Policy och arbetsordning för Consensus verksamhet Antagen av fullmäktige

Transkript

1 Policy och arbetsordning för Consensus verksamhet Antagen av fullmäktige

2 Innehållsförteckning Inledning... 3 Arbetsmiljöpolicy för Consensus medarbetare... 4 Policy för resor inom Consensus verksamhet... 5 Policy angående ekonomi och årsredovisning... 6 Arbetsordning för kårstyrelsen... 8 Policy för medlemsregistret Policy för Café Örat Policy för marknadsföring, bidrag och synliggörande av studentföreningar Policy för användande av varumärke och ordbehandlingsmallar Policy för Consensus miljöarbete Policy för delegering av poster till Doktorandsektionen vid Medicinska Fakulteten i Linköping (DOMFIL) Arbetsordning för Consensus doktorandombud Arbetsordning för Consensus informatör Arbetsordning för Consensus Norrköpingsansvarig Arbetsordning för Consensus arbetsgrupper Arbetsordning för Consensus valberedning Policy för Consensus internationella fadderverksamhet Policy för Consensus utbildningsutskott Policy för Consensus studiesociala utskott Policy för Consensus sektionsordförandemöte

3 Inledning Consensus policy och arbetsordning är ett av Consensus fyra styrande dokument. t med policy- och arbetsordningsdokumentet är att ge ytterligare riktlinjer för hur Consensus ska bedriva sin verksamhet, utöver vad som anges i stadgarna. Policy - delen tar upp de aspekter som Consensus bör ta hänsyn när de planerar och utför all sin verksamhet, oberoende av vad det är för frågor som drivs. Vissa policyer är övergripande för hela Consensus verksamhet, såsom policyn för Consensus miljöarbete, medan vissa är mer specifika och rör endast vissa delar av verksamheten, till exempel policyn för Café Örat. Arbetsordningarna ger anvisningar till hur Consensus olika grupperna och postfunktioner ska bedriva sitt arbete, både det löpande och det som faller inom ramen för verksamhetsplanen. Förkortningar och ordförklaringar: AMO: Arbetsmiljöombud. Varje sektion på HU ska välja en AMO som jobbar med arbetsmiljöfrågor. CAMO: Centralt arbetsmiljöombud. Varje campus på LiU har en CAMO som ansvara för det övergripande arbetsmiljöarbetet på ett campus. CF: Core Facility. Avdelning som innefattar stora/dyra maskiner som nyttjas av forskargrupper från hela HU. CUL: Centrum för utbildning och lärande; härifrån styrs bland annat IT s learning och det ges utbildningar i allt från pedagogik till IT. FFF: Forum för forskarutbildning. LiU-övergripande grupp som arbetar med forskarutbildningsfrågor som rör hela universitetet. FSM: Fakultetsstyrelsen vid medicinska fakulteten. FUM: Fullmäktigemöte. FUN: Forskning och forskarutbildningsnämnden (HU). Leds av prodekanus för forsknings- och forskarutbildningsfrågor och behandlar forskningsfrågor som rör HU specifikt. GUN: Grundutbildningsnämnden (HU). Leds av prodekanus med ansvar för grundutbildningen, här sitter alla studierektorer från HU:s program och diskuterar utbildningsfrågor. IKE: Institutionen för klinisk och experimentell medicin. IMH: Institutionen för medicin och hälsa. ISV: Institutionen för samhälls- och välfärdsstudier. KO: Kårordförande. KS: Kårservice, LiU:s studentkårers serviceorgan. LUST: Linköpings Universitets studentkårer; LiU:s tre kårers samarbetsorgan. LUSTig: LUST:s informationsgrupp. LUST-S: LUST:s studiesociala utskott, kallas även SATAN. LUST-U: LUST:s utbildningsutskott. Pedagogiskt Centrum: Avdelning på HU som driver det pedagogiska arbetet framåt. Förkortas PedC eller PC. SHGO: Studenternas hyresgästsorganisation. SLV: Strategigruppen för Lika Villkor. Arbetar med lika villkorsfrågan övergripande för hela universitetet. STURE: Medlemsystemet som Kårservice använder sig av. vkou: Vice kårordförande med ansvar för utbildningsfrågor. vkos: Vice kårordförande med ansvar för studiesociala frågor. 3

4 Arbetsmiljöpolicy för Consensus medarbetare Arbetsmiljöfrågor är en nödvändig och naturlig del av arbetet för att uppnå effektivitet och kvalitet i verksamheten. En god arbetsmiljö bidrar till en funktionell och effektiv verksamhet och är en lönsam investering. Hög arbetsmotivation och låg sjukfrånvaro är direkta vinster av en god arbetsmiljö. Arbetsmiljön innefattar såväl fysiskt och psykiskt välbefinnande som fysisk och psykosocial miljö samt organisation av arbete. Consensus arbetsmiljöarbete syftar till att kårens medarbetare ska erbjudas en kontrollerad arbetssituation som inte påverkar deras hälsa negativt. Därigenom gynnas Consensus hela arbete och även dess medlemmar. Med medarbetare avses personer inom Consensus centrala organisation, grupper inom Consensus och representanter för Consensus. Denna arbetsmiljöpolicy syftar till att förtydliga och förenkla arbetsmiljöarbetet inom Consensus. Det slutgiltiga syftet är att skapa ett positivt arbetsklimat och en god arbetsmiljö inom organisationen. Policy Consensus verksamhet ska kännetecknas av rak och öppen kommunikation mellan såväl individer som olika delar av organisationen. Varje medarbetare ska ha reella möjligheter att påverka sin arbetssituation genom inflytande och delaktighet avseende allt från mötestider till arbetsfördelning. Det är av största vikt att alla medarbetare ges tillräckliga förutsättningar för att kunna och vilja föra organisationen framåt. Verktyg för att uppnå detta är kunskap, insikt, inflytande och tekniska hjälpmedel. Uppmuntran av det reella engagemanget är viktigt. Consensus ska prioritera insatser för att säkerställa en arbetsmiljö som inte utsätter medarbetare för ohälsa eller olycksfall utan snarare främjar välmående. Consensus arbetsmiljöarbete ska bedrivas genom långsiktig planering, systematiskt arbete och med omedelbara åtgärder. Arbetsmiljöarbetet ska ses som en naturlig del i det dagliga arbetet. Varje medarbetare är själv skyldig att verka för att den egna och gemensamma arbetsmiljön är god, men övergripande ansvar för arbetsmiljöarbetet faller på presidiet och ytterst kårordförande. Det övergripande arbetet består i att ha till uppgift att tydliggöra fördelning, ansvarstagande och delegering av arbetsuppgifter. Huvudregeln är att den som råder över respektive arbetsområde är samordningsansvarig. Tydlig tidsplanering och arbetsfördelning med god framförhållning är ett viktigt verktyg för att underlätta medarbetarnas arbetsmiljö. Vid organisationsförändringar ska eventuella negativa arbetsmiljökonsekvenser ses över och förebyggas. 4

