1.Att slå ihop de båda universitetssjukhusen i Malmö och Lund till ett nytt sjukhus (förvaltning) med namnet Skånes universitetssjukhus

Transkript

1 Uppdrag: 1.Att slå ihop de båda universitetssjukhusen i Malmö och Lund till ett nytt sjukhus (förvaltning) med namnet Skånes universitetssjukhus (en fusion) 2. Att tillsammans med medicinska fakulteten vid Lunds universitet genomföra en strategisk integration som leder till bildandet av Universitetsmedicinsk centrum Skåne (UMCS) (samverkan mellan två suveräna organisationer på basis av ömsesidigt förpliktigande avtal)

2 Nomenklatur Skånes Universitetssjukhus Sjukhusledning/Sjukhuschef/Förvaltningschef Division/Divisionschef Klinik/Klinikchef/Verksamhetschef Stab/Avdelning/Sektion Sekretariat

3 Omställningsberedskap osäkerhet - identitet Det finns hos våra medarbetare enbart en viss mängd omställningsberedskap till vårt förfogande och fusioner har ett känslomässigt och mentalt pris som måste betalas. Som ledare i en fusionsprocess ska man göra klart, att en fusion alltid är våldsammare för medarbetarna än man tror. Medarbetarna upplever tumult och osäkerhet i väsentlig högre grad än ledarna. Fusion skapar även osäkerhet om ett annat element av kärnan i medarbetarens identitet; nämligen professionaliteten. För många människor i dag är arbetet/jobbet ett uttryck för en livsbana man har valt och är meddefinierande för hur man ser sig själv.

4 Typ av fusion/sammanslagning + + +

5 Typ av fusion/sammanslagning Fokusområden Gemensam vision och mål + Ledning av fusionen Realisering av vinster Processer Organisation Gemensam kultur + Personal IT + Vardaglig drift

6 Karakteristika vid fusion inom den offentliga sektorn 1.Komplex målhierarki 2.Politisk institutionell hänsyn 3.Politiken är på samma gång patronen (uppdragsgivaren) och medborgarens representant 4.Offentligt intresse och bevakande 5.Särskild serviceplikt inför medborgarna Därför är framgångsrika verktyg från privata sektorn ofta inte användbara

7 Fusionens faser 1.Analys och beslut 2.Design och planering (lösningsfas) 3.Implementering 4.Uppföljning och anpassning

8 Fusionens olika/möjliga vinster 1. Reduktion av dubbla funktioner 2. Stordriftsfördelar 3. Kostnadsreduktion 4. Synergieffekt 5. Överföring av kompetens 6. Övertagande av processer 7. Optimering av arbetsdelning/flöden 8. Reduktion av personalresurser 9. Resultatoptimering 10. Lärande (best practice)

9 Fusionsprocessens kritiska insatsområden 1. Vision, mål och politisk kontext 2. Ledning och styrning av fusionen 3. Hur realiserar vi fusionens vinster 4. Lagstiftning 5. Samordning av processer 6. Organisation 7. Förändringsledning och kommunikation 8. Gemensam kultur 9. Personalfrågor 10. Ekonomi 11. IT 12. Säker och stabil drift under fusionsprocessen

10 Fusionsprocessens kritiska insatsområden 1.Vision, mål och politisk kontext a. skapa en bild av den strategiska ramen b. skapa en gemensam vision som får alla att acceptera mål och riktning c. skapa operationella mål och strategier för fusionen

11 Fusionsprocessens kritiska insatsområden 1.Vision, mål och politisk kontext 2.Ledning och styrning av fusionen a. etablera programorganisation och välja ut kritiska projekt b. utse fusionsledning med klara mandat och befogenheter c. förankring i styrgrupp med chefer på högsta nivå

12 Fusionsprocessens kritiska insatsområden 1.Vision, mål och politisk kontext 2.Ledning och styrning av fusionen 3.Hur realiserar vi fusionens vinster a. beskriv önskade vinster från start till slut, förankra ett ställe b. planera strukturerad process för realisering av vinster c. dokumentera vinster och förutsättningsskapande investeringar d. prioritera och fastställ taktning av genomförandet

13 Fusionsprocessens kritiska insatsområden 1.Vision, mål och politisk kontext 2.Ledning och styrning av fusionen 3.Hur realiserar vi fusionens vinster 4.Lagstiftning 5.Samordning av processer a. skapa överblick över nya organisationens samlade uppdrag b. designa nya processer utifrån best practice c. definiera nya gränssnitt d. fastställ ambitionsnivå och milestones e. genomför test av nya processer f. implementera

14 Fusionsprocessens kritiska insatsområden 1.Vision, mål och politisk kontext 2.Ledning och styrning av fusionen 3.Hur realiserar vi fusionens vinster 4.Lagstiftning 5.Samordning av processer 6.Organisation a. fastställ organisatoriska principer b. designa organisationen på basis av dessa principer c. diskutera innehållet innan organisationsscheman

