Kultur- och fritidsnämnden

Transkript

1 Kallelse Kultur- och fritidsnämnden Tid: Tisdagen den 8 mars kl. 17:30 Plats: Östra Roten, Kommunhuset i Lilla Edet Ärenden 1. Upprop 2. Val av justerare samt fastställande av tid för justering 3. Godkännande av dagordning Föredraganden 4. Besök av Bertil Nylén om Kakadua-projektet Bertil Nylén, socialpedagog 5. Årsrapport 2015 Dnr: 2016/ULN Uppföljning internkontrollplan 2015 Dnr: 2015/ULN Antagande internkontrollplan 2016 Dnr: 2016/ULN Öppettider biblioteket Dnr: 2016/ULN Ansökan driftsbidrag Lilla Edets Tennisklubb Dnr: 2016/ULN Ansökan om kartbidrag OK Gipen Dnr: 2016/ULN Ansökan om telefonbidrag OK Gipen Dnr: 2016/ULN Ansökan om verksamhetsbidrag 2016 Folkrörelsernas arkivförening i Lilla Edet Dnr: 2012/ULN Information 14. Anmälan om inkomna skrivelser Kajsa Paulsson, tf. kultur- och fritidschef

2 Kallelse Kultur- och fritidsnämnden Kjell Johansson Ordförande

3 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl /ULN Årsrapport 2015 Dnr 2016/ULN022 Sammanfattning En viktig fråga som har behandlats under 2015 var skapandet av en ny Kulturarena i Lilla Edets tätort. I kulturarenan kommer kommunens huvudbibliotek att inrymmas. Musikskolan har under det gångna året utökat sin verksamhet ytterligare och har bland annat startat en filmskola, med målet att på sikt skapa en kulturskola. Vad gäller arbetet med kommunens fritidsanläggningar så har det under 2015 gjorts en större utredning av Bertilsgården. Utredningen visar på ett stort renoveringsbehov. Vad gäller den planerade renoveringen av klubbhuset på Strömsvallen så har en första besiktning visat att ett avsevärt större behov av renovering än vad man från början bedömde. I början av 2015 beslutade Kultur- och Fritidsnämnden att påbörja en renovering av ishallen, vilket tyvärr har försenats då upphandlingen har överklagats vid flera tillfällen. Nämnden har under året genomfört en större föreningsutredning. Utredningen visar hur kommunens föreningsbidrag fördelas. Med bakgrund av resultatet har förvaltningen fått i uppdrag att ta fram ett nytt förslag på fördelning av föreningsbidrag. I arbetet med Mötesplats unga har under 2015 en utredning presenterats för nämnden. Mot bakgrund av vad som framkom i utredning öppnades Fuxernaskolans uppehållsrum upp från och med början av maj månad. Detta gjordes möjligt då de två högstadieskolorna i kommunen slogs ihop till en skola. Tyvärr valde skolan att avsluta verksamheten ett par veckor före jul. En annan åtgärd som gjordes med anledning av utredningen Mötesplats unga, var att skapa ett ungdomsteam inom Kultur och Fritid. Ungdomsteamet består av en ungdomssamordnare, en evenemangsledare och en barn- och ungdomsbibliotekarie. Dessa tre samverkar, utifrån sina professioner, i arbetet med Lilla Edets ungdomar. Den mest positiva händelsen under 2015 var nog ändå skapandet av Kulturveckan. Kulturveckan var en idé som kom från musikskolans personal. Kulturveckan var ett försök men resultatet blev så lyckat att det snabbt beslutades att försöka genomföra en Kulturvecka årligen.

4 sid- 2 - Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kultur- och fritidschef daterad den 29 februari Förslag på Årsrapport Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner Årsrapport Kajsa Paulsson Tf kultur- och fritidschef kajsa.paulsson@lillaedet.se Beslutet expedieras till Kommunfullmäktige sid 2/2

5 Årsrapport 2015 Kultur och Fritidsnämnden Framtagen av: Annica Skog Datum: Version: 1 Dnr: 2016/ULN022-1

6 Årsrapport INNEHÅLL 1. Sammanfattning Nämndens grunduppdrag enligt verksamhetsplanen... 4 Vision... 4 Nämndens uppdrag... 4 Strategier Uppföljning av nämndens grunduppdrag Uppföljning av mål Kommunfullmäktiges mål Nämndens egna mål Ekonomisk uppföljning kopplat till prestation Nämndens ekonomiska utrymme Analys av utfall och prognos Åtgärder för att uppnå ekonomisk balans och prognos och prognos enligt nämndens organisatoriska struktur Prestationer Fördjupning till nämnden Investeringar Jämställdhet... 18