5 Policy för resor inom Consensus verksamhet Consensus verksamhet kräver ofta resor av olika slag. Det kan vara kortare resor mellan Linköping och Norrköping eller längre resor till exempel i samband med nationella möten. I dagens samhälle finns många olika möjligheter att resa som ger olika konsekvenser för miljö, ekonomi och tidsåtgång. t med denna policy är att fastställa riktlinjer för resandet inom Consensus verksamhet. Policy Resor inom Consensus verksamhet ska planeras med hänsyn till nedanstående aspekter. Miljö Ekonomi Tid Detta innebär bland annat att vid resor inom Linköping samt mellan Linköping och Norrköping ska Campusbussen användas i största möjliga grad. Planering av möten och liknande ska i så stor utsträckning som möjligt planeras med hänsyn till Campusbussens avgångs- och ankomsttider. När resa mellan städerna inte är möjlig med Campusbussen kan tåg eller bil användas som transportmedel. Ersättning för personresor inom någon av städerna utgår inte. Vid längre resor bör tåg användas i första hand. Vid undantagsfall när transporten försvåras eller då en markant ekonomisk skillnad finns är det möjligt att resa med andra färdmedel. Till den som använder egen bil eller då Consensus lånar en bil ska ersättning om 30 kronor per mil utbetalas. Vid resa med bil ska miljöbil användas i så stor utsträckning som möjligt. 5

6 Policy angående ekonomi och årsredovisning Det åligger kårstyrelsen att ansvara för Consensus ekonomi. Ett välfungerande och säkert system för hur ekonomiska frågor sköts är viktigt att fastställa. Det är av stor vikt för kårstyrelsens ledamöter att vara väl införstådda i sina skyldigheter. Det är också viktigt att Consensus medlemmar är medvetna om vilka krav de kan ha på styrelsen. t med denna policy är att underlätta och klargöra de uppgifter och skyldigheter som kårstyrelsen och utskotten har inom områdena ekonomi och årsredovisning. Policy Ekonomi Kårens firmatecknare är gemensamt ansvariga för samtliga Consensus transaktioner. (Se stadgarna). Kårens firmatecknare ska tillse att den löpande ekonomiska bokföringen sker, samt kontinuerligt hålla uppsikt över kårens ekonomiska läge så att eventuella situationer som bör åtgärdas upptäcks och kommer till styrelsens kännedom. Endast förtroendevalda eller av kårstyrelsen utsedda personer har rätt att för Consensus räkning köpa varor och tjänster. Dessa inköp ska innefattas av den budget som gäller för verksamhetsåret. Utgifter som överskrider budget måste beslutas av kårstyrelsen. Kårens ekonomitjänst har till uppgift att sköta den löpande bokföringen för Consensus samtliga verksamhetsområden och utskott. Detta ska ske enligt god redovisningssed. Till sin hjälp har ekonomitjänsten konteringsunderlag, som jämte eventuella kvitton och attestering gäller som verifikat. Fakturor ska godkännas av kårens firmatecknare innan utbetalning sker. Utbetalningar för utlägg som personer inom kåren haft ska i första hand utbetalas till personens konto. Det är viktigt att det vid kontantutbetalning finns kvittens på vem som mottagit pengarna och ett kvitto som verifikat för bokföringen. Uppföljningsarbete för kontroll av det ekonomiska läget ska initieras av kårens ekonomitjänst och han/hon ska därför med jämna mellanrum tillse att ekonomiska rapporter som innefattar en kontosammanställning utifrån löpande budget tillställs styrelsen så att det ekonomiska läget kontinuerligt kan kontrolleras och eventuellt åtgärdas. Lämpligt tidsintervall för detta torde vara en gång per månad under terminerna. Kårens firmatecknare har huvudansvar för framtagande av ett förslag till budget för nästkommande verksamhetsår inför fullmäktiges budgetmöte. Det åligger kårstyrelsen, handläggarna och utskotten att, på anmodan av kårens firmatecknare, inkomma med förslag till budget för respektive ansvarsområde. 6

7 Utskotten och handläggarna Varje utskott och handläggare har ansvaret för att ha en kontinuerlig budgetuppföljning rörande de konton och tillgångar som ligger inom deras respektive område. Kårens firmatecknare ska vara utskotten och handläggarna behjälpliga i detta arbete. Utskotten och handläggarna ska senast månaden efter det att ett verifikat expedierats inkomma med detta till kårens firmatecknare. Detta för att det skall finnas en möjlighet för kårens ekonomitjänst att kontinuerligt kunna ha överblick över den samlade ekonomin för kåren. Verifikat som inlämnas senare än en månad efter expediering ska presenteras för kårstyrelsen och där tas beslut om eventuellt förvägrande att attestera verifikatet. Attestering av försenat verifikat kan ske om synnerliga skäl föreligger. Arbetsgrupper Arbetsgruppens utvecklare är ekonomiskt ansvarig och ska skriftligt i slutet av varje termin inkomma med komplett ekonomisk redovisning till kårens firmatecknare. Arbetsgrupperna har rätt att själva förfoga över ekonomiska vinster från den egna verksamheten upp till kronor årligen med villkoret att medlen spenderas på så sätt att de kommer Consensus medlemmar till gagn. Medel får ej utdelas till personer inom Consensus organisation. Vinster överstigande kronor ska tillställas kårens firmatecknare och redovisas som inkomst för Consensus. Verksamheten får inte innebära några ekonomiska risktaganden utan att en skriftlig förfrågan om detta i förväg tillställts och godkänts av kårstyrelsen. Årsredovisning I slutet av verksamhetsåret ska utskotten på kårens firmatecknares anmodan upprätta resultaträkning över årets ekonomiska händelser som underlag för fastställandet av Consensus vinst- och förlusträkning. Kårens ekonomitjänst ska till budgetmötet sammanställa en resultatbudget, som underlag för nästkommande verksamhetsår. Kårens firmatecknare ska tillse att allt ekonomiskt underlag är ekonomitjänsten tillhanda sista veckan i juli efter verksamhetsårets avslut. Kårens ekonomitjänst ska upprätta resultat- och balansräkning för föregående verksamhetsår, dessa ska vara kårens revisorer tillhanda sista veckan i augusti eller senast 4 veckor innan granskningsmötet. Genomgång av årsredovisningen ska ske mellan kårens firmatecknare och ekonomitjänsten senast 30 september för att sedan presenteras för fullmäktige vid granskningsmötet. 7

