Ärende Beteckning Förslag till beslut

Transkript

1 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Upprättad Nämnden för Service Sammanträde klockan 8.30 Kungsbackarummet Ärende Beteckning Förslag till beslut 1. Val av protokolljusterare Björn Ivarsson (S) Ersättare James Kujansuu (-) 2. Svar på revisionsrapport Lokalförsörjningsprocessen 3. Förändring av delegationsförteckning 4. Hyresavtal - Paviljong Ögärdet SE/2016:143 SE/2017:18 SE/2016:137 SE/2016:195 Nämnden för Service överlämnar tjänsteskrivelse daterad och rapport daterad , som sitt svar på Revisionsrapport granskning av samverkan i lokalförsörjningsprocessen och ingångna hyresavtal. Nämnden godkänner tillagd punkt 4:8 i delegeringsförteckningen. Beslut fattas på sammanträdet. 5. Förslag till investeringsplan Information - Sifferbokslut 2016 SE/2017:14 Nämnden beslutar - godkänna investeringsplan blankett 4 Fastigheter - godkänna investeringsplan blankett 4 Service övriga verksamheter - godkänna behovsbeskrivning till ovanstående äskande. 7. Information - Lokalprojekt SE/2016:165 Kristina Gudmundson Förvaltningen för Service/ Direkt: kristina.gudmundson@kungsbacka.se Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon:

2 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (2) Ärende Beteckning Förslag till beslut 8. Information - Standardiserade lokaler 9. Information - Genomförandeplan 10. Redovisning av medarbetar- och chefsenkät 11. Barnkonsekvensanalys SE/2017: Anmälan av delegeringsbeslut 13. Redovisning av inkomna skrivelser SE/2017:19 SE/2017:3 14. Diskussion - Nämndens bidrag till att nå 1 % målet 15. Eventuell information Fredrik Hansson Ordförande Kristina Gudmundson Sekreterare

3 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer SE/2016:143 Svar på revisionsrapport - Granskning av samverkan i lokalförsörjningsprocessen och ingångna hyresavtal Förslag till beslut Nämnden för Service överlämnar tjänsteskrivelse daterad och rapport daterad , som sitt svar på Revisionsrapport granskning av samverkan i lokalförsörjningsprocessen och ingångna hyresavtal. Sammanfattning Kommunrevisionen har granskat kommunstyrelsen, nämnden för service, nämnden för vård och omsorg, nämnden för förskola och grundskola samt nämnden för individ- och familjeomsorg. Syftet med granskningen var att bedöma om granskade nämnder säkerställt en ändamålsenlig samverkan inom ramen för lokalförsörjningsprocessen. Därtill syftade granskningen till att bedöma om det finns rutiner och riktlinjer som beskriver hur hyresavtal ska utformas samt om dessa efterlevs. En arbetsgrupp med deltagare från berörda förvaltningar har gemensamt tagit fram en plan som sträcker sig till 2018 för att bemöta de förbättringsområden och rekommendationer som framgår av revisionsrapporten. En uppdaterad beskrivning över lokalförsörjningsprocessen har tagits fram och arbete med att skapa och uppdatera tillhörande rutiner och arbetssätt pågår enligt upprättad plan. Åtgärdsplanen ingår i bifogad rapport. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Revisionsrapport Granskning av samverkan i lokalförsörjningsprocessen och ingångna hyresavtal Beslutet skickas till Kommunrevisionen Beskrivning av ärendet Granskningen identifierade vissa förbättringsområden och lämnade följande rekommendationer: Nämnden för service bör tydliggöra vad en verksamhetsanpassning av en lokal innebär. Förvaltningen för Service Lars Nyström lars.nyström@kungsbacka.se 1 (2) Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

4 KUNGSBACKA KOMMUN 2 (2) Nämnden för service bör tydliggöra vad en verksamhetsanpassning av en lokal innebär. Begreppet ska definieras tydligare och kommuniceras, processkartläggning görs och rutiner tas fram. Nämnden för service bör tillse att gränsdragningslistor som tydliggör ansvaret för hyrda lokaler mellan hyresvärd och hyresgäst upprättas för samtliga interna hyresavtal. Nämnden för service bör tillse att förvaltningens uthyrningsprocess av lokaler dokumenteras. Översyn av hyresmodellen görs Befintliga avtal och tillhörande dokument gås igenom och uppdateras i samband med översyn av hyresmodellen. Nämnden för service bör tillse att lokalförsörjningsprocessen dokumenteras samt hur samverkan i processen ska fungera. Arbetet påbörjat november 2016, ny process beskriven, ännu ej fastställd. Aktiviteter för fortsatt utveckling är identifierade och tidsatta under perioden fram till 2018 då implementering av samtliga nya arbetssätt ska vara klart och utvärdering av processen ska ske. Lars Nyström Förvaltningschef Förvaltningen för Service Klicka här för att ange text.

