Revisionsrapport 2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna Augusti Skurups kommun. Granskning av kommunens biståndsbedömning

Transkript

1 Revisionsrapport 2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna Augusti 2014 Skurups kommun Granskning av kommunens biståndsbedömning

2 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och avgränsning Revisionsfrågor Revisionskriterier Genomförande Styrning och organisation Reglemente och delegationsordning Mål Kvalitetsledningssystem Riktlinjer för biståndsbedömning Organisation Vår bedömning Handläggning och uppföljning Handläggning Uppföljning av beviljade insatser Vår bedömning Ekonomisk uppföljning Kostnad för olika omsorgsformer Uppföljning av hemtjänsttimmar Vår bedömning Sammanfattande bedömning Bedömning utifrån revisionsfrågorna Identifierade förbättringsområden/rekommendationer...16 Källförteckning

3 1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat kommunens biståndsbedömning. Granskningens övergripande syfte är att bedöma huruvida ansvarig nämnd har antagit ändamålsenliga riktlinjer för biståndsbedömning enligt socialtjänstlagen. Vår sammanfattande bedömning är att myndighetsnämnden för skola och socialtjänst behöver stärka och systematisera sin styrning och uppföljning. Det är alltid den beslutande nämnden som har ansvaret för att den enskilde faktiskt får de insatser han eller hon har beviljats. Detta ansvar gäller oavsett om det är nämnden själv, en annan nämnd eller en enskild verksamhet som verkställer beslutet Vi har bl.a. gjort följande bedömningar utifrån revisionsfrågorna: Så vitt vi kan bedöma finns det en ändamålsenlig organisation, så till vida att myndighetsenheten är separerad från utförarna. Det är av vikt att säkerställa att biståndsbedömarnas samarbete med utförare, rehabilitering samt hälso- och sjukvård bibehålls och stärks. Myndighetsnämnden för skola och socialtjänst har inte antagit några styrdokument för verksamheten. Enligt vår bedömning bör det vara nämnden och inte kommunstyrelsen som antar riktlinjer för den verksamhet som nämnden ansvarar för. Myndighetsnämnden för skola och socialtjänst bör överväga att förtydliga vad som anses vara en skälig levnadsnivå i Skurups kommun. Myndighetsnämnden för skola och socialtjänst bör uppmärksamt följa upp hur stor del av den beviljade tiden som utförs. Enligt vår bedömning är det inte tillfredsställande att stora skillnader uppvisas mellan de tre hemtjänstområdena när det gäller redovisad beviljad tid, planerad tid och utförd tid. Det är viktigt att möjligheten att få den beviljade tiden utförd inte skiljer sig åt beroende på i vilket hemtjänstområde brukaren är bosatt i. Enligt vår bedömning bör myndighetsnämnden för skola och socialtjänst bedriva ett eget arbete med risk- och väsentlighetsanalys, intern kontrollplan och uppföljning, för att säkerställa att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett tillfredställande sätt. God kvalitet i biståndsbedömning och uppföljningar är väsentligt för att enskilda ska få en rättsäker prövning och sina behov tillgodosedda. Sammanfattningsvis rekommenderar vi myndighetsnämnden för skola och socialtjänst att: anta riktlinjer för biståndsbedömning som tydliggör vad som anses vara en skälig levnadsnivå, samt att utifrån en risk- och väsentlighetsanalys utforma och besluta om en plan för intern kontroll och aktivt följa upp och säkerställa att den interna kontrollen är tillräcklig. 2