8 Arbetsordning för kårstyrelsen Inom kårstyrelsen och främst mellan presidialerna finns en mängd olika uppdrag och uppgifter. För att uppnå en effektiv arbetssituation och rimlig arbetsbörda är det av stor vikt att dessa uppdrag och uppgifter fördelas på ett bra sätt mellan ledamöterna. Denna arbetsordning syftar till att förtydliga Consensus stadgar vad gäller kårstyrelsens arbetssätt och ansvarsfördelning. Arbetsordning Kårstyrelsen ska ha formella beslutande möten minst en gång i månaden. Utöver det bör informella diskussions- och informationsträffar ske minst en gång i månaden. Från dessa bör det också finnas minnesanteckningar. Ordförande är ansvarig för att det interna arbetet löper smidigt, vilket dock ej innebär att denne själv ska effektuera alla fullmäktiges beslut som rör kårstyrelsen. För att hela styrelsen ska vara engagerad och insatt i kårens verksamhet krävs det att ordförande delegerar och fördelar arbetsuppgifter på ett lämpligt sätt bland styrelseledamöterna. Utöver vad som anges i stadgarna är uppdragen som åligger presidialerna angivet nedan och de bör fördelas mellan presidialerna på följande sätt, om särskilda skäl ej föreligger. Kårordförande Ledamot i Universitetsstyrelsen Rullande LUST post 1 LUST, första representant Studentrådets första representant Kårservice föreningsstämma HU:s ledningsråds andra studentrepresentant Kommunsamverkansgruppens andra representant FSM, andrastudentrepresentant Kontaktperson för informatören Kontaktperson för arbetsgruppen kampanj Kontaktperson för Norrköpingsansvarig Vice kårordförande med ansvar för utbildningsfrågor FSM, första studentrepresentant GUN, första studentrepresentant Styrgrupp för Pedagogiskt centrum LUST-U sammankallande Samverkansråd med LiÖ Kompetensrådet med LiÖ LUST, andre representant Kontaktperson för internationella arbetsgruppen Kontaktperson för doktorandombud HU:s ledningsråds första representant Studentråd suppleant Vice kårordförande med ansvar för studiesociala frågor Studenthälsans styrelse Kårservice styrelse Kontaktperson för CAMO-stud SHGO styrelsen Lokalforum LUST, andre representant Studentråd andre representant Lika villkor GUN andra representant Kommunsamverkansgrupp förste representant Ansvar för samordning av mottagningen av nya studenter Kontaktperson för arbetsgrupp för mångfald Kontaktperson för projektarbetsgruppen Kontaktperson för Café och Caféchefen LUST-S sammankallande 1 Ledamot i universitetets ledningsråd, listbärare/sekreterare, ordförande i LUST 8

9 Följande uppdrag bör innehavas av ideella styrelseledamöter, dock kan en presidial också genomföra uppdragen om styrelsen anser det lämpligt. Ledamot i institutionsstyrelsen för IKE Ledamot i institutionsstyrelsen för IMH Ledamot i GUN Ledamot i FSM Kontaktperson för sektionerna Styrelsen har i uppgift att tillsätta de studenter som representerar Consensus i olika organ. Hänsyn ska tas till eventuella jävsituationer. Det är mycket viktigt att Consensus företrädare förespråkar Consensus åsikt i så stor utsträckning som möjligt. Kårstyrelsen bör anordna utbildningstillfällen för de studeranderepresentanterna som tillsätts. Ideella styrelseledamöter Ideella styrelseledamöter bör lägga mellan sex och åtta timmar i veckan på sitt styrelseuppdrag. Det ideella styrelseuppdraget varierar mycket beroende till de fokusfrågor som ska drivas. Arbetet kan variera från att styra egna projekt till att bistå presidiet med rent administrativa projekt. Styrelsen bör eftersträva att alla ledamöter kan påverka sitt arbete så att de får ett stimulerande och meningsfullt uppdrag utifrån sina egna förutsättningar och verksamhetsplanens fokusfrågor. 9

10 Policy för medlemsregistret De tre studentkårerna vid Linköpingsuniversitet har genom Kårservice ett gemensamt medlemsregister. Till detta register hämtas per automatik uppgifter från LiU:s LADOK-register. Därefter registreras medlemskap till respektive kår. I LADOK-registret finns de folkbokförningsuppgifter och uppgifter studenter lämnat i studentportalen. En förening bör enligt föreningslagen föra ett register över sina medlemmar. Det bör även finnas tydliga riktlinjer för hur medlemsregistret används och vem som har tillgång till det. Denna policy syftar till att tydliggöra hur Consensus medlemsregister brukas och vilka som kan använda sig av det. Policy Tillgång De som arbetar inom Kårservice och besitter en expeditionstjänst har full tillgång till och får använda sig av registret. Consensus styrelse har också full tillgång till medlemsregistret. I båda fallen ska syftet med användningen vara att förmedla information om verksamheterna, att ge service till den enskilda medlemmen eller att komma i kontakt med denna. Utdrag från medlemsregistret Uppgifter kring medlemmar eller deras kontaktuppgifter förmedlas ej till någon annan än de som tidigare i texten nämnts. Detta bortsett från de fall då medlemmen själv efterfrågar vilka uppgifter som finns i medlemsregistret. 10

