Diskussionsunderlag Consensus Policy

Transkript

1 Diskussionsunderlag Consensus Policy Under fullmäktiges sammanträde den 5 februari diskuterades uppdelning och innehållspunkter av Consensus policydokument inför revideringen av detta. Sedan dess har arbetet fortsatt och ett förslag på innehåll i bilpolicy, policy för samarbeten och miljöpolicy presenteras nu för fullmäktige för diskussion. Vi har efter diskussionen under förra sammanträdet fyllt på med brödtext och förslag på faktiskt innehåll. Syftet med denna diskussion är att fullmäktige ska få komma med åsikter och input på just innehållet i policarna inför det slutgiltiga revideringsförslaget. Consensus Styrelse styrelsen@consensus.liu.se Consensus - Hälsouniversitetets Studentkår 1(1)

2 Consensus bil Bakgrund och syfte Consensus har tillgång till en bil via leasing. Denna policy syftar till att fastställa när, hur och av vem som bilen får användas. Policyns innehåll Consensus bil ska i första hand tillfredsställa den egna organisationens transportbehov, men kan i övrigt hyras ut. Consensus bil kan endast hyras ut till medlemmar och sektioner som har tecknat sektionsavtal med Consensus. Bokning av bilen sker genom kontakt med styrelsens bilansvariga. Bokningen är bindande när uthyrningsavtal skrivits under av båda parter, och först då är bokningen giltig. Bokning kan ske tidigast tre veckor i förväg. Vid bokning ska såväl körkort som medlemskapsbevis uppvisas. Den som bokar bilen ska stå som personligen ansvarig, och ska vara den person som är huvudsaklig förare av bilen under hyrperioden. Vid bokning i föreningsnamn måste en referensperson samt kontaktuppgifter till denna anges. Det står styrelsen fritt att neka bokning utan vidare motivering. Under terminstid kan bilen bokas under en tidsperiod av minst två timmar och maximalt tre dygn. Utanför terminstid kan bilen bokas under en tidsperiod av minst ett dygn och maximalt en vecka. Utlämning av nyckel sker på vardagar under kontorstid eller enligt överenskommelse. Bokning lördag eller söndag bokas helhelg och nyckeln hämtas fredag eftermiddag och återlämnas måndag morgon. Uthyrningsavtalet reglerar skyldigheter och ansvar under hyrperioden. I Uthyrningsavtalet ska det även gå att finna aktuella priser. Styrelsen fastställer uthyrningsavtalet årligen. Uthyrningsavtalet ska finnas tillgängligt på Consensus hemsida. Nedan följer ett minsta krav på kriterier som uthyrningsavtalet ska uppfylla. Consensus ansvar och rättigheter: Om bilen går sönder innan uthyrningstillfället är Consensus skyldiga att meddela hyrestagaren så snart som möjligt. Consensus har då inget ansvar för att ersätta bilen, utan bokningstillfället utgår. Consensus äger rätt att annullera bokning fram till 72 timmar innan hyrperiodens början, dock endast under särskilda omständigheter. Bilen ska hyras ut till självkostnadspris, inklusive en overhead-kostnad för service, reparationer, parkering, tvätt och slitage. Hyra betalas genom faktura från Consensus. Vid obetald faktura ska påminnelse skickas ut med påminnelseavgift. Hyra debiteras per tidsenhet med tillägg per mil för de mil som överstiger femton. Hyra debiteras per tvåtimmarsperiod (maximalt tre perioder, dvs. sex timmar) alternativt per dygn. 1(2)

3 Consensus bil Loggbok ska fyllas i vid början och slut av varje hyrperiod. o I loggboken ska hyrestagaren fylla i vad mätarställningen står på innan avfärd samt slutställningen innan tillbakalämning av bilen. Det ska även fyllas i antal körda kilometer. Loggboksanteckningen ska signeras av hyrestagaren och lämnas till bilansvarig i styrelsen. Vid försenad inlämning av bilen kan en straffavgift inkrävas. Bilen ska hyras ut med principen att den hämtas och lämnas med samma mängd drivmedel i tanken, dock alltid minst halv tank. Hyrestagaren ska stå ansvarig för kostnader för eventuella skador som tillfogas bilen under hyresperioden som inte täcks av bilens försäkring. Eventuell självrisk betalas av hyrestagaren. Consensus ansvarar för städning och tvättning av bilen, samt för att erforderlig service genomförs. Styrelsen kan fatta beslut om undantag från villkor i policyn då skäl föreligger. 2(2)

