FÖRKOMERSIELL UPPHANDLING AV EN MÅLTIDSTJÄNST MED MERVÄRDE I BYARNA TRÖNÖ, NORRALA OCH VÅGBRO

Transkript

1 FÖRKOMERSIELL UPPHANDLING AV EN MÅLTIDSTJÄNST MED MERVÄRDE I BYARNA TRÖNÖ, NORRALA OCH VÅGBRO - Söderhamnspiloten en del av en helhet inom projektet Innovationsupphandling X INNOVATIONSUPPHANDLING X Sigrid Pettersén Anette Jonsäll Fredrik Bäckström

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING FÖRORD INLEDNING BAKGRUND Innovationsupphandling X Samhällsutmaning - äldres måltidssituation Förkommersiell upphandling GENOMFÖRANDE I SÖDERHAMN Måltidslösningen innan testperioden i Söderhamn Den förkommersiella upphandlingsprocessen i Söderhamn Behovsidentifieringsprocessen Utvärdering av förfrågningsunderlaget Annonsering Förfrågningsunderlag Information och utbildning FoU arbete - Idéfas/Utvecklingsfas Urval - utvärdering av anbud Testperiod 11 RESULTAT Måltidslösningen under testperioden i Söderhamn Resultat från behovsbeskrivningsprocessen i Söderhamn Resultat från den förkommersiella upphandlingsprocessen i Söderhamn Affären för den utvalda leverantören Utvärdering - innan förändring av måltidstjänst Styrgrupp Hemtjänstpersonal Äldre Leverantör Utvärdering - efter införandet av en ny måltidstjänst Mervärden för äldre i Vågbro Kyrka REFLEKTIONER OCH FRAMTID

3 FÖRORD Nya innovativa lösningar för en positiv landsbygdsutveckling kräver modiga politiker, handlingskraftiga tjänstemän och ett stort mått av tillit till varandras olika kunskaper och kompetenser. I Söderhamn har man antagit samhällsutmaningen, att möta de äldres behov av mat och måltid med innovativa upphandlingsmetoder som drivkraft. Bra matvanor är en förutsättning för överlevnad och god hälsa, och spelar stor roll i hela vår tillvaro. Inom den offentliga upphandlingen av såväl tjänster som produkter måste det finnas insikt om hur man på bästa sätt möter de behov som användarna har. Därmed är det en viktig del i vårt arbete att bygga en djupare insikt om vem som nyttjar tjänsten måltidssituationen för äldre och hur dennes behov ser ut. Denna rapport är en delrapport av projektet Innovationsupphandling X, ett projekt finansierat av Vinnova och ägt av Inköp Gävleborg. Den handlar om hur den första förkommersiella upphandlingen av en måltidstjänst i Sverige har genomförts. Vi vill passa på att tacka alla politiker och tjänstemän som varit inblandade i projektet. Ett speciellt tack till hemtjänstpersonal och äldre i Trönö/Norrala/Vågbro området som släppt in oss och varit positiva och hjälpsamma från första dagen. Vi vill även tacka SPF i Trönö, privata företag och ideella föreningar i Trönö/ Norrala/Vågbro området som varit delaktiga på olika sätt i projektet. 3

4 INLEDNING Söderhamns kommun är en av fyra pilotprojekt inom projektet Innovationsupphandling X med fokus på äldres måltidssituation. Det är också den kommun där den första förkommersiella upphandlingen av en Måltidstjänst har genomförts i Sverige. Söderhamn har vad man skulle kunna kalla stadsnära landsbygd, det innebär att avståndet från bygden inte är så långt ifrån stadskärnan och de serviceutbud som finns där. Det medför andra utmaningar än vad glesbygd har, där det är långa sträckor till serviceutbud. Det blir svårt för små lokala handlare och serviceföretag att överleva, då närheten till stadskärnan är förhållandevis kort och konkurrensen därmed större. För människor som lever i dessa byar och inte kan ta sig in till staden, är effekten av utebliven service precis lika som om man bodde i glesbygd. Det gäller företrädesvis de äldre som inte klarar av att på ett självständigt sätt åka in till staden för att uträtta ärenden eller bara ta del av serviceutbudet på det sätt man själv önskar. Landsbygdsutveckling är en viktig fråga för Söderhamn och dess innevånare oavsett om man bor i centrum eller ute i någon av byarna runt staden, då den stora urbaniseringen går mot det större städerna framförallt Stockholm. Det finns dock många möjligheter till att bo kvar i Söderhamn med hjälp av bra och täta tågförbindelser samt en utbyggd E4, som möjliggör kortare körtider. För att möjliggöra för människor att kunna bo där man upplever störst livskvalitet, är infrastruktur av olika slag viktigt. Vägar och transporter är en del, bredband och fungerande teknik en annan, men de sociala nätverken och möjlighet till service i hemmet är nödvändigt för att våga satsa på ett boende i landsbygden. Att ha möjlighet att åldras och bo kvar i sitt hem så länge som det är möjligt är viktigt för många människor, därför är landsbygdsutvecklingsfrågor viktiga på den politiska agendan. BAKGRUND Innovationsupphandling X Projektet Innovationsupphandling X med fokus på äldres måltidssituation är ett forskningsdrivet Vinnovafinansierat projekt, ägt av Inköp Gävleborg. Projektet drivs i Gävleborg, med genomförande piloter i fyra olika kommuner, Ockelbo, Gävle, Ljusdal och Söderhamn. Varje delpilot har ett eget fokus som hänger ihop i en helhet utan att för den skull vara beroende av varandra. I Söderhamn har uppdraget handlat om att utifrån lärdomar och erfarenhet från alla piloterna genomföra en förkommersiell upphandling av en måltidstjänst med mervärde i full konkurrens. I samtliga piloter har målen varit gemensamma beträffande utfallet där förutsättningen för att skapa hållbara lösningar innebär att: Skapa mervärde för användarna/brukarna. Skapa tillväxt, där möjligheter finns för leverantörer/aktörer att skapa nya tjänster/produkter och aktivt involveras i utvecklingsprocessen. Skapa en hållbar lösning som i ett längre perspektiv ej är dyrare för beställaren. Process och lösning är förenlig med gällande lagstiftning och policy. Det handlar med andra ord om kreativitet och innovation, men inte vidlyftighet. Det handlar om att arbeta med helhetsperspektivet som främsta prioritet i de frågeställningar som finns inom projektet. Det innebär att det är helhetssituationen för de som är berörda av den tänkta tjänsten/produkten som ska beaktas. Att utgå från det verkliga behovet är nyckeln till den lösning som behovsidentifieringsprocessen tar fram. Att dela upp olika tjänster i mindre delar är ett vanligt sätt inom kommunal verksamhet samt att lägga dessa delar i separata budgetar. De gör det svårarbetat och onödigt komplicerat att tillgodose behov utifrån ett verkligt perspektiv. Genom att arbeta med helheter, växer bilden av behoven fram både på grupp- och individnivå. Det blir där med enklare att tillgodose de verkliga behoven. 4

