska utvecklingsprojekt samt koppling till lämpliga produkter och tjänster som finns på marknaden. I detta arbete har även behov av nya tjänster och produkter identifierats. Kartläggning av IT inom stålindustrin i Bergslagen Inom ramen för FindIT har man även genomfört en kartläggning av IT verksamheten inom regionens stålindustri, inklusive väsentliga leverantörsföretag. Syftet var att skapa en grund för framtida satsningar inom projektet samt att tydliggöra och förankra projektets arbete inom dessa grupper. Kartläggningen omfattar bland annat en bedömning av IT verksamhetens omfattning i form av kostnader, antal anställda och typ av system. Vidare vilka leverantörer som förekommer, deras inriktning och antal sysselsatta inom regionen. Särskild tonvikt har lagts på mindre leverantörer och leverantörer med lokal förankring. Användarnätverk: Affärssystem Ett femtontal företag i regionen har utifrån den kartläggning som gjorts inlett ett samarbete med stöd från FindIT för att, med stöd av varandras kompetenser, utveckla sitt eget affärssystemanvändande. Deltagande företag står som värdar för träffarna och bestämmer själva innehållet, vilket gör det helt behovsbaserat. ITchefsgruppen En central del i projektet är även ITchefsgruppen som är ett nätverk för beslutsfattare inom industrin. De träffas hos varandra 3-4 gånger per år för att diskutera gemensamma frågeställningar, dela erfarenheter och belysa viktiga förutsättningar för underleverantörer. FindIT fungerar som möjliggörare för dessa möten, medan företagen själva ställer upp med 17

18 lokaler och innehåll. Mellan dessa mötestillfällen sker separata möten och problemlösningar diskuteras spontant mellan företagen då behov finns. ITchefsgruppen har på ett markant sätt ökat kontakten mellan dessa företag och därmed även erfarenhetsutbytet. En intention inom projektet är att utveckla detta forum för att finna former för samverkan med papper- och massaindustrin genom t ex Stora Enso och Korsnäs. Man vill även införa moment för kompetensöverföring mellan stora företag och 24 mindre företag, samt hitta former för samverkan för exempelvis framtagande av nya metoder, produkter osv. ITchefsgruppen är ett viktigt forum i FindITs fortsatta arbete med att stärka den totala värdekedjan med hjälp av implementering av effektiv elektronisk handel. Automationsgruppen Inom FindIT finns ett nätverk av automationsföretag som framförallt har utbytit erfarenheter och gemensamma behov av kompetensutveckling. Identifieringen av företagens kompetensbehov har medfört att ett antal kurser inom automation erbjudits på Sandbacka Park via ett utbildningsföretag. Utifrån de aktiviteter som genomförts har denna gruppering engagerats vidare för att utforma ett teknikdagis. De har även varit referensgrupp till den ansökan om Yrkeshögskola inom Automation som utarbetats i Sandviken, och som startar till hösten. Kvinnligt nätverk, Q-net Under hösten 2009 har ett kvinnligt nätverk med deltagare som jobbar med IT i industrin initierats. Syftet är att synliggöra och stödja kvinnor inom dessa yrkesgrupper för att stimulera fler kvinnor till arbete i industrin. Det kvinnliga nätverket kommer att i FindITs fortsatta arbete fungera som ett forum vid produktutveckling där en viktig faktor är att säkerställa att nya produkter och tjänster är lämpliga för alla, oavsett kön, ursprung och förmåga. IT Forum FindIT har för tredje året 2009 anordnat en årlig branschdag där samtliga målgrupper möts, diskuterar viktiga frågor och delar med sig av kunskaper deltog sammanlagt 150 personer från industri, systemleverantörer, små- och medelstora tillverkande företag, akademi, offentlighet och utbildningsföretag. Uppdrag24 Är en idé- och kreativitetstävling där högskolestudenter, under 24 timmar, tävlar om att lösa den frågeställning/case de blivit tilldelade från ett företag. Uppdrag24 arrangerades i november 2008 och 2009 och är ett samarbete mellan Drivhuset Gävleborg, Teknikparken Gävle och FindIT. Industriell IT är ett årligt tema och ett antal klusterföretag har medverkat. 18