11 Policy för Café Örat I Consensus kontaktskapande verksamhet ingår Café Örat. Detta café drivs ideellt av studenter i samverkan med kommunens dagligverksamhet. Det ekonomiska ansvaret för caféet ligger hos Consensus och därigenom är det kårordföranden som har det yttersta ansvaret för caféet. De personer som ansvarar för att den dagliga driften är caféchefen och cafévärdarna tillsammans med platsansvarig för kommunens dagligverksamhet. Denna policy utgör en vägledning för driften av Café Örat och förtydligar ansvarsfördelningen inom organisationen. Policyn tydliggör också hur caféets ekonomiska resultat ska behandlas. Policy Ekonomiskt resultat Café Örat utgör en egen resultatenhet i Consensus budget. t med denna struktur är att Café Örats ekonomiska resultat aldrig ska påverka Consensus ekonomi och vice versa. Detta innebär att eventuella positiva reslutat för verksamheten ska täcka upp för framtida negativa resultat såväl som för upprustningar, nysatsningar, förmåner för engagerade och sänkta priser. Om ekonomiska medel för att täcka upp för ett negativt resultat saknas är det upp till kårens fullmäktige att besluta om utlåning av medel för att täcka upp förlusten. Kårens fullmäktige har även rätt att besluta om annan användning av positiva resultat om så anses nödvändigt. Café Örats budget beslutas av fullmäktige som en del av Consensus budget vid budgetmötet. Ansvar för driften Från Consensus sida är det caféchefen som har det övergripande ansvaret för det dagliga arbetet vid Café Örat. Caféchefen ska ha kontinuerlig kontakt med vice kårordförande med ansvar för studiesociala frågor avseende hur verksamheten fungerar och för diskussion om eventuella problem och åtgärder. Caféchefen ska bygga sitt arbete på en god samverkan med platschefen för kommunens dagligverksamhet och bör förankra beslut hos denna person. Caféchefen ska ha en grupp med cafévärdar som arbetar med de individuella caféarbetarlagen och ansvara för de dagliga sysslorna, såsom stängning av caféet. Rekrytering av caféarbetare Rekrytering av caféarbetare ska ske inom hela studentgruppen, med syfte att få en så bred caféarbetargrupp som möjligt. För att detta ska uppnås bör information om caféet finnas tillgänglig på engelska. Befintliga caféarbetare ska uppmuntras att ta större uppdrag i caféet i form av att arbeta som cafévärd och så småningom caféchef. Uppmuntran till att arbeta i caféet ska ske i form av förmåner såsom gratis kaffe eller lunchkuponger. Ökat ansvar i caféet ska ge ökade förmåner. Miljömedvetenhet Caféet ska i sin dagliga verksamhet sträva efter att arbeta så miljömedveten som möjligt. Detta innebär att caféet ska uppmuntra till användning av porslin istället för engångsartiklar, att caféet bör källsortera sitt avfall, att kaffet som serveras bör vara kravmärkt och att råvarorna som används i matlagning/bakning bör vara närproducerade. 11

12 Ett hälsofrämjande café Caféet ska erbjuda hälsosamma alternativ till godis och kakor i sitt fikautbud. Detta kan vara till exempel frukt och smörgåsar med grövre bröd. Maten som serveras ska följa livsmedelsverkets rekommendationer samt vara fri från tillsatser. Ett café för alla studenter Caféet ska sträva efter att vara en mötesplats för alla studenter vid HU i Linköping. För att uppnå detta ska priserna i caféet ligga på en studentvänlig nivå, det ska finnas vegetariska alternativ till maten som serveras, maten ska vara allergivänlig och cafélokalen ska vara handikappvänlig. Information om caféet ska finnas tillgänglig på engelska. 12

13 Policy för marknadsföring, bidrag och synliggörande av studentföreningar Consensus ändamål är att, på olika nivåer, främja medlemmarnas studier. Delar av detta arbete kan vara att stötta föreningsliv vid Linköpings universitet såväl som att skapa mötesplatser mellan studenter och arbetsmarknadsparter. För att själv kunna bedriva verksamhet behöver Consensus inkomster och med en stor mängd medlemmar som ses som en attraktiv målgrupp för många externa parter finns ofta möjlighet att sälja annonsplatser och annan form av marknadsföring. Vidare har Consensus ett behov av marknadsföring av den egna verksamheten. Med en partipolitiskt och religiöst obunden organisation med ett avgränsat ändamål behövs riktlinjer för hur dessa olika former av verksamhet bör bedrivas. t med denna policy är att förtydliga vilka riktlinjer Consensus bör följa gällande marknadsföring av sig själv och andra samt givande av ekonomiska bidrag och synliggörande av studentföreningar. Policy Marknadsföring Det finns ett gemensamt intresse för framtida arbetsgivare och studenter att få kontakt med varandra. Ett sätt att åstadkomma detta är marknadsföring av arbetsgivare i kårhus och på kårernas hemsidor. Även många andra externa parter har ett intresse av att komma i kontakt med studenter, något som kan ske via marknadsföring i kårhus och på kårernas hemsidor om den externa partens verksamhet är relevant för kårens medlemmar. Det åligger kårstyrelsen att i varje enskilt fall pröva om de ekonomiska incitamenten är tillräckliga för att föreslaget anbud ska accepteras. Consensus bör ej marknadsföra religiösa och/eller partipolitiska organisationer. Ekonomiska bidrag Marknadsföring av Consensus kan ske genom sponsring av olika evenemang utom och inom Consensus organisation. Det övergripande målet med den egna marknadsföringen ska vara att synliggöra kåren gentemot medlemmarna såväl som allmänheten på ett så kostnadseffektivt sätt som möjligt. Evenemang i studentregi ska prioriteras eftersom Consensus då samtidigt stöttar engagerade studenter/studentföreningar och bidrar till berikandet av Linköpings och Norrköpings studentliv. Det åligger kårstyrelsen att i varje enskilt fall pröva om kostnadseffektiviteten är tillräcklig. Det står fritt för studentföreningar och andra studentsammanslutningar utom och inom Consensus organisation att äska om bidrag till särskilda projekt. I äskandet ska framgå syftet med projektet, vilken målgrupp projektet har samt vad bidraget avser finansiera. Äskandet ska tillställas kårstyrelsen i god tid och behandlas på nästkommande styrelsemöte. För att underlätta prioriterandet av sökande skall följande parametrar tas i beaktande. Allt behöver inte uppfyllas, men finns fler alternativ skall punkterna underlätta bedömningen. 13