5 Samhällsutmaning - äldres måltidsituation Äldre blir äldre och äldre blir fler, i hela västvärlden. Medellivslängden i Sverige har varit stigande i mer än under ett sekel. Det finns en ökad risk för ett växande gap mellan de behov som finns av välfärdstjänster inom sjukvård och äldreomsorg och de resurser som finns för att täcka dessa. Färre personer som arbetar och betalar skatt samt krav på högre produktivitet i förhållande till den demografiska utvecklingen kommer att vara en stor utmaning för framtidens välfärdstjänster, något som beskrivs i Framtidskommissionen Den samlade kunskapen om äldres måltidssituation är god. Men det saknas en sammanfattande, bred och livssituationsinriktad behovsanalys. Med andra ord saknas en helhetsbeskrivning av måltidssituationen vilket skulle kunna utgöra underlag i upphandlingen av äldres måltidssituation. Maten har en central roll i alla människor liv. Vi måste äta för att överleva, men maten har också en stor roll ur ett socialt perspektiv. För många av oss är maten och måltiden något av dagens höjdpunkt. Det är ett tillfälle att samlas och prata om dagen som varit. Det kan också vara en stund av avkoppling. Spelar det någon roll med vem vi äter? Troligen är svaret på den frågan, ja. Ibland kan kanske sällskapet och tillfället vara det som gör måltidsupplevelsen till minnesvärd och extra bra. Om måltiden äts tillsammans med andra och kopplas till en aktivitet kan den bli en än större upplevelse och innebära ett mervärde för de äldre. De äldre som får mat via vård och omsorg får hålla tillgodo med den mat som erbjuds. På äldreboenden har stora resurser satsats för att höja måltidsupplevelsen för de äldre. Däremot, för de äldre som bor hemma med matleverans, är det inte alltid så lätt att få till en trevlig måltidsmiljö. Den matlåda som levereras till hemmet via hemtjänst eller annan aktör är inte menad för att vara dagens höjdpunkt. Den är gjord för att vara en näringsriktig och god måltid. Men om omständigheter är av betydelse för en hel måltidsupplevelse, så fattas troligen en del viktiga parametrar. Offentliga måltider kan se ut på många sätt, allt ifrån små enheter som lagar sin mat i liten skala till stora produktionskök med samordnade leveranser till slutkund. Matens näringsinnehåll är naturligtvis en viktig aspekt, men det hjälper föga om maten är näringsriktig om den inte hamnar i magen på dem den är avsedd för. Vi har inom vår forskning, även inom detta projekt, sett att den matlåda som avses att vara huvudmålet för dagen, ofta delas upp till två portioner, vilket innebär att de äldre får bara i sig hälften av den näring de skall ha vid måltiden. Flera studier pekar på att många äldre äter för lite, vilket tyvärr också ofta leder till undernäring. Några anledningar till bristande aptit kan vara ensamhet, depression, tugg- och sväljsvårigheter, mediciner, att maten som serveras inte upplevs som tilltalande, ekonomiska aspekter med mera. Det finns mycket kunskap men det saknas ett helhetsgrepp och en samverkan mellan alla inblandade för att till en verklig förändring. Upphandling av en måltidssituation är en komplex process med många inblandade aktörer som t.ex. olika offentliga beställare, upphandlare, offentliga utförare, olika företag som är verksamma inom livsmedelsbranschen, men även företag inom logistikområdet och transportsektorn. Att använda offentlig upphandling och innovativa upphandlingsmetoder som ett verktyg för att möta samhällsutmaningar är ett nytt sätt att använda resurserna inom offentlig upphandling. Att sedan utveckla metoder och modeller för att vända en samhällsutmaning till en samhällsutveckling är definitivt ett nytt sätt att använda våra gemensamma skattemedel. Kunskaper och erfarenheter från de tidigare pilot kommunerna har används för att genomföra den förkommersiella upphandlingen av en måltidstjänst, det som IUX projektet hade i uppdrag att genomföra. 5