19 Hemsida FindIT FindIT har utformat en webbplats som innehåller intressant information om området Industriell IT och företagsnyheter på området. Mätning it-mognad Under våren 2010 startade arbetet med att utveckla en modell för mätning av itmognad hos små och medelstora företag i regionen. Avsikten med modellen är att kartlägga och teckna en bild av SME:s it-mognad. En bild som i förlängningen kan användas som en indikator på projektets utveckling. I karläggningen används information från Find IT:s företagsgenomlysningar. Informationen bearbetas och systematiseras in i kategorier. Ett stort arbete har lagts vid att finna objektiva kriterier för kategoriseringen. Modellen utvecklas i samråd mellan projektets medarbetare och följeforskarna. Mätningen av företagens it-mognad kommer att spegla resultaten av projektets insatser och ge viktig och användbar information om företagens processer mot ett ökat it-användande. Följande kommer att kartläggas: 1. Förekomst av affärssystem - tillgängliga moduler - använda moduler 2. Förekomst av digitala länkar i värdekedjan - hur frekvent är användningen? - hur används dessa? Externa samarbetspartners syn på projektet Ramböll Konsultföretaget Ramböll Management har inom ramen för projektet SLIM II genomfört en mätning av utvecklingen i klusterinitiativ. Mätningen har skett under 2009 i regionerna Värmland, Dalarna och Gävleborg. Mätningar har genomförts årligen sedan 2005 i Värmland, och sedan 2007 i Dalarna och Gävleborg. Syftet är att visa på resultat och effekter av deltagande i klusterinitiativ ur ett företagarperspektiv. 9 9 Ramböll, Gävleborgs klusterinitiativ värdering av utveckling i nätverk, kluster och innovationssystem

20 FindIT är ett av fem klusterinitiativ i Gävleborg som finns med i mätningen. Nedan presenteras en sammanfattning av Rambölls analys av resultaten för FindIT. Sammanfattningen kommer från den mätning som gjordes Den nya mätningen från 2010 fanns inte färdig vid tidpunkten för denna slutrapport. Ramböll analyserar FindIt utifrån de fyra tillväxtindikatorerna: tillväxt i befintliga företag, kompetensförsörjning, utveckling av samarbete och industrinära forskning. Då klusterinitiativet FindIT vid mätningen 2009 endast varit verksamt under två år poängterar Ramböll att det kan vara svårt att härleda resultat och effekter till klusterinitiativets arbete. Vissa resultat upplevs ändå av företagen och dessa lyfter Ramböll fram. Ett viktigt resultat i FindIT: s fall är också förväntningarna på klusterinitiativet och vad företagen önskar av framtiden något som ger en indikation på klusterinitiativets legitimitet och om hur FindIT har lyckats etablera sig som aktör bland de medverkande företagen. Ett stort arbete hittills har varit att kartlägga företagens behov och knyta kontakter till klusterinitiativet. 10 TILLVÄXT I BEFINTLIGA FÖRETAG Företagen inom FindIT upplever i dagsläget inga direkta tillväxteffekter i form av ökad försäljning, lägre kostnader, ökade investeringar eller antal anställda. Däremot ser företagen att klustret har en förmågan att bidra till en långsiktigt förstärkt konkurrenskraft hos företagen genom bland annat nya och/eller förbättrade produkter. Detta ligger i linje med de mål som FindIT har ställt upp för klusterarbetet. Processledaren för FindIT framhåller tjänster som kan innebära att företagen kan effektivisera sin produktion och minska kostnaderna. Detta får också stöd i enkäten, där 12 av 14 företag som besvarat frågan bedömer att deltagandet i FindIT kan stärka deras långsiktiga konkurrenskraft genom kostnadsfördelar. Genom mätningen framkommer en positiv bild av vad FindIT kan bidra med för företagens långsiktigt förstärkta konkurrenskraft. 11 KOMPETENSFÖRSÖRJNING Inom klusterinitiativet finns fokus på kompetensförsörjning vilket också ger genomslag i enkäten. Det är ett område som efterfrågas av de företag som medverkat i mätningen. Processledaren inom FindIT uppger också att detta är ett av de områden där företagen tidigt såg nyttan med genom klustersamarbetet. Det stämmer även överens med de motiv till medverkan respondenterna har uppgett inom Rambölls mätning. Klusterinitiativets förmåga att initiera företagsrelevanta utbildningar och kompetensutvecklingsaktiviteter upplevs som god av en majoritet av respondenterna. Det är ett viktigt resultat eftersom en stor andel av 10 Ramböll, Gävleborgs klusterinitiativ värdering av utveckling i nätverk, kluster och innovationssystem Ramböll, Gävleborgs klusterinitiativ värdering av utveckling i nätverk, kluster och innovationssystem

