Tid och Plats: Kl , Viksjö Träffen, Fritidsgården, Viksjö C

Transkript

1 Samfällighetsföreningen Fäboden Box Järfälla Org.nr Bankgiro Anteckningar från Infomöte Tid och Plats: Kl , Viksjö Träffen, Fritidsgården, Viksjö C 1. Mötets öppnande, syfte och agenda Ordföranden Ingvar Persson hälsade alla välkomna. Alla styrelsemedlemmar ombads presentera sig. Styrelsen har informationsplikt varför det finns en vision om att informera om styrelsens löpande arbete. Syftet är att medlemmarna ska ges insikt om allas ansvar, medverkan och möjlighet till påverkan och om att tillgodose medlemmarnas gemensamma bästa i Samfällighetsföreningen Fäboden. Lagen LoS (1973:1150) anger att varje medlems enskilda intressen skall även beaktas i skälig omfattning. Information och god kommunikation är målet med styrelsens arbete för framtiden. Med en nystartad hemsida enligt nedan och Nyhetsbrev 4 ggr per år till alla per mejl respektive postlåda planeras detta uppnås bl.a för att ge alla tillgång till aktuell ekonomisk information i budgetrapporter bl.a. 2. Samfällighetsföreningen Fäboden Genom ett anläggningsbeslut den 27 april 1976 bildades Samfällighetsföreningen Fäboden. Den första styrelsen utsågs och stadgar stadsfästes enligt lag (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter. Stadgarna har därefter ändrats vid några tillfällen och anpassats till nya omständigheter. Föreningsstämman beslutar om verksamhetsberättelsen, revisionsberättelsen, ansvarsfrihet för avgående styrelsen och nya styrelsens medlemmar, revisorer, verksamhetsplan samt utdebitering med fondering. Stämman har ansvar att följa lagen vid beslut. Oavsett antal delägare i en fastighet äger dessa endast EN rösträtt på en föreningsstämma. Om endast en ägare är representerad på möten skall fullmakt(er) lämnas för de ägare som uteblir, inom en eller annan fastighet. Styrelsen ansvarar för den tekniska och ekonomiska förvaltningen enligt god redovisningssed för ett verksamhetsår, stämma till stämma.

2 Mer information om föreningens verksamhet och rutiner finns på nya hemsidan. 3. Underhålls-/Förnyelseplan Enligt lagen om skötsel av samfällighetsföreningar skall en Underhålls-/Förnyelseplan upprättas. Dessa ligger till grund för finansieringsbehov och för fonderingar. En underhållsplan skapades i maj 2015 och kommer att kompletteras till en förnyelseplan med uppskattade livslängder och fonderingsbehov totalt i tiden 4. Anläggningar, GA1 (GA:20) och GA2 (GA:21) Kurt Persson och Ingvar har gjort en projektinventering och en projektlista har upprättats, som avses vara levande i tiden. Här noteras projektet, typ underhåll (U) eller förnyelse (F), prioritet, offert, uppskattad och verklig kostnad, tidpunkt för utförande, utförare och garantitid. Ett projekt som prioriterats och är aktuellt under hösten är att spola, filma och ev. rensa spillvattennätet inom samfällighetsföreningen. Uppskattad kostnad :-. Andra projekt som väntar är bl.a lagning av skador i asfalten på p-plats Bondegränd, att åtgärda rosthål i ett antal (25 portar) garagestolpar, ommålning och visst utbyte av panel av garagefasaderna. Plank vid Getgränds parkering berördes och ev. borttagande hade diskuterats. Beslutade att de närmast boende i detta område B och C föreslår handlingsplan som föreläggs styrelsen. Att hitta lösning på problemen med garagetaken bedömdes ha låg prioritet. Upptäcks skada eller annat, som bör åtgärdas, anmäls detta till styrelsen. Ett 1-årigt serviceavtal har slutits med Villaägarna sedan januari För att få möjlighet att höja ersättning vid egendomsskador har även ett 1-årigt avtal tecknats med if. Endast en försäkring kan nyttjas vid skada. Under året skall styrelsen analysera värdet av försäkringsalternativen och bedöma om båda försäkringarna skall gälla. Försäkringarna är delvis överlappande. Villägarnas samfällighetsförsäkring har fler tjänster såsom juridisk och byggnadsrådgivning, gratis websida, lagfartshantering, handböcker m.m, dock i vissa fall lägre ersättningsnivåer vid skada än if. 5. Elavtal och avgifter Via Kundkraft.se har ett 1-årigt avtal slutits med Nordic Green till en avgift om 78,88 öre/kwh. Nätavtalet är bundet till EON. Elkostnaden för Samfällighetsföreningen uppgår till :-/år beräknat på en förbrukning om kwh/år, uppskattad av EON maj till maj. Uträkningar presenterades. Förslag är att kunna teckna sig för användning av motorvärmare/kupévärmare för 1, 2 eller 3 tim./dygn under 6 mån. till olika kostnader. Går ej att se vem som är användare av el för detta ändamål och styrelsen måste lita på ärligheten.