6 Förkommersiell upphandling I EUs upphandlingsdirektiv, som är helt styrande för de viktiga delarna av den svenska upphandlingslagstiftningen, finns ett undantag för forsknings- ochutvecklingstjänster. Tanken från EU-kommissionen är att skapa former där offentlig sektor kan söka innovationer utan att bryta mot statsstödsreglerna. Det innebär i korthet att forsknings- och utvecklingsundantaget inom Lagen om offentlig upphandling tillämpas. Den upphandlande myndigheten är skyldig att genomföra den förkommersiella upphandlingen på ett sådant sätt att det inte står i konflikt med fördragsrätten, dvs. de grundläggande EU-rättsliga principerna. Projektet Innovationsupphandling X har haft som uppdrag att genomföra en förkommersiell upphandling av en måltidstjänst. Förkommersiell upphandling av en offentlig måltidstjänst har tidigare inte gjorts i Sverige och oss veterligen ingen annanstans heller. Förkommersiell upphandling kan användas för att stimulera marknaden till nya innovationer och för att få ta del av kompetens (forskning och utveckling) inom ett område. I Sverige finns förkommersiella upphandlingar genomförda inom områdena energi, infrastruktur och teknik. 6

7 GENOMFÖRANDE I SÖDERHAMN I Söderhamn genomfördes den första förkommersiella upphandling av en måltidstjänst med mervärde. Den bygger på de kunskaper och erfarenheter om det verkliga behovet som framkommit i de andra pilotkommunerna. En översiktlig analys av kontexten genomfördes i de aktuella områdena Trönö, Norrala och Vågbro. Forskargruppen i IUX projektet träffade politiker och tjänstemän för att förankra och upprätta en överenskommelse att genomföra ett delprojekt en så kallad pilot i Söderhamns kommun. Pilotprojektet har arbetat med en styrgrupp och flera arbetsgrupper, som också varit ett genomgående arbetssätt i alla pilot kommuner. En styrgrupp upprättades i Söderhamns piloten tillsammans med kommunledningen där representanter från politiken, tjänstemän, kommunchef och projektet IUX deltog. Arbetsgrupper bildades inom kommunen och mellan kommunens förvaltningar på olika nivåer, leverantören och projektet IUX, detta för att förankra och driva frågan framåt. Styrgrupp och arbetsgrupper är en viktig del i den behovsidentifieringsprocess som projektet IUX tagit fram. Styrgruppen ger mandat och vägledning åt arbetsgrupperna att planera och genomföra en verklig förändring i den kommunala verksamhet med innovativ upphandling som drivkraft. Genomförandet i Söderhamn har delats in i: Förberedelse- och planeringsfas Behovsidentifieringsprocessen genomfördes, styrgrupper och arbetsgrupper bildades och arbetade fram ramarna och förutsättningarna för den kommande testperioden. I denna första fas informerades förvaltningar, KS och hemtjänstpersonal i den kommunala verksamheten, byalagen och företag om projektet. Innovation- och upphandlingsfas Genomförande av hela den förkommersiella upphandlingsprocessen med framtagande av förfrågningsunderlag (Bilaga 1), annonsering, information och utbildning, FoU arbetet, anbuds inlämning/redovisning, utvärdering och avtalsskrivning. Testperiod Leverantören som blivit tilldelad avtalet genomför den måltidstjänst som upphandlats under en viss tidsperiod. Testperioden startade 1 september 2015 och planeras pågå till 1 september Övergripande utvärderingar av förberedelse- och planeringsfasen samt upphandlingsfasen genomfördes i form av intervjuer. Personer som blev intervjuade var; Kommunalråd, förste vice kommunstyrelse ordförande, omsorgsnämndens ordförande, kommunchef, verksamhetschef, hemtjänstpersonal, äldre samt leverantören som fick avtalet. Frågeställningarna handlade om upplevelsen av pilotprojektets förberedelse-och planeringsfas samt de äldres måltidssituation. När testperioden pågått i ca 4 månader genomfördes en utvärdering av testperiodens inledande fas, genom analys av möten och samtal med brukare, hemtjänstpersonal och verksamhetsansvarig. I denna utvärdering låg fokus på upplevelsen av den nya lösningen. En avslutande utvärdering planeras genomföras när testperioden har avslutats. 7

