Kultur- och fritidsnämnden

Transkript

1 Kallelse Kultur- och fritidsnämnden Tid: Tisdagen den 7 mars kl. 17:30 Plats: Östra Roten, Kommunhuset i Lilla Edet Ärenden 1. Upprop 2. Val av justerare samt fastställande av tid för justering 3. Godkännande av dagordning 4. Årsrapport 2016 Dnr 2017/ULN Internkontrollplan uppföljning 2016 Dnr 2016/ULN Internkontrollplan 2017 Dnr 2017/ULN Revisionsrapport Dnr 2017/ULN Svar till Sveriges Radio Sisuradio/Väst angående sverigefinnar i Lilla Edet Dnr 2017/ULN Ansökan om verksamhetsbidrag IK Bergaströms Fritidsgård Dnr 2015/ULN Ansökan särskilt bidrag Göta sportryttare Dnr 2016/ULN060 Föredraganden Kultur- och fritidschef Eddie Jellinek och ekonom Sandra Andersson Kultur- och fritidschef Eddie Jellinek Kultur- och fritidschef Eddie Jellinek Kultur- och fritidschef Eddie Jellinek Kultur- och fritidschef Eddie Jellinek Kultur- och fritidschef Eddie Jellinek Kultur- och fritidschef Eddie Jellinek 11. Beslutsuppföljning kultur- och fritidsnämnd 12. Information Ryrsjön Fritidsgårdsträff 13. Anmälan om inkomna skrivelser

2 Kallelse Kultur- och fritidsnämnden 14. Anmälan av delegeringsbeslut Kjell Johansson (S) Ordförande

3 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl Årsredovisning 2016 Kultur- och fritidsnämnden Dnr 2017/ULN018 Ärendet Fastställande av Kultur- och fritidsnämndens årsredovisning 2016 Sammanfattning Kultur och fritidsnämnden redovisar ett överskott med 531tkr. Aktiva åtgärder i verksamheten såsom inköpsstopp och minskade kostnader för löner samt lägre kostnader för underhåll av anläggningar har bidragit till årets överskott. Idrotts och fritidsanläggningar gör ett positivt resultat på 444 tkr. Inköpsstoppet har gjort att de varit låga kostnader för underhåll av idrotts- och fritidsanläggningarna. Intäkterna var något högre än beräknat bland annat var de interna omföringar för hyresbidrag inte budgeterade. Överskottet beror också på att ishallen varit stängd och inte tagits i drift förrän efter sommaren vilket utgjorde 500 tkr i mindre kostnader. Konstgräsplanen har även blivit billigare i och med att den tagits över i egen regi. Tösslandagården utgjorde en kostnad på -239 tkr som istället för planerad investering tagits på driften på grund av att de inte uppfyllde kriterierna för ett investeringsprojekt utan ansågs vara underhåll av fastighet. För övrigt har endast det mest nödvändiga inköpen gjorts. Organisatorisk struktur Utfall 2016 Budget 2016 Avvikelse 2016 Kultur & Fritidsnämnden Allmän fritid Allmän kultur Bibliotek Musikskola/Kulturskola Idrotts- och fritidsanläggningar Totalt

4 sid- 2 - Samtliga verksamheter inom kultur- och fritidsnämndens ansvarsområde fortlöper enligt plan och har härigenom uppfyllt nämndens grunduppdrag. Beslutsunderlag Årsredovisning 2016 Dnr 2017/ULN018 Förslag till beslut Kultur- fritidsnämnden beslutar att fastställa årsredovisning 2016 Eduard Jellinek kultur- och fritidschef eduard.jellinek@lillaedet.se Beslutet delges Ekonomichefen KS (bifoga årsrapporten) sid 2/2

5 Årsredovisning 2016 Kultur- och fritidsnämnden Datum: Dnr. 2017/ULN018

6 Årsrapport INNEHÅLL 1. Sammanfattning Nämndens grunduppdrag enligt verksamhetsplan Uppföljning av nämndens grunduppdrag Uppföljning av nämndens grunduppdrag Uppföljning av mål Medborgarkraft Samarbete över gränserna Attraktiv livsmiljö goda boenden Rätt kommunal service Nämndens egna mål Ekonomisk uppföljning kopplat till prestation Nämndens ekonomiska utrymme Utfall och prognos enligt nämndens organisatoriska struktur Analys av utfall och prognos Utfall och prognos Investeringar... Fel! Bokmärket är inte definierat.