15 Fusionsprocessens kritiska insatsområden 1.Vision, mål och politisk kontext 2.Ledning och styrning av fusionen 3.Hur realiserar vi fusionens vinster 4.Lagstiftning 5.Samordning av processer 6.Organisation 7.Förändringsledning och kommunikation a. kartlägg och beskriv väsentliga intressenter b. planera nyckelbudskap c. involvera medarbetarna d. genomför massiv och omfattande kommunikation e. diskutera öppet kritik och kulturkrock

16 Fusionsprocessens kritiska insatsområden 1. Vision, mål och politisk kontext 2. Ledning och styrning av fusionen 3. Hur realiserar vi fusionens vinster 4. Lagstiftning 5. Samordning av processer 6. Organisation 7. Förändringsledning och kommunikation 8. Gemensam kultur a. skapa gemensamma attraktiva kulturelement b. acceptera osäkerhet och ta fram fördomar och oenighet i ljuset c. låt inte ena kulturen dominera den andra

17 Fusionsprocessens kritiska insatsområden 1.Vision, mål och politisk kontext 2.Ledning och styrning av fusionen 3.Hur realiserar vi fusionens vinster 4.Lagstiftning 5.Samordning av processer 6.Organisation 7.Förändringsledning och kommunikation 8.Gemensam kultur 9.Personalfrågor a. fastställ medarbetarnas villkor så snabbt som möjligt b. etablera från dag 1 gemensamma principer, policies och riktlinjer c. skapa gemensam belönings, förmåns och incitamentstruktur

18 Fusionsprocessens kritiska insatsområden 1.Vision, mål och politisk kontext 2.Ledning och styrning av fusionen 3.Hur realiserar vi fusionens vinster 4.Lagstiftning 5.Samordning av processer 6.Organisation 7.Förändringsledning och kommunikation 8.Gemensam kultur 9.Personalfrågor 10.Ekonomi a. etablera en säker överblick över nya organisationens ekonomiska utrymme och villkor b. etablera en gemensam styrningsprincip baserad på strategin c. fastställ budget för genomförandet av fusionen

19 Fusionsprocessens kritiska insatsområden 1.Vision, mål och politisk kontext 2.Ledning och styrning av fusionen 3.Hur realiserar vi fusionens vinster 4.Lagstiftning 5.Samordning av processer 6.Organisation 7.Förändringsledning och kommunikation 8.Gemensam kultur 9.Personalfrågor 10.Ekonomi 11.IT a. planera för IT stöd under processen b. fastställ kort och långsiktig IT strategi c. analysera den nya organisationens behov av IT

20 Fusionsprocessens kritiska insatsområden 1.Vision, mål och politisk kontext 2.Ledning och styrning av fusionen 3.Hur realiserar vi fusionens vinster 4.Lagstiftning 5.Samordning av processer 6.Organisation 7.Förändringsledning och kommunikation 8.Gemensam kultur 9.Personalfrågor 10.Ekonomi 11.IT 12.Säker och stabil drift under fusionsprocessen a. planera säker och stabil drift under fusionsprocessen b. störningar av vardaglig drift är ett rejält hot mot fusionsprocessen, därför viktigt att avsätta tillräckliga resurser för flaskhalsar och kritiska områden.

21 Princip för programorganisation Styrgrupp Basorganisation 1 Referensgrupp Fusionsledning Fusionsstab Basorganisation 2 Projektgrupp Projektgrupp 1. Programorganisation: Styrning av flera olika projekt helt eller delvist avhängiga av varandra 2. Projektorganisation: Styrning av enskilda projekt

22 Organisationsbildningens princip 1. Ledningsprincip 2. Princip för professionellt sammanhang mellan processer 3. Förhållande mellan politiken och administrationen 4. Princip för omhändertagande av medborgare/patienter 5. Användning av IT 6. Relation mellan utveckling och vardaglig drift 7. Linje kontra matris eller projektorganisation 8. Behov av stabsstöd 9. Grad av delegering av ansvar och befogenhet 10. Antalet hierarkiska nivåer Vad önskar/vill vi??????