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Socialtjänstlagen (SoL) är den grundläggande lagstiftning som styr det kommunala uppdraget att genomföra biståndsbedömningar. För att komma fram till vilken insats som kommunen ska tillhandahålla genomförs en s.k. behovsbedömning i varje enskilt ärende. Lagstiftningen anger inte i detalj vilka insatser som en kommun ska tillhandahålla, varför det behövs en uttolkning. I SoL anges att den enskilde genom biståndet ska tillförsäkras en skälig levnadsnivå. Biståndet ska utformas så att det stärker hans eller hennes möjligheter att leva ett självständigt liv. Som stöd i handläggningen av det enskilda ärendet beslutar ansvarig nämnd om riktlinjer för behovsbedömningen. Kommunernas äldreomsorg blir allt mer inriktad mot vård i hemmet genom hemtjänst. Organisatoriskt är ofta enheten för behovsbedömning separerad från utförarledet för att säkerställa en högre grad av rättsäkerhet Syfte och avgränsning Granskningens syfte är att bedöma huruvida ansvarig nämnd har antagit ändamålsenliga riktlinjer för biståndsbedömning enligt SoL Revisionsfrågor I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Är ansvaret för äldreomsorgen ändamålsenligt organiserad i kommunen? Har ansvarig nämnd antagit ändamålsenliga styrdokument för verksamheten? Säkerställer nämnden att biståndsbedömningsprocessen är ändamålsenlig? Hur säkerställer nämnden att rättssäkerheten inom äldreomsorgen efterlevs? 2.4. Revisionskriterier Granskningen utgår från följande revisionskriterier: Socialtjänstlagen Kommunallagen 2.5. Genomförande Granskningens genomförande är baserat på intervjuer och genomgång av för granskningen relevant dokumentation. De intervjuade har beretts möjlighet att sakgranska rapporten. 3

5 3. Styrning och organisation 3.1. Reglemente och delegationsordning Kommunens uppgifter inom socialtjänsten fullgörs av den eller de nämnder som kommunfullmäktige bestämmer. I Skurups kommun är ansvaret delat mellan kommunstyrelsen och myndighetsnämnden för skola och socialtjänst. Av kommunstyrelsens reglemente framgår att till den del av verksamheten som ej ankommer på fullmäktigeberedning eller myndighetsnämnd fullgör kommunstyrelsen kommunens uppgifter som socialnämnd. Myndighetsnämnden för skola och socialtjänst fullgör kommunens uppgifter avseende tillsyn, tillstånd, myndighetsutövning mot enskild, anmälningsskyldighet, ansökningsförfarande samt uppgiftsskyldighet enligt i dess reglemente angiven lagstiftning och andra författningar (däribland socialtjänstlagen). Myndighetsnämnden för skola och socialtjänst har beslutat om en delegationsordning ( ), enligt vilken nämnden delegerar de flesta beslut om bistånd till biståndshandläggare och LSS-handläggare. Beslut om köp av boende i annan kommun eller hos annan vårdgivare samt beslut avseende anhörigbidrag är delegerat till förvaltningschefen. Vid intervjuerna framkommer att det finns en viss otydlighet kring myndighetsnämnden för skola och socialtjänst. Det är tydligt för alla intervjuade att myndighetsnämnden beslutar i individärenden, men en del av de intervjuade ser kommunstyrelsen som huvudsaklig socialnämnd och betraktar myndighetsnämnden mer som ett utskott Mål Enligt socialtjänstlagen ska socialtjänstens omsorg om äldre inriktas på att äldre personer får leva ett värdigt liv och känna välbefinnande. Socialnämnden ska verka för att äldre människor får möjlighet att leva och bo självständigt under trygga förhållanden och ha en aktiv och meningsfull tillvaro i gemenskap med andra 1. Kommunfullmäktige i Skurups kommun beslutade om en vård- och omsorgsplan som innefattar följande övergripande mål: Den enskilde ska kunna leva utifrån sin identitet och personlighet samt kunna åldras i trygghet. Den enskilde ska vara delaktig i planeringen av det dagliga livet för att ha inflytandet över sin situation. Verksamheten ska inriktas så att den enskilde får leva ett värdigt liv, känna välbefinnande och bemötas med respekt. Vård- och omsorgsinsatser ska vara väl samordnade utifrån den enskildes behov. I Skurups kommuns budget för 2014 fastställs följande: Med värdighet menas rätt att leva sitt liv utifrån sin identitet och personlighet. Utgångspunkten är att var och en ska få 1 Socialtjänstlagen, 5 kap, 4. 4