7 Årsrapport Sammanfattning KNF: grunduppdrag är att erbjuda och stödja kommunens medborgare kultur- och fritidsverksamhet såsom biblioteksverksamhet, musikskola, studieförbunds och föreningsverksamhet samt ansvarar för samordning av barn och ungas kultur- och föreningsutbud. Bibliotek Huvudbiblioteket i Lilla Edets tätort öppnas i nyrenoverade lokaler, Kulturarenan. Här kommer kunna ges ökade möjligheter till samverkan mellan biblioteken, den kommunala musikskolan och mellan Folkets Hus. Biblioteket genomför ett läsfrämjandeprojekt som riktar sig främst till barn och unga. Aktiviteten är en del av den nationella satsningen Sommarboken. Kommunen i samverkan med andra aktörer genomför sommaraktiviteter med stöd från MUCF (Myndigheten för ungdomsoch civilsamhällesfrågor). Biblioteksfilialen i Lödöse initierar och genomför Läxhjälp för nyanlända ungdomar. Insatsen är ideell och genomförs av medborgare i olika åldrar. Biblioteket i Lödöse är en uppskattad träffpunkt för bland andra besökande skolklasser. Museum Lödöse museum och Västarvet samverkar kring kulturarvsfrågor och utvecklar fungerande former för fortsatt samarbete. Musikskolan Musikskolans inriktning är även att kunna erbjuda fler konstuttryck för framförallt barn och unga. Ett utvecklingsarbete med filmverksamhet är ett uttryck för detta arbete. I syfta att möta unga barn och deras föräldrar erbjuds förskolor i kommunen besök av kommunens musiklärare. Barn och babyrytmik är en uppskattad aktivitet. Fritid Den föreningsdrivna ishallen i Lödöse återinvigs efter en omfattande renovering. Nu tillhandahåller föreningen tider för allmän åkning, klubbträning samt organiserade matcher. För att säkerställa ekonomiskt stödet till de föreningsstyrda verksamheterna initieras en föreningsutredningen. Syftet är att det ekonomiska stödet till föreningarna kvalitetssäkras så att tilldelningen motsvarar verksamhetens volym, behov och andra prioriterade kriterier som nämnden beslutar. Utredningen syftar även till att, - En över tid hållbar struktur för föreningsstödet ska kunna läggas fast. Ekonomi Kultur och fritidsnämnden redovisar ett överskott med 531tkr. Aktiva åtgärder i verksamheten såsom inköpsstopp och minskade kostnader för löner samt lägre kostnader för underhåll av anläggningar har bidragit till årets överskott.

8 Årsrapport Nämndens grunduppdrag enligt verksamhetsplan Kultur- och fritidsnämndens uppdrag är att ge alla kommuninvånare möjlighet att uppleva ett rikt och varierat kultur- och fritidsliv, präglat av mångfald och hög kvalitet, som ger invånare i Lilla Edets kommun möjlighet att berika sin livssituation genom att stödja och bedriva kultur- och fritidsaktiviteter. Barn och ungdomar är en prioriterad målgrupp. Dessutom ska det i all kultur- och fritidsverksamhet finnas ett tydligt intersektionalitetsperspektiv och miljöperspektiv. 2. Uppföljning av nämndens grunduppdrag 2.1. Uppföljning av nämndens grunduppdrag Biblioteksverksamhet Biblioteket flyttas till nya lokaler samt bildar tillsammans med Musikskolan och Folkets hus Kulturarenan. Biblioteket invigs med ett öppet hus av Kulturarenan. Denna dag är välbesökt vilket borgar för nya samverkansformer. Samlokaliseringen ökar flexibiliteten och bidrar till ett bättre lokalutnyttjande vilket gynnar planering och genomförande av fortsatta verksamheter. Under sommaren deltar biblioteket i det nationella projektet Sommarboken och ett antal lokala evenemang anordnas. En satsning på mångspråk görs och fortbildning av berörd personal fullföljs. Ett utvecklingsarbete och språkcafé påbörjas under hösten. Boken Kommer implementerats. Målet är att genom uppsökande verksamhet nå alla barn och unga för stimulerande läsning och läsupplevelse. Att öka barn och ungas läslust bidrar till den enskilt viktigaste grunden för varje barns framtida möjligheter till ett livslångt lärande. Kulturtisdag är en kulturell mötesplats för medborgare och syftar till att tillgängliggöra ett bredare kulturutbud. Verksamheten planeras att fortgå under kommande år. Personal vid biblioteket i Lödöse arbetar integrerat med museets verksamhet och har under året haft ett stort antal skolbesök. Organiserad läxhjälp där medborgare ansvarar för genomförandet är ett ideellt engagemang av invånare i Lilla Edet. Intresset för alla involverade är stort och uppskattat och överensstämmer väl med ett av nämndens grunduppdrag beträffande arbetet med läsfrämjande och integration. Musikskolan Musikskolan genomför i huvudsak musikundervisningen i lokaler i Lilla Edet, i Gula villan i Lödöse samt vid kommunens skolor. Undervisningen som inte är reglerad av skolans kursplan genomförs under elevernas fritid och är således frivillig. I huvudsak ska elevers intresse för musik och val av instrument tillgodoses. Hela skolan sjunger Ett projekt som syftar till att öka möjligheten för barn och unga att delta, bidra och uppleva musik. Alla skolenheter är engagerade. Rytmikverksamheten är en sång- och rytmikstund som vänder sig till kommunens förskolebarn. Samtliga förskolor besöks en gång i månaden av en rytmikpedagog som tillsammans med barnen leder och genomför en sång- och rytmikstund. Flera kulturevenemang genomförs under medverkan av elever, musikskolans personal och externa kulturaktörer. Musikskolans föreställning i Folket Hus, under kulturveckan, är ett sådant tillfälle. Musikskolans personal deltar i ett antal av kommunens skolavslutningar.