3 Osäkert om befintlig elinstallation klarar laddning av elbilar. Styrelsen skall kontaktas innan etablering av elbilar som avses anslutas till elnätet. Elbrand kan uppstå pga att säkringarna begränsar uttag av el per säkring. Styrelsen rådfrågar Villaägarna om samfällighetsföreningens förhållningssätt till elbilars laddning. Lampor i elstolpar o garagen byts efterhand till lågenergilampor och det är f.n blandande lampor, normal och LED. Går således ej att beräkna förbrukningen för de 42 st elstolparna. Om lampor blinkar eller slocknar skall detta anmälas till styrelsen. 6. Ekonomi Ingegärd Nordeberg presenterade budgetläget och en prognos. Balansen mellan intäkter och kostnader visade ett lågt betalflöde. För att få bättre likviditet har det lån som togs för fibernätet, :-, lösts med fondmedel från GA2. Lars Almroth efterlyste förklaringar till avvikelser i budgetrapporterna, vilket Ingegärd lovade att åtgärda. Det råder en viss och ibland stor betalningströghet av medlemsavgiften, vilket orsakar merarbete för Ingegärd. Ett förslag framlades att avgiften skall betalas vid 4 tillfällen och 2000 kr per inbetalning för 2016, i maj, sept, nov och feb. Avgiften skulle dock kunna betalas efter förmåga och olika i tiden, men skall vara erlagd senast sista dagen i betalningsmånaden. I protokoll från årsstämman anges att rådande ekonomiskt läge inte givit utrymme för fondering och att beslut om möjlig fondering tas efter att ett resultat redovisats. Detta strider mot LoS (1973:1150), vilken kräver att fonderingsbeloppet skall framgå i inkomst- och utgiftsstaten före verksamhetsårets start. Styrelsen har beslutat att det skall finnas en likviditet om per 6 månader innan fondering kan ske. Prognos för 2015 visar på ett underskott. Budget för 2016 ger ett mindre överskott och för 2017 kan resultatet medge en fondering. Det finns skäl att ändra denna prognos pga kostnadsutvecklingen. Kostnaden för TV betalas med en gemensam faktura till Telia. Denna innefattar även programutbudet om 3108 kr/fastighet per år och som därvid belastar driftbudgeten. Ett förslag framlades, att varje fastighet betalar avgiften för programutbudet själva, om möjligt direkt till Telia eller via styrelsen. Styrelsen undersöker möjligheten till detta och redovisar resultatet på årsstämman 2016, då även beslut tas. Detta skulle i så fall innebära lägre kostnader för drift och fondering med ungefär samma debitering som nu. Enligt styrelsen finns för närvarande inget behov av att upphandla extern hjälp för bokföring. Detta fick bifall från Anders Lindberg, som väckt frågan på föreningsstämman. Finns dessutom ingen budget för detta i 2015, styrelsens kommentar. Stig Lundgren visade med diagram hur varje fastighet har sin andel av gemensam tomtmark och anläggning. Anläggning utsätts för förslitning över tid och ett förnyelsebehov uppstår. Uppstår en skada kan denna täckas av försäkring. Övrig