6 bestämma själv eller vara delaktig i beslutet samt behålla sin personliga integritet och känna trygghet. Hjälpen ska ges över hela dygnet. Valfrihetssystem ska erbjudas inom hemtjänsten. 2 Kommunfullmäktige har fastställt kvalitetsgarantier för bl.a. särskilt boende och hemtjänst, men det finns inga kvalitetsgarantier som rör myndighetsutövningen. Myndighetsnämnden för skola och socialtjänst har inte fastställt några egna mål eller nyckeltal med avseende på handläggning enligt SoL Kvalitetsledningssystem Enligt Socialstyrelsens föreskrifter (SOSFS 2011:9) ansvarar den som bedriver socialtjänst för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystem är ett stöd för att systematiskt och fortlöpande utveckla, följa upp och säkra kvaliteten i verksamheten. Den som bedriver verksamheten ska med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Det framgår av intervjuer att ett nytt webbaserat system för att leva upp till kraven på kvalitetsledningssystem är under införande. Systemet ska innehålla samtlig relevant information om processer, riktlinjer, rutiner etc Riktlinjer för biståndsbedömning Det finns följande politiskt beslutade riktlinjer för biståndsbedömning: Riktlinje Beslutad Beslutande organ Riktlinjer för bistånd enligt Kommunstyrelsen (KS 167/2012) socialtjänstlagen inom vård och omsorg i Skurups kommun Rutin för Lex Sarah Kommunstyrelsen Riktlinjer för anhörigbidrag Kommunfullmäktige Det framgår av riktlinjerna för bistånd enligt socialtjänstlagen att de ska fungera som en vägledning till den personal som handlägger och beslutar enligt denna lagstiftning, men att bedömningarna inte får begränsas till vad riktlinjerna omfattar utan det individuella behovet ska ligga till grund för beslutet. I början av 2014 påbörjades ett arbete med att revidera riktlinjerna för bistånd enligt socialtjänstlagen. Intervjuade biståndshandläggare uppger att nuvarande riktlinjer är generösa och att en tydligare uttolkning av vad som är skälig levnadsnivå är önskvärd. Enligt gällande riktlinjer beviljas matdistribution till personer 75 år och äldre utifrån deras upplevelse av behovet, medan personer som är under 75 år beviljas matdistribution om behov finns utifrån sociala, psykiska eller fysiska funktionshinder. Vid intervjuer framkommer att den riktlinjen inte tillämpas på det viset och kommer att omformuleras, då kommunen inte får ge alla över en viss ålder rätt till en insats, eftersom insatserna ska behovsprövas i varje enskilt ärende. 2 Skurups kommun, Budget

7 Noterbart är att det är kommunstyrelsen som har antagit riktlinjerna för bistånd. Myndighetsnämnden för skola och socialtjänst, som ansvarar för myndighetsutövningen, har inte antagit några riktlinjer Rutiner I Skurups kommun fastställs rutiner av verksamhetsansvarig. Dessa anger hur en fråga ska hanteras och avser främst frågor rörande ren verkställighet. Vid granskningstillfället finns följande skriftliga rutiner: Rutin Datum Rutin för hantering av synpunkter och klagomål Rutin avgifter Rutin för lokal avvikelserapportering Rutin anhörigbidrag Rutin vårdplaneringar Rutin växelboende Rutin anhöriganställning Rutin parbogaranti Rutin avseende ansvarsfördelning mellan bosättningskommun och vistelsekommun Rutin korttidsboende Rutin ledsagning Rutin avlösning Rutin avsluta ärenden treserva Rutin uppföljningar Handläggningsrutin trygghetslarm Rutin dubbelbemanning Rutin översättning av utredning till annat språk Dagverksamhet LOV Valfrihetssystem God man/förvaltare Rutin egenvård Rutin avseende serviceinsatser för äkta makar/sambo Rutin servicelägenheter Rutin tandvårdsintyg Rutin tolk Vid granskningstillfället pågår ett arbete med att samla alla rutiner i en rutinhandbok. Handboken ska inledas med en handläggningsrutin som innefattar alla moment i processen, dvs första kontakten, anmälan, ansökan, utredning, samtycke, ombud, kommunicering, beslut, överklagan och uppföljning/omprövning. Av intervjuerna framgår att riktlinjerna är kända och utgör ett stöd för handläggarna. Att det finns skriftliga rutiner minskar sårbarheten och underlättar mycket vid nyanställningar. 6