7 Årsrapport Sammanfattning En viktig fråga som har behandlats under 2015 var skapandet av en ny Kulturarena i Lilla Edets tätort. I kulturarenan kommer kommunens huvudbibliotek att inrymmas. Musikskolan har under det gångna året utökat sin verksamhet ytterligare och har bland annat startat en filmskola, med målet att på sikt skapa en kulturskola. Vad gäller arbetet med kommunens fritidsanläggningar så har det under 2015 gjorts en större utredning av Bertilsgården. Utredningen visar på ett stort renoveringsbehov. Vad gäller den planerade renoveringen av klubbhuset på Strömsvallen så har en första besiktning visat att ett avsevärt större behov av renovering än vad man från början bedömde. I början av 2015 beslutade Kultur- och Fritidsnämnden att påbörja en renovering av ishallen, vilket tyvärr har försenats då upphandlingen har överklagats vid flera tillfällen. Nämnden har under året genomfört en större föreningsutredning. Utredningen visar hur kommunens föreningsbidrag fördelas. Med bakgrund av resultatet har förvaltningen fått i uppdrag att ta fram ett nytt förslag på fördelning av föreningsbidrag. I arbetet med Mötesplats unga har under 2015 en utredning presenterats för nämnden. Mot bakgrund av vad som framkom i utredning öppnades Fuxernaskolans uppehållsrum upp från och med början av maj månad. Detta gjordes möjligt då de två högstadieskolorna i kommunen slogs ihop till en skola. Tyvärr valde skolan att avsluta verksamheten ett par veckor före jul. En annan åtgärd som gjordes med anledning av utredningen Mötesplats unga, var att skapa ett ungdomsteam inom Kultur och Fritid. Ungdomsteamet består av en ungdomssamordnare, en evenemangsledare och en barn- och ungdomsbibliotekarie. Dessa tre samverkar, utifrån sina professioner, i arbetet med Lilla Edets ungdomar. Ungdomsteamet har även stöttat våra nyanlända flyktingbarn och har bland annat, efter önskemål från barnen, ordnat med simlektioner i Sjuntorps simhall Den mest positiva händelsen under 2015 var nog ändå skapandet av Kulturveckan. Kulturveckan var en idé som kom från musikskolans personal. Kulturveckan var ett försök men resultatet blev så lyckat att det snabbt beslutades att försöka genomföra en Kulturvecka årligen. Målet är att samtliga aktiviteter ska vara kostnadsfria och att det ska finnas aktiviteter för alla åldrar

8 2. Uppföljning av nämndens grunduppdrag Årsrapport Nämndens grunduppdrag enligt verksamhetsplanen Vision Ett levande kulturliv och en meningsfull fritid förändras ständigt till form såväl som till innehåll. Att skapa förutsättningar för växtkraft, utveckling, motion och kreativa aktiviteter bidrar till att alla kan skapa sig en egen identitet med hälsa och välbefinnande för ett attraktivt Lilla Edet. Ett rikt och varierat föreningsliv är en viktig bärare av vår demokratiska samhällssyn. Det utgör en god grogrund för att utveckla ett dynamiskt samhälle med socialt, ekonomiskt, kulturellt samt hälso- och miljömedvetet ansvarstagande. Social gemenskap och personliga möten bidrar till en positiv livsstil och att innevånarna blir stolta ambassadörer för Lilla Edets kommun. Nämndens uppdrag Kultur- och fritidsnämndens uppdrag är att ge alla kommuninvånare möjlighet att uppleva ett rikt och varierat kultur- och fritidsliv, präglat av mångfald och hög kvalitet, som ger invånare i Lilla Edets kommun möjlighet att berika sin livssituation genom att stödja och bedriva kultur- och fritidsaktiviteter. Barn och ungdomar är en prioriterad målgrupp i alla verksamheter. Jämställdhet, jämlikhet, mångfald, delaktighet och folkhälsa ska särskilt beaktas och genomsyra all kultur- och fritidsverksamhet. Strategier Det är viktigt att det finns ett brett utbud av aktiviteter spritt i kommunen, så att var och en kan hitta något som passar. Kultur- och fritidsutbudet är en del i den regionala utvecklingen och gynnar tillväxten. Ett levande kulturarv, kulturscen och ett brett, stimulerande fritidsutbud stärker kommunens attraktivitet och varumärke. Kommunens stöd ska syfta till att: Stimulera utvecklingen av nya verksamhetsområden Uppmuntra till hälsosamma levnadsvanor och stimulera till egna initiativ, delaktighet och kreativitet, individuellt eller i grupp i form av kultur, social gemenskap och fysisk aktivitet. Verka för att all kultur- och fritidsverksamhet med kommunalt stöd är drog- och dopingfri och tydligt motverkar våld, mobbing, rasism, diskriminering, utanförskap samt alkohol- och spelmissbruk. Uppmuntra till geografisk spridning och tillgänglighet av verksamheter Samverka över förvaltningsgränserna och samutnyttja resurser Ge råd, stöd och hjälp till föreningarna och uppmuntra samverkan Uppmuntra till miljömedvetenhet som livsstil och rutin inom kommunens lokaler, anläggningar, föreningsaktiviteter och arrangemang.

9 Årsrapport Uppföljning av nämndens grunduppdrag Kultur- och Fritidsnämndens vision, som är genomtänkt, realistisk och tydlig, fungerar som ett riktmärke för all verksamhet inom Kultur och Fritid. Kultur- och fritidsnämndens uppdrag är att ge alla kommuninvånare möjlighet att uppleva ett rikt och varierat kultur- och fritidsliv. Under det gångna året har nämnden fattat flera viktiga beslut, i linje med visionen och uppdraget, för att såväl idag som i framtiden kunna erbjuda kommuninvånarna en stor mängd olika kultur- och fritidsmöjligheter. Besluten under året har handlat om allt från att skapa en modern kulturarena inne i Lilla Edets tätort där huvudbiblioteket kommer att inrymmas, renovera ishallen, skapa en årlig Kulturvecka, skapa ett ungdomsteam, starta filmskola som en del i arbetet med att skapa en Kulturskola, stödja föreningars olika satsningar på nya verksamheter, förbättra handikapprampen vid Prässebo-badplats till att genomföra en utredning om skötsel av kommunens vandringsleder m.m. Kulturarenan Beslutet rörande Kulturarenan visar tydligt att man strävar efter att nå sin vision och att agera utifrån grunduppdraget (se delar av beslutet nedan): - Skapa en samtida demokratisk mötesplats som präglas av öppenhet och tillgänglighet, där man tar till vara synergieffekter för att skapa en modern kulturarena och ett pedagogiskt kunskapscentrum med fokus på prioriterade grupper. Verksamheten bör ha ett tydligt framtidsfokus där man samtidigt levandegör vårt kulturarv och en satsning bör ske på den digitala utvecklingen. Hela denna förändringsprocess, såväl lokalförändringen som verksamhetsutvecklingen, präglades av den Medborgardialog som har pågick under sommaren. Medborgardialogen innebar ett aktivt uppsökande av flera av de prioriterade grupperna i den nya bibliotekslagen från 2014, samt via två forum som var öppna för samtliga medborgare. Musikskolan Musikskolan har under det gångna året utökat sin verksamhet ytterligare, och erbjuder idag undervisning i ännu fler instrument, rytmikkurser m.m. Musikskolan har under året även startat en filmskola, med målet att på sikt utveckla Musikskolan till en kulturskola. Kulturveckan Skapandet av Kulturveckan var ett viktigt led i arbetet med att stimulera till egna initiativ och delaktighet, då en stor del av Kulturveckan handlar om att stödja och lyfta fram kommunens egna föreningar och Kulturutövare. Under denna vecka fanns även ett tydligt fokus på att lyfta fram kommunens olika geografiska delar, med allt från sopplunch i Västerlanda till violinkonsert i Lödöse.