9 Årsrapport Elevkonserter vid terminsavslutning åskådliggör elevers spelglädje och stolthet över sig själva och över sina framsteg. Föräldraföreningens engagemang vid dessa tillfällen är välkommet och viktigt för så väl ungdomarna som för musikskolan. Uppdraget att på sikt samordna kulturen i Lilla Edet genom att manifestera verksamheterna i en kommande Kulturskola pågår. Planeringen är att under kommande år få till stånd en struktur och en organisation där kulturen i Lilla Edet samordnas i en Kulturskola. Barn- och ungdomsverksamhet Barnkulturgrupp med representanter för olika stadier i kommunens skolor träffas och tillsammans med kultursamordnaren planerar för olika kulturaktiviteter såsom Skapande skola, Skapande förskola och besök på kulturinstitutioner Pilotprojekt Göteborg Film Festival. För första gången livesände Lilla Edets kommun invigningen av Göteborg Film Festival som en av åtta kommuner i Västra Götalandsregionen. Samarrangemang mellan Göteborg Film Festival, Folkets Hus Lilla Edet och Lilla Edets kommun. Idrottsanläggningar Under året genomförs renoveringsarbeten vid Bertilsgården och vissa förbättringsarbete i omklädningsrummen vid Strömsvallen. I avvaktan på vidare utredning kring att ett projektförslag om en eventuell nybyggnation har antagits fortgår arbetet som nu. En konstgräsplan har inrättats vilket väsentligt ökar medborgarnas nyttjande både vad gäller tillgänglighet och prestanda. Den föreningsdrivna ishallen i Lödöse återinvigs efter en omfattande renovering. Nu tillhandahåller föreningen tider för allmän åkning, klubbträning samt organiserade matcher. Till denna har även en ny isbanemaskin upphandlats. Föreningsbidrag För att säkerställa ekonomiskt stödet till de föreningsstyrda verksamheterna initieras en föreningsutredningen. Syftet är att det ekonomiska stödet till föreningarna kvalitetssäkras så att tilldelningen motsvarar verksamhetens volym, behov och andra prioriterade kriterier som nämnden beslutar. Utredningen syftar även till att, en över tid hållbar struktur för föreningsstödet ska kunna läggas fast under Baserat på ovanstående görs bedömningen att nämnden uppfyllt sitt grunduppdrag under perioden. 3. Uppföljning av mål 3.1. Medborgarkraft Utfall Prognos Mål Utfall Utfall Prioriterat mål 2 perioden helår enl vpl Inriktningsmål: Utveckla de demokratiska processerna så att medborgarna känner sig delaktiga

10 Årsrapport Prioriterat mål: Skapa en attraktiv, modern och tillgänglig mötesplats och ett kunskapscentrum med biblioteket som en central ingående del Mätning/målet uppfyllt: När en utredning genomförts och arbetet påbörjats avseende hur en tillgänglig mötesplats och ett kunskapscentrum kan utformas Ansvar: Kultur- och fritidsnämnden 1) Öka antalet biblioteksbesök från 2014 till ) Öka antalet barnbokslån från 2014 till 2016 (utlån/invånare) ,5 17,5 3)Öka antalet digitala biblioteksbesök (unika sidvisningar) från 2014 till ) Genomföra kulturevenemang i Kulturarenan Ekonomi: Inom ram Ansvar: Kultur- och Fritidschefen Klart: Redovisas: Tertialrapporter och årsbokslut. 1) Huvudbiblioteket var stängt största delen av tertial 1 därav nedskrivning av prognosen helår. På grund av stängningen samt att den digitala besöksräknare under en period inte varit i funktion kommer vi inte att lyckas mäta detta mål. Tillförlitliga siffror kommer inte att kunna redovisas. Målet har inte uppnåtts. 2) Målet att öka barnbokslånen har inte uppnåtts. 4) Efter öppningen av Kulturarenan har ett antal evenemang genomförts såsom Kulturveckan, Kulturtisdag, bokcirklar, elevkonserter och sommarlovsaktiviteter. Under hösten har Slussen 100 år att uppmärksammats på Kulturarenan Samarbete över gränserna Prioriterat mål 6 Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall perioden 2016 Prognos helår 2016 Mål 2016 enl vpl Inriktningsmål: Ge förutsättningar för goda uppväxtvillkor för barn och unga Prioriterat mål: Fokusera på ett övergripande barn- och ungdomsperspektiv för att förebygga utanförskap och ohälsa Mätning/målet uppfyllt: När samverkan och helhetssyn utvidgats inom ordinarie verksamheter och projektarbete Ansvarig: Individnämnden Berörda: Utbildningsnämnden, Kultur- och fritidsnämnden samt kommunstyrelsen 1) Genomföra minst 1 gemensam aktivitet/projekt Ekonomi: Inom ram Ansvar: Kultur- och Fritidschefen Klart: Redovisas: Tertialrapporter och årsbokslut. 1) I samverkan med folkhälsosamordnaren, biblioteket, ungdomssamordnaren och föreningsdrivna fritidsgårdsverksamheter planerades och genomfördes sommarlovsaktiviteter på olika platser i kommunen. En översyn av föreningsdriven fritidsgårdsverksamhet i kommunen har genomförts.