8 3.5. Organisation Myndighetsnämnden för skola och socialtjänst har inte något arbetsgivaransvar, då all personal är anställd av kommunstyrelsen. Inom individ- och omsorgsförvaltningen finns det en enhet för individ- och familjefrågor som leds av en IFO-chef. Det har inom enheten nyligen genomförts en omorganisation som innebär att biståndshandläggarna ingår i en grupp för myndighetsutövning som arbetar med vuxna. Syftet med att samla all personal som arbetar med myndighetsutövning är att främja rättssäkerhet och säkerställa en ändamålsenlig handläggning oavsett målgrupp. Det finns vid granskningstillfället fyra biståndsbedömare som arbetar med biståndsbedömning enligt socialtjänstlagen, vilket är en förstärkning med en tjänst jämfört med föregående år. Av intervjuer framgår att fördelen med den nya organisationen är att biståndsbedömarna stärks i rollen som myndighetsutövare och som socionomer. En nackdel är att de inte längre är samlokaliserade med de som arbetar med rehabilitering. Samarbete behövs för att fatta välgrundade biståndsbeslut. Varje vecka genomförs ett morgonmöte med rehabiliteringen, men biståndsbedömarna saknar det nära vardagliga samarbetet. Än så länge fungerar samarbetet bra men det uppges bero på att de som arbetar nu känner varandra Vår bedömning Det finns riktlinjer antagna av kommunstyrelsen, men enligt vår bedömning bör det vara myndighetsnämnden för skola och socialtjänst som antar riktlinjer för biståndsbedömning, eftersom det är nämnden som ansvarar för myndighetsutövningen. Det framgår av riktlinjerna att bedömningarna inte får begränsas till vad riktlinjerna omfattar då det individuella behovet ska ligga till grund för beslutet, vilket är korrekt. Den enskilda har alltid rätt att ansöka om andra typer av insatser eller insatser i annan omfattning än de som ingår i kommunens riktlinjer och få dessa individuellt behovsprövade 3. Myndighetsnämnden för skola och socialtjänst bör dock överväga att förtydliga vad som anses vara en skälig levnadsnivå i Skurups kommun, eftersom det inte är helt tydligt för biståndsbedömarna. Vi bedömer det som positivt att det i verksamheten finns skriftliga rutiner för handläggning av olika typer av insatser och att rutinerna ska samlas i en handbok. 3 Socialstyrelsen (2013): Rättssäkerhet inom äldreomsorgen. 7

9 4. Handläggning och uppföljning 4.1. Handläggning Av de fyra biståndsbedömarna är det en som har i uppdrag att göra alla vårdplaneringar samt att följa upp insatser på särskilda boenden och korttidsboenden. Övriga tre biståndsbedömare arbetar gentemot var sitt geografiskt område med att besluta om alla typer av bistånd samt att följa upp insatser i hemmet samt korttidsboende som inte föregåtts av en sjukhusvistelse. Av intervjuer framgår att det finns både för- och nackdelar med arbetsfördelningen. Det är effektivt att en person tar hand om vårdplaneringarna eftersom den personen får stor vana vid att samarbeta med sjukhuset och kan hålla sin kalender fri. Nackdelen är att det blir ett avbrott i kontinuiteten för den enskilde som annars har en av de tre andra som biståndsbedömare. Biståndsbedömarna har varje vecka möten vid vilka ärendegenomgång sker. Alla ärenden som gäller särskilt boende, alla avslag och alla svåra ärenden ventileras vid ett sådant möte innan beslut fattas. Ärendegenomgången syftar till att biståndsbedömarna gemensamt ska eftersträva samma tolkning av lagstiftning och riktlinjer. Detta för att garantera den enskilde rättssäkerhet och för att kommuninvånarna ska få en så likvärdig bedömning som möjligt. Biståndsbedömarna läser regelbundet varandras utredningar. IFO-chefen läser ärenden som går vidare till nämnden och diskuterar löpande ärenden med biståndsbedömarna. Handläggarna följer upp utfall av rättsfall och diskuterar dessa vid ärendegenomgångar. Handläggningstiden ligger på högst tio dagar, ofta kortare, och vårdplanering sker inom ett dygn. Kommunen behöver därmed inte betala för att färdigbehandlade ligger kvar på sjukhus. Det finns vid granskningstillfället sju lediga platser vid särskilda boenden. De som arbetar gentemot geografiska områden har varje vecka möten med hemsjukvården i respektive område. Samarbetet uppges fungera väl, men i ett område uppmanar en vårdcentral anhöriga att ansöka om särskilt boende även vid ringa vårdbehov vilket ger upphov till en del diskussioner. Vid intervjuer uppges att alla medborgare som ringer till biståndshandläggare och frågar om möjligheten att få bistånd uppmanas att ansöka. Om ett ärende avslås ser IFO-chefen gärna att beslutet överklagas för att säkerställa att bedömningen är korrekt. Under 2013 överklagades ett par ärenden i vilka kommunen fick rätt. Det är få ansökningar om särskilt boende som avslås. Däremot förekommer det att handläggare försöker motivera enskilda till att ansöka om särskilt boende 4. Vid ansökan kan den enskilde framföra önskemål om boende, men de får erbjudande om boende där det finns plats. En omflyttningslista finns men de flesta väljer att bo kvar på det boende som de först flyttar in på. 4 Jfr Socialstyrelsen (2013): Rättssäkerhet inom äldreomsorgen, s.4: Om anhöriga, hälso- och sjukvården eller någon annan påtalar ett hjälpbehov ska det leda till att den enskilde själv tillfrågas om han eller hon vill ansöka om insatser (jfr 11 kap 1 SoL). Om den enskilde inte önskar någon hjälp kan en utredning av den enskildes behov av insatser inte inledas. 8