23 SUS SJHLED STAB STAB STAB STAB STAB HUVUD AKUT TRAUMA KATASTROF NÄRSJUKV HOSPICE HJÄRT, KÄRL, LUNG CANCER SJUKHUSG. KLINIKER FÖRSÖRJN MOR BARN SPEC MED RÖRELSE ORGAN

24 SUS SJHLED MED AKUT NÄRSJUK OPER. SPEC HJÄRT, KÄRL CANCER SJUKHUSG. KLINIKER FÖRSÖRJN BARN KK

25 SUS SJHLED LEDN SEKR F&U INNOVATION EW&MTU UPPDRAG, ERSÄTTNING PLAN,DRIFT UTV LEDARE, MEDARB, VERKSAMHET PATIENTSÄK KVALITET SJUKHUSG. KLINIKER FÖRSÖRJN Funktions & bilddiagnostik, medicinsk teknik & IT, forskningsstöd, anestesi & intensivvård Kansli, post, kost, tvätt, städ, transport, säkerhet

26 SUS SJHLED LEDN SEKR Personal Ekonomi Utveckling IT Kansli KOM

27 SUS SJHLED LEDN SEKR F&U INNOVATION EW&MTU UPPDRAG, ERSÄTTNING PLAN,DRIFT UTV LEDARE, MEDARB, VERKSAMHET PATIENTSÄK KVALITET Sekreterare, juridik, kommunikation Forskning, utbildning, innovation, early warning, medicinsk teknologiutvärdering, vårdprogram Planering, genomförande, rapportering av uppdrag och ekonomi Utveckling av medarbetare, ledare, ledning, verksamhet, infrastruktur och organisation inkl LEAN Patientsäkerhet, patienttillfredsställelse, vårdspråk medicinsk dokumentation, kliniska databaser

28 Förändringsledning och kommunikation under fusionsprocessen 1.Intressenthantering Politiker Medborgare/patienter Facket Intresseorganisationer 2.Medarbetare Vad innebär fusionen för mig Var ska jag jobba i framtiden Vem ska jag jobba tillsammans med Nya möjligheter Finns en plats för mig (kanske fusionens viktigaste fråga)

29 Kulturelement att bevaka 1. Förhållningssätt 2. Värderingar 3. Känslor 4. Normer 5. Identitet 6. Beteende

30 Problemställningar i relation till kulturen 1. Diskutera öppet reaktioner/initiativ riktade mot att bevara allt som det var 2. Diskutera öppet vi dom eller så här brukar vi inte göra 3. Använd inte tid på medarbetare som trots öppen diskussion inte vill ta del 4. Erbjud de som fortfarande aktivt jobbar emot fusionen någon form av exit

31 Decentralisering, ex HKC före SUS KL SL SL DIV Klinik

32 Decentralisering, ex HKC efter SUS KL SL DIV Klinik

33 Decentralisering, ex HKC efter SUS KL SL DIV Klinik

34 Kvalitet Patientsäkerhet (Göra rätt sak, göra saker rätt) Best practice (Hög professionell nivå) Patienttillfredsställelse (Nöjda patienter och medborgare)

35 Utveckling Sammanhållen utveckling av organisationens strategiska resurser kompetens (kunskap, erfarenhet, värderingar, kunskapsstyrning) infrastruktur (fysiska ramar, teknologi) governance (organisations-, lednings- och styrningssystem, samverkanssystem) -med fokus på: -vardaglig drift -utrymme för forskning och utbildning -att vara en attraktiv arbetsplats

36 Driftstyrning Etablera tillräcklig kunskap om uppdrag och ersättning Planera uppdragets genomförande år/månad/vecka/dag (utjämning och taktning) inom ramen av tilldelade resurser Underlätta genomförandet Redovisa resultat med fokus på kvalitet, kostnad och leverans Korrigera eventuella avvikelser Intern revision och kontroll

37 Kommunikation Bygga upp en story-telling om Skånes universitetssjukhus baserad på 4-6 huvudbudskap. (expl.: vi visar att det bästa är möjligt, vi skapar nya trender, här finns utrymme för forskning, här jobbar begåvade och innovativa medarbetare, en attraktiv arbetsplats där det är lite svårt att komma in) Bygga upp starka målbilder i våra huvud Skapa trygghet bland medarbetarna Beskriva de vinster vi önskar uppnå Illustrera vår verksamhetsfilosofi Bidra till utvecklingen av positiva kulturelement Beskriva fusionsprocessen Regelbundet beskriva fusionens status Varumärkesutveckling

38 TREND: Det volumiösa papprets tid är slut. Internet har gjort oss vana vid snabba flash -liknande svar där all relevant information finns i en skärmbild. Den information vi skickar iväg idag förväntar allt fler att vi uppdaterar redan imorgon. Våra medarbetare förväntar att vi förbättrar och löser våra problem här och nu och inte om ett eller två år när hierarkins olika nivåer har vaknat. I stället för att publicera en strategisk plan på 100 sidor och sen vara tyst måste vi varenda dag, genom att skapa bilder av vår mission, vision och värdegrund och genom att leva som vi lär, lägga till några enstaka nya bitar till organisationens berättelse och sen måste vi i GEMBA tolka och förklara. Vi skall skriva den strategiska planen på 3 rader och den operativa genomförandeplanen på ett A3 papper