14 1. Projektet skall ha en tydlig anknytning till Consensus 2. Projektet skall vända sig till/främja kontakterna mellan flera utbildningar 3. Projektet skall vara öppet för alla studenter på HU 4. Projektet skall följa och främja mångfald och jämställdhet 5. Projektet skall främja kårens relationer med dess medlemmar Det åligger kårstyrelsen att bedöma varje enskilt äskande och besluta om beviljande eller avslag i de fall där äskandet ligger inom ramen för budgeten. Kårstyrelsen skall meddela fullmäktige vilka som har fått pengar. Vid ett fall där ett äskande överskrider budget bör äskandet behandlas av fullmäktige. Synliggörande av studentföreningar Grundprincipen är att studentföreningar godkända av LUST och Linköpings universitet alltid har rätt att marknadsföra sig och göra reklam för sin egen verksamhet på kårhus och på kårernas hemsidor. Undantag från denna princip gäller föreningar som tydligt strider mot Consensus ändamål reglerat av stadgan. Även enheter inom Consensus centrala organisation liksom motsvarande grupper vid andra kårer vid Linköpings universitet ska ha samma möjlighet att marknadsföra sig och göra reklam på kårhus och på Consensus hemsida. Studentföreningar från andra lärosäten bör lyda under samma princip. 14

15 Policy för användande av varumärke och ordbehandlingsmallar Consensus namn och logotyp utgör idag kårens varumärke. För att förhindra missbruk av varumärket och förenkla användandet av detsamma behövs riktlinjer för hur detta får ske. Tillsammans med användande av enhetliga ordbehandlingsmallar ges ett professionellt intryck gentemot läsaren såväl som att avsändaren tydliggörs. Denna policy reglerar hur Consensus varumärke får användas samt hur dokument framtagna av Consensus organisation ska se ut. Policy För att ge ett enhetligt och mer lätt identifierat intryck ska alla dokument som Consensus och dess utskott producerar följa riktlinjerna i detta dokument. Då Café Örat har en egen logotyp för att kunna marknadsföra sig gentemot studenterna undantas verksamhet anknuten till caféet från detta policybeslut. Dock bör betonas vikten av att ändå påvisa sambandet mellan kåren och Café Örat. Consensus symbol och logotyp Consensus symbol är "Den vitruvianske mannen" liggande över Linköpings universitets symbol. "Den vitruvianske mannen" ska bestå av svarta konturer och vara ofärgad. Linköpings universitets symbol ska vara grå enligt ovan eller i universitetets blå färg. Consensus logotyp består av symbolen enligt ovan och av texten CONSENSUS samt HÄLSOUNIVERSITETS STUDENTKÅR Texten CONSENSUS är centrerat över symbolen medan HÄLSOUNIVERSITETETS STUDENTKÅR löper runt symbolen. Logotypen skall vara 3,12 cm i sidled och 3,29 cm höjdled i brevhuvuds utförande. Logotypens och symbolens användande Consensus logotyp får inte förvanskas eller missbrukas i syfte att misskreditera Consensus. Logotypen ska finnas väl synlig på alla trycksaker som produceras samt vid alla arrangemang som 15

16 bedrivs i Consensus regi. Logotypen kan återges på vit bakgrund i både gråskala och färg. Den kan även inverteras i bägge utföranden för att passa på mörk bakgrund. I färgutförande bör logotypens text vara svart eller vit, universitetssymbolen i universitetets blå färg och Den vitruvianske mannen i vitt med svarta konturer. Namn och identitet Consensus - Hälsouniversitetets studentkår är det officiella namnet för studentkåren vid den medicinska fakulteten vid Linköpings Universitet. Consensus är förkortningen av Consensus - Hälsouniversitetets studentkår". Mallar Ordbehandlingsmall ska för allmänna dokument se ut som detta dokument. Mallen ska innehålla Consensus postadress, faxnummer, hemsideadress och e-postadress som sidfot. Sidhuvudet ska bestå av logotypen i övre vänstra hörnet. För dokument författade av enskilda personer ska personlig ordbehandlingsmall användas. Mallen ska innehålla namn och post, Consensus postadress, eventuellt mobiltelefonnummer, hemsideadress och e-postadress som sidfot. Sidhuvudet ska bestå av logotypen i övre vänstra hörnet samt ort och datum i övre högra hörnet. Sidfot för personligt dokument Namn, post xx@consensus.liu.se Consensus - Hälsouniversitetets Studentkår 0739 xx xx xx 16

17 Policy för Consensus miljöarbete Consensus verksamhet bör på något sätt bidraga till ett långsiktigt hållbart samhälle. Detta uppnås genom att organisationen genomsyras av en kretsloppsmedvetenhet och ett ansvarstagande för naturpåverkande aktiviteter. Denna policy syftar till att tydliggöra det ansvar och åtagande som Consensus har i sin verksamhet för att främja en hållbar utveckling ur miljösynpunkt. Policy Consensus ska verka för att den egna verksamheten ska vara resurssnål och långsiktigt uppfylla villkoren för ekologisk hållbarhet i sitt inköp och användande av kontorsmateriel och liknande förbrukningsartiklar. Consensus ska förespråka användande av lågenergilampor på kårhusen och i universitetets lokaler samt verka för att minska mängden utskrifter. Kårstyrelsen och kårens medlemmar ska i sin verksamhet sträva efter miljöriktighet och effektivt utnyttjande av ändliga resurser. Miljöaspekten ska särskilt beaktas vid införandet av nya rutiner i kårens verksamhet. Dock bör miljöaspekten i den egna verksamheten alltid vägas mot kostnads- och tidseffektivitet. För riktlinjer och policy gällande miljöarbetet inom Café Örats verksamhet hänvisas till Policy för Café Örat. För miljöaspekter rörande resor se Policy för resor inom Consensus verksamhet. 17

18 Policy för delegering av poster till Doktorandsektionen vid Medicinska Fakulteten i Linköping (DOMFIL) Bevakning av forskarutbildning utförs lämpligen av Consensus forskarstuderande medlemmar. Dessa medlemmar har nära anknytning till den forskningsbedrivande verksamheten på HU och de har ett perspektiv på denna verksamhet som övriga studentrepresentanter i mångt och mycket saknar. Denna policy syftar till att fastställa vilka poster som Consensus permanent delegerar till Doktorandsektionen vid Medicinska Fakulteten i Linköping. Policy Följande poster delegeras till DOMFIL för tillsättande: Ledamot i fakultetsstyrelsen för medicin (FSM) 2 suppleanter i fakultetsstyrelsen för medicin (FSM) 3 ledamöter i forsknings- och forskarutbildningsnämnden (FUN) 3 suppleanter i forsknings- och forskarutbildningsnämnden (FUN) Ledamot i HU:s anställningsnämnd Suppleant i HU:s anställningsnämnd 2 ledamöter i IKE:s och ISV:s institutionsstyrelser 2 suppleanter i IKE:s och ISV:s institutionsstyrelser Ledamot i IMH:s institutionsstyrelse Suppleant i IMH:s institutionsstyrelse Ledamot i styrgruppen för Core Facility Ledamöter i IKE:s, IMH:s och ISV:s antagningskommittéer 18