10 Årsrapport Ungdomsteamet En annan viktig satsning har varit att ta fram ett ungdomsteam, bestående av tre personer. Beslutet om att skapa ett Ungdomsteam tog utifrån vad som framkom i utredningen Mötesplats Unga, där en av de önskningar som framfördes av ungdomarna var att ha fler vuxna i sin närhet. Ungdomsteamet har i uppgift att, tillsammans med kommunens barn och ungdomar, arbeta fram olika typer av aktiviteter och evenemang som efterfrågas av denna målgrupp. Ungdomsteamet har under året bland annat sökt medel för Skapande skola-verksamhet och har erhållit kronor för läsåret 2015/2016. Ungdomsteamets arbetar tydligt och målinriktat med att skapa delaktighet hos våra barn- och ungdomar. Detta är något som nu börjar ge resultat, och vi har under det gångna året bland annat haft flera LAN där Lilla Edet ungdomar är delaktiga i skapandet av turneringar m.m. och en mycket lyckad dansaktivitet som skapades av tre unga tjejer. Likaså återfinns nu en Lilla Edet-ungdom i arrangörsgruppen för Ung Kultur Idrottsanläggningar Vad gäller arbetet med kommunens fritidsanläggningar så har det under 2015 gjorts en större utredning av Bertilsgården. Utredningen visar på ett stort renoveringsbehov. Vad gäller den planerade renoveringen av klubbhuset på Strömsvallen så har en första besiktning visat att ett avsevärt större behov av renovering än vad man från början bedömde. I början av 2015 beslutade Kultur- och Fritidsnämnden att påbörja en renovering av ishallen, vilket tyvärr har försenats då upphandlingen har överklagats vid flera tillfällen. Lilla Edets Ridklubb Lerk Föreningen Lilla Edets Ridklubb har flera år haft en stor oro i sin klubb. Detta ledde bland annat till att föreningen under det 2014 hamnade i en svår ekonomisk, praktisk och organisatorisk situation. Med anledning av detta valde nämnden att inte förlänga hyresavtalet med föreningen Lerk. Föreningen informerades dock om att Kultur- och Fritidsnämnden är öppen för att finna nya möjligheter för att driva ridskoleverksamhet på Bertilsgården. Idag är Lerk en aktiv förening med en växande verksamhet och hopp om framtiden, och det finns även en mycket god dialog med kommunen. Allt detta sammantaget ger stora förhoppningar om en fortsatt framtid för föreningen. Föreningsbidrag Ett annat viktigt beslut under 2015 handlade om framtagandet av en föreningsutredning/inventering rörande fördelningen av Lilla Edets föreningsbidrag. Utredningen/inventeringen belyste hur föreningsbidragen idag fördelas mellan olika föreningar, mellan kvinnor och män, mellan olika målgrupper, mellan olika typer av aktiviteter m.m. Utredningen visade även på likheter och skillnader gällande fördelning av föreningsbidrag jämfört med Göteborg som inom VGR och i Sverige. Utredningen belyste även delar av utredningen Fokus 14, gjord av Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor.

11 I Fokus 14 framkommer bland annat att det: Årsrapport Finns få satsningar som har ett intersektionellt perspektiv. Det lokala fritidsutbudet svarar i låg grad mot efterfrågan hos unga hbtpersoner, unga i socioekonomiskt utsatta områden, unga nyanlända och unga med funktionsnedsättning. Unga hbt-personer är den grupp som kommuner i minst utsträckning har mål eller insatser för. Med anledning av det som framkom i utredningen beslutade nämnden att ge förvaltningen i uppdrag att ta fram ett förslag på nytt fördelningssystem för de kommunala föreningsbidragen. Bidragsfördelningssystemet ska baseras på följande: Föreningsbidragen ska matcha bidragsreglerna Enklare/tydligare regler = enkelt för föreningar, enkel administration Nyttja ny teknik = förenklar för alla parter Ny fördelningsprincip skapa incitament barn och ungdomar intersektionalitetsperspektivet miljöaspekter aktivt arbete mot droger Kultur- och Fritidschefen presenterade ett första utkast på ett nytt bidragsfördelningssystem för nämnden Målet är att under 2016 besluta i frågan. Ensamkommande flyktingbarn Under sommaren fick Lilla Edet besked om att kommunen kommer att ta emot ett antal ensamkommande flyktingbarn. Flera av kommunens verksamheter blev då kontaktade och ombedda att fundera över vad var och en kunde bidra med för att på ett så bra sätt som möjligt ta emot barnen och introducera dom i vår kommun. Delar av ungdomsteamet träffade Linda Lyckbell som är ansvarig för boendet. I samråd med Linda tog ett antal aktiviteter fram inför hösten. Dessa var: Introduktion av After School på Fuxerna skolan Film, animation och musikworkshop för nyanlända i samverkan med Kultur i Väst Simlektioner i Sjuntorps simhall