10 Biståndsbedömarna och utförarna av hemtjänst har möten var femte vecka och telefonkontakter där emellan. Biståndsbedömarna gör en bedömning av tidsåtgång utifrån den enskildes behov, och skickar efter fattat beslut tidsbedömningen till utföraren. Om det behövs mer tid hör utföraren av sig till biståndsbedömaren och en diskussion förs om vad som är rimligt. Det är vanligt med tidsjusteringar. Utförarna får ersättning för beviljad tid, men resursfördelningssystemet kommer framöver att arbetas om och istället baseras på utförd tid. Kommunstyrelsen fattade , 164, beslut om att införa arbetssättet Äldres behov i centrum (ÄBIC) som utrednings- och uppföljningsmetod inom vård och omsorg. ÄBIC innebär att biståndsbedömningen görs utifrån ett antal behovsområden. Med ÄBIC, som för närvarande lanseras och efterhand införs i hela landet, ska äldreomsorgen styras mer utifrån den enskildes behov och mindre utifrån förutbestämda insatser. I Skurups kommun har en person utsetts till processansvarig för införandet av ÄBIC och har inledningsvis fått i uppdrag att se över förutsättningarna. En plan kommer att tas fram för implementering, utbildning och uppföljning. Såväl myndighetsutövare som utförare kommer att involveras i införandet av ÄBIC. Att införa ÄBIC är en flerårig process, och införandet kommer att föranleda att nya riktlinjer för biståndsbedömning behöver arbetas fram Uppföljning av beviljade insatser Biståndsbedömarna får via verksamhetssystemet påminnelser om när det är dags för uppföljning av fattade biståndsbeslut. Enklare insatser som trygghetslarm och matdistribution följs upp med telefonsamtal medan andra insatser följs upp genom hembesök. Uppföljning av beslut om hemtjänst görs vanligen en gång om året, trygghetslarm och matdistribution följs upp vartannat år medan dagverksamhet vanligen följs upp en gång i halvåret. Beslut om korttidsboende skall följas upp inom två veckor. Uppföljningar av hemtjänst kan ske tillsammans med utföraren om de signalerar att det finns behov av det. Vid granskningstillfället uppger de intervjuade att bemanningen är tillräcklig för att hinna med biståndsbedömningar så väl som uppföljningar. Under sommaren 2013 rådde personalbrist vilket medförde att uppföljningsarbetet blev eftersatt, men det arbetades in under hösten 2013 och har sedan dess fungerat tillfredsställande. Dock uttrycks det vid intervjuer att det finns ambitioner om att fördjupa uppföljningsarbetet. IFO-chefen gör årligen en systematisk uppföljning av beslut gällande särskilt boende, växelvis boende och korttidsboende för att se om det finns några variationer mellan olika handläggare. Hittills har några skillnader i handläggning och bedömning inte identifierats. Genom att årligen intervjua brukare och anhöriga följs kvaliteten inom vård och omsorg upp. Resultatet sammanställs i en kvalitetsredovisning. I den senaste kvalitetsredovisningen (avseende 2013) redovisas genomgående höga betyg från brukare och anhöriga Avvikelsehantering Under 2013 rapporterades tre avvikelser. Vid intervju framkommer att IFO-chefen analyserar rapporterade avvikelser för att se om det finns något återkommande mönster. Utifrån 5 Kvalitetsredovisning, Individ- och omsorgsförvaltningen,