5 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer SE Förändring delegation Förslag till beslut Nämnden godkänner tillagd punkt 4:8 i delegeringsförteckningen. Sammanfattning I nämndens delegeringsförteckning antagen har en förändring skett. Under punkten 4 Upphandlingen, har förteckningen kompletterats med punkt 4:8 vara beställarens ombud under anbudstiden. Listan för vidaredelegering har utökats med enhetschef för lokalförsörjning samt projektsamordnare. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Beslutet skickas till Enhetschef för lokalförsörjningsenheten Lars Nyström Förvaltningschef Service Lars Nyström lars.nystrom@kungsbacka.se 1 (1) Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

6 Lista vidaredelegation Service Beslutspunkt Vidaredelegerat till: 4.1 Inköpschef 4.2 Inköpschef 4.3 Inköpschef 4.4 Enhetschef Lokalförsörjning, Enhetschef Drift&Underhåll, 4.5 Verksamhetschef Fastighet, enhetschef Lokalförsörjning 4.6 Verksamhetschef Fastighet, enhetschef Lokalförsörjning 4.7 Verksamhetschef Fastighet, enhetschef Lokalförsörjning, Enhetschef Drift&Underhåll, projektsamordnare 4,8 Enhetschef Lokalförsörjning, Projektsamordnare 5.1 Verksamhetschef fastighet 5.2 Verksamhetschef fastighet 5.3 Hyresadministratör fastighet Enhetschef administration Fastighet 5.4 Hyresadministratör fastighet, till boendeplanerare fastighet Enhetschef administration Fastighet 5.5 Enhetschef Drift och underhåll 5.6 Verksamhetschef fastighet, Lokalplanerade 5.7 Verksamhetschef fastighet, Lokalplanerade 6.2 Enhetschef Administration 6.3 Enhetschef Administration 6.5 Verksamhetschefer,energingenjör 7.1 Linjechefer 7.3 Ekonomichef förvaltning Linjechefer 8.3 Linjechefer 8.5 Linjechefer Tillägg Lista vidaredelegation 4.8

7 Nr Lagrum Delegeringens omfattning Delegerat till 4.1 Ramavtalsupphandlingar som berör flera förvaltningar Med rätt att vidaredelegera Anmärkning FC X I enlighet med upphandlings policy och tillämpnings anvisningar 4.2 Upphandling av varor och tjänster FC X I enlighet med upphandlings policy och tillämpnings anvisningar 4.3 Försäljning av avskrivet material upp till 10 prisbasbelopp 4.4 Upphandling av entreprenader som avser bygginvesteringar upp till 100 prisbasbelopp 4.5 Upphandling av entreprenader som avser bygginvesteringar i intervallet prisbasbelopp 4.6 Förhandling med entreprenör och beslut avseende mindre förändringar av gjord upphandling, inom intervallet basbelopp 4.7 Godkännande av sk ÄTAarbeten samt övrig förhandling med entreprenör och beslut avseende mindre förändringar av gjord upphandling, upp till 100 basbelopp. Övre gräns är beslutad budget. Tillägg Delegeringsförteckning. 4.8 Vara beställarens ombud under anbudstid och byggentreprenad FC FC X FC X Upphandling av entreprenader som avser bygginvesteringar upp till 100 prisbasbelopp FC FC X I enlighet med upphandlings policy och tillämpnings anvisningar FC X Beslutad budget i kommunfullmäktige är övre gräns. Övre gränsa kan vara högre än gjord upphandling. X 1