11 Årsrapport Då Individnämnden är ansvarig nämnd, blir Kultur- och Fritidsnämndens roll att vara stödjande och uppmuntrande i utvecklandet av denna samverkan Attraktiv livsmiljö goda boenden Prioriterat mål 8 Utfall 2014 Utfall 2015 Inriktningsmål: Det ska vara attraktivt att bo i Lilla Edets kommun. Utfall perioden 2016 Prognos helår 2016 Mål 2016 enl vpl Prioriterat mål: Kommunen ska arbeta med att på bästa sätt ta tillvara lokala förutsättningar för att främja turism i kommunen. Mätning/målet uppfyllt: När en översyn och en förändring genomförts av turismfrågornas organisation i kommunen. Ansvarig: Kommunstyrelsen Berörda: Kultur- och fritidsnämnden 1) Genom samverkan med Västarvet öka antalet besök på Lödöse Museum Ekonomi: Inom ram Ansvar: Kultur- och Fritidschefen Klart: Redovisas: Tertialrapporter och årsbokslut. 1) Antal besökare på Lödöse museum inkluderar biblioteksbesök. För att öka antalet besökande generellt pågår diskussioner med skolor om elevbesök. I Lödöse museum har det erbjudits språkcafé och läxhjälp. Arbetet har påbörjats av kommunstyrelsen genom en utredning beträffande hur kommunens arbete med turism ska bedrivas Rätt kommunal service Prioriterat mål 14 Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall perioden 2016 Prognos helår 2016 Mål 2016 enl vpl Inriktningsmål: Verksamheten inom kultur och fritid ska skapa bästa möjliga förutsättningar för ett rikt kultur- fritids- och idrottsliv.. Prioriterat mål: Kommunens bidragsgivning ska främst rikta sig till barn- och ungdomsverksamhet Mätning/målet uppfyllt: När en kartläggning genomförts och arbete påbörjats avseende fördelningen av föreningsbidrag i kommunen Ansvarig: Kultur- och fritidsnämnden 1) Föra dialog om förändring av föreningsbidragen tillsammans med föreningarna i hela kommunen Ekonomi: Inom ram Ansvar: Kultur- och Fritidschefen Klart: Redovisas: Tertialrapporter och årsbokslut.

12 Årsrapport ) Arbetet med föreningsutredningen har pågått under året. Dock har det blivit färre dialogträffar än planerat. Förvaltningen har ingått i en samverkan med SKL gällande deltagande i upphandling av boknings- och bidragssystem för kultur- och fritidsverksamhet Nämndens egna mål Under året har även följande arbete/aktiviteter prioriteras: Utveckla vår nya kulturarena Kulturhuset Eden. Arbetet pågår. Fortsätta utvecklingen mot en kulturskola då nästa steg kan vara dans eller bild/konst. Frågan om att utveckla bildkonstverksamhet inom musikskolans ram i bibliotekets lokaler undersöks. Förutom instrumental- och sångundervisning har musikskolan utökat verksamheten med baby- och barnrytmik. Projektet Hela skolan sjunger för förskoleklass och lågstadiet startas upp i samverkan med fyra skolor i kommunen. Fortsätta verka för fler mötesplatser riktat till ungdomar i hela Lilla Edets kommun. Ungdomssamordnaren utvecklar kontakter och instanser i kommunen i samverkan med föreningslivet. En översyn av föreningsdriven fritidsgårdsverksamhet i kommunen har genomförts. Fortsatt samarbete i nätverk med dessa parter planeras. Fortsätta arbete med Skapande skola. Verksamheten inom Skapande har varit omfattande under året.

13 Årsrapport Ekonomisk uppföljning kopplat till prestation 4.1. Nämndens ekonomiska utrymme Tabellen visar det budgeterade utrymme som nämnden har att förhålla sig till. Beslutsdatum Beslutet avser Beslutat belopp Nämndens totala i KF utrymme MoR-beslut tkr tkr Tabellen nedan visar den antagna verksamhetsramen indelad i Kultur och Fritidsnämndens olika verksamheter. Verksamhet Verksamhetsram 2016 Kultur & Fritidsnämnden Nämnd- och styrelseverksamhet 300 Verksamhetsgem åtaganden Allmän fritid Stöd till fritidsverksamhet Fritidsaktivitet 720 Stöd studieorganisationer 210 Fritidsgårdar 160 Allmän kultur Museiverksamhet Vuxenkultur 50 Barnkultur 65 Bibliotek Musikskola/Kulturskola Idrotts- och fritidsanläggningar Totalt

14 Årsrapport Utfall och prognos enligt nämndens organisatoriska struktur Tabellen nedan visar utfallet för 2016 relaterat till årsbudget samt det prognostiserat årsresultat från tertial 2. Organisatorisk struktur Utfall 2016 Budget 2016 Avvikelse 2016 Prognos 2016 Utfall 2015 Kultur & Fritidsnämnden Nämnd- och styrelseverksamhet Verksamhetsgem åtaganden Allmän fritid Stöd till fritidsverksamhet Fritidsaktivitet Stöd studieorganisationer Fritidsgårdar Allmän kultur Museiverksamhet Vuxenkultur Barnkultur Bibliotek Musikskola/Kulturskola Idrotts- och fritidsanläggningar Totalt Analys av utfall och prognos Kultur och fritidsnämnden redovisar ett överskott med 531tkr. Aktiva åtgärder i verksamheten såsom inköpsstopp och minskade kostnader för löner samt lägre kostnader för underhåll av anläggningar har bidragit till årets överskott. Nämnd- och styrelsekostnader samt ledningskostnader gör ett överskott på 37 tkr. Överskottet består framförallt av låga kostnader för kurser, utbildning och konferenser. På grund av 2016 års rådande inköpsstopp. Ökade personalkostnader gjorde att prognosen inte kvarstod vid årets slut. Allmän fritidsverksamhet visar ett underskott på -116 tkr. Verksamhetsbidraget för stöd till fritidsverksamheter gör ett underskott på -129 tkr resterande del av underskottet förklaras av att lokalhyrorna har varit högre än budgeterat.