12 Årsrapport Utmärkelser Avslutningsvis bör nämnas att nämnden under det gångna året även delat ut Kulturpris, Kulturstipendium och ungdomspris. Detta som ett led i att stimulera till egna initiativ, delaktighet och kreativitet, individuellt eller i grupp i form av kultur, social gemenskap och fysisk aktivitet. 3. Uppföljning av mål 3.1. Kommunfullmäktiges mål Prioriterat mål Prioriterat mål: Utveckla mötesplatser för unga med syfte att öka ungdomars inflytande avseende sin fritid. Inriktningsmål: Utveckla de demokratiska processerna. Mätning/målet uppfyllt: När fler mötesplatser/aktiviteter skapats i samarbete med kulturproducenter och i samråd med ungdomar i kommunen. 1) I samråd med ungdomarna erbjuda attraktiva aktiviteter. 2) Erbjuda ungdomsaktiviteter i flera av kommunens delar. Mål 2015 enl vpl >6-6 7 >4 Kultur och fritid har under första och andra tertialen av verksamhetsåret genomfört: 1) Graffitiworkshop Go Art Parkourworkshop Go Art Mötesplats Fuxernaskolan/ After school Tre stycken LAN med spelturneringar Simskola för nyanlända flyktingar Parkourworkshop i Lödöse Ungdomsevent för unga av unga på jullovet 2) Två stycken Skolbio Taikon Skolbio Hugo Cabré Musikföreställning för små barn Lödöse museum Fyra stycken Workshop på Lödöse museum för årskurs 5-klasser Repworkshop återbruk i Lödöse Film- och animationsworkshop för nyanlända flyktingar Poetry slam för högstadiet Målet är uppfyllt

13 Prioriterat mål 3 Årsrapport Mål 2015 enl vpl Prioriterat mål: Kommunen ska arbeta för en jämställd service till medborgarna. Inriktningsmål: I Lilla Edet kommun ska flickor och pojkar, kvinnor och män ha samma makt att forma samhället och sina egna liv. Mätning/målet uppfyllt: När åtgärder utförts i nämnderna i enlighet med kommunens jämställdhetsstrategi. Ge kvinnor och män lika möjligheter i föreningslivet * analys 1 analys * Genomföra en totalanalys av föreningsstödet som kan visa på hur stödet fördelas på kvinnor och män. Målet är uppfyllt Prioriterat mål Prioriterat mål: Samverkan inom SOLTAK Inriktningsmål: Samverka över kommungränserna. Mätning/målet uppfyllt: När samverkan avseende gemensamma projekt eller tjänster ökat jämfört med föregående år. Biblioteket ska sträva och arbeta efter att ingå i nätverket Bibliotek i väst inom ramen för SOLTAK samarbetet. - Samarbete påbörjat Samarb. fullt ut* *Justering av BIV s hemsida är ännu inte gjord. *Upphandlingsprocess för inköp av bibliotekssystem med bl. a. gemensam katalog - är påbörjad. Målet är uppfyllt Mål 2015 enl vpl Samarb. fullt ut

14 Årsrapport Prioriterat mål Prioriterat mål: Invånarantalet ska öka med en procent jämfört med föregående år. Mätning/målet uppfyllt: Avläsning per 31/12 som visar på en procents ökning. Inriktningsmål: Det ska vara attraktivt att bo i Lilla Edets kommun. 7) Erbjuda attraktiva kulturarrangemang inom minst 3 olika områden, tillsammans med kommunens kulturaktörer Mål 2015 enl vpl * Måltalet innebär minst 300 aktiviteter under året * Med områden menas t ex. dans, teater, film, musik, konstutställning, litterär gestaltning m.m. Dans Dansuppvisning: 2 st. Danstävling av unga för unga: 1 st. Teater Bebisteater: 2 st. Barnteater 1 st. Film Lunchbio: 3 st. Skolbio: 3 st. Musik Kammarmusikelever spelar för förskolebarn: 3 st. Musikföreställning för små barn Lödöse museum: 1 st. Sångsamlingar: 108 st. Baby-barn rytmik: 40 st. Barnrytmik: 20 st. Övriga aktiviteter/arrangemang Musikskolan 36 st. Litterär gestaltning Poetry Slam: 1 st. Övriga arrangemang Bibliotek: 182 st. (Bokcirkel, språkcafé, stickcafé, sagostund m.m.) Workshops: Poesiworkshop: 2 st. Graffitiworkshop: 1 st. Parkourworkshop: 2 st. Lödöse museum: 4 st. Rep-workshop: 1 st Film- och animationsworkshop för nyanlända flyktingar 1 st. Målet är uppfyllt