8 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer SE/2017:14 Investeringsplan Förslag till beslut Nämnden beslutar godkänna investeringsplan blankett 4 Fastigheter godkänna investeringsplan blankett 4 Service övriga verksamheter godkänna behovsbeskrivning till ovanstående äskande Sammanfattning Enligt Kungsbacka Kommuns styrmodell ska nämnder och styrelser fatta beslut om investeringsplan senast februari nämnd. Kommunstyrelsens arbetsutskott behandlar därefter investeringsplanen under januari-mars 2017 för att därefter beslutas tillsammans med kommunbudgeten i juni Förvaltningen föreslår att totalt tkr äskas för investeringar på Fastigheter under perioden enligt blankett 4 Fastigheter. För lokaler ingår framför allt investeringsåtgärder för reinvestering, verksamhetsanpassningar och för maskiner och inventarier. Behovsunderlag bifogas. Föreslagna investeringar för Service övriga verksamheter redovisas i blankett 4 Service. Totalt äskas tkr för investeringsbehov under perioden för Måltider, IT, SE-övergripande och Lokalvård. Driftskonsekvenser för ovanstående investeringar redovisas i blankett 4. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Investeringsplan blankett 4 Fastigheter Investeringsplan blankett 4 Service övriga verksamheter Behovsbeskrivning Lars Nyström Förvaltningschef Christina Malmborg Ekonomichef förvaltning Förvaltningen för Service Christina Malmborg christina.malmborg@kungsbacka.se 1 (1) Kungsbacka kommun Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon

9 SAMMANSTÄLLNING AV INVESTERINGAR, inkl driftskonsekvenser Service fastigheter Blankett 4 Här anger ni nämndens förslag till investeringsplan för , samt driftskonsekvenserna av investeringarna år Lokalinvesteringar samt inredning och utrustning (inventarier) för nya lokaler hanteras inte i denna sammanställning utan är sedan tidigare inlämnade och hanteras i nämndens lokalplan. I sammanställningen anger ni på första raden nämndens löpande investeringar, därefter specar ni era övra investeringar. 1. Löpande investeringar är sådana investeringar som återkommer varje år. Driftskostnader (inklusive kapitalkostnader) för dessa investeringar ingår i nämndens ram. Ange investeringsnivån samt kapitalkostnaden för de löpande investeringarna som information för kommunens likviditetsplanering. 2. Övriga investeringar beslutas på objektsnivå (undantaget Teknik där en gruppering av investeringsobjekten kan göras). Nämnden blir kompenserad för kapitalkostnader för dessa investeringar. Övriga driftskostnader som investeringen orsakar får nämnden finansiera inom sin driftsram. Till övriga investeringar ska en behovsbeskrivning över investeringen bifogas. Nämnd: SE Fastigheter Nämnd Specifikation Ex. FR, FG, GV Prio riter ing Belopp i Tkr Summa driftnettokostnader respektive budgetår Kapitalkostnad vid full drift Anläggning en tas i bruk (driftstart) Totalt investeringsanslag Likvidbehov = investeringsbudget Avskrivningar Internränta Summa kapitalkostnad er Budget 2017 SE Löpande investeringar fastighet SE Löpande investeringar fastighet SE Löpande investeringar fastighet SE Löpande investeringar fastighet SE Löpande investeringar fastighet SE Löpande investeringar fastighet SE Reinvesteringar i lokaler fastighet SE Reinvesteringar i lokaler fastighet SE Reinvesteringar i lokaler fastighet SE Reinvesteringar i lokaler fastighet SE Reinvesteringar i lokaler fastighet SE Reinvesteringar i lokaler fastighet Förslag till ombudget SE Lokalinv verksamhetsanpassning övr förvaltn SE Lokalinv verksamhetsanpassning övr förvaltn SE Lokalinv verksamhetsanpassning övr förvaltn SE Lokalinv verksamhetsanpassning övr förvaltn SE Lokalinv verksamhetsanpassning övr förvaltn SE Lokalinv verksamhetsanpassning övr förvaltn SE Samlingslokaler SE Samlingslokaler SE Samlingslokaler SE Samlingslokaler SE Samlingslokaler Reinvesteringar i lokaler fastighet pga SE komponent SE Reinvesteringar i lokaler fastighet pga komponent

10 SE SE SE SE Reinvesteringar i lokaler fastighet pga komponent Reinvesteringar i lokaler fastighet pga komponent Reinvesteringar i lokaler fastighet pga komponent Reinvesteringar i lokaler fastighet pga komponent S.A INVESTERINGAR