4 Miljö Bakgrund och syfte Consensus verksamhet bör bidra till ett långsiktigt hållbart samhälle. Detta uppnås genom att organisationen genomsyras av en kretsloppsmedvetenhet och ett ansvarstagande för naturpåverkande aktiviteter. Consensus verksamhet kräver ofta resor av olika slag. I dagens samhälle finns många olika möjligheter att resa som ger olika konsekvenser för miljö, ekonomi och tidsåtgång. Denna policy syftar till att tydliggöra det ansvar och åtagande som Consensus organisation har i sin verksamhet för att främja en hållbar utveckling ur miljösynpunkt. Policy Consensus ska verka för att den egna verksamheten ska vara resurssnål samt bygga på medvetande om miljöpåverkan. Consensus ska uppmuntra till och stödja miljöarbete inom LiU, sektioner och andra parter som Consensus interagerar med. Inköp Consensus organisation ska vid inköp ta miljösynpunkten i beaktande. Detta kan till exempel vara att välja ekologiska, närproducerade eller miljömärkta varor när så är möjligt. Organisationen ska eftersträva att effektivt utnyttja ändliga resurser. Miljöaspekten bör dock alltid vägas mot kostnadsoch tidseffektivitet. Avfall Consensus ska verka för att minska mängden avfall i det dagliga arbetet samt återvinna det avfall som uppkommer på ett miljöriktigt sätt. Verksamheten kan minska avfallet till exempel genom att undvika användning av engångsartiklar och använda elektroniska källor istället för papperskopior. Resor Resor inom Consensus ska planeras med hänsyn till miljö, ekonomi och tid. Vid kortare resor ska transporten i första hand ske via gång eller cykel och i andra hand kollektivtrafiken om det inte är avsevärt opraktiskt. Vid längre resor bör tåg användas i första hand. Vid undantagsfall när transporten försvåras eller då en markant ekonomisk skillnad finns är det möjligt att resa med andra färdmedel. Resor med bil bör när möjligt ske med miljöbil och planeras så att samåkning kan utnyttjas i största möjliga mån. 1(2)

5 Miljö Vid resor inom samt mellan och Norrköping ska Campusbussen användas i största möjliga mån. Planering av möten och liknande bör planeras med hänsyn till Campusbussen avgångs- och ankomsttider. Transportvalet bör vara så ekonomiskt som möjligt, dock fortfarande erbjuda en skälig resestandard. Det kan betyda att till exempel boka en biljett med platsreservation, men att inte boka i första klass. 2(2)

6 Samarbeten Bakgrund och syfte Consensus fokus ska alltid ligga på organisationens ändamål. Kärnverksamheten är utbildningsutveckling, studiesocial verksamhet och studenternas arbetsmiljö. En viktig del i detta arbete ligger på sektionerna och andra interna samarbeten. Samarbeten med externa parter kan utgöra en del av verksamheten. Syftet med denna policy är att klargöra villkoren för samarbete med interna och externa parter. Policyns innehåll Samarbeten med externa parter Samarbeten med näringsliv och externa parter kan inledas i två olika syften. Dels kan ett samarbete för Consensus räkning vara en ren inkomstkälla genom att en extern part sponsrar Consensus verksamhet, alternativt att Consensus marknadsför en extern part mot ekonomisk ersättning. Dels kan ett samarbete gynna medlemmarna genom att den externa parten erbjuder medlemsförmåner som rabatter, erbjudande eller liknande eller att den externa parten utgör potentiell arbetsgivare för medlemmarna. Consensus får aldrig samarbeta med externa parter kopplade till brottslig verksamhet, pornografi eller vapen. Samarbeten får inte vara av religiös, facklig eller partipolitisk karaktär. Consensus får inte samarbeta med en extern part i syfte att öka dess försäljning av tobak eller alkohol till studenter. Samarbete ska inte heller ske med externa parter vars verksamhet strider mot Consensus grundvärderingar som regleras i ibland annat Consensus stadgar och åsiktsdokment. Samarbete får inledas först efter noggrant övervägande om Consensus oberoende eller anseende kan riskeras på grund av samarbetet. Avtal Vid samarbete med externa parter ska avtal skrivas. Avtalet ska tydligt innehålla vilka åtaganden samtliga parter tar, till vilket pris, tidsramar för när avtalet löper ut och hur eventuell förlängning av avtalet ska ske. Avtalsperiod som sträcker sig längre en den sittande styrelsens verksamhetsår bör tecknas med stor försiktighet. Synliggörande av externa parter Synliggörande av externa parter får endast äga rum då innehållet är relevant för Consensus medlemmar. Consensus ska alltid synliggöras av den externa parten. När Consensus möjliggör för en extern part att synas bland studenterna på campus gäller nedanstående villkor. 1(3)