11 avvikelserna 2013 har IFO-chefen identifierat informationsöverföring som en kritisk punkt. Åtgärder har därefter vidtagits för att förhindra nya avvikelser Intern kontroll Kommunstyrelsen beslutar årligen om en intern kontrollplan som avser alla förvaltningars samt myndighetsnämndernas verksamhetsområden. Myndighetsnämnden för skola och socialtjänst antar alltså inte någon egen plan för intern kontroll. Kommunstyrelsen fattade , 12, beslut om intern kontrollplan avseende 2014 som bygger på en genomförd risk- och väsentlighetsanalys. Inga beslutade kontrollmoment berör handläggning av biståndsbeslut Återrapportering av beslut fattade på delegation Vid nämndens sammanträde finns det pärmar med listor på fattade beslut sedan föregående sammanträde som ledamöterna tar del av genom att pärmarna skickas runt. Det dokumenteras i protokollen vilka delegationsbeslut som är delgivna Ej verkställda beslut Kommunen har skyldighet att till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) rapportera in gynnande beslut som inte verkställts inom tre månader eller beslut som avbrutits och inte på nytt verkställts inom tre månader. Rapporteringen ska ske en gång per kvartal till IVO 6, ansvarig nämnd, kommunfullmäktige och revisorerna. I Skurups kommun sker rapportering till myndighetsnämnden för skola och socialtjänst, kommunfullmäktige och revisorerna. Rapporteringen från kvartal 1 och 2, 2014 avseende äldreomsorg enligt socialtjänstlagen visar att det endast finns ett beslut som har överskridit tremånadersgränsen. Det gäller ett trygghetslarm och den enskilde har dragit tillbaka sin ansökan Vår bedömning Enligt kommunallagen (kap 6, 7) skall nämnderna var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Det är alltid den beslutande nämnden som har ansvaret för att den enskilde faktiskt får de insatser han eller hon har beviljats. Detta ansvar gäller oavsett om det är nämnden själv, en annan nämnd eller en enskild verksamhet som verkställer beslutet. 7 Enligt vår bedömning bör myndighetsnämnden för skola och socialtjänst bedriva ett eget arbete med risk- och väsentlighetsanalys, intern kontrollplan och uppföljning, för att säkerställa att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett tillfredställande sätt. 6 IVO = Inspektionen för vård och omsorg. 7 Socialstyrelsen (2013): Rättssäkerhet inom äldreomsorgen. 10

12 5. Ekonomisk uppföljning 5.1. Kostnad för olika omsorgsformer Kostnaden för hemtjänst och särskilt boende redovisas i kommunens årsredovisning och budget. Av tabellen nedan framgår nettokostnaderna under åren Nettokostnad per lägenhet i särskilt boende Nettokostnad per person med hemtjänst/hemsjukvård Bokslut 2010 Bokslut 2011 Bokslut 2012 Bokslut I tabellen nedan jämförs Skurups kommuns bruttokostnader med andra kommuner 8. Skurups kommun uppvisar relativt höga kostnader för särskilt boende, och av intervjuer framkommer att det ska utredas närmare varför så är fallet. Kostnad särskilt boende äldreomsorg exkl lokalkostnader Kr/brukare Medeltal Kostnad hemtjänst äldreomsorg Kr/brukare Medeltal Väntetid i dagar från ansökningsdatum till erbjudet inflyttningsdatum till särskilt boende, medelvärde Medeltal Totalt uppgick nettokostnaderna för hemtjänst 2013 till tkr, medan nettokostnaderna för särskilt boende uppgick till tkr. Kostnaden för löner uppgick till 43 mnkr avseende hemtjänst och 50 mnkr avseende särskilt boende 50 mnkr. Av intervjuer framkommer att vikariekostnaden inom hemtjänsten är hög och att det här finns en besparingspotential. Varje område planerar för sig, men det finns planer på att införa en gemensam personalpool samt att införa ett tätare samarbete mellan planerarna. 8 Källa: Kolada. 11