11 SAMMANSTÄLLNING AV INVESTERINGAR, inkl driftskonsekvenser Service övriga verksamheter Blankett 4 Här anger ni nämndens förslag till investeringsplan för , samt driftskonsekvenserna av investeringarna år Lokalinvesteringar samt inredning och utrustning (inventarier) för nya lokaler hanteras inte i denna sammanställning utan är sedan tidigare inlämnade och hanteras i nämndens lokalplan. I sammanställningen anger ni på första raden nämndens löpande investeringar, därefter specar ni era övra investeringar. 1. Löpande investeringar är sådana investeringar som återkommer varje år. Driftskostnader (inklusive kapitalkostnader) för dessa investeringar ingår i nämndens ram. Ange investeringsnivån samt kapitalkostnaden för de löpande investeringarna som information för kommunens likviditetsplanering. 2. Övriga investeringar beslutas på objektsnivå (undantaget Teknik där en gruppering av investeringsobjekten kan göras). Nämnden blir kompenserad för kapitalkostnader för dessa investeringar. Övriga driftskostnader som investeringen orsakar får nämnden finansiera inom sin driftsram. Till övriga investeringar ska en behovsbeskrivning över investeringen bifogas. Nämnd: Service (exkl Fastigheter) Nämnd Specifikation Ex. FR, FG, GV Prio riter ing Belopp i Tkr Summa driftnettokostnader respektive budgetår Avskrivningar Kapitalkostnad vid full drift Internränta Summa kapitalkostnad er Anläggning en tas i bruk (driftstart) Totalt investeringsanslag Budget 2017 SE Löpande investeringar it Förslag till ombudget 2017 Löpande investeringar it Löpande investeringar it Löpande investeringar it Löpande investeringar it Löpande investeringar it Löpande investeringar lokalvård Löpande investeringar lokalvård Löpande investeringar lokalvård Löpande investeringar lokalvård Löpande investeringar lokalvård Löpande investeringar lokalvård Löpande investeringar måltid Löpande investeringar måltid Löpande investeringar måltid Löpande investeringar måltid Löpande investeringar måltid Löpande investeringar måltid Löpande gemensamma investeringar Löpande gemensamma investeringar Likvidbehov = investeringsbudget Löpande gemensamma investeringar Löpande gemensamma investeringar Löpande gemensamma investeringar Löpande gemensamma investeringar S.A INVESTERINGAR

12 BEHOVSBESKRIVNING 1 (3) Datum Benämning Reinvesteringar i det ägda fastigetsbeståndet Initiativtagare Namn och enhet E-postadress Telefon Service Fastigheter Kontaktperson för behovsbeskrivningen Namn och enhet E-postadress Telefon Ulrika Granfors, Service Fastigheter ulrika.granfors@kungsbacka.se VARFÖR BEHÖVER NÅGOT GÖRAS? Totalt har serviceområde Fastigheter ansvar för underhåll av ca 180 olika kommunägda objekt med en sammanlagd lokalyta på ca kvm. Därutöver hyr vi in ca kvm lokaler där vi delvis ansvarar för underhåll. Reinvesteringar i kommunägda lokaler omfattar ofta större åtgärder som beror på att en byggnadsdel eller en installation uppnått sin tekniska och ekonomiska livslängd och därför behöver bytas ut. Åtgärderna kan indelas i: 1. installationsåtgärder och 2. övriga husbyggnadsåtgärder. De största kategorierna inom installationsåtgärder är: Byte och uppgradering av äldre installationsanläggningar för att myndighetskrav och verksamhetens krav ska uppfyllas. Huvudsakligen rör det sig om utbyte av ventilationssystem, ca 8 Mkr/år. Åtgärder efter besiktning av ventilationssystem ska OVK-åtgärder, ca 1 Mkr/år. Konvertering av värmeanläggningar. Utfasningen av oljeanläggningarna är klar men övergång till t ex än mer energieffektiva pannor för bioenergi sker, ca 1 Mkr/år. Särskilda energieffektiviseringsåtgärder som krävs kontinuerligt för att vi ska nå våra mål om minskad förbrukning. Åtgärderna är mycket varierande men med fokus på kartläggning av potentiella besparingsåtgärder, styrning, injustering och byte till LED-belysning 2018, ca 2 Mkr/år. uniform KUB671 v 2.0, Investeringar för att skapa egengenererad energi i befintliga fastighetsbeståndet omfattar främst solvärme för uppvärmning, solkombisystem för uppvärmning och varmvatten samt solceller för att generera el. Investeringarna behövs för att minska den totala energiförbrukningen i Kungsbacka kommun Postadress Besöksadress Telefon Webbplats Kungsbacka Stadshuset, Storgatan 37 vx Filnamn och sökväg C:\Users\kristina.gudmundson\AppData\Local\Temp\SolarplexusIT\Behovsbeskrivning reinvesteringar Ver.1-{E74D55D1-D85F- 44C3-97F1-DADA178BCA0E}.doc :17:12