7 Samarbeten 1. Kostnad för att hålla en föreläsning är SEK. Consensus står då för lokalbokning och inbjudan till studenterna. Om föreläsningen hålls under lunchtid är den externa parten skyldig att bjuda deltagande studenter på lunch. 2. Kostnad för att stå på plats på campus under 1-4 timmar är SEK. Consensus står då för platsbokning och eventuellt synliggörande för studenterna. 3. Kostnad för kombination av punkt 1 och 2 är SEK, villkorat att de äger rum under samma vecka. 4. Punkt 1-3 får maximalt äga rum totalt två gånger per månad per campus. 5. Consensus ska alltid synas i samband med punkt Om någon av Hälsouniversitetets sektioner står för en initial kontakt som leder till att någon av punkt 1-3 äger rum får de SEK i ersättning av Consensus. 7. Punkt 1-3 ska enbart äga rum då innehållet är relevant för Consensus medlemmar. Externt ansvarig står för kontakten med externt part och har rätt att bedöma relevans och neka extern part. 8. Styrelsen kan fatta beslut om undantag från ovanstående villkor. Samarbete med sektioner Relationen mellan och sektionerna ska kännetecknas av en rak och öppen kommunikation och bygga på ett nära samarbete. och sektionerna ska verka för ett gemensamt synliggörande av organisationen. Styrelsen ska synliggöra sektionerna och sektionera ska synliggöra kåren. Detta kan ske genom att tillexempel exponera varandras loggor och använda varandras kontakter på sociala medier. Inom ska det finnas en kontaktperson för varje sektion. Kontaktpersonen är den person som sektionen kontaktar i första hand för frågor till kårstyrelsen. Dels så underlättar kontaktpersonen kommunikationen mellan kårstyrelse och sektion, dels kan kontaktpersonen om den utgörs av en styrelseledamot avlasta heltidsarvoderade som annars kan få väldigt mycket frågor. Sektionsordförande har närvaro och yttranderätt på möten. Kårstyrelsens mötesordförande ska kalla sektionsordförande inför varje styrelsemöte. Varje sektion utser person eller personer som representerar sektionen i utbildningsutskottet, studiesociala utskottet, internationella utskottet, externa utskottet och arbetsmiljöutskottet. Ansvarig person i kårstyrelsen sammankallar och leder utskotten. 2(3)

8 Samarbeten Samarbetet regleras av sektionsavtalet som skrivs under av sektionsordförande. Styrelsen ska tillhandahålla sektionsavtalet till sektionen i början av läsåret och sektionen har ansvar att återlämna underskrivet avtal. Ordförande är den som skriver under men hela sektionsstyrelsen bör vara insatt i sektionsavtalets innehåll. Synliggörande av studentföreningar Grundprincipen är att studentföreningar godkända av LUST (s universitets studentkårer) och s universitet alltid har rätt att marknadsföra sig på kårhus och på kårernas hemsidor. Undantag för denna princip gäller föreningar som tydligt strider mot Consensus ändamål reglerat av stadgan. 3(3)