15 Prioriterat mål 10 Årsrapport Mål 2015 enl vpl Prioriterat mål: Det offentliga rummet ska vara trivsamt, snyggt och rent med trygga och tillgängliga miljöer. Inriktningsmål: Det ska vara attraktivt att bo i Lilla Edets kommun. Mätning/målet uppfyllt: Följa upprättade instruktioner avseende att hålla rent och snyggt i det offentliga rummet. Låta oberoende besiktningsperson säkerhetsbesikta kommunens anläggning, för att höja säkerhetsnivån Tillgänglighetsanpassa kommunens anläggningar - 1/2* (1/2)* 1 1 *Tillgänglighetsanpassningen som gjordes vid badplatsen i Prässebo (handikapprampen) krävde en komplettering för att anpassningen ska fungera på ett bra sätt. Målet är uppfyllt Prioriterat mål Mål 2015 enl vpl Prioriterat mål: - Utreda möjligheterna att utvidga rekreationsytorna i Lilla Edets kommun avseende Inlandsön (genom dess friläggande) och Ströms slottspark samt -Utreda framtida skötselformer avseende kommunens vandringsleder. Inriktningsmål: Det ska vara attraktivt att bo i Lilla Edets kommun. Mätning/målet uppfyllt: När utredning genomförts tillsammans med föreningslivet * 1) Utreda möjligheterna att utvidga rekreationsytorna i Lilla Edets kommun - - (1) 1 avseende Inlandsön 2) Utreda möjligheterna att utvidga rekreationsytorna i Lilla Edets kommun - - (1) 1 avseende Ströms slottspark 3) Utreda framtida skötselformer avseende kommunens vandringsleder * Mätningen avser antalet förslag/möjligheter som har tagits fram i utredningen * Punkt 1 och 2 är delredovisade vid nämndsammanträde Dnr 2014/ULN067 * Kultur- och Fritidsnämnden beslutade att notera informationen och lämna följande frågor till kommunfullmäktige: 1. Vilken nämnd ska ha ansvaret för Strömsparken i fortsättningen? 2. Hur bör kommunen gå vidare i arbetet med Inlandsön med hänsyn till den information som har framkommit under utredningsarbetet? * Punkt 3 är redovisad på nämndsammanträde Dnr 2015 ULN 035 Målet är (delvis) uppfyllt

16 Årsrapport Nämndens egna mål Övrigt prioriterat arbete Under året ska även följande arbete/aktiviteter prioriteras: Påbörja utvecklingen mot en kulturskola - Filmskola startades under hösten Verka för fler mötesplatser för ungdomar i Lilla Edets kommun - Uppehållsrummet After School öppnades två eftermiddagar/kvällar under våren - I den nya Kulturarenan som nu håller på att formas i Folkets Hus lokaler, kommer en central mötesplats skapas i den gemensamma entrén/lobbyn som placeras innanför Musikskolans entré. Utveckla samarbetet med Lödöse museum - Under året har Kultur och Fritid erbjudit samtliga årskurs 5-klasser bussresa och workshop på Lödöse museum. Alla skolor utom Strömsskolan tackade ja till erbjudandet. Målet är att detta ska erbjudas årligen framöver. - Flera kreativa samtal med museiledningen har förts kring olika framtida idéer har genomförts under året. Utreda skådeplatsen Ljudaborg, för att tydliggöra ansvarsroller, öka nyttjandegraden av skådeplatsen m.m. - Frågan är utredd och nämnden fattade under året beslut om ansvarsfördelningen. Beslutet kunde dock inte verkställas då det vid besiktning visade sig att läktaren i dåvarande skick inte var godkänd att nyttja som läktare. Arbeta vidare med energibesparingsåtgärder i kommunens fritidsanläggningar - Arbetet pågår kontinuerligt 4. Ekonomisk uppföljning kopplat till prestation 4.1. Nämndens ekonomiska utrymme Tabellen visar det budgeterade utrymme som nämnden har att förhålla sig till. Beslutsdatum i KF Beslutet avser Beslutat belopp Nämndens totala utrymme MoR-beslut tkr tkr Besparingskrav på motsvarande 500 tkr

17 Årsrapport Tabellen nedan visar den antagna verksamhetsramen indelad i Kultur och Fritidsnämndens olika verksamheter. Kolumnen i mitten visar sen även en uppdelning på aktivitetsnivå. Verksamhet Antagen verksamhetsram 2015 Nämnd- & styrelseverksamhet Nämnd- & styrelseverksamhet Administration/Ledning Administration/Ledning Allmän fritidsverksamhet Simundervisning Stöd till fritidsverksamhet (föreningsbidrag m.m.) Tösslandagården Interna hyror Utomhusbad LAN Mötesplats Unga Studieorganisationer Studieorganisationer Allmän kulturverksamhet Lödöse Hus (Museum) Barnkultur Vuxenkultur Utvecklingsverksamhet Unga Bygdegårdar Bibliotek Biblioteksverksamhet Musikskola Musikskolan Idrotts- och fritidsanläggningar Fritidsanläggningar (Idrottshallar, vandringsleder, Ishall, konstgräsplan, Bertilsgården m.m.) Fritidsgårdar Fritidsgård Lödöse Summa

18 Årsrapport Analys av utfall och prognos Kultur- och fritidsnämnden redovisar ett överskott 2015 på 1,1 Mkr. Kultur och Fritidsnämnden fick under 2015 ett sparbeting på 0,5 Mkr på helåret. Sparbetinget kan därmed ses som uppfyllt. De främsta orsakerna till årets resultat är att: Verksamheten Idrott- och Fritidsanläggningar visar ett positivt resultat på totalt 1,4 Mkr. Den främsta anledningen till detta är att renoveringen av ishallen vid flera tillfällen har överklagats vilket har lett till att renoveringen inte har kunnat påbörjas. I och med detta har ingen hyra debiterats från fastighetsägaren och inte heller har driftskostnader för is m.m. uppstått. I budgeten 2015 beräknades ishallens årliga totalkostnad till ca 1,0 Mkr. Samtidigt har ett förmånligt ränteläge inneburit att hyreskostnaden för konstgräsplanen blivit 0,1 Mkr lägre än budgeterat. Därutöver har det under året genomförts flera utredningar av kommunens anläggningar, vilka har visat ett behov av stora renoveringar. Då renoveringsbehovet är så omfattande och kostnadskrävande så skulle en utförd åtgärd bli en så kallad investering (se den kommunala bokföringslagen gällande regler för investeringar). I dessa situationer får inte driftbudgeten nyttjas. I och med detta har inte årets driftbudget nyttjats fullt ut. Då investeringsbudgeten är begränsad så har det under året inte funnits någon ekonomisk möjlighet att åtgärda allt det som behöver åtgärdas på anläggningar. Detta innebär att renoverings-/investeringsbehovet kvarstår att åtgärda på anläggningarna. Utöver ovanstående så visar nedanstående verksamheter ett negativt resultat; Allmän kulturverksamhet visar ett negativt resultat på -0,1 Mkr. Majoriteten av resultatet beror på att kommunen, tillsammans med Västarvet har investerat i vägvisningsskyltar (bruna skyltar) vid riksväg 45 som hänvisar till Lödöse Hus. Ledning och administration landade på ett negativt resultat på -0,2 Mkr beroende på en satsning på utredning, projektledning och metodutveckling Övriga verksamheter visar en ekonomi i balans. Vad gäller resultatet för aktiviteterna ( kontona ) Mötesplats Unga och Barnkultur så bör dessa två ses som en helhet, då den ekonomiska fördelningen mellan olika evenemang etc. många gånger är svår att få exakt.