8 Måltidslösningen innan testperioden i Söderhamn I området Trönö/Norrala/Vågbro fanns 27 hushåll med biståndsbedömd matleverans den totala volymen var ca 960 matlådor i månaden. Matlådan kostade 43 kr/st för biståndsbedömd kund. Maten lagades i Söderhamn på ett centralkök, där den förpackades i lådor med gas för att få en ökad hållbarhet. Matlådorna levererades en gång i veckan med en speciell matbuss, som kördes av en hemtjänstpersonal. Det fanns 10 maträtter att välja mellan och beställningarna gjordes med hjälp av hemtjänstpersonalen 10 veckor i förväg. Matlådorna som levererades innehöll varmrätt och kokta grönsaker. En till två efterätter t.ex. risifrutti eller färdig chokladpudding erbjöds varje vecka, till äldre med diabetes skickas frukt. Någon gång per år arrangerade personalen tillfällen för de äldre att äta tillsammans vid t.ex. jul, påsk och en surströmmingsskiva, men dessa aktiviteter hade minskat då hemtjänstpersonalen inte längre fick skjutsa de äldre i hemtjänstbilarna. Den förkommersiella upphandlingsprocessen i Söderhamn Behovsidentifieringsprocessen som arbetats fram i projektet IUX har används i Söderhamnspiloten. Det är ett vetenskapligt uppbyggt arbetssätt med grund i de kvalitativa forskningsmetoderna. Behovsidentifieringsprocessen är ett verktyg för att kunna identifiera behov och driva processer som ska ligga till grund för beslut i frågor som handlar om olika samhällsutmaningar inom det offentliga rummet. BEHOVSIDENTIFIERINGSPROCESS Kartläggning av det verkliga behovet & beskrivning av utmaningen Annonsering INFORMATION & UTBILDNING M1 M2 FOU- ARBETE UTVÄRDERING/ URVAL M TESTPERIOD AV MODELL I LINJEDRIFT KONSULTATIVT STÖD INNOVATIONS- & PROCESSUTVÄRDERING UPPHANDLING ENLIGT LOU Figur 1. Schematisk bild av processen i den förkommersiella upphandlingen i Trönö, Norrala och Vågbro. 8

9 Den förkommersiella upphandlingsprocessen i Söderhamn beskrivs mer i detalj nedan: Behovsidentifieringsprocessen Kunskaper och erfarenheter från de tidigare pilotprojekten låg till grund för kriterierna och utmaningsbeskrivningen som sedan kravställdes i förfrågningsunderlaget. De metoder som använts för att samla in material har varit kvalitativa såsom intervjuer och observationer. Intervjufrågorna hade ett underifrånperspektiv med utgångspunkt från de äldres situation. Frågeområdena har handlat om mat och måltid, sociala aspekter, aktivitet och egen upplevd livskvalitet. I Söderhamn lades mer tid på att undersöka leverantörernas perspektiv än vad som gjorts i de övriga pilotkommunerna, det har skett främst genom intervjuer och samtal. Utvärdering av förfrågningsunderlaget Före annonsering lades underlaget ut på remiss till ett antal leverantörer för att få synpunkter på innehåll och begriplighet. Förfrågningsunderlaget skickades ut till leverantörerna, sedan genomfördes en uppföljande intervju av forskarna. Leverantörerna kom med en del synpunkter men var till största del nöjd med innehållet, framförallt att kriterierna hade utgångspunkt i det verkliga behovet - utmaningen. Även Vinnova och konkurrensverket hade synpunkter på underlaget, men det saknas erfarenhet av denna typ av upphandlingsförfarande, där småföretagare ges möjlighet att delta i förkommersiell upphandling. Annonsering Upphandlingen annonserades på Visma och Opic samt på kommersannons. Annonseringsperioden var väl tilltagen för att möjliggöra samverkan och integrering mellan företag. Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget utgår från utmaningen som är ett resultat av behovsidentifieringsprocessen, där en forskningsdriven process undersökt behoven i sin helhet. Den behovsidentifieringsprocess som genomförts innan förfrågningsunderlaget togs fram underlättade genomförandet, då det fanns ett uppbyggt förtroende och tillit hos kommun och leverantörer. Förfrågningsunderlag som leverantörerna skulle fylla i var endast en kort beskrivning av kvalificeringen av företaget, det fanns ett antal lagar och riktlinjer som skulle följas och sedan skulle en kort skriftlig beskrivning av lösningen bifogas. Bifogat till förfrågningsunderlaget fanns ett anbudsformulär, kravspecifikation, tidsplan för process och en utmaningsbeskrivning. I förfrågningsunderlaget fanns en tabell som beskriver de utmaningar som man funnit i behovsidentifieringsprocessen, ett nuläge samt ett önskat läge, se tabell 1 sid 10. 9