19 Arbetsordning för Consensus doktorandombud Organisation Doktorandombudet är starkt kopplat till vice kårordförande med ansvar för utbildningsfrågor (vkou), och det är därför viktigt att kommunikationen däremellan sker kontinuerligt. Ansvaret för att så sker är delat mellan båda parterna. vkou ansvarar för att doktorandombudets ärenden lyfts i kårstyrelsen om doktorandombudet inte själv närvarar vid dess sammanträden. vkou ansvarar även för att doktorandombudets ärenden vid behov lyfts i organ där de forskarstuderande inte finns representerade. Doktorandombudet ska tillsammans med DOMFIL vara länken mellan kårstyrelsen och de forskarstuderande. Doktorandombudets uppdrag bör innefatta arbete om 6-8 timmar per vecka. Rättigheter och skyldigheter Doktorandombudet förväntas företräda fakultetskåren i följande organ: Forum för forskarutbildning DOMFIL LUST-dk Doktorandombudet har rätt att kostnadsfritt nyttja: Arbetsplats med dator i styrelserummet på kårhus Örat och på kårhus Trappan Skrivare och kopiator på kontoret på Kårhus Örat (vid ärenden relaterade till uppdraget som doktorandombud) Verksamhetsmål Doktorandombudet ska verka för att de forskarstuderandes perspektiv lyfts fram i Consensus verksamhet. Doktorandombudet ska hålla tät kontakt med StuFF:s och LinTeks respektive doktorandombud och verka för ett gott samarbete mellan kårerna vid Linköpings universitet. Doktorandombudet ska verka för att Consensus övriga centrala organisation hålls informerade om problematik och aktuella frågor relaterade till forskarutbildning. 19

20 Arbetsordning för Consensus informatör Organisation Informatören är starkt kopplad till kårordförande, och det är därför viktigt att kommunikationen däremellan sker kontinuerligt. Ansvaret för att så sker är delat mellan båda parterna. Kårordförande ansvarar för att informatörens ärenden lyfts i kårstyrelsen om informatören inte själv närvarar vid dess sammanträden. Kårordförande ansvarar även för att informatören hålls underrättad om de frågor som är aktuella i styrelsen och fullmäktige. Informatören bör samarbeta med kampanjgruppen. Consensus informatörs uppdrag bör innefatta arbete om 6-8 timmar per vecka. Rättigheter och skyldigheter Informatören förväntas sköta följande löpande arbete: Sammanställning och utskick av nyhetsmail eller annan kommuniké till medlemmarna varannan vecka Uppdatering av hemsidan kontinuerligt Publicering av nyheter på hemsidan Författande av pressmeddelanden på inrådan av, och i samarbete med, kårstyrelsen Informatören ansvarar för att hålla sig insatt i Consensus verksamhet och bör närvara på kårarrangemang såsom mottagningsmiddagar och fullmäktigeutbildningar. Informatören har rätt att kostnadsfritt nyttja: Arbetsplats med dator i styrelserummet på kårhus Örat och på kårhus Trappan Skrivare och kopiator på kontoret på Kårhus Örat, vid ärenden relaterade till uppdraget som Informatör. Verksamhetsmål Informatören ska verka för att alla Consensus medlemmar hålls informerade om kårens verksamhet. Informatören ska verka för att Consensus fram- och motgångar synliggörs i media. Informatören ska verka för att Consensus hemsida är lättillgänglig, aktuell och ändamålsenlig för såväl kåraktiva som medlemmar. 20

21 Arbetsordning för Consensus Norrköpingsansvarig Organisation Norrköpingsansvarig är starkt kopplat till kårordförande och det är därför viktigt att kommunikationen däremellan sker kontinuerligt. Ansvaret för att så sker är delat mellan båda parterna. KO ansvarar för att Norrköpingsansvarigs ärenden lyfts i kårstyrelsen om Norrköpingsansvarig inte själv närvarar vid dess sammanträden. KO ansvarar även för att Norrköpingsansvarigs ärenden vid behov lyfts i organ där de studenterna i Norrköping inte finns representerade. Norrköpingsansvarig ska vara länken mellan Consensus medlemmar i Norrköping och kårstyrelsen. Norrköpingsansvariges uppdrag bör innefatta arbete om 6-8 timmar per vecka. Rättigheter och skyldigheter Norrköpingsansvarig förväntas företräda fakultetskåren i följande organ: Norrköpingsforum Campusrådet i Norrköping Personalmöten på kårhus Trappan Norrköpingsansvarig ska hålla kårexpeditionen på Trappan öppen en lunchtimma varje vecka. Öppettiderna ska anslås på expeditionen och hemsidan minst två veckor i förväg. Norrköpingsansvarig har rätt att kostnadsfritt nyttja Kontorsplats med dator på Kårhus Trappan Transportmedel mellan Norrköping och Linköping vid verksamhet kopplad till uppdraget som Norrköpingsansvarig då Campusbussen inte är i bruk. Verksamhetsmål Norrköpingsansvarig ska verka för att Norrköpingsperspektivet lyfts fram i Consensus verksamhet. Norrköpingsansvarig ska hålla tät kontakt med StuFF:s och LinTeks kåraktiva i Norrköping, och verka för ett gott samarbete mellan kårerna vid Linköpings universitet. Norrköpingsansvarig ska verka för att Consensus övriga centrala organisation hålls informerade om problematik och aktuella frågor relaterade specifikt till Norrköping eller relationen mellan Norrköping och Linköping. 21