19 Tkr Årsrapport En notering till tabellen under punkt 4.5 (kursiv text) är att raden ovanför allmän kultur avser aktiviteter som inte är aktuella för Åtgärder för att uppnå ekonomisk balans Inga åtgärder är nödvändiga. Det har under 2015 legat ett sparbeting på 0,5mkr vilket inrymts i årets resultat och prognos Tabellen nedan visar nettokostnadsutvecklingen för Kultur och Fritidsnämnden för åren Kultur och Fritidsnämnden Nettokostnad Budget

20 Årsrapport och prognos enligt nämndens organisatoriska struktur Organisatorisk struktur 2015 Budget 2015 Avvikelse Prognos T Nämnd & styrelsevht Ledning & administration Allmän fritidsverksamhet Simundervisning Stöd till fritidsverksamhet Tösslandagården Interna hyror Utomhusbad LAN Mötesplats Unga Studieorganisationer Dest. Lödöse Strandbacken och Film -498 Allmän kulturverksamhet Lödöse Hus Barnkultur Vuxenkultur Utvecklingsverksamhet Unga Bygdegårdar Biblioteksverksamhet Musikskola Idrotts- & fritidsanläggningar Fritidsgård Totalt

21 Årsrapport Prestationer Nedan visar en tabell för Kultur och Fritidsnämndens prestationer 2015 helår 2014 Förändring 12 mån Utveckling i Procent Budget helår 2015 Avvikelse Budget Antal medialån per invånare - 5,7-1,5-5,9 - Antal besök huvudbibliotek (inkl. web) Antal deltagare musikskolan % ,8 Antal bidragsberättigade föreningar som sökt bidrag % 22 1 Antal bidragsberättigade aktiviteter % Antal besök Lödösehus (inkl. bibliotek) % Vi har en positiv utveckling gällande antal deltagare i musikskolan. Främst beror detta på att vi har kunnat erbjuda fler kurser. Musikskolan har även varit proaktiv och visat upp sin verksamhet genom att bl.a. sin stora delaktig på kulturveckan. Detta kan ha skapat en nyfikenhet för musikskolans verksamhet hos barn och unga. Biblioteket i Lilla Edets (huvudbiblioteket) har under den senare halvan av 2015 varit stängt med anledning av byte av lokaler, därför rapporteras inget utfall för helåret Det är färre bidragsberättigade aktiviteter gentemot budget. I och med detta borde det ekonomiska utfallet för verksamheten Stöd till fritidsverksamhet varit lägre än budgeterat. Dock har Kultur och Fritidsnämnden under 2015 tagit beslut om att bekosta två stycken läktare motsvarande 110 tkr var (220tkr totalt), vilket har belastat resultatet för Stöd till Fritidsverksamhet. 5. Fördjupning till nämnden -

22 Årsrapport Investeringar I tabellen nedan redovisas årets planerade investeringar samt utförda investeringar för Totalt var investeringsbudgeten för Kultur och Fritidsnämnden 2 Mkr år tom perioden Prognos T2 Budget helår Avvikelse budg - utfall Investeringsobjekt Tillgänglighetsanp. Prässebobadet 130 tkr 130 tkr 250 tkr 120 tkr Konstgräsplan 23 tkr 80 tkr 0 tkr -23 tkr Ombyggnation av Strömsvallen 0 tkr 800 tkr 800 tkr 800 tkr Pingstalundspåret 0 tkr 330 tkr 400 tkr 400 tkr Läktare Alevi 111 tkr 110 tkr 0 tkr -111 tkr Bertilsgården 126 tkr 150 tkr 500 tkr 374 tkr Biblioteket självservice mm. 208 tkr 220 tkr 50 tkr -158 tkr Tak Ekaråsen 223 tkr 0 tkr 0 tkr -223 tkr Biblioteket kompakthyllor 187 tkr 180 tkr 0 tkr -187 tkr Summa tkr tkr tkr 992 tkr Avvikelsen på 992 tkr. beror på att 870 tkr. var avsedda för investering av nya inventarier till Kulturarenan (biblioteket och lobbyn). Med anledning av försening i upphandlingsprocessen kunde inte beställning av detta göras under Beställningen än nu gjord och investeringen kommer att belasta 2016 års investeringsbudget. 7. Jämställdhet I Kultur- och Fritidsnämndens verksamhetsplan för Punkt 4 Prioriterade mål prioriterat mål 3 framgår följande: Prioriterat mål 3 år 2012 år 2013 Mål år 2014 Mål år 2015 Inriktningsmål: I Lilla Edet kommun ska flickor och pojkar, kvinnor och män ha samma makt att forma samhället och sina egna liv Prioriterat mål: Kommunen ska arbeta för en jämställd service till medborgarna. Mätning/målet uppfyllt: När åtgärder utförts i nämnderna i enlighet med kommunens jämställdhetsstrategi. 1) Ge kvinnor och män lika möjligheter i föreningslivet. Mål år analys * Genomföra en totalanalys av föreningsstödet som kan visa på hur stödet fördelas på kvinnor och män. Under 2015 genomfördes ovanstående föreningsutredning/inventering rörande fördelningen av Lilla Edets föreningsbidrag. Med anledning av det som framkom i utredningen har nämnden gett förvaltningen i uppdrag att ta fram ett förslag på nytt fördelningssystem för de kommunala föreningsbidragen. Läs mer under punkt 2:2 Uppföljning av nämndens grunduppdrag.