13 Av tabellen nedan framgår antal personer med olika insatser samt beläggningsgrad. Antal lägenheter i särskilt boende Beläggningsgrad permanent boende Antal lägenheter avsedda för korttidsboende Beläggningsgrad korttidsplatser Antal personer med hemtjänst/hemsjukvård Antal personer med trygghetslarm Antal personer med matdistribution Bokslut 2010 Bokslut 2011 Bokslut 2012 Bokslut 2013 Budget % 95 % 97 % 97 % 97 % % 56 % 69 % 64 % 67 % Uppföljning av hemtjänsttimmar Nuvarande resursfördelningssystem innebär att utförarna får betalt per beviljad hemtjänsttimme. Budgeten läggs utifrån personalkostnader samt demografisk utveckling. Budgeten har utökats från år till år på grund av den demografiska utvecklingen samt att allt fler bor hemma allt längre. Ett digitalt system används för att planera och följa upp hemtjänsten. Antalet timmar mäts på tre sätt: beviljad tid, planerad tid och utförd tid. Analyser av tillgängligt material visar att det finns skillnader mellan de tre hemtjänstområdena. Varje hemtjänstområde har en planerare, som tidigare har arbetat var och en för sig. Sedan maj 2014 är planerarna samlokaliserade för att förbättra samordningen. Område Norr har arbetat längst med de digitala verktygen, och uppvisar små variationer mellan planerad och utförd tid. Beviljad tid överstiger utförd tid Beviljad tid Planerad tid Utförd tid jan 2013-feb 2013-mars 2013-april 2013-maj 2013-juni 2013-juli 2013-aug 2013-sep 2013-okt 2013-nov 2013-dec 2014-jan 2014-feb 2014-mars 2014-april 12

14 I område Söder uppvisas skillnader mellan beviljad/planerad tid och utförd tid. Vissa månader har mer tid än den beviljade tiden utplanerats Beviljad tid Planerad tid Utförd tid jan 2013-feb 2013-mars 2013-april 2013-maj 2013-juni 2013-juli 2013-aug 2013-sep 2013-okt 2013-nov 2013-dec 2014-jan 2014-feb 2014-mars 2014-april I område Rydsgård/Skivarp överstiger beviljad tid den utförda tiden. Under 2014 är den planerade tiden större än beviljad tid. Således planerar utförarna att genomföra mer än beviljad tid, men i praktiken utför de mindre än beviljad tid Beviljad tid Planerad tid Utförd tid jan 2013-feb 2013-mars 2013-april 2013-maj 2013-juni 2013-juli 2013-aug 2013-sep 2013-okt 2013-nov 2013-dec 2014-jan 2014-feb 2014-mars 2014-april Av intervjuer framkommer att en större tidsmätning har genomförts i alla tre områden, och att den visade att all kringtid troligen inte registreras. Således kan det finnas felkällor i det inrapporterade materialet. 13

15 5.3. Vår bedömning Det är enligt SKL och RKA avgörande för en rättsäker bedömning att kommunen följer upp biståndsbesluten och ser att de motsvarar de faktiska behoven och att besluten följs av utförarna 9. Att följa upp hur stor del av den beviljade tiden som faktiskt utförs hos brukarna är av stor vikt. Enligt vår bedömning är det inte tillfredsställande att stora skillnader uppvisas mellan de tre hemtjänstområdena när det gäller redovisad beviljad tid, planerad tid och utförd tid. Myndighetsnämnden för skola och socialtjänst bör stärka den interna kontrollen och uppmärksamt följa upp hur stor del av den beviljade tiden som utförs. Det är viktigt att möjligheten att få den beviljade tiden utförd inte skiljer sig åt beroende på i vilket hemtjänstområde brukaren är bosatt i. 99 Sveriges kommuner och landsting (SKL) och RKA (Rådet för främjande av ekonomiska analyser) (2013): Koll på hemtjänsten? En handledning för analys av kommunens hemtjänstkostnader. 14