22 Arbetsordning för Consensus arbetsgrupper Organisation Vid Consensus finns ett antal arbetsgrupper som bedriver verksamhet inom ett specifikt sakområde eller av en viss karaktär. Arbetsgrupperna vid Consensus är till stor del friställda från kårstyrelsen och fullmäktige. Gruppens ledare kallas för utvecklare och dess medlemmar för ledamöter, och både utvecklare och ledamöter utses årligen internt. Avveckling och tillsättande av arbetsgrupper beslutas av kårstyrelsen. Vid tillsättande av en ny arbetsgrupp utser kårstyrelsen en utvecklare, som i sin tur utser gruppens ledamöter. Kårstyrelsen äger rätt att riva upp beslut fattat av arbetsgruppen och avstyra verksamhet initierad av arbetsgruppen om det inte faller inom ramarna för Consensus verksamhetsområde eller strider mot Consensus styrdokument. Arbetsgruppen ska sträva efter att bland ledamöterna ha en mångfald av olika sektionstillhörigheter, utbildningsnivåer, bakgrunder och sociala förutsättningar. Rättigheter och skyldigheter Arbetsgruppernas rättigheter är endast tillämpliga då arbetsgruppens verksamhet faller inom ramarna för Consensus verksamhetsområde och är i enlighet med Consensus styrdokument. I denna fråga äger kårstyrelsen tolkningsföreträde. Gruppen ska inför varje verksamhetsår utse en utvecklare, och denne ska stå i kontakt med kårordförande eller vice kårordförande på delegation från kårordförande, denne är då kontaktperson för arbetsgruppen. Kontaktpersonen ska sammankalla Consensus utvecklare till ett utvecklarmöte minst 10 gånger per verksamhetsår. Utvecklaren ansvarar för att aktuella kontaktuppgifter till gruppens alla ledamöter finns kontaktpersonen tillhanda. För verksamhet finansierad av kårens medel är arbetsgruppen skyldig att inför kårstyrelsen redovisa verksamhetsberättelse på anmodan av kårordförande. Detta ska sedan inkluderas i Consensus årsberättelse. Arbetsgrupperna äger rätt att nyttja de kostnadsfria kommunikationsvägar som kåren har till sina medlemmar. Detta ska ske i samråd med Consensus informatör. Arbetsgrupperna äger rätt att kostnadsfritt nyttja kårens lokaler, och det kontorsmaterial som finns till handa på kontoren. Detta ska se i samråd med Consensus presidium. Arbetsgruppen ska bedriva verksamhet inom ramarna för Consensus verksamhetsområde generellt och inom de egna verksamhetsmålen specifikt. Kårstyrelsen ska ges full insyn i arbetsgruppens verksamhet. För riktlinjer gällande ekonomi se Policy för ekonomi och årsredovisning. Arbetsgruppernas verksamhetsmål Arbetsgrupperna ska långsiktigt sträva efter att uppnå nedanstående mål. Arbetsgrupperna bestämmer själva vilka av målen de önskar arbeta mot under det aktuella verksamhetsåret, och 22

23 målen ska främst ses som riktlinjer för verksamheten. Undantaget är projektgruppen och internationella gruppen som har vissa årliga uppdrag. Verksamhetsmål Internationella gruppen Internationella gruppen ska årligen stödja och samordna den internationella fadderverksamheten som sektionerna vid Hälsouniversitetet bedriver. bevaka inkommande utbytesstudenters situation och verka för att de får en god utbildningskvalitet Internationella gruppen ska sträva efter att verka för att alla Hälsouniversitetets studenter som så önskar ska beredas tillfälle att tillbringa viss del av sin utbildning utomlands. verka för att Hälsouniversitetets studenter kontinuerligt får information om studier och praktik utomlands, och om finansieringsmöjligheter för dylikt. underlätta möjligheten till internationellt utbyte genom att verka för en rättvis tillgodoräkning av utländska högskolepoäng. utbyta erfarenheter med andra studentkårer, lokalt såväl som nationellt, om hur internationellt arbete bedrivs, i syfte att ständigt söka förbättra Hälsouniversitetets studenters möjligheter till studier och praktik utomlands. främja utbyte av information och erfarenheter mellan kårens sektioner och sprida information om internationella frågor bland kårens medlemmar. verka för att Hälsouniversitetets studenter ska ha möjlighet att examineras på engelska. verka för en ökad internationalisering, med målsättningen att vidga Hälsouniversitetets perspektiv till att bli mer globalt, och bidra till ökad integration och mångfald. Verksamhetsmål Projektgruppen Projektgruppen ska årligen i samråd med kårstyrelsen arrangera Consensus välkomstevenemang under höstens och vårens mottagningsperiod. i samråd med kårstyrelsen arrangera Consensus tacksittningar för kåraktiva i slutet av höst- och vårterminen. Projektgruppen ska sträva efter att sprida information till kårens medlemmar om arbetsmarknadsfrågor. arrangera en arbetsmarknadsdag i syfte att främja medlemmarnas arbetsmarknadsanknytning och inbringa ekonomiska medel till kåren. knyta kontakter mellan kåren, näringsliv och övriga arbetsmarknadsparter i syfte att ur dessa inbringa inkomster och förmåner till kåren. utveckla kreativa idéer för nya arrangemang i Consensus regi. Verksamhetsmål Mångfaldsgruppen Mångfaldsfrågor definieras här som frågor som rör social- och etnisk bakgrund, genus, sexuell läggning, ålder och funktionshinder. Mångfaldsgruppen ska sträva efter att bevaka Consensus medlemmars intressen i mångfaldsfrågor och samarbeta med andra organisationer i dessa frågor. 23

24 verka för att öka medvetenheten om mångfaldsrelaterade problem hos Consensus medlemmar och sprida information om det arbete som pågår. främja utbyte av information och erfarenheter med och mellan sektionerna. kartlägga de mångfaldsrelaterade problem som Consensus medlemmar upplever och uppmärksamma övriga organisationen på problemen. Verksamhetsmål Kampanjgruppen Kampanjgruppen ska sträva efter att hitta nya och attraktiva sätt att synliggöra Consensus olika verksamheter för kårens medlemmar. hitta kreativa sätt att synliggöra Consensus lokalt såväl som på nationell nivå. stötta kårstyrelsen, valberedningen och andra delar av organisationen i arbetet med olika informations- och rekryteringskampanjer. samarbeta med Projektgruppen för att på bästa sätt synliggöra Consensus i samband med till exempel välkomstmiddagar och arbetsmarknadsdagar. 24

25 Arbetsordning för Consensus valberedning Consensus förtroendevalda har en mandatperiod på ett år. I rekryteringen av nya kandidater fyller Consensus valberedning en viktig funktion. Consensus stadga reglerar val och sammansättning för valberedningen samt dess åligganden. Denna arbetsordning förtydligar och utvecklar valberedningens åligganden under rekryteringsprocessen. Arbetsordning Valberedningen har i uppgift att under valperioden driva rekryteringskampanj som riktar sig till alla Consensus medlemmar. Valberedningen ska på olika sätt sprida information till medlemmarna om alla poster som ska tillsättas och verka för att så många förslag som möjligt inkommer. Valberedningen ska verka för att alla Consensus medlemmar ges möjlighet att engagera sig i kåren och att medvetenheten om kårens verksamhet ökar. Alla kandidater ska bedömas på likvärdigt sätt innan beslutsförslag överlämnas till Consensus fullmäktige. Valberedningen ska vid sidan av den individuella lämpligheten för uppdraget även ta aspekter såsom mångfald och jämställdhet, representativitet och gruppdynamik i beaktande vid avgivande av beslutsförslag. 25