10 Tabell 1. Utmaningsbeskrivningstabell, kolumn 1: nuläge, kolumn 2: önskat läge. MAT & MÅLTID Äldre äter för lite generellt sett över dagen Äldre äter mer mat ur ett heldagsperspektiv Äldre har inte samma hungerkänslor som förut Äldres hungerskänslor stimuleras Maten i dagens lösning upplevs smaklös och smakar illa Mat som lagas i stordrift består till stor del av prefabricerad mat. Mediciner gör att maten smakar annorlunda än tidigare. Det är vanligt hos äldre med tugg- och sväljsvårigheter. Mat och matlådor kastas bort. SOCIALT PERSPEKTIV/LIVSKVALITET Äldre saknar eller har en begränsning av sociala kontakter. Äldre är ensamma, många blir sittande ensamma i sin måltidssituation. Äldre upplever att de inte vill äta med andra på grund av personliga skäl. Exempel skakningar, nedsatt känsel, sväljförmåga. Många äldre, kanske företrädesvis damer, känner sig osäkra på om de duger i avseendet kläder och utseende och tackar därför nej till möjlig samvaro med andra. Äldre är oroliga och upplever otrygghet beträffande sin livssituation. Äldre upplever att det är svårt att ha kontroll över sitt eget vardagsliv. Äldre är ute i för liten utsträckning. Äldre har behov som inte finns i hemtjänstens tjänsteutbud. Maten upplevs smaka mer och ger en positiv upplevelse Maten lagas från grunden av råvaror med god kvalitet, och gärna efter säsong. Maten anpassas efter medicinens effekter och biverkningar. Rätt konsistens för att kunna tugga och svälja efter individuellt behov. Maten hamnar ända ner i magen. Ökad resursoptimering. De sociala kontakterna/kontaktytorna ökar. Äldre får ökade valmöjligheter att umgås/äta med andra (hemma och på annan plats). Äldre får en ökad valfrihet beträffande sociala kontakter med andra med hänsyn till de olika behov som äldre har. Äldre upplever trygghet och glädje att delta i ett socialt sammanhang. Äldre känner högre grad av trygghet. Äldre upplever ökad kontroll över sin livssituation. Äldres möjligheter till kvalitativ utevistelse ökar. MERVÄRDE Äldre får hjälp/blir erbjuden mervärden. LÖSNINGSPOTENTIAL KRITERIER UTIFRÅN LÖSNINGENS UTFORMNING A Genomförbarhet Lösningen bedöms vara genomförbar. B Potential Lösningen är unik och adaptiv och har möjlighet till vidareutveckling. 10

11 Information och utbildning Leverantörerna och alla intressenter bjöds in till en informations och utbildningstillfälle i Trönö församlingshem. Syftet var att samla alla aktörer för att ge en insikt och kunskap om utmaningen och vad forskningen visat, få en helhetsbild av upphandlingsprocessen och förfrågningsunderlaget men även möjliggöra för leverantörer att träffas för att hitta eventuella samarbetsområden. Deltagande fick även en inblick i hur kommunstyrelsen och politikerna i Söderhamns kommun ser på måltidstjänsten och varför de valt att delta i det här projektet. Projektet redogjorde för upphandlingsprocessen och förfrågningsunderlagen. Begreppen, innovationsupphandling, förkommersiell upphandling förklarades och det gavs en redogörelse vad som förväntas av en eventuell leverantörer. Det fanns möjlighet till viss finansiering via Vinnova av tiden som gick åt till FoU arbete i företaget samt tillgång till FoU rådgivning från en av forskarna i projektet. Efter informationsdelen så bjöds det på förtäring och gav leverantörerna en chans att ställa fler frågor men också att prata med varandra och hitta eventuella samarbetspartners. FoU arbete - Idéfas/Utvecklingsfas Två skarpa anbud kom in som svar på förfrågningsunderlaget. I denna fas arbetade två leverantörer med sina idéer och lösningar för måltidssituation för äldre utifrån den beskrivna utmaningen. Dessa små företag har inte några FoU avdelningar som kan göra FoU arbetet. Därför hade de under denna period möjlighet att från projektet få konsultativt stöd men också ekonomisk ersättning via Vinnova för nerlagt arbete. Det var av yttersta vikt att stödet inte på något sätt medförde otillbörligt gynnande av någon särskild leverantör utan kunde ske på ett konkurrensneutralt och lika behandlande sätt. Leverantören fick fritt förfoga över medlen med endast de begränsningar som avtalet innebar. De två forskarna delade upp sig så att en stod för rådgivningen och den andra i utvärderingsgruppen. Urval - utvärdering av anbud Utvärderingen av anbuden genomfördes av en tvärsektoriell grupp som bestod av politiker, tjänstemän, personal från kommunal verksamhet, forskare och upphandlare från projektet. Leverantören fick lämna in anbudet skriftligt 5 dagar innan utvärderingsgruppen genomförde en intervju, där leverantörerna muntligt fick presentera sina idéer på lösning. Bedömningen gjordes utifrån hur leverantörerna uppfyllde de verkliga behoven där genomförbarheten och potentialen bedömdes. Det var en liten affär men genererade två anbud från olika två leverantörer. Där den ena ansågs ha en större potential att lyckas, då det fanns en stabilare affärsverksamhet från början. En motivering togs fram av utvärderingsgruppen och utfallet meddelades personligen till de två leverantörerna. Testperiod Testperioden startade 1 september 2015 och kommer att pågå under 1 år. Där den nya leverantören skall leverera minst 30 matlådor per dag alla årets dagar samt mervärde i form av att de äldre skall få möjlighet att äta tillsammans kontinuerligt över tid. 11