15 Årsrapport Fritidsaktiviteter visar ett överskott på 211 tkr. Det beror delvis på en icke tillsatt tjänstledighet och att inköpstoppet medverkat till att endast ett fåtal aktiviteter har genomförts. Stöd till studieorganisationer och hyra fritidsgård följer budget. Allmän kulturverksamhet visar ett underskott på -12 tkr. Museiverksamhetens håller budgeten med ett överskott på 3 tkr. Vuxenkultur gör ett marginellt underskott detta eftersom kostnader för Slussen 100 år belastat Kultur och Fritid vilket inte tagits med i beräkningen. Barnkultur visar ett överskott på 16 tkr då aktiviteterna under året blivit något färre än önskat. Biblioteket visar ett överskott på 284 tkr. Överskottet beror dels på vakanser som inte har behövs fyllas då biblioteket har varit stängt och dels på att inköp av ny litteratur inte gjorts under året. Musikskolan visar ett underskott på -106 tkr. Underskottet beror delvis på att en kurs budgeterad under Kultur och fritidsnämnden bekostas av Musikskolans ansvar. Samt icke budgeterade lokalkostnader. Intäkterna blev även något mindre än beräknat. Idrotts och fritidsanläggningar gör ett positivt resultat på 444 tkr. Inköpsstoppet har gjort att de varit låga kostnader för underhåll av idrotts- och fritidsanläggningarna. Intäkterna var något högre än beräknat bland annat var de interna omföringar för hyresbidrag inte budgeterade. Överskottet beror också på att ishallen varit stängd och inte tagits i drift förrän efter sommaren vilket utgjorde 500 tkr i mindre kostnader. Konstgräsplanen har även blivit billigare i och med att den tagits över i egen regi. Tösslandagården utgjorde en kostnad på -239 tkr som istället för planerad investering tagits på driften på grund av att de inte uppfyllde kriterierna för ett investeringsprojekt utan ansågs vara underhåll av fastighet. För övrigt har endast det mest nödvändiga inköpen gjorts.

16 Tkr Årsrapport Utfall och prognos Tabellen nedan visar nettokostnadsutvecklingen för Kultur och Fritidsnämnden för åren Utfallen genom åren har i stort hållit sig inom ramarna med ett positivt resultat de senaste fyra åren Kultur och Fritidsnämden Utfall 2012 Utfall 2013 Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Nettokostnad Budget Investeringar I tabellen nedan redovisas årets utförda investeringar 2016, den satta budgeten för helåret och prognosen från Tertial 2. Totalt är investeringsbudgeten för Kultur och Fritidsnämnden tkr och av dessa nyttjades tkr under verksamhetsåret. Investeringsobjekt Periodens utfall Budget helår Prognos helår Strömsvallen Isbanemaskin Bertilsgården Pingstalundaspåret Tösslandagården Ryrsjön Måltorn Oförutsedda kostnader Inventarier kulturarenan Summa Investeringar

17 Årsrapport Strömsvallen är inköp under perioden för tkr. Ytskiktet skrivs av på 8 år samt underlaget skrivs av på 18 år. Isbanemaskinen har köpts in till Lödöseborg för 513 tkr med en avskrivningstid på 5 år. Det har på Bertilsgården renoverats takstolar samt har viss el byts ut. Det pågår underhåll av Pingstalundaspåret och dessa kostnader kommer att tas på driften att påbörja att gräva ner ledningar är för dyr och ryms inte i 200 tkr. Det har under året pågått renoveringar av Tösslandagården, bytet av vindskivor gick inte som en investering utan som underhåll och lades istället på driften. Måltornet vid Ryrsjön blev betydligt billigare och uppnådde inte kriteriet på ett prisbasbelopp för att räknas som investering utan är tagen som kostnad på driftbudgeten. Investeringsmedel avseende 2015 till ett belopp på 548 tkr har överförts till Dessa pengar är avsedda för inventarier i kulturarenan. Inköpen under året har uppgått till 584 tkr.

18 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl Återkoppling av revisionsrapport, översiktlig granskning av kultur- och fritidsnämndens avtal med idrotts- och kulturföreningar Dnr 2017/ULN Ärendet På uppdrag av revisorerna i Lilla Edets kommun har PwC genomfört en förstudie av den interna kontrollen gällande tecknande av avtal med idrotts- och kulturföreningar inom kultur- och fritidsnämnden. Granskningsresultatet har funnit anmärka på; a) att i fem fall har det varit kultur- och fritidsnämndens ordförande eller upplevelsenämndens ordförande som tecknat avtalen samt i två fall var avtalen inte varit undertecknade Detta strider mot delegeringsförteckningen. b) att delegeringsförteckningen inte har reviderats sedan , vilket bör göras minst en gång per mandatperiod. c) att det saknas en samlad avtalsförteckning. En sådan bör upprättas för att säkerställa att inget avtal har löpt ut eller i närtid kommet att löpa ut. Beslutsunderlag Översiktlig granskning av kultur- och fritidsnämndens avtal med idrotts- och kulturföreningar daterad 20 januari 2017 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att ge kultur- och fritidschefen i uppdrag att revidera kultur- och fritidsnämndens delegeringsförteckning samt att upprätta en avtalsförteckning för samtliga avtal som reglerar Speciell uthyrning eller utarrendering av kiosker, servering samt Anläggningar och lokaler. Eduard Jellinek kultur- och fritidschef eduard.jellinek@lillaedet.se Beslutet delges KF Revisorerna Kultur- och fritidschef

19 Förstudie: Översiktlig granskning av kulturoch fritidsnämndens avtal med idrotts- och kulturföreningar Emil Biström Fredrik Carlsson Januari 2017 Lilla Edets kommun

20 1. Inledning 1.1. Bakgrund På uppdrag av revisorerna i Lilla Edets kommun har PwC genomfört en förstudie av den interna kontrollen gällande tecknande av avtal med idrotts- och kulturföreningar inom kultur- och fritidsnämnden Revisionsfråga Förstudien ska besvara följande revisionsfråga: Finns tillräcklig intern kontroll över kultur- och fritidsnämndens avtal med idrotts- och kulturföreningar? Revisionsfrågan ska besvaras utifrån följande kontrollmål: Finns ändamålsenlig avtalsförteckning? Tecknas avtalen av behörig person enligt gällande delegeringsförteckning? Uppdateras och prövas avtalen vid förfallotidpunkt? 1.3. Revisionsmetod Förstudien genomförs enligt följande: Förfrågan om avtalsförteckning och delegeringsförteckning. Stickprov av avtal Förstudien avgränsas till kultur- och fritidsnämnden.