4 förnyelse får finansieras med lån eller fondering. Det är viktigt att fastighetsägarna är medvetna om behoven och vikten av fondering av kapital. Nuvarande nivå på fondering uppfyller INTE LoS (1973:1150) och stadgarnas krav på fonderingar. Förslag till redovisningsregler skall omarbetas till ett enklare utförande och presenteras på årsstämman 2016 enligt Lars Almroths förslag. 7. Arbetsdagar Styrelsen framlade ett förslag om att årsavgiften utökas med ett belopp, som återbetalas vid deltagande på städdagen. Områdesansvarige noterar deltagarna för arbetsdagens start. Förfarandet ryms inom lagen. Vissa protester framfördes mot förslaget, då man ansåg att städdagen genomfördes utan problem. Beslut om tas på årsstämman Områdesansvarige ger anvisningar vilka insatser som behövs under en arbetsdag och vilket material som inskaffas per område. 8. Medlemsavgifter Medlemsavgiften föreslås att öka med 500:-/år och att betalas med 2000:-/ 4 ggr per år, maj, sept, nov och feb. Beslut tas på årsstämman Hemsida med adress Ingvar har arbetat fram en Hemsida för Samfällighetsföreningen med adress enligt rubrik. Under den inledande sidan framställd med wordpress ges allmän information om Samfälligheten Fäboden med bilder och kartor. Via en länk under Föreningsinformation kopplas man vidare till en websida knuten till Villaägarna, som även den är kostnadsfri. Hemsidan presenterar en mängd information angående Samfällighetsföreningen och är öppen för allmänheten. Ekonomiska redogörelser kan dock nås av enbart föreningens medlemmar vid medlemslogin med hjälp ett användarnamn och lösenord, som har distribuerats i Nyhetsbrev 3. Finns önskemål om material att föras in på hemsidan meddelas detta till Ingvar. Protokoll och andra handlingar redovisas i fortsättningen på hemsidan. Materialet delas, (som tidigare) pappersmässigt ut till medlemmar, som inte har tillgång till dator. 10. Ledarskap

5 Lars Melkersson hade inbjudit sig själv under en punkt Ledarskap och framförde kritik från några medlemmar om en olämplig ton och ordval i mejlkorrespondans från Ingvar. Även hot påstods ha förekommit vilket fördömdes med emfas. Ingvar redovisade vad som sades vid mötet mellan honom och Maj-Lis ensamma, vilket absolut inte uttryckte hot enligt Ingvar, något som tre st medlemmar sade sig hört. Ingvar uppmanades att förändra sin attityd i mejl. Eloge gavs däremot för övrigt styrelsearbete och presentation. Ingvar besvarade kritiken med, att hans ledarskap innebar, att han hade ALLAS bästa i åtanke enligt lagens mening. Är inte hans insats som ordförande önskvärd och uppskattad, ställer han sin plats till förfogande vid nästa årsstämma eller tidigare vid en extra stämma. All dokumentation om föreningen finns numera från och med 2015 strukturerad på ett sådant sätt, att detta lätt kan lämnas vidare. Underlag för att administrera hemsidorna finns på hemsidorna, arkivet, Wordpress administrationssidor och Villaägarnas manual på c:a 20 sidor. Den, som besitter lämpligare egenskaper, får då möjlighet att överta ordförandeposten och kan härmed meddela sitt intresse. 11. Mötets avslutande Ingvar tackade för visat intresse och avslutade mötet. Ett varmt tanke sänds till den medlem som, med en handtryckning, tackade Ingegärd och Ingvar efter mötet. Vid anteckningarna Kerstin Persson Kerstin Persson Referenser till bilder från presentationer på Fäbodens hemsida: VÄ hemsida->intern föreningsinfo->dokument och Bilagor -> Informationsmöte nr 1 Ingvar Pres-Infomöte Fäboden-Projekt El-Avtal-Avgifter

6 Ingegärd Budgetrapport web Prognoser Stig Ekonomi - sammanfattning b Gemensam egendom d Gemensam egendom 6.2 Anläggningar Fäbodens redovisningsregler - kommentarer sl Balansräkning redov o kalkyl 6.4 Redovisningen har