12 RESULTAT Måltidslösningen under testperioden i Söderhamn Matlådorna kostar fortfarande 43kr/matlåda för biståndsbedömda brukare, men leverantören fakturerar 55 kr/matlåda från kommunen. Maten lagas på Tempo i Vågbro och hämtas 3 gånger i veckan av hemtjänstpersonalen i kylväskor. Det finns två rätter att välja mellan varje dag och en grönsallad finns till varje måltid. Beställningen görs med hjälp av hemtjänstpersonalen veckan innan den levereras. Mervärden i form av att få möjlighet att äta tillsammans har påbörjats och förväntas bli en regelbunden aktivitet. Vid dessa tillfällen levereras varm mat och ibland erbjuds någon form av underhållning. Det finns en samverkan mellan leverantören, kommunen och ideell verksamhet omkring dessa mervärden. Resultat från behovsbeskrivningsprocessen i Söderhamn Behovsidentifieringsprocessen i Söderhamn visade att: Det var möjligt att korta ned tiden för kunskapsinsamlande. Genom relativt få intervjuer med äldre, hemtjänstpersonal och verksamhetsansvarig kunde vi visa att det i grunden var samma utmaning/ resultat i Söderhamn som det var i de övriga pilotkommunerna, vilket beskrivs i utmaningen i förfrågningsunderlaget. Det som skiljer är kontexten där Söderhamn har en stadsnära landsbygd. Ett nära samarbetet med kommunledningen genom främst styrgruppsmöten har varit centralt för genomförandet. I början fanns ett visst motstånd i de förvaltningar som berörts av pilotprojektets genomförande, vilket har avtagit med tiden. Det är en förutsättning att ha nyckelpersoner med mandat och förtroende som håller i och driver projektet framåt. Det finns en ovana hos kommunanställd personal att samverka med privata aktörer, vilket gör att förändringar måste få ta tid. Hemtjänstpersonalen har en god kännedom om de äldres behov. Många äldre sitter ensamma i sina hem och hemtjänstpersonalen är ofta de enda som de träffar. Många av de som är ensamma är de som inte kommer ut så ofta och har minst aktiviteter. De flesta äldre delar på matlådan och äter för lite över hela dagen. Leverantörerna sitter inne med mycket kunskap om äldres behov men upplever att den kunskapen inte efterfrågas i de traditionella upphandlingar som genomförs. Det finns ändå en vilja och ett intresse av den offentliga affären Resultat från den förkommersiella upphandlingsprocessen i Söderhamn Det informations och utbildningstillfälle som arrangerades hade flera syften. Generellt kan man säga att alla syften uppfylldes och samtliga deltagare var nöjda med dagen. Det man kan se i efterhand är att det inte fanns någon deltagare från byalaget, vilket resulterade i att när projektet dragit igång så kom propåer att man inte kände sig informerad, då besökte forskarna ett byalagsmöte och där framgick tydligt att det berodde på att man inte deltagit i informations och utbildningstillfället, vilket gjorde att de inte kände till helheten i projektet. Några av företagen som deltog var inte intresserade av att delta på grund av att affären var för liten eller att den hade fel inriktning, men de deltog på informations och utbildningstillfället ändå eftersom de var intresserade av det nya sättet att ta sig an en upphandlingsprocess. 12

13 Under FoU och utvecklingsfasen, då leverantörerna skulle arbeta med sina förslag till lösningar fanns möjlighet för dem att ta hjälp av ett konsultativt stöd. Vilket innebar ett antal mötestillfällen med en av forskarna och en företagsskräddare i projektet. Det resulterade i några få mötestillfällen. Att ha en tvärkunskaplig utvärderingsgrupp som genomförde urvalen fungerade bra. Leverantörerna fick presentera sina idéer och tankar utifrån den behovstabell som fanns med i förfrågningsunderlaget, gå igenom sina tänkta lösningar. En reflektion från utvärderingsgruppen som valde ut leverantören var att utmaningsbeskrivningstabellen skulle kunna förfinas ytterligare eftersom allt hänger ihop, och vissa delar skulle kunna skrivas ihop. Leverantören fick en ersättning på 55kr per måltid under testperioden, med en garantivolym om 80%. Leverantören fick också en ekonomisk ersättning via Vinnova för det FoU arbete som lades ned i början och under pågående testperiod, vilket möjliggjorde för leverantören att lägga ned tid på utvecklingsarbetet. Avtalet är utformat så att leverantören får betalt i förskott för den mat som levereras nästkommande månad. Affärsmodellen är vald med hänsyn till småföretag relativt låga omsättning. Eftersom det var ett fast pris, så handlade utvärderingen endast om potentiella kvalitets och utvecklings kriterier. Den leverantören som inte fick avtalet, hade förståelse varför avtalet gick till den andra leverantören och det blev aldrig någon diskussion. Detta beror antagligen på att alla leverantörer varit med i dialogen och förstått den utvärderingsmodell som användes. Affären för den utvalda leverantören Leverantörerna som deltog i upphandlingsprocessen har varit nöjda med den information de fått och med det utfall som blev. För den leverantör som fick avtalet har detta redan nu inneburit att antalet biståndsbedömda brukare har ökat. Vilket kan bero på en naturlig ökning av äldre som behöver hjälp med måltiderna eller så kan det bero på att maten upplevs vara god, ha en fin uppläggning och att de får färsk sallad till maten. Dessutom har en privat aktör börjat köpa matlådor samt att matlådor kan säljas i den egna butiken. Så den ursprungliga offentliga affären har ökat med ca 43% på mindre än 4 månader (Figur 1). Men variationen mellan månaderna kan också delvis bero på andra faktorer såsom att det är olika antal dagar i de presenterade månaderna. Leverantören kan dessutom ta reda på de råvaror som håller på att gå ut i datum och på så sätt minska svinnet i affären, vilket genererar en vinst både för honom men är även en vinst ur ett samhälleligt miljö- och hållbarhetsperspektiv. Figur 1. Utveckling av antalet levererade portioner till kommunen, månadsvis, en ökning med 43%. (till detta kommer övriga affärer). 13