21 2. Granskningsresultat 2.1. Finns ändamålsenlig avtalsförteckning? Iakttagelser När granskningen introducerades för kultur- och fritidsförvaltningen efterfrågades en avtalsförteckning över de avtal som nämnden har med idrotts- och kulturföreningar. Då kultur- och fritidsnämnden inte har någon avtalsförteckning med föreningarna togs uppgifter om de olika avtalen istället fram genom diariet. Enligt diariekortet som vi erhållit finns sammanlagt 22 avtal under perioden till Bedömning och rekommendationer Det finns ingen avtalsförteckning över avtalen som kultur- och fritidsnämnden har med idrotts- och kulturföreningar. Vi bedömer att kontrollmålet ej är uppfyllt. Vi rekommenderar att en avtalsförteckning upprättas för att uppnå en mer ändamålsenlig intern kontroll över avtalen Tecknas avtalen av behörig person enligt gällande delegationsförteckning? Iakttagelser Enligt delegeringsförteckningen för Kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde (antagen av kultur- och fritidsnämnden ) framgår att kultur- och fritidschefen tecknar avtal för bl.a. Speciell uthyrning eller utarrendering av kiosker, serveringar samt Anläggningar och lokaler. För att genomföra granskning huruvida avtalen undertecknats av behörig person gjordes ett stickprov av 10 avtal. En sammanfattning av resultaten av granskningen följer i nedan tabell. Tre av avtalen var undertecknade enligt delegeringsförteckningen, dvs. av kultur- och fritidschefen. Fem av avtalen var undertecknade av kultur- och fritidsnämndens ordförande eller av upplevelsenämndens ordförande. Två av avtalen var ej undertecknade. 3 of 6

22 Antal Tabell: Kultur- och fritidsnämndens avtal med kultur- och idrottsföreningar, antal Undertecknad enligt delegeringsförteckning Ej undertecknad enligt delegeringsförteckning Ej undertecknad Bedömning och rekommendationer Nämnden bör säkerställa att samtliga avtal tecknas enligt gällande delegeringsförteckning. Äldre avtal, tecknade innan , gäller fortsatt men nuvarande delegeringsförteckning bör beaktas vid förlängning av avtalen. Vidare bör nämnden gå igenom aktuella avtal med jämna intervaller för att säkerställa ändamålsenlighet enligt nämndens mål. Brister finns i förhållande till gällande delegeringsförteckning. Två av avtalen var ej undertecknade. Kontrollmålet bedöms ej vara uppfyllt. Delegeringsförteckningen är ej reviderad sedan Vi rekommenderar att delegeringsförteckningen revideras åtminstone en gång under varje mandatperiod Uppdateras och prövas avtalen vid förfallotidpunkt? Iakttagelser Eftersom det inte finns någon avtalsförteckning över kultur- och fritidsnämndens avtal med idrotts- och kulturföreningar fick vi ett utdrag från diariet tillsänt oss. Från diariekortet är det ej möjligt att utläsa huruvida avtalen uppdateras eller hur ofta de uppdateras. Utifrån de avtalskopior vi fått tillsänt oss framgår att avtalens giltighetstid varierar mellan 1 10 år. Det framgår tydligt hur länge avtalen gäller samt när de undertecknades. Majoriteten 4 of 6

23 av avtalen förnyas automatiskt (med ett eller tre år i sänder) om inte skriftlig uppsägning skett viss tid i förväg. Ett av avtalen förlängs inte per automatik. Där måste nytt avtal skrivas varje år Bedömning och rekommendationer I avtalen framgår giltighetstiden samt hur och när avtalen förnyas på ett tydligt sätt. Nämnden bör minst en gång per mandatperiod pröva ändamålsenligheten i gällande avtal. Flera av avtalen vi tagit del av är undertecknade 2006 och 2007 och som vi kan bedöma är de ej dokumenterat omprövade sedan dess. Baserat på avtalen från vår stickprovskontroll kan vi inte bedöma huruvida nämnden har prövat gällande avtal vid förlängning. Kontrollmålet är delvis uppfyllt. För att förbättra den interna kontrollen över avtalen samt deras giltighetstid rekommenderar vi att det upprättas en avtalsförteckning för att säkerställa att inget avtal har löpt ut eller i närtid kommer att löpa ut. 5 of 6