23 Årsrapport

24 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl /ULN Uppföljning Internkontrollplan 2015 Dnr 2015/ULN060 Sammanfattning Beställning/Inköp Inom Kultur och Fritid har även under 2015 inköp av Media gjorts till biblioteksverksamheten. Under året har dock dessa inköp varit färre än föregående år vilket beror på att huvudbiblioteket varit stängt. Vissa inköp har dock gjorts och en internkontroll har gjorts för att undersöka om regler från Lagen om upphandling efterföljs samt att inköpsrutiner efterlevs. För att undersöka detta har tio stickprov gjorts gällande beställning och inköp. Tre av dessa stickprov har gjorts genom undersökning av tre fakturor inom fakturasystemet och sju stickprov har gjorts utifrån den pärm av samlade mediebeställningar som bibliotekarierna samlat under et av undersökningen visar att gällande LoU regler och inköpsrutiner efterföljs. Hög andel av inköpen sker genom BTJ (bibliotekstjänst), vilket är enligt reglerna. Enstaka inköp av speciallitteratur har även skett genom Adlibris alternativt genom udda förlag eller antikvariat. Detta är mer sällsynt men överensstämmer även med reglerna då det i vissa situationer är enda möjligheten att införskaffa viss litteratur som efterfrågas. Bibliotekets bokinköp utgår från bibliotekariernas omvärldsorientering och profession att följa nyutkommen litteratur bland annat genom BTJ, men det finns också goda möjligheter för låntagare att efterfråga böcker som då köps in. Andel pojkar/flickor i musikskolans verksamhet Andelen pojkar/flickor som är aktiva inom musikskolans verksamhet följs upp utifrån ett jämställdhetsperspektiv. Musikledare Ingmarie Romell har gjort en uppföljning av fördelningen och det framgår då att 63% flickor och 37% pojkar har deltagit i musikskolans verksamhet under Fokus på prioriterade grupper Internkontroll med fokus på prioriterade grupper och hur bibliotekslagen efterlevs i detta sammanhang är inte aktuell då biblioteket varit stängt under stor del av året. Denna uppföljning flyttas därför till internkontroll Beslutsunderlag Internkontroll 2015, Kultur- och Fritidsnämnden.

25 sid- 2 - Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen. Kajsa Paulsson tf Kultur- och fritidschef sid 2/2

26 Kultur- och fritidsnämndens protokoll Internkontrollplan för 2015 Dnr 2015/ULN060 Sammanfattning Enligt Lilla Edets kommuns internkontrollreglemente framgår följande: Inför varje verksamhetsår ska nämnden besluta om en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Olika granskningsområden ska väljas ut med utgångspunkt från en väsentlighets- och riskbedömning. Omfattningen av planen är beroende på nämnden och dess verksamhets omfattning och volym och även avhängig den risk- och väsentlighetsbedömning som gjorts. Beställning/inköp Kultur och fritidsnämnden föreslås att under 2015 följa upp inköpen av Media till biblioteksverksamheten gällande såväl att LoU regler efterföljs samt att inköpsrutiner efterlevs. Mediainköp på biblioteket utgör en stor kostnad för verksamheten. Budgeten 2015 gällande mediainköp är kr vilket är 16 % av verksamhetens totala budget. Fokus på prioriterade grupper Kultur och fritidsnämnden föreslås analysera det arbete som görs för de prioriterade grupperna i enlighet med bibliotekslagen paragraf 4 och / Andel pojkar/flickor i musikskolans verksamhet Kultur- och fritidsnämnden föreslås analysera hur stor andel pojkar respektive flickor som tar del av musikskolans verksamhet i de olika åldersgrupperna. 6

27 Kultur- och fritidsnämndens protokoll Beslutsunderlag Beställning/Inköp Fokus på prioriterade grupper Andel pojkar/flickor som är aktiva inom musikskolans verksamhet Uppföljning av att regler gällande LoU efterlevs. Uppföljning av arbetet med de prioriterade grupperna enligt bibliotekslagen. Uppföljning av aktiva i musikskolans verksamhet utifrån jämställdhetsperspektivet. 1:e bibliotekarie 1:e bibliotekarie Musikledare Frekvens Metod 1gg/år 1gg/år 2gg/år (VT och HT) Rapportering till Uppföljning Kultur och Fritidsnämnden Uppföljning Kultur och Fritidsnämnden Uppföljning Kultur och Fritidsnämnden Processkontroll Kontrollmoment Kontrollansvar Riskbedömning Måttlig Måttlig Måttlig Beslut Kultur- och fritidsnämnden antar ovanstående kontrollområden för Beslutet expedieras till Förvaltningen Ekonomiavdelningen Administrativa avdelningen 7

28 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl /ULN Internkontrollplan 2016 för kultur- och fritidsnämnden Dnr 2016/ULN026 Sammanfattning Fokus på prioriterade grupper Kultur och fritidsnämnden föreslås analysera det arbete som görs för de prioriterade grupperna i enlighet med bibliotekslagen paragraf 4 och Ansvarig för rapporteringen: Bibliotekschef Erik Larsson Brandkontroller och säkerhetsbesiktningar Kultur och fritidsnämnden föreslås genom stickprovskontroller undersöka om det genomförs brandkontroller och säkerhetsbesiktningar på kommunens idrotts- och fritidsanläggningar enligt Lagen om skydd mot olyckor (LSO). Ansvarig för rapporteringen: Förman/säkerhetsansvarig Arne Ört Förslag till beslut Kultur och Fritidsnämnden godkänner förslaget till uppföljningsplan för Kajsa Paulsson kultur- och fritidschef kajsa.paulsson@lillaedet.se Beslutet expedieras till Förvaltningen Ekonomiavdelningen