14 Utvärdering - innan förändring av måltidstjänst En utvärdering av upplevelsen av förarbetet i projektet och måltidssituationen innan en ny lösning hade etablerats genomfördes under augusti STYRGRUPP Kommunledningen har känt sig väl informerad och inkluderad i projektet. Samtliga har ökat sin kunskap och intresse omkring upphandling. De upplever att de har utvecklats personligen i sitt innovativa tankesätt. Inom förvaltningarna fanns det från början ett motstånd hos en del tjänstemän som inte känt sig informerade. Motståndet har lagt sig och man ser nu projektet som något spännande och nytt. Citat kommunledning: Det har förändrat mig på flera plan för det första så har jag fått upp ögonen för nyttan med offentlig upphandling och jag tror att vi kommer att ta med socialhänsyn med en bredare nytta när vi gör upphandlingar. Projektet har gett mig mer fokus på upphandling. För det andra så har det till viss del påverkat vårt sätt att styra och leda, där vi fokuserar mer på medborgarnyttan än tidigare. T.ex. Gå ifrån minutstyrningen i hemtjänsten, se mer helhet som gör nytta för både personal och brukare, det ska vara kul att jobba. HEMTJÄNSTPERSONAL Hemtjänstpersonalen upplevde att de fått informationen när den funnits att tillgå. De har god kännedom om hur deras äldre upplever måltidssituationen och hur de har det i hemmen. Det finns en viss frustration över att inte kunna hjälpa de äldre på det sätt som de önskar på grund av praktiska hinder såsom att de inte får skjutsa i sina egna bilar och för lite tid. Att äta tillsammans tror de är viktigt, speciellt för att engagera och stimulera de som inte äter tillräckligt. ÄLDRE De flesta äldre som blivit intervjuad hade hört talas om projektet från byn men också från hemtjänstpersonalen. De flesta har anhöriga i närheten som också hjälper till och handla mat m.m. Vid måltidssituationen sitter de oftast själva och de blir sittandes inne när inte orken och kroppen hänger med längre. De har en längtan efter att det skall hända något men har inte själva förmågan att förändra situationen. De tycker att maten är bra när man frågar första gången men sedan när diskussionen kommer igång kommer det fram att det är många rätter som de inte väljer för att de blir besvikna på den när den väl kommer. De upplever maten som enahanda där allt smakar lika och att den ser tråkig ut. 14

15 LEVERANTÖR Leverantören upplever att informationen varit bra och valde att lämna in anbud eftersom han såg att det fanns en långsiktig affärsmöjlighet och tillväxt. Leverantören fick ett förtroende för projektet då han upplever projektgruppen som trovärdig och kunnig samt att det var ett annat sätt som upphandlingen genomfördes på. Leverantören vet vilka varor äldre gillar och handlar samt att handlingen i sig är en social aktivitet som är viktig för många äldre. Utvärdering - efter införandet av en ny måltidstjänst Uppstarten hade endast mindre praktiska problem, framförallt för personalen, då det tar extra tid att hämta maten vid Tempoaffären. För leverantören har den ursprungliga affären ökat med ca 43% på fyra månader, vilket var över förväntan. Maten uppskattas av de äldre både smak och upplägg och att de nu får en färsk sallad. Äldre som förr valde bort matlådor har nu börjat beställa matlådor. Mervärden för äldre i Vågbro Kyrka Som en del i avtalet med den nya leverantören så ingår mervärden, att det skall vara möjligt för de äldre att äta tillsammans. Den 11 december anordnas det första tillfället för mervärden i området Trönö/ Norrala/Vågbro. Äldre med matdistribution bjöds in till lunch i kyrkan i Vågbro. Tolv äldre hade anmält sig varav 8 äldre kom. Det serverades julbord och därefter kaffe med lussekatter som intogs medan elever från Söderhamns friskola underhöll med julsånger. Maten uppskattades mycket av de äldre. De tyckte att all mat smakade bra och var speciellt positiv till att köttbullarna var hemlagade. Alla åt bra och hemtjänstpersonalen vittnade om att flera åt mycket mer än vad de vanligtvis gör. Flera utryckte att det är mycket roligare att få äta tillsammans istället för att sitta själv och äta. Att man är ensam är något som många av de äldre ger uttryck för. Representant från hemtjänstpersonalen säger att inga klagomål har kommit angående den nya lösningen för matleveranser. Maten är bättre nu än förr och hon nämner specifikt potatisen som nu är mycket färskare och fräschare än tidigare. 15