26 Policy för Consensus internationella fadderverksamhet Med införandet av Bolognaprocessen hoppas man också att rörligheten mellan lärosäten ska öka och att detta ska stimulera internationaliseringen av Sveriges utbildningar. För att Consensus ska värna om alla sina medlemmar är det också viktigt att det finns riktlinjer för hur mottagningen och fadderverksamheten för de internationella studenterna ska gå till. Denna policy och syftar till att tydliggöra riktlinjer för Consensus internationella fadderverksamhet. Policy Mottagningsverksamheten för utbytesstudenter ska omfattas av principerna i Mottagningspolicy för studenter vid Linköpings universitet. Ansvarig för genomförandet av mottagningen av de internationella studenterna är Consensus internationella utvecklare. Denne ska rapportera om hur fadderverksamheten fungerat till Consensus styrelse. Detta bör göras två gånger per verksamhetsår. Om något missöde angående fadderverksamheten inträffar bör detta informeras till internationella gruppen. I de fall en sådan inte finns utgörs kontaktpersonen av vice kårordförande med ansvar för studiesociala frågor. 26

27 Policy för Consensus utbildningsutskott Utbildningsutskottets sammansättning och övergripande åligganden regleras av Consensus stadga. Utbildningsutskottets huvudsakliga uppgift är att vara kontaktyta mellan Consensus styrelse och studenterna vid Hälsouniversitet rörande utbildningsutvecklingsfrågor. Denna policy syftar till att reglera utbildningsutskottets arbetsätt och arbetsordning. Policy Utbildningsutskottet ska bevaka studenternas intresse i gemensamma utbildningsfrågor och slå vakt om en kreativ och flexibel studentmiljö. Utskottet ska utveckla visioner och idéer som kan motverka stagnation och gagna kvaliteten på Hälsouniversitetets utbildningar såväl på kort sikt som på lång sikt. Utskottet ska kritiskt granska kursplaner, undervisare och examinationer. Utskottet skall också värdera kvaliteten i utbildningsmomenten och ge förslag på utvecklande detaljer. Utskottet ska arbeta för att pedagogiken vid Hälsouniversitetet utvecklas och förnyas. Utskottet ska arbeta för integration mellan utbildningarna och att denna utvecklas med hög kvalitet. Utskottet ska utbyta information med de sektionsspecifika utbildningsutskotten och utbyta information och åsikter med kårens medlemmar i relevanta frågor. Utskottet kan på delegation från styrelsen utse studeranderepresentanter i organ som berör utbildningsfrågor. Det finns inget som motsätter att utbildningsutskottet knyter beredande grupper till sig som kan utreda vissa specifika frågor som t ex utvärdering av integrationsmoment. Beslut i frågorna måste dock fortfarande tas av utskottet. vkou agerar sammankallande och ordförande i utskottets möten samt ansvarar för att minnesanteckningar efter mötet distribueras till mötets deltagare. Utskottet bör ha minst 10 sammanträden per verksamhetsår. 27

28 Policy för Consensus studiesociala utskott Studiesociala utskottets sammansättning och övergripande åligganden regleras av Consensus stadga. Studiesociala utskottets huvudsakliga uppgift är att vara kontaktyta mellan Consensus styrelse och studenterna vid Hälsouniversitet rörande studiesociala frågor. Denna policy syftar till att reglera studiesociala utskottets arbetsätt och arbetsordning. Policy Det studiesociala utskottet ska bevaka studenternas intresse i gemensamma studiesociala frågor och slå vakt om goda och säkra studiesociala villkor för Consensus medlemmar samt öka gemenskapen mellan de olika programmen på HU. Särskilt ska utskottet beakta den lokala studiesociala miljön vid Hälsouniversitetets utbildningar. Utskottet ska främja och möjliggöra utbyte av information och erfarenheter mellan de sektioner kåren knutit samarbetsavtal med vad gäller studiesociala frågor. Vidare ska utskottet inhämta från och sprida information till kårens medlemmar i relevanta frågor. Utskottet ska även bevaka kårmedlemmarnas studiesociala miljö på ett nationellt plan och när så är lämpligt samordna detta arbete med andra organisationer. Utskottet kan på delegation av styrelsen utse studentrepresentanter i organ som berör medlemmarnas studiesociala miljö. vkos agerar sammankallande och ordförande i utskottets möten samt ansvarar för att minnesanteckningar efter mötet distribueras till mötets deltagare. Utskottet bör ha minst 10 möten per verksamhetsår. 28

29 Policy för Consensus sektionsordförandemöte Sektionsordförandemötets sammansättning och övergripande åligganden regleras av Consensus stadga. Mötet är Consensus huvudsakliga forum för samverkan med sektionerna. Sektionsordföranden är arbetsledare för sin sektionsstyrelse och är därför en nyckelperson i arbetet att förankra Consensus strategier, mål och visioner ute i sektionerna. Ett gott samarbete mellan sektionerna och kåren gynnar inte bara kåren utan även sektionerna då de kan utbyta idéer och inspirera varandra till att utveckla sina verksamheter. Denna policy syftar till att reglera sektionsordförandemötets arbetssätt och arbetsordning. Policy Sektionsordförandemötet ska fokusera sitt arbete på övergripande strategiska frågor som rör samarbetet mellan Consensus och HU:s sektioner samt att utveckla och förankra Consensus verksamhet, mål och visioner i sektionsstyrelserna. Sektionsordförandemötet är också en kanal för kårordföranden att sprida information till sektionerna samt att få information om sektionernas löpande arbete. Kårordförande ansvarar för att mötet i början av verksamhetsåret lägger upp en agenda för hur mötesformen ska se ut under året. Kårordföranden agerar sammankallande och ordförande i mötet samt ansvarar för att minnesanteckningar efter mötet distribueras till mötets deltagare. Kår- och sektionsordförande ansvarar till lika delar för det informationsutbyte om de olika verksamheterna som ska utväxlas under mötet och det ingår i alla deltagares ansvar att se till att relevant information om den egna verksamheten behandlas i mötet. 29