13 KUNGSBACKA KOMMUN fastighetsbeståndet och för att de långsiktiga målen om minskad energiförbrukning ska uppnås, ca 4 Mkr/år. 2 (3) Säkerhetsinvesteringar i brandlarm-och inbrottslarmsåtgärder för ökad trygghet och digitala nycklar för effektivare nyckelhantering, totalt 4 Mkr/år. Övriga husbyggnadsåtgärder: Övriga underhållsåtgärder i fastigheterna som inte avser installationer utan främst husbyggnadsåtgärder och som räknas som investering enligt regelverk för komponentavskrivning, ca 9 Mkr/år. Därutöver finns ytterligare två kategorier av investeringar: 1. Verksamhetsanpassningar 2. Åtgärder på samlingslokaler Verksamhetsanpassningar görs varje år för att förändra lokaler så att de bättre stödjer verksamheten. Verksamhetsanpassningar kostnadsförs direkt om de understiger 50 tkr och betalas då av hyresgästen direkt. Större anpassningar görs som en investering med kort avskrivningstid och betalas av hyresgästen genom ett hyrestillägg. Erfarenhetsmässigt önskas mycket verksamhetsanpassningar men den nivå Fastigheter godkänner med hänsyn till att endast långsiktigt hållbara förändringar ska genomföras, uppgår till ca 5 Mkr per år. Det handlar främst om förändring av rumsindelning inne i skolor eller komplettering av utemiljöerna på skolor och förskolor. Det kan kan också vara t ex nya vitvaror av en högre standard än tidigare. Åtgärder på samlingslokaler avser förbättringar som hembygdsföreningar vill göra i sina lokaler t ex höja standard och utöka kapaciteten av köken eller nytt och energieffektivare värmesysyem. Årligt behov uppgår till ca 0,5 Mkr/år. VAD ÄR DEN FÖRVÄNTANDE NYTTAN? Nyttan med reinvesteringar i fastigheters tekniska system och övriga större byggnadsdelar är att livslängden förlängs, driftkostnaderna minskar, miljövinster uppstår t ex p g a minskad energiförbrukning, anläggningarna blir säkrare samt drift av anläggningen kan ske kontinuerligt utan störande avbrott för verksamheten om akuta fel inträffar p g a utebliven reinvestering. VAD BLIR KONSEKVENSERNA OM INGET GÖRS? Kostnaderna för underhåll och reinvestering blir på sikt större om behovet skjuts på framtiden. Akuta åtgärder kostar alltid mer och är mer störande för verksamheten än om planerade reinvesteringsprojekt genomförs. Miljömålen om minskad energiförbrukning uppfylls inte. Våra anläggningar kommer inte kunna uppfylla gällande myndighetskrav avseende t ex elsäkerhet och ventilationsfunktion och kan behöva stängas.

14 KUNGSBACKA KOMMUN SAMORDNINGSBEHOV Reinvesteringar kan ofta samordnas med övriga underhållsarbeten eller lokalinvesteringar. Samordning i genomförandet ska alltid ske med berörda kommunala förvaltningar. 3 (3) INVESTERINGSSVOLYM Bedömt behov är ca 30 Mkr per år för reinvesteringar. Behovet rent tekniskt är större men genomförandemässigt är denna nivå långsiktigt hållbar. TIDPLAN Behovet är ett årligt uppkommande behov om 30Mkr/år. Inom ramen för denna budget kommer ett flertal olika projekt drivas under året. Projekt kan också drivas över kalenderåren.