16 GENOMFÖRANDE I SÖDERHAMN Rollen som beställare av måltidstjänst med mervärde i Trönö/Norrala/Vågbro har kommunens ansvariga tagit på största allvar. Att våga ta nya grepp i en traditionellt kommunal verksamhet är modigt och ansvarsfullt för medborgarna. Kommunens ansvar för att äldre människor ska få den vård och omsorg de har rätt till är en av de kommunala grundpelarna, men det betyder inte att det är lätt att förändra tjänsten på ett mer innovativt sätt. För att genomföra denna typ av förkommersiell upphandling av en tjänst har det visat sig vara viktigt att ha förankring och tillit hos beställare och ett nära samarbete med alla aktörer. Men även att det finns drivande personer som är uppdraget troget som har mandat, tillit och inte är i systemet. Behovsidentifieringsprocessen är grunden för att kunna skriva ett underlag som stämmer med det verkliga behovet och för att få en önskvärd effekt som uppfyller behoven hos kunderna/brukarna i detta fall de äldre. Att arbeta med upphandlare som förstår helhet och ser effekten av den upphandling som genomförs har varit helt avgörande. Informations och utbildningstillfället var en viktig del av processen då leverantörerna fick en ökad förståelse för utmaningen, innovations upphandling och de fick ett tillfälle att upptäcka potentiella samverkans partners. Att utvärdera utifrån de verkliga behoven med en expertgrupp och inte falla in i traditionella utvärderings modeller är ytterligare en faktor som spelat roll för resultatet av den innovationsupphandlingen som genomförts i Söderhamn. Upphandlingen skall generera en vinn-vinn situation så att alla inblandande känner att det är en bra affär som genererar en tjänst som är anpassad efter det verkliga behovet. Sättet att arbeta har visat sig ge en högre kunskap och insikt om upphandlingsfrågor med större effekt på den upphandlade tjänsten. Detta visar bland annat den utvärdering som genomfördes innan den nya lösningen startade men även att ett flertal företag stora som små har vänt sig till projektet för att få information om innovationsupphandling. Det företag som nu kör teståret har fått affärer i affären, d.v.s. att den offentliga affären är en stomme som nu har gett fler sålda matlådor till privata kunder. Att äldre äter för lite över dagen kunde även detta delprojekt bekräfta både genom de intervjuer som genomförts med äldre och med hemtjänstpersonal. Men även de beställningar som de ursprungligen 27 hushållen gör, visar att de äldre i genomsnitt beställer mindre än en matlåda per dag. Det vanligaste är att de äldre äter en halv matlåda per dag istället för två hela matlådor, en till lunch och en till middag. Detta leder till undernäring som i sin tur leder till lidande för den äldre och anhöriga, men även till en stor samhällskostnad. De som sitter inne med mest kunskap om det verkliga behovet är hemtjänstpersonalen och distriktssköterskorna, de som är närmast de äldre. Det kan vara små förändringar i äldres livssituation som kan ge stor effekt på deras livskvalitet. När äldre får tillgång till gemenskap, trevlig måltidsmiljö och god mat som lagas från grunden av bra råvaror, äter de mer. Om äldre äter mer får de mer energi, bättre näringsstatus, blir mindre sjuk, mår bättre och det kan göra att de blir mer rörlig och fysiskt aktiva vilket kan resultera i att de inte faller omkull och bryter t.ex. höftleden, som är en stor samhällskostnad. Så i ett större perspektiv kan dessa relativt små förändringar ge en stor samhällsvinst. Det skulle antagligen vara lönsamt att ge äldre gratis lunch och middag om man ser på den totala kostnaden i samhället. Mat som kommer hela vägen ner i magen är en investering för individen och för samhället, allt annat är ett misslyckande och en kostnadsbelastning för samhället men det kan också innebära ett lidande för den äldre själv och anhöriga. För att ändra dagens situation med undernäring och för att detta skall kunna genomföras kommer det att krävas en helhetssyn både gällande den äldres livssituation men även över de kommunala och regionala budgeternas uppdelning/fördelning. Förutom det så krävs också en ökad kunskap och kompetens i alla led inom äldreomsorgen för att få en verklig effekt som gör skillnad för de äldre. Måltidstjänstsupphandlingen i Trönö/Norrala/Vågbro fortsätter sitt testår inom Inköp Gävleborgs ansvar, då projektet Innovationsupphandling X avslutas den 31 januari Att arbeta med innovativa upphandlingsprocesser inom Inköp Gävleborg efter projekttidens slut har varit en del av projektets syfte. Nya arbetssätt kräver tid för alla involverade och därför har projektets placering i en inköpsorganisation varit en bra förutsättning för att implementera nya tillvägagångssätt. 16

17 KONTAKT Vid frågor om arbetet med Söderhamnspiloten kontakta: Fredrik Bäckström Layout och illustration: Emeli Ekblad 17