21 respondenterna har uppgett tillgång till lämplig arbetskraft som ett hinder för företagets utveckling. Rekrytering, kompetensutveckling och uppdragsutbildning är områden som sticker ut vad gäller gapet mellan nuläge och önskvärt samarbete inom olika FoU-områden. FindIT har medverkat till att en yrkeshögskoleutbildning kommer att starta under hösten och bakgrunden till detta projekt var just ovanstående argument. Detta bedöms vara ett fortsatt viktigt område för klusterinitiativet. 12 UTVECKLING AV SAMARBETE Ökad samverkan med andra företag är det motiv för medverkan inom FindIT som flest företagare har uppgett i Rambölls mätning. Det har också skett en ökning av samarbetsnivån med andra företag, men framför allt har önskan om ökat samarbete med andra företag ökat markant från Detta skulle kunna bero på att företagen börjar se nyttan och möjligheterna med samverkan. Det område där företagen ser att ökad samverkan med andra företag skulle kunna betyda mest för ökad konkurrenskraft inom det egna företaget är inom försäljning och/eller marknadsföring på en hemmamarknad vilket även uppges som ett starkt motiv för medverkan i FindIT. Det finns ett tydligt gap mellan samarbetet i nuläget och det önskvärda samarbetet med aktörer inom utbildningsområdet. Det finns överlag en vilja från företagen att utveckla samverkan. Företagen har under året fått en positivare bild av klusterinitiativets bidrag till ökat FoU samarbete jämfört med Något som indikerar att ramarna för samarbete mellan företagen och akademin börjar falla på plats. FindIT uppger att man idag har goda kontakter med högskolan och då framförallt med KTH och Luleå universitet. Formerna för samverkan och samarbete med akademin är under utveckling, och respondenterna önskar också mer samarbete inom FoU-området. 13 INDUSTRINÄRA FORSKNING Samarbetet med forsknings- och utbildningsinstitutioner är idag lågt inom FindIT och en enkel gap-analys visar på stora skillnader mellan nivån på samarbetet idag och vad de företag sommedverkat i mätningen ser som önskvärd nivå i framtiden. För FindIT är det en utmaning att både fortsätta knyta goda kontakter med akademin, men också att förmedla nyttan med samverkan till företagen, men kanske framför allt till akademin. Rambölls reflektioner Givet de resultat och effekter enkäten visar vill Ramböll lyfta punkter som kan vara av intresse av för FindIT att gå vidare med. Följande tre punkter redovisas i deras rapport: 12 Ramböll, Gävleborgs klusterinitiativ värdering av utveckling i nätverk, kluster och innovationssystem Ramböll, Gävleborgs klusterinitiativ värdering av utveckling i nätverk, kluster och innovationssystem

22 Hur hittar FindIT formerna för det fortsatta arbetet? En viktig fråga framöver är att hitta samverkansformer och fokusområden. Vilka behov ska initiativet möta? Mätningen tillsammans med vad som framkommit i intervjun med processledaren visar att FindIT: s bild av vad företagen önskar stämmer väl överens med vad som framkommer i enkätresultaten. Företagen har höga förväntningar på FindIT och ser enligt mätningen möjligheter till förstärkt konkurrenskraft och att växa som företag genom medverkan i klusterinitiativet. Utmaningen för FindIT ligger framöver i att möta de förväntningar som har byggts upp under de senaste åren. Kompetensförsörjning ett viktigt område. Kompetensförsörjning ses som ett betydande hinder för företagens fortsatta utveckling och är ett av de främsta motiven för medverkan i FindIT. Viktigt att klusterinitiativet fortsätter att fokusera på kompetensförsörjning för att medverka till en framtida utveckling i medlemsföretagen. Utveckla samarbets- och samverkansformer. Det finns en önskan om mer samverkan med både andra företag och med akademin och det är viktigt att klusterinitiativet fortsätter att arbeta för att knyta goda kontakter till sig. Längst har man kommit vad gäller samverkan mellan företag. Gapet mellan nuläge och önskvärt samarbete är som störst när företagen frågas om samarbetet med högskola/universitet. Klusterinitiativet är en betydelsefull mötesplats och kommunikatör mellan aktörerna. 14 Process IT En samarbetspart för Find IT är Luleå Tekniska Universitet genom projektet Process IT. Samarbetet består bland annat i att Find IT har skrivit ett avtal med Luleå Tekniska Universitet om att använda en arbetsmetod som utvecklats används inom Process IT. En ytterligare beröringspunkt mellan projekten är att Find IT finns med som en del i Triple Steelix-initiativet som är en systerorganisation till Process IT. En representant från Process IT berättar att han ser positivt på projekt som Find IT. Han menar att det finns behov av regionala projekt med inriktning på it-automation. Han berättar vidare att projekten har många beröringspunkter och av den anledning 14 Ramböll, Gävleborgs klusterinitiativ värdering av utveckling i nätverk, kluster och innovationssystem