24 Emil Biström Projektledare Fredrik Carlsson Uppdragsledare 6 of 6

25 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl /ULN Svar till Sveriges Radio Sisuradio/Väst angående sverigefinnar i Lilla Edet Dnr2017ULN016 Ärendet Frågor ställda till ordförande och vice ordförande för Kultur- och fritidsnämnden av Ulla Rajakisto, Sveriges Radio Sisuradio/Väst. Ärendet avser den sverigefinska föreningen som har sin verksamhet i lokaler belägna vid Ryrsjön. Föreningen har sedan 80-talet sin verksamhet i dessa lokaler där man även bedrivit viss ungdomsverksamhet. Under de senaste åren har det blivit allt svårare att erbjuda barn och unga aktiviteter i föreningens regi då ledare för barn- och ungdomsverksamhet saknas. Föreningen är nu bekymrad över framtiden i Ryrsjöns lokaler, om kommunens krav på barn- och ungdomsverksamhet inte kan uppfyllas. Ordförande har svarat på detta brev daterad 22 februari Beslutsunderlag Mail från Ulla Rajakisko, Sveriges Radio Sisuradio/Väst, angående sverigefinska föreningens verksamhet i Rysjöns lokaler, daterad 14 februari 2017 Svar till Ulla Rajakisto Sveriges Radio Sisuradio/Väst angående sverigefinnar i Lilla Edet, daterad 22 februari 2017 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden antecknar informationen. Eduard Jellinek kultur- och fritidschef eduard.jellinek@lillaedet.se

26 Hej! Min fråga gäller sverigefinnar i Lilla Edet. Den sverigefinska verksamheten har koncentrerat sig vid Ryrsjön, där finnarna på 80- talet byggde huset med finansiell hjälp från kommunen. Det vet ni säkert. Representanterna från båda de finska föreningarna är bekymrade över framtiden på Ryrsjöns lokaler om kommunens krav på antalet barn/unga inte kan uppfyllas. Jag har pratat med dem, och de säger att de nu försöker febrilt hitta ledare till barn- och ungdomsverksamheten, dom är ju själva rätt gamla och skulle behöva avlastning. Det är ett problem enligt dom. Har man bra ledare kommer även barn och unga till verksamheten. Så det finns en stor vilja att tillmötesgå kraven på antalet barn och unga i verksamheten för att föreningarna skulle kunna fortsätta att använda lokalerna på samma sätt som hittills. De betonar också att den finskspråkiga verksamheten för de äldre är mycket viktigt, både språkligt och kulturellt. Möjligheten att träffas, laga mat, att kunna lyssna på finsk musik och dansa och sjunga karaoke på sitt eget språk är viktigt. Nu till mina frågor: -Jag har förstått att kravet på antal barn och unga i verksamheten gäller även båtföreningen som använder samma hus. Finns det även andra föreningar som har samma problem inom kommunen? -Var går toleransgränsen när det gäller antalet barn? Kan ju tänka mig att antalet barn varierar under våren och hösten och sjukdomstider och dyl. spelar roll. -Hur mycket skulle hyran vara om föreningar var tvungna att hyra in sig i lokalerna? Hur mycket stöd kunde föreningar få för sina hyreskostnader? -Och eftersom det är fråga om den nationella minoriteten sverigefinnar och finskan som minoritetsspråk en till viktig fråga: Hur uppfyller ni lagen om nationella minoritetens och minoritetsspråkets allmänna bestämmelser och grundskydd som gäller i hela landet? Lagen säger bland annat att: det allmänna har ett särskilt ansvar för att skydda och främja de nationella minoritetsspråken (4, även 8 språklagen) det allmänna ska främja de nationella minoriteternas möjligheter att behålla och utveckla sin kultur i Sverige (4 ) barns utveckling av en kulturell identitet och användning av det egna minoritetsspråket ska främjas särskilt (4 ) förvaltningsmyndigheter ska ge de nationella minoriteterna möjlighet till inflytande i frågor som berör dem och så långt det är möjligt samråda med representanter för minoriteterna i sådana frågor (5 ) Begreppet förvaltningsmyndighet är inte exakt definierat i den svenska lagstiftningen. I princip avses dock organ som ingår som självständiga enheter på olika nivåer i den statliga eller kommunala förvaltningsorganisationen. Exempel på förvaltningsmyndigheter är kommuner, landsting, regioner och statliga myndigheter. Med vänliga hälsningar Ulla Ulla Rajakisto Sveriges Radio Sisuradio/Väst Uddevalla ulla.rajakisto@sverigesradio.se

27

28 -'-.!- 1 ' ri '--å. LILLA EDETS KOMMUN Datum ?/i Ulla Rajakisto Sveriges Radio Sisuradio/Väst Svar till Ulla Rajakisto Sveriges Radio SisuradioNäst angående sverigefinnar i Lilla Edet Nämndens svar Kultur- och fritidsnämnden har fattat beslut om reglemente som reglerar verksamhetsbidrag och lokalbidrag för föreningar i Lilla Edets kommun. Generellt gäller att en verksamhet/förening som också riktar sig till barn och unga inte ska behöva betala för hyreskostnader eller driften av lokalerna. Antalet barn eller omfattningen på verksamheten är inte avgörande för detta. Kultur- och fritidsnämnden prioriterar barn och unga och vill därför stimulera till aktiviteter som vänder sig till denna målgrupp. Förutsättningen för föreningarna att bedriva sådan riktad verksamhet kan givetvis variera över tid och efter förmåga, vilket gör att eventuella bidrag till föreningen måste ständigt omprövas. 1 händelse av att sverigefinska föreningen inte är berättigad för lokalbidrag ska den del av fasigheten som disponeras av föreningen betalas som hyra. 1 det aktuella fallet måste dock en mer noggrann utredning göras och en beräkning om hur stor del av fastigheten som sverigefinska föreningen förfogar över. Den totala kostnaden för räntor, avskrivningar och drift för hela fastigheten under ett år uppgår preliminärt till 120tkr. Kultur- och fritidsnämnden anser i övrigt följa och lever upp till "att det allmänna ska främja de nationella minoriteternas möjligheter att behålla och utveckla sin kultur i Sverige". Ordförande i kultur- och fritidsnämnden Kjell Johansson (S) Handläggare Besöksadress: Järnvägsgatan 12 Tel: E-post: KjellJohansson@lillaedet.se Förvaltning/avdelning Internet: Fax: konimunen@lillaedetse Lilla Edets kommun Lilla Edet sid 1/1