16 6. Sammanfattande bedömning Granskningens övergripande syfte är att bedöma huruvida ansvarig nämnd har antagit ändamålsenliga riktlinjer för biståndsbedömning enligt socialtjänstlagen. Vår sammanfattande bedömning är att myndighetsnämnden för skola och socialtjänst behöver stärka och systematisera sin styrning och uppföljning. Det är ur ansvarsprövningssynpunkt viktigt att det är tydligt att myndighetsnämnden för skola och socialtjänst är just en nämnd, och inte ett utskott under kommunstyrelsen. Enligt kommunallagen (kap 6, 7) skall nämnderna var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Det är alltid den beslutande nämnden som har ansvaret för att den enskilde faktiskt får de insatser han eller hon har beviljats. Detta ansvar gäller oavsett om det är nämnden själv, en annan nämnd eller en enskild verksamhet som verkställer beslutet Bedömning utifrån revisionsfrågorna Är ansvaret för äldreomsorgen ändamålsenligt organiserad i kommunen? Så vitt vi kan bedöma finns det en ändamålsenlig organisation, så till vida att myndighetsenheten är separerad från utförarna. Det är av vikt att säkerställa att biståndsbedömarnas samarbete med utförare, rehabilitering samt hälso- och sjukvård bibehålls och stärks. Har ansvarig nämnd antagit ändamålsenliga styrdokument för verksamheten? I Skurups kommun har myndighetsnämnden för skola och socialtjänst ansvaret för biståndsbedömning enligt socialtjänstlagen, men det är kommunstyrelsen som har antagit riktlinjer för biståndsbedömning. Myndighetsnämnden för skola och socialtjänst har inte antagit några styrdokument för verksamheten. Enligt vår bedömning bör det vara nämnden och inte kommunstyrelsen som antar riktlinjer för den verksamhet som nämnden ansvarar för. Myndighetsnämnden för skola och socialtjänst bör överväga att förtydliga vad som anses vara en skälig levnadsnivå i Skurups kommun. 10 Socialstyrelsen (2013): Rättssäkerhet inom äldreomsorgen. 15

17 Säkerställer nämnden att biståndsbedömningsprocessen är ändamålsenlig? Myndighetsnämnden för skola och socialtjänst får återrapportering av beslut fattade på delegation. Nämnden får även rapportering av ej verkställda beslut i enlighet med lagstiftarens krav. Vi bedömer det som positivt att det i verksamheten finns skriftliga rutiner för handläggning av olika typer av insatser och att rutinerna ska samlas i en handbok. Att följa upp hur stor del av den beviljade tiden som faktiskt utförs hos brukarna är av stor vikt. Enligt vår bedömning är det inte tillfredsställande att stora skillnader uppvisas mellan de tre hemtjänstområdena när det gäller redovisad beviljad tid, planerad tid och utförd tid. Myndighetsnämnden för skola och socialtjänst bör uppmärksamt följa upp hur stor del av den beviljade tiden som utförs. Det är viktigt att möjligheten att få den beviljade tiden utförd inte skiljer sig åt beroende på i vilket hemtjänstområde brukaren är bosatt i. Hur säkerställer nämnden att rättssäkerheten inom äldreomsorgen efterlevs? Enligt vår bedömning bör myndighetsnämnden för skola och socialtjänst bedriva ett eget arbete med risk- och väsentlighetsanalys, intern kontrollplan och uppföljning, för att säkerställa att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett tillfredställande sätt. God kvalitet i biståndsbedömning och uppföljningar är väsentligt för att enskilda ska få en rättsäker prövning och sina behov tillgodosedda Identifierade förbättringsområden/rekommendationer Sammanfattningsvis rekommenderar vi myndighetsnämnden för skola och socialtjänst att: anta riktlinjer för biståndsbedömning som tydliggör vad som anses vara en skälig levnadsnivå, samt utifrån en risk- och väsentlighetsanalys utforma och besluta om en plan för intern kontroll och aktivt följa upp och säkerställa att den interna kontrollen är tillräcklig. Skurup den 27 augusti 2014 Ann-Mari Ek EY 16

18 Källförteckning Intervjuade Eva Toft, Förvaltningschef, Individ- och omsorgsförvaltningen Anna Palmgren, bitr. förvaltningschef, Individ- och omsorgsförvaltningen Josefine Mangbo, IFO-chef Anne Borg Andersson, Biståndshandläggare Pija Grenabo, Biståndshandläggare 17

19 1