29 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl /ULN Öppettider för biblioteket från och med april 2016 Dnr 2016/ULN025 Sammanfattning Öppettider för biblioteksverksamhet i Lilla Edets kommun ändras inför att det nya huvudbiblioteket i Lilla Edets tätort öppnas åter den 16 april Förändringar i öppettider är anpassade till de tider då Musikskolans elever har lektioner i huset. Nya öppettider huvudbiblioteket i Lilla Edets tätort Måndag till fredag är lobbyn med tidningshyllor öppen mellan Biblioteket är öppet måndag , tisdag med meröppet , onsdag , torsdag , fredag samt lördag Nya öppettider bibliotekets filial i Lödöse museum Fram till och med mitten av augusti har filialen stängt måndag, tisdag bemannat , onsdag meröppet , torsdag bemannat , fredag, lördag och söndag meröppet Efter mitten av augusti har filialen stängt måndag, tisdag bemannat , onsdag meröppet , torsdag och fredag bemannat , lördag och söndag meröppet Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kultur- och fritidschef daterad den 29 februari Handling upprättad av Erik Larsson angående nya öppettider, dnr 2016/ULN Förslag till beslut Kultur och Fritidsnämnden fastställer föreslagna öppettider. Kajsa Paulsson kultur- och fritidschef kajsa.paulsson@lillaedet.se

30 sid- 2 - Beslutet expedieras till Biblioteket Beslutet skickas för kännedom till Västarvet Musikskolan Folkets Hus sid 2/2

31

32

33 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr /ULN021-2 ANSÖKAN OM DRIFTBIDRAG LILLA EDETS TENNISKLUBB Dnr 2016/ULN021-2 Sammanfattning Ansökan från Lilla Edets Tennisklubb rörande driftbidrag. Ärendet Föreningen Lilla Edets Tennisklubb har ansökt om driftbidrag på minimum kronor för verksamhetsåret Beslutsunderlag Ansökan från Lilla Edets Tennisklubb. Finansiering Inom budgetram. Förslag till beslut Kultur- och Fritidsnämnden beslutar att bevilja driftbidrag på kronor till Lilla Edets Tennisklubb för verksamhetsåret Kajsa Paulsson tf Kultur- och fritidschef kajsa.paulsson@lillaedet.se Beslutet expedieras till Föreningen Lilla Edets Tennisklubb

34

35 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr /ULN019-2 ANHÅLLAN OM UTBETALNING AV KARTBIDRAG OK GIPEN Dnr 2016/ULN019-2 Sammanfattning Ansökan från OK Gipen gällande kartbidrag för Ärendet Föreningen OK Gipen har ansökt om kartbidrag för Ett bidrag på kronor beviljades Beslutsunderlag Ansökan från OK Gipen. Finansiering Inom budgetram. Förslag till beslut Kultur- och Fritidsnämnden beslutar att bevilja kartbidrag på kronor för verksamhetsåret Kajsa Paulsson tf Kultur- och fritidschef kajsa.paulsson@lillaedet.se Beslutet expedieras till Föreningen OK Gipen

36

37 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr /ULN020-2 ANSÖKAN OM TELEFONBIDRAG OK GIPEN Dnr 2016/ULN020-2 Sammanfattning Ansökan från OK Gipen gällande telefonbidrag för Ärendet Föreningen OK Gipen har ansökt om telefonbidrag för Ett bidrag på kronor beviljades Beslutsunderlag Ansökan från OK Gipen. Finansiering Inom budgetram. Förslag till beslut Kultur- och Fritidsnämnden beslutar att bevilja telefonbidrag på kronor för verksamhetsåret Kajsa Paulsson tf Kultur- och fritidschef kajsa.paulsson@lillaedet.se Beslutet expedieras till Föreningen OK Gipen

38

39 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr /ULN ANSÖKAN OM VERKSAMHETSBIDRAG FOLKRÖRELSERNAS ARKIVFÖRENING I LILLA EDET Dnr 2012/ULN Sammanfattning Ansökan från Folkrörelsernas Arkivförening i Lilla Edet gällande verksamhetsbidrag för Ärendet Föreningen Folkrörelsernas Arkivförening i Lilla Edet har ansökt om verksamhetsbidrag på kronor för Ett bidrag på kronor beviljades Beslutsunderlag Ansökan från Folkrörelsernas Arkivförening i Lilla Edet. Finansiering Inom budgetram. Förslag till beslut Kultur- och Fritidsnämnden beslutar att bevilja verksamhetsbidrag på kronor för Kajsa Paulsson tf Kultur- och fritidschef kajsa.paulsson@lillaedet.se Beslutet expedieras till Folkrörelsernas Arkivförening i Lilla Edet

40

41 Anmälan om inkomna skrivelser Sammanfattning Vid dagens sammanträde redovisas sammanställning av inkomna skrivelser. 1 KS Risk- och sårbarhetsanalys för Lilla Edets kommun KS Fritidsgårdsverksamhet i Lilla Edets kommun 3 KS Fritidsgårdsverksamhet i Lilla Edets kommun 4 KF Avsägelse från Anna Chorell (M) från uppdraget som ledamot i kultur- och fritidsnämnden samt uppdraget som ersättare i kommunfullmäktige, samt fyllnadsval 5 Beslut från Länsstyrelsen angående tillstånd till ingrepp inom fornlämning RAÄ Västerlanda 23: /ULN004 Samråd angående detaljplan för Ängshöken 1 m.fl. Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden noterar informationen.