29 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl /ULN Ansökan om verksamhetsbidrag IK Bergaströms Fritidsgård Dnr2015ULN008 Ärendet IK Bergaströms Fritidsgård har inkommit med ansökan om verksamhetsbidrag för våren 2016 med kr samt för hösten 2016 med 3 145kr. För hela 2016 summa kr. Beslutsunderlag Ansökan om verksamhetsbidrag Dnr2015ULN008 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att bevilja IK Bergaströms Fritidsgård verksamhetsbidrag för verksamhetsåret 2016 med kr. Eduard Jellinek kultur- och fritidschef eduard.jellinek@lillaedet.se Beslutet delges Eva Sorvari (för utbetalning) Richard Cander IK Bergaströms

30

31

32

33

34

35 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Dpl /ULN Ansökan om särskilt bidrag Göta Sportryttare Dnr2016ULN060 Ärendet Göta sportryttare har inkommit med en ansökan om särskilt bidrag med 6 000kr. Bidraget avser att täcka kostnader för ridlokal under vinterhalvåret. Beslutsunderlag Ansökan om särskilt bidrag Dnr2016ULN060 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att bevilja Göta sportryttare särskilt bidrag med 6 000kr. Eduard Jellinek kultur- och fritidschef eduard.jellinek@lillaedet.se Beslutet delges Eva Sorvari (för utbetalning) Andreas Bark Ordförande Göta Sportryttare

36

37 Beslutsuppföljning Uppföljning av nämndbeslut - uppdrag till förvaltningen Avser: Kultur och fritidsnämnden Grön markering visar verkställda beslut Beslutsdatum Diarie-nummer Ärende/rubrik Handläggare Uppdraget Status /ULN003 2 Bidragsansökningar Åsbräcka Bygdegårdsförening Till hösten 2016 önskar nämnden en presentation av resultatet av verksamheten Nämnds färdigdatum Förvaltningens beräknade färdigdatum Färdigt datum /ULN /ULN Öppettider biblioteket Ansökan om särskilt bidrag (Ljudaborg Kulturförening, sommarprodukion) Kultur- och fritidschefen Kultur- och fritidsnämnden uppdrar åt förvaltningen att utreda möjligheten att huvudbibliotekt meröppet kl Kultur- och fritidsnämnden uppdrar åt kultur- och fritidschefen att införskaffa tre byssjor samt placera en handikappanpassad toalett på området under spelperioden. Kostnaden belastar kultur- och fritidsnämnden. Sista april

38 Beslutsdatum Diarie-nummer Ärende/rubrik Handläggare Uppdraget Status /ULN /ULN Yttrande över motion om en giftfri kommun Deltagande i upphandling av bokningsoch bidragssystem för kultur- och fritidsverksamhet Förvaltningen Kultur- och fritidsnämnden kommer succesivt att göra en översyn på vad som används på anläggningarna, och att byta ut till giftfria material i verksamheten. Kultur- och fritidsnämnden ställer krav vid upphandling att det skall vara giftfria produkter. Kultur- och fritidsnämnden beslutar att ingå avtal med SKL gällande deltagande i upphandling av boknings- och bidragssystem för kultur- och fritidsverksamhet. Nämnds färdigdatum Förvaltningens beräknade färdigdatum Färdigt datum /ULN /ULN Ansökan om särskilt Kultur- och bidrag Edet FK fritidschefen ersättning för arbete med bokning av konstgräsplan Inköp av begagnad ismaskin Kultur- och fritidschefen Kultur- och fritidsnämnden uppdrar åt förvaltningen att teckna avtal med Edet FK för tjänsten att arbeta med bokning av konstgräsplan. Kultur- och fritidsnämnden beslutar att direktupphandla och köpa en ismaskin till en maxkostnad på 533 tkr.

39 Beslutsdatum Diarie-nummer Ärende/rubrik Handläggare Uppdraget Status /ULN Ansökan om medfinansiering avseende renovering av Askerödsgården, Hjärtums hembygdsförening /ULN008 Ansökan om särskilt bidra IK Bergaströms fritidsgård Mötesplats Fritidsgård Kultur- och fritidschefen Till nästa nämnd ska det undersökas hur och i vilken omfattning kommunen kan stötta hembygdsföreningen att bevara och utveckla kulturarvet och mötesplatsen Askerödsgården. Presidiet får i uppdrag att ha dialog med hembygdsföreningen. IK Bergaströms fritidsgård Mötesplats Fritidsgård ska ge återkoppling till kultur och fritidsnämnden i november 2017 Nämnds färdigdatum Förvaltningens beräknade färdigdatum Färdigt datum

40 Anmälan inkomna skrivelser Sammanfattning Vid dagens sammanträde redovisas sammanställning av inkomna skrivelser , Dnr 2017/KS0062 KSAU 16 Budgetförutsättningar för och tidsplanering för 2017 års uppföljning , Dnr 2016/KS0228 KF 15 Upphävande av inköps- och anställningsstopp Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden noterar informationen

41 Redovisning av delegationsbeslut Diariear Diarienummer Rubrik 2017 ULN020 Tjänstetillsättning 2017 ULN021 Tjänstetillsättning Datum Kultur- och fritidsnämndens beslut Redovisningen av delegeringsbeslut godkänns.